Rättsligt stöd för behandling som utförs

110

material från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten (9 § tredje stycket arkivlagen). Den myndighet som har överlämnat materialet förfogar därefter inte längre över detta.

Den myndigheten bestämmer inte heller längre över ändamålen och medlen för arkivmyndighetens behandling av de personuppgifter som förekommer i materialet. Arkivmyndigheten bär i stället personuppgifts-ansvaret för de behandlingar som sker därefter (se definitionen av begreppet personuppgiftsansvarig i artikel 4.7 i dataskyddsförordningen).

Detta innebär att det behövs en rättslig grund för arkivmyndigheternas behandling av de personuppgifter som finns i det övertagna materialet.

Den behandlingen sker för att utföra en i arkivlagstiftningen fastställd uppgift av allmänt intresse (se avsnitt 8.4). Nödvändig behandling hos arkivmyndigheterna kan därmed ske med dessa bestämmelser som rättslig grund, enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Detta gäller även t.ex. då Riksarkivet enligt 6 § andra stycket förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet tar emot arkivhandlingar från enskilda som är av särskild betydelse för forskning och kulturarv.

Skolverket efterfrågar en reglering för kommunala arkivmyndigheter som övertar arkivmaterial från enskilda organ. Det finns inte något underlag för att i detta lagstiftningsärende bedöma behovet av en sådan reglering. Det kan dock konstateras att det i det enskilda fallet kan vara så att arkiven överlämnas till arkivmyndigheten som deposition, dvs.

utan att äganderätten övergår. I sådana fall kan parterna avtala om att arkivmyndigheten ska ges ett privaträttsligt uppdrag att i egenskap av personuppgiftsbiträde förvara och vårda materialet för deponentens räkning.

14.1.2 Rättsligt stöd för behandling som utförs av enskilda arkivinstitutioner

Regeringens förslag: Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att personuppgiftsansvariga som inte omfattas av föreskrifter om arkiv får behandla person-uppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Den myndighet som regeringen bestämmer får även i enskilda fall tillåta sådan behandling.

Ett beslut får förenas med villkor.

Utredningens förslag överensstämmer i sak med regeringens. Utred-ningen föreslår en annan språklig utformning av bestämmelsen.

Remissinstanserna: Det stora flertalet remissinstanser tillstyrker utredningens förslag eller har inga synpunkter på det. Riksarkivet ser behovet och nyttan av föreskrifter och beslut inom området, men efter-frågar ett förtydligande av förhållandet mellan de generella föreskrifterna och de förvaltningsbeslut som föreslås beslutas i enstaka fall, samt vad föreskrifterna i praktiken ska reglera. Vidare påpekar Riksarkivet att det inte framgår om de enskilda arkivens eller arkivinstitutionernas behand-ling av personuppgifter ska stå under Datainspektionens tillsyn. Centrum för näringslivshistoria betonar att det är av yttersta vikt att den här typen av bestämmelse införs. Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek anför att det är av yttersta vikt att deras arbete inte försvåras eller omöjliggörs av ny

111 lagstiftning på området. Föreningen svenska länsarkivarier ställer sig

bakom förslaget som en temporär lösning i avvaktan på regeringens utredning om arkivsektorn. Vidare anser föreningen att Riksarkivet är den givna myndigheten att hantera ett sådant ackrediteringsförfarande samt att det bör framgå att myndighetsutövningen ska ske i samråd med den enskilda arkivsektorn. Dataskydd.net anser däremot att Datainspek-tionen ska ha föreskriftsrätten i stället för Riksarkivet. DatainspekDatainspek-tionen avstyrker förslaget och anser att bemyndigandet innebär att regeringen och Riksarkivet kan ge enskilda arkiv rätt att behandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse trots att en sådan uppgift inte är fastställd i nationell rätt. Östergötlands läns landsting anser att begreppet allmänt intresse bör definieras, särskilt i förhållande till enskilda arkivinstitutioner.

Skälen för regeringens förslag

Begreppet arkivändamål av allmänt intresse

Även de som inte omfattas av arkivlagstiftningen kan i vissa fall behandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Av skäl 158 till dataskyddsförordningen framgår att ett sådant organ bör ha en rättslig skyldighet att förvärva, bevara, bedöma, organisera, beskriva, kommunicera, främja, sprida och ge tillgång till uppgifter av bestående värde för allmänintresset. Medlemsstaterna bör enligt samma skäl ha rätt att föreskriva att personuppgifter får vidarebehandlas för arkivering, exempelvis i syfte att tillhandahålla specifik information om politiskt beteende under tidigare totalitära regimer, folkmord, brott mot mänsklig-heten, särskilt Förintelsen, eller krigsförbrytelser.

Östergötlands läns landsting anser att begreppet allmänt intresse bör definieras, särskilt i förhållande till enskilda arkivinstitutioner.

Regeringen kan dock konstatera att begreppet är EU-rättsligt och inte kan definieras i nationell lagstiftning. Begreppet måste i stället ges utrymme att utvecklas i rättstillämpningen. Om syftet med behandlingen är just arkivändamål av allmänt intresse, och inte t.ex. historiska forsknings-ändamål, måste bedömas från fall till fall.

Rättsligt stöd för enskilda arkivorgans behandling av personuppgifter Det finns i Sverige ett antal enskilda organ som samlar in eller vidare-behandlar personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Den rättsliga grunden för denna behandling torde i normalfallet vara att verk-samheten är av allmänt intresse enligt 10 § d PUL. Det är dock oklart om uppgifterna för de enskilda arkivorgan, vilkas verksamhet är av allmänt intresse, alltid är fastställda i enlighet med svensk rätt på det sätt som krävs för att artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen ska vara tillämplig.

När dataskyddsförordningen börjar tillämpas kan därmed den rättsliga grunden för de enskilda organens behandling av personuppgifter komma att ifrågasättas. Det finns därför behov av att förtydliga det rättsliga stödet för sådan personuppgiftsbehandling.

Regeringen delar utredningens bedömning att detta bör ske genom att det införs en möjlighet för regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer att meddela föreskrifter som tillåter att

112

uppgiftsansvariga behandlar personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Till skillnad från Datainspektionen anser regeringen att en föreskrift som tillåter en personuppgiftsansvarig att behandla person-uppgifter för arkivändamål av allmänt intresse ger det stöd i rätts-ordningen som behövs. En föreskrift som tillåter att t.ex. en förening behandlar personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse innebär i sig att föreningen erkänns ha befogenhet att bedriva arkivverksamhet av allmänt intresse. Därmed är en uppgift av allmänt intresse fastställd på det sätt som krävs enligt artikel 6.3 första stycket i dataskyddsförord-ningen.

Regeringen har för avsikt att delegera föreskriftsrätten till Riksarkivet, eftersom det är den myndighet som har bäst förutsättningar att bedöma vilka kriterier som ska vara uppfyllda för att en arkivverksamhet ska anses vara av allmänt intresse i dataskyddsförordningens mening. Riks-arkivet bör dock ha en skyldighet att höra Datainspektionen innan föreskrifter meddelas. Vidare bör Riksarkivet vid behov inhämta synpunkter från den enskilda arkivsektorn i allmänhet och de berörda personuppgiftsansvariga i synnerhet.

Med anledning av Riksarkivets önskemål om förtydligande av vad föreskrifterna i praktiken ska reglera kan regeringen nämna att före-skrifterna skulle kunna innehålla generella bestämmelser som bör gälla för all arkivverksamhet av allmänt intresse som inte omfattas av arkiv-lagstiftningen, i linje med vad som anges i skäl 158. De berörda person-uppgiftsansvariga skulle kunna anges i en bilaga till föreskrifterna, med angivande av den verksamhet som bedöms vara av allmänt intresse. I förekommande fall kan begränsningar avseende de generella bestäm-melserna eller särskilda villkor för tillämpningen anges. Den närmare utformningen av föreskrifterna och innehållet i dessa bör dock över-lämnas till Riksarkivet att bestämma.

Det är tänkbart att det kan uppstå enstaka situationer där föreskrifts-formen inte är lämplig, men där det ändå finns skäl att tillåta behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Det kan t.ex.

röra sig om behandling som ska ske av en personuppgiftsansvarig under en begränsad tid eller i ett mycket begränsat avseende. I likhet med den ordning som gäller för behandling av personuppgifter om lagöver-trädelser som föreslås i avsnitt 11, bör därför den myndighet som regeringen bestämmer i enskilda fall kunna pröva om den behandling som utförs sker för arkivändamål av allmänt intresse i dataskyddsförord-ningens mening. Regeringen har för avsikt att ge Riksarkivet även denna uppgift. Om Riksarkivet bedömer att sökandens arkivverksamhet uppfyller dataskyddsförordningens krav kan denna genom ett särskilt beslut medges rätt att behandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Den personuppgiftsbehandling som är nödvändig för detta ändamål kan då ske med beslutet som rättslig grund. Ett beslut som går sökanden emot bör kunna överklagas, se avsnitt 17.5.

Riksarkivet påpekar att det i betänkandet inte framgår om Datainspek-tionen ska utöva tillsyn över de enskilda arkivens eller arkivinstitu-tionernas behandling av personuppgifter. Regeringen kan i det samman-hanget nämna att regeringen har för avsikt att, i förordning, utse Datainspektionen som tillsynsmyndighet enligt dataskyddsförordningen.

All behandling av personuppgifter som sker inom

113 ningens och dataskyddslagens tillämpningsområde kommer att omfattas

av Datainspektionens tillsyn, oavsett vilken den rättsliga grunden för behandlingen är. Det innebär således, precis som i dag, att en enskild arkivinstitution som förvarar handlingar som innehåller personuppgifter kommer att stå under Datainspektionens tillsyn. Detta gäller oavsett om behandlingen utförs med stöd av Riksarkivets föreskrifter eller beslut, på grund av att behandlingen sker för arkivändamål av allmänt intresse, eller om organet genom ett civilrättsligt avtal med arkivmaterialets ägare endast behandlar personuppgifterna i egenskap av personuppgiftsbiträde åt deponenten.

Regeringen har tidigare bedömt att det finns anledning att genomföra en bred översyn av arkivväsendet i landet och att denna översyn även ska tydliggöra de enskilda arkivens viktiga roll som en del av det gemen-samma kulturarvet (prop. 2016/17:116 s. 174–175). Utredningen förut-sätter mot denna bakgrund att frågor kring de enskilda arkivens behand-ling av personuppgifter kommer att utredas närmare. En sådan översyn av arkivväsendet har nu inletts. Enligt regeringens kommittédirektiv, dir. 2017:106, ska en särskild utredare bl.a. analysera om regleringen för de enskilda arkiven bör förändras för att kunna tillgodose behov inom rättsskipning, förvaltning, forskning och skydd för kulturarvet. Utredaren ska även utreda om de enskilda arkivens hantering av personuppgifter kräver ytterligare författningsstöd samt analysera Riksarkivets och övriga arkivmyndigheters roll och uppgifter i relation till de enskilda arkiven och vid behov lämna förslag på hur dessa kan förändras. Precis som Föreningen svenska länsarkivarier påpekar kan därför den ordning som föreslås i detta lagstiftningsärende avseende enskildas behandling av