I FirstOffice kan du tilldela individuella artiklar flera olika priser och varje pris är kopplad till en specifik prislista. Till exempel är det vanligt att grossister har olika priser till olika återförsäljare, detaljister eller kunder. Du kan då göra olika prislistor för dessa olika grupper. Om du har angivit en prislista på en faktura kommer det rätta priset att räknas ut automatiskt.
För att planera och skapa en prisstruktur, följ stegen nedan—
1. Skapa artiklarna med baspris. Detta beskrivs tidigare i detta kapitel.
2. Varje prislista (kund, detaljist och återförsäljare) ska definieras i inställningen Prislistor.
3. För varje prislista ska artiklarnas pris beräknas, det vill säga att det skapas ett pris i registret Priser. Varje artikel från de olika prislistorna får ett eller flera priser i registret Priser. I vårt fall blir det tre priser per artikel, ett pris per målgrupp. Om en prislista specificeras i en faktura kommer FirstOffice att leta fram den lämpliga och unika posten som representerar den angivna artikeln i den prislistan.
4. Varje kund kan nu tilldelas en prislista. När fakturan skapas för dessa kunder kommer prislistan att föreslås automatiskt. Om artikeln inte finns angiven på den aktuella prislistan, används baspriset.
Nedan beskrivs steg 2 och 3 mer ingående.
Prislistor
För att skapa en ny prislista, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn eller välj ‘Inställningar’ från menyn Arkiv. Dubbelklicka på ‘Prislistor’ i listan ‘Inställningar’ och klicka på knappen [Ny] i knappraden.
Kod Ange en unik kod som kan användas för att indentifiera prislistan på andra ställen i FirstOffice.
Beskrivning Ange en passande rubrik på prislistan eller ett beskrivande namn.
Moms Välj alternativet exklusive om priset ska exkludera moms eller välj alternativet inklusive om priset ska inkludera moms. Om en prislista angiven med inkusive på en faktura kommer à-pris, belopp och summa inkludera moms. Men om en prislista som är angiven med exklusive kommer à-pris och belopp att exkludera moms.
I båda fallen gäller dock i första hand den momskod som eventuellt finns angiven på artikeln eller i inställningen Kontering (Kund).
Kapitel 5: Inställningar - Personer
Priser
Det är möjligt att skapa flera alternativa priser för varje artikel. Priserna är sparade som poster i registret Priser, en post per pris och artikel. Den här funktionen kan användas när uppgifterna ovan. Artiklarna och prislistorna (som har blivit definierade) har slutförts.
Det gör att det finns en unik post i registret Priser för varje kombination av artikel/prislista, vilket i sin tur innebär att användningen av prislistor i fakturor blir extremt snabb. FirstOffice kommer att förhindra dig från att registrera en prispost för en artikel/prislista kombination om det redan finns en sådan registrerad genom att visa felmeddelandet ‘Redan registrerad’
För att registrera en ny prispost, öppna Inställningen Priser genom klicka på ikonen ”Inställningar” på Huvudmenyn och dubbelklicka på Priser, klicka på knappen [Ny] i knappraden. Skriv in artikelnumret på en redan registrerad artikel, tryck sedan på enter- eller returtangenten. Artikelnamnet från registret Artiklar kommer att finnas i fältet Namn. Registrera det önskade priset, specificera en prislista, igen använd dig av funktionen ‘Klistra in Special’ och klicka sedan på knappen [Spara] i knappraden.
När en faktura skapas i namnet av en viss kund, kommer en prislista specificerad för denna kunden att innehålla det använda priset. Priset från lämplig prislista kommer att finnas förinställt så fort en kund blir registrerad på en faktura.
Påminnelsetexter
FirstOffice kan skriva ut påminnelser till kunder som är sena med sina betalningar. En separat påminnelse skrivs ut för varje förfallen faktura och kan innehålla olika textmeddelanden beroende på vilket nummer i följden den tidigare påminnelsen hade. Texterna anges i den här inställningen.
När du först väljer inställningen ‘Påminnelsetexter’ visas fönstret
‘Påminnelsetexter: Bläddra’ innehållande tidigare registrerade påminnelsetexter. Dubbelklicka på en av dem för att kontrollera och redigera posten eller lägg till en ny genom att klicka på knappen [Ny] i knappraden.
Påminnelser skrivs ut via funktionen ‘Dokument’.
Kapitel 5: Inställningar - Räkenskapsår
Räkenskapsår
FirstOffice har en flerårig databas. I denna inställning kan du definiera flera räkenskapsår. För varje räkenskapsår anger du en kod. Räkenskapsåret kan omfatta 6 till 18 månader. Koden som du anger för varje år kommer att användas som ett prefix framför de verifikat som registreras i redovisningen.
För att öppna denna inställning, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på ‘Räkenskapsår’ i listan ‘Inställningar’.
Fyll i alla fälten som är beskrivna ovan. Sedan, för att spara ändringarna och stänga fönstret, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna klickar du i stängningsrutan.
Notera att räkenskapsår ska registreras i fälten i kronologisk ordning så som i illustrationen nedan. Du ska inte fylla i det nya året först i listan, ej heller ta bort ett föregående räkenskapsår.
FirstOffice kommer att varna så fort man försöker att registrera ett verifikat vars datum är utanför det angivna räkenskapsåret.
Stilar
I den här inställningen kan du ange olika typer av typsnitt/fonter som kan användas i dina dokumentmallar. Den säkerställer också att typsnittet behåller sitt utseende vid utskrift.
Dubbelklicka på ‘Stilar’ i listan ‘Inställningar’ för att öppna fönstret ‘Stilar:
Bläddra’. Här visas de stilar som redan finns definierade.
Dubbelklicka på en stil i listan för att ändra den. För att lägga till en ny post, klicka på knappen [Ny] i knappraden eller använd kommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh) på tangentbordet. Alternativt, välj en stil liknande den nya som du vill registrera och klicka på knappen [Kopia] i knappraden.
Kapitel 5: Inställningar - Stilar
Kod Koden för stilen.
Kommentar En beskrivning av stilen.
Mac/Windows/Linux Font
Klistra in Special Typsnitt som finns tillgängliga i din dator.
Namnet på typsnitt-/fontfilen, så som den visas i mappen Windows eller i systemfilen.
Mac/Windows/Linux Storlek
Storleken på typsnittet i punkter.
Stil Välj en av de tillgängliga stiltyperna.
Ställ in typsnittet/fonten, storleken och stilen för Macintosh och Windows, beroende på vilken typ av maskin som du använder.
Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara ändringarna och stänga fönstret, eller klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara ändringarna. Stäng sedan bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan igen.
Veckor
Denna inställning används för att definiera veckonummer som visas i sexmånaders- och månadsöversikten i kalendern (för mer information se avsnittet ‘Registret Personer’, kapitel 8). Veckonummer kan variera från land till land och det beror på när året börjar.
FirstOffice stödjer veckoposter. För att lägga till en post, dubbelklicka på
‘Veckor’ i listan ‘Inställningar’, klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden när bläddrafönstret öppnas. Om en veckopost redan finns registrerad, kommer den att finnas med i listan i bläddrafönstrer. Dubbelklicka på den för att lägga till information.
Slutför matrisen för varje år som används, se ovanstående illustration (åren behöver ej registreras i kronologisk ordning, men de får endast registreras en gång). Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara registreringen, klicka sedan i stängningsrutan för att stänga fönstret.
Kapitel 6: FirstOffice Register