Orsak
Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR (Dataskyddsförordningen).
Status Kontroll/åtgärd
Ingen avvikelse Uppföljning av GDPR med enheterna Kommentar Tertial 3 2019
Uppföljning har skett med de olika enheterna under sommaren. Alla enheter förutom en har svarat att de tycker att de har fungerande rutiner för hantering av personuppgifter i enlighet med GDPR och att de inte behöver något mer stöd i frågan. På en av enheterna upplever de att det fortfarande är svårt att veta om de gör rätt eller fel i vissa situationer.
8 Kvalitet
Nedan följer den sammanfattande analysen från nämndens kvalitetsrapport.
Ett stort fokus på trygghet
I samband med stängningen av Northsides fritidsgård i början av 2019 hamnade kultur- och fritidsnämnden, och då i synnerhet ungdomsverksamheterna, i fokus i dialogen kring tryggheten i kommunen. Den offentliga kommunala utredningen av verksamheten på Northsides fritidsgård visade stora brister i arbetsmiljön för medarbetare och besökare. Det framkom inga bevis för att kriminell organiserad verksamhet bedrivits på fritidsgården. Däremot lämnades ett antal polisanmälningar in mot medarbetare som uppgavs ha gjort sig skyldiga till kränkande behandling och sexuella
trakasserier.
Ungdomsverksamheterna
Ett antal incidenter kopplade till kriminella nätverk och ungdomskriminalitet har skett under 2019. I flera av fallen har fritidsgårdsverksamheten och Arena Satellitens verksamheter och besökare påverkats. Samtidigt har ingen av dessa incidenter skett i någon ungdomsverksamhet utan verksamheten har påverkats såtillvida att den skett i nära anslutning till verksamhetens lokal eller involverat besökare i verksamheten. Detta har skapat oro både bland medarbetare och besökare. Det finns utarbetade modeller för trygghetsarbetet både inom Arena Satelliten och
fritidsgårdsverksamheterna.
Biblioteken
Ett mer direkt trygghetsproblem kopplat till kultur- och fritidsnämndens medarbetare är de återkommande incidenter som skett på biblioteken i kommunen. I dessa fall sker incidenterna i lokalerna och det rör sig oftast om vuxna personer med psykisk ohälsa eller missbruk som beter sig illa eller hotfullt mot medarbetare eller personal samt förstör i lokalerna. Bibliotekets medarbetare har larmat om detta problem under flera år och har ett upparbetat samarbete med kommunens väktare.
Under hösten 2019 har dessutom ungdomsgäng, i synnerhet i Edsberg, betett sig hotfullt mot medarbetare och besökare vilket lett till att mer-öppettiderna reducerats för att säkerställa en trygg miljö för medarbetare och besökare.
Utvecklingsområde
En förbättrad samverkan kring tryggheten i kommunen och för verksamheternas besökare och medarbetare är ett kommunövergripande utvecklingsområde. Ett stort fokus läggs på att bekämpa och förebygga brottslighet vilket är en viktig del i det trygghetsskapande arbetet. Detta är dock inte kultur- och fritidsverksamheternas primära uppgifter. Kultur- och fritidskontorets verksamheter efterlyser ett ökat samarbete kring prevention där kultur- och fritidskontoret genom främjande insatser och
verksamheter bidrar till ett tryggare och mer socialt hållbart samhälle. För att möjliggöra detta behövs en samverkan kring främjande verksamhet som samspelar med de förebyggande och
brottsbekämpande insatserna.
Kommunens fritidsgårdar förs över till kultur- och fritidsnämnden
De kommunala fritidsgårdarna övergick till kultur- och fritidsnämnden i januari 2019 och
fritidsgårdsenheten skapades. När fritidsgården Northside stängdes och en stor del av medarbetarna arbetsbefriades inklusive enhetschef som sedan avslutade sin anställning skapade detta ett stort avbrott i arbetet med att skapa en gemensam organisation. Detta arbete har pågått under hösten 2019 då en ny enhetschef har funnits på plats och inför 2020 är organisationen nu mer samspelt. Gemensamma rutiner och planeringar har genomförts under hösten och fokus har varit att skapa en medarbetargrupp som känner sig hemma i sin nya organisation.
Samverkan med utbildningskontoret har varit en viktig del i att få en effektiv och kvalitativ
fritidsgårdsverksamhet på plats. Under 2019 har svårigheter kring denna samverkan uppmärksammats som kommer att behöva lösas under 2020. Dialog med utbildningskontoret kring dessa områden pågår.
Fortfarande finns ett stort utvecklingsarbete att göra inom verksamheten och som ett led i detta har nämnden gett kontoret i uppdrag att ta fram ett förslag på ny fritidsgårdsorganisation. Detta förslag
kommer att presenteras i mars 2020.
Effektiv organisation
De jämförelser som kan göras vad gäller verksamhetskostnader och kvalitet visar att kultur- och fritidsnämndens verksamheter är mycket kostnadseffektiva i jämförelse med jämförbara kommuner, både i regionen och ur ett nationellt perspektiv. Kultur- och fritidskontorets styrka är att
organisationen trots en hög ekonomisk kostnadsmedvetenhet och stort ekonomiskt ansvarstagande har en starkt lösningsorienterad organisationskultur. Verksamheterna visar på en hög nivå av
initiativtagande för att kvalitetssäkra verksamheten och möta krav och förväntningar från kommunens invånare och den politiska majoriteten trots i vissa fall knappa resurser. Samtidigt som man hållit kostnaderna nere och ökat utbudet för invånarna har man lyckats förbättra resultaten på
medarbetarenkäten flera år i rad.
Kommande behov av prioriteringar
En svårighet för nämnden med att kostnadsbilden ser ut som den gör är att det krävs stora
prioriteringar om nämnden ska kunna göra besparingar i den omfattning som kan vara aktuellt för 2021. Av det anslag nämnden har är 85 % bundet till personal-, hyres och andra fastighetskostnader, IT eller köp av huvudverksamhet via avtal.
I de övriga 15 % ingår alla verksamheters rörliga verksamhetskostnader under ett år. Detta omfattar exempelvis inköp av böcker till biblioteken, kostnader för evenemang såsom Nationaldagen eller School's out, underhåll av idrotts- och motionsanläggningar, föreningsbidrag samt
kompetensutveckling för medarbetare. Hur stor del av budgeten som är rörlig varierar något mellan verksamheterna. Verksamheter med många evenemang eller bidrag såsom Arena Satelliten och föreningsstödet har ca 20 % i rörliga verksamhetskostnader, medan exempelvis kulturskolan endast har 7 % av budgeten som inte är uppbundet i mer eller mindre fasta kostnader.
Som ett led i att bedriva en kostnadseffektiv och hållbar verksamhet finns dock ett stort behov av att arbeta med primära målgrupper och behovsanalyser på ett mer genomgripande sätt i planering och beslutsunderlag. Om verksamhetskostnaderna ska ligga på samma låga nivå framöver behöver tydliga prioriteringar göras och kommuniceras till kommuninvånarna.
Övriga utvecklingsområden inför 2020 Systematisk incident och synpunktshantering
Det är troligt att antalet anmälningar i KIA (kommunens verksamhetsstöd för arbetsmiljö) inte motsvarar det faktiska antalet incidenter. Det finns fortfarande ett utbildningsbehov hos medarbetare och chefer kring KIA som verktyg för att säkerställa arbetsmiljön för medarbetare och besökare.
Ett mer systematiserat arbete med klagomål och incidenthantering kan vara ett värdefullt redskap i det preventiva och trygghetsskapande arbetet. Detta bör därför prioriteras framöver.
Strategiskt och långsiktigt utvecklingsarbete
Det finns fortfarande ett utvecklingsbehov när det gäller den gemensamma långsiktiga och strategiska utvecklingen av verksamheterna för att möta nya behov och förutsättningar. Detta syns särskilt tydligt när det kommer till verksamhetsplaneringen och kvalitetsstyrningen. Det finns fortfarande behov av att tydliggöra krav och förväntningar samt systematisera den förvaltningsgemensamma processen.
Kopplingen mellan den politiska styrningen, målgruppens behov och kvalitetsarbetet behöver förtydligas för medarbetarna. Även processen för uppföljning av privata utförare behöver kvalitetssäkras.
Strategisk kompetensförsörjning
Det finns ett identifierat behov av ett uppdaterat arbete med den strategiska kompetensförsörjningen.
Dels finns identifierade kompetensbrister inom verksamheten, särskilt kopplat till IT-området, dels finns det yrkeskategorier som har svårt att rekrytera, i synnerhet inom fritidsverksamheten. Dessutom finns ett behov av kompetensutveckling och omställning hos delar av medarbetarna på grund av förändrade krav och behov hos målgrupperna och ökade krav på uppföljning och analys av verksamheten.
9 Verksamheten ur ett barnperspektiv
Barnkonventionen har stor inverkan på verksamheten inom kultur- och fritidsnämnden. Enligt barnkonventionen, artikel 31, har alla barn rätt till vila och fritid, till lek och rekreation anpassad till barnets ålder och rätt att fritt delta i det kulturella och konstnärliga livet vilket är en grund för nämndens prioriteringar av verksamheten.
Barnets rätt att inte diskrimineras
Sollentuna kommun bedriver ett aktivt HBTQ-arbete inom kultur- och ungdomsverksamheterna.
Biblioteken i Sollentuna har varit HBTQ-certifierade sedan 2014 och Arena Satelliten blev under 2018 HBTQ-certifierade.
Spontanidrottsplatser och motionsspår möjliggöra lek och rekreation för både barn, ungdomar och vuxna. Spontanidrottsplatser såväl som idrottshallar och gymnastiksalar har under 2019 genomgått en översyn med syfte att göra dem ännu tillgängligare för personer med funktionsnedsättning. Arbetet med att öka tillgängligheten påbörjades under 2019 och fortsätter under 2020.
Ett utvecklingsområde för all verksamhet är aktiviteternas tillgänglighet för alla oavsett
förutsättningar. Utöver översyn och utveckling inom idrottsområdet finns det utrymme även för andra verksamheter utveckla sin tillgänglighet och öppenhet för barn och ungdomar med
funktionsnedsättning.
Barnets bästa i främsta rummet
I slutet av 2017 beslutade kultur- och fritidsnämnden att ett större fokus ska läggas på arbetet kring trygghetsfrågor i föreningslivet. Det innebär att kultur- och fritidskontoret ska arbeta mer med
utbildning, stöd och uppföljning av trygghetsfrågorna. Syftet är att öka medvetenheten i föreningslivet och därmed öka tryggheten och öppenheten för barn och unga i föreningslivet. Under 2019
genomfördes föreningsdialoger med idrotts- och kulturföreningar i syfte att följa upp hur föreningarna arbetar med trygghetsfrågor. Kultur- och fritidskontoret publicerade även en hemsida riktad mot föreningslivet med fokus på trygghet för barn och unga inom föreningsvärlden.
Barnets rätt till liv och utveckling
Kultur- och fritidsnämnden har barn och unga som primär målgrupp. Redan i den politiska ambitionen hos kultur- och fritidsnämnden sätts alltså barnen bästa i främsta rummet, de är prioriterade framför flera andra grupper i Sollentuna.
I kultur- och ungdomsledet tar sig detta i praktiskt utryck genom ett kultur- och fritidsutbud som riktar sig till primärt barn- och unga. Till exempel har biblioteket läsfrämjande insatser till barn och unga.
Ett exempel är samarbetet med Sollentuna fotbollsklubb där främst unga killar får bokpaket och lästips från sina tränare. Ett annat exempel är kapprumsbiblioteket på förskolan Terrassen på Malmvägen.
Kultur- och fritidskontoret tror starkt på kostnadsfria lågtröskelaktiviteter som ett sett att skapa roligare och mer meningsfulla lov för barn och unga. Det är även ett verktyg för integration och socialinkludering för barn, unga och deras familjer. Aktiviteterna är inte bara en stimulering under loven utan också en introduktion av föreningsverksamhet, fritidsgårdsverksamhet och kommunens öppna verksamheter. Med hjälp av statsbidrag från socialstyrelsen anordnande kultur- och
fritidskontoret i samarbete med bland annat föreningar, fritidsgårdar och privata aktörer en mängd olika kostnadsfria aktiviteter för barn och ungdomar under alla skolloven 2019.
Kultur- och fritidskontoret tillhandahåller flertal till lokaler och idrottsplatser. Fördelning av tider i till dessa anpassas efter kommunens barn- och ungdomsföreningar. Dessa föreningar hyr samtliga
idrottshallar och gymnastiksalar till kraftigt reducerade priser. De föreningar som godkänts som bidragsberättigade kan söka ett aktivitetsbidrag från kultur- och fritidsnämnden för de aktiva som är mellan 7-20 år.
På kontoret finns även två anställda idrottskonsulenter som stöttar Sollentunas barn- och
ungdomsföreningar i de frågor som rör barn och ungas idrottande. Det finns även en samordnare för funktionshinderfrågor inom kultur- och fritidskontoret. Samordnaren har fördjupat och utvecklat samarbetet med vård- och omsorgskontoret för att förbättra möjligheterna för barn och unga med
insatser beslutade i enlighet med LSS att delta i fritidsaktiviteter anordnade av kommunen.
Samordnaren är ett stöd för kontorets alla verksamheter i deras arbete med att tillgängliggöra verksamheten för barn och unga med funktionsnedsättning. Samordnaren stödjer även det lokala föreningslivets initiativ till att skapa verksamhet för barn och unga inom målgruppen.
Barnets rätt att få uttrycka sin åsikt
I Sollentuna finns sedan 1998 ett ungdomsråd för barn och ungdomar i åldern 13 till 23 år. Kultur- och fritidskontoret ansvarar för det formella tjänstemannastödet till Sollentuna ungdomsråd. En
medarbetare på kansliet har ansvar att stötta ungdomarna i deras roll som representanter för kommunens barn och unga. Tjänstemannen på kansliet ska även säkerställa att ungdomsrådet får möjlighet att fungera som en remissinstans i kommunala ärenden, att samverkan med kommunens politiker sker kontinuerligt och att rådet arbetar med sina uppdrag kring representation och utveckling av rådet.
På Arena Satelliten har verksamheten kommit långt i arbetet med att ge unga delaktighet och inflytande i verksamheten. I mångt och mycket bygger hela Arena Satellitens verksamhet på ungas engagemang och delaktighet. Utan de ungas idéer eller deltagande, skulle inte Arena Satelliten ha en verksamhet med sådant utbud och kvalitet som de har.
Arena Satelliten och de kommunala fritidsgårdarna deltar i ett nationellt nätverk för fritidsgårdar, Kvalitet och kompetens i samverkan (KEKS). Inom ramen för KEKS genomförs årligen en enkät där de barn som besöker mötesplatserna får svara på frågor rörande delaktighet, bemötande, trygghet, genus, informellt lärande med mera. Resultaten från enkäten och den nyckeltalssammanställning som KEKS tar fram varje år är ett effektivt sätt att få kontinuerlig återkoppling från besökarna om hur de uppfattar verksamheten och säkerställa hur verksamheten arbetar med delaktighet och inflytande.
10 Återrapportering av arbetet med mål och uppföljning av privata utförare
Kultur- och fritidsnämnden har under 2019 haft tre verksamheter som utförts av privata utförare.
Samtliga verksamheter har upphandlats i enlighet med LOU (Lag (2016:1145) om offentlig upphandling).
Inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet i nämnden har ett antal förbättringsområden kopplat till uppföljningen av privata utförare angetts. För mer information kring detta se nämndens
kvalitetsrapport för 2019 (Bilaga 2).
Nämnden har från och med 2019 tagit över två överenskommelser med privata utförare som bedriver fritidsgårdsverksamhet för ungdomar i åldern 12 - 17 år från barn- och ungdomsnämnden. Dessa överenskommelser har en bristfällig reglering av villkoren för verksamhetsuppföljning och styrning.
Överenskommelserna ska ses över under 2020.
Former för uppföljning
Uppföljning av verksamheterna sker genom regelbunden och riktad uppföljning inklusive
avtalsuppföljning. Detta sker dels genom skriftliga rapporter från verksamheterna och dels genom uppföljningsmöten med verksamheterna. Dessa uppföljningsmöten sker i olika intervaller för de olika verksamheterna. Mötena dokumenteras och diarieförs.
Brukaruppföljningen sker i anslutning till den regelbundna uppföljningen. Utförarna har i uppdrag att genomföra brukarundersökningar årligen som rapporteras tillsammans med den skriftliga
rapporteringen. Kultur- och fritidsnämnden följer även upp brukarna genom de
brukarundersökningar/medborgarundersökningar som utförs för hela kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden då de verksamheter som drivs av privata utförare utgör en viktig del av kommunens kultur- och fritidsutbud.
Ekonomisk uppföljning sker vid uppföljningsmötena samt genom årsrapporter från verksamheterna.
Verksamhetsrapporter
Verksamheterna ska rapportera in uppgifter relaterade till verksamheterna årligen, se tidplan nedan.
Verksamhetsrapporten ska under året innehålla:
Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten
Årsrapport (Medley AB)
Nyckeltal
Kultur- och fritidsnämnden begär följande nyckeltal från de externa utförarna:
Antal besökare i verksamheten, redovisas årsvis
Svar på utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten
Dessutom bevakar kultur- och fritidskontoret de synpunkter som kommer kommunen till del genom kommunens ordinarie synpunktshantering och tar upp inkomna synpunkter på verksamheterna vid de regelbundna uppföljningsmötena.
Information från uppföljningsmötena och rapporterna delges nämnden och allmänheten vid kultur- och fritidsnämndens löpande rapportering där de privata utförarna inkluderas i rapporteringen.
Återkoppling till utförarna sker kontinuerligt vid uppföljningsmöten.
Sollentuna sim- och sporthall.
Utförare: Medley AB
Avtal: 2016/0079 UPPH.159. Verksamhetsdrift av Sollentuna kommuns sim- och sporthall Uppföljningskrav enligt avtal
Kommunen har när som helst under avtalstiden, rätt att genom auktoriserad revisor eller annan oberoende tredje part, som inte är konkurrent till Leverantören, hos Leverantören granska Leverantörens fullgörande av sina skyldigheter enligt detta Avtal och att fakturerad ersättning är
avtalsenlig. Eventuell revision ska ske under kontorstid och utföras på så sätt att den i görligaste mån inte stör Leverantörens verksamhet. Leverantören ska efter bästa förmåga underlätta revisionen.
Leverantören ska utan dröjsmål efter det att Kommunen framställt begäran härom, till Kommunen lämna sådan information som avses i 3 kapitlet 19a § kommunallagen. Sådan begäran ska göra det möjligt att för allmänheten att få insyn i hur anläggningen sköts. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger Kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos Kommunen.
Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten Ekonomi
Medley meddelar ett preliminärt resultat som visar att den totala verksamheten gör ett underskott för 2019. Resultatet visar ett något större underskott jämfört med 2018. Driftbidraget på 6 450 tkr från Sollentuna kommun utgör 27 % av intäkterna i verksamheten.
Under 2019 har intäkterna för badverksamheten varit något lägre än budgeterat och
personalkostnaderna något högre än budgeterat. Man har även satsat något mer på badaktiviteter jämfört med budget (För mer information hänvisas till KFN 2020/0252).
Medleys bidrag till de kommunala målen
Medley erbjuder simkurser för vuxna som inte kan simma. Utbudet av dessa har utökats 2019 på grund av hög efterfrågan. Detta stöttar kommunens övergripande mål om trygghet och välfärd genom livet för alla kommunens invånare. Sollentuna är en kommun med mycket vatten och i Sverige är det en begränsning att som vuxen inte kunna simma.
Sommartid erbjuder Medley gratis träning i Edsvik som ett sätt att stötta nämndens vision om att det är lätt för alla att ha en aktiv fritid i Sollentuna. Medley erbjuder även student- och pensionärsrabatter på träningsmedlemskap samt rabatterade medlemskap för alla som har beviljats FaR (Fysisk aktivitet på recept).
Säkerhet och trygghet
Alla medarbetare är livräddningsutbildad. Utbildningen säkras genom ett prov som alla medarbetare genomför minst en gång per år.
Under 2019 har Medley Sollentuna tillsammans med arbetsmiljöverket gjort en genomgång av städ- och andra kemiska produkter i anläggningen tillsammans med Arbetsmiljöverket. För att säkerställa en säker anläggning finns en tät kontakt mellan Medley, fastighetsägaren, vattenreningsleverantör och städleverantör. Samverkan sker kontinuerligt med föreningslivet för att säkerställa att anläggningen håller god kvalitet.
Medley har landets mest omfattande databas över tillbud och incidenter i simhallar. Alla händelser som kräver någon form av omhändertagande från medarbetarna registreras i systemet och följs upp.
Besöksstatistik
Medley meddelar att man haft ca 84 000 besök i simhallen samt ca 47 000 besök från föreningslivet i anläggningen under 2019. Det är en ökning i båda fallen från besöksstatistiken för 2018.
Väsjöbacken
Utförare: Hajstar Fritid AB
Avtal: 2015/0019 UPPH.159. Avtal drift av Väsjöbacken, 2016-04-30 - 2024-04-30.
Uppföljningskrav enligt avtal
Entreprenören ska efter varje säsong lämna verksamhetsrapport som innehåller det antal veckor anläggningen skötts, extrema väderförhållanden som påverkat verksamheten samt viktiga händelser.
Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten
Hajstar Fritid AB följer upp sin verksamhet per säsong, vilket innebär att uppföljningen i samband med verksamhetsberättelse 2019 innefattar säsongen 2018/2019.
Extrema väderförhållanden
Säsongen inleddes med stormen Alfrida vilket gjorde att man inledningsvis behövde återställa backarna mer än normalt pga. nedfallna grenar m.m.
Öppethållande
Under säsongen höll backen öppet till och med 24 mars, totalt 81 dagar. Tyvärr innebar det milda vädret i mitten av februari att antalet besökare under den sista månaden minskade drastiskt.
Verksamheten har ett pedagogiskt problem i att backen är öppen så länge som det är tillräckligt kallt för att göra konstsnö, medan allmänheten tänker att det måste finnas snö på marken för att man ska kunna åka skidor. Omvänt gäller om det finns snö, men är mycket mildväder, då är det svårt att arbeta upp tillräckligt med konstsnö i backarna.
Ekonomi
Intäkterna under säsongen motsvarade säsongen innan, dock gjorde återkommande behov av reparationer av pistmaskin att verksamhetens resultat blev ett underskott med ca 170 tkr. En större investering gjordes även av Sollentuna kommun under 2019, ca 400 tkr för bland annat en ny kompressor. Även Hajstar Fritid Ab själva har gjort investeringar under 2019 inför säsongen 2019/2020 som man nu befarar kommer att utebli.
Kommunens driftsbidrag enligt avtal täcker bland annat en del av löner till anställda, vissa elkostnader
Kommunens driftsbidrag enligt avtal täcker bland annat en del av löner till anställda, vissa elkostnader