Under följande avsnitt kommer studien att summeras i en resultatsammanfattning och studien kommer även att diskuteras.
7.1 Resultatsammanfattning
Jag har gjort en undersökning om hur lean arbetskoncept fungerar i offentliga verksamheter där jag har valt att inrikta mig på en speciell verksamhet för att fördjupa mig. Jag har gjort en undersökning med hjälp av intervjuer inom mottagningsenheten på Migrationsverket i Malmö som resulterade i att lean konceptet har mottagits på olika sätt. Hälften av de intervjuade var positiva till det nya arbetssättet då det medförde struktur och kvalitet till de arbetsuppgifter de utför. I intervjuerna framkom det att en del ansåg lean konceptet som en filosofi och naturlig del i sitt arbete, andra ur personalen ansåg lean som ett koncept som tillämpats. Även om inte alla ur personalen ansåg lean konceptet som naturlig så var alla intervjuade eniga om att kunden ska respekteras och sättas i prioritering i arbetet, alla arbetar utefter den asylsökande i det här fallet.
I intervjuerna svarade alla att team grupperna hade medfört en trygghet och delaktighet i deras arbete. De negativa åsikterna varierade men hälften av de intervjuade ansåg att det fanns positiva delar med lean konceptet men var
ifrågasättande till bland annat tiden som behövdes för att anpassa sig till lean men även att det medför en viss distans till de sökande genom omorganiseringarna som gjorts.
Alla de intervjuade ansåg att de fick tillräckligt med kunskap om lean konceptet på olika sätt men att det ibland saknades tid att fördjupa sig inom dem. Även vid rekryteringar av ny personal försvinner tid och den nya personalen har inte alltid den kunskap som behövs om lean konceptet.
Framtiden för en del var osäkra, en del uttryckte att tillsammans måste de tro på filosofin för att lyckas medans andra skulle fortsätta att ta till sig lean filosofin som en naturlig del i arbetet.
Genom intervjuerna som har genomförts har jag kommit fram till att trots lean konceptet ursprungligen är skapad utifrån bilindustrin har den många delar som kan appliceras inom andra verksamheter. Lean konceptet har både bättre och sämre delar som införts på Migrationsverket men alla av de intervjuade kunde konstatera att det är en gemensam resa. Om lean ska fungera inom
Migrationsverket och mottagningsenheten måste det ske gemensamt.
7.2 Diskussion
Syftet med min undersökning har varit att undersöka hur lean konceptet fungerar i offentliga verksamheter och jag har valt att fördjupa mig inom
mottagningsenheten på Migrationsverket i Malmö
I början av min studie hade jag redan vissa uppfattningar och kunskaper om lean föregående eftersom jag tidigare har haft möjlighet att praktisera på arbetsplatsen. Under den tiden fick jag vetskap att de använder sig av ett koncept som kallas lean och där jag även fick höra och delta i olika diskussioner kring teorin. Jag fick uppfattningen att det var en del delade åsikter kring lean och att vissa tekniker och
metoder inte hör hemma i Migrationsverket. Det gjorde mig mer intresserad av att undersöka närmare om vad egentligen lean är.
Eftersom jag själv har haft möjligheten att praktisera på arbetsplatsen har jag även själv använt mig av lean på olika sätt men var vid det tillfället inte så påläst att jag kunde reflektera över det då.
En del forskare har uppmärksammat en del problem kring lean och beskrev lean mer applicerbar om man designade lean efter verksamheten och inte bara la på ett färdigt koncept på organisationen. Då lean konceptet ursprungligen är skapad ifrån bilindustrin kan det uppkomma andra omständigheter och krav när den införs i andra verksamheter, (Hines, Holwe & Rich, 2004)
Det fick mig att reflektera hur det var när lean konceptet infördes på
Migrationsverket. Tycker personalen den är designad och applicerbar efter deras verksamhet? Efter att ha studerat noggrannare om lean konceptet fick jag veta att den ursprungligen är skapad inom bilindustrin. Hur kan man ta ett koncept som är skapat utifrån bilar och fasta produkter för att sedan sätta in modellen i en
serviceorganisation som arbetar med människor inom socialt arbete? Intervjuerna är analyserade utifrån konstruktivismen som belyser mina frågeställningar ur en logisk synpunkt då teorin handlar om hur kunskaper, erfarenheter och olika värderingar skapar konstruktioner om olika fenomen i samhället, (Weber, 2010). Teorin har belyst hur personalen upplever de olika teman jag undersöker om och det blir tydligt under intervjuerna att personalens tidigare erfarenheter och kunskaper formar olika konstruktioner omkring lean konceptet.
Alla intervjuade ansåg att lean konceptet hade medfört något till deras arbetsplats, trots att det ursprungligen är skapat inom bilindustrin. Det positiva resultat som stod ut mest var att lean konceptet hade skapat en rutin och därmed även en slags helhet i deras arbete. Nu arbetar alla på Migrationsverket utefter samma mallar och verktyg. Av personalen uppfattades det som en tryggare och säkrare känsla för dem men, även för kunden då alla som besöker Migrationsverket har rätt till samma service och hjälp. En annan positiv del med lean som framkom ur intervjuerna var att teamen hjälper till att förstärka olika delar i arbetet men fungerar även som en bra avlastning när bland annat stressen blir för stor. Om man reflekterar resultatet kan man urskilja att teamet har fått en större betydelse än vad det kanske var tänkt från början. En delaktighet skapas inom teamet där man samtalar mer om processen, genom att diskutera olika moment skapas reflektioner och idéer som kanske inte hade kommit upp till ytan innan. Den här delaktigheten och tryggheten är en kunskap och erfarenhet som skapats
gemensamt i gruppen och förstärker inte bara arbetsplatsen utan även en del i lean konceptet. Personalen får en positiv kunskap att bygga vidare på och alla ur personalen bildar en konstruktion att lean konceptet medför något bra till deras arbetsplats.
En del negativa faktorer med lean var bland annat att det hade blivit mer administrativt och ibland blev det mer arbete än nytta för personalen. Vissa verktyg och metoder var inte så applicerbara utan hade behövts utvecklats mer för att ge stöd.
Jag tolkar det som något som går att utveckla inom Migrationsverket med lean. Det är en negativ kunskap för de ur personalen som har konstruerat lean som en
svårighet på arbetsplatsen. För att överbygga svårigheterna och bilda nya erfarenheter och konstruktioner behöver personalen få en större delaktighet och tillsammans diskutera och möjligtvis utvecklas lean konceptet på olika områden där all kritik kan bli ett stöd för den här utvecklingen. För att bilda nya
konstruktioner som gynnar lean konceptet behöver även personalen få se positiva resultat som påvisar att lean konceptet är effektivt som det är utlovat att vara. Då lärande kommer utifrån en miljö är det en så kallas lärandeprocess.
Lärandeprocessen påverkar individens tankesätt på hur kunskap tas in och hr den förklaras för individen, (Adams, 2006). Oavsett de negativa åsikter som kan finnas om lean modellen kan positiva effekter som gynnar hela
mottagningsenheten och resten av Migrationsverket bidra till en lärandeprocess som skapar nya idéer och motivation om personalen får något
De intervjuade av personalen som var positiva till lean poängterade vikten av att förstå vad filosofin innebär. De påpekade att man var tvungen att se lean som en filosofi och en del i arbetet, inte endast som verktyg man är tvungen att använda. Det bekräftar även forskare som har studerat lean konceptet i organisationer som påpekar vikten av att låta allt få ta sin tid och att misslyckanden kan ske på vägen, (McCue & Schiele , 2011).
Forskare menar även på att för att lean konceptet ska lyckas att införas i verksamheten behöver personalen vara medvetna om syftet och värdet i hela modellen samt att förstå de olika metoderna, (a.a).
Jag reflekterade över det och anser att forskare bekräftar det resultat jag har fått fram då det tar tid, beroende på olika individer, att komma att förstå en filosofi. Tid är något det även kan vara brist på inom organisationen. Mycket inom lean resan kan beskrivas utifrån konstruktivismen då den består av vad individer tidigare har upplevt i sitt liv, på sina arbetsplatser, i interaktioner med människor och med tidigare arbetsmetoder. Det skapar för en del individer svårigheter och för en del individer ser det som en hjälp.
Lean konceptet framstår utifrån intervjuerna som en individuell resa, och det gäller att förstå bakgrunden till lean som går djupare än verktyg och
arbetsmaterial. Det är något som inte ledningen kan förändra utan det är en inställning som kommer att förändras när individer inom verksamheten ser resultat och får något positivt att tro på.
Ledningen kan tillsätta arbetsmaterial och ge information i mängder, men det är inte förrän individerna i mottagningsenheten är redo att göra en förändring som det kommer att ske.
Då kunskap skapas bland annat genom interaktion uppstår en sanning där den större sociala gruppen kommer bli mer trovärdiga och inneha större validitet än den mindre gruppen, (Adams, 2006). Konstruktivismen kan även beskriva hur en större grupp med människor i ett socialt sammanhang får övertaget om vad sanningen är. Kopplar man det till lean konceptet kan det innebära en fara för teorin om fler individer konstruerar en sanning att den inte hjälper till
verksamheten i så stor utsträckning.
Forskare har påpekat att ledningen måste fokusera på visionen inom verksamheten och förbättringar. Ledningen har därför ett stort ansvar att både leda sin personal men även att motarbeta olika motsättningar, (McCue & Schiele, 2011).
Då lean konceptet är ett management och styrningskoncept som ska genomsyra från ledningen och neråt är det viktigt att personalen känner av det.
Implementeringen av lean framstods för vissa av de intervjuade som fel tillvägagångssätt när det blev mer ett direktiv än en diskussion bland
medarbetarna. Det kan ha bidragit till att lean fick en dålig start av vissa, det är då ledningens ansvar att se till att visa de positiva sidorna och stärka medarbetarna i resan på lean. Ledningen skapar utefter konstruktivismen annars dåliga
erfarenheter som inte bara missunnar arbetskonceptet men kan missunna tilltron till direkt från ledningen i framtiden.
Den här undersökningen har varit viktig att genomföra på grund av att belysa arbetssätt och filosofier som existerar i offentliga organisationer. Det har även varit viktigt att belysa lean filosofin inom Migrationsverket för att se hur personalen anpassar sig och reflekterar över sin arbetsmodell och hur de är delaktiga i processen. Det har även varit viktigt att reflektera över hur tidigare forskning och undersöka om det validerar mitt resultat jag fick fram eller om jag skapade ett nytt resultat. Jag nämnde i min inledning är det ofta omorganiseringar och nya arbetssätt som personal ständigt måste vara redo att ta till sig och följa. Det är viktigt att i processen försöka minnas att man arbetar med människor och alla individer har olika idéer och erfarenheter av vad de anser ett bra arbete inom sin organisation ska mynna ut i.
Arbetssätt och teorier kommer i paradigm och avlöser varandra, det ställer mycket ansvar på personalen då de måste omorganisera sina vanor med mera. Det är viktigt att personalen försöker implementera dessa arbetsteorier men ändå håller en stabil grund till organisationens huvudsyfte och ser till helheten. Tillsammans är personalen starka och om alla är villiga att göra en förändring kommer det ske. Min slutsats i den här undersökningen är att det är viktigt att bryta negativa tankebanor och försöka hitta lösningar på de problem som kan uppkomma då leran konceptet inte är fullt utvecklad till det maximala inom Migrationsverket och mottagningsenheten. Det är även av vikt att låta personalen få ta tid att undersöka lean konceptet närmare på olika sätt.
I en vidare studie hade jag varit intresserad av att undersöka en annan enhet på Migrationsverket i Malmö för att sedan göra en jämförelse och dra paralleller till mottagningsenheten. Lean konceptet är tänkt att utvecklas i en jämn takt över hela verksamheten där alla enheter tillsammans ska skapa ett flöde. Fungerar det som Migrationsverket vill eller är arbetssätten och filosofin anpassa på olika vis beroende på enhet?
Alternativt är jag även intresserad av att undersöka en annan offentlig verksamhet för att jämföra med mottagningsenhetens lean koncept. Arbetar man på samma sätt? Vad finns för skillnader eller likheter och hur ser personalen på deras arbetssätt?