År 2021 är det första verksamhetsåret för funktionen projekt och planering. Syftet med funktionen är att inrätta en övergripande projekt- och planeringsfunktion vid förvaltningen för att där igenom uppnå så väl samordning och långsiktighet i de olika projekt och uppdrag som ges till förvaltningen.
Inledningsvis har fokus varit att identifiera uppdrag, ekonomi, och ansvar dels gentemot
Produktionsavdelningen och dels gentemot samhällsbyggnadsavdelningen (kommunledningen) detta för att få en tydlighet i rollerna ”beställare” och ”utförare” inom förvaltningen och tydlighet mellan förvaltningarna (tekniska och kommunledningen) kopplat till uppdrag och budget främst avseende mark och exploatering.
I funktionen finns en bred kompetens inom det kommunaltekniska området och ett stort fokus har legat på att utveckla en projektmetodik och struktur för att skapa framförhållning och säkerställa genomförande av beslutade uppdrag. Till funktionen har en utredningsingenjör rekryterats i syfte att i ett tidigt skede kunna utreda innebörden och konsekvenser av olika infrastrukturbehov som kommunen står inför.
Funktionen har under året genomfört ett antal projekt och utredningar:
- Bostadsområde Kattesjön
- Bostadsområde Västar Bökhult E2 - Norra Ringvägen
- Projektering av bostadsområde Dihult, avfart V120/tulpanvägen
- Utredning av infrastruktur för ladd stolpar, enskilda vägar, busskurer, parkeringssituation m.m.
Det ekonomiska utfallet för funktionen är i svårt att analysera med hänsyn till att funktionen tidigare var en del av Gata/Park avdelningen och att delningen av verksamheterna medfört att de ekonomiska ramarna
omfördelats inför budget 2021. Efter verksamhets år 2022 kommer det finnas ett jämförbart resultat.
Produktionsverksamhet
Produktionsverksamheten har ett brett och omfattande uppdrag med syftet att utföra drift, underhåll och skötsel på både infrastruktur (VA-rörnät, gator och vägar), allmänna ytor och grönområden.
Produktionsverksamheten har i viss mån uppfyllt uppdraget med att säkerställa drift, skötsel och underhåll på infrastruktur och allmänna platser. Verksamheten har genomfört uppdraget med stor ekonomisk återhållsamhet detta genom att utför fler uppdrag i egen regi, minska antalet sommaranställd personal, glesare intervall i skötsel, slutat med flertal aktiviteter inom skötsel av gatuytor, som några exempel på åtgärder. Detta innebär att produktionsverksamheten inte har fullt ut kunnat mötta det behovet av drift, skötsel och underhåll som uppdraget medför.
Det ekonomiska läget har medfört flera åtgärder för att minska verksamhetens driftkostnader, några av dessa är:
- Minska underhållsmässiga investeringar främst kopplat till gator och vägar.
- Minskat antalet säsongsanställda.
- Förändrade intervaller i skötsel.
- Uppdrag som tidigare lagts på entreprenörer löses i egen regi alternativt skjuts på framtiden.
- Reducerat mängden asfaltsförnyelse på kommunens gator och vägar.
- Hårdgjorda ytor underhålls ej mer än gatusopning.
Under året har drift och skötsel för flera bostadsområden tillkommit, C4-bostadsområde (del av Hagabo), Norra Ringvägen och Kattesjön etapp 2. Samt att Västra Bökhult etapp 2 strax ska övertas. Ekonomisk ram för uppdraget har nu tillförts vilket kommer att förändra arbetet och skötseln under 2022. Steg ett är att återta det underhåll och skötsel som besparingar är gjorda på.
Redovisning av några projekten som genomförts under 2021 är:
Bilaga 1
2022-02-09 7(10)
- VA-sanering Östergatan vid KV. Isak.
- VA-sanering Östergatan vid Elmiersväg samt underjordiskt dagvattenmagasin.
- Verksamhetstomten har färdigställts samt fått verksamhetslov.
- Asfaltstoppning av ett flertal gator. Totalt 1,9 km gata.
- Ersättningsinvestering av multimaskin/sugande sopningsmaskin.
- Ersättningsinvestering av minihjullastare.
- Miljöåtgärder på verksamhetstomten, vilket lett till att det belagts drygt 30 000 kvm enskild väg.
- Startat VA sanering på Eriksgatan och Baldersgatan.
- Verksamhetslokaler såsom omklädningsrum har renoverats.
Produktionsavdelningen har under året gjort en omorganisation, där man skapat mer arbetsledningsresurser samt omorganiserat arbetet. Detta har givit goda synergieffekter.
Resultaten för 2021 visar stor påverkan av de omfattande snöfall som drabbade kommunen i januari och senar i december. Vidare har ett tillfälligt asfalteringsavtal lett till ökade kostnader för gatuverksamheten, nytt asfaltsavtal kommer att upphandlas 2022. Gatuverksamheten har också belastats av en del gamla ”synder” där lagstadgade miljöåtgärder pekat på behovet av omedelbara åtgärder. Dessa åtgärder kan främst hänföras till mellan lagring av asfaltsavfall men även annan massahantering inom verksamhetsansvaret. Ytterligare faktorer som bidragit till verksamhetens underskott är interndebitering av maskinkostnader, mindre
översvämningsåtgärder, investeringar som aktiverats under året och ökat kostnaderna för kapitaltjänster mer än vad som budgeteras samt att kostanden drift och skötsel av nya bostadsområde inte har kunnat upprätthållas inom avsatt budget.
Sammanställning av verksamhet och kostnad som bidragit till ett negativt resultat:
- Snöröjning och halkbekämpning - 2 000 tkr - Felaktig intern debitering av maskinkostnader - 1 950 tkr - Aktiverade investeringar och kapitaltjänstkostnader - 1 800 tkr - Asfaltsavtal där kommunen förlorade en tvist - 600 tkr - Krav på miljöåtgärder för asfaltstipp - 600 tkr - Översvämningskostnader och åtgärder - 300 tkr.
Fastighetsverksamhet
Projektet Paradisskolan löper på enligt tidplaner vilket innebär att skolan kommer att kunna överlämnas till utbildningsförvaltningen enligt plan inför höstterminen 2022. Utbyggnaden av Diö skola är slutfört och invändiga delar var klar till höstterminen 2021. Dock har projektet haft leveransbekymmer med de yttre fasadskivorna på grund av pandemin vilket dragit ut på tiden för färdigställande. Försening har inte hindrat den pedagogiska verksamheten men dock medfört att del av utomhusmiljön för eleverna ej varit tillgänglig innan fasadskivorna monterats. Vidare under året har en mindre renovering av omklädningsrummen på Bäckgatan 15 genomförts samt att ett flertal underhållsinvesteringar genomförts i kommunens
verksamhetslokaler vilket har varit positivt för verksamheterna, drift och skötsel och fastighetens livslängd.
Redovisning av några reinvesteringar som är genomförda underåret:
- Byte av belysningsarmatur på flertalet objekt.
- Målning utvändigt på flertalet objekt.
- Invändig målning på våra särskilda boende, skolor etc.
- Byte av passersystem på några objekt.
- Byte av köksluckor på några särskilda boende.
- Tvättat av några tak på grund av mossa.
- Byte av utrymningslarm på Diöskola.
Arbetet med avfallshanteringen i kommunens fastigheter har varit omfattande och medfört både förändring
Bilaga 1
2022-02-09 8(10)
kontroll och medvetenhet avseende sortering och hantering, vilket följs upp med sorteringsmätningar och återkoppling till verksamheterna.
Även under 2021 har pandemin medfört att flera arbeten inte kunnat slutföras eller utföras som planerats, exempel på detta är:
- Klöxhultskolan kvarstår byte av viss teknisk utrustning samt att ventilationsaggregat, styr- och övervakning skall uppdateras.
- Utbyte av en del grytor och ugnar i våra kök.
- En mindre renovering och justering av lokalerna i kommunhuset som både planerats och budgeterats till 2021 kunde inte genomförs med hänsyn till förseningar av vattenverks byggnationen. Dessa renoveringar kommer att påbörjades och färdigställs början 2022.
Dessa åtgärder planeras att genomföras under 2022, förutsatt att läget medger detta. Budgeterade investeringsmedel ur rambudgeten 2021 för projekt kommer att begäras medflytt till 2022.
Sammantaget visar driftresultatet för fastighetsverksamheten på ett överskott motsvarande 1 600 tkr.
Resultatet indikerar att verksamheten haft en för hög ekonomisk återhållsamhet, detta med följden att man skjuter fler åtgärder framför sig. En bidragande orsak till överskottet är att fastighetsavdelningen vidtog åtgärder för att hantera ett redovisat underskott i DR1 kopplat till kapitaltjänstkostnader som senare visade sig budgetrarts till Utbildningsförvaltningen (Elmeskolans moduler). En utredning genomfördes som blev klar under hösten. Dock medförde oklarheterna att begränsningar avseende det löpande fastighetsunderhållet genomfördes fram till det att frågan var klarlagd, med ett plusresultat som följd för 2022. Efter utredningen har det löpande fastighetsunderhållet ökats i syfte att uppnå panerade åtgärder för året. Under året har
investeringsprojekt aktiverats enligt plan, varpå kapitaltjänstkostnaderna är i balans med budget. Överskottet var betydligt högre
Lokalvården jobbar målmedvetet med verksamheteffektiviseringar och utvecklingsarbetet. Detta sker genom att kompetensutveckla personalen, attraktiv arbetsmiljö och minska vikariebehov, detta i syfte att leverera beställd kvalité till en konkurrenskraftig kostnadsnivå. Lokalvården redovisare ett negativt resultat för 2021 på 448 tkr vilket kan hänföras främst till en utökad verksamhet under året hos skola och socialen. Då en
förändring sker under året som påverkar kostanden för beställande verksamhet finns i dag ingen överenskommen metod inom kommunen för att debitera ut detta.
Måltidsverksamheten
Måltidsverksamheten har uppfyllt uppdraget att tillhandahålla måltider till kommunens alla förskolor, skolor, äldreomsorg och matdistribution.
De taxor som infördes föregående verksamhetsår har givit helårseffekt under 2021. Trots detta visar årets resultat en fortsatt negativ budgetavvikelse till följd av intäktsbortfall motsvarande omkring 2 500 tkr. En förklaring till detta är att äldreboendena har färre boendeplatser, något låg beläggning och hemtjänstens matdistribution når inte de nivåer som budgeterat vilket kan kopplas till effekter av pandemin. Vidare har restaurangen på Nicklagården varit fortsatt stängd. Sammantaget påverkar detta årsresultat negativt. En fortsatt genomlysning av taxor och avgifter har genomförts under året och en justering av avgifter för matabonnemang i äldreomsorgen och matdistribution i hemtjänstens är beslutad inför budget 2022. Ytterligare justering kan vara nödvändig inför 2023 med hänsyn till den allmänna prisutvecklingen som främst påverkar inköp av livsmedel och transporter.
Årets resultat befäster effekten av de senaste årens kontinuerliga prisökningar på livsmedel. Detta på grund av en underfinansiering på omkring 2000 tkr till följd av en alltför snäv livsmedelbudget i kostverksamheten som
Bilaga 1
2022-02-09 9(10)
varit relativt konstant under flertalet år vilket även begränsat den kostekonomiska styrningen av verksamheten.
Som en av flera anledningar bidrog detta till start av ett strategiskt utvecklingsarbete under året för framtidens måltider vilket i november har börjat implementeras. Full effekt av detta arbete är att vänta under 2023–2024.
Kostverksamheten har i likhet med förgående år påverkats mest av pandemin av alla avdelningar inom Tekniska förvaltningen. Framför allt i inledningen av 2021 var verksamheten drabbad av en hög sjukfrånvaro vilket medförde att omställning av måltidsproduktionen var en nödvändig åtgärd där några av verksamhetens mindre kök tillfälligt fick stängas och omflyttning av personal fick tillfälligt ske för att klara uppdraget att leverera måltider till alla.
Flera åtgärder har vidtagits under året för att fortsätta arbetet med att eftersträva åtgärder i verksamheten för att skapa förutsättningar till att nå en budget i balans och höja kvalitet i verksamhetsstyrning och leverans:
• Den nyligen inrättade nya ledningsorganisationen har bidragit avsevärt till förbättrade möjligheter till ledning och utveckling av verksamheten, kostekonomisk verksamhetsstyrning, ekonomisk
uppföljning och kontroll. Effekt av detta har skett under 2021.
• Året inleddes med en ny budgetstruktur för verksamhetsåret vilket genererar en möjlighet att tydligare skilja kostnader och intäkter mellan olika enhetsområden i verksamheten. Det bidrar till enklare budgetuppföljning på enhetsnivå vilket inte tidigare har varit möjligt i samma utsträckning men fortsatt utveckling krävs för att nå full effekt i budget och prognosarbetet.
• Ansökan om skolmjölksstöd från Jordbruksverket har genomförts under året vilket genererat 264 tkr i intäkt. Tack vare inrättandet av fungerande rutiner föregående år har det genom årets begäran givit fullt utfall till skillnad mot tidigare år. Syftet med detta EU-stöd är att ge fler elever möjlighet att dricka mjölk i skolan.
Andra väsentliga händelser under året:
• Offentliga Måltidens Dag uppmärksammades för andra gången i kommunens verksamheter i oktober genom introduktion av viltkött på tallriken vilket uppskattades av såväl medarbetare i köken som matgäster i skolor och äldreomsorg.
• Introduktion av ett återkommande Ledarforum Måltid skedde i mars månad och inkluderar alla ledarfunktioner i verksamheten: hela ledningsteamet samt arbetsledande förste kockar deltar i syfte att utvecklas i ledarskap, roller, uppdrag och generera en gemensam riktning med tydligt ledarskap.
• Resultat i temperaturmätningar hos samtliga medarbetare i verksamheten visar kraftigt positiv utveckling inom samtliga områden i verksamheten som medarbetares trivsel, meningsfulla arbetsuppgifter, tydligt ledarskap, kommunikation och samarbete.
• Under året har beretts plats för flera praktikanter från köksutbildningar i närområdet för att skapa förutsättningar till en framtida kompetensförsörjning.
• Kompetenshöjande insatser för alla medarbetare har genomförts under året genom introduktion av återkommande Kunskapsforum Måltid för att stärka medarbetares kompetens och förmåga i
utförandet av uppdraget. Utbildningar har genomförts inom områdena specialkost, klimatsmart mat, barn och ungas matvanor, konsistensanpassade måltider och klimatsmart servering.
• En omfattande utredning av kostverksamheten har genomförts under året. Tekniska nämnden
uppdrog Tekniska förvaltningen att ta reda på vilka kök som ska renoveras och vara kvar. Vidare har en översyn skett av organisering, rutiner och kostnader för att identifiera faktorer och skapa
Bilaga 1
2022-02-09 10(10)