I kapitel 6 bemöts uppsatsen mot författarens åsikter och tankar. Här återfinns författarens åsikter och kritik mot genomförandet av uppsatsen, resultaten av empiri och tankar om teorin. Kapitel 7 Referenser
I det sista kapitlet återfinner man de källor som har använts i uppsatsen. Det inkluderar böcker, artiklar och intervjuer som har genererat information till uppsatsen.
9
2. Metod
Under metodstycket av uppsatsen beskrivs metoderna och metodvalen som har gjorts till uppsatsen.
2.1 Metodval
Denna uppsats byggs på en kvalitativ ansats med ett deduktivt perspektiv för att skapa den teoretiska grunden innan empirin genomfördes för uppsatsen. Uppsatsen använder sig av forskningsfrågor för att avgränsa uppsatsens arbetsområde.
Litteraturstudier genomfördes för att skapa en teorietisk grund inför fallstudierna och intervjuerna. Teorin som har insamlats har legat till grund för forskningsfrågorna som har använts till den empiriska insamlingen. Forskningsfrågorna är formulerade så att de kan besvaras med hjälp av teorin och empirin. Forskningsfrågorna ställs mot den empiri som uppsatsen har genererat och resultatet av de svar empirin ger finns under analysdelen av denna uppsats. Forskningsfrågorna återfinns i slutet av teorikapitlet.
Eftersom denna uppsats är menad som en beskrivning av problematik som uppkommer under implementering har valet av metoder hamnat på fallstudier. Detta för att använda sig av fall där implementering har haft problematik eller misslyckats med att uppnå sitt mål. Fallen har genererats från intervjuer med involverade personer i projekt som har haft problem (Bell, 2007).
För att förstärka kvaliteten av informationen i uppsatsen har flera intervjuer genomförts i organisationer som har implementerat ett eller flera system inom organisationen under de senaste åren. Etiska överväganden angående sekretess och annan känslig information som uppkommer i intervjuerna förklaras mer i rubrikerna under.
Intervjuerna genomfördes på följande sätt: Ett datum och tid bokades med personen i frågan. Intervjufrågorna som användes var öppna och var utformade för att kunna leda till följdfrågor. Intervjun startar med att pressentera arbetet och varför intervjun genomförs därefter om personen inte har några frågor angående sekretess eller liknande så inleds frågandet. Varje fråga frågas enskilt och om en följdfråga uppkommer, ställs den innan nästa fråga kommer. Alla svaren dokumenterades för hand och rensskrevs. Innan en offentlig visning av materialet har varje person fått läsa texten och fått ge sitt godkännande innan någon obehörig har haft tillgång till materialet. Några ändringar i processen har genomförts från ursprungsprocessen för att få processen att fungera bättre i helhet.
2.2 Metoder
2.2.1 Kvalitativ datainsamling
Kvalitativa data är empiri i form av ord (meningar, texter etc.) som återger personers upplevelser och tolkningar av en viss situation, som tillsammans förmedlar mening i ett sammanhang (Jacobsen, 2002).
10 Genom att använda sig av en kvalitativ metod ger det få begränsningar på de svar som
uppgiftslämnaren ger. Metoden i sig lägger stor vikt vid detaljer, nyanser och det unika hos varje uppgiftslämnare vilket metoden tillåter då undersökningen oftast omfattar ett fåtal uppgiftslämnare. Metoden lämpar sig ofta när man vill skapa, få fram mer klarhet i ett oklart ämne och få fram en nyanserad beskrivning av hur en person uppfattar en viss situation och/ eller när man har en oklar problemställning och behöver exploatera (Jacobsen, 2002). Fördelen med metoden är att den anses vara flexibel. Utgångspunkten är att belysa en viss problemställning men där processen tillåts vara interaktiv. Det största problemet man nämner är att den kvalitativa metoden uppfattas som mycket resurskrävande. Exempel kan vara att man ofta gör ingående intervjuer, vilket kan vara tidskrävande (Jacobsen, 2002).
Kvantitativ datainsamling innebär att man samlar in mer data men med mindre djup. Enkäter är oftast det vanligaste kvantitativa datainsamlingsverktyget vilket ger fler personers
tycke/vetskap men mindre djup (Jacobsen, 2002).
Eftersom intervjuerna genererar de fall som studeras i uppsatsen behövs djupgående fakta och förståelse, därav passar en kvalitativ datainsamling bättre för denna uppsats. Kvantitativ insamling saknar det djup som behövs för att generera bra fall.
2.2.2 Deduktiv ansats
Deduktion är en forskningsprocess som innebär att forskaren ställer upp ett antal premisser och sedan drar en logisk slutsats utefter dessa. Slutsatsen kan ses som giltig om den är logiskt sammanhängande, men den behöver för den delen inte vara sann (överensstämma med verkligheten) (Chalmers, 1999 & 2000).
Den deduktiva ansatsen har tidigare kritiserats och ifrågasatts för att den frambringar en starkt begränsad information och att sådana uppläggningar kan få en prägel av att vara
självuppfyllda profetior eftersom forskarna bara fann det de letade efter (Jacobsen, 2002). Skillnaden mellan induktion och deduktion är att induktion baseras på observationer med utgångspunkt från fakta medan deduktion härleder slutsatserna ur teorin. Vidare använder sig deduktionen av logiken som härledning vid slutsatser och medan induktionen påvisar att slutsatsen baseras utifrån erfarenheter (Jacobsen, 2002).
Valet av deduktiv ansats ligger i valet att vilja ha en bra teoretisk grund innan empirin samlas in för att få en bra överblick över ämnet, innan den empiriska studien påbörjas. Detta ledde sedan till att det skapades hypotetiska frågor ur teorin som skulle besvaras av empirin.
2.2.3 Litteraturstudier
Denna uppsats använder sig av litteraturstudier för att skapa en teorietisk grund att stå på innan den empiriska insamlingen i form av intervjuer genomförs. Litteraturstudier innebär att teori genereras utifrån olika litterära källor. Litteraturstudien ligger även till grund för de hypoteser och intervjufrågor som uppsatsen använder sig av. Litteraturen kommer ifrån tidigare använd kurslitteratur inom ämnet, forskningsartiklar från relevanta källor samt annan skriven forskningslitteratur inom området som anses vara relevant fakta för denna uppsats (Bell, 2007).
11 Litteraturstudierna är genomförd på akademiska texter i form av godkända böcker och
artiklar. Med tanke på att detta ämne är svårt att finna i den akademiska världen så används artiklar för att skapa en aktuell teori med stöd av informationen i böcker.
2.2.4 Fallstudier
Fallstudier är en metodik då man undersöker ett problem, ett fall, utan att gå in på det som finns runt omkring. En fallstudie kan vara stor, t.ex. kan alla högskolor i landet ingå i ett fall. Varje fall har sin enhet, varje enhet kan man sedan gå djupare in i och studera (Bell, 2007). Anledningen till att välja metoden kan vara fördelen att kunna gå på djupet och studera en avgränsad aspekt av ett problem under begränsad tid. Detta ger möjligheter att kunna få en klarare bild av olika områden av ett problem. Det behöver dock inte betyda att en fallstudie inte kan pågå under en längre tid, det finns exempel på fallstudier som har varat i uppemot 7,5 år (Bell, 2007).
Valet av fallstudier för denna uppsats ligger till grund för att den empiriska undersökning som genomförts. Fallen är uppbyggda att jämföra systeminförande emellan. Varje systeminförande är sitt eget fall och man kan då jämföra fallen för att se likheter och olikheter. Uppsatsen kommer att följa Yin’s modell för fallstudier. Detta innebär att flera olika fall från flera olika källor, som företag eller liknande, studeras och sammanställs innan alla fall genererar en gemensam sammanfattning och analys. I denna uppsats blir det en deskriptiv/sammanfattande studie som görs (Yin 1994/2003).
12
2.2.5 Intervjuer
För att få bra empiri som kan stå på en fast grund har den empiriska insamlingen i denna uppsats varit intervjuer. Valet av intervjuer har sin grund i dess starka kvalitet, därav har de klassats som kvalitativ data.
Intervjuerna genomfördes med avgränsningar att det ska vara ett eller flera företag, oavsett storlek på företagen. De personer som intervjuats ska jobba eller ha jobbat på ett sådant företag. Personen ska ha genomfört eller varit med under implementeringen av ett projekt och sedan fått göra ett utlåtande eller fått se resultatet av implementeringen (Jacobsen, 2002). Intervjuerna som använts är semistrukturerade för att få ut det mesta av dem. Semistruktur är en intervju med förformulerade frågor där man även ställer frågor som inte står med i
frågeformuläret. Intervjufrågorna är konstruerade på ett sådant sätt att man skapar en intervju per implementering, så samma person kan genomgå flera olika intervjuer vid samma tillfälle (Jacobsen, 2002).
Ur varje intervjutillfälle blev det två intervjuer. Varje intervju blir ett fall som sedan beskrivs och sammanställs. En jämförelse mot de andra fallen genomförs enligt fallstudiemetoden Valet av intervjuer istället för enkäter ger möjlighet att kunna fråga mer detaljerat angående systemen och problematik/hinder som uppkom samt att få mer information ur varje person på ett sådant sätt som enkäter inte kan uppfylla. Den stora spridningen av personer som enkäter ger är inte till uppsatsens fördel pga. att man inte får djupare information utan bara ytliga tankar.
2.3 Kvalitet
För att säkerställa att uppsatsen har en kvalitet i sin information har endast
forsknings/akademisk litteratur använts, detta tillsammans med kända forskningsdatabaser och andra kända källor (Bell, 2007). För att stärka den information som inhämtats vid litteraturstudien har intervjuer genomförts på organisationer, för att jämföra teorin med empirin. Detta med mål att skapa en bild om problematik i verkligheten, i nuet (Jacobsen, 2002).
2.3.1 Validitet
Validitet handlar om att använda rätt sak vid rätt tillfälle och avser att man i vetenskapliga sammanhang mäter det som är relevant i sammanhanget samt minska eventuella problem som har med giltighet (validitet) att göra. Genom att göra en undersökning, för att samla in empiri till sin forskningsfråga, bör den vara giltig och relevant (valid) för forskningen (Jacobsen, 2002).
Inom forskning handlar validitet även om att kunna ange i vilken situation och för vilken population resultaten är giltiga. I en undersökning kan validering användas på olika sätt bl.a. genom att man kritiskt granskar sina källor och den information de gett, för att säkerställa att de är relevanta (Jacobsen, 2002).
Begreppet validitet tar sig olika uttryck beroende på om man valt en kvantitativ eller en kvalitativ ansats i sin undersökning(Jacobsen, 2002).
13 För att säkerställa sig om att all information som använts är relevant används bara källor till teorin av akademiska texter, med andra ord källor som har sin grund i den akademiska världen och är godkänd enligt Ulrichmetoden.
Alla som har intervjuats har haft mer än 5 års erfarenhet av implementering av information- och IT-system.
2.3.2 Reliabilitet
Reliabilitet handlar om tillförlitlighet och trovärdighet (reliabel) och där man menar att undersökningen som gjorts måste gå att lita på. Undersökningen i sig bör vara genomförd på ett trovärdigt sätt, ett sätt som väcker tillit och som inte innehåller några uppenbara mätfel (Jacobsen, 2002).
Syftet med begreppet är att mäta hur pass tillförlitlig metoden är och bygger på att det resultat man fått fram vid ett test skall bli detsamma om man upprepar processen, oberoende av vem som utför det. När samma mätinstrument och samma metod för datainsamling ger samma resultat bruka man säga att undersökningen har en hög tillförlitlighet (Jacobsen, 2002). Stora delar av resultaten angående empirin kommer inte att kunna återskapas identiskt. Detta på grund av att alla intervjuer är formulerade som ett fall, de flesta fall är olika och ger då olika information angående problematik och förslag på hur man kan motverka dem. Resultaten kan variera beroende på intervjuernas och intervjupersonernas dagsform.
Genomförs intervjuerna med samma frågor som i bilaga A med samma person och på samma system kommer resultatet att bli snarlikt de resultat som finns i denna uppsats.
2.4 Etiska överväganden
Bell (2007) skriver att när en intervju genomförs på ett eller flera känsliga områden av information skall man låta personen i fråga få möjlighet att ha en konfidentiell intervju och inte nämnas vid fullt namn i offentliga dokument. Detta innefattar även organisationer, företag och andra som kan få dålig publicitet av texten som skrivs.
I denna uppsats har följande etiska överväganden valts att tas.
Under intervjuer med organisationer kan information av känslig innebörd uppkomma För att inte avslöja organisationsbrister och problematik kommer alla intervjuer att vara
konfidentiella. Dessutom kommer en överenskommelse att göras med organisationen att deras namn inte sätts i samband med detaljerad information som kan upplevas som känsligt material om inget annat bestäms. För att förstärka att ingen känslig information kommer ut ska
organisationen erbjudas möjligheten att läsa genom textmaterialet innan publicering av uppsatsen genomförs.
14
3. Implementering och sociala faktorer
I detta kapitel beskrivs implementering i generella drag och sociala faktorer som är vanligt förekommande. Meningen med detta kapitel är att ge en förkunskap för att förstå resultaten i kapitel 6. I detta kapital tas även forskningsfrågorna upp.
3.1 Vad är implementering?
Implementering handlar om att införa ett system i sin rätta miljö. Systemimplementering är steget mellan konstruktion och användning av informationssystem. Att sätta in systemet i sitt rätta sammanhang för att kunna driva och underhålla det (Beynon-Davies, 2002).
Systemimplementering bygger på tre olika implementeringar: Informationsteknologisk systemimplementering, human activity systemimplementering och socio-teknisk
implementering. Den socio-tekniska implementeringen är en sammanslagning av de två andra. Informationssystem är en socio-teknisk implementering (Beynon-Davies, 2002). Informationsteknologiska system
Informationsteknologiska system är när man använder sig av teknologi för att sprida, lagra och bearbeta information. Informationsteknologiska system förkortas IT-system (Beynon-Davies, 2002).
Implementering av ett informationstekniskt system är endast bundet till huruvida hårdvaran och mjukvaran klarar av systemet.
Human activity system
Human activity system är ett mjukt system, med andra ord ett system som inte är direkt kopplat till ett tekniskt system (Beynon-Davies, 2002).
Implementering av ett human activity system kan vara att införa en ny policy i en
organisation. Det är inget tekniskt som skall införas men för att få policyn att komma in i organisationen så måste den implementeras. Detta görs ofta i form av information och utbildningar för att uppmuntra användarna till att bruka systemet. Vid policyimplementering så finner man att sociopolitiska faktorer kommer i spel som kan leda till problematik vid implementeringens olika stadium (DeGroff, A., & Cargo, M. 2009).
Socio-tekniska system
Socio-tekniska system handlar om att integrera människor och teknologi på arbetsplatsen. Det handlar om att få in teknologin i den sociala vanan, att använda teknologi som en del av vardagen i organisationen. Socio-tekniska system är en sammanslagning av
Informationsteknologiska system och Human activity system (Beynon-Davies, 2002). För att implementera ett sådant system måste man ta hänsyn till både de tekniska resurserna och den sociala miljön som finns i organisationen. Det är en teknisk lösning som skall förenas med en arbetsmiljö och samverka för att det skall fungera. Då krävs det av implementeringen att både den tekniska delen såväl som den sociala delen implementeras rätt. Är det någon del som inte fungerar blir slutresultatet sämre och risken är att implementeringen misslyckas. Det är därför viktigt att ha kontrollerat att de tekniska resurserna klarar av systemet och att
15
3.2 Hur implementeras informations- och IT-system?
Det finns tre olika sätt att göra en implementering: Direkt omvandling, Parallell-implementering och HybridParallell-implementering (Beynon-Davies, 2002).
Direkt omvandling1
Är ibland kallad för ”Big bang” implementering. Detta sätt att implementera system bygger på att man byter ut det gamla systemet mot det nya omgående. Det är ingen överlappningstid mellan införandet av det nya och borttagandet av det gamla (Beynon-Davies, 2002).
Parallellimplementering
I denna implementeringstyp körs båda systemen samtidigt. Det gamla systemet är aktivt medan man inför det nya systemet. Även när det nya systemet är infört och fungerar bibehålls det gamla systemet som back-up tills dess att alla buggar och fel med det nya systemet
upplevs vara minimala eller helt borta. Då kan beslut tas om att ta bort det gamla systemet (Beynon-Davies, 2002).
Hybridimplementering
Hybridimplementering bygger på att man inför komponenter eller moduler till det nuvarande systemet. Detta leder till att systemet sakta byts ut till ett nyare system (eller en nyare
version). Denna typ av implementering är mjukare än direkt omvandling (Beynon-Davies, 2002).
3.3 Implementeringsfaser
Före
Före en implementering är det viktigt att man gör en förstudie av organisationen, systemet och omgivningen. Är det så att vi behöver systemet? Kan det bringa nytta till organisationen? Är systemet värt de resurser som behövs för att införa det? Dessa är några av de frågor som bör ställas innan man går vidare. Om systemet inte kommer ge nytta till organisationen finns det heller ingen anledning att lägga ner resurser på det (Mohammad Sharifi & Amir Manian, 2010).
Förstudierna är viktiga att presentera för ledningen och intressegrupperna för att få deras support och godkännande att genomföra implementeringen av ett system. Utan deras support kommer inte implementeringen att ske (Sharifi at el, 2010).
Under
Implementeringen är det stadiet där systemet först öppnas upp för användarna och de får interagera med systemet. Det är i denna fas systemet får en noggrann kontroll av om det täcker alla krav som är obligatoriska och hur många krav som önskats är uppfyllda.
Användarna har ofta en annan syn än projektgruppen och de märker tekniska fel som buggar och liknande. Det är nu acceptansen påverkar ett projekt som mest, om användarna brukar systemet och hur de reagerar på vad systemet gör (Beynon-Davies, 2002).
16 Projektet innebär ofta en kontinuerlig uppdatering av systemet under implementeringsfasen. Detta för att motverka de buggar och missar som har upptäckts av användarna. Detta
genomförs för att få systemet att fungera så bra som möjligt (Beynon-Davies, 2002).
En implementering kan ta olika lång tid att genomföra, beroende på vilket system som skall implementeras och vilket tillvägagångssätt projektet har valt att använda. I genomsnitt ligger en implementeringstid på ca 1 år (Beynon-Davies, 2002).
Efter
Efter implementeringen är genomförd är det inte slut med projektet. För att få ett system framgångsrikt infört i en organisation måste man regelbundet kontrollera systemet. Både för att kontrollera att systemet uppfyller de krav man ställde men också för se till att systemet används som det ska (Beynon-Davies, 2002).
Även viljan att uppdatera systemet kontinuerligt efter nya idéer är viktigt och att man gör det med jämna mellanrum. Detta förbättrar resultatet av systemet och minskar risken för att man skall behöva införskaffa ett nytt system som kostar pengar och tid. De nya idéerna kan
komma från olika led i systemets processer, allt från användarna till ledningen (Boddy, David & Boonstra, Albert & Kennedy, Graham, 2005).
3.4 Sociala faktorer som kan påverka implementeringen
Under problematiska faktorer kan man finna olika faktorer som bidrar till problem vid implementering: Tekniska, sociala, etiska och liknande faktorer kan uppstå (Beynon-Davies, 2002).
Tekniska faktorer innefattar huvudsakligen hårdvaru- och mjukvaruproblem. Det kan inkludera att operativsystemet inte stödjer systemet eller att datorerna som används inte har kapacitet att driva systemet efter planerad nivå.
Sociala faktorer som problem vid implementering av system kan delas upp i flera områden så som struktur, individuella/mänskliga- och information/utbildningsproblematik. De sociala faktorerna kan påverka i alla led; innan, under och efter att systemet är implementerat. I struktur finns problem med ledningssystem som inte stödjer det nyimplementerade systemet vilket leder till problem på ledningsnivå i organisationer. Under individuella/mänskliga faktorer finner man det ”mänskliga” problemet med nya införanden. Personal som inte vill använda sig av systemet, vägrar lära sig använda dem eller på annat vis inte integrerar sig med det nya systemet orsakar att systemet inte uppnår sin fulla potential. Information, om det nya systemet, till personalen kan leda till problem med vetskap om användning av och funktion för systemet i fråga. Om det brister vid information om systemet kan det leda till att personal är ovetande om förändringen. Detta kan i sig leda till att personalen inte använder systemet av den anledningen att de inte vet om dess existens i organisationen. Utbildning är också en problematisk faktor i implementeringen. Om personal inte får kunskap i systemets
användning så uppfyller inte systemet sin funktion och blir obrukbart. Brist på utbildning kan också vara en problematisk faktor i implementeringen som kan leda till att systemet inte