R EGLER OCH RUTINER FÖR KONTROLL

Det finns dokumenterade regler och rutiner för kontroll av legitimation, utbildning och referenser vid anställning och inhyrning av läkare och sjuksköterskor?

Det finns dokumenterade rutiner för att kontrollera om en sökande har varit eller är under utredning vid ett annat landsting?

För några år sedan gjordes en översyn av processerna kring anställning, rekrytering och avslut av anställning vilket resulterade i att en ny rutin, anställningsprocessen, infördes.

Anställningsprocessen är ett systematiserat stöd i självservice.

I anställningsprocessen ska regionens samtliga ärenden kring anställning, rekrytering, förändring eller avslut av anställningar hanteras. I intervjuerna framkommer att anställ-ningsprocessen är den enda vägen att få fram ett anställningsavtal.

3.1.1. Processen vid anställning av personal

När behov av rekrytering uppstår kontaktar ansvarig chef sin utsedda HR-partner via självservice, den sk anställningsprocessen. I självservice görs en beställning där beho-vet/tjänsten beskrivs. Beställningen ligger sedan till grund för anställningen.

Efter inkommen beställning gör HR-avdelningen en kontroll av eventuella förturer innan ärendet går vidare med framtagande av annons. Den praktiska hanteringen kring in-komna ansökningar, kalla till intervjuer etc. hanteras av HR-avdelningen i kontakt med aktuell chef.

Till intervju ombeds kallade personer ofta att ta med sig papperskopior på legitimation samt aktuella papper vilket utgör en första kontroll.

I samband med intervjuer görs enligt de intervjuade i regel en kontroll av referenser. Vem som utför kontrollen av referenser varierar men i de flesta fall görs dessa av aktuell chef. I en del fall kan referenser kontrolleras av HR. Referenstagning finns beskrivet på Plexus samt en separat rutin (Mall för referenstagning). Enligt dessa ligger ansvaret på referens-tagningen på ansvarig chef. Vid intervjuerna med verksamheten framhålls referenstag-ningen som en självklar del i rekryteringsprocessen men det saknas kännedom om doku-menterade rutiner kring det.

I detta skede av rekryteringsprocessen görs eventuella kontroller mot belastningsregistret.

Kontrollen görs i regel av HR men vid genomförda intervjuer med verksamheten fram-kommer att det finns vissa oklarheter från cheferna avseende denna kontroll, huruvida den alltid görs samt vem som utför kontrollen. Vid granskningstillfället saknas dokumen-terade rutiner för denna kontroll men enligt uppgift pågår ett arbete med framtagande av en sådan rutin. Tillvägagångssättet vid kontroll finns dock beskrivet enligt representanter ifrån HR.

automatisk kontroll görs mot Socialstyrelsen om personen i fråga har legitimation m.m.

(se bild nedan).

Svar erhålls i de flesta fallen direkt i systemet utan dröjsmål. Kontrollen sker på samtliga personer som läggs in i anställningsprocessen oavsett om det finns krav på legitimation eller inte för aktuell yrkeskategori.

Den automatiska kontrollen mot Hospen kan enligt uppgift ibland visa sig att personen i fråga saknar legitimation trots att dennes yrkeskategori kräver det. Enligt uppgift tas då en ytterligare kontakt med Socialstyrelsen för att kontrollera om legitimation finns, an-tingen via telefon eller mail. Den manuella kontrollen dokumenteras i dagsläget inte i sy-stemet utan endast hos respektive chef/HR-partner/HR-administratör.

Vid genomförda intervjuer med HR-funktionen framkommer att manuella kontroller främst görs för personer som nyligen tagit examen och legitimationen inte hunnit med att processas i systemet eller kring personer med utländska personnummer.

Rutinen i anställningsprocessen styrs av systemet i självservice. Stegen är förutbestämda men inte obligatoriska. Det finns ingen funktion i systemet som säkerställer att kontroll av legitimation har gjorts på de yrkeskategorier som kräver legitimation. Vid intervjuer

framkommer att det är upp till personerna vid HR att ha kunskap om huruvida tjänsten kräver legitimation eller inte.

I intervjuer med representanter ifrån verksamheten framkommer att anställningsproces-sen upplevs som väldigt positiv och som ett bra stöd. Rollerna mellan verksamheten och HR-funktionen upplevs som tydliga.

I granskningen har noterats att det inte sker någon särskild kontroll av HR-avdelningen kring huruvida en person är under utredning eller inte. Detta framgår inte av den automa-tiska kontrollen i Hospen. För de personer där legitimation saknas i Hospen kan frågan ställas till Socialstyrelsen vid den manuella kontrollen. I samband med referenstagningen brukar dock området nämnas om det pågår en utredning kring personen.

3.1.2. Processen vid inhyrning av personal

Vid inhyrning av personal är hanteringen kring legitimationskontroller annorlunda. I ra-mavtalet med leverantörerna fastställs att ansvaret för kontroll av legitimation och behö-righeter åligger leverantören. Kopior på legitimation ska bifogas avropet ifrån leverantö-ren. Regionen väljer dock att göra vissa egna kontroller av legitimationer och behörighet-er.

Vid intervjuer framkommer att det emellanåt går snabbare att göra en egen kontroll mot Socialstyrelsen än att jaga leverantören. Det upplevs inte som ett problem att personerna som presenteras inte har legitimationer utan de frågetecken som uppstår avser främst kring specialistkompetenser.

Gällande anmärkningar av legitimerad personal kommer inte denna information in i hos-pen förrän personen i fråga blivit fälld varför utredningar m.m. inte syns i kontrollen mot hospen. Vid intervjuer framkommer dock att det oftast finns en kännedom hos HR-avdelningen kring incidenter som föranlett anmälningar och att det oftast är en individu-ell avvägning mindividu-ellan fallen. Om en anmärkning skulle framkomma i hospen efter inhyr-ningen har regionen möjlighet att avsluta och få en annan person med motsvarande kom-petens.

Vid intervjuer med verksamheten framkommer att det finns fall där inhyrda läkare har arbetat i verksamheten men inte haft den efterfrågade specialistkompetensen som krävts.

Detta har föranlett att en del chefer gör egna kontroller av ny personal för att säkerställa att denna har rätt specialistkompetens.

Referenser för inhyrd personal efterfrågas vid leverantörens presentation av läkare eller sjuksköterska. Enligt HR skall presentationen från leverantören innehålla CV, skriftliga referenser, kopia på specialistbevis, utdrag från IVO och HOSP samt kopior på eventuella HSAN- anmälningar.

3.1.3. Bedömning

Kontrollmålet gällande dokumenterade regler och rutiner för kontroll av legitimation, utbildning och referenser vid anställning och inhyrning av läkare och sjuksköterskor be-döms delvis uppfyllt. Det finns idag gemensamma och fastställda regler och rutiner för

Gällande referenstagning har vi noterat att det finns dokumenterade rutiner kring förfa-randet.

Kontrollmålet gällande rutiner för att kontrollera om en sökande har varit eller är under utredning vid ett annat landsting eller hos annan bedöms delvis uppfyllt. Kontrollen ingår inte i anställningsprocessen men däremot kring inhyrd personal. Kontroller om det finns några anmälningar eller tillsynsärenden är inte dokumenterat för anställda personer men även det ingår i leverantörens ansvarsområden för inhyrd personal.