servicenämnden
BESLUTSFÖRSLAG Leif Nilsson
Bitr servicedirektör 040-675 34 49
leif.g.nilsson@skane.se
Datum 2011-09-21
Dnr 99190000 0030 1998-0151 / 352C
Dnr 1100490
1 (32)
Fastighets- och servicenämnden
Planeringsdirektiv för arbetet med budget och verksamhetsplan för åren 2012 till 2014 - yttrande
Ordförandens förslag
Fastighets- och servicenämndens beslut
1. Fastställa Regionservice förvaltningsuppdrag för år 2012.
2. Godkänna att förslag till och förutsättning för resultatkrav samt preliminär resultatbudget för år 2012 redovisas vid nämndens sammanträde 2011-11-09.
3. Godkänna redovisade kostnader uppgående till 18,9 Mkr för bedömd volym avseende ej uthyrda lokaler under 2012.
4. Godkänna redovisning av specifika uppdrag i regionstyrelsens planeringsdirektiv.
Sammanfattning
Förslag till fastighets- och servicenämndens yttrande på regionstyrelsens planeringsdirektiv för arbetet med budget och verksamhetsplan för åren 2012 till 2014.
I ärendet finns följande dokument:
1. Beslutsförslag 2011-09-21 jämte yttrande 2. Uppföljning – bilaga 1
3. Tomma lokaler – bilaga 2
Beskrivning av ärendet och skälen till förslaget
Fastighets- och servicenämndens yttrande över givna uppdrag redovisas i denna handling och nämnden ställer sig i övrigt bakom planeringsdirektivet.
Fastighets- och servicenämnden har i planering av verksamheten och i yttrandet vägt in idag kända konsekvenser av beslut som fattas inom ramen för pågående förnyelsearbete.
Planeringsdirektivet för arbetet med budget och verksamhetsplan för åren 2012 till 2014 beslutades av regionstyrelsen 2011-06-09. I det följande framgår de för budgetprocessen 2012 specifika uppdrag som ges i planeringsdirektivet och som berör Fastighets- och servicenämnden.
1. Eventuella och separata synpunkter på själva planeringsdirektivet.
2. Beslutat uppdrag till Regionservice samt en resultatbudget.
3. Beskriva vilka åtgärder som kommer att vidtas med utgångspunkt i det regionala utvecklingsprogrammet för Skåne, Region Skånes strategikarta och därtill angivna planeringsförutsättningar samt styrande dokument.
4. Nämnden ska i uppdrag till verksamheten konkretisera utvecklingen samt ange mål och måltal för 2012 och resterande del av
planperioden.
5. Beskriva konsekvenserna av föreslaget regionbidrag
6. Redovisning av hur dialogformerna med kommunerna ska utvecklas.
7. Redovisning av effektivitets-, kvalitets- och produktivitetsmått.
8. Viktiga internationella, nationella och regionala undersökningar och mätningar som källor för uppföljning och benchmarking beskrivas.
9. Beskriv hur nämnden ska medverka till - en god hälsa på lika villkor,
- att patienter/kunder/medborgare bemöts med respekt, - Skånes sex utmaningar: kunskapen, delaktigheten, miljön
och klimatet, tillgängligheten, toleransen samt Öresundsintegrationen.
10. Redovisa vilka insatser som behövs för att arbetet med idéburen sektor ska fortsätta.
11. Redovisa kostnader för bedömd volym avseende ej uthyrda lokaler under 2012.
12. Ange förslag till och förutsättning för resultatkrav till följd av effektivisering av verksamheten.
Juridisk bedömning
Ärendet har inga juridiska konsekvenser.
Miljökonsekvenser
Verkställighet av ärendet medför att Region Skåne bidrar till minskad miljöpåverkan inom de områden som lyfts fram i yttrandet.
Samverkan med berörda fackliga organisationer
Samverkan har genomförts 2011-08-30 i Regionservice gemensamma samverkansgrupp.
Monika Ekström Ordförande
Ingemar Nilsson Servicedirektör
servicenämnden
Datum 2011-09-21
4 (32)
Innehållsförteckning
Ordförandens förslag... 1
Sammanfattning ... 1
Beskrivning av ärendet och skälen till förslaget... 1
Juridisk bedömning ... 2
Miljökonsekvenser ... 2
Samverkan med berörda fackliga organisationer ... 3
1 Fastighets- och servicenämndens förvaltningsuppdrag för Regionservice år 2012... 6
1.1 Bakgrund... 6
1.2 Regionservice uppdrag... 6
1.3 Förutsättningar... 6
1.4 Omvärldsanalys... 7
1.5 Regionservice fokusområden... 13
1.6 Regionservice strategikarta och mål... 17
2 Specifika uppdrag... 24
2.1 Eventuella och separata synpunkter på själva planeringsdirektiven... 24
2.2 Beslutat uppdrag till Regionservice samt en resultatbudget... 24
2.3 ... 25
Beskriv vilka åtgärder som kommer att vidtas med utgångspunkt i det regionala utvecklingsprogrammet för Skåne, Region Skånes strategikarta och där till angivna planeringsförutsättningarna samt styrande dokument 2.4 ... 25
Nämnden ska i uppdrag till verksamheten konkretisera utvecklingen samt ange mål och måltal för 2012 och resterande del av planperioden 2.5 Beskriv konsekvenserna av föreslaget regionbidrag... 25
2.6 Redovisa hur dialogformerna med kommunerna ska utvecklas... 25
2.7 Redovisning av effektivitets-, kvalitets- och produktivitetsmått... 25
2.8 ... 26
Vidare ska viktiga internationella, nationella och regionala undersökningar och mätningar som källor för uppföljning och benchmarking beskrivas 2.9 ... 27
Beskriva hur nämnden ska medverka till - en god hälsa på lika villkor, - att patienter/kunder/medborgare bemöts med respekt, - Skånes sex utmaningar: kunskapen, delaktigheten, miljön och klimatet, tillgängligheten, toleransen samt Öresundsintegrationen 2.10 ... 28
Redovisa vilka insatser som behövs för att arbetet med idéburen sektor ska fortsätta 2.11 Redovisa kostnader för bedömd volym avseende inte uthyrda lokaler under 2012... 28
2.12 ... 29
Ange förslag till och förutsättning för resultatkrav till följd av effektivisering av verksamheten. 3 Förslag till och förutsättning för resultatkrav... 29
4 Förslag till preliminär resultatbudget... 29
5 Planerat fastighetsunderhåll... 30
5.1 Bakgrund... 30
5.2 Granskning av fastighetsförvaltning, lokalförsörjning och lokalutnyttjande... 31
5.3 Slutsats... 31
5.4 Förslag... 32
6 Energieffektivisering... 32
Bilagor
Bilaga 1 Uppföljning
Bilaga 2 Lokalpool för tomma lokaler
1 Fastighets- och servicenämndens förvaltningsuppdrag för Regionservice år 2012
1.1 Bakgrund
Förvaltningsuppdraget bygger på planeringsdirektiv för arbetet med budget och verksamhetsplan för perioden 2012 till 2014 (i det följande kallat planeringsdirektivet) beslutat av regionstyrelsen 2011-06-09. I november 2011 beslutar regionfullmäktige om budget och verksamhetsplan 2012 med plan för åren 2013 till 2014 (i det följande kallat budget och
verksamhetsplan). Om regionfullmäktiges beslut om budget och verksamhetsplan föranleder förändringar i förhållande till
förvaltningsuppdraget kommer uppdraget att revideras. De övergripande mål och uppdrag som gäller samtliga verksamheter i Region Skåne för 2012 upprepas inte i förvaltningsuppdraget, såvida inte det krävs en
förvaltningsspecifik anpassning. Det innebär att förvaltningsuppdraget ska läsas tillsammans med budget och verksamhetsplan.
Utöver det som lyfts fram i förvaltningsuppdraget gäller även
regiongemensamma riktlinjer och följsamhet mot regionövergripande strategier. Förvaltningar i Region Skåne ska medverka i regionövergripande utvecklingsarbeten.
1.2 Regionservice uppdrag
Driva och utveckla Facility Managementarbetet inom Region Skåne.
Lokalförsörja Region Skånes verksamheter.
Utveckla verksamhetsservice till kärnverksamheten.
Leverera och utveckla tvätt- och textiltjänster.
Leverera och utveckla transporttjänster.
Leverera och utveckla transaktionella tjänster och kompetenscentrum inom ekonomi och HR områdena.
EU har fastställt målet att minska utsläppen av växthusgaser med minst 20%
till 2020 jämfört med 1990 års nivåer. Beräkningar från kommissionen visar dock att EU endast är på väg att uppnå hälften av målet. Därför ges
Regionservice ett specifikt uppdrag:
Genomföra energisparåtgärder.
1.3 Förutsättningar 1.3.1 Tidsram
Tidsperiod för detta uppdrag är 2012-01-01 tom 2012-12-31.
1.3.2 Finansiering
Regionservice finansieras i huvudsak via interna intäkter från Region Skånes övriga förvaltningar. De externa intäkterna uppgår till knappt 80 Mkr vilket motsvarar drygt 3 % av den totala intäkten.
Den dominerande intäktsposten är internhyror (60 %). Övriga intäktsposter som erhålles från Region Skånes förvaltningar är:
Verksamhetstekniska tjänster som ligger utanför hyran.
Tvätt- och transporttjänster.
Gemensamma servicetjänster inom HR och ekonomi.
Parkeringsverksamheten.
1.3.3 Uppföljning
Uppföljning ska ske i enlighet med balanserad styrning. Uppföljningen av Regionservice uppdrag sker utifrån de fyra olika perspektiven; medborgare, verksamhet, medarbetare och ekonomi. Uppföljning sker såväl skriftligen som i dialog. Mål, mätmetod, måltal och tidpunkt för uppföljning framgår
av bilaga 1. ./1
1.4 Omvärldsanalys
Ständiga förändringar kräver anpassning
Förändringstakten är hög i omvärlden och det förväntas att Regionservice följer med i och tidvis leder utvecklingen för att kunna uppfylla kundernas och ägarens förväntningar på kostnadseffektiv och ändamålsenlig stöd- serviceverksamhet.
Region Skånes förnyelse- och förändringsarbete visar att vårdens utveckling ställer stora krav på Regionservice. En ständig utveckling och förändring av Regionservice sätt att arbeta är nödvändig för en effektiv anpassning till kundernas krav och önskemål över tiden. En annan konsekvens är också kravet på fastighetsutveckling och lokaleffektivisering av regionens lokaler allt eftersom hälso- och sjukvården utvecklas.
Regionservice bör vara ett föredöme och förhållningssättet gentemot kunder och uppdragsgivare ska präglas av en beredvillighet att förnya
Regionservice arbetssätt. Facility Management-konceptet bedöms få en fortsatt ökad betydelse i framtiden. Regionservice sätt att arbeta gentemot kunder och uppdragsgivare behöver därför ständigt utvärderas.
Facility Management-koncept
Ansvariga för FM i Nordiska företag är av uppfattningen att de viktigaste områdena för en utveckling och acceptans av FM är:
Kostnadsreduktion & rätt kostnad
Värde till kärnverksamhet
Miljö & hållbarhet
Flexibilitet
Harmonisering
Innovation och nya lösningar
Trender inom FM området kan sammanfattas till:
FM är drivande i att förstärka företagets varumärke och image 1. För att attrahera arbetskraft i jakten på de bästa
medarbetarna.
2. Bidrar till att skapa en företagskultur.
Rollstyrd & individualiserad FM leverans
1. Olika roller på ett företag har olika behov av tjänster och servicenivåer.
2. Anpassa tjänsterna på ett smart sätt.
3. Balansera standardisering och individualisering.
4. Styr med prismodell.
Leverera en total arbetsplats
1. Integration av lokaler, IT, telefoni och övrig service.
2. En väg in för brukaren (beställningar, felanmälan, förslag m.m.).
3. Fokusera på alla arbetsplatser – inte bara kontorets arbetsplatser.
FM kräver ett helhetsgrepp kring FM-leveransen avseende tjänster, organisation och orter.
De två viktigaste faktorerna för att lyckas med att implementera det
framtagna FM-konceptet är ledningarnas stöd (både köpande, säljande och högsta ledningen) och en brinnande plattform (alla vill och kan utveckla FM).
Miljön och energin påverkar oss alla
Betydelsen av ett fortsatt framgångsrikt miljö- och energiarbete med
öppenhet för innovationer betonas i många sammanhang, inte minst politiskt och i den allmänna samhällsdebatten. Det påverkar Regionservice genom en ökad fokus på dessa frågor.
Internationellt och nationellt ställer lagstiftning krav på verksamheten inom olika områden. Krav som måste efterlevas. Dessa revideras med jämna mellanrum och kravnivåerna höjs i takt med ökade kunskaper och nya erfarenheter fås. Ökat fokus på frågorna och ökade kravnivåer ger Regionservice en hel del att leva upp till.
För Region Skåne är energifrågan även av stor ekonomisk betydelse eftersom energipriserna, främst inom elområdet, ligger kvar på en hög nivå och troligtvis kommer att stiga ytterligare. Ur ekonomisk synvinkel är det dels viktigt att lägga stor kraft på att ny- och omteckna förmånligare energiavtal, dels att fortsätta arbetet med tekniska energieffektiviseringar, driftoptimeringar och genomförande av bränslestrategin för såväl fordon som fastigheter. Nya tekniska lösningar analyseras av arbetsgrupper inom Program Teknisk Standard (PTS) och införs efter genomgången granskning som nya kravelement i byggprocessen. Benchmarking mot andra
fastighetsförvaltare genomförs regelbundet och ger en fingervisning om insatsnivåerna på området är tillräckliga.
En del av arbetet för att nå framgång inom miljö- och energiområdet kan Regionservice bara påverka indirekt och med långsiktiga åtgärder.
Organisationen är till viss del beroende av hur avtalade leverantörer arbetar.
Detta gäller till exempel fjärrvärmeleveranser och elleveranser. För att nå fossilfri energiförsörjning behöver Regionservice ett nära samarbete med dessa parter.
Kompetensförsörjning och framtidens arbetsplats
Den långsiktiga kompetensförsörjningen är av strategisk betydelse för Regionservice. Inom den närmaste tioårsperioden kommer förvaltningen att stå inför stora pensionsavgångar samtidigt som konkurrensen om såväl personal som studenter förväntas öka kraftigt.
Kompetensförsörjning handlar om att attrahera personer med rätt
kompetens, att rekrytera dessa genom en modern och effektiv process, att skapa möjligheter för utveckling på kort och lång sikt, att behålla
medarbetare med rätt kompetens genom att vara en attraktiv och
utvecklande arbetsplats samt att avsluta anställningen på ett professionellt sätt.
För att Regionservice ska klara de utmaningar som förvaltningen står inför är arbete på bred front med rekrytering, kompetensutveckling och
arbetsmiljöfrågor viktigt.
En effektiv kompetensplanering på alla nivåer förutsätter en analys av utvecklingen i omvärlden och en förståelse för hur denna påverkar den egna verksamheten. Denna analys kan sedan omsättas i konkreta
utvecklingsinsatser.
Regionservice har under flera år haft kompetensförsörjningen i fokus. Ett omfattande program inom ledarutveckling och chefsförsörjning har genomförts och ytterligare åtgärder är under planering. Sedan flera år tillbaka pågår också ett omfattande samarbete med universitet och högskolor. Syftet är bland annat att stärka varumärket och göra
Regionservice kända som en professionell och intressant verksamhet att jobba i. Genom praktikplatser och auskultering skapas ett nätverk inom universitet och högskolor för att lätt kunna rekrytera högutbildad arbetskraft.
Andra viktiga åtgärder är identifiering av potentiella chefer och specialister inom förvaltningen som arbetar på andra nivåer. Detta ingår som en del i den generella kompetensförsörjningen.
Genom en intensifierad omvärldsbevakning vill förvaltningen lära känna nya trender och behov för att snabbt kunna justera strategier och mål. Via samarbete med bland annat framtidsstudieföretag och universitet vill Regionservice bli bättre på att agera proaktivt
Fastighetsutveckling
Behovet av fastighetsutveckling har accentuerats under senare tid då bland annat genomförd fastighetsanalys inom sjukhusområdena i Lund och Malmö har visat att befintligt fastighetsbestånd inte motsvarar behovet av byggnadsstruktur för modern sjukvård.
Inför planering av förnyelse av fastighetsbeståndet behöver ett strukturerat arbetssätt i form av fastighetsutvecklingsplaner och lokalförsörjningsplaner genomföras. Arbetssättet för utvecklingen av fastighetsbeståndet behöver möta de krav som en vård i kontinuerlig utveckling och hög förändringstakt ställer. Utformningen av vårdlokaler planeras i dag betydligt mer medvetet utifrån hållbarhet, med låg energiförbrukning och god resurshållning som viktiga delar sett ur ett livscykelperspektiv.
Region Skåne står inför stora investeringsbehov i sjukvårdslokaler i en ekonomi med knappa resurser. Det gäller även nationellt och internationellt.
Utvecklingen ser ut att gå mot ett ökat antal externa förhyrningar som ställer andra krav och som kräver andra samverkansformer.
I en trend mot ökad samordning av stöd och servicefunktioner krävs att fastighetsutvecklingsarbetet i idé- och behovsfasen arbetar nära FM- avdelningen för att säkerställa en effektiv logistik och försörjning inom sjukhusområdena.
I arbetet med det Regionala utvecklingsprogrammet kommer hälso- och sjukvårdsfrågor att få en allt större betydelse och därmed kommer Region Skånes fastighetsutveckling att vara en del i Skånes utveckling.
Lokalförsörjningsplaner - verksamheternas samlade behov av lokaler under de närmaste åren.
Fastighetsutvecklingsplaner – Beskriver fastigheternas möjligheter, begränsningar och utvecklingspotential på lång sikt.
Regionalt utvecklingsprogram - vägledande för aktörer som verkar för Skånes utveckling.
Lokalförsörjning och byggsektorn
Den svenska byggsektorn har ett mycket osäkert konjunkturläge nu, och det är mycket oklart vad som kommer att hända. Blir det en större
konjunkturnedgång kommer Region Skåne att ha vissa möjligheter att få in fler anbud, något som varit trögt det senaste året. Men det är också möjligt att det inte blir en större konjunkturpåverkan. Oberoende av konjunkturen har Region Skåne kvar ramavtalsupphandlingar på entreprenörer under 2012 och kommer därför i majoriteten av regionens projekt se motsvarande kostnadsnivå som idag.
Svårigheter att rekrytera personal inom byggsektorn har förelegat det senaste året. Vid en konjunkturnedgång kommer en minskad rörlighet på Regionservice anställda att uppstå, vilket är önskvärt inom vissa
personalkategorier. Det är också sannolikt att den stora osäkerheten i konjunkturläget minskar rörligheten.
För att uppfattas som en professionell lokalförsörjningsorganisation är det avgörande att kundernas nya och ombyggda lokaler blir klara i tid och till rätt kostnad. Regionservice ska fortsätta arbetet med att vara en stabil byggherre med bra relationer till konsult- och entreprenadbranschen.
Inom upphandlingsområdet ska Regionservice fortsätta att utvecklas.
Utvecklingen ska följas inom upphandlingar, utvärderingskriterier ska utvecklas och graden av förhandlingar ska öka för att säkerställa lägre kostnader och högre kvalitet. Under våren 2012 kommer Regionservice att göra en ny ramavtalsupphandling av konsulter.
Regionservice ska ha en hög beställar- och projektledarkompetens gentemot leverantörer och kunder. Regionservice ska arbeta aktivt med
verksamhetssystemet för att effektivisera lokalförsörjningsprocessen, introducera förändringar där optimeringsmöjligheter finns och utvärdera resultatet av de förändringar som görs.
Transporttjänster
Då Region Skåne har en spridd verksamhet är det av största vikt att
Regionservice ser till så att gods- och tjänsteresor sker på ett så effektivt och miljövänligt sätt som möjligt.
Ett bra partnerskap med Region Skånes verksamheter är ett måste för att i ett tidigt skede få insyn i kommande transportbehov vilket underlättar för samordnade transporter.
Regionservice måste ligga i framkant när det gäller att ta till sig nya drivmedel och fordonstyper utan att det påverkar säkerheten för förare, passagerare samt fotgängare. Detta sker genom samarbete med Trafikverket, HM Skåne (Hållbar mobilitet Skåne), andra landsting i nätverket SHTNW (Swedish Hospital Transport Network) m.fl. samt att affärsmässiga
upphandlingar genomförs inom området.
En handlingsplan för att miljösäkra Region Skånes fordonspark är upprättad för att transporterna ska vara fossilfria år 2020 vilken innebär att antalet gasfordon kommer att öka de närmaste åren och även elbilar lär finnas inom tre år.
Antalet fordon inom Region Skåne kan säkerligen minskas genom andra sätt att resa och mötas vilket Regionservice för närvarande utreder. Antalet verksamhetsbundna personbilar har minskat under första halvåret 2011.
Etablering av fler bilpooler sker under hösten vilket ska leda till ytterligare minskning av verksamhetsbundna personbilar. Arbetet med upphandling av hyrbilar är påbörjat som kan leda till att verksamhetsbundna bilar med låg nyttjandegrad kan ersättas med hyrbilar oavsett var de är placerade
geografiskt. Tillsammans med Koncerninköp har Regionservice kommit fram till att det finns ett behov av upphandling på taxiresor inom Skåne, detta kan i vissa fall också vara ett alternativ till verksamhetsbundna bilar.
Tvätt- och textiltjänster
Sjukvårdens behov av en hög leveranssäkerhet och en säkerställd
tillgänglighet på befintliga artiklar skärps alltjämt. Kortare vårdtider och en högre effektivitet hos brukarna ger en kortare textilomloppstid. Tillsammans med en bättre efterlevnad av hygienkraven och problematiken med ökad bakterieresistans inom vården bedöms dessa faktorer leda till en fortsatt ökning av tvättvolymerna, vilket i sin tur innebär krav på ökad
tvättkapacitet.
Betydelsen av den interna kvalitetssäkringen ökar i takt med att
produktionskapaciteten närmar sig sitt tak. Avancerad teknik och elektronik används i högre grad i syfte att i tid kunna leverera rätt mängd gods till lägsta möjliga totalkostnad. Automatiseringen av arbetsmoment utvecklas ständigt. En kontinuerlig bevakning av branschen via mässor etc. är nödvändig. Benchmarking via Tvätteriförbundet och Nationella tvätt- och textilutvecklingsföreningen, TTU, krävs för att följa och delta i
utvecklingen. Skånetvätten deltar aktivt i SIS för utveckling och standardisering av sjukvårdens textilier. Ett aktivt och regelbundet deltagande i befintliga samarbetsforum med kunderna säkerställer att sortiment och textilstock anpassas efter vårdens utveckling och behov.
Leveranstider på upp till ett halvår för vissa textilier kräver hög kompetens avseende kommunikation, planering och förtänksamhet vid upphandling och beställning av textilier. I syfte att förbättra kostnadsbilden, minska
leveranstiderna samt öka möjligheten att hantera oförutsedda behov hos brukarna bör – där så är möjligt - en samordning av TTU-tvätteriernas textilstock och upphandlingar ske.
Önskemål om att Skånetvätt tar ansvar för arbets- och skyddskläder för övrig personal förutom vårdpersonal förs fram. Skapandet av ny textilstock, upphandling av textilier och extern tvättkapacitet kan ge samordnings och stordriftsfördelar för regionen.
Uppbyggnad av lokala logistikcenter tenderar att binda textilier i oönskade lager. Ett helhetsansvar för processen/flödet av smutstvätt och rena textilier bedöms som nödvändigt. Optimering av textillager samt därmed en hög omsättningshastighet frigör textilier samt minskar risken för att
renhetsgraden försämras. Frigörandet av textilier minskar i sin tur investeringsbehovet av nya textilier.
Gemensam servicefunktion, GSF
Många Shared Service Centers och centraliserade stödfunktioner är på väg in i en andra fas efter att ”tagit hem” initiala etableringsvinster. Fokus ligger då på att optimera processer, etablera en kultur som stöder kontinuerliga förbättringar och fortsätta att skapa nya värden för hela organisationen. Det är därför ytterst värdefullt med ett koncernövergripande synsätt för de administrativa processerna inom HR- och ekonomiområdet och att fullfölja etableringen med att driva standardisering och ett fortsatt
processutvecklingsarbete.
1.5 Regionservice fokusområden
Entydigt kundomhändertagande
Entydigt kundomhändertagande innebär att Regionservice ska upplevas som en sammanhållen organisation och kunderna ska bemötas med ett
helhetstänkande inom ramen för ett Facilitiy Management-koncept.
Relationen ska bygga på förtroende och syfta till kontinuitet.
Samarbete över förvaltningsgränserna
Stöd- och servicetjänster bedrivs på flera olika håll inom Region Skåne, dels inom sjukhusområdena, dels av förvaltningar på ett flertal platser i Skåne jämte Regionservice.
Därför har Region Skånes försörjningschefer och motsvarande fördjupat sitt samarbete för att hitta former att samarbeta och utveckla stöd- och
servicetjänsterna. Ett arbetssätt som stödjer dessa tankar och som nu
utvecklas är ett Facilitiy Management-koncept (FM). FM innebär kort att de servicetjänster kring arbetsplatsen och fastigheten som en organisation behöver för att kärnverksamheten skall fungera så optimalt som möjligt.
Genom ett fördjupat samarbete över förvaltningsgränserna och genom att stödja kunderna med genomtänkta tjänstelösningar får Region Skåne ett bättre användande av Region Skånes resurser.
I detta samarbete görs en årlig kundenkät (NKI) om hur kunderna upplever stöd- och servicetjänsterna i Region Skåne. En webbenkät skickas ut till cirka 900 enhetschefer eller motsvarande inom alla förvaltningar.
Kundenkäten hjälper till att hitta goda exempel och utvecklingsområden.
Hög drift- och leveranssäkerhet
Hög driftsäkerhet är en viktig förutsättning för god hälso- och sjukvård i Region Skåne. Med ökad teknisk komplexitet och den apparatur som används i dagens sjukvård ställs ökade krav på driftsäkerhet. Det innebär att Regionservice ska ansvara för att byggnader, installationer, utrustning, transporter och tvättverksamheten fungerar på avsett vis.
De egenskaper som avgör en hög driftsäkerhet är;
Funktionssäkerhet = egenskaper hos det tekniska systemet
Servicemässighet = egenskaper hos det tekniska systemet
Servicesäkerhet = egenskaper hos underhållssystemet (Landlord)
Avvikelseuppföljning och felavhjälpande underhåll följs upp i stödsystemet Landlord. Det under 2011 påbörjade arbetet med
”driftsbokslut” bedöms vara i infört senast 2013.
Facility Management
Med stöd av ett Facility Management-koncept ska Regionservice säkerställa:
Genomförande av lämpliga delar av resultatet från
landstingsbenchmarkingprogrammet för att nå nöjda brukare, rätt servicenivå och låga kostnader.
Standardisering ur ett Region Skåne perspektiv för stora delar av FM- utbudet.
Anpassning av det som inte kan vara standardiserat för respektive verksamhet/geografiskt område.
Utbildning och införande av processägare för respektive process som Regionservice ansvarar för.
Utse personer som har helhetsansvar för FM både regionalt och lokalt.
Förbättring av logistiken som krävs för leverans av FM-tjänsterna.
Framtagande av en styrmodell för FM i Region Skåne som bl.a. reglerar beslutsvägar och ansvar.
Energi- och miljöstrategiskt arbete
Regionservice kommer under 2012 att driva sin verksamhet för att följa Miljömålet ”Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet”
i Miljöprogrammet för Region Skåne. Detta innebär bl. a. att Regionservice
skall vara en föregångare i att minimera utsläppen av växthusgaser samt anpassa sin verksamhet av de konsekvenser som ett förändrat klimat innebär. Detta ska uppnås genom att:
Ständigt förbättra energieffektiviseringsarbetet dels inom Regionservice, dels i samverkan med hälso- och sjukvården.
Eftersträva att använda nya och förnyelsebara energikällor för Region Skånes energiförsörjning både inom fastighetsbeståndet och inom transport- och tvättverksamheten.
Driva verksamheten inom energiförsörjningen så att miljömålen i Miljöprogram för Region Skåne 2010-2020 uppnås samt att gällande miljölagstiftning och föreskrifter följs.
Förhindra onödig miljöbelastning genom att ta hänsyn till miljö- och energifrågor i alla aktiviteter från idé och projektering till förvaltning och teknisk service.
Regionservice behöver också stödja kundernas miljö- och energiarbete med bra energi- och kostnadsuppföljning så att effekterna av gemensamma informationskampanjer syns hos den personal i verksamheten som sparar energi genom att förändra sin användning av energi på arbetsplatsen.
Genom innovativa upphandlingar och med hjälp av den idéburna sektorn kan genomförandet av de nämnda förslagen underlättas.
Personal- och kompetensförsörjning
Regionservice ska vara en attraktiv arbetsgivare för såväl nuvarande som framtida medarbetare samt vid varje tidpunkt ha rätt kompetens för att kunna möta ägarnas och kundernas krav samt behov av optimal serviceverksamhet i Region Skåne.
För att säkerställa detta fokusområde gör Regionservice vartannat år en nöjd-medarbetar-undersökning (NMI). Med avstamp i denna undersökning tas sedan strategier, mål och handlingsplaner fram för utveckling och förbättring inom området.
Professionell och effektiv fastighetsutveckling
Interaktionen mellan fastighetsutvecklingsplan, lokalförsörjningsplan utgör grunden för ett säkerställande av kvalitén i de investeringsbeslut som successivt fattas för de olika sjukhusområdenas förnyelse. Det krävs även samarbete med kommunerna avseende sjukhusområdenas utveckling i stadsmiljön och en översiktplanering som underlag för kommande detaljplane- och bygglovshantering i kommunerna.
Fastighetsutvecklingsplanen behandlar planförutsättningar och sjukhusets betydelse som en del av staden. Därmed ställs krav på att utveckla ett samarbete med Regionala utvecklingsavdelningen, i Region Skånes centrala ledning, som är remissinstans avseende kommunernas översiktsplaner och detaljplaner.
Behov och krav på bättre anpassade vårdlokaler är stort, stora investeringar kommer att krävas i närtid vilket ställer krav på en genomtänkt och smidig planeringsprocess. Genom att utveckla ett konceptprogram i vilket
beskrivning av bärande idéer för hur planering av framtida vårdlokaler ska ske, är avsikten att få en likartad planeringsprocess för all vårdlokaler.
I Region Skånes investeringsberedningsarbete fungerar Regionservice genom fastighetsutvecklingsavdelningen om ett stöd, bollplank och idébank för kunden med mallar och utbildning. I stora investeringsprojekt leder Regionservice oftast arbetet i idé/behovs- och planeringsskedet. Här är det viktigt att tillgänglighetsarbetet planeras för att tillgodose och öka
tillgängligheten för funktionshindrade till Region Skånes offentliga lokaler.
Redskap utvecklas för att på ett strukturerat sätt utveckla den kompetens som bör finnas för att vara en resurs inom Regionservice och ett stöd till kunder och koncernledning i gemensamma strategiska fastighetsfrågor.
I prioriteringsprocessen är fastighetsutvecklingsavdelningen ett expertstöd till de centrala prioriteringsgrupperna utifrån ett fastighetsperspektiv, avseende bygg- och utrustningsinvesteringar.
Ombyggnationer av externa lokaler i omfattande investeringsprojekt kräver hög grad av interaktion för att överföra kunskap om sjukhusbyggnaders komplexitet och specifika krav till externa fastighetsägare.
Tillgänglighetsarbetet Fysisk tillgänglighet
Region Skånes lokaler ska vara lokaliserade och utformade för att vara tillgängliga för nyttjare oavsett transportsätt och eventuella funktionshinder.
Det innebär att Regionservice ska ägna uppmärksamhet åt att eliminera enkelt avhjälpta hinder i den fysiska miljön.
I dagsläget är enkelt avhjälpta hinder inventerade och åtgärdade på Skånes universitetssjukhus, Lasarettet Trelleborg, Centralsjukhuset i Kristianstad och på Hässleholms sjukhus. På Helsingborgs lasarett och Lasarettet i Landskrona är inventeringar gjord och åtgärder påbörjade, vilka beräknas vara klara 2012. Samtliga vårdcentraler är inventerade och större delen av vårdcentralerna är åtgärdade.
Regionservice arbetar fortsatt aktivt med den fysiska tillgängligheten och handikappanpassning av lokaler i samband med ny-, om- och tillbyggnader Regionservice kommer att verka för att skyltning vid ny- och ombyggnad av lokaler sker i enlighet med fastställt skyltprogram
Det fortsatta tillgänglighetsarbetet kommer att bedrivas i enlighet med det handikappolitiska programmets fyra fokusområden: tillgängligt arbetsliv, fysisk tillgänglighet, kommunikativ tillgänglighet och bemötande.
Tillgängligt arbetsliv och bemötande Se punkt 2.9
Kommunikativ tillgänglighet
Som en del i den kommunikativa tillgängligheten arbetar Regionservice just nu med att ta fram ett regionövergripande skyltmanual, som utgår ifrån Region Skånes antagna skyltprogram. Målet är att göra det lättare för
patienterna att hitta rätt på sjukhusområdena och att få likriktning i skyltning och benämningar på alla sjukhusområden i Region Skåne. Under 2012 väntas den nya skyltmanualen införas i hela Regionen.
Gemensam servicefunktion, GSF
GSF ska genom god service och kostnadseffektiva HR- och
ekonomiprocesser stödja en framgångsrik utveckling av hela koncernen samt ge verksamheterna tillgång till en skalbar och flexibel service för att dessutom stödja Region Skånes dynamiska utveckling. GSF stödjer än mer den dynamiska utvecklingen genom ytterligare ett fokusområde - Region Skånes Rekryteringscentrum. Enheten etableras under hösten 2011 och har övertagit stora delar i denna process från förvaltningarna. Likaså kommer införandet av ett gemensamt IT-stöd inom HR att förändra och stärka GSF:s roll som supportfunktion.
I GSF:s roll som utförare, med funktionsdirektörerna som processägare, säkerställs i högre grad att koncernens policys, riktlinjer, standards, lag- och avtalskrav samt ägarkrav efterlevs. Detta utifrån det stöd som finns i de standardiserade och fastställda processerna inom GSF. Koncernen och förvaltningarna/bolagen erbjuds ett tjänsteutbud som är anpassat till kärnverksamheternas behov. Forum finns för att säkerställa att GSFs uppdrag speglar kärnverksamhetens befintliga och framtida krav på utbud, kvalitet, service och kostnadseffektivitet. GSF skall kunna anpassa
organisation, bemanning, kompetens och verksamhet till den service som ska erbjudas.
1.6 Regionservice strategikarta och mål
Region Skånes vision är
Skåne – livskvalitet i världsklass.
Region Skånes verksamhetsidé är
Region Skåne står för hälsa, hållbar utveckling, innovation, tolerans och tillväxt.
Region Skånes kännetecken är
Region Skåne är en direktvald och skattefinansierad aktör, vars
uppdragsgivare är medborgarna. Organisation kännetecknas av kompetens, kreativitet, öppenhet, engagemang, ansvarstagande och kundorientering.
Regionservice vision
Tillsammans för Skånes bästa.
Regionservice affärsidé
Regionservice ska driva utveckling och leverans av stöd- och servicetjänster till Region Skånes kärnverksamheter* så att de kan fokusera sina resurser på Skånes invånare.
*Med kärnverksamhet avses Hälso- och sjukvård, Tandvård, Skånetrafiken och Regional utveckling
Regionservice värdegrund Vill – Vågar - Agerar
Regionservice målbilder 2013
- Regionservice är den mest prisvärda stöd – och serviceleverantören på marknaden.
- Regionservice kunder och leverantörer är partners.
- Regionservice har Region Skånes mest nöjda och serviceinriktade medskapare.
- Regionservice är en samordnad stöd- och serviceorganisation i ett regionperspektiv.
- Regionservice har drift- och leveranssäkerhet i fokus.
1.6.5 Regionservice mål relaterat till Region Skånes strategikarta
Region Skånes strategikarta och beskrivningar av mål och måltal I kolumnen Regionservice mål anges det långsiktiga målet intill 2013. I de fall det varit möjligt att ange årsvisa mål för 2012 respektive 2013 har så skett. Även om årsvisa mål inte angetts kommer dessa att fortlöpande följas upp så att det långsiktiga målet kan uppnås 2013.
Mål Måltal Regionservice mål
Medborgarperspektiv 1 Nöjda medborgare 1.1 Förtroendet ska öka
Skåne ska vara en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande region för boende, företag och besökare. Företag ska välja etablering i Skåne framför andra regioner i norra Europa.
Nuläge1:
Befolkningens förtroende för vården:
64 %.
Patientens förtroende för vården:
Primärvård 82, Somatisk öppen vård 92, Somatisk slutenvård 87, Psykiatri öppen vård 73, Psykiatri slutenvård
1 Samtliga nuläges resultat i strategikartan är helårsresultat 2010
Mål Måltal Regionservice mål
Medborgare och
samarbetspartners ska känna stort förtroende för Region Skåne. Medborgare och samarbetspartners ska uppleva att kvaliteten på våra tjänster är god.
70, Akutmottagning 85.
Nöjd kundindex för Skånetrafiken:
64 %.
Samarbetspartners förtroende enligt NSI: 80 %.
Resandeökning för Skånetrafiken:
6,3 %.
Regionservice kunder ska uppleva ett partnerskap med Regionservice.
Nöjdkundindexvärde, NKI:
3,1 – år 2012 3,3 – år 2013
1.2 Den upplevda tillgängligheten ska öka.
Nuläge:
Befolkningens upplevelse av tillgänglighet till vården: 80 %.
Patientens upplevelse av
tillgänglighet till vården: Primärvård 82, Somatik öppenvård 78, Somatik slutenvård 79, Psykiatri öppenvård 63, Psykiatri slutenvård
66,Akutmottagning 50.
Samarbetspartners nöjdhet med tillgänglighet enligt NSI: 73,5 %.
Samarbetspartners nöjdhet med tillgänglighet enligt NSI: 73,5 %.
Öka medborgarnas tillgänglighet till arbete (kollektivtrafikens
samhällsnytta: tio dagliga
resmöjligheter till regionalt centrum inom 60 min): 91,5 %.
Tillgängligheten till Region Skånes verksamhet och lokaler (Mäts 2011 utifrån nationellt E-verktyg).
1.3 Fler intressenter ska uppleva att
Region Skåne stödjer forskning och utveckling av hög kvalitet.
Nuläge enligt NSI: 76 %
1.4 Den jämlika och jämställda hälsan
ska öka.
Livsstilsindikatorer
Andelen personer med låg fysisk aktivitet ska minska med 3 % per år (10 % under 2010–2013) Nuläge: 14
% har låg fysisk aktivitet
Andelen dagligrökare ska minska.
Mål Måltal Regionservice mål
män.
Andelen personer med psykisk ohälsa ska minska. Nuläge: 16 % bland männen och 20 % bland kvinnorna har dålig psykisk hälsa.
1.5 Medborgaren ska uppleva en hög
nytta.
(Mätmetod ska utvecklas av Beredningarna för medborgardialog inför 2012)
1.6 Medborgarnas kännedom om
Region Skåne som organisation och dess politiska ledning ska öka.
Nuläge:
Igenkänningsgrad: 90 %
Varumärkets koppling till hälso- och sjukvård: 70 %
Beredningarna för medborgardialog utvecklar och fördjupar mätmetod inför 2012
1.7 Medborgaren ska känna sig
informerad och kunna göra smarta val.
Den upplevda valfriheten ska öka.
Antal aktiva omlistningar på hälsovalsenheter ska följas.
Mätmetod ska utvecklas av
Beredningarna för medborgardialog inför 2012
1.8 Kunskapen om medborgarnas
deltagande i och upplevelse av kulturlivet i Skåne ska öka.
Nuläge:
Andel av befolkningen som minst en gång per kvartal har besökt
kulturaktivitet enligt Riks-SOM:
Bibliotek 32%, Historiska
sevärdheter 20%, Studiecirklar 14%, Museum 12%, konstutställning 9%, Fornminne 9%, Bio 27%, Teater 9%, Rock/Popkonsert 6%, Musikal 5%, Klassisk konsert/opera 4%, Balett/dansföreställning 2%.
Mål Måltal Regionservice mål
(Mätmetod ska utvecklas av Beredningarna för medborgardialog inför 2012)
Verksamhetsperspektiv
2 En effektiv verksamhet med hög kvalitet
Skånes medborgare finansierar i huvudsak vår verksamhet och skåningarna är våra uppdragsgivare.
Skattemedlen ska användas så att vi får bästa möjliga resursanvändning.
2.1 Människor ska bemötas med respekt.
Kunskap om en gemensam tolerant värdegrund bland medarbetare och medborgare ska öka.
2.2 Patienternas makt ska öka.
(mätmetod ska utvecklas inför 2012)
2.3 Kunskapsstyrningen ska öka.
Förmågan att anpassa
verksamheterna till omvärldens behov ska öka
(mätmetod ska utvecklas inför 2012)
2.4 Tillgängligheten ska öka.
Regionala och nationella krav inom hälso- och sjukvården ska uppfyllas.
Kollektivtrafikens marknadsandel ska fördubblas till 2025.
Kollektivtrafikens punktlighet ska öka.
Tillgängligheten till kulturen ska underlättas
2.5 Patientsäkerheten ska vara hög.
Nollvision ska gälla avseende vårdskador
Regionala och nationella krav ska uppfyllas
Regionservice ska införa drift- och leveransbokslut.
2.6 Produktiviteten ska öka.
(mätmetod ska utvecklas inför 2012)
Regionservice ska ha minst 20 FM-paketlösningar utvecklade och införda 2011 – 2013.
Mål Måltal Regionservice mål
processorienterat.
3 En drivande utvecklingsaktör
Region Skåne ska vara den naturliga och samlande utvecklingsaktören i Skåne för att Öresundsregionen ska erbjuda livskvalitet och möjligheter i världsklass för såväl människor som företag.
3.1 Bäst på vård i Sverige
3.2 Europas mest innovativa Region 2020.
(mätmetod ska utvecklas inför 2012)
3.3 Den kliniska forskningen ska öka.
Forskningsresurser som verksamheten har tillgång till.
Nuläge: cirka 328 Mkr
Forskning som resulterat i förbättrat medicinskt resultat för patienten.
Nuläge: 47 medicinska resultat Klinisk forskning som resulterat i någon kommersiell produkt. Nuläge:
6 stycken namngivna produkter
3.4 Samspelet mellan kommun, region, stat och EU ska öka i dialog med universitet/högskolor, föreningsliv och näringsliv.
Uppväxlingseffekt av varje insatt krona.
(mätmetod ska utvecklas inför 2012)
3.5 Skånes kulturliv ska synliggöras för medborgarna inom regionens samtliga verksamhetsområden (mätmetod ska utvecklas inför 2012)
3.6 Fritt från fossila bränslen 2020.
2012 ska minst 60 procent av värmeenergin komma från förnybara källor.
2012 ska minst 50 procent av alla transporter ske med förnybara
Regionservice ska vara en förebild i att följa Region Skånes miljöprogram.
Mål Måltal Regionservice mål
bränslen.
3.7 Norra Europas ledande matregion 2025 – ”Matlandet Skåne”.
(mätmetod ska utvecklas inför 2012)
Medarbetarperspektiv
4 Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare.
Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare som erbjuder meningsfulla, spännande och utvecklande arbeten. Kunskapsutveckling och innovation ska premieras.
4.1 Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökning ska öka.
Nuläge: 66,3 (2010)
Varje medarbetare inom Regionservice ska vara serviceutbildad.
Regionservice sjukfrånvaro sänks med 1 dag per till målet 2012 13 dagar.
NMI (nöjd-medarbetar-index) År 2012 ska dynamiskt fokustal vara minst 70.
5 Verksamhet och resultat i fokus.
Region Skåne ska ha chefer som tydliggör målen i dialog med medarbetarna, och arbetar aktivt och strategiskt med kompetensförsörjning.
5.1 Värdet på faktorn ledarskap i medarbetarundersökning ska öka.
Nuläge: 65,9 (2010).
Varje medarbetare inom Regionservice ska ha ett personligt mål relaterat till hur kunden når framgång.
5.2 Rätt kompetenser genom att
andelen bristyrken ska minska.
Nuläget fastställs inför
Regionfullmäktige beslut om budget och verksamhetsplan 2012–2014.
Ekonomiperspektivet
6 Långsiktigt stark ekonomi.
Region Skånes ekonomi ska vara stark och ett flerårigt perspektiv är viktigare än de enskilda räkenskapsåren.
Alla verksamheter som Region Skåne finansierar ska vara effektiva.
6.1 De finansiella måltalen fastställs inför Regionfullmäktige beslut om budget och verksamhetsplan.
Varje funktion inom
Regionservice ska vara prisvärd.
Mål och inriktningar i andra styrande dokument
Miljösäkra Region Skånes fordonspark
En utbytesplan för att nå fossilfria fordon till år 2020 är framtagen som underlag till regionstyrelsens beslut 2010-09-06. Delmål för 2012 är att 50%
av bränsleförbrukningen till transporterna skall ske med fossilfria bränslen.
Andelen verksamhetsbundna bilar ska minska med 10 % under 2012 vilket kräver att verksamheterna själva bidrar till måluppfyllnad. Minskningen är 3,5 % den 30 april 2011 jämfört med 2009-12-31. Förändringar i form av mer vård i hemmet kommer kräva fler verksamhetsanknutna bilar, vilket kan komma att påverka angivet mål.
Miljösäkra Region Skånes fastighetsutveckling.
I strävan att leva upp till Region Skånes miljöprogram så ska all
nybyggnation certifieras. Detta görs för att minska energianvändningen, skapa en god innemiljö samt att man väljer bra byggmaterial och på så sätt ha kunskap om vad som är inbyggt i byggnaderna. Fastigheterna skall certifieras enligt miljöcertifieringssystemetMiljöbyggnader (MB)och enligt nivå guld.
Energieffektivisering av Region Skånes fastigheter.
Ett mål finns att Region Skånes fastigheters energianvändning ska minska med 4 % per år fram till 2014 vilket motsvarar en minskad mediabudget på cirka 36 miljoner kronor årligen. Målet för 2012 är en förbrukning på 205 kWh/m2.
1.6.6 Ekonomiska förutsättningar
I avsnitt 3 redovisas Fastighets- och servicenämndens förslag på resultatkrav 2012.
2 Specifika uppdrag
2.1 Eventuella och separata synpunkter på själva planeringsdirektiven
Det är bra att målen blir färre och tydliga. Måltalen som anges för respektive mål är också tydliga vilket är bra. För den verksamhet som Regionservice utför finns några måltal som är viktiga att arbeta för. Planeringsdirektivet innehåller inga särskilda avsnitt för stöd och service. Regionservice arbetar därför för koncernnytta och kundnytta.
2.2 Beslutat uppdrag till Regionservice samt en resultatbudget
Se avsnitt 1 Fastighets- och servicenämndens förvaltningsuppdrag för Regionservice 2012, avsnitt 4 Förslag till och förutsättning för resultatkrav och avsnitt 5 Förslag till preliminär resultatbudget.
2.3 Beskriv vilka åtgärder som kommer att vidtas med utgångspunkt i det regionala utvecklingsprogrammet för Skåne, Region Skånes strategikarta och där till angivna
planeringsförutsättningarna samt styrande dokument
Angivna mål i strategikartan är grunden för de åtgärder som kommer att genomföras under 2012. Därutöver finns åtgärder kopplade till styrande dokument , vilka är redovisade under avsnitt 1.6.5.
2.4 Nämnden ska i uppdrag till verksamheten konkretisera utvecklingen samt ange mål och måltal för 2012 och resterande del av planperioden
Se avsnitt 1 Fastighets- och servicenämndens förvaltningsuppdrag för Regionservice 2012
2.5 Beskriv konsekvenserna av föreslaget regionbidrag
Se avsnitt 3 Förslag till och förutsättningar för resultatkrav.
2.6 Redovisa hur dialogformerna med kommunerna ska utvecklas
Ett viktigt område är miljön. I de kommuner Region Skåne har fastigheter eller hyr lokaler behöver aktuella kommuners regelverk vara kända för Regionservice verksamheter.
Ett annat område är bygglovshantering för objekt som kräver bygglov. I de fallen behövs dialog med aktuella kommuner. Även den kommunala översiktplaneringen är ett angeläget samverkansområde liksom
kommunkontakter i arbetet med de fysiska utvecklingsplanerna för Malmö, Lund och Helsingborg.
Inför försäljningar av fastigheter bör en nära dialog ske med berörda kommuner.
2.7 Redovisning av effektivitets-, kvalitets- och produktivitetsmått
Inom Regionservice genomförs under 2011 – 2012 en certifiering av fem olika områden: Kvalitet, arbetsmiljö, miljö, energi och medicintekniska produkter. Syftet är att skapa ett ledningssystem som säkerställer
effektivitets- och kvalitetsmåtten. För produktiviteten arbetar Regionservice med nyckeltal inom affärsområdena och fastighetsområdet.
Regionservice arbetar för att organisera, leda och ständigt förbättra förvaltningens processer. Alla processer ska vara ändamålsenliga och
att förstå hur helheten samverkar för att skapa värde för kunderna.
Processerna blir därmed den naturliga beskrivningen av en verksamhet. Det är dessa som förverkligar Regionservice affärsidé genom att beskriva varför förvaltningen finns till (vilka behov som ska tillfredsställas), vad som ska produceras och levereras. Alla processer måste även styras på ett sätt som leder fram till goda resultat.
2.8 Vidare ska viktiga internationella, nationella och regionala undersökningar och mätningar som källor för uppföljning och
benchmarking beskrivas
Den 20 juni 2011 presenterades resultatet av den första
landstingsbenchmarkingen avseende lokalvård, patientkost och
materialförsörjning. I undersökningen deltog 17 landsting/regioner och omfattade 43 sjukhus. Det som är planerat är att angiven benchmarking ska fortsätta under åren framöver med fler jämförelseområden. Därför åtgår resurser dels för benchmarkingen, dels för att vidta förbättringsåtgärder med anledning av resultatet.
Slutsatser från Landstingsbenchmarkingprogrammet:
De landsting där FM tagit helhetsansvar för processerna har klart lägre kostnader och högre servicenivåer än övriga deltagare.
Lokalvård
Undvik helgstädning.
Inför tillsynsstädning där det är där det är möjligt, dvs genomför städning när och om det behövs (enligt Insta 800 anpassad till vårdhygieniska krav).
Utbilda lokalvårdare i multiskilling, dvs låt dem ansvara för flera uppgifter (icke-vårdrelaterade) i de lokaler de befinner sig i, t ex koka kaffe, rapportera fel i lokalerna m.m..
Patientkost.
Lägg mer resurser på att erbjuda bra råvaror.
Säkerställ att patienten får välja mat, genom att ta över beställningsförfarandet från vårdpersonalen.
Fortsätt hålla en hög servicenivå och se över möjligheten att förbättra.
Materialförsörjning
Ta kontroll över lagerstyrning och effektivitet på förråden.
Standardisera sortiment och dra ner på antalet artikelnummer och leverantörer.
Se över avtalen med leverantörer.
Energi
Ett område som ständigt mäts är energi. Målet att Region Skåne ska vara fossilfritt 2020 ställer krav på att åtgärder kan planeras in för att nå målet. I de fastigheter som Region Skåne äger är övergången till fossilfri
energiförsörjning planerad och kostnaderna är planerade.
I de lokaler Region Skåne inte äger är det angeläget att påverka fastighetsägare att arbeta mot Region Skånes mål liksom fjärrvärmeleverantörer.
Samtliga landsting har sedan 90-talet årligen sammanställt öppna jämförelser i form av nyckeltal för fastighetsverksamheten genom SKL försorg. För media sker särskilda jämförelser med Västra Götalandsregionen och Stockholms läns landstings fastighetsbolag Locum.
Diagram: Exempel på jämförelsediagram mellan Regionservice, Västfastigheter och Locum.
Mediaförbrukning
el och värme (graddagskorr)
0 50 100 150 200 250 300
Landstingsfastigheter Västfastigheter Regionservice
kWh/kvm BRA 2008
2009 2010
2.9 Beskriva hur nämnden ska medverka till - en god hälsa på lika villkor,
- att patienter/kunder/medborgare bemöts med respekt, - Skånes sex utmaningar: kunskapen, delaktigheten, miljön och klimatet, tillgängligheten, toleransen samt Öresundsintegrationen Genom att vidta energianpassning i Region Skånes lokaler och att
säkerställa att fysiska tillgänglighetsåtgärder är färdigställda uppnås god hälsa och lika villkor uppstår.
Inom Regionservice är serviceutbildning av medarbetarna igångsatt.
Utbildningen genomförs anpassat till olika målgrupper och ska leda till att
bemötandet sker med respekt för kunderna. Utbildningen bedöms vara genomförd 2013.
Regionservice arbetar med kompetensförsörjningsplaner för att säkerställa att kunskapen i organisationen kan möta behoven nu och framåt.
Arbetsmarknadsdagar genomförs för att attrahera nya medarbetare till yrkesverksamhet i Regionservice.
Regionservice har som mål att vara en förebild att följa Region Skånes miljöprogram. Resurser för att komma längre i energianpassningsarbetet behövs i större omfattning än vad dagens planerade underhållskostnader medger.
Den fordonsutbytesplan som är fastställd under 2010 är grunden för att nå målet med fossilfritt Region Skåne 2020 avseende regionens fordon.
Inom tillgänglighetsområdet är ett återstående arbete att Region Skånes skyltprogram effektueras fullt ut. Andra fysiska tillgänglighetsfrågor är näst intill helt klara för Region Skånes verksamheter.
Regionservice har ett likabehandlingsprojekt som avser avidentifierade ansökningshandlingar. Det är en mycket tydlig signal för att hantera utmaningen tolerans.
2.10 Redovisa vilka insatser som behövs för att arbetet med idéburen sektor ska fortsätta
Inom de flesta av Regionservice verksamhetsområden har ständigt dialoger i olika former pågått med parter utanför Region Skåne. Aktörer inom
byggentreprenadbranschen och konsulter ger nya impulser för utvecklingen av regionens olika verksamheter. Nya kontakter kommer tändigt att
etableras.
2.11 Redovisa kostnader för bedömd volym avseende inte uthyrda lokaler under 2012
Redovisning avseende hyresintäkter baseras i detta avsnitt på den nuvarande hyresmodellen. När den nya hyresmodellen tillämpas kommer den uteblivna hyresintäkten att förändras eftersom hyrorna då, enligt förslag, baseras på funktion och komplexitet för de tomställda lokalerna i stället för som nu kostnaden i den aktuella byggnaden.
I den nya hyresmodellen föreslås dessutom kostnaden för tomma lokaler att inräknas i bashyran i stället för att avräknas vid beräkning av resultatkravet.
Mängden ej uthyrda lokaler minskar för 2012 jämfört med budget 2011 vad avser arean vilket framgår av nedanstående sammanställning. Totalt utgör andelen tomma lokaler 2,5 % av den ägda arean (1 270 050 kvm). För den
uthyrbara delen av de tomma lokalerna, d.v.s. det som är möjligt att påverka, är andelen 1,6 %. Medelvärde för landstingen är drygt 4 %.
Förändringen av arean för de tomma lokalerna är sammansatt av ett antal förändringar i uthyrningar och uppsägningar av lokaler.
Förändringen av den uteblivna hyresintäkten beror på en kombination av den aktuella sammansättningen av tomma lokaler, den minskade tomma arean , ökade mediakostnader och hyressänkning på grund av sänkt ränta.
Tabell: Jämförelse mellan 2010, 2011 och 2012 avseende tomma lokaler i kvm.
Totalt tomt
kvm BTA
Uthyrningsbar utan åtgärd
kvm BTA
Uthyrningsbar med åtgärd
kvm BTA
Ej uthyrningsbar
kvm BTA
Budget 2010 38 290 3 242 22 624 12 424
Budget 2011 33 409 4 281 17 519 11 609
Budget 2012 31 845 5 334 15 375 11 136
Tabell: Jämförelse mellan 2010, 2011 och 2012 avseende tomma lokaler i kkr.
Total utebliven hyresintäkt
kkr
Uthyrningsbar utan åtgärd
kkr
Uthyrningsbar med åtgärd
kkr
Ej uthyrningsbar
kkr
Budget 2010 23 963 1 500 15 010 7 453
Budget 2011 18 735 1 933 9 657 7 145
Budget 2012 18 937 2 958 9 247 6 732
Detaljerad specifikation av ej uthyrda lokaler framgår av bilaga 2. ./2 2.12 Ange förslag till och förutsättning för resultatkrav till följd
av effektivisering av verksamheten.
Se avsnitt 4 Resultatbudget.
3 Förslag till och förutsättning för resultatkrav Nämnden avser godkänna förslag till och förutsättning för resultatkrav samt preliminär resultatbudget för år 2012 redovisas senast vid nämndens
sammanträde 2011-11-09.
4 Förslag till preliminär resultatbudget Se avsnitt 3 Förslag till och förutsättning för resultatkrav.
5 Planerat fastighetsunderhåll
5.1 Bakgrund
Tillräcklig avsättning av medel för planerat fastighetsunderhåll har
betydelse för driftsäkerhet och funktionalitet. Genom planerade åtgärder kan driftsäkerheten upprätthållas och riskerna för skador minimeras. Otillräcklig avsättning av medel till planerat underhåll medför på sikt försämrad
driftsäkerhet och att insatser för akut och avhjälpande underhåll ökar.
Därmed blir också insatserna mer kostnadskrävande än nödvändigt eftersom underhållet inte kan genomföras med hjälp av större upphandlingar på ett långsiktigt välplanerat sätt.
En stor del av Region Skånes byggnader är i åldern 30-40 år eller äldre och i många av lokalerna har inget eller begränsat underhåll genomförts under denna tid. På grund av en under många år låg avsättning av medel för planerat underhåll byggs det kontinuerligt upp ett allt större behov av mer genomgripande underhållsåtgärder. Ett ”underhållsberg” håller på att ackumuleras.
För att i möjligaste mån säkerställa en god driftsäkerhet, och för att kunna bedriva en god verksamhet, är det viktigt att yttertak, fönster och fasader samt exempelvis anläggningar för mediaförsörjning, rörpost,
passagekontroll, bassänger, reservkraft, styr och övervakning mm är i gott skick.
För hyresgästerna är det givetvis även viktigt att de inre ytskikten (golv, väggar och tak) är i gott skick framför allt för att det skall gå att hålla en hög hygienisk standard men även för att lokalerna skall kunna erbjuda en god miljö för anställda och besökare/patienter.
Idag kännetecknas en stor del av underhållsåtgärderna av att vara akuta och avhjälpande samt av typen ”lappa och laga” och det är inte tillfyllest. Om det inte under ett antal år framöver avsätts ytterligare medel för planerat underhåll kommer ”underhållsberget” att växa ytterligare med risk för en minskad driftsäkerhet som en oönskad påföljd.
Avsättningen i budget för planerat underhåll i Region Skånes ägda
fastigheter har under ett flertal år varit ca 70 kr/m2. Dessa medel skall täcka kostnader för underhåll av byggnaderna såväl ut- som invändigt samt kostnader för underhåll av installationer. Man kan konstatera att denna avsättning inte är tillräcklig i ett längre perspektiv.
Två fastighetsverksamheter med samma verksamhet som Regionservice, Locum och Västfastigheter, har under närmast föregående tioårsperiod årligen avsatt 100-150 kr/m2 till planerat underhåll. Under senare delen av tioårsperioden har beloppen varit runt 150 kr/m2 årligen.
