Inom Regionservice genomförs under 2011 – 2012 en certifiering av fem olika områden: Kvalitet, arbetsmiljö, miljö, energi och medicintekniska produkter. Syftet är att skapa ett ledningssystem som säkerställer
effektivitets- och kvalitetsmåtten. För produktiviteten arbetar Regionservice med nyckeltal inom affärsområdena och fastighetsområdet.
Regionservice arbetar för att organisera, leda och ständigt förbättra förvaltningens processer. Alla processer ska vara ändamålsenliga och
att förstå hur helheten samverkar för att skapa värde för kunderna.
Processerna blir därmed den naturliga beskrivningen av en verksamhet. Det är dessa som förverkligar Regionservice affärsidé genom att beskriva varför förvaltningen finns till (vilka behov som ska tillfredsställas), vad som ska produceras och levereras. Alla processer måste även styras på ett sätt som leder fram till goda resultat.
2.8 Vidare ska viktiga internationella, nationella och regionala undersökningar och mätningar som källor för uppföljning och
benchmarking beskrivas
Den 20 juni 2011 presenterades resultatet av den första
landstingsbenchmarkingen avseende lokalvård, patientkost och
materialförsörjning. I undersökningen deltog 17 landsting/regioner och omfattade 43 sjukhus. Det som är planerat är att angiven benchmarking ska fortsätta under åren framöver med fler jämförelseområden. Därför åtgår resurser dels för benchmarkingen, dels för att vidta förbättringsåtgärder med anledning av resultatet.
Slutsatser från Landstingsbenchmarkingprogrammet:
De landsting där FM tagit helhetsansvar för processerna har klart lägre kostnader och högre servicenivåer än övriga deltagare.
Lokalvård
Undvik helgstädning.
Inför tillsynsstädning där det är där det är möjligt, dvs genomför städning när och om det behövs (enligt Insta 800 anpassad till vårdhygieniska krav).
Utbilda lokalvårdare i multiskilling, dvs låt dem ansvara för flera uppgifter (icke-vårdrelaterade) i de lokaler de befinner sig i, t ex koka kaffe, rapportera fel i lokalerna m.m..
Patientkost.
Lägg mer resurser på att erbjuda bra råvaror.
Säkerställ att patienten får välja mat, genom att ta över beställningsförfarandet från vårdpersonalen.
Fortsätt hålla en hög servicenivå och se över möjligheten att förbättra.
Materialförsörjning
Ta kontroll över lagerstyrning och effektivitet på förråden.
Standardisera sortiment och dra ner på antalet artikelnummer och leverantörer.
Se över avtalen med leverantörer.
Energi
Ett område som ständigt mäts är energi. Målet att Region Skåne ska vara fossilfritt 2020 ställer krav på att åtgärder kan planeras in för att nå målet. I de fastigheter som Region Skåne äger är övergången till fossilfri
energiförsörjning planerad och kostnaderna är planerade.
I de lokaler Region Skåne inte äger är det angeläget att påverka fastighetsägare att arbeta mot Region Skånes mål liksom fjärrvärmeleverantörer.
Samtliga landsting har sedan 90-talet årligen sammanställt öppna jämförelser i form av nyckeltal för fastighetsverksamheten genom SKL försorg. För media sker särskilda jämförelser med Västra Götalandsregionen och Stockholms läns landstings fastighetsbolag Locum.
Diagram: Exempel på jämförelsediagram mellan Regionservice, Västfastigheter och Locum.
Mediaförbrukning
el och värme (graddagskorr)
0 50 100 150 200 250 300
Landstingsfastigheter Västfastigheter Regionservice
kWh/kvm BRA 2008
2009 2010
2.9 Beskriva hur nämnden ska medverka till - en god hälsa på lika villkor,
- att patienter/kunder/medborgare bemöts med respekt, - Skånes sex utmaningar: kunskapen, delaktigheten, miljön och klimatet, tillgängligheten, toleransen samt Öresundsintegrationen Genom att vidta energianpassning i Region Skånes lokaler och att
säkerställa att fysiska tillgänglighetsåtgärder är färdigställda uppnås god hälsa och lika villkor uppstår.
Inom Regionservice är serviceutbildning av medarbetarna igångsatt.
Utbildningen genomförs anpassat till olika målgrupper och ska leda till att
bemötandet sker med respekt för kunderna. Utbildningen bedöms vara genomförd 2013.
Regionservice arbetar med kompetensförsörjningsplaner för att säkerställa att kunskapen i organisationen kan möta behoven nu och framåt.
Arbetsmarknadsdagar genomförs för att attrahera nya medarbetare till yrkesverksamhet i Regionservice.
Regionservice har som mål att vara en förebild att följa Region Skånes miljöprogram. Resurser för att komma längre i energianpassningsarbetet behövs i större omfattning än vad dagens planerade underhållskostnader medger.
Den fordonsutbytesplan som är fastställd under 2010 är grunden för att nå målet med fossilfritt Region Skåne 2020 avseende regionens fordon.
Inom tillgänglighetsområdet är ett återstående arbete att Region Skånes skyltprogram effektueras fullt ut. Andra fysiska tillgänglighetsfrågor är näst intill helt klara för Region Skånes verksamheter.
Regionservice har ett likabehandlingsprojekt som avser avidentifierade ansökningshandlingar. Det är en mycket tydlig signal för att hantera utmaningen tolerans.
2.10 Redovisa vilka insatser som behövs för att arbetet med idéburen sektor ska fortsätta
Inom de flesta av Regionservice verksamhetsområden har ständigt dialoger i olika former pågått med parter utanför Region Skåne. Aktörer inom
byggentreprenadbranschen och konsulter ger nya impulser för utvecklingen av regionens olika verksamheter. Nya kontakter kommer tändigt att
etableras.
2.11 Redovisa kostnader för bedömd volym avseende inte uthyrda lokaler under 2012
Redovisning avseende hyresintäkter baseras i detta avsnitt på den nuvarande hyresmodellen. När den nya hyresmodellen tillämpas kommer den uteblivna hyresintäkten att förändras eftersom hyrorna då, enligt förslag, baseras på funktion och komplexitet för de tomställda lokalerna i stället för som nu kostnaden i den aktuella byggnaden.
I den nya hyresmodellen föreslås dessutom kostnaden för tomma lokaler att inräknas i bashyran i stället för att avräknas vid beräkning av resultatkravet.
Mängden ej uthyrda lokaler minskar för 2012 jämfört med budget 2011 vad avser arean vilket framgår av nedanstående sammanställning. Totalt utgör andelen tomma lokaler 2,5 % av den ägda arean (1 270 050 kvm). För den
uthyrbara delen av de tomma lokalerna, d.v.s. det som är möjligt att påverka, är andelen 1,6 %. Medelvärde för landstingen är drygt 4 %.
Förändringen av arean för de tomma lokalerna är sammansatt av ett antal förändringar i uthyrningar och uppsägningar av lokaler.
Förändringen av den uteblivna hyresintäkten beror på en kombination av den aktuella sammansättningen av tomma lokaler, den minskade tomma arean , ökade mediakostnader och hyressänkning på grund av sänkt ränta.
Tabell: Jämförelse mellan 2010, 2011 och 2012 avseende tomma lokaler i kvm.
Tabell: Jämförelse mellan 2010, 2011 och 2012 avseende tomma lokaler i kkr.
Detaljerad specifikation av ej uthyrda lokaler framgår av bilaga 2. ./2 2.12 Ange förslag till och förutsättning för resultatkrav till följd
av effektivisering av verksamheten.
Se avsnitt 4 Resultatbudget.
3 Förslag till och förutsättning för resultatkrav Nämnden avser godkänna förslag till och förutsättning för resultatkrav samt preliminär resultatbudget för år 2012 redovisas senast vid nämndens
sammanträde 2011-11-09.
4 Förslag till preliminär resultatbudget Se avsnitt 3 Förslag till och förutsättning för resultatkrav.
5 Planerat fastighetsunderhåll
5.1 Bakgrund
Tillräcklig avsättning av medel för planerat fastighetsunderhåll har
betydelse för driftsäkerhet och funktionalitet. Genom planerade åtgärder kan driftsäkerheten upprätthållas och riskerna för skador minimeras. Otillräcklig avsättning av medel till planerat underhåll medför på sikt försämrad
driftsäkerhet och att insatser för akut och avhjälpande underhåll ökar.
Därmed blir också insatserna mer kostnadskrävande än nödvändigt eftersom underhållet inte kan genomföras med hjälp av större upphandlingar på ett långsiktigt välplanerat sätt.
En stor del av Region Skånes byggnader är i åldern 30-40 år eller äldre och i många av lokalerna har inget eller begränsat underhåll genomförts under denna tid. På grund av en under många år låg avsättning av medel för planerat underhåll byggs det kontinuerligt upp ett allt större behov av mer genomgripande underhållsåtgärder. Ett ”underhållsberg” håller på att ackumuleras.
För att i möjligaste mån säkerställa en god driftsäkerhet, och för att kunna bedriva en god verksamhet, är det viktigt att yttertak, fönster och fasader samt exempelvis anläggningar för mediaförsörjning, rörpost,
passagekontroll, bassänger, reservkraft, styr och övervakning mm är i gott skick.
För hyresgästerna är det givetvis även viktigt att de inre ytskikten (golv, väggar och tak) är i gott skick framför allt för att det skall gå att hålla en hög hygienisk standard men även för att lokalerna skall kunna erbjuda en god miljö för anställda och besökare/patienter.
Idag kännetecknas en stor del av underhållsåtgärderna av att vara akuta och avhjälpande samt av typen ”lappa och laga” och det är inte tillfyllest. Om det inte under ett antal år framöver avsätts ytterligare medel för planerat underhåll kommer ”underhållsberget” att växa ytterligare med risk för en minskad driftsäkerhet som en oönskad påföljd.
Avsättningen i budget för planerat underhåll i Region Skånes ägda
fastigheter har under ett flertal år varit ca 70 kr/m2. Dessa medel skall täcka kostnader för underhåll av byggnaderna såväl ut- som invändigt samt kostnader för underhåll av installationer. Man kan konstatera att denna avsättning inte är tillräcklig i ett längre perspektiv.
Två fastighetsverksamheter med samma verksamhet som Regionservice, Locum och Västfastigheter, har under närmast föregående tioårsperiod årligen avsatt 100-150 kr/m2 till planerat underhåll. Under senare delen av tioårsperioden har beloppen varit runt 150 kr/m2 årligen.
Sammantaget det ovanstående konstateras att Region Skåne gör en för liten årlig avsättning till planerat fastighetsunderhåll. Hur mycket större
avsättning som behövs går inte att säkert fastställa. Med hänsyn tagen till hur installationstäta många av byggnaderna är samt att det sker stora investeringar i nybyggnader är det dock inte orimligt att i vart fall göra en årlig avsättning till planerat underhåll på 120-125 kr/m2 under ett antal år framöver.
5.2 Granskning av fastighetsförvaltning, lokalförsörjning och