Handledning
Checklista för bokslut
Ett stöd för myndighetens arbete med
Publikationen kan laddas ner
från ESV:s webbplats esv.se. Datum: 2021-01-21
Dnr: 2021-00059 ESV-nr: 2021:2 Copyright: ESV
Förord
Den här handledningen vänder sig till dig som är ansvarig för myndighetens årsredovisning eller bokslut och till dig som är medarbetare i bokslutsarbetet.
Handledningen är tänkt att vara ett stöd när ni planerar och genomför arbetet med myndighetens årsredovisning. Tyngdpunkten i innehållet ligger på de finansiella rapporterna med anslutande information. Handledningen går inte in på
resultatredovisningen annat än för den övergripande planeringen i tiden och kopplingar till de finansiella rapporterna.
Observera att sedan den 1 januari 2020 publiceras årets aktuella
inrapporteringsdatum till Hermes på ESV:s webbplats, esv.se, senast den 30 juni året före det aktuella budgetåret. Det betyder att de datum som tidigare angavs i ESV:s föreskrifter till 21 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring numera är borttagna.
Det här är en i aktuella delar uppdaterad version av handledningen Checklista för bokslut (ESV 2015:57). Den uppdaterade handledningen utgår från gällande bestämmelser den 1 januari 2021. Varje myndighet ansvarar dock för att lämna årsredovisningen enligt aktuella regleringar varje enskilt år.
Handledningen har utarbetats inom avdelningen Styrning, redovisning och
finansiering vid Ekonomistyrningsverket (ESV). Du är välkommen att ställa frågor om innehållet till Fråga ESV eller på telefon 08-690 45 91.
Innehåll
1 Inledning ... 5
2 Planera och förbereda arbetet ... 7
Kommentarer ... 10
Tidsplaneringen ... 10
Utse ansvariga för olika uppgifter ... 10
Interna bokslutsanvisningar behövs ... 10
Uppgifter om förmåner och sidouppdrag ... 11
Stäm av principfrågor i god tid ... 11
Inventering ... 12
Utvärdering av processen ... 12
3 Genomföra bokslutsarbetet ... 13
Kommentarer ... 16
Tidsplaneringen av genomförandet ... 16
Stäm av IB mot föregående års UB ... 17
Brytdag ... 17
Stäm av alla balanskonton ... 17
Värdering av tillgångar och skulder... 18
Rapportering till Hermes – tidpunkter och andra krav ... 18
Vad händer den 15 februari? ... 19
Särskild information i Hermes ... 19
Rättelser efter den 15 februari ... 20
4 Presentera i årsredovisningen ... 21
Kommentarer ... 22
Noter 22 Särskild dokumentation ... 24
Underskriftsmening och beslutsfattare ... 24
5 Kvalitetssäkra, besluta och expediera ... 25
Kommentarer ... 27
Årsredovisningens obligatoriska delar ... 27
Till vilka ska ni lämna årsredovisningen? ... 27
Skicka in årsredovisningen elektroniskt ... 28
Vad händer om årsredovisningen är felaktig? ... 28
Ordlista ... 29
1 Inledning
ESV får många frågor från myndigheterna om arbetet med bokslutet och
årsredovisningen. Denna handledning är ett stöd till dig som arbetar med bokslutet eller har samordnande uppgifter för årsredovisningen på en statlig myndighet. Den kallas checklista, för den är inte tänkt att ge uttömmande svar på exempelvis alla redovisningsfrågor. I första hand vill vi i stället peka på vad som behöver göras så att det inte glöms bort. För att få vägledning om hur uppgifterna ska utföras i detalj får du ofta gå vidare till de olika reglerna eller ESV:s andra handledningar. Vi har dock försökt lyfta fram sådana uppgifter som vi får många frågor om, eller som många har visat sig göra fel på eller missa.
Vi använder begreppet bokslut i den här handledningen, trots att det inte finns kvar i några regler. Vi tror dock att det är ett praktiskt användbart begrepp, som är lättare att förstå än en längre omskrivning för de finansiella rapporterna med noter och tilläggsinformation samt arbetet med och underlagen för den informationen.
I de olika åtgärdsförteckningarna hänvisar vi ofta till förordningar med föreskrifter och allmänna råd. När vi hänvisar till en viss paragraf i en förordning, menar vi även ESV:s föreskrifter och allmänna råd till paragrafen. Däremot hänvisar vi inte till ESV:s övriga handledningar, Fråga ESV eller annat stöd till myndigheterna för att tillämpa reglerna. Stödet förnyas kontinuerligt så du har ofta stor nytta av att hålla dig uppdaterad på det senaste, för att få detaljerade råd om hur olika regler kan tillämpas i praktiken.
Vi vill alltså ge ett stöd för arbetet, men det är myndigheten som ansvarar för att allt blir gjort enligt reglerna. Att ni har prickat av alla punkter i checklistorna är därför en hjälp för att inte glömma något viktigt, men ingen garanti för att din myndighet inte har glömt något.
De olika kapitlen innehåller först en åtgärdsförteckning eller checklista med datum, vad ni på myndigheten ska göra och något om varför och hur ni ska göra det. Efter åtgärdsförteckningen finns för varje kapitel kommentarer till några av punkterna i förteckningen.
I kapitel 2 tar vi upp planering och förberedelser av arbetet. Planeringen börjar direkt efter sommaren och viktiga delar är att planera olika åtgärder i tiden och att utse ansvariga för olika uppgifter så att allt blir gjort. Här ingår också att planera in de åtgärder som behövs för att rätta till brister som myndigheten själv eller revisorerna noterat under det närmast föregående året. Ni som arbetar med bokslutet kan också behöva hämta in uppgifter som behövs i årsredovisningen från andra funktioner i
myndigheten eller utanför myndigheten. Det måste ni ofta göra i god tid och ibland behöver de berörda vara förberedda på att frågan kommer att bli aktuell.
Att genomföra bokslutsarbetet är förstås en av de mest centrala delarna i processen.
Här ingår att värdera och klassificera, att göra en mängd kontroller, avstämningar och rättelser samt att rapportera till statens informationssystem Hermes vid olika datum.
Vi går igenom det i kapitel 3. Den andra av de mest centrala delarna är arbetet med att göra färdigt de finansiella rapporterna, noterna och anslutande information, och att presentera detta i årsredovisningen. Det tar vi upp i kapitel 4.
Det är de här båda delarna som reglerna om bokslut och årsredovisning i första hand handlar om. Här hänvisar vi därför ofta till förordningen (2000:605) om
årsredovisning och budgetunderlag (FÅB), eller förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) och någon gång kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) (KapF) med ESV:s föreskrifter och allmänna råd, för mer detaljerad vägledning. Även andra förordningar och ESV:s föreskrifter om statliga
inrapporteringskoder (S-koder) är viktiga. Vi lyfter fram en del viktiga punkter i reglerna här i handledningen, men detaljerna behöver du läsa vidare om.
I det avslutande kapitlet 5 tar vi upp den slutliga kvalitetssäkringen av årsredovisningens innehåll och hur myndigheten ska besluta och skicka in årsredovisningen till olika mottagare på rätt sätt.
Sist finns en ordlista med ett antal begrepp som är viktiga i samband med bokslut och årsredovisning, med en hänvisning till det kapitel i handledningen som tar upp begreppet.
2 Planera och förbereda arbetet
I det här kapitlet tar vi upp hur ni på myndigheten kan planera och förbereda
bokslutsarbetet. Förberedelserna är nödvändiga för att få en säker process fram emot den färdiga årsredovisningen. Vi börjar planeringscykeln i augusti, men vissa moment kan behöva förberedas redan före sommaren. Det gäller särskilt för de myndigheter som lämnar delårsrapport.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
Augusti/september Utse ansvariga. Årsredovisningen är en stor process med många moment.
Utse ansvariga personer för olika deluppgifter (se Kommentarer för tips om viktiga uppgifter).
Augusti/september Gå igenom revisorernas rapportering.
Om myndigheten gör
delårsrapport är det särskilt viktigt att ni beaktar detta redan före sommaren.
Har revisorerna i sin revisionsberättelse, i revisionsrapport, fellista eller muntligt i samband med bokslutsgranskningen lyft fram något som behöver bli bättre? Då är det viktigt att ta ställning till detta och planera för att åtgärderna ska hinna bli färdiga i tid till årsskiftet.
I många fall bör ni ha påbörjat åtgärderna före sommaren (se Kommentarer, Utvärdering av processen, och under månaden april).
Augusti/september Gå igenom den egna utvärderingen av förra årets erfarenheter.
Om myndigheten gör
delårsrapport är det särskilt viktigt att ni beaktar detta redan före sommaren.
Även de egna erfarenheterna leder ofta till att förbättringar behöver göras i myndighetens rutiner och processer. Sådana åtgärder behöver också planeras i god tid.
I många fall bör ni ha påbörjat åtgärderna före sommaren (se Kommentarer, Utvärdering av processen, och under månaden april).
September Kontrollera att styrelsen kan fatta beslut i tid.
Beroende på hur myndighetens styrelse planerar sitt arbete, kan detta behöva stämmas av redan under våren.
Om myndigheten har en styrelse ska styrelsen fatta beslut om årsredovisningen senast (i praktiken före) den 22 februari.
Säkerställ i så fall med myndighetens chef eller ledningsstab/motsvarande att ett styrelsemöte har bokats in vid rätt tidpunkt där årsredovisningen kan tas upp, lämpligen den 10–20 februari.
September Planera för en eventuell
avveckling av verksamhet. Om myndigheten helt eller delvis ska avvecklas vid årsskiftet, behöver ni säkerställa att det finns tillgänglig personal och ansvariga personer som kan färdigställa
årsredovisningen, ge information till revisorerna, ta hand om en eventuell revisionsrapport och fatta de beslut som behövs.
September Gå igenom förra årets beslutade
regelförändringar. Gå igenom ESV:s cirkulär med föreskrifter och allmänna råd från föregående år och om det
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
Om myndigheten gör delårsrapport kan även den påverkas och då är det viktigt att beakta detta redan före sommaren.
har kommit några nya under det pågående året på ESV:s webbplats. Gå även igenom eventuella förordningsändringar under det gångna året.
Regelförändringarna påverkar ofta bokslutet för första gången ett år efter det att de har beslutats. Därför behöver ni stämma av att ni kan uppfylla sådana krav nu.
September Bevaka ESV:s
regeländringsförslag. ESV skickar vanligen ut årets förslag till regeländringar på remiss under september månad. Förslagen publiceras på ESV:s webbplats. Även om din myndighet inte är en remissmyndighet, har ni där möjlighet att läsa förslagen redan på detta stadium och därmed förbereda om det påverkar bokslutsarbetet redan innevarande år.
November Boka in tid för beslut och
underskrift. Kontrollera att myndighetschefen är tillgänglig för att fatta beslut om årsredovisningen samt eventuell särskild tid för underskrift, före den 22 februari. Om myndigheten har en styrelse bör du anmäla punkten på dagordningen i god tid.
November Kontakta revisorn för att planera in
årets granskning. Tidsplanen för revisorernas granskning påverkar i sin tur den egna interna tidsplanen.
November Gå igenom årets beslutade
regelförändringar. ESV:s cirkulär med föreskrifter och allmänna råd brukar så långt det är möjligt beslutas senast den 1 november. Gå därför igenom de cirkulär som beslutats och planera för att din myndighet ska kunna uppfylla de eventuella krav som påverkar redan det aktuella bokslutet.
Bevaka även ESV:s webbplats för att se om det finns något planerat beslut som inte har varit möjligt att fatta förrän senare.
Planera också in sådana åtgärder som visserligen inte påverkar detta års bokslut, men där din myndighet behöver göra förändringar från den 1 januari för att klara nästa års bokslut.
November Uppdatera myndighetens interna
bokslutsanvisningar. Ni behöver oftast egna myndighetsspecifika anvisningar för bokslutsarbetet (se Kommentarer).
November Informera i den egna myndigheten
om den interna tidsplanen. Uppgifter om brytdag och sista dag för lönehändelser som reseräkningar, semester och tidrapportering, liksom för fakturering, utbetalning och attest, behöver vara kända av alla berörda i myndigheten.
November Gå igenom återrapporteringskrav och särskilda villkor enligt regleringsbrev.
Observera att många
återrapporteringskrav dock kan
Om de rör resultatredovisningen är det viktigt att samordna så att uppgifterna hänger ihop med den finansiella redovisningen.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
kräva förberedelser långt tidigare, ofta redan i samband med årets början eller hösten före när regleringsbrev skrivs!
November Begär in uppgifter om sidouppdrag
för ledande befattningshavare. Se Kommentarer och 7 kap. 2 § FÅB.
November Stäm av principfrågor med ESV
vid behov. Har du frågor om redovisningsprinciper och värdering, om årsredovisningens utformning eller om krav på beslutsprocessen?
Stäm av dessa i god tid och inte när du behöver få svar inom ett par dagar (se Kommentarer)!
November Stäm av principfrågor med
revisorerna vid behov. Har du liknande principiella frågor som behöver tas upp med revisorerna? Finns det gränsfall där du befarar att revisorerna inte tolkar reglerna på samma sätt som din myndighet eller ESV gör? Är du osäker på om ni har åtgärdat tidigare års synpunkter på ett sätt som revisorerna bedömer
tillfredsställande?
Stäm av sådana frågor med revisorerna i god tid, så att problemen hinner lösas!
Slutet av
november Kontrollera när årets sista
bankdag är. Dels behöver ni veta årets sista möjliga betalningsdag för att undvika förseningar. Dels är det bra att undvika betalningar sista dagen, eftersom sådana ökar risken för fel i
betalningsavstämningarna i Hermes.
Början av
december Kontrollera behov av lån till
anläggningstillgångar. Myndigheten ska låna till de tillgångar som anskaffats under året och som levererats till myndigheten.
December Gör en preliminär avstämning av
Avräkning med statsverket. En slutlig avstämning och specifikation görs under bokslutsarbetet, men eventuella fel i betalningsflödena kan bara rättas före årsskiftet. Därför bör en genomgång göras redan här om ni inte har löpande kontroll.
Mitten av
december Säkerställ att nödvändig personalinformation finns tillgänglig.
Stäm av med personal/HR/lönefunktion eller systemansvarig att uppgifter om
semesterlöneskuld, övertidsskuld och flextidsskuld samt eventuell skuld för retroaktiv lön och för uppsagd personal utan arbetsplikt, kan tas fram i mitten av januari.
Säkerställ också att uppgifter om antal årsarbetare, medelantal anställda samt information om sjukfrånvaro kan tas fram senast omkring den 1 februari.
December Kontrollera att rätt kontaktuppgifter
finns i Hermes. Att rätt uppgifter över ansvariga finns i Hermes, möjliggör en smidig hantering av motpartsavstämningar och av frågor från andra myndigheter eller från ESV.
April, efter
årsredovisningen Gör en enkel utvärdering av årets
process. Som ett underlag för nästa års planering bör ni göra en uppföljning av årets arbete (se Kommentarer).
Kommentarer Tidsplaneringen
Den angivna tidsplaneringen under hösten är ungefärlig. Här har vi utgått från vad som kan vara rimligt för en ganska stor myndighet, som kan ha redovisningsproblem som inte är helt enkla att lösa och som har beslutsprocesser som kan kräva en del tid.
Även om man kan lägga en del av åtgärderna lite senare, är det i de allra flesta fall viktigt att säkerställa att alla punkterna i checklistan är avprickade före jul. En del av åtgärderna kan även behöva läggas tidigare än vad som är angivet här.
Utse ansvariga för olika uppgifter
Hur många ansvariga personer som behöver utses beror naturligtvis på hur stor och komplex myndigheten är. Här listar vi några centrala uppgifter där ansvaret behöver vara tydligt.
− Samordning av bokslutet och årsredovisningen som helhet.
− Samordning av resultatredovisningen.1
− Analys av utfall. Det behöver vara tydligt vem som svarar för att analysera och vid behov kommentera de finansiella uppgifter som används i
resultatredovisningen. Eftersom de kan innehålla olika pålägg, är det inte alltid självklart hur de hänger ihop med den information som lämnas i de finansiella rapporterna.
− Upprättande av de finansiella rapporterna med noter och specifikationer. Vid en stor myndighet behövs ofta flera personer, för olika rapporter eller för olika verksamhetsområden.
− Avstämningar och kontroller av olika slag.2 Interna bokslutsanvisningar behövs
Det är ofta lämpligt att ta fram specifika bokslutsanvisningar för den egna myndigheten. Här kan ni exempelvis gå igenom vilka specifika rapporter eller informationskällor som används för olika poster och mer i detalj vilka moment som ska utföras. Ni bör fastställa beloppsgränser för exempelvis periodiseringar.
Det är också bra att ta fram en egen tidsplan där ni har tagit ställning till interna deadlines mer i detalj, samt angett uppgifter om ansvariga och tidpunkter för avrapportering på olika nivåer. Om Statens servicecenter eller eventuellt andra
1 Resultatredovisningens innehåll tas inte upp närmare i denna checklista, men resultatredovisningen markeras i planeringen eftersom den kan vara omfattande och behöver vara noga planerad och samordnad med de finansiella rapporterna.
2 Många avstämningar behöver naturligtvis göras och dokumenteras löpande under året. Här syftar vi på de avstämningar och kontroller som ligger till grund för bokslutet och uppgifter i årsredovisningen.
konsulter gör hela eller delar av bokslutsarbetet, behöver ni ha tidsplanerna noggrant avstämda med dem.
Ni behöver gå igenom och uppdatera de interna anvisningarna så att allt är aktuellt.
Planera för att ha bokslutsmaterialet tillräckligt färdigt när revisorerna kommer. Tänk på att denna planering bör vara klar innan ni planerar årets julledigheter på din myndighet.
Uppgifter om förmåner och sidouppdrag
Om din myndighet saknar styrelse, ska löner och förmåner under året och
sidouppdrag för myndighetens chef anges i årsredovisningen. I förekommande fall gäller det även för andra ledande befattningshavare som utses av regeringen.
Sidouppdrag i detta sammanhang är uppdrag som styrelse- eller rådsledamot i andra statliga myndigheter samt uppdrag som styrelseledamot i aktiebolag.
Om myndigheten har en styrelse eller ett råd (s.k. insynsråd eller motsvarande) ska uppgifterna redovisas för alla som suttit i styrelsen eller rådet under året. Om nya ledamöter utses vid årsskiftet ska även deras sidouppdrag finnas med.
Vilka sidouppdrag olika personer har måste de själva lämna information om.
Lämpligen skickar ni därför före årsskiftet ut en blankett eller förfrågan i
myndighetschefens namn, där uppgifter om sidouppdrag begärs in till omkring den 15 januari. Även suppleanter ska i förekommande fall tas med.
Uppgifter om löner respektive arvoden till myndighetschefen, eventuell annan ledande befattningshavare och ledamöter i styrelse eller insynsråd, begärs från myndighetens personalfunktion. Uppgifterna ska stämma överens med
kontrolluppgifterna. Om en ersättning har betalats ut året efter det att en person lämnat sitt uppdrag, måste även den tas med. Dessa uppgifter kan ni tidigast ta fram i januari, när uppgifter om löner och arvoden för året är klara.
Stäm av principfrågor i god tid
Det är viktigt att stämma av principfrågor i god tid. Även om ESV svarar på mejl eller telefon dagligen, finns det ingen garanti för att du kan få svar i sak på bara någon enstaka dag. En del av frågorna är inte så vanliga som myndigheterna tror, utan de kan kräva en intern diskussion på ESV. I andra fall har någon eller några personer särskild kunskap som behövs för att svara, och de berörda är inte alltid tillgängliga.
En fråga som särskilt kan kräva god tid och förberedelser är att bedöma behov av avsättningar, exempelvis för miljösanering eller garantier.
Var därför alltid ute i god tid med principiella frågor, och undvik att vänta tills det bara är några dagar kvar. Tänk igenom redan under hösten vilka problem som kan finnas.
När du behöver stämma av något med revisorn är det på motsvarande sätt önskvärt att var ute i god tid.
Inventering
Regler om inventering finns i ESV:s föreskrifter till 22 § FBF. Det är inte ett formkrav att inventera förekommande kontantkassor, värdepapper och varulager exakt i samband med bokslut, men i praktiken är det oftast nödvändigt för att styrka existens och värde samt en god intern kontroll i rutinerna. När inventeringen görs ska myndighetens ledning utse särskilda inventeringsförrättare som genomför
inventeringen och dokumenterar den i särskilt protokoll som finns med bland bokslutsbilagorna. För viktiga tillgångar bör inventeringen utföras av två personer.
Inventarier och andra anläggningstillgångar, liksom varulager på en myndighet med omfattande lagertillgångar, kan vara alltför omfattande för att det ska vara praktiskt möjligt att inventera dem vid varje bokslutstidpunkt. För materiella och immateriella tillgångar samt eventuellt lager, bör myndigheten därför ha en plan som säkerställer att de inventeras regelbundet på ett sådant sätt att deras existens och värdering i allt väsentligt är säkerställd i samband med bokslutet.
Utvärdering av processen
Några frågor att ta upp när din myndighet utvärderar årsredovisningsprocessen:
− Vad gick bra och vad gick dåligt? Fungerade resursplaneringen och tidsplaneringen?
− Finns det viktiga påpekanden från revisorerna som gör att ni ska göra på ett annat sätt?
− Har revisorerna begärt någon form av svar med angivande av planerade åtgärder?
− Finns det viktiga redovisningsfrågor eller andra principfrågor som behöver utredas innan de kan åtgärdas? Behöver arbetet påbörjas redan före sommaren?
Om er egen utvärdering eller revisorernas avrapportering ger anledning till mer omfattande förändringar eller utredningsarbete, behöver arbetet många gånger påbörjas före sommaren. Det kan handla om att utreda redovisningsprinciper, lägga om bokföringsrutiner, kontoplan, objektplan eller uppsättningen av ert
ekonomisystem, se över organiseringen av arbetet eller helt enkelt rätta omfattande fel i bokföringen eller reskontror. Om myndigheten ska göra delårsrapport, behöver åtgärderna många gånger vara färdiga före sommaren.
3 Genomföra bokslutsarbetet
I det här kapitlet går vi igenom viktiga moment i själva bokslutsarbetet. Att stämma av, värdera, klassificera rätt, rätta till fel och bokföra bokslutstransaktioner samt rapportera till statsredovisningen.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
1–20 december Säkerställ att alla
huvudbokskonton är rätt kopplade till S-koder i
statsredovisningssystemet.
ESV:s föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen (S-koder). Se även uppställningsformer och klassificeringsregler i FÅB.
Om kopplingen är fel blir er inrapportering felaktig och riskerar att inte stämma med årsredovisningen.
1–20 december Fakturera i allt väsentligt det som
är hänförbart till räkenskapsåret. Att fakturera före årsskiftet underlättar bokslutsarbetet och minskar storleken på periodavgränsningsposter.
För inomstatliga transaktioner underlättas motpartsavstämningen om ni fakturerar i god tid.
15 december Ta lån i Riksgälden. Låneansökan lämnas före jul sedan behovet har bedömts (se kapitel 2). Se Riksgäldens webbplats för uppgift om sista datum (www.riksgalden.se).
28 december–
5 januari Genomför eventuella
inventeringar. Ni bör göra eventuella inventeringar i omedelbar anslutning till årsskiftet, särskilt inventering av kontanter och värdepapper.
För andra tillgångar bör en plan för inventering finnas (se 22 § FBF och Kommentarer i kapitel 2).
5 januari Uppmärksamma brytdagen.
Om den 5:e januari är en lördag eller söndag, blir brytdagen närmast föregående vardag.
Den löpande bokföringen avslutas. Alla fakturor som kommit in eller avsänts senast denna dag och som hör till det avslutade året tas upp som fordringar eller skulder i bokslutet (se Kommentarer).
7–25 januari Bokför periodiseringar. Fakturor som kommer in eller avsänds efter brytdagen och hör till gamla året, ska bokföras som periodavgränsningsposter.
Detsamma gäller andra periodiseringar som myndigheten beräknar själv.
Att sätta en beloppsgräns för periodisering är lämpligt, men den bör inte vara orimligt hög.
Det är knappast lämpligt att gränsen överstiger 200 tkr ens på de största myndigheterna. Antalet fakturor på höga belopp brukar ofta inte vara så stort.
10–25 januari Kontrollera att IB för alla balansposter stämmer med föregående års UB.
Detta ska ni ha gjort tidigare, men en extra kontroll bör göras (se Kommentarer).
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
10–25 januari Stäm av alla balanskonton. Alla tillgångar och skulder ska stämmas av och specificeras till bokslutet (se
Kommentarer).
10–25 januari Ta ställning i värderings- och
klassificeringsfrågor. Tillgångar och skulder ska vara rätt värderade vid bokslut. För detta finns omfattande regler bl.a. i 5 kap. FÅB.
Både resultat- och balansposter ska klassificeras rätt och även det kan ni behöva gå igenom när något inte är uppenbart.
15–25 januari Bedöm slutligt om ni behöver göra avsättningar. Beräkna och bokför i så fall dessa.
I normalfallet gör alla myndigheter varje år avsättning för lokalt omställningsarbete (tidigare kallat kompetensutveckling och kompetensväxling).
Mer komplicerade avsättningar behöver ofta ha förberetts tidigare (se Kommentarer i kapitel 2).
Några typer av avsättningar värderas årligen, t.ex. eventuell avsättning för pensioner. I andra fall behöver en aktiv bedömning av behovet göras.
Har myndigheten beslutat om
omstrukturering, uppsägning av personal eller lokalkontrakt eller liknande? Finns behov av sanering eller förekommer andra risker och liknande som föranleder en avsättning senast vid bokslut?
15–25 januari Bokför semesterlöneskuld och annan löneskuld.
Skuld för eventuell retroaktiv lön och i förekommande fall lön till uppsagd personal utan arbetsplikt, ska också ingå.
Hämta uppgifter från löne- eller
personalsystem. Bokför periodens förändring av skulden.
Glöm inte att beakta särskilda regler för eventuell semesterlöneskuld som tjänats in före 2009. För retroaktiva löner och uppsagd personal kan särskilda beräkningar behövas.
15–25 januari Stäm av och korrigera kostnad och redovisning mot anslag för avtalspensionspremierna till SPV.
Många myndigheter redovisar schablonmässigt beräknad kostnad för avtalspensioner löpande.
Om din myndighet gör så, ska ni stämma av den preliminärt bokförda kostnaden och redovisningen mot anslag för avtalspensioner (PA03) mot de tolv faktiska fakturorna från SPV under året och korrigera redovisningen.
15–25 januari Kontrollera att posten Avsättning till/upplösning av fonder stämmer överens med balanspostens förändring.
Om din myndighet har Fonder, bör balanspostens förändring vara lika stor som posten Avsättning till/upplösning av fonder i resultaträkningen.
15–25 januari Analysera och bedöm om utfallet för resultaträkningens poster, anslag och inkomsttitlar är riktigt.
Genom jämförelse med föregående år, budget, kalkyler och prognoser kan du se om utfallet i allt väsentligt verkar riktigt.
Är något konstigt bör du gå vidare och analysera månader, händelser och transaktioner. Vid behov ska rättelser göras.
Mitten av januari Rapportera decemberutfall inklusive motpartsinformation till Hermes.
Decemberutfallet som också är ett första preliminärt årsutfall rapporteras till Hermes.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
Kontrollera kalendern för Hermes
på esv.se (se Kommentarer). Rapporteringen ska innehålla
motpartsinformation för alla inomstatliga transaktioner och ställningsvärden över beloppsgränserna.
Ca 17–24 januari Stäm av och rapportera motpartsinformation.
Kontrollera kalendern för Hermes på esv.se.
På periodens sista datum ska alla
inomstatliga mellanhavanden vara rättade så att inga motpartsdifferenser över
beloppsgränserna finns kvar. Om det i undantagsfall inte är möjligt att rätta, ska ni förklara differensen i en kommentar i Hermes.
20–31 januari Räkna fram och bokför fördelning av moms mellan momspliktig och icke momspliktig verksamhet.
Se bl.a. ESV:s S-kodsföreskrifter, kodgrupp 15.
20–31 januari Stäm av Avräkning med
statsverket och gör de bokföringar som behövs.
Posten Avräkning statsverket stäms av när bokföringen i övrigt i allt väsentligt är klar.
För myndigheter med anslag eller uppbördsverksamhet i icke räntebärande betalningsflöde, ska dessutom bokföringar göras så att betalningarna hänförs till rätt delavsnitt inom kontogrupp 17.
20–31 januari Stäm av myndighetskapitalet och
säkerställ att det är riktigt. Myndighetskapitalet och dess förändring ska specificeras i not och du behöver därför kontrollera att allt hänger ihop.
25 januari–
15 februari För om årets kapitalförändring. Årets kapitalförändring enligt resultaträkningen ska föras om till balansposten Kapitalförändring enligt resultaträkningen innan ni gör den sista rapporteringen till Hermes.
Dessförinnan ska föregående års kapitalförändring ha förts om från posten Kapitalförändring enligt resultaträkningen till Balanserad kapitalförändring och eventuellt andra poster.
Slutet av januari Rapportera preliminärt årsutfall.
Kontrollera kalendern för Hermes på esv.se.
Detta datum ska det preliminära årsutfallet för anslag, inkomsttitlar och i stort sett samtliga S-koder ha rapporterats in. Även
realekonomisk fördelning av anslagsutfall ska rapporteras denna dag.
Det som rapporteras här används både till pris- och löneomräkning av myndighetens anslag och till nationalräkenskapsstatistik.
De flesta myndigheter har i dag detta som den slutliga rapporteringen med undantag för enstaka rättelser.
1–15 februari Kontrollera det ni gjort. Dubbelkolla allt som kan vara viktigt, så att det inte finns några väsentliga fel.
1–20 februari Ha kommunikation med revisorn
om det går. Om revisorn har påbörjat granskningen är det viktigt att du försöker få information om eventuella fel eller andra noteringar så snart det är möjligt. Om det vill sig väl kan ni åtgärda dem direkt.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
Din myndighet ansvarar dock själv helt och hållet för årsredovisningens kvalitet.
Revisorerna är inte en del av myndighetens kvalitetssäkringsprocess.
15 februari Rapportera slutligt till Hermes.
Om den 15 februari är en lördag eller söndag kan datum tidigareläggas till fredagen.
Kontrollera information från ESV och kalendern för Hermes på esv.se.
Den 15 februari ska den fullständiga redovisningsinformationen rapporteras till Hermes. Normalt är detta den slutliga inrapporteringen (se Kommentarer).
Även Särskild information och avstämning av betalningar bör lämpligen rapporteras här, men dessa uppgifter får rapporteras senare (23 februari och 1 mars).
23 februari Rapportera särskild information och slutlig realekonomisk fördelning till Hermes.
Information om antal årsarbetskrafter, medelantal anställda, sjukfrånvaro, beställningsbemyndiganden, äldre bemyndiganden, förbrukningstakten för inomstatliga oförbrukade bidrag samt ansvarsförbindelser ska rapporteras som s.k.
Särskild information i Hermes (se Kommentarer).
Den realekonomiska fördelningen av anslagsutfall rättas om utfallet har ändrats sedan tidigare rapportering.
23 februari Rapportera eventuella rättelser i
Hermes. Jfr kapitel 5, Kontrollera en sista gång.
Om något har ändrats i årsredovisningen som syns i rapporteringen, måste det rättas även i Hermes (se Kommentarer).
1 mars Rapportera avstämning av
betalningar till Hermes. Om allt var klart samtidigt med bokslutet bör ni ha rapporterat detta redan den 15 februari, men om något har rättats i ett sent skede kan en ny rapportering behöva göras senast den 1 mars för att det ska bli rätt.
Kommentarer
Tidsplaneringen av genomförandet
Några av de angivna senaste datumen för rapportering till Hermes är exakta, men de övriga datumen eller intervallen är ungefärliga. De är satta så att det ska vara möjligt att ha bokföringen preliminärt färdig före slutet av januari. Då bör ni få en rimlig tid för att färdigställa årsredovisningen med alla noter och för att ha de finansiella uppgifter som behövs för resultatredovisningen tillgängliga i tid.
I en stor eller komplex myndighet kan många av momenten behöva tidigareläggas ytterligare någon vecka. Det kan exempelvis bero på att viktiga delar av
resultatredovisningen är beroende av att slutliga finansiella uppgifter är klara, eller att myndighetens ledning vill ha lite längre tid för att ta ställning till frågor om årsredovisningens utformning.
I en mindre myndighet med snabba beslutsvägar kan det gå bra att senarelägga en del moment någon vecka. Observera i så fall viktiga datum för rapportering till Hermes på esv.se. Tänk också på att kvaliteten i rapporteringen måste säkerställas. Självklart måste det också finnas tid för beslut och för ledningens överväganden inför ett beslut före den 22 februari.
Att ha hunnit långt i god tid kan leda till att Riksrevisionen i högre grad kan granska årsredovisningen innan den beslutas och upptäcka eventuella brister, så att din myndighet kan åtgärda dem. Det finns dock aldrig någon garanti för att
Riksrevisionen kan planera sitt arbete så, utan myndigheten ansvarar alltid själv för att årsredovisningen i sin helhet är riktig.
Stäm av IB mot föregående års UB
IB ska stämmas av mot UB senast i samband med utfallsrapporteringen för första kvartalet, och därefter i princip löpande. IB ska stämma med UB föregående år för varje post i balansräkningen, men undantag kan gälla vid ändrad redovisningsprincip och rättelse av väsentliga fel. Sådana ändringar av jämförelsetalen ska alltid förklaras och motiveras enligt ESV:s allmänna råd till 2 kap. 7 § FÅB.
Undantag kan även gälla om verksamheten har omorganiserats genom överföring av verksamhet från eller till en annan myndighet. Även sådana avvikelser ska förklaras i årsredovisningen.
Brytdag
Brytdagens innebörd beskrivs i ESV:s föreskrifter och allmänna råd till 10 § FBF.
Det är ankomst/avsändandedagen som är avgörande. Med elektronisk fakturering bör normalt dessa dagar vara samma dag för parterna, men det är en fördel att undvika att skicka fakturor mellan den 27 december och 5 januari för att slippa problem med gränsdragningar. Det är inte nödvändigt att fakturor och andra underlag som ska bokföras som fordringar eller skulder har hunnit attesteras och bokföras på brytdagen. Själva registreringen kan göras något senare.
När en faktura kommer in till en skanningscentral eller en annan servicebyrå som myndigheten anlitar, anses den ha kommit in till myndigheten. Skanningscentralen är myndighetens ombud i detta sammanhang.
Stäm av alla balanskonton
Anläggningstillgångar, kundfordringar och leverantörsskulder stäms av mellan reskontra och bokföring. I en del fall kanske din myndighet har andra reskontror.
För vissa poster finns kontoutdrag eller andra underlag från en extern motpart, till exempel Riksgälden. Engagemangsbesked för kontobehållningar, lån och räntor från Riksgälden kan du hämta hem via Riksgäldens webbplats.
För några poster kanske inventeringsprotokoll finns. För övriga poster får ni göra manuella specifikationer vid behov.
Arbetet med avstämning och specifikationer utförs successivt, vartefter
periodiseringar och andra bokslutstransaktioner blir klara. Som ansvarig ska du också bedöma att saldot på varje post är rimligt. När arbetet med att stämma av, bedöma och upprätta specifikationer är klart ska du ha en tydlig kedja från varje rad i balansräkningen, via eventuell not, till specifikationer som i sin tur kan verifieras. I undantagsfall kan det vara tillräckligt med enbart en not som specifikation.
Värdering av tillgångar och skulder
Fordringar och andra tillgångar, liksom skulder och avsättningar, ska värderas vid bokslut. Det som nästan alla berörs av är att bedöma om kundfordringar och övriga kortfristiga fordringar behöver skrivas ned.
För materiella och immateriella anläggningstillgångar ska din myndighet bedöma behovet av nedskrivningar eller förändrad avskrivningsplan. Det kan exempelvis bli aktuellt när en tillgång har förlorat mer i värde under året än avskrivningsplanen ger uttryck för. Vissa lånefordringar ska diskonteras till nuvärde av framtida betalningar.
Finansiella instrument som innehas för att ge avkastning eller värdestegring ska värderas till marknadsvärde. Det berör i första hand myndigheter som förvaltar obligationer eller andra värdepapper i fonder eller garantiverksamhet, men kan även beröra andra myndigheter (se 5 kap. FÅB).
Ni ska även göra bedömningar för övriga balansposter. På skuldsidan ska
myndigheten bedöma behov av periodisering av kostnader som leder till att upplupna kostnader eller avsättningar ska tas upp. Avsättningar för delpensioner eller
pensionsersättningar stäms av mot underlag från SPV. På tillgångssidan ska ni bedöma behov av periodisering av intäkter och kostnader som leder till att upplupna intäkter eller förutbetalda kostnader ska tas upp.
Rapportering till Hermes – tidpunkter och andra krav
Reglerna om inrapportering finns i ESV:s föreskrifter och allmänna råd till 21 § FBF.
Det gäller vad som ska rapporteras, beloppsgränser och en del om kvalitetskrav.
Dessa bör du läsa noga och tänka igenom vad olika krav innebär. Vid sidan av dessa regler finns även S-kodsspecifika regler i ESV:s föreskrifter om S-koder. De ger
ytterligare vägledning. Observera att sedan den 1 januari 2020 publiceras samtliga inrapporteringsdatum på esv.se senast den 30 juni året före det aktuella budgetåret.
Alla rapporteringstidpunkter till Hermes gäller exakt. Det betyder att det datum som är angivet är det senaste datumet för när myndigheten ska rapportera uppgifterna i Hermes. Men myndigheten kan förstås rapportera tidigare än angivet datum om underlaget är färdigt. Det kan förekomma att ordinarie datum flyttas genom ett aktivt beslut. Därför är det viktigt att du kontrollerar kalendern för Hermes och särskilda beslut från ESV.
Kommentarer på S-koder
Myndigheter som har stora förändringar i S-kodsutfallet mellan åren ska lämna kommentarer i Hermes. Kravet gäller bara vissa S-koder och när förändringen mellan åren överstiger vissa gränsvärden. Kommentarerna lämnas fyra gånger per år i samband med att myndigheterna rapporterar sin anslagsfördelning (se vidare information på esv.se).
Vad händer den 15 februari?
Inrapporteringen av fullständig redovisningsinformation senast den 15 februari används i ESV:s arbete med underlaget för årsredovisningen för staten och för viss slutkorrigering av nationalräkenskapsstatistiken för det gångna året. Därför är det viktigt att detta i allt väsentligt är den slutliga inrapporteringen.
De myndigheter som ingår bland de 40 största myndigheterna ska dessutom lämna Särskild dokumentation till ESV.
Är din myndighet en av de största myndigheterna som har lämnat Särskild dokumentation, ska inrapporteringen stämma överens med dokumentationen.
Eftersom myndighetens chef normalt har beslutat om den särskilda dokumentationen, förutsätts informationen i allt väsentligt vara slutlig och riktig.
Särskild information i Hermes
Här ska ni rapportera uppgifter som ESV behöver för underlaget till årsredovisningen för staten eller kompletterande statistik i vissa fall, men som inte direkt finns med i utfallsinformationen för balans- och resultaträkningen eller anslag och inkomsttitlar.
Uppgifterna hämtas från årsredovisningen. Tänk på följande:
− Uppgifter om antal årsarbetskrafter och anställda ska stämma med
Sammanställningen över väsentliga uppgifter i årsredovisningen. Var noga med definitionerna av dessa begrepp.
− Uppgifter om sjukfrånvaro ska din myndighet lämna i årsredovisningen enligt reglerna i 7 kap. 3 § FÅB och inrapporteringen ska stämma med detta.
− Uppgifter om beställningsbemyndiganden ska stämma med uppgifterna i anslagsredovisningen.
− Uppgifter om äldre beställningsbemyndiganden ska stämma med uppgifterna i anslagsredovisningen.
− Uppgifter om ansvarsförbindelser ska stämma med uppgifter inom linjen i balansräkningen.
− Uppgifter om förbrukningstakten för inomstatliga oförbrukade bidrag ska myndigheten lämna i årsredovisningen enligt föreskrifterna till 7 kap. 1 § FÅB och inrapporteringen ska stämma med detta.
− Observera särskilt vilken enhet (kronor, tusental kronor, antal etc.) som ska användas i de olika inrapporteringsfälten i Hermes.
Rättelser efter den 15 februari
Om utfallsinformationen i årsredovisningen ändras efter den 15 februari måste även rapporteringen i Hermes ändras, så att de stämmer överens. Informationen måste överensstämma, eftersom Hermesuppgifterna används i redovisningen till riksdagen i skrivelsen Årsredovisning för staten.
Observera att den realekonomiska fördelningen av anslagsutfall inte behöver vara exakt. Om det handlar om en liten differens eller ett litet fel behöver det därför inte rättas. Däremot bör ni kontrollera att den realekonomiska fördelningen av anslagen i F-avsnittet i Hermes inte har slagits ut eller blivit helt felaktig som följd av den sista inrapporteringen i januari.
4 Presentera i årsredovisningen
I det här kapitlet beskriver vi viktiga moment i arbetet med själva årsredovisningen som dokument. Alla obligatoriska uppgifter ska finnas med och de ska utformas i enlighet med reglerna. Här går vi inte igenom hur-frågorna i detalj, utan du behöver läsa reglerna i framför allt FÅB noga för att göra rätt.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
25 januari–
10 februari Skriv in resultaträkning,
balansräkning, anslagsredovisning och eventuell finansieringsanalys i årsredovisningsdokumentet.
De olika finansiella rapporterna ska ställas upp enligt bestämmelserna i bilaga 1–4 till ESV:s föreskrifter till FÅB.
För balansräkning, resultaträkning och finansieringsanalys får posternas namn ändras och nya poster får tillföras. Ordningsföljden och rubrikernas namn får däremot inte ändras.
Det är bara större myndigheter som behöver göra finansieringsanalys (se 2 kap. 4 § FÅB).
25 januari–
10 februari Kommentera anslagsutfall. Myndigheten ska kommentera utfallet för anslag och för bemyndiganden, särskilt om utfallet avviker från regleringsbrevet (se 6 kap. 1 § FÅB).
Kommentarerna kan läggas i noter eller i kommentarer direkt i anslutning till anslagsredovisningen.
25 januari–
10 februari Upprätta alla obligatoriska noter och
andra noter som behövs. Gör detta stegvis, allteftersom avstämningen är klar. Noter ska finnas om det behövs för att förstå de finansiella rapporterna (se 2 kap. 6 § FÅB).
För många poster finns särskilda regler för noterna i ESV:s föreskrifter och allmänna råd till 7 kap. 1 § FÅB (se Kommentarer).
25 januari–
10 februari Skriv in uppgifter enligt
återrapporteringskrav och villkor i regleringsbrevet.
Redovisning mot återrapporteringskrav och finansiella eller andra villkor skrivs in, ofta lämpligast bland noterna (om de inte hör till resultatredovisningen).
Samordna vid behov med
resultatredovisningen, så att informationen hänger ihop.
25 januari–
10 februari Skriv in beskrivningen av tillämpade
redovisningsprinciper. Ofta kan du använda föregående års
beskrivning, men var noggrann med att få med eventuella ändringar av principer och uppgifter om eventuella rättelser av fel med motivering.
Glöm inte förbättringar av tidigare års beskrivning som bör göras, efter egna eller revisorernas förbättringsönskemål och ändrade regler och rutiner.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
Början av
februari Skriv in alla uppgifter i
Sammanställningen av väsentliga uppgifter.
Uppgifter för fem år anges i enlighet med bestämmelserna i 2 kap. 4 § FÅB.
1–15 februari Stäm av alla viktiga uppgifter mellan finansiella rapporter med noter och resultatredovisningen.
Resultatredovisningens information om framför allt kostnader och intäkter ska normalt stämma direkt överens med resultaträkningen, noterna och/eller anslagsredovisningen.
I annat fall bör skillnader kommenteras (se 3 kap. 2 § FÅB). Ofta är det då lämpligt med en avstämningsbilaga så att sambanden lätt kan identifieras.
15 februari Upprätta Särskild dokumentation till ESV – ett utdrag ur förslaget till årsredovisning. Berör endast stora myndigheter.
De cirka 40 största myndigheterna (se förteckning 2 kap. 3 § FÅB) ska upprätta en Särskild dokumentation som beslutas av myndighetens chef och lämnas in senast denna dag (se Kommentarer).
10–15 februari Skriv in alla uppgifter om ledande befattningshavare och eventuell styrelse.
Kontrollera att allt verkar rätt och fullständigt och skriv in uppgifterna (se 7 kap. 2 § FÅB).
Om du är osäker på om en viss uppgift behöver vara med är det bättre att ta med någon onödig information än att obligatorisk information saknas.
Observera att sidouppdrag ska redovisas både för personer som haft uppdragen under året och för en eventuell ny styrelseledamot eller ledande företrädare.
10–15 februari Skriv in underskriftsmening och
beslutsfattare. Det finns två olika underskriftsmeningar (se 2 kap. 8 § FÅB). Den ena gäller alla myndigheter.
Den andra gäller dessutom för myndigheter med internrevision.
Var noga med att du kontrollerat vilka som sitter i styrelsen vid beslutstillfället, så att inga namn saknas (se Kommentarer).
Kommentarer Noter
Det finns generella krav på att ha noter eller tilläggsupplysningar när det behövs för att förstå informationen. Dessutom finns uttryckliga krav på noter i ESV:s
föreskrifter och allmänna råd till 7 kap. 1 § FÅB för de poster i resultaträkningen och balansräkningen som vi listar i detta avsnitt. Kraven gäller under förutsättning att posten finns med i de finansiella rapporterna. Vad som krävs för olika poster kan du läsa om i nämnda föreskrifter och allmänna råd.
Poster i resultaträkningen med uttryckliga krav på noter:
− Intäkter av avgifter
− Finansiella intäkter och kostnader
− Kostnader för personal
− Intäkter av avgifter m.m. som inte disponeras
− Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag
− Lämnade bidrag
− Årets kapitalförändring
− Avsättningar till/upplösning av fonder för transfereringsändamål.
Poster (rubriker) i balansräkningen med uttryckliga krav på noter:
− Immateriella anläggningstillgångar
− Materiella anläggningstillgångar
− Beredskapstillgångar
− Andelar i hel- och delägda företag
− Andra långfristiga värdepappersinnehav
− Långfristiga fordringar
− Utlåning
− Varulager
− Övriga kortfristiga fordringar
− Avräkning med statsverket
− Värdepapper och andelar
− Myndighetskapital
− Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser
− Övriga avsättningar
− Avsättningar för garantier (finansiella garantiavtal)
− Avsättningar för avhjälpande av miljöskador
− Lån i Riksgäldskontoret
− Andra långfristiga skulder
− Räntekontokredit i Riksgäldskontoret
− Övriga kortfristiga skulder
− Depositioner
− Periodavgränsningsposter
− Redovisning inom linjen – Ansvarsförbindelser.
Dessutom finns några ytterligare generella upplysningskrav som inte är knutna till en viss post i resultaträkningen eller balansräkningen. Exempel är att avgifter enligt 4 § avgiftsförordningen ska särredovisas, EU-medel ska särredovisas i vissa fall och mer generellt att information som är väsentlig för regeringens uppföljning och prövning av verksamheten ska finnas med. För att kunna säkerställa att all obligatorisk
information finns med måste du därför noggrant läsa både 7 kap. 1 § och de mer allmänna reglerna om årsredovisning i 2 kap. 4–7 §§ FÅB med ESV:s föreskrifter och allmänna råd.
Särskild dokumentation
Endast de cirka 40 största myndigheterna berörs av Särskild dokumentation, som ska lämnas till ESV för att möjliggöra den korta tidsplanen för arbetet med underlaget till årsredovisningen för staten. Dokumentationen består av det befintliga förslaget till årsredovisningens finansiella rapporter med noter så långt detta är klart. Även beskrivning av redovisningsprinciper och andra tilläggsupplysningar bör tas med om det i huvudsak är färdigt. Om årsredovisningen redan skulle vara beslutad den 15 februari, skickar ni in den beslutade årsredovisningen och behöver inte fatta något särskilt beslut om Särskild dokumentation.
Det är alltså inte tänkt att din myndighet ska göra något större arbete med dokumentationen, utan ni tar helt enkelt förslaget till årsredovisning, utom
resultatredovisningen, så långt ni har kommit den 15 februari. Det extra arbetet är att kontrollera att dokumentationen stämmer överens med inrapporteringen i Hermes och att ni bokar tid för beslut så att den blir underskriven av myndighetens chef. I en stor myndighet kan det vara svårt att få tid med myndighetschefen för detta
dokument som fortfarande är av preliminär natur. Därför är det tillåtet att låta myndighetschefen bemyndiga en annan person, exempelvis ekonomidirektör eller administrativ chef, att fatta beslut om den särskilda dokumentationen.
Underskriftsmening och beslutsfattare
Rätt underskriftsmening, rätt beslutsfattare och att rätt personer skriver under årsredovisningen är av mycket stor betydelse. Det förekommer att Riksrevisionen bedömer att årsredovisningen ur revisionssynpunkt inte alls har lämnats, om underskriftsmening saknas eller om personer i en styrelse saknas i årsredovisningen.
Det leder då självfallet till en modifierad revisionsberättelse även om myndigheten senare lämnar in en årsredovisning som betraktas som avlämnad.
Hos ESV kan den här typen av brister leda till merarbete med underlaget till årsredovisningen för staten.
5 Kvalitetssäkra, besluta och expediera
I det här kapitlet går vi igenom vid vilken tidpunkt myndigheten ska kvalitetssäkra, besluta och expediera årsredovisningen, samt beskriver hur och varför arbetet ska göras, med hänvisningar till viss fördjupning.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
14 februari Kontrollera att inrapporteringen i Hermes stämmer överens med årsredovisningen.
Pricka varje rad i resultaträkningen,
balansräkningen och anslagsredovisningen – inklusive redovisningen mot inkomsttitlar – mot respektive rapporter i Hermes.
Om något skiljer sig åt, måste det rättas.
15 februari Besluta och lämna in Särskild dokumentation till ESV – gäller endast de cirka 40 största myndigheterna.
Inlämningsdagen kan vara tidigarelagd om den 15 februari är en lördag eller söndag.
Beslut fattas av myndighetens chef eller av den som chefen särskilt har utsett (se föregående kapitel).
Särskild dokumentation lämnas till ESV i elektronisk form (pdf) till samma e-postadress som årsredovisningen. När den 15 februari har infallit på en lördag eller söndag, har regeringen vanligen fattat särskilt beslut om att ESV får begära in handlingen på fredagen före.
10–20 februari Kontrollera en extra gång att årsredovisningens alla obligatoriska delar finns med.
Se Kommentarer.
10–20 februari Kontrollsummera viktiga tabeller så
att ni undviker onödiga fel. Det är tråkigt med onödiga småfel och ibland kan det få stora konsekvenser om de finansiella rapporterna, noterna eller andra viktiga tabeller inte summerar.
10–20 februari Kontrollera en extra gång att alla som ska underteckna
årsredovisningen verkligen finns med.
Om någon styrelseledamot saknas, är det troligt att Riksrevisionen anser att årsredovisningen inte är beslutad i behörig ordning och då ur revisionssynpunkt inte alls anses vara inlämnad.
10–20 februari Kontrollera att
underskriftsmeningen är rätt inskriven.
Se 2 kap. 8 § FÅB.
10–22 februari Fatta beslut om årsredovisningen. Beslutsordningen för din myndighet ska följas.
I en del myndigheter innebär chefens underskrift att beslutet har fattats, i andra fall har myndigheten en ordning med särskilda protokoll för beslutet.
Om myndigheten har en styrelse ska det framgå av protokollet att styrelsen beslutat om årsredovisningen.
10–22 februari Se till att årsredovisningen skrivs
under av alla berörda. Om din myndighet inte har en styrelse, skriver myndighetens chef under årsredovisningen.
Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?
Om myndigheten har en styrelse ska alla ledamöter skriva under, oavsett om de närvarar vid styrelsemötet eller inte.
Lämpligen tas originalet med till mötet för underskrift. Det är den sittande styrelsen som ska skriva under.
Om alla inte är närvarande eller om
årsredovisningen av någon anledning inte kan skrivas under vid beslutstillfället, måste ni kontakta varje person individuellt och komma överens om när underskriften kan göras. Alla underskrifter måste finnas på originalet (myndighetens arkivexemplar) innan Riksrevisionen lämnar sin revisionsberättelse, dvs. absolut senast omkring den 20 mars.
Den årsredovisning som myndigheten lämnar in till regeringen och de övriga angivna mottagarna, behöver däremot endast ha namnen i tryckstil.
22 februari Expediera årsredovisningen i
elektronisk form. Efter beslutet och senast den 22 februari ska årsredovisningen lämnas till regeringen och dessutom till bl.a. ESV och Riksrevisionen (se Kommentarer).
Årsredovisningen ska skickas med e-post i elektronisk form som pdf-fil. Informationen i filen ska vara sökbar. En skannad papperskopia uppfyller inte kraven.
Om sekretesskäl förhindrar att
årsredovisningen lämnas i elektronisk form, får myndigheten i stället lämna den i pappersform.
22 februari Kontrollera en sista gång att alla uppgifter överensstämmer mellan Hermes och årsredovisningen.
Resultaträkning, balansräkning, anslag och inkomsttitlar måste vara rätt rapporterade.
Om något avviker måste det ovillkorligen rättas i Hermes.
Även s.k. Särskild information ska stämma med årsredovisningen.
Observera att en liten rättelse, t.ex. mellan olika kostnadsslag i bokföringen, inte alltid syns i årsredovisningen.
Mars Det är inte tillåtet att ändra eller komplettera årsredovisningen när den är klar.
Även om ni själva eller revisorerna upptäcker fel, får årsredovisningen inte ändras eller kompletteras efter sista datum (22 februari).
Kommentarer
Årsredovisningens obligatoriska delar
Att årsredovisningen är fullständig kan ses som självklart, men det kan få stora konsekvenser om ni missar att ta med någon sida eller någon uppgift (se 2 kap. 4–8
§§ och 7 kap. 1–3 §§ FÅB). Säkerställ därför en sista gång att ni har med all information enligt följande:
− Resultatredovisning
− Resultaträkning
− Balansräkning
− Anslagsredovisning inklusive redovisning mot inkomsttitlar
− Noter
− Beskrivning av tillämpade redovisnings- och värderingsprinciper samt eventuell information om byte av redovisningsprinciper och rättelser av fel från tidigare år
− Eventuell finansieringsanalys
− Sammanställning av väsentliga uppgifter
− (Annan) information av väsentlig betydelse för regeringens uppföljning och prövning
− Eventuell information om vissa händelser efter räkenskapsårets utgång
− Underskriftsmening(ar)
− Underskrift(er).
Till vilka ska ni lämna årsredovisningen?
I ESV:s föreskrifter till 1 kap. 3 § FÅB anges vilka som ni ska skicka årsredovisningen till:
− regeringen (berört fackdepartement)
− Ekonomistyrningsverket
− Finansdepartementet
− Riksdagens utredningstjänst
− Riksrevisionen
− Statskontoret.
Om frågor om totalförsvaret behandlas ska årsredovisningen även lämnas till Försvarsdepartementet och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.
E-postadresser till alla mottagarna brukar publiceras under Fråga ESV. Din
myndighet ansvarar dock själv för att ni har rätt adresser och att årsredovisningen har lämnats i tid till rätt mottagare.
