Rapporteringsrutiner

Vår granskning visar att bolagens rapportering av verksamhet och ekonomi till ägaren har reglerats genom följande styrande dokument:

Styrning Uppföljning och rapportering

Ägarpolicy: Bolagen ska överlämna följande handlingar till kommunstyrelsen:

- Protokoll från bolagsstämma - Protokoll från styrelsemöten - Bolagets årsredovisning - Revisionsberättelse

Underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen, tertial- eller månadsvisa redovisningar av bolagets verksamhet, utveckl-ing och ekonomiska förhållanden lämnas till Stadsbacken som samman-ställer och, med egna analyser och kommentarer, lämnar en redovisning till kommunstyrelsen

Stadsbacken AB lägger fast vilken rapportering som ska ske inom Stads-backenkoncernen.

Ägardirektiv: Att bolagen ska redovisa ekonomiska nyckeltal i ekonomiska rapporter såsom budget, delårsrapporter och årsredovisning.

Stadsbacken ska till kommunstyrelsen redovisa Stadsbackenkoncernens läge utifrån de uppdrag som lämnats till bolagen genom ägardirektiv samt ekonomiska direktiv. Muntlig och skriftlig redovisning ska ske till kommunstyrelsens sammanträden i juni, oktober och februari varje år.

2.6.1. Iakttagelser – Rapportering

Syftet med kommunal verksamhet är att generera nytta åt medborgarna. Vilken nytta som respektive bolag ska leverera kommer bl.a. till uttryck i bolagens ändamål. Det är därför viktigt att ägaren kan följa upp att så sker, vilket förutsätter att det finns en rutinmässig uppföljning och rapportering kring bolagens ändamål.

Av intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, Stadsbacken AB:s VD samt bolagscon-troller kan vi konstatera att rapportering till ägaren sker i huvudsak genom följande do-kument:

- Tertialrapport per april och augusti – innehåller information om utfall för verk-samhet och budget

- Bolagskoncernens årsredovisning - innehåller respektive bolags bedömning om de uppfyllt ägardirektivet/ändamål/befogenheter.

Vidare framgår av intervjuerna att det finns tre olika forum där bolagens utveckling och ställning diskuteras;

- Strategiska chefsgruppen – Består av kommunens förvaltningschefer och bolagens vd:ar. Gruppen behandlar frågor som rör kommande utmaningar och hur koncer-nen ska jobba för att verkställa fullmäktiges beslut.

- VD träffar - Diskuterar frågor som är kopplade till stadsbackens verksamheter.

Träffas fyra till sex gånger per år.

- Enskilda möten mellan Stadsbackens VD och bolagens VD:ar.

Utöver dessa träffar/forum håller Stadsbacken hearings med dotterbolagen samt att ord-föranden och VD:ar vid ett antal tillfällen och konstellationer träffas under året.

Av intervju med Stadsbackens VD/kommundirektör framgår att han har ett uppdrag att få de kommunala bolagen och kommunens förvaltningar att närma sig varandra, vilket dessa träffar är ett sätt att göra detta på.

Granskningen av Stadsbacken AB:s protokoll visar att Stadsbacken AB har upprättat års-redovisning för år 2014 som bolagets styrelse har behandlat 2015-03-05. Till grund för beslutet låg följande underlag;

- PM-Beslut 2015-02-20

- Årsredovisning 2014 – Stadsbacken AB

- Granskningsredogörelse 2014 från lekmannarevisorn

- Lekmannarevision 2014 – Investeringsprocessen i Stadsbacken AB

Vi har vid vår granskning tagit del av bolagskoncernens årsredovisning 2014 som, på ett mer utförligt sätt än i kommunens årsredovisning, beskriver bolagens verksamhet år 2014. Av redovisningen konstateras att för vissa bolag har bedömningen gjorts att ända-mål och befogenheter har uppfyllts, följt av en beskrivning av händelser under året.

Av kommunstyrelsens protokoll framgår att kommunstyrelsen har behandlat delårsrap-porter per april och augusti 2015 samt årsredovisning för år 2014 i enlighet med det inter-vall som läggs fast i styrdokumenten. Vi konstaterar att delårsrapporterna och

årsredovis-ningen har tyngdpunkten på bolagens ekonomiska utveckling och ger ingen närmare in-formation om hur bolagens ägardirektiv har uppfyllts.

Kommunstyrelsen har i mars 2015 behandlat bolagens årsredovisningar. Grund för be-slut/förslag till fullmäktige har utgjorts av följande underlag;

- finans- och näringslivsutskottets protokoll - koncernstabens skrivning

- årsredovisning för respektive bolag samt

- lekmannarevisorns granskningsrapport för år 2014 för respektive bolag.

I övrigt noteras av intervju med kommunstyrelsens ordförande att rapporteringen be-döms fungera bra från bolagen när det gäller budgetplanering och tertialrapportering och löpande.

Vidare framgår att dialogen mellan kommunstyrelsen och bolagen styrelser sker mellan kommunstyrelsens ordförande och Stadsbackens ordförande. Stadsbackens styrelse har sedan ansvaret att handha dialogen gentemot dotterbolagen.

När det gäller bolag som är direkt underställda kommunstyrelsen och således ligger utan-för Stadsbacken AB sker rapportering och dialog på olika sätt. Av intervju med kommun-styrelsens ordförande framgår att rapporteringen i vissa fall sker via av kommunstyrel-sens utsedda ombud/representanter eller genom den information som lämnas i samband med Stadsbackens rapportering.

2.6.2. Iakttagelser - Kommunstyrelsens förstärka uppsiktsplikt

Som en del i den förstärka uppsiktsplikten över de kommunala bolagen som åligger kom-munstyrelsen, enligt KL 6 kap 1§, ska kommunstyrelsen fatta ett årligt beslut där styrelsen tar ställning/prövar om bolagen har bedrivit verksamheten i enlighet med fastställda kommunala ändamål och inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Kommunstyrelsen bör i det sammanhanget ta ställning i följande frågor:

• Har den verksamhet som respektive bolag bedrivit under föregående kalenderår varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna?

• Hur beskrivs det kommunala ändamålet och uppfyllandet av de kommunala befogenheterna i bolagens styrdokument?

• Hur beskrivs årets viktiga händelser i bolagens delårsrapport och årsredovis-ning?

• Har annan rapportering skett till kommunstyrelsen under året från bolagen?

• Behöver kommunstyrelsen vidta några åtgärder med anledning av detta?

• Har kommunfullmäktige tagit ställning till beslut av principiell beskaffenhet eller an-nars av större vikt som avser bolagens verksamhet under året?

Om kommunstyrelsen finner att bolag inte har bedrivit verksamheten enligt det fast-ställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna ska man lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder.

Granskningen av kommunstyrelsens protokoll kan inte visa att kommunstyrelsen har be-slutat om bolagen har uppfyllt de kommunala ändamålen och de kommunala befogenhet-erna, enligt bestämmelserna i kommunallagen 6 kap 1 §.

Av intervjuer med kommunstyrelsens ordförande och kommundirektör/Stadsbackens VD framgår att inget formellt beslut har fattats av kommunstyrelsen i frågan hur bolagens ändamål har uppfyllts. Däremot bedömer de intervjuade att de underlag som lämnas till kommunstyrelsen är tillräckliga för att skapa förutsättningar att fatta beslut enligt kom-munallagens 6 kap 1 §.

2.6.3. Bedömning

Ändamålsenliga och fungerande rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verk-samhet. Innehållet i rapporteringen bör ses över för att säkerställa ett komplett besluts-underlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksamhet kopplat till ändamål och befogenheter. Vi vill peka på att beslutet även ska omfatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund.

Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 § beträffande 2014 års verksamhet.