Nämnd/förvaltning: Teknik och service
För tidsperiod: 2017-01-01-2017-12-31
Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.
Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.
Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och
övriga noteringar Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Tekniska enheten Uppdraget
Felaktig projektering
20 Störning i byggprocess. Granskning projekt. Skolgården
Fornby Hedeby Vi behöver granska handlingar i projekt på att bättre sätt en tidigare. Har anställt kompetens för detta på mark för att stärka vår kompetens.
Proj.möte.
Uppföljning sker under Q2 2018 på Projektgenomgån g
Teknisk chef Prod chef
Dåligt akut underhåll
10 Driftfel, haverier Uppföljning beställningar Vi har under året
skapat bättre
förutsättningar inom VA att bygga bort akut underhåll genom att tillföra mer medel
Då, bokslut Teknisk chef Prod chef
Entreprenörsbrist
25 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar Generelt Entreprenörer vill jobba mot kommunen. Vi måste förlänga tiden mellan tildelning och utförande för att skapa större attraktivitet.
Då, bokslut Teknisk chef Prod chef
Tjänstemottagare
Missnöjda kunder
9 Är kunderna/ kommunivånarna nöjda Enkät Verktyget som
användes för enkäter var inte ett bra verktyg.
Vi kommer att införa ett nytt verktyg under 2018
Bokslut Teknisk chef Prod chef
Åtgärder dröjer
15 Hur lång tid tar det mellan felanmälan
och åtgärd Kontroll felanmälan Vi får betyg 8,69 av 10
möjliga i internkät under frågan "får du god service"
Bokslut Teknisk chef Prod chef
Stöld/skadegörelse
Skadegörelse på fastigheter
9 Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader har över tid varierat mycket. 2014=145 tsek, 2015=228 tsek, 2016=47 tsek och 2017=117 tsek
Bokslut Teknisk chef Prod chef
2 Upphandling
Avtal saknas
8 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal Generelt Vi saknar tekniska konsulter, men vi räknar med att kunna använda oss av Nyköpings avtal
1 gång/år Teknisk chef Prod chef
Avtal följs inte
15 Beställning i förhållande till avtal Stämma av fakturor mot avtal Tekniska Vi upplever att avtalen följs. Större avtal uppräknas årligen och därmed görs också en uppdatering av kostnader som sedan följs.
Vid attest av
fakturor Teknisk chef Prod chef
Personal
Sårbarhet vid semester 8 Bemanning Samordna semester Tekniska Samordning sker tidigt i
Q2, så även i god till innan jul
Till maj är detta
klart. Teknisk chef Prod chef Mutor och jäv
Personalen har kännedom om vägledning för anställda
16 Kunskap finns om vägledning och
riktliner för mutor och jäv Ta upp på APT Tekniska har berörts under året
på APT, Kommer att tas upp under Q2
1 gång/år Teknisk chef Prod chef
Mutor
10 Felaktig tilldelning. Utvärdering av anbud. Tekniska Nytt system har
införskaffats som hanterar utvärdering digitalt vid
upphandlingar
Vid tilldelning Teknisk chef Prod chef
Ekonomi
Inte tillräckligt med monetära medel
10 Underhållsbrister Uppf. behov, brister Tekniska Vi måste jobba med
längre framförhållning på våra investeringar som möjliggör en bättre planering. Detta görs genom
projektuppföljning månadsvis
Då, bokslut Teknisk chef Prod chef
3 Måltid
Uppdraget Lagerhållning
15 Lagerhållning, Inventering Tomta och
Häradsgården kök
Genomfört aug och dec aug och dec Driftchef Prod.chef
Säker mat enl. Livsmedelslagen
15 Att Egenkontroll efterföljs Stickprov att rutiner efterföljs samt
miljökontorets kontroll Haft genomgång med EKP ansvariga i kök
Rutiner är uppdaterade Miljökontoret kontroll genomförd och gk
1 gång/år Driftchef Prod.chef
Stöld/skadegörelse
Stöld, kassa restaurang
15 Att rutin för kontanthantering följs Avstämning att rutin följs/fung. Häradsgården/Tr osagården är enda st'llena som hanterar kontanter
Genomförd , men kvartsår att kontanter hämtas av sec företag - ekonomi
dec vid bokslut Driftchef Prod.chef
Upphandling
Avtal saknas 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal Genomfört dec 2017 1 gång/år Driftchef Prod.chef Information och
kommunikation
Felaktig info, allergi 10 Egenkontrollrutiner följs Dokumentation och uppföljning av
avviklelser Rutiner och
blanketter ständig uppföljning- tydliggör hur kund ska återkoppla vid brister
Ständig
uppföljning Driftchef Prod.chef Arbetsmiljö Fysisk
Tunga lyft
12 Skyddsronder, Tillbud och
olycks-fallsrapportering Skyddsronder APT punkt generellt genomfört på apt - 2018 ska genomföras fysisk skyddsrond
Vartannat år
varje APT Driftchef Prod.chef
Olycksfall på arbetet
12 Skyddsronder, Tillbud och
olycks-fallsrapportering Skyddsronder APT punkt generellt -
SYSARB genomfört på apt - ska genomföra fysisk skyddsrond 2018
Vartannat år
varje APT Driftchef Prod.chef Arbetsmiljö Psykisk
Stress
12 Skyddsronder, Tillbud och
olycks-fallsrapportering Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog
Medarbetarsamtal
generellt har genomfört psykosocial skyddsrond 2017, samt
medarbetarsamtal
Vartannat år
varje APT Årligen Måltidschef Prod.chef
Mutor och jäv
Personalen har kännedom om vägledning för anställda
10 Kunskap finns om vägledning och
riktliner för mutor och jäv Ta upp på APT ej genomfört - ska
genomföras vår 2018 1 gång/år Driftchef Prod chef Ekonomi
Felaktig fakturering
8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal samt attest av kund av löpande beställning
generellt upprättat rutiner för fakturering och kontroll , adm person. Håller ihop det och kontrollerar
Vid fakturering Driftchef Prod chef
Rätt lön till rätt person 8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check Månatligen Driftchef Prod.chef
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och
övriga noteringar Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
4 Fastighetsservice
Uppdraget
Avtal saknas med intern kund
12 Avtal skrives Genomgång av objekt ej klart med alla avtal-
pågår 1 gång/år Driftchef Prod.chef
Tjänstemottagare Missnöjda kunder
8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Interna kunder genomfört - resultat
8,4 index i snitt Bokslut Driftchef Prod.chef
åtgärd dröjer 9 Kontrollera kundnöjdhet enkät bokslut Driftchef Prod.chef
Upphandling Avtal saknas
12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal generellt genomfört - vissa produkter saknar ramavtal
1 gång/år Driftchef Prod.chef
Personal
Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig
sjukfrånvaro Samtal och rehabplaner generellt Utförs, viktigt med
snabb uppföljning vid frånvaro
Vid behov Driftchef Prod.chef Arbetsmiljö Fysisk
Olycksfall på arbetsplatsen
12 Skyddsronder, Tillbud och
olycks-fallsrapportering Skyddsronder APT punkt Vid APT genomförs
regelbundet, SR genomförs 2018
Vartannat år
varje APT Driftchef Prod.chef Arbetsmiljö Psykisk
Stress
8 Skyddsronder, Tillbud och
olycks-fallsrapportering Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog
Medarbetarsamtal
vid apt genomförs regelbundet, SR genomförs 2018
Vartannat år
varje APT Årligen Driftchef Prod.chef
Mutor och jäv
Personalen har kännedom om vägledning för anställda
8 Kunskap finns om vägledning och
riktliner för mutor och jäv Ta upp på APT ej utfört, utförs 2018 1 gång/år Driftchef Prod chef
Privata fördelar, bil+ utrustning 8 Återlämning av bil Loggbok, stickprov OK, dagbok i bilen 1 gång/år Driftchef Prod chef Ekonomi
Felaktig fakturering
8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal samt attest av kund av löpande beställning
upprättat rutiner för fakturering och kontroll , adm person. Håller ihop det och kontrollerar
Vid fakturering Driftchef Prod chef
Rätt lön till rätt person 8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check utförs- månatligen Månatligen Driftchef Prod.chef
5 StädUppdraget
Britfälligt utfört arbete
10 Egenkontrollprogram Uppföljning att genomfört
egenkontrollprogram skolor Utfört på skolor av gruppchef städ, även deltagit på kontroller som miljökontoret haft
1 gång/år Driftchef Prod.chef
Avtal saknas med intern kund 12 Avtal skrives Genomgång av objekt Ej klart - pågår 1 gång/år Driftchef Prod.chef
Tjänstemottagare Missnöjda kunder
8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Interna kunder enkät utförd höst -18
med indexresultat 8,2 i snitt
Bokslut Driftchef Prod.chef Upphandling
Avtal saknas
12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal Avtal finns på produkter som används regelbundet och följs
1 gång/år Driftchef Prod.chef
Personal
Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig
sjukfrånvaro Samtal och rehabplaner utförs, - vi ser resultat
av snabb uppföljning Vid behov Driftchef Prod.chef Arbetsmiljö Fysisk
Olycksfall på arbetsplatsen
8 Skyddsronder, Tillbud och
olycks-fallsrapportering Skyddsronder APT punkt SR utförs 2018, 2018
genomförs även arbetsteknikutbildning för alla
Vartannat år
varje APT Driftchef Prod.chef
Arbetsmiljö Psykisk
Stress
8 Skyddsronder, Tillbud och
olycks-fallsrapportering Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog
Medarbetarsamtal
Psykosocial skyddsrond
genomförd Vartannat år
varje APT Årligen Driftchef Prod.chef
Mutor och jäv
Personalen har kännedom om vägledning för anställda
9 Kunskap finns om vägledning och
riktlinjer för mutor och jäv Ta upp på APT ej genomfört- utförs
2018 1 gång/år Driftchef Prod chef
Privata fördelar, bil+ utrustning 8 Återlämning av bil Loggbok, stickprov loggbok i bil - OK 1 gång/år Driftchef Prod chef Ekonomi
Felaktig fakturering
8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal samt attest av kund av löpande beställning
interna fakturor bra rutiner genomförda - adm person som ansvarar och följer upp
Vid fakturering Driftchef Prod chef
Rätt lön till rätt person
8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check generellt månatlig check- kan bli
fel vid tex sjukdom som rapporteras in i efterhand-
Månatligen Driftchef Prod.chef
6 AMEUppdraget
Tömmning av fraktioner
25 Säkra rutiner mellan entreprenör och
verksamhet gemensam möten för att fastställe
en säkerhetsrutin ÅVC genomförd
planeringsmöte med entreprenören
varje månad Enhetschef Teknisk chef
Tjänstemottagare Gratis kunder på ÅVC
20 Kunder icke boende i kommunen slänger
sopor på ÅVC Fråga kunderna varifrån dom
kommer ÅVC genomför löpande Dagligen Enhetschef Tekniska chef
Arbetsmiljö fysisk Hot och våld
8 Följa kris och katastrofplan Dialog med anställda och deltagare All verksamhet genomgomförd på APT
och veckomöten 4 ggr per år Enhetschef Prod.chef Arbetsmiljö psykiskt
Mobbing
9 Undvika mobbing på arbetsplatsen och i
verksamheten Tydligöra, åtgärda och följa upp
problem All verksamhet gemesam värdegrund
framtagen vid behov Arbetsledare Enhetschef
Droger, alkohol
8 Personal och deltgare kan komma påverkade till jobbet.
Utandningsprov görs ÅVC Slumpartad kontroll har
inte visat någon påverkan
Vid behov Arbetsledare Enhetschef
Personal- Alla enheter Bisysslor
8 Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal All verksamhet Inget att rappotera 1 gång per år Chef enl.
delegation Prod.chef Arbetsmiljö
8
Riskanalys och handlingsplan Enhetschef All verksamhet genomförd 1 gång per år Chef enl.
delegation Prod.chef Personalkostnader
8
Rimlighetsbedömning av kostnader för
resp. verksamhet. Enhetschef genomförd 1 gång/mån Chef enl.
delegation Prod.chef
Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista All verksamhet genomförd utan
anmärkning Månatlig Chef enl.
delegation Prod.chef Personuppgiftslagen 8 Reglerna i personuppgiftslagen är kända
och tillgängliga. Stickprov All verksamhet uförd av kansliet utan
anmärkning 1 ggr per år Chef enl.
delegation Prod.chef Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt §39 PuL är
uppdaterad och anmäld till PuL-ombud Stickprov Generellt avidentifierat person nr. 1 ggr per år PuL-
ambasadör Prod.chef
Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant
med avseende på kontorets organisation och befattningar
Komplett genomläsning av
delegeringsordningen Uppdaterad vid nämd 1 ggr per år Nsekr Prod.chef
Dokumenthantering 8 Aktuell dokumenthanteringsplan är
tillgänglig och relevant Komplett översyn och genomläsning
av befintlig plan kanslienheten uförd
kontroll 1 ggr per år Nsekr Prod.chef
Styrdokument 8 Styrdokument beredda/beslutade av
nämnden hålls aktuella och lättillgängliga.
Komplett genomgång av gällande
styrdokument all dokumentation finns
tillgänglig i alla verksamheter.
1 ggr per år Ksekr Prod.chef Styrning- Riktlinjer
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se