Arbetsgången med att skapa en ISP sker i olika steg och involverar användare med olika behörigheter och roller. Innan en ISP är fastställd har den passerat ett antal instanser.
3.1 ISP-flödet (gäller alla fakulteter förutom Sahlgrenska)
Innan studieplanen skapas ska doktoranden vara antagen till utbildning på forskarnivå och antagningen ska ha dokumenterats i Ladok. ISP-administratören kontrollerar om
huvudhandledaren har behörighet till ISP-systemet, d.v.s. har blivit tilldelad rollen handledare. När rolltilldelning är klar skickar institutionsadministratören meddelande till huvudhandledare om att planen kan skapas.
Förberedelse och arbete med innehållet i planen
3.1.1 Huvudhandledare skapar studieplan för doktorand
Huvudhandledaren loggar in i ISP-systemet och går in under Studieplaner i menyn. Här klickar man på knappen Ny studieplan. I steg 2 väljer man knappen Övriga fakulteter. Därefter i steg 3väljer man doktorand från listan (alla doktorander vid institutionen kommer upp). Enklast är att söka enbart på doktorandens förnamn. När studieplanen har skapats öppnas själva formuläret för studieplanen. En tydligare steg-för-steg-beskrivning hur man skapar en studieplan återfinns i guiderna.
Länk till guiderna.
När handledaren skapar studieplanen skapas samtidigt en PDF av studieplanen som kan skrivas ut.
3.1.2 Doktorand och huvudhandledare arbetar med planen och fyller i uppgifter Efter att studieplanen är skapad ska uppgifter fyllas i av doktorand och huvudhandledare.
Status för studieplanen är Skapad. Doktorand och huvudhandledare har samma tillgång till planen och får komma överens om vem ska fylla i vilka uppgifter. Om man vill jobba vidare vid ett senare tillfälle väljer man att spara studieplanen.
Beslutsprocessen
3.1.3 Doktorand godkänner planen
När doktorand och handledare har fyllt i alla uppgifter i studieplanen är det dags att ”skriva under planen”. Detta görs genom att studieplanen godkänns av doktorand,
huvudhandledare, doktorandexaminator och fastställare. Det är doktoranden som inleder godkännande-processen genom att trycka på godkänna-knappen! Efter att ha planen har godkänts blir planen låst för doktoranden.
3.1.4 Huvudhandledare godkänner planen
Efter att doktoranden har godkänt planen skickas ett meddelande till huvudhandledaren om att det finns en studieplan att godkänna. Om handledaren gör ändringar i planen går den tillbaka till doktoranden för godkännande. Först när handledaren har godkänt planen utan ändringar skickas planen vidare till doktorandexaminator.
3.1.5 Doktorandexaminator godkänner studieplanen
När doktorand och handledare har godkänt studieplanen skickas den till den person som är inlagd som doktorandexaminator i planen. Examinatorn får ett e-postmeddelande om att det finns en individuell studieplan att godkänna samt ser en notifiering på Översiktssidan i ISP-systemet. Doktorandexaminatorn kan granska allt innehåll i studieplanen. I sektion 7 Kommentarer finns ett specifikt fält där doktorandexaminatorn kan fylla i en kommentar, men i övrigt kan doktorandexaminatorn inte skriva i studieplanen. Om
doktorandexaminatorn fyller i fältet i Sektion 7 går studieplanen tillbaka till doktoranden för godkännande.. Doktorandexaminator kan också lämna ett meddelande i meddelandeloggen (se kap. 4.11). Om doktorandexaminatorn inte godkänner studieplanen skickas planen tillbaka till huvudhandledaren. Examinatorn måste skriva ett meddelande i
meddelandeloggen så att handledaren förstår varför planen kommer tillbaka för godkännande. När examinatorn har godkänt planen skickas den vidare till fastställaren.
3.1.6 Fastställare fastställer studieplanen
Efter att doktorandexaminatorn har granskat och godkänt studieplanen skickas ett meddelande till fastställaren om att det finns en studieplan att fastställa. Fastställare ser även en notifiering på startsidan i ISP-systemet. Fastställaren kan granska samtliga sektioner i formuläret men kan inte redigera uppgifterna. Om fastställaren har synpunkter på innehållet skickas planen tillbaka till doktorandexaminatorn. Fastställaren måste skriva ett meddelande i meddelandeloggen så att doktorandexaminatorn förstår varför planen kommer tillbaka för godkännande.
Efter att studieplanen har fastställts finns den att tillgå som PDF. I PDF:en för den fastställda studieplanen framgår datum för när doktorand, huvudhandledare och fastställare har godkänt studieplanen.
Möjligheten finns också att tilldela rollen ställföreträdande fastställare, för de fall där fastställaren är huvudhandledare och inte själv får fastställa studieplanen. Ställföreträdande fastställare har enbart tillgång till de studieplaner som ordinarie fastställare inte får
godkänna, men har i övrigt samma egenskaper vid fastställande som nämns ovan.
3.2 Sahlgrenskaflödet
Vid Sahlgrenska akademin är doktoranden ännu inte antagen till utbildning på forskarnivå när plan ska skapas. För blivande doktorander med annan arbetsgivare initieras behörighet till ISP-systemet när det finns ett inrättat doktorandprojekt. För blivande doktorander som söker i konkurrens med andra initieras behörighet efter urval av handledaren. Innan den
individuella studieplanen initieras ska allmän och särskild behörighet granskas av
utbildningshandläggare vid Sahlgrenska akademins kansli och roller för samtliga handledare och doktoranden skapas av institutionsadministratör. Beslut om antagning sker samtidigt som version av ISP:n fastställs.
Förberedelse och arbete med innehållet i planen
3.2.1 Huvudhandledare skapar studieplan för doktorand
Huvudhandledaren loggar in i ISP-systemet och går in under Studieplaner i menyn. Här klickar man på knappen Ny studieplan. I steg 2 väljer man knappen Sahlgrenska akademin. Därefter i steg 3 väljer man doktorand från listan. Enklast är att söka på doktorandens förnamn. När
studieplanen har skapats öppnas själva formuläret för studieplanen. En tydligare steg-för-steg-beskrivning hur man skapar en studieplan återfinns i guiderna. .
Länk till guiderna.
När handledaren skapar studieplanen skapas samtidigt en PDF av studieplanen som kan skrivas ut.
3.2.2 Doktorand och huvudhandledare arbetar med planen och fyller i uppgifter Efter att studieplanen är skapad ska uppgifter fyllas i av doktorand och huvudhandledare.
Status för studieplanen är Skapad. Doktorand och huvudhandledare har samma tillgång till planen och får komma överens om vem ska fylla i vilka uppgifter. Om man vill jobba vidare vid ett senare tillfälle väljer man att spara studieplanen.
Beslutsprocessen
3.2.3 Doktorand godkänner planen
När doktorand och handledare har fyllt i alla uppgifter i studieplanen är det dags att ”skriva under planen”. Detta görs genom att studieplanen godkänns av doktorand, handledare, examinator, fakultetsadministratör och fastställare. Det är doktoranden som inleder godkännande-processen genom att trycka på godkänna-knappen! Efter att ha planen har godkänts blir planen låst för doktoranden.
3.2.4 Huvudhandledare godkänner planen
Efter att doktoranden har godkänt planen skickas ett meddelande till huvudhandledaren om att det finns en studieplan att godkänna. Om handledaren gör ändringar i planen går den tillbaka till doktoranden för godkännande. Först när handledaren har godkänt planen utan ändringar skickas planen vidare till doktorandexaminator.
3.2.5 Doktorandexaminator godkänner studieplanen
När doktorand och handledare har godkänt studieplanen skickas den till den person som är inlagd som doktorandexaminator i planen. Examinatorn får ett epostmeddelande om att det finns en individuell studieplan att godkänna samt ser en notifiering överst på startsidan efter inloggning i ISP-systemet. Doktorandexaminatorn kan granska allt innehåll i studieplanen. I sektion 7 Kommentarer finns ett specifikt fält där doktorandexaminatorn kan fylla i en kommentar, men i övrigt kan doktorandexaminatorn inte skriva i studieplanen. Om
doktorandexaminatorn fyller i fältet i Sektion 7 går studieplanen tillbaka till doktoranden för godkännande. Doktorandexaminator kan också lämna ett meddelande i meddelandeloggen (se avsnitt 4.11). Om doktorandexaminatorn inte godkänner studieplanen skickas planen tillbaka till huvudhandledaren. Examinatorn måste skriva ett meddelande i
meddelandeloggen så att handledaren förstår varför planen kommer tillbaka för godkännande. När examinatorn har godkänt planen skickas den vidare till fakultetsadministratör.
3.2.6 Fakultetsadministratör granskar studieplanen (gäller endast Sahlgrenska akademin)
Vid Sahlgrenska akademin skickas den individuella studieplanen vidare från
doktorandexaminator till fakultetsadministratör som granskar och godkänner (skickar vidare
till fastställare) eller skickar tillbaka studieplanen till doktorandexaminatorn.
Fakultetsadministratören kan även lämna en kommentar i meddelandeloggen (följer med i hela flödet), och har sedan mars 2018 också möjligheten att ladda upp bilagor till
studieplanen. Om så görs backas studieplanen tillbaka till doktorand för godkännande.
Doktorandexaminatorn kan i sin tur skicka tillbaka studieplanen till doktorand och
huvudhandledare för eventuella kompletteringar/ändringar. Studieplanen skickas därefter åter till doktorandexaminator, fakultetsadministratör och slutligen till fastställare för fastställande.
3.2.7 Fastställare fastställer studieplanen
Efter att doktorandexaminatorn och fakultetsadministratören har granskat och godkänt studieplanen skickas ett meddelande till fastställaren om att det finns en studieplan att fastställa. Fastställaren ser även en notifiering på startsidan i ISP-systemet. Fastställaren kan granska samtliga sektioner i formuläret men kan inte redigera uppgifterna. Om fastställare har synpunkter på innehållet skickas planen tillbaka till fakultetsadministratör. Beslut om antagning sker samtidigt som version 1 av ISP:n godkänns.
Efter att studieplanen har fastställts finns den enbart att tillgå som PDF. I PDF:en för den fastställda studieplanen framgår datum för när doktorand, huvudhandledare och fastställare har godkänt studieplanen.