I det här kapitlet beskriver vi viktiga moment i arbetet med själva årsredovisningen som dokument. Alla obligatoriska uppgifter ska finnas med och de ska utformas i enlighet med reglerna. Här går vi inte igenom hur-frågorna i detalj, utan du behöver läsa reglerna i framför allt FÅB noga för att göra rätt.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
25 januari–
10 februari Skriv in resultaträkning,
balansräkning, anslagsredovisning och eventuell finansieringsanalys i årsredovisningsdokumentet.
De olika finansiella rapporterna ska ställas upp enligt bestämmelserna i bilaga 1–4 till ESV:s föreskrifter till FÅB.
För balansräkning, resultaträkning och finansieringsanalys får posternas namn ändras och nya poster får tillföras. Ordningsföljden och rubrikernas namn får däremot inte ändras.
Det är bara större myndigheter som behöver göra finansieringsanalys (se 2 kap. 4 § FÅB).
25 januari–
10 februari Kommentera anslagsutfall. Myndigheten ska kommentera utfallet för anslag och för bemyndiganden, särskilt om utfallet avviker från regleringsbrevet (se 6 kap. 1 § FÅB).
Kommentarerna kan läggas i noter eller i kommentarer direkt i anslutning till anslagsredovisningen.
25 januari–
10 februari Upprätta alla obligatoriska noter och
andra noter som behövs. Gör detta stegvis, allteftersom avstämningen är klar. Noter ska finnas om det behövs för att förstå de finansiella rapporterna (se 2 kap. 6 § FÅB).
För många poster finns särskilda regler för noterna i ESV:s föreskrifter och allmänna råd till 7 kap. 1 § FÅB (se Kommentarer).
25 januari–
10 februari Skriv in uppgifter enligt
återrapporteringskrav och villkor i regleringsbrevet.
Redovisning mot återrapporteringskrav och finansiella eller andra villkor skrivs in, ofta lämpligast bland noterna (om de inte hör till resultatredovisningen).
Samordna vid behov med
resultatredovisningen, så att informationen hänger ihop.
25 januari–
10 februari Skriv in beskrivningen av tillämpade
redovisningsprinciper. Ofta kan du använda föregående års
beskrivning, men var noggrann med att få med eventuella ändringar av principer och uppgifter om eventuella rättelser av fel med motivering.
Glöm inte förbättringar av tidigare års beskrivning som bör göras, efter egna eller revisorernas förbättringsönskemål och ändrade regler och rutiner.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
Början av
februari Skriv in alla uppgifter i
Sammanställningen av väsentliga uppgifter.
Uppgifter för fem år anges i enlighet med bestämmelserna i 2 kap. 4 § FÅB.
1–15 februari Stäm av alla viktiga uppgifter mellan finansiella rapporter med noter och resultatredovisningen.
Resultatredovisningens information om framför allt kostnader och intäkter ska normalt stämma direkt överens med resultaträkningen, noterna och/eller anslagsredovisningen.
I annat fall bör skillnader kommenteras (se 3 kap. 2 § FÅB). Ofta är det då lämpligt med en avstämningsbilaga så att sambanden lätt kan identifieras.
15 februari Upprätta Särskild dokumentation till ESV – ett utdrag ur förslaget till årsredovisning. Berör endast stora myndigheter.
De cirka 40 största myndigheterna (se förteckning 2 kap. 3 § FÅB) ska upprätta en Särskild dokumentation som beslutas av myndighetens chef och lämnas in senast denna dag (se Kommentarer).
10–15 februari Skriv in alla uppgifter om ledande befattningshavare och eventuell styrelse.
Kontrollera att allt verkar rätt och fullständigt och skriv in uppgifterna (se 7 kap. 2 § FÅB).
Om du är osäker på om en viss uppgift behöver vara med är det bättre att ta med någon onödig information än att obligatorisk information saknas.
Observera att sidouppdrag ska redovisas både för personer som haft uppdragen under året och för en eventuell ny styrelseledamot eller ledande företrädare.
10–15 februari Skriv in underskriftsmening och
beslutsfattare. Det finns två olika underskriftsmeningar (se 2 kap. 8 § FÅB). Den ena gäller alla myndigheter.
Den andra gäller dessutom för myndigheter med internrevision.
Var noga med att du kontrollerat vilka som sitter i styrelsen vid beslutstillfället, så att inga namn saknas (se Kommentarer).
Kommentarer Noter
Det finns generella krav på att ha noter eller tilläggsupplysningar när det behövs för att förstå informationen. Dessutom finns uttryckliga krav på noter i ESV:s
föreskrifter och allmänna råd till 7 kap. 1 § FÅB för de poster i resultaträkningen och balansräkningen som vi listar i detta avsnitt. Kraven gäller under förutsättning att posten finns med i de finansiella rapporterna. Vad som krävs för olika poster kan du läsa om i nämnda föreskrifter och allmänna råd.
Poster i resultaträkningen med uttryckliga krav på noter:
− Intäkter av avgifter
− Finansiella intäkter och kostnader
− Kostnader för personal
− Intäkter av avgifter m.m. som inte disponeras
− Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag
− Lämnade bidrag
− Årets kapitalförändring
− Avsättningar till/upplösning av fonder för transfereringsändamål.
Poster (rubriker) i balansräkningen med uttryckliga krav på noter:
− Immateriella anläggningstillgångar
− Materiella anläggningstillgångar
− Beredskapstillgångar
− Andelar i hel- och delägda företag
− Andra långfristiga värdepappersinnehav
− Långfristiga fordringar
− Utlåning
− Varulager
− Övriga kortfristiga fordringar
− Avräkning med statsverket
− Värdepapper och andelar
− Myndighetskapital
− Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser
− Övriga avsättningar
− Avsättningar för garantier (finansiella garantiavtal)
− Avsättningar för avhjälpande av miljöskador
− Lån i Riksgäldskontoret
− Andra långfristiga skulder
− Räntekontokredit i Riksgäldskontoret
− Övriga kortfristiga skulder
− Depositioner
− Periodavgränsningsposter
− Redovisning inom linjen – Ansvarsförbindelser.
Dessutom finns några ytterligare generella upplysningskrav som inte är knutna till en viss post i resultaträkningen eller balansräkningen. Exempel är att avgifter enligt 4 § avgiftsförordningen ska särredovisas, EU-medel ska särredovisas i vissa fall och mer generellt att information som är väsentlig för regeringens uppföljning och prövning av verksamheten ska finnas med. För att kunna säkerställa att all obligatorisk
information finns med måste du därför noggrant läsa både 7 kap. 1 § och de mer allmänna reglerna om årsredovisning i 2 kap. 4–7 §§ FÅB med ESV:s föreskrifter och allmänna råd.
Särskild dokumentation
Endast de cirka 40 största myndigheterna berörs av Särskild dokumentation, som ska lämnas till ESV för att möjliggöra den korta tidsplanen för arbetet med underlaget till årsredovisningen för staten. Dokumentationen består av det befintliga förslaget till årsredovisningens finansiella rapporter med noter så långt detta är klart. Även beskrivning av redovisningsprinciper och andra tilläggsupplysningar bör tas med om det i huvudsak är färdigt. Om årsredovisningen redan skulle vara beslutad den 15 februari, skickar ni in den beslutade årsredovisningen och behöver inte fatta något särskilt beslut om Särskild dokumentation.
Det är alltså inte tänkt att din myndighet ska göra något större arbete med dokumentationen, utan ni tar helt enkelt förslaget till årsredovisning, utom
resultatredovisningen, så långt ni har kommit den 15 februari. Det extra arbetet är att kontrollera att dokumentationen stämmer överens med inrapporteringen i Hermes och att ni bokar tid för beslut så att den blir underskriven av myndighetens chef. I en stor myndighet kan det vara svårt att få tid med myndighetschefen för detta
dokument som fortfarande är av preliminär natur. Därför är det tillåtet att låta myndighetschefen bemyndiga en annan person, exempelvis ekonomidirektör eller administrativ chef, att fatta beslut om den särskilda dokumentationen.
Underskriftsmening och beslutsfattare
Rätt underskriftsmening, rätt beslutsfattare och att rätt personer skriver under årsredovisningen är av mycket stor betydelse. Det förekommer att Riksrevisionen bedömer att årsredovisningen ur revisionssynpunkt inte alls har lämnats, om underskriftsmening saknas eller om personer i en styrelse saknas i årsredovisningen.
Det leder då självfallet till en modifierad revisionsberättelse även om myndigheten senare lämnar in en årsredovisning som betraktas som avlämnad.
Hos ESV kan den här typen av brister leda till merarbete med underlaget till årsredovisningen för staten.