Styrgruppens erfarenhet av programmets upplägg och genomförande ger anledning att efterlämna några erfarenheter av det genomförda programmet och råd inför uppstart av ett nytt med likartad målsättning:
• Målformuleringen Det går inte att med enbart doktorandprojekt driva företagens verksamhetsutveckling och skapa akademisk hög kompetens. En annan skrivning som styr mot en högre andel seniorprojekt med kortare projekt och snabb leverans av resultat till industrin bör göras
• Färre delområden Redan tre delområden blev för mycket med denna typ av projektfinansiering. Tillse dessutom att förutsättningar för en ny miljö verkligen föreligger – både på den akademiska och den industriella sidan.
• Förbered näringslivet Industrins förmåga att känna sina behov på längre sikt (ett doktorandprojekt 4 år) är begränsad. En förstudie och analys bör genomföras innan projektarbete startar.
• Rimliga mål Analysera tillgänglig FoU-utförargrupp. Sätt rimliga mål i relation till kompetens och kapacitet.
• Utvärdering Utvärderingsgruppen bör sammansättas så att den industriella relevansen verkligen bedöms alternativt bör en helt separat grupp tillsättas för att utvärdera den industriella relevansen.
Luleå / Skellefteå i november 2008
Ants Suurkuusk Sven-Olof Holmström Hans-Erik Johansson Håkan Widmark Lennart Karlsson Sören Edmark Bengt Lindgren
Bilaga 2. Ekonomi
1. Förutsättningar vid programmets start maj 2000 som senare ändrades
Avtal med de tre parterna, NUTEK, Luleå tekniska universitet och Stiftelsen Träenigheten slöts i maj 2000. I avtalet fastställdes att programmets ram skulle uppgå till 60 MSEK.Statens finansiering skulle utgöras av kontanta medel medan intressenternas finansiella åtagande skulle utgöras av kontanta medel, kostnader för industridoktorander, material och eget arbete.
Det fastslogs i huvudavtalet att separata projektavtal skulle upprättas i takt med fattade beslut.
Dispositionstiden för resp. projekt skulle samtidigt fastställas för att rekvisitionsperioderna till NUTEK skulle följas. Vid avtalstecknandet beslöts att rekvisitioner från NUTEK skulle göras i sedvanlig ordning, dvs när kostnader uppkommit och när intressenter visat på sin del av finansieringen. I huvudavtalet 8.4 framgår detta tydligt ”Huvudavtalet utgör ej grund för utbetalning”.
2. Nya villkor
Under hösten 2000 fattade regeringen beslut om att NUTEKs verksamhet skulle
omorganiseras. VINNOVA skulle därmed överta NUTEKs roll och bli statens "aktör" i detta program. I avtalet med NUTEK förutsattes periodvisa ekonomiska rekvisitioner vid givna tidpunkter. Denna förutsättning kullkastades då VINNOVA blev aktör istället. I och med att medfinansieringen från intressenterna inte hade fastställts i huvudavtalet utan att de skulle regleras för varje projekt kunde inget liknande avtal övergå från NUTEK till VINNOVA.
Luleå tekniska universitet (LTU) ombads att till NUTEK innan december 2000 insända en rekvisition omfattande 30 MSEK, dvs hela den statliga finansieringen, vilket även utbetalades till ett konto hos LTU den 19 dec 2000. Därmed hade staten avhändat sig sin finansiella del till programmet och en annan statlig myndighet, LTU, förutsattes förvalta dessa medel medan intressenterna förväntades tillskjuta medel allt eftersom ända fram till 30 juni 2008. Parterna fick under december 2000 ett beslutsbrev från NUTEK där detta framgick. Detta beslutsbrev kom därmed att ersätta huvudavtalet.
Det ålades ett ansvar på programdirektören och styrgruppen att förvalta medlen som tillförts programmet och se till att intressenterna skulle bidra med ”minst hälften”. Ramarna för resp programområde skulle även följa den stipulerade omfattningen.
Samma "etappindelning" kvarstod i det nya beslutsbrevet som anges i kapitel 2. Vid halvtidsutvärderingen för tiden fram till 31 dec 2000 konstaterades att 21 MSEK hade upparbetats i programmet av budgeterade 26 MSEK. Som ett resultat av
halvtids-utvärderingen tillskrev VINNOVA universitetet möjligheten att fullfölja programmet ända fram till 30 juni 2008.
3. Villkorsförtydliganden under programtiden
Ramar för budgetavvikelseAvvikelser vid projektavslut har visat sig vara både positiva och negativa. Styrgruppen fattade efter några år ett beslut om att projekten inte fick avvika mer än 150 kkr från budgeten.
Uppkomna avvikelser skulle "belasta kontot för administrativa kostnader". (Projekten har i de flesta fall drivits fram till planerad licentiatexamen eller till disputation.)
Administrationspåslag
Styrgruppen och programdirektören hade att ta ställning till hur omfattade administrationen och styrgruppsarbetet skulle bli under de åtta programåren. Redan vid de första projekt- besluten tog styrgruppen ett enhälligt beslut att administrationen skulle utgöra 10 % av resp projekt. För det praktiska arbetet har ett påslag med denna procentsats använts på
projektkostnaderna, vilket också styrgruppen godkände då budget för programmets
administration uppskattades att bli lägre än 6 MSEK. (Utfall enligt långtidsbudgeten = 5350 kkr.)
Det praktiska arbetet har därför inneburit att vid varje projekts redovisning har nedlagda kostnader summeras och därefter ett påslag 10 % adderas. Samtidigt har LTU löpande
förskotterat förvaltningskostnader i och med att fakturor, löner mm har betalats av universitet när kostnaderna uppkommit. Dessa kostnader har utgjort en insats för LTU till dess reglering har kunnat göras vid projektredovisning, vilket har skett ca två-fyra gånger per år.
Effekten har blivit att det tog flera år innan styrgrupps och administrationskostnaderna hade hunnit "inkasseras" eftersom detta skett i takt med att projekten upparbetats. Vid halvtids-utvärderingen var avräkningen negativ, men i samband med att fler projekt startades och kostnader arbetades upp har påslag tillkommit som kunnat möta de verkliga kostnaderna för administrationen. Som mest uppgick överskottet till 160 kkr vid utgången av år 2007 men detta behövdes år 2008 eftersom administraionspåslaget även var satt så att det skulle "räcka till" att täcka kostnaderna för slututvärderingen.
Högskolemomsen utgör en kostnad i SkeWood-programmet
Universitetet måste lyfta av högskolemoms från samtliga inbetalda och rekvirerade
bidragsmedel från privata givare. Högskolemomsen tillfaller omgående skatteverket genom att bidragsmottagaren gör en inbetalning till skatteverket. Beloppet utgör 8 % av rekvirerade bidragsmedel.
Högskolemoms uppkom när svenska universitet och högskolor blev mervärdeskattepliktiga och därmed fick göra avdrag för alla inköp, även till utrustningar mm trots att stor del av finansieringen kommer från statliga anslag. Under 90-talet fastställdes att en kompensation till staten skulle tas ut genom ett avlyft från privata bidragsmedel.
Detta medförde att resp projektbudget krympte för de projekt där universitetet hade rekvirerat bidragsmedel från stiftelser och fonder som är att betrakta som bidragsgivare. Styrgruppen i samråd med VINNOVA beslutade att högskolemomsen skulle tas som en kostnad i
SkeWood-programmet för att intressenternas insatser skulle kunna representera den av intressenten utbetalade beloppet och inte enbart det reducerade nettobeloppet som bokförts som intäkt hos bidragsmottagaren LTU.
I och med att högskolemomsen utgjorde en kostnad i SkeWood prgrammets projekt skulle även det beloppet ingå i kostnadsmassan för resp projektet. Beslutet att administrationspåslag skulle göras på alla kostnader innebar att påslaget beräknades även på högskolemomsen. Vid programmets slut har högskolemoms belastat en fjärdedel av projekten, totalt ca 0,8 MSEK.
I några fall har deltagande företag rekvirerat bidrag från stiftelser och fonder men då har inget avlyft gjorts ty högskolemomsen gäller bara när högskolor är mottagare av sådana medel.
Dispositionstider
I NUTEKs ursprungliga villkor i huvudavtalet fastslogs att hela SkeWood-programmets dispositionstid utgör tiden 2000-01-01--2008-06-30. Där framgår även betydelsen att en sådan skulle fastställas för varje projekt. I och med att VINNOVA inte blev utbetalande enhet så fattade styrgruppen beslut om att programdirektören löpande skulle informera styrgruppen om ev. förseningar vilket även ingått som en informationspunkt vid åtminstone vartannat
styrgruppsmöte.
Möjlighet till förlängning efter den 1 juli 2008.
Kravet för att kunna nyttja resterande del av de av NUTEK tillskjutna medlen efter den 30 juni 2008 är att intressenter visat att de bidragit med sin insats och att dessa medel skulle vara SkeWood-programmet tillhanda innan slutdatumet den 30 juni 2008. VINNOVA har för styrgruppen förtydligat att ifall den privata finansieringen var ordnad för beslutade projekt så skulle det vara möjligt för projektledarna att bedriva resp projekt vidare inom ramen för programmet. Det kan konstateras att samtliga projekts intressentfinansiering hade inkommit före den 30 juni 2008 varför pågående projekt har kunnat fortgå.
Dessa projekts kvarvarande budget uppgår, enligt långtidsbudgeten till 5754 kkr och kommer att rapporteras till VINNOVA i enlighet med särskilda regler. WDAT-programmet som avslutades några år före SkeWood-programmet har liknande villkor varvid avrapportering sker till VINNOVA.
4. Långtidsbudget, löpande beslutsunderlag
Programdirektören presenterade vid första styrgruppsmötet en långtidsbudget där planerade projekt angavs. Efter att beslut fattats följdes dessa upp årsvis mot den beslutade
budgetramen. Denna långtidsbudget har allt eftersom kompletterats med utfall några gånger per år och utökats med alla beslut. Det har varit ett "levande dokument" som kompletterats med tillkommande planerade projekt och utfallen på de igångvarande. Vid projektavslut har man kunnat konstatera ifall projektbudgeten infriats. I de flesta projekt har det visat sig bli smärre avvikelse mot budget. Mallen för långtidsbudget har hela tiden använts som beslutsunderlag för styrgruppen eftersom den på ett tydligt sätt visar på hur projekten framskrider, i vilken takt kostnaderna upparbetas och vad som kvarstår för tiden framöver.
5. Bokföring och bokföringsprogram
Redovisningen har organiserats av programmets administratör, Monica Tjerngren. Ett administrationspåslag skulle beräknas på resp projekts utfall och bokföras som en generell
”gemensam admkostnad”. Detta påslag skulle senare behöva avstämmas mot verkliga kostnader för styrgruppsmöten, ledamöternas konsultfakturor och resekostnader, doktorand-träffar, administrationen samt för programdirektörens tid.
Att administrationspåslaget skulle följa samma fördelningsmodell som övriga programmet var givet varför varje sådant "påslag" skulle kunna regleras mot både industrins insats och
NUTEK-medlen.
Det kan också konstateras att institutionen i Skellefteå införde tidsskrivning för all personal från år 2000 det har därför varit enkelt att följa den nedlagda tiden i programmet. För träforskarna vid LTU Skellefteå var detta ingen nyhet, de har använt mer eller mindre manuella tidredovisningssystem sedan 1980-talet. Från år 2003 har all tidredovisning på institutionen skett i Agresso, som också är universitetets redovisningssystem.
Insatser från olika företag mm gjordes i takt med att kostnaderna arbetades upp och intäkterna från intressenterna skulle vara inbetalade innan reglering från innestående NUTEK-medel kunde regleras. Kostnader för projekt fanns ju redan bokförda på många olika håll, industridoktorandernas verkliga kostnader för löner och resor mm hade redan bekostats av resp arbetsgivare och de var redan redovisade i resp företag eller andra organisationer.
Administratörer hos företagen har sammanställt projektkostnader och rapporterat dem kvartalsvis till SkeWood och dessa har tillsammans med redan upparbetade kostnader inom LTU bokförts i ett helt fristående bokföringsprogram, Hogia.
Det måste här klarläggas att SkeWood-programmet på inget sätt har varit att betrakta som ett företag eller en centrumbildning utan endast som ett fristående program där kostnader samlats ihop från flera olika arbetsgivare och företag. De kostnader som ingår i redovisningen för programmet har endast tillkommit programmet därför att någon annan organisation eller företag har betalat löner, sociala avgifter mfl kostnader i första läget.
Ekonomitabell till slutrapport SkeWood-programmet
INBETALNINGAR Utfall 080630 (kkr) Utfall slut (kkr) Privata intressenter 30.000 30.000 Övr stat finansiärer 400 400
VINNOVA 30.000 30.000
Summa 60.400 60.400
KOSTNADER Utfall 080630 (kkr) Ber utfall slut (kkr) Löner och löneomkostn 33.214 36.793 Resor, möten mm 2.719 3.050 Utrustning, material 1.073 1.173 Externa tjänster res.spridn 2.537 2.937
Högskolemoms 790 790
Trpt direkta kostnader 40.333 44.741
Lokaler mm 4.136 4.336
Gemensamma kostnader 10.226 11.321
Summa 54.695 60.400