Principer för handlingsbarhet

Perspektivet handlingsbarhet försöker framhäva de primära syftena med ett IT-system. De ska stödja kommunikation och handling.

Enligt Cronholm & Goldkuhl (2006), som refererar till Cronholm et al (2003) och Ågerfalk et al (2002), är ett IT-system handlingsbart när en användare:

• enkelt kan förstå vad som ska göras med systemet (tydlig handlingsrepetoar).

• kan ”säga” det han/hon vill genom systemet (tillgodose kommunikationsbehov).

• förstår konsekvenser av föreslagna och genomförda handlingar (handlingstransparent).

• direkt ser att det han/hon försökte göra blev gjort (tydlig feedback). • enkelt får hjälp med att veta vad som gjorts tidigare (tydligt och

lättåtkomligt verksamhetsminne).

• vet vem som sagt vad (”aktörstydlighet”).

• förstår använda begrepp (känd och begriplig vokabulär).

• förstår kommunikativ avsikt med olika meddelande (intentionellt tydlig).

• får bra stöd för handlande i verksamheten (handlingsstödjande). • har entydig och klar förståelse av olika handlingsuttryck (god

begrepps- och handlingskonsistens)

• har lämpliga handlingsalternativ tillgängliga i en behovssituation (handlingstillgängligt)

• har överblick över olika handlingssteg i en process och var han/hon befinner sig för tillfället (god handlingsöversikt)

• vet om och i så fall hur och när en utförd handling kan ändras (ändringsbart)

• endast behöver registrera/kommunicera relevant information (relevanta kommunikationskrav)

• erhåller förväntade/önskvärda effekter i IT-systemet i form av relevant bearbetning och lagring av meddelanden (skapande av goda kommunikationsförutsättningar)

• erhåller förväntade/önskvärda effekter genom att IT-systemet producerar/distribuerar relevanta meddelanden till andra användare (adressatrelevant kommunikation)

• erhåller förväntade/önskvärda effekter genom att IT-systemet producerar/distribuerar meddelanden till andra användare på lämpligt sätt; exempelvis lämplig tid, lämplig plats/media, lämplig form (adressatanpassad kommunikation).

Nedan har vi valt att mer ingående beskriva de principer som vi anser är mest relevanta att ta hänsyn till när det gäller e-handelssajter. Vi anser att de principer som vi inte väljer ett beskriva mer ingående inte har någon betydelse för den kommunikationsprocessen vi studerar.

Enkelt förstår vad som ska göras med systemet (tydlig handlingsrepetoar)

Detta kvalitetsideal handlar om att IT-systemet på ett tydligt och begripligt sätt visar den handlingsrepetoar som erbjuds, med andra ord vilka

verksamhetshandlingar som kan utföras i en given situation. IT-systemet ska tydligt informera om vilken typ av handling som erbjuds. Ett konkret exempel på att ha en tydlig handlingsrepetoar är att använda sig av knappar och andra skärmelement där man anger både beteckningen på handlingen och beteckningen på det aktuella objektet, exempelvis ’registrera order’. Att använda sig att det språkbruk som normalt används i verksamheten är ett annat sätt att bidra till förtydligande (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Enkelt tar sig till önskad plats i systemet (lättnavigerat)

Denna princip innebär att ge stöd för navigering i IT-systemet där en önskad verksamhetshandling kan utföras. Exempel på en verksamhetshandling kan vara att användaren vill utföra en registrering eller enbart söka information om något. För att användaren lätt ska kunna orientera sig i IT-systemet bör även en spårbarhet av navigeringen visas (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Förstår konsekvenser av föreslagna och genomförda handlingar (handlingstransparent)

IT-systemet ska reagera på användarens verksamhetshandling genom att utföra en systemhandling. En verksamhetshandling kan exempelvis innebära en uppdatering av kundinformation. IT-systemets handling innebär att verksamhetsminnet (kunddatabasen) förändras. IT-systemet ska vara utformat så att användaren i förväg förstår att verksamhetshandlingen innebär att verksamhetsminnet förändras (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Direkt ser att det han/hon försökte göra blev gjort (tydlig feedback)

Att IT-systemet har en tydlig feedback innebär att det alltid ska ge ett svar på utförd verksamhetshandling. Svaret kan ge en beskrivning på vad IT-systemet har gjort för att på så sätt stödja användarens uppfattning om vad som inträffat. Svaret kan bestå av exempelvis ett meddelande eller en förändring av det aktuella skärmdokumentet som gör att användaren förstår att verksamhetsminnet har förändrats. IT-systemet kan även ge feedback på navigeringshandlingar och detta sker i regel naturligt genom att systemet utför en förflyttning till en annan plats i systemet (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Enkelt får hjälp med att veta vad som gjorts tidigare (tydligt och lättåtkomligt verksamhetsminne)

Användaren ska lätt kunna komma åt tidigare utförda handlingar. Verksamhetsminnet kan bestå av både historisk information, vilka handlingar som tidigare utförts, och förväntade handlingar, handlingar som bör utföras, samt andra förutsättningar för handlingars utförande (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Förstår använda begrepp (känd och begriplig vokabulär)

Det språk som används i IT-systemet ska motsvara verksamheten och användarnas språk. Det ska finnas förklaringar till samliga begrepp och i relation till detta en beskrivning av de handlingar som kan utföras genom IT-systemet. Det får alltså inte finnas någon tveksamhet om innebörden i de begrepp som används (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Entydig och klar förståelse av olika handlingsuttryck (god begrepps- och handlingskonsistens)

Denna princip innebär att användaren har en entydig och klar förståelse av olika handlingsuttryck. För att minimera risken att användaren blir förvirrad bör man undvika inkonsistenta uttryck. Uttrycken bör heller inte skifta i betydelse (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Lämpliga handlingsalternativ tillgängliga (handlingstillgängligt)

Denna princip innebär att lämpliga handlingsalternativ alltid ska finnas tillgängliga när de behövs. De lämpliga handlingsalternativen bör finnas lättillgängliga, det vill säga finnas där användaren befinner sig (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Överblick över olika handlingssteg (god handlingsöversikt)

Denna princip innebär att man bör ha en bra översikt över olika handlingssteg i en process och kunna se vart i processen man befinner sig (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Om och i så fall hur och när en utförd handling kan ändras (ändringsbart)

Ett handlingsbart IT-system är ändringsbart. Detta innebär att man ska kunna ångra tidigare utförda handlingar. Även ifall alla handlingar inte går att ändra är det viktigt att användaren vet om och när en handling är ändringsbar (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

Endast behöver registrera relevant information (relevanta kommunikationskrav)

Denna princip innebär att ett IT-system bör vara utformat så att endast relevant information behöver registreras. Med detta menar man att informationen ska vara nödvändig samt att informationen inte återfinns på flera olika ställen. Finns information sen tidigare bör denna visas automatiskt. Registrering av irrelevant information kan leda till att användaren blir frustrerad (Cronholm & Goldkuhl, 2006).

5.4 Sammanfattning av kapitlet handlingsbarhet