HansaWorld
FirstOffice
Ett integrerat affärssystem för Macintosh, Linux och Windows.
© 2003 HansaWorld All rights reserved 5.3 2007-10-09
Förord
FirstOffice är ett kraftfullt affärssystem för Windows och Macintosh datorer.
Programmet är praktiskt taget identiskt för de två miljöerna, och de är utformade för att göra din administration och redovisning så enkel och snabb som möjligt.
I de delar där Macintosh- och Windowsversionerna skiljer sig åt, beskriver manualen båda versionerna. Men de flesta illustrationerna är hämtade från Windowsversionen.
Text inom raka parenteser - [Spara], [Avbryt] – refererar till knappar på bildskärmen.
Hur manualen är organiserad
Introduktion Installation av FirstOffice samt grundläggande begrepp.
Gränssnitt FirstOffice grundläggande komponenter: register, fönster, menyer, funktioner och knappar.
FirstOffice och ditt företag
Om FirstOffice funktion i ditt företag, integrationen mellan de olika registren.
Börja arbeta Registrering av ingående saldon.
Inställningar Inställningar och parametrar. Systemanvändning.
Huvudmeny Kontoplan, kunder, leverantörer, artiklar (produkter och tjänster) och priser.
Register Fakturor, inbetalningar, leverantörsfakturor, utbetalningar och verifikat.
Personligt Registrera och granska möten i dags-, vecko- eller månadsöversiktena i kalendern.
Dokument Skriva ut fakturor och andra dokument.
Rapporter Skriva ut rapporter, rapportdefinitioner och nedbrytbara rapporter.
Export Exportera textfil. Skapa backupfil.
Import Importera textfil. Återställa från backupfil.
Innehållsförteckning
Förord ... II Hur manualen är organiserad... III
Kapitel 1: Introduktion och installation ... 14
Strukturen av FirstOffice ... 14
Arbetsflöde ...16
Fleråriga databaser ...18
Förbereda för installation ... 19
Effektiv hantering ... 19
Planera och förbereda ... 20
Installation ... 21
Systemkrav ...21
Installation ...22
Windows ... 22
Macintosh ... 23
Efter installation ...24
Starta FirstOffice ... 25
Företag och databaser ...25
Skapa ett nytt företag ... 26,27 Import av backup ... 28
Huvudmenyn... 29
Nödvändiga Inställningar. ... 29
Lägga till nya företag ... 31
Databasnyckeln ... 34
Börja i ett nytt bokföringssystem ... 35
Ta backup... 37
Återställa från backup ...40
Uppgradera från tidigare versioner av FirstOffice. ...43
Kapitel 2: Gränssnitten i FirstOffice ... 44,45
Huvudmenyn ...45Knappraden ...46
Pilarna ... 46
Skrivaren ... 46
Företagsrutan ... 47
Huvudmenyn ... 47,48 Menyer och undermenyer ... 49
Menyraden ... 49
Menyn Arkiv ... 49
Utskriftsformat... 50
Skriv ut ... 50
Avsluta ... 50
Menyn Redigera ... 51
Ångra ... 51
Klipp ut... 51
Kopiera ... 51
Klistra in ... 52
Ta bort ... 52
Menyn Post ... 52
Nästa ... 52
Föregående ... 52
Spara ... 53
Avbryt ... 53
Ny ... 53
Kopiera ... 53
Radera... 53
Menyn Fönster ... 54
Menyn Info ... 54
Om FirstOffice ... 54
Fönster ... 55
Bläddrafönster ... 56
Postfönster ... 57
Funktioner ... 58
Klistra in Special ... 59
Pilarna ... 60
Bilagor ... 60
Rapportfönster ... 61,62 Utskrifter ... 63
Sök i rapporter ... 63
Räkna om rapporter ... 63
Nedbrytbara rapporter ... 64
Listfönster ... 65
Fildialoger... 66
Att arbeta med poster ... 67
Befintlig post ...67
Ny post ...67
Kopiera post ...67
Makulera post ...67
Bilagor ...68
Bifoga filer till poster ... 69
Att läsa/öppna bifogade filer ... 69
Bifoga anteckningar eller kommentarer till poster ... 70
Läsa och ändra anteckningar ... 70
Ändra namn på bilagor ... 71
Bifoga poster till andra poster ... 71
Öppna bifogade poster ... 72
Ta bort bilagor ... 72
Rapporter ... 73
Exporter till andra applikationer ... 74
Kortkommandon ... 75
Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag ... 76,77
Interna och externa dokument ...77Verifikat ... 78
Verifikat i FirstOffice ...78
Kundfakturor ... 78,79,80 Inbetalningar ... 81
Leverantörsfakturor ... 82
Utbetalningar ... 83
Kontoplanen ... 84
Vilka behöver information om ditt företag ... 85
Praktisk användning av informationen från redovisningen ...85
Att skaffa kapital ...85
Skatter ...85
Momsredovisning ...85
Nytt år och bokslut ... 86,87,88,89 Kapitel 4: Börja arbeta med FirstOffice ... 90
Registrera data och ingående saldon ...91
Registrera första kunden ... 92
Registrera första leverantören ... 93
Registrera första artikeln ... 93
Ingående saldon i kundreskontran ... 94,95 Ingående saldon i leverantörsreskontran ... 96
Ingående saldon i redovisningen ... 97,98 Registrera inbetalning ... 98,99,100,101,102,103 Importera ingående saldon... 103,104 Skriva ut rapporter ... 104,105
Kapitel 5: Inställningar ... 106,107
Olika typer av inställningar ... 108,109,110
Antal företag ... 110
Skapa en ny automatkontering ... 110,111.112,113 Skapa en ny automatkontering från en befintlig... 114
Förändra en automatkontering ... 115,116 Ta bort en automatkontering ... 117
Aktivitetsklasser ... 118,119 Aktivitetstyper ... 120,121 Avrundning ... 122
Bankfiler ... 123
Betalningssätt ... 124,125 Betalningsvillkor ... 126,127 Datum och nummer ... 128,129 Dokumentmallar ... 130
Redigera objekt ... 130
Textobjekt ... 131
Rad & ram ... 132
Fält... 133
Bild ... 134
Funktioner ... 134
Egenskaper ... 135
PC Skrivare ... 136
Kopior ... 136
Lägg underst ... 136
Utskrift av dokumentmallar ... 136
Funktioner som är relaterade till dokumentmallar ... 136
Företagsdata... 137
Ingående saldon (Ing. saldon)... 138,139
Kontering (kund) ... 140,141,142
Kontering (leverantör) ... 144,145
Konton ... 146
Visa alla konton ...147
Söka efter konto ...147
Inspektera och förändra konto ... 148
Lägga till konto ... 149
Radera konto ... 150
Utskrift av kontoplan ... 150
Konvertering - Konton, Konvertering - Master ... 151,152,153 Kreditgräns ... 154
Låsningar ... 155,156 Momskoder ... 157,158 Perioder ... 159
Personer ... 160,161
Ändra lösenord ...162Prislistor ... 163
Introduktion ...164
Prislistans struktur ...164
Prislistor ...164
Priser ... 165
Påminnelsetexter ... 166
Räkenskapsår ... 167
Stilar ... 168,169 Veckor ... 170
Kapitel 6: Register ... 171,172 Kontakter, kunder och leverantörer ... 173,174,175
Underhåll av kontaktregistret ...176Radera ett kontaktkort ...176
Artiklar ... 177
Förändra en artikel ...178
Radera en artikel ...179
Kapitel 7: Transaktionsregister ... 180,181 Fakturor ... 182,183
Skapa en ny faktura... 184
Posthuvud ... 185
Delfönster 1 ... 186,187 Delfönster 2 ... 188,189,190 Delfönster 3 ... 191
Exempel på fakturaregistrering ... 192
Granska och godkänna fakturor ... 192
Verifikat från fakturor ... 193
Felmeddelanden ... 193
Skriva ut faktura ... 194
Kassafakturor ... 195
Kreditfakturor ... 196
Kreditera del av fakturan ... 197
Menyn Funktioner... 197
Godkänn ... 198
Skapa kreditfaktura ... 198
Inbetalningar ... 199
Skapa en ny inbetalning ... 200,201 Granska och godkänna inbetalningar ... 202
Funktioner ... 203
Godkänn ... 203
À-konto och förskottsbetalning ... 204
Rätta fel vid inbetalningar ... 204
Leverantörsfakturor ... 205,206
Skapa en ny leverantörsfaktura ... 207,208,209,210,211 Exempel på fakturaregistrering ... 212Inspektera och godkänna leverantörsfakturor ... 213
Verifikat från leverantörsfakturor ... 213
Felmeddelanden ... 213
Kreditera en leverantörsfaktura ... 213
Funktioner ... 214
Balansera ... 215
Utbetalningar ... 216
Skapa en ny utbetalning ...216,217,218,219 Exempel på utbetalningsregistrering ...220,221 Funktioner ...221
Beställ ... 222
Avstämd ... 222
Rätta fel vid utbetalningar ...223
Verifikat ... 224
Registrera ett verifikat ...225
Verifikatets sidhuvud ... 226
Verifikatets sidfot ... 227
Exempel på verifikatregistrering ...228,229 Korrigering av verifikat ...230,231 Funktioner ...232
Balansera verifikat ... 232
Byt Debet_Kredit ... 232
Ändringsmarkering ... 233
Kapitel 8: Personligt ... 234
Kalendern ... 235
Öppna kalendern ...235
De fyra kalenderöversikterna ...236
Månadsöversikten ... 237
Veckoöversikten ... 238
Dagsöversikten ... 239
Om det saknas veckonummer ... 240
Rapporten i Kalender ... 241,242 Aktiviteter ... 243
Granska aktiviteter ...244
Registrera en aktivitet ...245
Posthuvud ... 245
Delfönster 1 ... 246
Delfönster 2 ... 247
Färdigställa en aktivitet ...247
Agenda ... 248, 249
Kapitel 9: Rapporter ... 250
Rapporter... 251
Rapportinställningar ... 252
Menyn Funktioner... 252
Artikellista ... 253
Artikelstatistik ... 254
Balansräkning ... 255
Definiera en balansräkning ... 256,257,258 Infoga en rad i balansräkningen ... 259
Radera en rad från balansräkningen... 259
Skriva ut en balansräkning ... 260
Specialfunktioner för balansräkningen ... 261,262
Företagsinformation... 263
Grundbok ... 264,265 Huvudbok ... 266,267 Inbetalningsprognos ... 268,269,270 Journaler ... 270
Korrektionslista ... 271
Kontaktlista ... 272,273 Kundreskontra ... 274,275 Kundstatistik ... 276
Kundutdrag, periodiskt ... 277,278 Leverantörlista... 279,280 Leverantörsreskontra ... 281,282 Lev.utdrag, periodiskt ... 283,284 Momsrapport ... 285,286
Definiera en momsrapport ... 287Utskrift av momsrapport ... 288,289
Resultaträkning ... 290
Definiera en resultaträkning ... 290 Skriva ut en resultaträkning ... 291,292
Råbalans ... 293,294
Systemdokumentation... 295
Utbetalningsprognos ... 296
Kapitel 10: Dokument ... 297
Fakturor ... 300
Kassafakturor/Kreditfakturor ... 301
Kundetiketter... 302
Påminnelser ... 303
Kapitel 11: Exporter ... 304
Exporter ... 305
Artikelstatistik ... 306
Basregister ... 307
Banköverföringsfil ... 308,309 Fakturarader ... 310,311 Företags textbackup, Databas textbackup ... 312,313 Kontaktdata ... 314
Kundstatistik ... 315
Månadssaldon ... 316
Råbalans ... 317
SIE (Svensk standard för Import/Export) ... 318,319 Systemdata ... 320
Kapitel 12: Importer ... 321,322
Automatisk ... 323,324 Om återskapandet misslyckats ... 325Manuell filsökning ... 326,327
SIE (Svensk Standard för Import/Export) ... 328
FirstOffice
Introduktion
och installation
Kapitel 1: Introduktion och installation
FirstOffice är ett integrerat ekonomi- och administrationsverktyg för Windows och Macintosh. Det inkluderar fakturering, leverantörsreskontra och redovisning, samt kalender som kan användas för möten och kontaktpersoner.
I det här introduktionskapitlet kommer vi att ta upp de stegen du behöver följa för att komma igång med FirstOffice. Ämnen som tas upp är bl.a.
installationen och skapandet av en ny databas. Andra ämnen är;
användargränssnittet i FirstOffice, dess struktur, informationsflödet och att börja arbeta. Resterande kapitel beskriver FirstOffice (inställningar som definierar) hur du söker information, detaljer i register, utskrift av dokument och rapporter och slutligen export och import.
Strukturen av FirstOffice
Systemet FirstOffice består av flera register, eller filer där information av en viss typ sparas. De här registren påverkar varandra på många olika sätt. Till exempel sparas informationen om kontakter i ett samlat kontaktregister för både kunder och leverantörer. Informationen i kontaktregistret kan användas av kundfakturor och som i sin tur skapar en transaktion i registret verifikat.
Nedanstående illustration visar de registren som finns tillgängliga i FirstOffice—
Kapitel 1: Introduktion och installation - Struktur
Register i FirstOffice
Registerna är indelade i tre olika sektioner enligt följande–
Personligt Det här registret hjälper dig att organisera din tid förutsatt att du har registrerat möten och andra arbetsuppgifter.
Rutiner Under detta register finner du alla Rapporter, Dokument där du har alla dokumentmallar samt Rutiner. Från rutiner kan du välja import, export, underhåll eller Registrering.
Register Varje register representerar en speciell typ av affärstransaktion. Fakturor, inbetalningar (betalningar som du tagit emot för fakturor), leverantörsfakturor och utbetalningar (som du tagit emot för betalning för leverantörsfakturor) är alla sparade i separata register.
Registret Verifikat är till för alla möjliga transaktioner (d.v.s. kontokortsbetalningar, löner, överföringar mellan bankkonton). Här ligger också dina Kontakter och Artiklar. Till exempel, hämtar kalendern, fakturorna och inbetalningarna sin information ifrån kontaktregistret som egentligen är en lista på kunders namn och adresser.
Sammanlänkningen mellan register i det här systemet är rak och enkel. Om uppgifter registreras i ett register behövs de inte göras om senare i en annat register. Information ska registreras för att återanvändas och ska vara tillgänglig var som helst i systemet, där den behövs. Posterna i register som kundfakturor, leverantörsfakturor och verifikat kan hämta information från registret Konton.
Förutom dessa register, finns ett flertal mindre register som kallas
‘Inställningar’. Skillnaden mellan ett register och en inställning ligger i hur, och hur ofta man använder det här registret. Information som används dagligen, som kunder, leverantörer och fakturor passar i register medan information som används som kontroll eller som parametrar för hur en viss funktion ska fungera, hamnar i inställningar.
Arbetsflöde
Administrationen i ett företag är alltid kopplat till en viss typ av arbetsflöde och flöde av arbetsuppgifter. I ett typiskt handelsföretag, köps artiklarna av en grupp leverantörer. När artiklarna kommer levereras de till kunderna, därefter skapas det en faktura. När pengarna är mottagna så skapar man en inbetalning. Alla transaktioner sparas och registreras i respektive register.
Ett modernt ekonomisystem som FirstOffice designas för att automatisera så många administrativa uppgifter som möjligt. Om du har registrerat uppgifter i en del av systemet så ska du inte behöva göra om det i en annan del.
Information ska registreras för att återanvändas och ska vara tillgänglig var som helst i systemet, där den behövs.
Illustrationen ovan visar en förenklad beskrivning av samspelet mellan olika funktioner i ett traditionellt handelsföretag. De större rektanglarna är
”administrativa” funktioner som hanterar informationsflödet i företaget. De mindre rektanglarna är meddelanden som innehåller information som skickas runt i företaget. Den streckade ramen visar företagets gränser.
En av administrationens viktigaste uppgifter är att hålla “organisationens minne” vid liv. Det görs med hjälp av alla filer och register, där informationen om olika händelser är sparad. Följande bild visar samma struktur som ovan, med den lilla skillnaden att meddelanden har tagits bort, och ersatts av register som sparas av företaget.
Redovisning
Faktura
Fakturering
Kundreskontra Inbet.
Verifikat
Leverantör Reskontra Utbet.
Verifikat
LEVERANTÖR KUND
Faktura
Det administrativa arbetsflödet i ett handelsföretag
Kapitel 1: Introduktion och installation - Struktur Modulformningen i FirstOffice stödjer en del standardiserade uppgifter för
varje arbetsområde. Utformningen är flexibel, för många olika typer av företag ska kunna använda programvaran. I FirstOffice är det alltid möjligt att hämta information direkt. T.ex. om personen som sköter registreringen av leverantörsfakturor behöver en del information om en kundfaktura, är informationen omedelbart tillgänglig för honom/henne utan att hon/han behöver lämna systemet.
FirstOffice är ett integrerat ekonomisystem. De olika delarna i systemet samspelar med varandra. Faktureringen är t.ex. integrerad med redovisningen.
Det gör att så fort en faktura godkänns, uppdateras alla rapporter i redovisningen automatiskt. Samspelet mellan programdelarna är ögonblicklig och täcker hela systemet. Alla register, konton och rapporter uppdateras för alla användare. I många fall betyder den här integrationen att du, användaren, i själva verket inte märker när det skapas verifikat från fakturering och leverantör. Dessa transaktioner utgör 80% av Huvudboken i ett manuellt bokföringssystem. Du kan helt enkelt glömma dem tillsammans med alla onödiga avstämningar, mellan olika konton som man tidigare var tvungen att göra. FirstOffice sköter allt det här automatiskt. Bilden nedan illustrerar integrationsprocessen.
De grundläggande registren i ett handelsföretag
Bokföring Saldon Verifikat
Leverantör Lev.reskontra
Fakturor Utbetalningar Reskontra
Fakturering Kundreskontra
Fakturor Inbetalningar Reskontra
Fleråriga databaser
FirstOffice har en flerårig databas. För dig som kund innebär det att du har möjlighet att ha flera års historik direkt tillgänglig i samma databas. Utgående balanser från föregående räkenskapsår, för alla konton, kommer automatiskt att föras över som ingående balanser vid årsskiftet. En flerårig databas innebär således att dina rutiner vid årskiftet förenklas väsentligt.
Databasen i FirstOffice är fortlöpande. Transaktionerna sparas löpande utan fasta perioder (du kan t.ex. ta ut rapporter på vilka perioder som du vill på dags-, vecko-, månads-, eller årsbasis). Det är möjligt ta fram rapporter på helt valfria perioder, som du väljer. När en speciell period är klar och avstämd är det bara att fortsätta din registrering för nästa period.
Integrationen i FirstOffice
Verifikat
Leverantörsfaktura Utbetalning Faktura
Inbetalning
Verifikat genereras automatiskt
Redovisning Registrering av
manuella verifikat
Kapitel 1: Introduktion och installation - Förberedelse
Förbereda för installation
FirstOffice är utformad med ett modernt användargränssnitt för både Windows och Macintosh. Programmet använder många olika ”fönster” på skärmen. Ett för varje ändamål. Den grundläggande idén är att skapa en arbetsmiljö, som är så nära som möjligt, sättet att hantera papper och dokument på ett skrivbord.
Att arbeta med bokföring kräver ofta att man arbetar med fler dokument samtidigt. Det här märks tydligt på hur FirstOffice är utformat. Hanteringen av dokument och rapporter sker på ett annorlunda sätt än vad du är van vid från ordbehandlingsprogram och kalkylprogram. FirstOffice har därför några särdrag som du inte kommer att känna igen.
Om FirstOffice är det första programmet du ska jobba med i Windows-miljö eller Macintosh-miljö, borde du ta dig lite tid att lära dig så mycket som möjligt om datorn och hur du använder den. Du ska naturligtvis också kontrollera att rätt version av operativsystemet är installerat. Kontakta din återförsäljare av datorer eller en datakonsult om du känner dig osäker.
I avsnittet ‘FirstOffice och ditt företag’ senare i den här manualen kan du läsa mer om det som är grundläggande för ett företags bokföring. Se till att du läser det, om det här är din första kontakt med datoriserad bokföring.
Även om du är en erfaren datoranvändare, tycker vi att du ska läsa introduktionen, därför att FirstOffice innehåller en massa funktioner som är avsedda för att underlätta ditt arbete och göra det snabbare. Om du är en person av typen ‘Jag läser aldrig manualer’, så kan du naturligtvis använda FirstOffice i alla fall, för att FirstOffice är så enkelt att använda. Men det finns en del funktioner som inte är så uppenbara och som kan spara dig massor av tid, och de finns beskrivna i manualen.
Effektiv hantering
FirstOffice är lätt att använda. Genom att följa instruktionerna i installationsavsnittet, kan du sätta upp ett faktureringssystem på mycket kort tid. Du kommer snabbt att dra nytta av en effektiv och funktionell hantering och ett väl fungerande faktureringsystem.
Den grundläggande idén med att automatisera administrationen är att få datorn att göra största delen av rutinarbetet. I början kan man tycka att det är mycket arbete med att registrera all information om alla kunder och artiklar, men det är faktiskt det enda du behöver göra i förberedelsesyfte. Det är inte nödvändigt att använda alla funktioner i FirstOffice. Kom ihåg att ju mer
information du registrerar i inställningar och i register, desto mer hjälp får du av FirstOffice i ditt dagliga arbete.
Planera och förbereda
Om det här är första gången du använder ett datoriserat ekonomisystem för att hantera dina kundfakturor, leverantörsfakturor och din redovisning, eller om du byter från ett annat system, varför inte kontrollera dina rutiner? Du kanske kan göra förändringar i dina dagliga rutiner som gör att arbetet blir mer effektivt.
Ett bra förslag är att sitta med papper och penna en stund, och gå igenom dina artiklar (produkter och tjänster som du både köper och säljer), artikelgrupper, kundkategorier, konton, betalningssätt och betalningsvillkor, etc. Om vissa av begreppen som FirstOffice använder är nya för dig, så är det alltid bra om du sätter dig ner och funderar igenom innan du börjar hur du vill arbeta med FirstOffice.
Att börja använda FirstOffice i ditt företag kräver en del planering och eftertanke. Du måste fatta en del beslut om vilka nummerserier du ska använda för kunder, artiklar, fakturor m.m. FirstOffice erbjuder stor flexibilitet, och du kan nästan skapa vilken ”miljö” du vill. Kom ihåg att det är du som bestämmer. Om du t.ex. tycker att standardkontoplanen inte passar för just ditt arbete, är det bara du som kan fatta beslutet om att använda en annan. FirstOffice tillåter nästan allt.
De flesta tror att början på ett räkenskapsår är enda tillfället då man kan byta bokföringssystem. Tvärtom, det är bättre att byta system under ett pågående räkenskapsår. Du kan istället välja en passande tidpunkt på året när du har tid för det. Registrera all information och jämför sedan rapporterna mellan det gamla och nya systemet så att de stämmer överens.
Kom ihåg att när installationen av systemet är klar, kommer FirstOffice att kräva en del underhåll. Åtminstone att man upprättar regelbundna backup- rutiner. Ett ekonomisystem arbetar på ett annorlunda sätt än ordbehandlingsprogram, som endast hanterar enskilda dokument. FirstOffice fungerar som alla andra ekonomisystem med en databas, där all information om kontakter, fakturor, redovisning etc. finns lagrad i en enda fil. Om du förlorar den filen, så har du inte förlorat informationen i ett enda dokument, utan du har förlorat hela redovisningen och all information som fanns i databasen.
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
Installation
Installation av FirstOffice är tekniskt sett, mycket lätt. Om du är bekant med datorer och har erfarenhet av att installera program, kommer du att upptäcka att installationen är okomplicerad.
Systemkrav
Vi rekommenderar inte systemkonfigurationerna beskrivna under Minimum. Generellt kommer prestandan att bli bättre ju bättre hårdvara som används.
Macintosh
Minimum: Rekommenderat:
OS: MacOSX (3.9) MacOS X (3.9.4)
RAM: 128 MB 256 MB
Processor: G4,G5 G5
Windows
Minimum: Rekommenderat:
OS: Windows 2000/XP Windows XP
RAM: 256 MB 1 GB
Processor: PIII 600 Mhz P4 2 Ghz
Installation
Windows
För att installera FirstOffice från CD-ROM, följ punkterna enligt nedan—
1. Starta Windows.
2. Sätt i CD – skivan i din dator.
3. Öppna mappen som heter FirstOffice och välj den version som är kompatibel med ditt operativsystem.
4. Då kommer ett fönster upp innehållande en installationsikon som heter (fo install-5.3- client-msi). Klicka på den för att installera programmet. När programmet är
färdiginstallerat så visas en blå glob med namnet FirstOffice 5.3 på Skrivbordet.
Starta programmet genom att klicka på den blå globen.
Som standard brukar FirstOffice installeras i en katalog som heter “1Office” direkt under roten C:\.
Installationsprogrammet erbjuder dig att välja en annan destination om det är nödvändigt.
I Windows skapar installationen en programgrupp och några ikoner i Windows programhanterare.
När installationen är klar visas ett meddelande som talar om att installationen lyckades. Om någonting gick fel så kommer programmet att informera dig.
I Windows 2000, kommer FirstOffice att installeras i en ny FirstOffice katalog/mapp.
Installationsprogrammet kommer också att skapa en genväg som gör det möjligt att starta FirstOffice från Startmenyn.
Installationsprogrammet kommer även att installera andra filer som innehåller olika kontoplaner, rapportdefinitioner, hjälpfiler, standardinställningar, dokumentdefinitioner och en backupfil för ett exempelföretag. De här filerna finns beskrivna senare i avsnittet ’Efter installationen’.
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
Macintosh
För att installera från en CD-skiva följ nedanstående instruktioner—
1. Sätt i CD:n - klicka på CD – skivan som kommer upp på ditt Skrivbord. Då öppnas ett fönster, i detta fönster finns en mapp som heter FirstOffice 5.3.
2. Öppna mappen och välj mappen som heter MacOSX, i den ligger en installationsfil (fo install-5.3-client.dmg) som du ska klicka på.
3. Då öppnas ett fönster med en mapp i som heter FirstOffice (version 5.3), ta den och dra den mappen från Finder – fönstret och över till Skrivbordet så att det kopieras över. När filerna är färdiginstallerade så visas mappen FirstOffice på Skrivbordet.
4. Öppna mappen och klicka på ikonen som ser ut som en blå glob för att starta programmet.
Efter installation
FirstOffice katalogen/mappen innehåller olika typer av filer—
Innehållet kan skilja sig beroende på vilken dator du arbetar på och vilket operativsystem du använder. Några eller följande filer ska finnas med.
1. FirstOffice består av programfilen “1Office.hdb” (Windows) eller
“1Office” (Macintosh).
2. Mappen/katalogen “hal.hob” innehåller uppstartningsfiler. Den måste finnas i samma mapp/katalog som programfilen för FirstOffice.
3. Filen “DBDef.txt”, används av FirstOffice för att importera vissa grundläggande inställningar när en ny databas skapas. Den här filen måste finnas med i samma mapp/katalog som programfilen när en ny databas skapas. Denna fil importeras automatiskt.
4. Filen “DEFAULT.txt”, används av FirstOffice för att importera vissa grundläggande inställningar när ett nytt företag skapas. Den här filen måste finnas med i samma mapp/katalog när ett nytt företag skapas.
Företag och databaser beskrivs i ett avsnitt senare i det här kapitlet.
Denna fil importeras automatiskt.
5. Till exempel filen “Bas_2007.txt” innehåller ett förslag på kontoplan, rapportdefinitioner och några förslag på rapportdefinitioner och andra
inställningsfiler. Om du vill använda någon av dessa filer, följ instruktionerna i avsnittet ‘Skapa nytt företag’ senare i det här kapitlet, där beskrivs hur en ny databas skapas och hur dessa inställningar sedan importeras. Namnet och den exakta sammansättningen i de här filerna varierar mycket beroende på vilket land FirstOffice används i.
Importfilerna med kontoplanerna ligger i mappen/katalogen i “Setup”.
6. Mappen/katalogen ”Import” innehåller en exempelbackupfil med ett exempelföretag som kan användas för utbildning och tester (“Exempel.txt”).Den inkluderar en kontoplan och de inställningar som finns i filerna med olika kontoplaner. För att använda backupfilen följ instruktionerna i avsnittet ‘Återställa från en textbackup’ senare i det här kapitlet. Det handlar om att skapa en ny databas och importera en backupfil. I vissa installationer finns den här filen i Setup- mappen/katalogen.
7. Mappen/katalogen “Attach”, måste vara med om du önskar att bifoga filer till poster. Rutinen att bifoga filer beskrivs närmare i kapitlet
‘arbetsyta’.
8. Mappen/katalogen “Backup” ska används för att lagra dagliga backupfiler.
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
Starta FirstOffice
Företag och databaser
Nyckelkomponenterna för FirstOffice är programfilen och databasen.
Programfilen har följande symbol i programmappen.
Databasen är den fil som används av FirstOffice för att spara information. I många fall avser informationen bara ett företag. I vissa företag där man har flera dotterbolag vill man dela på bokföringen, i sådana fall kan man lägga upp varje dotterbolag som ett enskilt företag i databasen. Om du lägger upp mer än ett företag i FirstOffice, kommer varje företag att vara avskilda från varandra. Det kommer inte att finnas någon gemensam information, men det finns möjlighet att använda export och import funktionerna. Separata saldon ska registreras för var och en, och du kan ta textbackup från varje företag separat eller tillsammans med de andra.
Lägg märke till att den här funktionen används endast för att avskilja olika bolag som ska ha separat bokföring. Om din bokföring omfattar hela din organisation behöver du bara ha ett företag i din databas. Databasen har denna symbol i programmappen.
Databasen måste ha namnet ’1Office.HDB’ och måste finnas i samma mapp/katalog som programfilen. Om databasen flyttas eller byter namn kommer FirstOffice att skapa en ny databas nästa gång det startas.
!
Skapa ett nytt företag
Första uppgiften efter att ha installerat programmet är att välja om du uppgraderar ditt program eller om du startar det för första gången. Välj detta först om du uppgraderar eller skapar ny enanvändare. Databasen skapas första gången programmet startas och heter (1OFFICE.HDB). Detta är filen som används av FirstOffice för att spara information (din bokföring).
FirstOffice kommer nu att automatiskt att öppna fönstret ”Välkommen till FirstOffice’. Här väljer du om du ska starta en helt ny installtion, klicka då på Enanvändarinstallation, eller om du ska importera in en befintlig textbackup.
Klicka då på Importera databastextbackup.
Klicka i det första fältet i kolumnen som är rubricerad ”Huvudlösenord” och ange ett huvudlösenord enligt beskrivningen ovan, klicka annars Nästa.
Följande fält finns i det här fönstret—
Ange företagsnamn Ange ditt företagsnamn som identifierar företaget.
Skapa ny användare Ange först här ett användarnamn och fyll sedan i ditt fullständiga namn. Sen kan du därefter välja hur mycket mer information du vill ange här.
Login Här loggar du nu in med ditt valda användarnamn och med ditt lösenord om du angett ett sådant.
Lösenord Du behöver inte ha ett lösenord, välj att Spara bara så kan du logga in bara med ditt användarnamn.
Annars fyll i lösenordet du vill använda. Om du väljer lösenord så är det väldigt viktigt att du memorerar signatur och lösenordet för detta är inte information som supporten kan återge dig om du glömmer bort det.
Du kan för tillfället endast lägga upp ett företag. Om du behöver fler än ett företag, har du möjlighet att lägga till dem senare (beskrivs i avsnittet nedan ‘Lägga till nya företag’).
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
Textfilen ”Default.txt” måste finnas tillgänglig i samma mapp/katalog som FirstOffice programfil när nya företag skapas. FirstOffice kommer att använda filen för att importera en del grundläggande inställningar till det nya företaget. När du har angivit all information och försäkrat dig om att filen
”Default.txt” finns på rätt ställe, klicka på knappen [OK] i knappraden.
Du ska nu informera FirstOffice om vilket företag du vill använda. Fönstret
‘Välj företag’ kommer automatiskt att visas—
Markera företaget du vill arbeta med och dubbelklicka på det för att öppna det. Företagsrutan längst upp till höger bredvid knappraden visar nu att du har valt ”Nytt Företag AB”.
Registrering av ditt program.
Programmet kommer nu automatiskt att starta din registrering av programmet. Första rutan som kommer visas är ”Välj land:”
Ställ dig med markören i rutan Land: Välj Ctrl- Enter (PC), Äpple- Enter (Mac) och välj Sverige genom att dubbelklicka eller markera Sverige och klicka Enter. Klicka sedan på Nästa.
Hitta registrering: Ange här ditt momsreg.nr.
Företagsinformation: Ange här all nödvändig information om ditt företag.
Registrering, licens
och villkor: Välj här att Acceptera licensvillkoren eller ej.
Serienummer Ange här ditt serienummer, om du inte hittar serienumret, lämna fältet blankt och tryck på Nästa. Det är möjligt att fylla i serienummer senare.
Databasen övergår i demoläge.
Följande fönster låter dig hämta en databasnyckel om du betalat ditt program. Är programmet ej betalat kan du testa det i 30 dagar och sedan välja att Betala programmet och hämta din
databasnyckel som då är giltig i 3 månader innan den automatiskt förnyas.
Import av backup
1. För att kunna arbeta i programmet måste först en import av nödvändig grunddata göras. Du kan importera grunddatan genom att välja Rutiner på Huvudmenyn och klicka på importer. Välj sedan i fönstret Importer > Automatisk. Då får du upp ett fönster där alla filer som är tillgängliga för import kommer att visas.
Importfiler
Den filen du ska importera, för att få all grunddata (kontoplan, momskoder, dokumentmallar etc.) som behövs för att kunna arbeta i programmet, heter Setup/All grunddata2007.txt.
Du importerar filen genom att klicka på filnamnet.
Om du av misstag stänger ner fönstret "Tillgängliga Importfiler" öppnar du det igen genom att klicka på Rutiner på Huvudmenyn > Import och Automatisk filsökning.
2. Om du skapar en ny databas som ska baseras på din befintliga information (du kanske ska återskapa från en backup p.g.a. att din tidigare databas är skadad eller för att du uppdaterar till en ny version), markera backupfilen som ska importeras och dubbelklicka sedan på filen för att importera den. Din backup måste då ha sparats i Backup – mappen.
Huvudmenyn
Oavsett om du har importerat en backupfil eller inte, öppnas Huvudmenyn, vilket kommer att användas som en bas för allt ditt arbete i FirstOffice. Fönstret finns beskrivet i detalj i kapitel 2,
‘Gränssnitt’. Huvudmenyn illustreras ändå här nedan för att du ska kunna identifiera de delar som kommer att nämnas i följande avsnitt.
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
Nödvändiga Inställningar
FirstOffice innehåller ett antal inställningar som kan användas för att styra hur programmet ska fungera. Du hittar dem genom att klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Du bör kontrollera inställningarna innan du börjar använda dem, för att försäkra dig om att inställningarna är korrekta.
Många inställningar är utformade så att du kan göra vissa urval eller ge dig själv företräde till vissa funktioner. Andra, som t.ex. ‘Företagsdata’ som vi kommer att titta på härnäst, kräver att en del informaion registreras.
1) Företagsdata
Nu ska du lägga in ditt företagsnamn, adress och annan viktig information som ska användas i rapporter och dokument som t.ex. faktura.
Välj [Inställningar] på Huvudmenyn för att öppna fönstret ‘Inställningar’—
Välj ‘Företagsdata’ genom att dubbelklicka på den. Fönstret
‘Företagsdata: Inspektera’ öppnas.
Börja med namnet, adress och annan information.
I fältet Pg kund nr ska ditt kundnummer hos plusgirot anges. Fältet används för överföring av bankfiler till Plusgirot.
När du har registrerat klart, klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara ändringarna.
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
Lägga till nya företag
Om din affärsverksamhet består av flera separata bolag eller dotterbolag som har separat redovisning, kan de här läggas upp som separata redovisningsenheter i FirstOffice. Varje bolag eller dotterbolag benämns som ett ‘Företag’ och läggs upp i registret ‘Företag’. Om du lägger upp mer än ett företag i FirstOffice kommer varje företag att vara komplett separerade från varandra. Det finns naturligtvis möjlighet att kopiera information mellan företagen genom funktionerna export och import. Säkerhetskopiering (textbackup) kan göras separat eller gemensamt för alla företag i databasen.
Notera att du ska endast använda den här funktionen för att kunna skilja mellan olika bolag som du ska redovisa separat från varandra. Om du ska ha en gemensam redovisning för de olika bolagen, som täcker hela organisationen, behöver du endast ett företag i databasen.
Om du behöver fler än ett företag, kommer den nästa uppgiften att försäkra dig om att du har korrekt antal företag registrerat (som standard är det satt till 4 företag). Om du inte har ‘Inställningar’ kvar på skärmen, välj det genom att klicka på [Inställningar] på Huvudmenyn under Personligt. Välj Systemkonfiguration och kontrollera vad det står i fältet som heter Antal företag.
Om antalet företag visar fel ändra till rätt antal i fältet Antal företag och klicka på knappen [Spara] i knappraden. Den här inställningen ska vara rätt ifylld innan du ansöker om en databasnyckel. Du kan maximum använda fyra företag i en FirstOffice databas.
Om du behöver fler företag ska de läggas till nu. Klicka på ikonen [Företag]
på Huvudmenyn.
Välj sedan ‘Öppna företagsregistret’ från menyn Funktioner. Fönstret
‘Företag: Inspektera’ öppnas och visar företaget du redan har skapat.
För att skapa fler företag, klicka i fältet Kod på den första lediga raden och ange information så som beskrivits i det tidigare avsnittet ‘Skapa ett nytt företag’. Kom ihåg att det här ska endast göras för delarna av ditt företag som har helt separerad redovisning från det första angivna företaget.
Om du ska skapa ett nytt företag måste filen “Default.txt” finnas tillgänglig i samma mapp/katalog som FirstOffice programfil. FirstOffice kommer att använda den filen för att importera en del grundläggande inställningar till det nya företaget.
Vi rekommenderar att du nu lägger upp alla företag som du behöver (maximalt fyra stycken). Det innebär att du bara behöver be om databasnyckel en gång. Du kommer att kunna lägga upp information som t.ex. kontoplan i ett av företagen och sedan exportera de här inställningarna till andra företag. Kom ihåg att varje företag kommer att ha helt separerad redovisning. Det finns inget behov av att skapa separata företag för avdelningar som är en del av samma redovisning.
När du är klar, klicka på knappen [Spara] i knappraden.
Du ska nu informera FirstOffice om vilket företag som du vill arbeta med.
Fönstret ‘Välj företag’ kommer att visas automatiskt—
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
Markera det företaget du vill arbeta med och dubbelklicka på det för att öppna det. För varje företag som du har lagt in ska du upprepa processen som beskrivs i föregående avsnitt ‘Byta företagets namn’ ange rätt företagsnamn och adress. För att byta företag välj ‘Företag’ från huvudmenyn och dubbelklicka på ett annat företag i listan som visas. Det här arbetet ska slutföras innan du hämtar en databasnyckel till programmet.
Om du skapar ett företag till i din databas eller om företagets namn är bytt under inställningen Företagsdata i ett av dina företag, kommer FirstOffice att övergå i demonstrationsläge och en y databasnyckel behöver hämtas (inställningen Internetdatabsnyckel, välj ”Hämta databsnyckel”).
! Skapa dina företag och fyll i inställningen Företagsdata innan
du registrerar dig för en databasnyckel.
2) Räkenskapsår
För att kunna skapa bokföringstransaktioner måste ett räkenskapsår först definieras.
Klicka på ”Inställningar” på Huvudmenyn och välj Räkenskapsår.
Kod kan t.e.x vara 2007 för Räkenskapsår 2007, ange ett startdatum och slutdatum, Spara. Kontrollera att räkenskapsåret stämmer och är korrekt innan du börjar arbeta då denna inställningen inte får ändras efter att du börjat arbeta och registrera verifikat i perioden!
3) Ingående Saldo
Om du har ett ingående saldo ska detta läggas in i Inställningen "Ingående saldo"
Datum för ingående saldo ska vara dagen före första dagen i ditt Räkenskapsår.
Exempel: Räkenskapsår 2007, Kod 2007
Start 07-01-01 Slut 07-12-31,
Observera! Datum på Ingående saldo ska då vara 06-12-31.
Databasnyckel
Om ingen nyckel har registrerats efter 30 dagar kommer FirstOffice att försättas i demonstrationsläge. Demostrationsläget innebär att inga utskrifter kan göras till skrivare, annars är programmet fullt ut användbart. Registrering för nyckel kan ske före och efter de 30 dagarna.
Innan du registrerar dig för databasnyckel ska samtliga företag finnas registrerade i registret Företag och deras namn skall vara ifyllda i inställningen Företagsdata (se beskrivning ovan).
I FirstOffice finns det möjlighet att erhålla databasnyckel automatiskt från internet. Systemet kommer då automatiskt att koppla upp mot HansaWorlds server en gång per månad och hämta en nyckel för det kommande kvartalet. För att en automatisk nyckel ska fungera behövs en internetuppkoppling och att eventuella brandväggar släpper igenom trafik på port 80 (vanlig Internettrafik).
Följ nedanstående instruktion för att ställa in systemet för automatisk databasnyckel:
1. Kontrollera att informationen om ditt företag är korrekt i inställningen Företagsdata.
2. Öppna inställningen Internetdatabasnyckel.
3. I fältet "Registrerad i:" klistrar du in Sverige från rullmenyn genom att använda
funktionen “Klistra in special”. Detta gör du genom att ställa dig i fältet där det står “Välj
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
HansaWorldföretag” och därefter Cmd+Enter på ditt tangentbord. Om du har PC så väljer du istället Ctrl+Enter.
4. Låt systemet identifiera dig automatiskt eller fyll i kundnummer och avtalsnummer.
Kundnummer och Avtalsnummer finner du t.e.x på en faktura eller i Välkomstbrevet från oss.
5. Spara inställningen.
6. Öppna den igen och tryck på knappen “Registrera för automatisk databasnyckel”.
Om registreringen lyckades kommer du att få meddelande om att databasnyckel har mottagits.
Kontakta annars FirstOffice Support på 0771 – 22 22 22.
Börja i ett nytt bokföringssystem
FirstOffice levereras med förslag till kontoplaner som kan användas som en bas till din bokföring. De innehåller momskoder, en kontoplan, rapportdefinitioner m.m.
Om du inte importerade en av de medföljande kontoplanerna när du skapade databasen (se beskrivningen ovan ‘Skapa ny databas’) kan du göra det vid ett annat tillfälle. För att importera en kontoplan, välj ‘Import’ från menyn Rutiner. Fönstret ‘Import’ visas—
Välj ‘Automatisk’, och genom att dubbelklicka. FirstOffice öppnar ett fönster som visar de tillgängliga importfilerna som finns sparade i mapparna/katalogerna ‘Backup’ och ‘Setup’ vilka ligger i samma
mapp/katalog som programfilen. Lokalisera filen som du skall importera och dubbelklicka på filen för att importera den.
Filen importeras och ett fönster visar hur importen fortskrider.
När importen är klar, stäng fönstret ‘Import’ genom att klicka i stängningsrutan.
Din FirstOffice databas är nu klar för användning. Du får själv bestämma om du vill göra förändringar i din kontoplan, men observera att det finns vissa inställningar som bygger på hur kontoplanen ser ut. Om du byter kontoplan måste du också ändra i dessa inställningar, oavsett var de finns i FirstOffice.
Om du t. ex. ändrar nummer på kontot för utgående moms, måste du även ändra kontonumret i inställningen momskoder.
Om du inte vill importera en av de medföljande kontoplanerna.
Du kan också implementera din egen kontoplan. Om du väljer det här alternativet, se kapitel 3 i den här manualen, ‘FirstOffice och ditt företag’ där en del grundläggande bokföringsprinciper tas upp. Se även lämpliga kapitel om bl.a. momskoder och definiera räkenskapsår (kapitel 5, ‘Inställningar’) innan du skapar din kontoplan (kapitel 6, Register’), Kontrollera att rätt konton finns angivna i inställningarna Kontering (Kund) och Kontering (Lev) vilka används för ett antal olika funktioner i FirstOffice. Betalningssättens inställningar ska även kontrolleras. Slutligen, (hänvisning till kapitel 10,
‘Rapporter’) definiera Balansräkningen, Resultaträkningen och Momsrapporten.
Importera din egen kontoplan
Om du byter till FirstOffice från ett annat datoriserat bokföringsprogram, vill du sannolikt importera din kontoplan från det programmet. Det har tre fördelar: import funktionen är relativt snabb (om du jämför med att registrera in kontoplanen manuellt), möjligheten till felregistreringar är reducerad och att du kan arbeta med en kontoplan som du är bekant med.
Följ importinstruktionerna som beskrivs ovan i avsnittet ‘Börja i ett nytt bokföringssystem’ för att importera din textfil. Du bör kontakt FirstOffice för att kontrollera hur filen ska se ut för att kunna bli importerad till ditt FirstOffice.
Registrering av information och ingående saldon
Din FirstOffice databas är nu klar för registrering av information och ingående saldon. Se kapitel 4, ‘Börja arbeta’ för mer detaljerad information
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
om hur du ska gå till väga. Innan du gör det här rekommenderar vi att du fortsätter att läsa resterande avsnitt i det här kapitlet. Kapitel 2, ‘FirstOffices arbetsyta’ kommer att göra dig mer bekant med FirstOffice verktyg, fönster och metoder att arbeta, medan kapitel 3, ‘FirstOffice och ditt företag’
beskriver en del av de bokföringsbegrepp som FirstOffice använder.
Ta backup
När en dags arbete i FirstOffice är slut så rekommenderar vi dig att göra en textbackup. Det är en bra idé att spara en kopia av den på en CD och spara den på ett säkert ställe. Det kan verka onödigt att göra backup varje dag, men med tanke på den korta tiden det tar att göra backup så är det en mycket bra förebyggande åtgärd till den dagen någonting på hårddisken går fel.
Att ta backup på din information är viktigt när du arbetar med en FirstOffice databas, där hela din information som har med företaget att göra är inblandad. Om du skulle förlora all information kommer du att hamna i en mycket besvärlig situation, där du har förlorat alla dina fakturor, inbetalningar, rapporter etc. Se till att göra en backup varje gång du arbetar med din bokföring.
Döp dina backuper systematiskt till dagens datum så att du lätt kan återställa databasen om olyckan skulle vara framme.
Om din dator skulle infekteras av ett virus, ska du först försöka få reda på vilken dag det hände. I det här fallet måste du återställa databasen från en backup som gjordes före den dagen. Annars löper du stor risk att din dator infekteras igen.
FirstOffice sätt att ta backup är snabb och ekonomisk. Informationen sparas som en textfil. Den tar minimalt med utrymme och backuperna är helt oberoende av programversionerna. Naturligtvis är det möjligt att kopiera databasen precis som den är på din hårdisk, men det är inte ekonomiskt när det gäller diskutrymme, och dessutom så kommer en restaurering av databasen att misslyckas om du har bytt version sen kopian av databasen togs.
Använd FirstOffice inbyggda backuprutin för att garantera en lyckad restaurering.
För att göra backup, följ dessa steg.
1. Klicka på ikonen [Rutiner] på Huvudmenyn.
!
Innehållet i en backupfil är information från hela databasen. Alternativt om du vill ta ut vissa avsnitt ur databasen följ steg två nedan.
2. Välj ‘Export’ från menyn Rutiner. Fönstret export visas—
Dubbelklicka på ‘Företagstextbackup’ (om du vill ta backup på det företag som du är inne i) eller ‘Databastextbackup’ (om du vill ta backup på hela databasen).
3. Om du följt steg ett ovan visas fönstret ‘Urval textbackup’. Det ger dig möjlighet att beskriva backupfilen med 40 tecken. Om det blir nödvändigt att återställa från en backup, kommer den beskrivningen att visas i listan med filer som kan importeras, för att hjälpa dig att välja rätt fil.
Skriv in en lämplig beskrivning och klicka på knappen [Kör] i knappraden.
4. Om du väljer en textbackup på hela databasen och har mer än ett företag, blir du nu tillfrågad om att logga in på ett företag som du ännu inte använt. Skälet till det är säkerheten, om du inte har rättigheten att komma in i alla företagen kommer backupen inte bli komplett.
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
5. FirstOffice öppnar en dialogruta där du kan döpa och placera din exportfil. Ange namnet på filen i fältet Filnamn och försäkra dig om att filen sparas i rätt mapp/katalog. Namnet på din textbackup bör inkludera datumet på dagen då du gör backupen.
Det är INTE rekommenderat att du endast sparar backupfilen i mappen/katalogen ”Backup”.
Ett informationsfönster visar hur hur exporten fortskrider.
När exporten är klar och om du har följt steg två ovan kommer du tillbaka till fönstret ‘Export’. Stäng det genom att klicka i stängningsrutan.
Spara din backupen på ett externt media såsom USB minne, CD eller annan hårddisk.
Återställa från backup
För att återställa från en backup måste du först skapa en ny databas. Därefter måste du importera backupfilen genom att använda funktionen ‘Import’ från menyn Rutiner.
Importen av en textbackup är inte en förstörande process om inte backupfilen skadas vid inläsningsprocessen. Det här betyder att samma textbackup kan användas mer än en gång.
Att återställa en databas från en textbackup görs på följande sätt—
1. Flytta den gamla databasen (kallad “1Office.HDB”) till en annan mapp/katalog eller till diskett, för att undvika att blanda ihop saker. Byt sedan namn på den så att du vet vad den innehåller.
2. Ta bort databasfilen “1Office.HDB” från din FirstOffice katalog/mapp.
Dubbelklicka nu på programfilen för att skapa ny databas, som vi tidigare beskrivit i det här kapitlet.
Det är viktigt att restaurera till en ny, tom
!
!
databas, för att undvika att blanda ihop informationen från backupen med informationen från den gamla, skadade databasen.
Filerna “DBDef.txt” och “Default.txt” måste alltid vara i samma programfil som FirstOffice programmet. De innehåller viktig information som används vid skapandet av en ny databas eller ett nytt företag. Om dessa filer saknas kommer FirstOffice programmet inte att fungera som det är tänkt att det ska göra.
3. Som en del i skapandet av en ny databas, visas en lista med filer som kan importeras. För att en textbackup ska inkluderas i den här listan måste den sparas i mappen/katalogen ”Backup” eller ”Setup”, vilken ska finnas i samma mapp/katalog som programfilen för FirstOffice.
I listan visas filnamnet för respektive fil tillsammans med datumet då de sparades samt den beskrivning som lades till när filen skapades.
4. Markera den filen du önskar importera (backupen du vill återställa till din databas från) dubbelklicka på filnamnet för att importera den.
Backupens information kommer att importeras. Ett informationsfönster visar hur importen fortskrider. Med anledning av säkerheten stängs FirstOffice ned. Starta om FirstOffice och registrera dig för databasnyckel i inställningen Internetdatabasnyckel och du kommer kunna börja att arbeta.
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
Vid vissa omständigheter kommer FirstOffice att misslyckas med importen av de filer som visas i listan med tillgängliga importfiler. Filnamnen på filer som importeras från den här listan får maximalt innehålla åtta tecken. Följ nedanstående beskrivning om namnet på din backupfil innehåller fler än åtta tecken (eller om den inte visas i listan p.g.a. att den inte finns i mappen/katalogen ”Backup”)—
5. Om den fortfarande är öppen, stäng listan med tillgängliga importfiler genom att klicka i stängningsrutan.
6. Välj ‘Import’ från menyn Rutiner. Fönstret ‘Import’ visas—
7. Markera ‘Manuell filsökning’ och dubbelklicka för att öppna).
FirstOffice öppnar en dialogruta som visar en lista över alla filer i den aktuella mappen/katalogen. Leta reda på din backup genom att bläddra i listan eller byta mapp/katalog.
8. När du har hittat filen som du vill importera (den backup som du vill återskapa din databas från), markera den och klicka på [Öppna] (eller dubbelklicka på filnamnet).
Ett informationsfönster visar hur importen fortskrider.
När importen är klar kommer du att behöva logga in igen FirstOffice. Starta om programmet och registrera dig för databasnyckel i inställningen Internetdatatbasnyckel och du kan börja arbeta. Om du redan är registrerad och läser in en backup så behövs ny registrering ej göras.
Uppgradera från tidigare versioner av FirstOffice.
Nya versioner av FirstOffice kan innehålla nyheter och förändringar och i vissa fall krävs en del anpassningar. (Om detta ka ndu läsa i ReadMe som är det pdf. Dokumetn som finns bifogat i FirstOffice programfil.
För att uppgradera, följ dessa steg.
1. Innan du installerar den nya versionen, gör en backup som det beskrivs ovan i den gamla versionen.
2. Installera den nya versionen av FirstOffice .
Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation
3. Försäkra dig om att den nya mappen/katalogen innehåller filerna
“DBDef.txt” och “Default.txt” som du flyttat från den gamla mappen/katalogen. Kontrollera också att den innehåller mappen/katalogen ”Backup” vilken i sin tur innehåller backupfilen som skapades under punkt 1.
4. Starta den nya FirstOffice versionen. En ny databas skapas.
5. Importera in backupen som du skapade i den gamla versionen av FirstOffice genom att följa proceduren som beskrivs i föregående avsnitt
’Återställa från en backup’.
FirstOffice
Gränssnitt
Kapitel 2: Gränssnitt
Kapitel 2: Gränssnitten i FirstOffice
Huvudmenyn
När en databas har öppnats eller skapats visas Huvudmenyn i FirstOffice med verktygsfält överst och ett större i mitten av skärmen (”Huvudmenyn”). De här verktygsfälten är genvägar till olika delar av programmet.
De flesta operationer i FirstOffice kan utföras på tre olika sätt—
• genom ett val från en meny
• genom att klicka på en ikon i ett verktygsfönster
• med ett tangentkommando
Använd den metod du känner dig mest bekväm med. I början känns det kanske enklast att välja i menyer eller verktygsfönster, men när du blir mer van kan arbetet gå avsevärt snabbare om du använder tangentkommandon.
Knappraden
Överst på varje fönster du öppnar ser du fyra knappar som vi kallar knappraden.
Pilarna
Längst till vänster på knappraden visas en ikon i form av två pilar. Med den kan du ’bläddra’ i den information som visas på skärmen. Pilarnas funktion varierar något beroende på vilken del av programmet du arbetar med:
Postfönster
När du arbetar i ett postfönster, det visar posterna en och en i detalj (t.ex. Faktura: Inspektera), kan du använda pil-ikonen för att gå från post till post. När du klickar på högersidan visas nästa post i fönstret, och klickar du på vänstersidan visas på samma sätt föregående post i serien. När du klickar på en pil för att gå till en annan post bekräftas samtidigt allt du fyllt i eller ändrat i den post du lämnar.
Knapparna
I knappraden finns fyra knappar. Deras funktioner finns även duplicerad i menyn Post.
[Ny] Skapar en ny post i det aktiva registret.
[Kopia] Skapar en kopia av posten du har aktivt på skärmen. I många fall kommer den nya posten att innehålla det aktuella datumet och inte det som finns angivet på den kopierade posten.
[Avbryt] Avbryter registreringen och återför dig till det förra fönstret.
[Spara] Bekräftar det du har skrivit in, t.ex. sparar en post i ett register eller skriver ut en rapport.
Skrivaren
Längst upp till höger om knappen [Funktioner], i knappraden, finns en ikon som föreställer en skrivare. Du kan starta en utskrift direkt genom att klicka på skrivaren, men endast när skärmen visar något som kan skrivas ut direkt, t.ex. en rapport utskriven till skärmen eller en faktura i ett postfönster. Kommandot ’Skriv ut’ i menyn Arkiv fyller samma funktion..
Kapitel 2: Gränssnitt
Företagsrutan. När du har aktiverat utskrift skrivs transaktionen eller rapporten ut direkt på den anslutna skrivaren. Normalt visas ingen dialogruta.
Företagsrutan
Till vänster längst upp på huvudmenyn visas kortnamnet på det företag som du nu arbetar med.
Huvudmenyn
Huvudmenyn är ett stor verktygsfält som visas i mitten på skärmen. Det är ett rörligt verktygsfält som du kan flytta omkring genom att klicka på namnlisten och sen dra den dit du vill ha den på skärmen.
Verktygen på Huvudmenyn är indelade i tre sektioner—
Personligt
De här registren kan användas som stöd i den dagliga planeringen, schemalägga framtida möten och andra aktiviteter.[Företag] Om du har mer än ett företag i din databas, klicka på ikonen när du har arbetat klart i det ena företaget och vill arbeta med ett annat. En dialogruta öppnas där du väljer genom att dubbelklicka på det företag du vill fortsätta arbeta med.
[Kalender] Kalendern är ett enkelt och effektivt sätt att hålla reda på sina aktiviteter och händelser under en arbetsdag, som besök, administrativt jobb etc.
[Agenda] I agendan läggs de aktiviteter du skapat och planerat att göra.
Agendan ger dig en överblick över dina aktiviteter och du kan kontrollera eller ändra i dem.
[Inställningar] Inställningar används för att ställa in och anpassa FirstOffice så att det fungerar enligt dina behov. Du bör kontrollera inställningarna i FirstOffice innan du börjar använda dem. Funktionaliteten är beroende av att inställningarna är korrekta. Många inställningar är utformade som alternativ eller som urval. Andra kräver information
eller att ett antal poster registreras. Klicka på ikonen för att öppna listan med ‘Inställningar’. I listan finner du alla tillgänliga inställningar i alfabetisk ordning. Dubbelklicka på en post i listan för att lägga till eller ändra på en speciell inställning.
De andra två används som öppna register. Varje register används för att spara information av speciell typ. När du klickar på ikonen öppnas bläddrafönstret och det valda registret öppnas.
Listan visar alla poster som den innehåller. I FirstOffice är registren indelade i två grupper enligt följande–
Rutiner
[Rapporter] Du kan använda den här ikonen för att kunna skriva ut olika typer av rapporter. Du kan även definiera innehållet för en del av rapporterna och välja var utskriften ska skickas. Klicka på ikonen för att öppna fönstret ‘Rapporter’. I listan finner du alla tillgängliga rapporter i alfabetisk ordning, dubbelklicka på en av dem och ett urvalsfönster öppnas som du går vidare med.
[Dokument] Kan användas när du vill skriva ut dokument t.ex. påminnelsefakturor.
Klicka på ikonen för att öppna fönstret ‘Dokument’. Listan visar alla tillgängliga dokument i alfabetisk ordning. Dubbelklicka på en av dem för att göra utskriften av dokumentet.
[Rutiner] Här hittar du Importer, Exporter, Underhåll, Nokiademo och Registrering som du kan göra från ditt program.
Register
Varje transaktionsregister representerar en speciell typ av bokföringstransaktioner. Fakturor, inbetalningar (betalningar som du har från dina kundfakturor) leverantörsfakturor och utbetalningar (som kommer ifrån dina leverantörsfakturor) de sparas alla i separata register.Du har också ett kontaktregister är en fullständig lista på alla kunder och leverantörers namn och uppgifter.
Kapitel 2: Gränssnitt
Menyer och undermenyer
Menyraden
Du väljer i menyer genom att ställa musens markör på menyns rubrik och trycka ner musknappen. Sedan drar du nedåt tills rätt menyval är markerat och släpper musknappen. De kortkommandon som finns tillgängliga är angivna till höger om funktionens namn. Vissa kommandon finns också tillgängliga som knappar i knappraden och som ikoner på Huvudmenyn.
Alla menyval är inte tillgängliga hela tiden. Menyval som inte är tillgängliga visas gråtonade i menyn.
Menyn Arkiv
Menyn Arkiv innehåller kommandon för att hantera filer, dokument och utskrifter. I stället för att välja ett alternativ från menyn kan du för vissa alternativ klicka på motsvarande ikon på Huvudmenyn. Många av kommandona under menyn Arkiv har även kortkommando, visas till höger om funktionens namn i menyn t.ex. Ctrl-P (Windows) eller -P (Macintosh) för att skriva ut. Kortkommando illustreras i ovanstående bilder, Macintosh till vänster och Windows till höger.
Huvudmeny
Välj det här kommandot för att få fram Huvudmeny.
Ctrl + M
