I följande avsnitt kommer vi presentera vårt resultat och vår analys av hur förutsättningarna för arbete har påverkats av en snabb omställning till arbete på distans. Det förekommer även kortare presentationer av hur informanternas arbetssituation tog sig i uttryck innan
omställningen, med syfte att betona påverkansprocessen och förändringen. Resultatet från vårt empiriska material presenteras i fem olika teman; fysisk arbetsmiljö, digitalisering,
relation till medarbetare, relation till chef samt arbetsdagens organisering, vilka sedan
analyseras enligt Karasek och Theorells modell.
Fysisk arbetsmiljö
Kategorin arbetsmiljö omfattar de upplevelser som informanterna delat gällande den fysiska arbetsmiljön på både den ordinarie arbetsplatsen och arbetsplatsen i hemmet, samt
upplevelser som kan anses vara direkt relaterade till hur den fysiska arbetsmiljön är organiserad.
Majoriteten av informanterna beskriver sin ordinarie arbetsplats som en yta som delas med övriga medarbetare. Normen vi kan utläsa från våra intervjuer är att arbetsplatsen är antingen organiserad som ett öppet kontorslandskap eller kontorsrum som två till tre medarbetare delar på. De fördelar som informanterna lyfter av att arbeta på plats kretsar kring dels det
24 Genom att vara på arbetsplatsen uppger både Elin, Alice och Martin att det är lätt att få en tydlig överblick över vilka kollegor som är närvarande och tillgängliga. Alice nämner till exempel att hon föredrar att arbeta på kontoret därför “[...] det underlättar om man syns och att det är lättare att ställa en fråga i korridoren jämfört med att de ska ringa mig på Teams [...]”.
De materiella hjälpmedel som informanterna lyfter som betydelsefulla på arbetsplatsen är bland annat tillgången till en eller flera datorskärmar, datormus, höj-och-sänkbart bord etcetera. Vi kan även utläsa att attityden till att arbeta hemifrån påverkas mycket av huruvida informanterna har fått möjlighet att låna hem tekniska hjälpmedel som exempelvis
datorskärmar:
“Jag saknar mitt höj och sänkbara skrivbord och jag saknar min ståmatta för det har jag ju inte hemma, så det är väl... Jag känner väl just det här att ha en bra ergonomisk arbetsställning är ju svårare att få till hemma [...] jag ju min lilla dator, jag har ju bärbar dator på jobbet som jag dockar i en dockstation så där har jag ju en väldigt stor skärm med bra tangentbord och rullmus och sånt. Det är svårare, vissa grejer blir ju sämre nu när man ska jobba hemma, för jag jobbar i flera dokument samtidigt och nu får man scrolla och greja och byta flikar istället och så.”
- Alice “Jag har bra laptop och bra dockstation och bra stora skärmar, två stycken. Dom är nästan ett villkor för mitt jobb i och med att man håller på och jobbar i flera dokument samtidigt. Jag förstår mig inte på de här som sitter i sitt hem och jobbar på en skärm, det skulle jag inte greja tror jag, för jag hade två skärmar på jobbet också så att, [...] vissa företag har man ju hört att de får bara använda laptopen hemma och det är ju liksom omöjligt.”
- Martin
Även scanners och skrivare beskrivs som viktiga hjälpmedel. Martin uppger att det inte finns något alternativ till dem under rådande arbetssituation på distans, “[...] om man ska ha ett dokument som man ska skicka, då lär man ner till jobbet och skanna in och om det är något som man ska kopiera och såna grejer, det hackar ju nu”. Även en mer, för vissa, självklar faktor som Robin nämner som en viktig fördel med den ordinarie arbetsplatsen är att den erbjuder förvaringsutrymme.
En faktor som informanterna har tvetydiga åsikter kring är den fysiska arbetsplatsen. Att dela öppna kontorsmiljöer beskrivs både som hjälpsamt och viktig för arbetsprocessen, men samtidigt som bullrigt och störande. Elin beskriver kollegorna som ett störningsmoment, “det blir ju lätt att man springer in till varandra och då blir man ju liksom lätt störd och så tar det ett tag innan man kommer tillbaka till det man höll på med [...]” och att arbetet hemifrån
25 leder till mer valbar kommunikation med kollegorna, “[...] nu är det någon som plingar i en chatt och då kan man ju liksom välja att inte svara direkt.”. Samtidigt nämner hon att den tajta kommunikationen mellan medarbetarna är något som inte fungerar felfritt under distansarbetet, till skillnad från hur arbetet går till på den ordinarie arbetsplatsen:
“Vi frågar varandra saker väldigt öppet och får hjälp av varandra så för mig tar det längre tid, jag försöker liksom lösa det själv istället för att skriva i någon chatt till någon och sen så tar det längre tid att kommunicera svaret där, så ska den personen hjälpa mig på distans. Det tar ju längre tid än att man bara kommer till mitt skrivbord i liksom någon minut. Så jag skulle ju säga att allt tar ju lite längre tid.”
- Elin
En mer abstrakt aspekt som samtliga informanter resonerar kring, men kanske endast Elin beskriver rent konkret, är att upplevelsen av kontroll som förändras när man arbetar på distans. Hon beskriver det som att vid distansarbetet “[...] har man ju inte samma grepp om vad som händer.”
Digitalisering
Kategorin digitalisering innefattar informanternas upplevelser av hur teknik och digitala verktyg har fungerat på den fysiska arbetsplatsen men även hur det ser ut nu under distansarbete.
Innan pandemin arbetade alla våra informanter huvudsakligen med datorn och hade digitala arbetsuppgifter. Elin beskriver att hon använder datorn “[...] väldigt mycket, 90% av mitt jobb går åt att sitta vid datorn och bygga databaser [...]”. Några få informanter hade fortfarande mindre pappersarbete i form av signeringar, avtal eller kunder som inte var digitala.
Flera av informanterna har redan innan övergång till distansarbete haft tillgång till online verktyg som Zoom, Skype eller Teams. Det är dock ingen som uppger att de har använt onlineverktygen frekvent innan distansarbetet. Robin är en av informanterna som har haft tillgång till onlineverktyg innan:
“Vi har sedan många år faktiskt har ett konferensrum där man kan mötas digitalt och de användes det också men, inte så mycket som man hade hoppats. Det var ju för att man skulle slippa resa framförallt med flyget, med tanke på utsläpp. Då rekommenderade man digitala möten men det var inte utnyttjat alls lika mycket som man hade tänkt sig”
26 Andra informanter har också beskrivit liknande situationer som Robin, där de har haft
tillgång till onlineverktyg men inte utnyttjat dem.
I och med omställningen har det blivit en drastisk ökning av användandet av onlineverktyg, men även att arbeta via datorn generellt, vilket Christina beskriver: “[...] vi har ju alla möten digitalt och alla utbildningar digitalt, så allt är via Skype för det mesta”. Informanten Robin beskriver också ökningen av det digitala: “[...] ändringen är ju den att jag kanske nästan arbetar dubbelt så mycket med digitalisering nu än innan”. Majoriteten av informanterna uppger även att de är inloggade på dessa onlineverktyg hela arbetsdagarna. Vissa
respondenter, bland annat Martin, anser att det har gjort “det lättare att skicka ut en fråga, för man kan fråga någon som sitter i ett annat möte, till exempel ‘kan du höra av dig, har du hört någonting om det här’”. Det finns även respondenter, exempelvis Elin, som tycker att “man tar sig inte för att ställa den där simpla frågan som man hade gjort i det öppna landskapet”. De visar att de finns spridda åsikter om onlineverktygen och hur de används. Att exempelvis kommunicera via mejl eller under arbetsmöten verkar anses som forum för mer formell dialog, medan endast mer uttalat avspända möten, morgonmöten eller fikamöten, tillåter mer informell kommunikation. Informanterna poängterar även att hanteringen av onlineverktygen spelar stor roll för hur möten och samtalen fungerar. Ett exempel på det är hur Martin
upplever mötena när verktygen inte hanteras på rätt sätt:
“och sen när man skickar ut en fråga, då kan det ta femton sekunder innan det är någon som svarar och de har glömt slå på ljudet ‘oj oj oj nu har jag pratat här utan ljudet på’. Så det är viktigt tycker jag att man har sin bild på och liksom visar att man är med på mötet. Det är liksom grejen med Teams på något vis, annars kan det ibland kännas som att man pratar för tomma intet, och att ingen lyssnar “
- Martin
Digitaliseringen har gjort att flera av informanterna har kunnat arbeta hemifrån tidigare. En av dem som har kunnat göra det tidigare är Robin, han tror att möjligheten till det beror på att:
“senaste decenniet kan man väl egentligen säga har det varit väldigt mycket digitalisering och det är ju därför jag kan sitta hemma nu och jobba, annars är jag i princip tvungen att vara på plats därför att materialet är där. Men tack vare den stora digitaliseringen har det gjort att vi kan arbeta med att lägga in data om våra föremål i databaser”
27 Digitaliseringen har helt enkelt gjort de möjligt för flera yrkesgrupper att arbeta hemifrån. Det är viktigt att urskilja att digitaliseringen inte endast innebär att möten och
kommunikation kan ske online och på distans, utan att hela arbetsuppgifter kan skötas hemma genom olika digitala verktyg. Att ha möjligheten att arbeta hemifrån gör dem mer effektiva och mindre störda, det ger dem även möjligheten att kunna arbeta hemifrån vid lättare sjukdom istället för att sjukskriva sig. Martin är en av dem som har arbetat hemifrån tidigare och gjort det på för “[..] att man ska få lugn och ro helt enkelt.”.
Relation till medarbetare
Kategorin sociala relationer mellan kollegor samt kollegialt stöd vid problemlösning innehåller uppgifter om informanternas upplevelser kring relationen till sina kollegor, samt hur den yttras både innan och efter omställningen till distansarbete. Vi kan urskilja att
relationen till medarbetarna fyller två syften: dels ren social samvaro som att exempelvis fika tillsammans, dels att rent arbetsmässigt hjälpa varandra vid exempelvis problemlösning.
Majoriteten av informanterna anser att relationen till sina kollegor var god och hjälpsam innan omställningen till distansarbete. Det visar att de flesta informanterna arbetar i
organisationer där kollegor och hjälpsamhet sinsemellan värderas, det kollegiala är således något som informanterna värnar om:
“Ja alltså, i min grupp så jobbar ju vi väldigt tajt med varandra. Alla gör ju inte samma sak men vi lär liksom av varandra och får väldigt mycket hjälp och jag älskar min grupp så vi är väldigt nära”
- Elin
“Jag kan fråga alla i teamet, men även andra avdelningar också om hjälp. Vi jobbar väldigt nära varandra”
- Lotta
“Vi arbetar för det mesta individuellt, men vi hjälper varandra när vi har problem”
- Robin
“.. man tar ju liksom en fråga och svarar på den själv så, sen kan man ju alltid ta hjälp av liksom kollegorna hur man ska formulera eller vart man ska hitta svar och så…”
- Christina
Majoriteten av informanterna beskriver att de innan omställningen haft en bra relation med sina kollegor även på en informell nivå, Alice nämner exempelvis att “det spelade ingen roll
28 vem som satt i lunchrummet utan det har alltid varit naturligt att man har kontakt, bra kontakt och pratade om andra saker än bara arbetet”. Vi tolkar det som att relationen mellan
kollegorna var personlig, och på en djupare nivå än endast arbetsrelaterad. Det förklarar även att många av informanterna har uttrycker en saknad efter sina kollegor nu under arbetet på distans. Det som informanterna verkar sakna mest är den sociala samvaron, som informella samtal eller fika med kollegorna. Elin och Christina är två av dem som ger exempel på det:
“[...] men sen har man ju inte samma samtal om det vardagliga, som vad man gjorde i helgen, typ sånt har man tappat.”
- Elin
“[...] vi pratade ju aldrig jobb på rasterna utan det var ju allt mellan himmel och jord som man kunde diskutera, men det har man ju tappat nu.”
- Christina
De är fler informanter som uttrycker att de saknar den kollegiala samvaron, det märks inte minst på hur de resonerar kring hur de hoppas att arbetssituationen kommer se ut efter avslutad pandemi:
“[...] men jag tror även att det kommer bli så att vi går tillbaka till att luncha tillsammans och ha fysiska möten, för de saknar man ju”
- Robin
“Men det är ju klart att man hoppas att man kommer kunna sitta på kontoret allihopa och kunna ha julavslutning och sånt är det ju jättetråkigt att man inte får ha det”
- Astrid
I och med den uttryckta saknaden av kollegor och de informella samtalen har några av informanterna skapat alternativa lösningar. Alice är en av dem som har tillsammans med sina kollegor försökt vara kreativa och gjort “[...] en digital länk på Teams där man kan ta drop-in fika med kollegor som också arbetar hemma [...]”. Elin och hennes kollegor har också försökt behålla gemenskapen genom att skapa “[...] öppna chattar som inte är jobb identifierade, som vi kan skriva till varandra i [...]“. Det märks att informanterna försöker behålla den vardagliga kontakten de hade på kontoret med sina kollegor, genom den här typen av lösningar.
En aspekt som är mer relaterat till arbetsuppgifterna är att samtliga informanter nämnde den nya svårigheten att be om hjälp och att faktiskt få hjälp av sina kollegor under distansarbetet.
29 De anser att omställningen på olika sätt har gjort att det tar längre tid att få hjälp, men även att de drar sig från att fråga om hjälp jämfört med tidigare. Elin anser att de i hennes arbetsgrupp pratar öppet om problem och frågar ofta varandra om hjälp men i och med distansarbetet försöker hon i större utsträckning lösa problem själv, hon anser att det tar längre tid att skriva till en kollega än att “[...] en kollega kommer till mitt skrivbord i någon minut”. Men det är även andra informanter som anser att det tar längre tid att få hjälp nu än tidigare:
“Skillnaden är att man hade väldigt mycket kortare kontaktväg, man bara kunde rycka tag i någon och fråga “
- Lotta
“Tidigare kunde man ju bara rulla över till kollegorna och kolla på problemet tillsammans. Nu blir det ju snarare att man liksom sitter och försöker längre själv och ja i värsta fall ringer upp någon”
- Astrid
“Mm jag skulle nog säga mindre effektiv eftersom man inte kan få svar och hjälp lika snabbt utan att man måste först hitta någon att skypea och sen vänta på svar från den “
- Christina
Eftersom flera av informanterna tycker att de tar längre tid att få svar och hjälp med frågor, kan man även konstatera att det ökar ineffektiviteten, de sitter längre med problem nu än tidigare. För att lösa ett problem behöver individen hitta någon att fråga, formulera frågan, få svar alternativt försöka söka svar på frågan själv.
Det vi kan utläsa utifrån informanternas berättelser kring det kollegiala är främst saknaden av social samvaro i olika former, samt hur svårt det är att få hjälp av sina kollegor i samma utsträckning som tidigare. Vi kan även dra en parallell från att inte kunna arbeta med sina kollegor samt det faktum att arbetsuppgifter kan ta längre tid att utföra resulterar i att
effektiviteten sjunker. Relationen till kollegor är något som återkommer i alla kategorier, och som informanterna ofta uttrycker spelar störst roll på olika sätt. Därav kommer det kollegiala att framkomma i andra delar av analysen fast med olika utgångspunkter, då det som sagt är något majoriteten av informanterna uttrycker är den största förändringen sedan
30 Relation till chef
Inom kategorin relation till chefen samlas de upplevelser som informanterna berättat gällande sina chefer, arbetsledning samt upplevt inflytande och medbestämmande; både före och efter att arbetsplatsen flyttat in i hemmet.
Den relation till chefen som flera av informanterna målar upp är distanserad, de är helt enkelt vana vid att ha en sporadisk kontakt med sin chef. Ur vårt insamlade material kan vi utläsa att en chef som anser att medarbetarna sköter sig väldigt bra själva och som inte blandar sig i arbetsprocessen i onödan tycks vara normen. Martin beskriver det som att han har “[...] frihet under ansvar, det är utfört arbete som räknas”, ett uttalande som överensstämmer med hur många av övriga informanter beskriver sin arbetsledning från chefen. Den typen av relation tycks dock bli än mer distanserad när arbetsplatsen flyttat hem, “man är ju van vid en chef på distans men det blir ju inte riktigt samma sak när man aldrig ses” uppger Elin.
Under perioden med distansarbete vittnar flera informanter om att de dels drar sig för att ta kontakt med sin chef, dels att det som väl kommuniceras är inriktat på specifika
arbetsuppgifter till skillnad från tidigare då dialogen även innehöll med mer informella teman. Att de ser chefen som “en sista utväg” under distansarbetet förklaras både genom att dialogen ändrats till en mer formell form och genom att det är svårare att veta när chefen är tillgänglig.
Relationen till ansvarig chef verkar hänga ihop med upplevelsen av stöd. Lotta, som
beskriver sin chef som omhändertagande och vill hålla en nära kontakt, beskriver att förutom arbetsgruppens dagliga möten som även skedde tidigare på den ordinarie arbetsplatsen har hen börjat med veckovisa möten med fokus på att diskutera hur arbetet hemifrån går och vad medarbetarna behöver hjälp med. Elin som beskrivit en mer distanserad chef uppger att hon upplevt ett bristande stöd under arbetssituationen på hemmaplan, och att hon nu upplever att “man måste anstränga sig mer för att få information”.
Något som Christina nämner är att rutiner vid hemgången saknades:
“Ja alltså det var ju, det var ju bara en dag till en annan som vi fick gå hem, de kastade ju hem alltihopa över en natt liksom, ‘imorgon bitti får ni inte komma in’. Så det var i princip bara åka dit, samla ihop sina saker och sen försöka starta igång hemma, det var liksom inga rutiner eller sånt som vi fick utan det var i princip bara ‘jobba som vanligt, fast hemma’.”
31 Flera av informanterna uppger att trots en snabb flytt av arbetsplatsen till hemmet så har inte arbetsuppgifterna förändrats, och ingen nämnvärd hjälp med att exempelvis börja använda ett kommunikationsverktyg har erbjudits. I anslutning till citatet ovan uppger Christina att rutiner hade hjälpt medarbetarna att snabbare komma till arbete och hjälpt till att skapa en struktur över dagen. Endast Lotta uppger att hon haft tillgång till etablerade arbetsrutiner redan på den ordinarie arbetsplatsen, som även fungerat bra att följa på distans. Att
tillhandahålla rutiner för den unika arbetssituation som många nu befinner sig i till följd av restriktionerna kan dock sägas vara ett scenario som är svårt att förutspå, och är ett svårt krav på att ställa på arbetsgivaren.
Arbetsdagens organisering
Ett tema som vi kunde utläsa specifikt från informanternas berättelser kring arbetet på distans är vikten av planering och struktur. Följande avsnitt handlar således om informanternas upplevelser vid organiseringen av arbetet på distans.
Samtliga informanter beskriver en komplicerad relation till att ta raster under dagen. Den stora majoriteten uppger att de tar mindre pauser och att de ofta arbetar även på rasttid. Det resulterar i att trots att arbetsuppgifterna kan ta längre tid att avsluta än tidigare (vilket vi kan läsa om i avsnittet Digitalisering) menar informanterna att de ofta arbetar mer när de jobbar