I detta avsnitt presenteras de resultat som framkommit efter våra genomförda intervjuer. Här görs en redogörelse för hur våra företag går tillväga i deras rekryteringsprocess samt en analys kopplat till vårt teoriavsnitt.
4.1 Personalbehov
När Företag 1 beslutar om att de behöver rekrytera finns det olika faktorer som påverkar.
Först och främst vilken typ av anställning det gäller, är det en tillsvidaretjänst eller en visstids anställning. Vidare förs en diskussion om befattningen gäller en ersättningsrekrytering eller om det är en ny tjänst som skapas.
Efter vår genomförda intervju på Företag 2 så har vi förstått att rekryteringsbehovet handlar främst om vikarieanskaffning eller att företaget behöver anställa någon för en kortare period.
De vanligaste orsakerna till att det uppstår ett personalbehov är när en medarbetare säger upp sig, när det behövs en sjukvikarie eller när en person går i pension och att dessa personer behöver ersättas. Rekryteringen på Företag 2 kan även ske på andra sätt exempelvis att viss personal flyttas till andra tjänster och det uppstår en omorganisering av personalen vilket därefter ger upphov till ett behov att tillsätta den gamla tjänsten.
När Företag 3 beslutar om att de behöver rekrytera när ett behov uppstår då det finns en befintlig tjänst som skall fyllas. Det kan exempelvis vara så att en anställd inom företaget flyttar på sig och går vidare till en annan tjänst och då måste personens tidigare tjänst fyllas, som rekryteringsansvarige även benämner som snöbollseffekten. Företage 3 arbetar även efter LAS (Lagen om anställningsskydd) om en person vill ha företrädesrätt till en tjänst så måste denne lämna in en ansökan om företrädesrätt till den rekryteringsansvarige. Då får den anställda berätta om att denne i dagsläget jobbar deltid men är intresserad av att jobba mer.
Även Företag 4 beslutar om att de behöver rekrytera när ett personalbehov uppstår som bland annat kan vara när en extra tjänst för helgjobb bör fyllas eller om en anställd klättrar uppåt i karriärstegen inom företaget så behöver dennes tidigare tjänst ersättas av en annan person.
Enligt Lindmark & Önnevik (2006:79ff) är rekryteringsarbetet inom en organisation förenat med det som benämns personalplanering. Det är viktigt att se till vilka kompetenser som redan finns inom företaget men även vilka som saknas. På detta sätt får organisationen en helhetssyn på vilka kompetenser som är viktiga att ta tillvara på och utveckla inom
organisationen samt vilka kompetenskrav som bör ställas på de nyanställda. Ytterligare en betydelsefull sak att beakta och som inverkar på personalplaneringen är interna och externa faktorer. Efter våra genomförda intervjuer kom vi fram till att alla fyra företag är väldigt medvetna om uppbyggnaden av varje enskild organisation. De är väl medvetna vilka
personalbehov som finns idag samt vilka behov som behöver beaktas i framtiden. Det uppstår ofta en ersättningsrekrytering på Företag 1, Företag 3 och även Företag 4 då en redan anställd byter tjänst inom organisationen och den tidigare tjänsten måste fyllas. På Företag 2 uppstår ett personalbehov mer sällan då deras personalomsättning är relativt låg.
24
Lisa förklarar företagets personalbehov på följande sätt:
”Man märker när de behövs, vi går efter en timbudget och kommer fram till ett försäljningsmål och såhär många antal timmar behöver vi då. Inte behövs det säga upp någon men kanske inte behöver ta in extra personal men går de bra med försäljning så kan de finnas mer timmar till de anställda.
Tina förklarar hur beslut fattas när Företag 1 kommer fram till att de behöver rekrytera:
”Systemet att få godkänt för att få anställa, sex chefled innan man sätter igång en rekryteringsprocess. Landar i Finland tillslut med tanke på att det är en finsk koncern”.
4.1.1 Intern rekrytering
Tina som är rekryteringsansvarig på Företag 1 berättar att de alltid lägger ut tjänster som är lediga internt, både nya tjänster samt när det gäller ersättningsrekryteringar. Först och främst sker det en internannonsering om den lediga tjänsten på deras hemsida. Detta
uppmärksammas med att en nyhetsnotis uppkommer så att de sökande blir medvetna om den tilltänkta tjänsten. Annonsen läggs även ut på deras infranät så att alla anställda på företaget även i andra länder kan se den och söka därifrån. Tina förklarar att inom företaget är det alltid först en runda internt så att de anställda som finns idag inom företaget och som inte är nöjda med sin befattning skall kunna få chansen att byta tjänst med andra ord ligger fokus på att behålla befintlig personal. På så sätt blir det även en mer öppenhet inom organisationen då personalen är medvetna om vilka tjänster som skall tillsättas samt vilka möjligheter dem har.
Rekryteringen på Företag 2 sker oftast internt, detta är framför allt vanligt då nya
chefstjänster skall tillsättas. I första hand undersöker företaget sin egen personal för att se om det finns någon lämplig person då den nya tjänsten skall tillsättas. Det är ganska sällan som företaget annonserar ut sina lediga tjänster och detta gäller även vid rekrytering av
semestervikarier. Internrekrytering skiljer sig dock när det kommer till chefspositioner, då situationen blir annorlunda på grund av att ledningen då oftast känner till vederbörande sen tidigare. Vid internrekrytering är företaget noga med att ta fram LAS listorna för att se vilka medarbetare som har förtur. Vidare kontaktas den berörda och får en förfrågan om denne är intresserad av att exempelvis utöka sitt ansvarsområde. Företag 2 anser att det är värdefullt att alla anställda har möjlighet att se tjänsten internt men ibland händer det att ledningen
handplockar den tilltänkta personen för tjänsten.
Företag 3 jobbar mycket med internrekrytering. I första hand så sker rekryteringen internt därför att företaget vill att deras medarbetare skall stanna kvar inom koncernen och att de skall kunna utvecklas uppåt och i sidled. Medarbetare skall ges chansen att utvecklas båda individuellt och i deras yrkesroll. Samt att intern rekrytering underlättar då medarbetarna redan känner till företagets värderingar. Lisa som är rekryteringsansvarig beskriver på följande sätt hur en rekrytering av en cheftjänst kan se ut, de får en beställning via infranätet, den rekryteringsansvarige kan då välja om tjänsten skall annonseras ut internt eller externt, detta sker då oftast internt inom Sverige. När ansökningstiden gått ut skickar denne över de ansökningarna till respektive chef som ansvarar för den specifika avdelningen där den lediga tjänsten finns. Företaget jobbar även efter LAS, om en person vill ha företrädesrätt till en tjänst så måste denne lämna in en ansökan om företrädesrätt till rekryteringsansvarige och
25
förklara sin befattning att personen i fråga exempelvis besitter en deltidsanställning i dagsläget men gärna vill arbeta mer.
Företag 4 anställer alltid alla sina chefer internt. Företagets grundidé är att vägen skall genomsyras, alla medarbetare skall få möjlighet att växa och få utbildning inom företaget.
Vidare utifrån intresse samt vad de presterar väljer ledningen sedan ut 25 stycken per år som har möjlighet att blir arbetsledare inom företaget. Utbildningen innehåller både externt samt internt material och utbildningstillfällena finns runtom i Sverige men även utomlands. Gösta förklarar att det blir en variant av headhunting internt. På företaget är de tydliga från början och förklarar för sina medarbetare att det finns goda möjligheter att växa inom företaget om så viljan finns.
Granberg (2003:316f) förklarar att intern rekrytering innebär att någon som redan är anställd inom företaget får den lediga tjänsten. Företaget kan dock ha en betydelsefull policy att först och främst ge företräde åt internt förflyttande ifall det skulle finnas medarbetare inom egna organisationen som är passande för tjänsten. Även Ahrnborg Swenson (1997:135) benämner att det är vanligt inom stora företag att annonsera ut lediga tjänster internt för att de anställda skall ha möjlighet att avancera inom företaget och Hansen (1990:56) menar att
internrekrytering är ett bra sätt att motivera personalen framför allt de som vill klättra i
karriärstegen. Det finns stora likheter mellan alla fyra företag när det kommer till att rekrytera internt. Samtliga anser att det är viktigt att ta tillvara på kompetensen i företaget samt att ge personalen möjlighet att utvecklas inom företaget. Efter vår genomförda intervju med Företag 1 förklarade Tina att det är viktigt att försöka behålla befintlig personal likaså förklarade Företag 3 och Företag 4 då detta även är en kostsam fråga då företagen bland annat har avsatt mycket pengar på utbildningar för sin personal.
Lisa förklarade följande om företagets interna process;
”Internrekryteringar går vi mycket efter, utbilda och rekrytera kostar mycket pengar, värderingsbaserad verksamhet. Våra medarbetare ska få en chans att utvecklas som individer och i sin yrkesroll så att vi tillsammans skall kunna skapa en bättre vardag för våra kunder och för personalen”.
Även Företag 2 är intresserade av att bevara befintlig personal men har en relativt låg personalomsättning som Björn beskriver;
”Det är ingen stor personalsektor, många har varit här och jobbat i 30 år och så man kan säga att det är en liten omsättning på folk”.
Det är vanligt förekommande att företag även söker upp personal inom det egna företaget och rekommenderar dem en tjänst även fast de anställda inte har sökt den men för att ledningen anser att denna person är passande för tjänsten (Ahrnborg Swenson 1997:135). Detta tillvägagångssätt använde Företag 2 och Företag 4 även Företag 3 (fast inte i lika stor utsträckning) främst när det gällde tillsättning av en chefstjänst, då företaget handplockade internt för att de ansåg att den utvalda medarbetaren skulle vara mest lämplig för den nya chefsrollen.
Björn beskrev följande;
”Rekryteringschefstjänster sker oftast skulle jag vilja säga internt. I första hand tittar man sig omkring vad har vi för duktigt folk, som skulle kunna klara denna
26
uppgift. Jag måste säga att det är ganska sällan vi annonserar efter personal, gäller även semestervikarier”
Som Hansen (1990:56) förklarar så är det viktigt att företaget beaktar och håller ordning på interna befordringspotentialen. Företag 1, Företag 2 samt Företag 3 var tydliga med att förklara att det inom företaget finns stort fokus och kunnande om den interna processen. De var noggranna med att ständigt kolla upp lagrum samt kontrollera vilka av de anställda som hade företrädesrätt till anställning. Under intervjutillfället med Företag 4 framgick det inte hur deras tillvägagångssätt är kring detta område när det gäller företrädesrätt.
Tina förklara hennes roll när det kommer till den interna processen;
”Jag har inget större mandat att säga ja eller nej till ett anställningsbeslut men jag har dock mandat om en viss person behöver förflyttas när det gäller internt, kanske har personen företrädesrätt, en viss tids anställning som kanske ska fortsätta och så”.
Ahrnborg Swenson (1997:135) förklarar att även företagskulturen har en stor betydelse för internrekrytering. Det kan vara så att företaget vill ha kvar befintlig personal på grund av att de anställda redan identifierar sig med företagets kultur. Det var framför allt Företag 3 som betonade vikten av att följa företagets värderingar. Lisa nämnde upprepade gånger hur viktigt hon tyckte att det var att personalen följde dessa och det underlättade vid internrekrytering då personalen redan var rotad i kulturen.
Lisa som är rekryteringsansvarig på Företag 3 menade att:
”De som redan jobbar är inrekryterade med utbildningar och vet företagets värderingar. Personalen ska uppåt sidledes o inte stå still på samma ställe i 20 år”.
4.1.2 Extern rekrytering
Företag 1 använder sig främst av internrekrytering men i vissa specifika fall händer det att de även rekryterar externt. Företaget söker nya medarbetare externt till de tjänster som är mer specifika specialisttjänster och chefspositioner och där ledningen är mer tveksamma om de kommer hitta kvalificerande sökande.
Även på Företag 3 och Företag 4 är det mer förekommande med internrekrytering, då extern rekrytering oftast är kostsammare men i de fall då tjänsten avser en chefsroll kan det vara svårt att hitta en person, då annonseras tjänsten ut externt.
När Företag 4 skall rekrytera chefspositioner sker det 100 procent internt dock finns det undantag när det gäller en specifik anställning som ekonomidirektör, marknadsföringschef eller HR-ansvarig, då går företaget ut externt och rekryterar.
Granberg (2003:316) förklarar att extern rekrytering innebär att en ny medarbetare tillförs till organisation utifrån. Då ledningen kommer fram till att det är en extern rekrytering som skall göras så kan detta exempelvis bero på att det är uppenbart att det inte finns den kompetens som behövs för den aktuella tjänsten inom företaget. Det kan även vara så att extern rekrytering kan bli ett billigare sätt för att få kunnig personal, när organisationen är i behov av särskild färdighet. Samt ifall man vill tillgodose ett kortsiktigt behov av medarbetare, detta för att åstadkomma en högre nivå av flexibilitet och därtill även att säkra åtskilda lagmässiga
27
begär (Granberg 2003:317, Lindmark & Önnevik 2006:79ff). Samtliga fyra företag använder extern rekrytering när de inte kan finna den rätta kompetensen inom företaget. Företag 4 skiljer sig lite åt med tanke på att de alltid rekryterar sina chefer internt, det finns endast undantag när det gäller befattningar som handlar om ekonomi, marknadsföring eller till exempel arbetsmiljöfrågor. Med andra ord utomstående tjänster för att på så sätt få kunnig personal inom dessa områden. Men rekryteringen för alla restaurangchefer sker alltid internt på Företag 4 medan Företag 1, Företag 2 och Företag 3 först tittar internt men finns det ingen lämplig kandidat inom organisationen rekryterar de externt.
4.2 Arbetsanalys och kravprofil
Företag 1 använder sig av kravprofiler där varje befattning har en befattningsbeskrivning där det står vilka krav som är kopplade till den specifika befattningen samt innehållet av
arbetsuppgifterna. Detta menar Tina är utgångsmaterialet innan tjänsten annonseras ut.
Tillsammans med chefen går de igenom befattningsbeskrivningen så att innehållet är okej för båda parter. Det är vanligt förekommande att det är ett stort omfång av text i profilen så oftast förkortas den ner till de fem viktigaste punkterna som beskriver vilken typ av sökande de letar efter.
På Företag 2 så använder de sig av kravprofiler när de skall rekrytera. Innehållet i deras kravprofil är som standard att personen skall vara noggrann, ha en nyhetskänsla samt besitta en social förmåga.
Kravprofilen på Företag 3 styrs mycket beroende på vilken tjänst det gäller. Är det en tjänst inom HR-avdelningen skall den sökande gärna ha läst Personal- och arbetslivsprogrammet eller är det en tjänst som bemanningsplanerare skall den sökande lämpligen inneha en akademisk utbildning i ekonomi. Det fundamentala för att arbeta på Företag 3 är att den sökande besitter handelserfarenhet och detta lägger företaget stor vikt på i kravprofilen.
Värderingar är något som väsentligt för företaget, den sökande måste dela värderingarna som organisationen har samt att vara ödmjuk och en enkel person.
Företag 4 anser att kraven till en ledig tjänst inte får vara för höga. Det är bättre att lägga fokus på att nå den rätta målgrupp som befattningen är avsedd för. Ledningen lägger störst tonvikt i den sociala biten för att hitta rätt människa och går inte enbart efter presentationen.
De fundamentala kraven för få en tjänst på företaget är bland annat att personen skall vara glad, trevlig, positiv, noggrann, hjälpsam samt ha rätt attityd till att jobba i team.
Kahlke & Schmidt (2002:51f) förklarar att i en arbetsanalys skapas de grundläggande stegen som en personbedömning sedan skall baseras på. Innehållet som tas upp i en arbetsanalys är de ramar och villkor som finns kring arbetet, de resultat som skapas i ett arbete, de uppgifter som skall göras för att resultatet skall nås samt de personkrav som anknyts till kravprofilen.
Vidare beskriver Granberg (2003:319f) att kravprofilen innefattar bland annat de krav som anställningen ställer på den sökande som exempelvis kan vara utbildning, erfarenhet samt personliga egenskaper som gäller för den arbetssökande. Zakrisson (2006:24) anser att ett vanligt misstag företag gör är att de sätter för höga krav på den personen som skall rekryteras till den lediga tjänsten, det är därför viktigt att ställa verklighetstrogna krav. Företag 4 skiljer sig mycket från de andra tre företagen. Eftersom de inte ställer lika höga krav i sin kravprofil då de anser att kraven till en ledig tjänst inte skall vara för höga, i likhet med vad Zakrisson förklarade ovan. Jämfört med Företag 1 där Lisa berättade om deras befattningsprofil som är väldigt omfattande och tydlig med vilka krav som gäller för den aktuella tjänsten.
28
Kravprofilen på företag 4 är baserad på personliga egenskaper medan Företag 1, Företag 2 och Företag 3 prioriterar mer utbildning och tidigare arbetslivserfarenhet i sin kravprofil.
Men samtliga företag vill ha personliga egenskaper som stämmer överens med företagets värderingar men det är Företag 4 som sätter detta i fokus i kravprofilen.
Gösta på Företag 4 förklarar kravprofilen på följande sätt;
”Vi anser att utbildning är något som vi kan ge våra medarbetare… Vi tittar mer på den sociala biten, att hitta rätt människa för tjänsten”
4.3 Sökvägar
När Företag 1 har bestämt sig för att rekrytera externt annonserar företaget oftast ut i tidningar och när det gäller intern rekrytering så är det alltid genom deras egen hemsida. I särskilda fall då det är en specialisttjänst eller en chefsposition och de vet från början att det är svårt att hitta kvalificerade sökande som är rätt kandidat för tjänsten använder de sig direkt av headhunting och lägger mer pengar där istället för att annonsera.
När Företag 2 har beslutat om att de skall rekrytera externt annonserar företaget ut dessa tjänster. Detta sker i första hand i deras egna tidningar och även via webbsidan. Den arbetssökande visar sedan sitt intresse för den aktuella tjänsten genom att skicka ett mail, vilket görs via sedvanliga ansökningshandlingar.
De personer som söker en tjänst på Företag 3 nås via internet. Det finns ingen möjlighet att komma in med en ansökningshandling direkt till butiken eftersom detta skulle ta för mycket administrativ tid. Företaget jobbar istället centralt ifrån deras servicecenter. De sökande uppmanas alltid att gå in på deras hemsida och läsa om hur det är att jobba på företaget och om företagets värderingar. Från denna sida kan den sökande sedan lägga upp sina
ansökningshandlingar. Lisa menar att det är viktigt att påpeka att den sökande inte automatiskt söker alla jobb som läggs ut på webben utan personen måste skicka en
ansökningshandling för varje enskild tjänst.Företag 3 tar hjälp från deras Human Resource servicecenter när det är gäller större rekryteringar men i annat fall när det är frågan om mindre rekryteringar sker det mesta i Karlstad.
Företag 4 har ett eget program på deras hemsida som benämns till namnet Reach me.
Härifrån sker all kontakt med de sökande från att en ansökan skickas in till hemsidan till att möten för intervjuer skall bokas. Innan Reach me fick företaget en mängd ansökningar varje dag både personligen, på post it lappar samt brev. Men idag hänvisas alla sökande till deras hemsida och all kommunikation sköts där. Detta anser Gösta vara mycket positivt då de sparar in mycket tid. Det händer även att företaget går ut och annonserar i media via arbetsförmedlingen, det är framför allt vid stora rekryteringar som ett samarbete uppstår.
Efter att befattningskraven har fastställts är det nu tid för att annonsera ut den aktuella
tjänsten. Det finns en mängd olika handlingssätt och faktorer som påverkar hur arbetsgivaren väljer att gå tillväga. Det är viktigt att utgå från vilken typ av anställning det gäller sedan är det upp till rekryteraren att bestämma vilken eller vilka metoder som lämpar sig bäst för att hitta den rätta kandidaten (Ahrnborg Swenson 1997:125f). En vanlig sökväg vid
rekryteringsförfarandet är att annonsera ut den lediga tjänsten i dagstidningar samt
facktidningar (Lindmark & Önnevik 2006:88). När Företag 1 beslutar om att rekrytera externt
29
annonserar ofta företaget ut i dagstidningar på liknade sätt gör även Företag 2 då de har den stora fördelen att de kan annonsera ut i sina egna tidningar.
annonserar ofta företaget ut i dagstidningar på liknade sätt gör även Företag 2 då de har den stora fördelen att de kan annonsera ut i sina egna tidningar.