Hans-Olov Frestadius Ordförande
Anna-Lena Birgersson Persson Sekreterare
Innehållsförteckning
1. Sammanträdets öppnande ... 3
2. Godkännande av dagordningen ... 4
3. Val av justerare ... 5
4. Reflektionstid ... 6
5. Val av utskottsledamöter och ersättare ... 7
6. Ekonomisk uppföljning för oktober 2019 ... 8
7. Ekonomisk analys ... 9
17. Delegationsbeslut ... 19
18. Ordförandebeslut ... 20
19. Rapporter och information ... 21
1. Sammanträdets öppnande
SammanfattningIndivid- och familjeomsorgsnämndens ordförande förklarar sammanträdet öppnat.
2. Godkännande av dagordningen
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämndens ledamöter föreslås besluta att godkänna dagordningen.
Sammanfattning
Förslag till dagordning föreligger.
3. Val av justerare
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden beslutar att
1. jämte ordförande Hans-Olov Frestadius (S) utse Bengt Eriksson (V) att justera nämndens protokoll,
2. justering äger rum senast tisdag 26 november vid Individ- och familjeomsorgsförvaltningens kontor, Plangatan 5.
Sammanfattning Turordning justerare:
1. Bengt Erikson (V) 2. Anki Bakke (C) 3. Lena Erixon (S) 4. Kjell Persson (SD) 5. Catrine Larsson (L) 6. Pär Jansson (S)
IFO2019/69
4. Reflektionstid
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att
1. ge i uppdrag till förvaltningschef att genomföra arbetsmiljöåtgärder för att förebygga och åtgärda ohälsosam arbetsbelastning bland socialsekreterare.
2. uppdraget ska redovisas för individ- och familjeomsorgsnämnden efter utvärdering av genomförda åtgärder, senast i april 2022.
Sammanfattning
2019-06-18 uppdrog individ- och familjeomsorgsnämnden till förvaltningen att utreda förutsättningar för att införa arbetstidsförkortning för
socialsekreterare. Utredningen visar att arbetstidsförkortning enligt arbetsrättslig definition inte är möjlig, men att införande av reflektionstid kan vara ett alternativ för att förbättra arbetsmiljön och uppnå ökad stabilitet i personalgrupperna. Erfarenheter från andra kommuner visar på goda resultat av liknande åtgärder. Följeforskning av dessa projekt visar också på vikten av en noggrann planering och uppföljning av införandet. En förstudie har därför beställts och ska presenteras för förvaltningsledningen under december månad.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse Utredning gällande förkortad arbetstid 2019-06-18, dnr IFO2019/69
Protokollsutdrag från IFO-nämnden 2019-06-18, dnr IFO 2019/11 § 92 Beställning av förstudie, dnr IFO2019/69
Tjänsteskrivelse Reflektionstid för socialsekreterare 2019-11-04, dnr IFO2019/69
IFO2019/56
5. Val av utskottsledamöter och ersättare
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden förslås besluta att
1. fr o m den 1 december 2019 utse Hans-Olov Frestadius (S), Catrine Larsson (L) och Amanda Olsson (M) till ordinarie ledamöter, samt som ersättare utse Lena Erixon (S) och Magnus Isomäki (M) till individ- och familjeomsorgens utskott samt
2. beslut 2019-05-21 § 56 upphör att gälla Sammanfattning
Individ- och familjeomsorgsnämndens utskott för personärenden ska enligt reglementet bestå av tre ordinarie ledamöter och två ersättare.
IFO2019/3
6. Ekonomisk uppföljning för oktober 2019
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att
1. med godkännande lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna 2. förklara paragrafen omedelbart justerad.
Sammanfattning
Ekonomisk uppföljning för oktober 2019 redovisas vid sammanträdet.
Beslutsunderlag
Ekonomisk uppföljning för oktober 2019, dnr IFO 2019/3
IFO2019/3
7. Ekonomisk analys
8. Personärende
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att hos Tingsrätten ansöka om att vårdnaden, enligt 6 kap 8 § föräldrabalken, om JK-10
överflyttas till föreslagna särskilt förordnade vårdnadshavare IE-60 och SÖ-55.
Sammanfattning
Familjerättssekreterare Annick Lundgren och Maud Karström har inkommit med utredning daterad 24 september 2019.
9. Personärende
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att hos Tingsrätten ansöka om att vårdnaden, enligt 6 kap 8 § föräldrabalken, om VJ-09
överflyttas till föreslagna särskilt förordnade vårdnadshavare IE-60 och SÖ-55.
Sammanfattning
Familjerättssekreterare Annick Lundgren och Maud Karström har inkommit med utredning daterad 24 september 2019.
10. Personärende
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att enligt 2 kap 7 § Föräldrabalken lägga ned faderskapsutredning gällande flicka S-19.
Sammanfattning
Familjerättssekreterare Annick Lundgren har inkommit med utredning daterad 23 oktober 2019.
11. Personärende
Förslag till beslut (Sekretess)Sammanfattning
Socialsekreterare Anders Lyhed redogör för ärendet i en utredning av den 14 november 2019. Förvaltningschef Anna Danielsson redogör muntligt för ärendet vid sammanträdet.
Ansvar 673560 Verksamhet 55701
12. Personärende
Förslag till beslut (Sekretess)Sammanfattning
Socialsekreterare Anders Lyhed redogör för ärendet i en utredning av den 14 november 2019. Förvaltningschef Anna Danielsson redogör muntligt för ärendet vid sammanträdet.
Ansvar 673560 Verksamhet 55701
13. Personärende
Förslag till beslut (Sekretess)Sammanfattning
Socialsekreterare Lise-Lotte Ström-Signesdotter redogör för ärendet i en utredning av den 12 november 2019. Förvaltningschef Anna Danielsson redogör muntligt för ärendet vid sammanträdet.
Ansvar 673560 Verksamhet 55701
14. Personärende
Förslag till beslut (Sekretess)Sammanfattning
Socialsekreterare Lise-Lotte Ström-Signesdotter redogör för ärendet i en utredning av den 12 november 2019. Förvaltningschef Anna Danielsson redogör muntligt för ärendet vid sammanträdet.
Ansvar 673560 Verksamhet 55701
15. Personärende
Förslag till beslut (Sekretess)Sammanfattning
Socialsekreterare Veronica Wallbäcks redogör för ärendet i en utredning av den 14 november 2019. Förvaltningschef Anna Danielsson redogör muntligt för ärendet vid sammanträdet.
Ansvar 673560 Verksamhet 55701
16. Personärende
Förslag till beslut (Sekretess)Sammanfattning
Socialsekreterare Veronica Wallbäcks redogör för ärendet i en utredning av den 14 november 2019. Förvaltningschef Anna Danielsson redogör muntligt för ärendet vid sammanträdet.
Ansvar 673560 Verksamhet 55701
17. Delegationsbeslut
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att lägga delegationsbesluten till handlingarna.
Sammanfattning
Delegationsbeslut tagna under perioden 01 till och med 2019-10-31, inkomna från Individ- och familjeomsorgsnämndens enheter och från Integrationsenheten inom Arbetslivsnämnden, samt nya
tillsvidareanställningar inom Individ- och familjeomsorgsförvaltningen.
18. Ordförandebeslut
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att ordförandebesluten läggs till handlingarna.
Sammanfattning
Muntlig redovisning av ordförandebeslut tagna under perioden 2019-10-01 till och med 2019-10-31.
19. Rapporter och information
Förslag till beslutIndivid- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att lägga samtliga rapporter till handlingarna.
Sammanfattning
Nedanstående skrivelser och rapporter delges Individ- och familjeomsorgsnämnden:
Information av Camilla Gilljam om ”Hälsa på lika villkor”
Minnesanteckningar Rådet för Social hållbarhet (2019-10-03)
Information om yrkandet från (M) gällande tomma lokaler
SVG-protokoll
Internkontroll
Individ och familjeomsorgsförvaltningen
Postadress
Sandvikens kommun Individ och
familjeomsorgsförvaltningen 811 80 Sandviken
Telefon
026-24 00 00 E-post individ.familjeomsorg@sandviken.se Hemsida
Individ- och familjeomsorgsnämnden
Reflektionstid för socialsekreterare
Förslag till beslut
Individ- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att
1. ge i uppdrag till förvaltningschef att genomföra arbetsmiljöåtgärder för att förebygga och åtgärda ohälsosam arbetsbelastning bland socialsekreterare.
2. uppdraget ska redovisas för individ- och familjeomsorgsnämnden efter utvärdering av genomförda åtgärder, senast i april 2022.
Sammanfattning
2019-06-18 uppdrog individ- och familjeomsorgsnämnden till förvaltningen att utreda förutsättningar för att införa arbetstidsförkortning för
socialsekreterare. Utredningen visar att arbetstidsförkortning enligt arbetsrättslig definition inte är möjlig, men att införande av reflektionstid kan vara ett alternativ för att förbättra arbetsmiljön och uppnå ökad stabilitet i personalgrupperna. Erfarenheter från andra kommuner visar på goda resultat av liknande åtgärder. Följeforskning av dessa projekt visar också på vikten av en noggrann planering och uppföljning av införandet. En förstudie har därför beställts och ska presenteras för förvaltningsledningen under december månad.
Ärendet
Bakgrunden till uppdraget 2019-06-18, att utreda förutsättningar för arbetstidsförkortning bland socialsekreterare, var bestående svårigheter att rekrytera erfarna socionomer till socialsekreterartjänster liksom att behålla redan anställda. Den förstudie som förvaltningen påbörjat, innehållande bland annat en fördjupad analys av nuvarande situation och en genomgång av de åtgärder som redan vidtagits, visar att det finns behov inom
förvaltningen att testa nya vägar för att uppnå en stabilitet inom myndighetsutövande personalgrupper.
Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) beskriver bland annat arbetsgivarens skyldigheter att
förebygga och åtgärda ohälsosam arbetsbelastning, vilket definieras som när kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Arbetsgivaren har en skyldighet att hantera detta genom att sänka kraven eller tillföra resurser.
Intervjuer med förvaltningens enhetschefer visar, i linje med nationell forskning, att rollen som socialsekreterare innebär hög arbetsbelastning, akuta oförutsedda situationer, höga och ibland motstridiga krav från
lagstiftare och omvärld. Eftersom handläggningen är hårt reglerad i lag finns inga möjligheter att låta inkomna ärenden vänta. Arbetet är komplext och innebär möten med människor i utsatthet. Som socialsekreterare ansvarar man för beslut som kan vara livsavgörande för enskilda och familjer. Dessa svåra förutsättningar tenderar att leda till stress och till obalans mellan arbete och fritid. Hög personalomsättning och en stor andel nyexaminerade
medarbetare innebär ytterligare belastning. Intervjuer med enhetscheferna visar att situationen varierar mellan arbetsgrupper och över tid. Under en period av 3 år har samtliga enheter som arbetar med myndighetsutövning till och från haft problem med stress, hög personalomsättning och svårigheter att rekrytera behöriga socialsekreterare. Detta har bland annat medfört höga kostnader för konsulter, bristande kontinuitet i kontakten mellan
socialsekreterare och enskilda, liksom begränsade möjligheter till verksamhetsutveckling. I dagsläget är situationen relativt stabil inom tre enheter men mer problematisk inom två. Således finns behov av både förebyggande och åtgärdande arbetsmiljöinsatser för att balansera kraven i arbetet.
De krav som hör till socialsekreterarrollen är med hänvisning till
ovanstående inte möjliga att förändra. Förvaltningen har därför under årens lopp genomfört flera satsningar i syfte att leva upp till Arbetsmiljöverkets föreskrifter och säkra medarbetares förutsättningar för ett hållbart arbetsliv.
Utökad bemanning, regelbunden handledning, administrativt stöd och möjligheter till stödsamtal är några exempel på sådana insatser, men i takt med att resurser tillförts har också kraven ökat utifrån. Förutom den
volymmässiga ökningen inom förvaltningens samtliga verksamhetsområden har människors problem under senare tid också ökat vad gäller både
komplexitet och varaktighet. Förändringar inom andra förvaltningar och huvudmän bidrar till en förskjutning av ansvar och till att förvaltningens målgrupp ökar. Detta på grund av att individ- och familjeomsorgen har det lagstadgade yttersta ansvaret för att invånarna får behövligt stöd och hjälp.
Sedan några år tillbaka gäller föreskrifter om socionomexamen för samtliga socialsekreterare som handlägger barnärenden vilket försvårar
rekryteringsförutsättningarna.
Sammantaget visar utredningen att de åtgärder som förvaltningen hittills har vidtagit inte har kunnat kompensera för de ökande kraven inom individ- och familjeomsorgens verksamhetsområden. Arbetstidsförkortning enligt
arbetsrättslig definition är inte möjlig att genomföra, då det bland annat skulle medföra avsteg från Allmänna bestämmelser (AB). Det är också något som SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) avråder kommunerna ifrån.
Ett alternativ till arbetstidsförkortning som i flera andra kommuner har visat goda effekter på socialsekreterares arbetsmiljö är införandet av reflektionstid
under arbetstid. Följeforskning av sådana projekt pekar på att det inte endast är införandet av en reflektionstimme som varit avgörande för resultatet utan att det framförallt är vägen dit, i form av gemensamt utvecklade
arbetsprocesser, som har gett effekt. Följeforskning visar också att en noggrann planering, tillsammans med kontinuerlig uppföljning, är en viktig framgångsfaktor. En förstudie har därför beställts och ska rapporteras till förvaltningsledningen under december månad.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse Utredning gällande förkortad arbetstid, dnr IFO2019/69 Protokollsutdrag från IFO-nämnden 2019-06-18, dnr IFO 2019/11 § 92 Beställning av förstudie, dnr IFO2019/69
Protokollsutdrag skickas till Förvaltningschef
Underskrifter
Anna Danielsson Förvaltningschef
Ewa Lönn Ingela Lindberg Verksamhetsutvecklare HR-konsult
Beställning av förstudie
Förstudie: Reflektionstid för socialsekreterare Beställare: Anna Danielsson
Skriven av: Ingela Lindberg och Ewa Lönn Datum: 2019-10-16 Godkänd av: Anna Danielsson Datum: 2019-10-16
Refererande dokument
Benämning Datum
Tjänsteskrivelse Utredning gällande förkortad arbetstid,
dnr IFO2019/69 2019-06-18
Sammanträdesprotokoll dnr IFO 2019/11 § 92 2019-06-18 Beställning av förstudie Reflektionstid för
socialsekreterare dnr IFO 2019/69 2019-10-16
2
2 Grundläggande information ... 3
2.1 Vision ... 3
2.2 Syfte ... 3
2.3 Bakgrund ... 3
2.4 Omfattning ... 4
2.5 Avgränsning ... 4
3 Tidplan ... 5
4 Resurser ... 5
5 Budget ... 5
6 Framgångsfaktorer ... 5
7 Rapporteringsrutiner ... 6
3
1 Uppdragsbeskrivning
Förstudien ska utgöra en grund för målformulering, genomförande och utvärdering av ett projekt avseende reflektionstid för socialsekreterare.
Den ska innehålla en kartläggning av berörda socialsekreterares
arbetsmiljö, det vill säga en baslinjemätning som ska ligga till grund för uppföljning, ta fram användbara mått för utvärdering liksom en tidplan för genomförande av projektet. I uppdraget ingår också att belysa risk- och framgångsfaktorer med projektet liksom att involvera berörda chefer och medarbetare för att ta fram ett förslag till en projektplan.