I ärendet föreligger tjänsteutlåtande från kommunledningskontoret.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen har i samband med ärendet om preliminär budget gett kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram ett förslag till projekt-plan för effektiviserings/samordningsvinster. Kommunledningskontoret föreslår två områden där betydande möjligheter till effektiviserings-/
samordningsvinster föreligger; inköpsrutinerna och lokalförsörjningen. För inköp föreslås att en förstudie genomförs i början av För lokalförsörj-ningen föreslås att redan påbörjat långsiktigt utvecklingsarbete fortsätter genom olika utvecklingsinsatser.
Arbetsutskottets förslag
• Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan eget förslag till beslut.
Överläggning i kommunstyrelsen
Ordförande Douglas ( M ) yrkar följande:
Anslag för kommunledningsverksamhet inom kommunstyrelsen
utökas med 500 tkr för genomförande av förstudie inköpsverksamheten.
2. Finansiering sker genom att ianspråkta medel i kommunstyrelsens oförutsedda, ospecificerade, medel.
3. Barn- och ungdomsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden, Socialnämnden samt Trafik- och fastighetsnämnden far i uppdrag att senast oktober besluta om funktionsprogram enligt kommunledningskontorets tjänsteutlåtande
Programmen ska redovisas till kommunstyrelsen för fastställande.
4. Kommunstyrelsen godkänner kommunledningskontorets redovisning av projektplan för
Proposition
Ordföranden frågar om kommunstyrelsen bifaller yrkandet.
Kommunstyrelsen bifaller yrkandet.
Kommunstyrelsens beslut
Anslag för kommunledningsverksamhet inom kommunstyrelsen
utökas med 500 tkr för genomförande av förstudie inköpsverksamheten.
protokoll
Sammanträdesdatum Sidan 2 av 2
2. Finansiering sker genom att ianspråkta medel i kommunstyrelsens oförutsedda, ospecificerade, medel.
3. Barn- och ungdomsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden, Socialnämnden samt Trafik- och fastighetsnämnden
i uppdrag att senast oktober besluta om funktionsprogram enligt kommunledningskontorets tjänsteutlåtande
Programmen ska redovisas till kommunstyrelsen för fastställande.
4. Kommunstyrelsen godkänner kommunledningskontorets redovisning av projektplan för
Beslutsexpediering:
Akt
Enhetschef för utvecklingsenheten Kristina Brismark Barn- och ungdomsnämnden
Kultur- och fritidsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Socialnämnden
Trafik- och fastighetsnämnden Controller Olov Larsson
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
SOLLENTUNA KOMMUN
Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret2014-10-28 Kristina Brismark Sidan 1 av 4
Dnr Kommunstyrelsen
Diariekod:
Projektplan för
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta följande:
Anslag för kommunledningsverksamhet inom kommunstyrelsen
utökas med 500 tkr för genomförande av förstudie inköpsverksamheten.
2. Finansiering sker genom att ianspråkta medel i kommunstyrelsens oförutsedda, ospecificerade, medel.
3. Barn- och utbildningsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden, Socialnämnden samt Trafik- och fastighetsnämnden far i uppdrag att senast oktober besluta om funktionsprogram enligt kommunledningskontorets tjänsteutlåtande
Programmen ska redovisas till kommunstyrelsen för fastställande.
4. Kommunstyrelsen godkänner kommunledningskontorets redovisning av projektplan för
Sammanfattning
Kommunstyrelsen har i samband med ärendet om preliminär budget gett kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram ett förslag t i l l
projekt-plan för Kommunledningskontoret
föreslår två områden där betydande möjligheter till effektiviserings-/
samordningsvinster föreligger; inköpsrutinerna och lokalförsörjningen. För inköp föreslås att en förstudie genomförs i början av För lokalförsörj-ningen föreslås att redan påbörjat långsiktigt utvecklingsarbete fortsätter genom olika utvecklingsinsatser.
Bakgrund
Som en del i nämndernas beredning av preliminär budget ger kommun-styrelsen vissa nämnder särskilda utredningsuppdrag. I samband med preliminär budget för gav kommunstyrelsen sig själv i uppdrag att utreda möjligheterna till effektiviserings/samordningsvinster samt ta fram en projektplan för detta. Ärendet, som enligt beslutet ska återredovisas t i l l kommunstyrelsen i november, har beretts av kommunledningskontoret.
Kommunledningskontorets beredning Två områden bedöms ha en stor
kommunens inköpsrutiner samt lokalförsörjningsprocessen.
Tjänsteutlåtande
2014-10-28 Dnr 2014/0172 Sidan 2 av 4
Kommunens inköpsrutiner
Kommunens revisorer konstaterade i rapport januari att "kommunen saknar regler för vem/vilka som göra avrop på ramavtal samt att det saknas en tydlig koppling mellan budgetansvar och inköpsrätt". Genom en stickprovsundersökning som genomförts av ekonomiavdelningen under maj månad konstateras att
• inköp sker av många beställare ute i verksamheterna
• inköpen görs av leverantörer med vilka kommunen har avtal men också av leverantörer med vilka kommunen saknar avtal.
• troligtvis sker inköpen utan avtal till priser som skulle ha varit lägre om inköpen istället gjorts hos upphandlade leverantörer.
Med många beställare, där några har och andra inte har, adekvat utbildning finns risk för felkonteringar, felaktiga och/eller olagliga inköp. Tillräckliga skäl finns därför för att kommunen ska se över inköpsrutinerna. Men det finns därutöver starka ekonomiska skäl att se över kommunens former för inköp. Lidingö stad arbetar sedan några år aktivt med utveckling av
rutinerna. Kommunen har, med 45 000 invånare och en påverkbar
inköpsvolym på 780 miljoner kronor/år, räknat med att direkt sänka inköps-kostnaderna med drygt 1 procent, c:a 8 miljoner kronor/år. Genom
utveckling räknar Lidingö med att göra ytterligare besparingar på c:a 4 kronor/år.
Det finns flera exempel på kommuner som har studerat inköpsbeteenden och skärpt rutinerna för inköp, bl.a. Nacka, Linköping, Norrköping, Grästorp, och Göteborg.
Lokalförsörjningsprocessen
Under de senaste åren har olika utvecklingsinsatser initierats för att förtydliga och effektivisera processerna kopplat till kommunens lokal-försörjning, d.v.s. tillgången till lokaler för kommunens olika verksamheter.
I samband med utformningen av kommunens nya budgetprocess
identifierades lokalförsörjningsplanen som en viktig förberedande process i budgetarbetet. Formerna för arbetet med lokalförsörjningsplanen har sedan utvecklats, särskilt under året Ytterligare förbättringsmöjligheter är identifierade.
Trafik- och fastighetskontoret har gjort en genomlysning av kontorets olika processer. Stor vikt har lagts vid processen "Tillhandahålla lokaler". Under
har förvaltningsövergripande möten med samtliga berörda förvaltningar gått igenom processen ur olika perspektiv och identifierat ytterligare förbättringsområden. Framförallt identifierades nödvändigheten i att förstärka kommunens samlade kompetens kring hantering av kommande lokalbehov i ett tidigt skede. Det finns också en stor
gällande beställande förvaltningars beställningsrutiner och former för kravställande.
Tjänsteutlåtande
2014-10-28
Dnr 2014/0172 KS-1 Sidan 3 av 4
De problem som funnits kring försörjningen av LSS-bostäder har belysts i en konsultrapport från Svefa. Rapporten bekräftar och fördjupar tidigare identifierad problembild gällande lokalförsörjningsprocessen.
Rapporten framhåller samtidigt att det finns en god grund i lokalförsörj-ningsprocessen att bygga vidare på.
Kommunledningskontoret konstaterar sammanfattningsvis stora behov av att ytterligare utveckla och förbättra lokalförsörjningsprocessen. Några exempel på utvecklingsområden är:
• Lokalförsörjningsprocessen kopplat till budgetprocessen - samverkan mellan förvaltningarna i olika skeden behöver utvecklas men också, i vissa delar, lokalförsörjningsplanens formella behandling och status.
• Beställningar lokaler - det finns fortfarande en del oklarheter internt inom beställande förvaltningar när det gäller själva beställningarna till trafik- och fastighetsnämnden samt roller och former för samverkan under arbetets fortlöpande i olika fastighetsprojekt. Detta behöver beställande förvaltningar och fastighetskontoret utveckla i samråd.
• "Funktionsprogram" - nämnder behöver ha
program" där krav enligt lagstiftning och motsvarande ska framgå.
Programmen ska även redovisa krav därutöver vilka behöver vara politiskt förankrade. Även trafik- och fastighetsnämnden behöver ha
"funktionsprogram" som belyser aspekter som energi, miljö, gestaltning etc.
• Plan- och exploateringsprocessen - det finns flera områden att utveckla kring hur verksamheternas lokalbehov kommer in i , och hanteras, i och exploateringsprocessen, t.ex. vad kan rullande översiktsplanering bidra med, vad innebär "god stadsbyggnad", d.v.s. vilken typ av lösningar kan vara aktuella och hur hanteras det mot marknaden samt metoder för scenariobeskrivningar. Det är samtidigt viktigt utveckla formerna för hur samtliga verksamhetsområden i kommunen engageras och engagerar sig i de tidiga skedena och där kommer det även i allt högre grad handla om att tidigt identifiera och
mellan olika typer av behov.
• Gränsdragning mellan Sollentunahem och trafik- och fastighetsnämnden kring verksamhetsfastigheter tydliggörs.
Kommunledningskontorets förslag
Kommunens inköpsrutiner
En förstudie gällande kommunens inköpsrutiner genomförs under första kvartalet För detta avsätts 500 tkr genom att medel disponeras från kommunstyrelsens oförutsedda medel.
Förstudien ska utgå ifrån följande tänkta effektmål: Effektivare styrning av inköpen mot färre beställare och högre avtalstrohet leder till lägre
inköpspriser, ökade möjligheter till samordning, mindre antal fakturor och därigenom minskad tidsåtgång.
2014-10-28
Dnr 2014/0172 KS-1 Sidan 4 av 4
Förstudien ska svara på möjligheterna att nå detta effektmål samt vad som krävs för detta t.ex. vad gäller upphandling av nytt inköpsstödssystem, omställningsarbete i förvaltningarna, utbildningsinsatser etc. De ekonomiska konsekvenserna både vad gäller engångssatsningar och långsiktig besparingspotential ska redovisas.
Förstudien inklusive underlag till beslut om fortsatt arbete kring
inköpsrutinerna kommer att redovisas till kommunstyrelsen under första kvartalet
Lokalförsörjningsprocessen
Redan påbörjat arbete med att utveckla och förbättra
processen fortsätter. En översyn av formerna för trafik- och
nämndens investeringsbudget pågår samtidigt som nämnden fortsätter arbetet med att tydliggöra gränssnittet mot och den löpande samverkan med
De beställande nämnderna fortsätter parallellt att se över sina interna beställningsprocesser och det löpande samspelet med trafik- och fastighetsnämnden samt plan- och exploateringsverksamheten.
En viktig del i det fortsatta utvecklingsarbetet är krav på att beställar-nämnderna antar funktionsprogram kring verksamhetsspecifika krav och önskemål samt att trafik- och fastighetsnämnden antar ett motsvarande funktionsprogram kring ambitionsnivåer gällande miljö, energi, gestaltning etc. Behov av funktionsprogram hos finns i första hand enligt följande:
• Barn- och utbildningsnämnden o Grundskola
o Förskola
• Kultur- och fritidsnämnden o Idrottshallar
• Vård- och omsorgsnämnden / Socialnämnden (enligt respektive nämnds ansvarsområden)
o Gruppboenden
o Serviceboenden (lägenhet) o Äldreboenden
Samtliga funktionsprogram bör antas av nämnd och därefter fastställas av kommunstyrelsen.
För att utveckla metoder och processer kopplat t i l l den långsiktiga
planeringen samt samordna lokalförsörjningsprocessen i de tidiga skedena finns behov av att avsätta medel för en fastighetsstrategisk funktion inom kommunledningskontoret.
Katarina Kämpe Kommundirektör
Håkan Kristina Brismark
•
SOLLENTUNA KOMMUN
Kommunfullmäktige protokoll
Sammanträdesdatum
Sidan 1 av 2
§ 168/2014 Dnr 2014/0026 KS-5 Diariekod: 640