Riskanalys och beredskap

Genomför nämnderna en riskanalys beträffande utförarnas förmåga att fullgöra sina avtal? Gör nämnderna någon bedömning kring vilken beredskap som upprätthålls för att kunna hantera en situation där en utförare inte kan fullgöra sina avtal?

Iakttagelser

Nämnden för teknik, fritid och kultur samt socialnämnden

Av intervjuerna framgår det att vid båda nämnderna sker bedömningar av risk och i någon mån beredskap avseende privata utförares förmåga att fullgöra sina avtal.

Exempelvis genomförs vid stadsbyggnadsförvaltningen årlig uppföljning av

internkontrollplaner som syftar till att identifiera svårigheter i verksamheterna. Denna uppföljning avser dock även verksamheter i kommunal regi och har inte ett uttalat fokus på privata utförares beredskap att fullgöra sina avtal.

Inom socialförvaltningen uppges att riskanalys ingår som en del av

förfrågningsunderlag vid upphandling. I huvudsak är riskanalysen avgränsad till att

8

belysa det ekonomiska läget hos de företag som lämnar anbud, vilket innebär att referenser tas, information hämtas in från Kronofogdemyndigheten, etc.

När det gäller frågan om nämndernas bedömningar kring upphandlade leverantörers beredskap att fullgöra sina avtal ser situationen olika ut. Det framkommer under intervju att socialnämnden under senaste året har haft att hantera en situation där Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) inte beviljade tillstånd till en av Vaxholms stad upphandlad leverantör avseende ett särskilt boende. Konsekvensen av detta blev att kommunen över natt blev ställd inför faktum att man inom relativt korta tidsramar (5 månader) hade att överta och bemanna verksamheten. En följd av detta blev att man upprättade rutiner för att undvika liknande situationer i framtiden. I efterhand anses händelsen ha bidragit till ett stort lärande kring hur man tänker när beredskapen bedöms vid upphandlingar. Det framgår dock inte på vilket sätt detta lärande har omsatts i verksamheten.

Det framkommer under granskningen att det vid nämnden för teknik, fritid och kultur saknas formaliserad dokumentation för att bedöma privata utförares beredskap att fullfölja sina uppdrag. Det framhålls vara svårt att ha tillräcklig beredskap givet uppdragets bredd, tillgängliga resurser och det stora antalet privata utförare.

Bedömning

Nämnden för teknik, fritid och kultur samt socialnämnden

Den sammantagna bilden av intervjuerna är att nämndernas arbete med att analysera risker och bedöma privata utförares beredskap har stort utrymme för förbättring. Det förekommer förvisso moment hos nämnderna som innehåller aspekter som påminner om riskanalys och bedömning av beredskap men detta hänförs i de flesta fall till generella risk- och beredskapsbedömningar som omfattar hela verksamheten och då endast på årlig basis. Ett proaktivt risk- och beredskapsarbete behöver dock bedrivas kontinuerligt.

Dessutom behöver risk- och beredskapsarbetet breddas till att inte endast omfatta en ekonomiskt inriktad riskanalys. Betydelsen av detta framträdde med all önskvärd tydlighet när en privat utförare inom socialnämndens ansvarsområde förlorade tillstånd att bedriva sin verksamhet. Bakgrunden till det indragna tillståndet hade inte med ekonomiska spörsmål att göra vilket visar att en riskanalys behöver förstå och beakta erbjuden leverantörs genomförandeförmåga på ett bredare sätt.

Avslutningsvis ser vi ett behov av att nämnderna förhåller sig mer strategiskt och proaktivt till frågan om vilka delar av verksamheten som är särskilt viktiga eller sårbara i relation till frågan om privata utförares förmåga att fullfölja avtal. Särskilt angeläget framstår detta för stadsbyggnadsförvaltningen som har en mycket bred verksamhet med ett stort antal privata utförare. Här skulle en inventering av risker utgöra en tydlig hygienfaktor.

Sammantaget bedömer vi att nämnderna inte bedriver återkommande riskanalyser som ligger till grund för bedömning av privata utförares beredskap att fullgöra sina avtal.

Vi rekommenderar mot den bakgrunden granskade nämnder att fastställa en rutin som säkerställer att återkommande bedömningar av privata utförares beredskap att fullgöra sina avtal görs. Rutinen bör ha som utgångspunkt en riskanalys som bl.a. beaktar

9

© 2019 KPMG AB. All rights reserved.

Document classification: KPMG Confidential

funktioner och verksamheter inom nämndernas respektive ansvarsområde som bedöms hantera särskilt samhällsviktiga tjänster.

3.3 Arbetsformer

Har nämnderna utarbetat ändamålsenliga arbetsformer för att styra och följa upp privata utförare?

Iakttagelser

Nämnden för teknik, fritid och kultur

Vid nämnden för teknik, fritid och kultur lyfts vid behov frågor om privata utförare i form av muntliga föredragningar. Dessa föredragningar sker i form av avstämningar som äger rum var 14:e dag där ordförande och vice ordförande träffar förvaltningschef, teknisk chef och fastighetschef. Enligt uppgift dokumenteras inte dessa föredragningar.

Det framgår vidare av intervjusamtal att frågan om privata utförare inte är en stående punkt på nämndens dagordning.

Socialnämnden

Socialnämnden fattade 2011 beslutet att införa kontaktpolitiker för socialförvaltningens verksamhetsområden. För att samtliga ledamöter och ersättare ska ha möjlighet att besöka så många verksamheter som möjligt har uppdraget roterat i förutbestämda grupper.

Kontaktpolitikerns uppgift är bl.a. att:

• Planera besök tillsammans, oavsett politisk färg.

• Besöka verksamheterna minst en gång per år

• Informera sig om verksamheten, innehåll och utveckling samt

• Återkoppla till nämnden på förutbestämda möten

Inom socialnämnden finns en särskilt utpekad kontaktpolitiker för privata utförare inom hemtjänsten. Verksamhetsbesöken utgår ifrån ett på förhand upprättat frågeformulär som belyser frågor om företaget, arbetssätt, medarbetare och företagets samverkan med kommunen. Konceptet med kontaktpolitiker uppges ge mycket kunskap och kännedom om privata utförare.

Vid socialnämndens sammanträden får politiker återkommande information om privata utförare under punkten ”förvaltningen informerar”. Dessutom har ordförande i nämnden och förvaltningschef löpande avstämningar som bl.a. inkluderar privata utförare.

Bedömning

Nämnden för teknik, fritid och kultur

Vår granskning visar att arbetsformerna i nämnden när det gäller att följa upp och styra privata utförare har utrymme för förbättring. Exempelvis, och i motsats till

socialnämnden, saknas en fast och återkommande punkt på dagordningen vid nämndens sammanträden där förvaltningen informerar om nuläget. En sådan åtgärd

10

skulle kunna bidra till att utveckla en väl fungerande informationsöverföring om nuläget från förvaltning till politik.

Vi ser positivt på att nämndens ordförande och vice ordförande möter representanter för stadsbyggnadsförvaltningen med jämna mellanrum för att stämma av nuläget avseende privata utförare. Detta tillvägagångssätt bör ge en viss överblick kring det aktuella läget samt bidra till att tidigt fånga upp allvarliga avvikelser. Vi bedömer dock att avsaknaden av dokumentation vid dessa möten gör denna arbetsform sårbar och inte i tillräcklig utsträckning säkerställer kontinuitet eller att tillräckliga förutsättningar skapas för att följa upp och styra privata utförare ur ett mer långsiktigt perspektiv.

Vi rekommenderar därför nämnden att dokumentera de idag muntliga avstämningarna som fortlöpande sker med stadsbyggnadsförvaltningens representanter i syfte att minska sårbarheten, öka kontinuiteten och stärka det långsiktiga perspektivet när det gäller att följa upp och styra privata utförare. Därutöver rekommenderar vi nämnden att införa frågan om privata utförare som en stående punkt på nämndens dagordning.

Socialnämnden

Vi ser positivt på Socialnämndens koncept ”kontaktpolitiker”. Det möjliggör en

fördjupad kunskap om de företag som kommunen upphandlar och bidrar förmodligen till en mer samarbetsinriktad relation mellan uppdragsgivare och leverantör. Därmed har konceptet en tydlig potential att bidra till insamling av kunskap som stödjer bl.a.

riskanalys och därmed nämndens förmåga att bedöma upphandlade utförares beredskap att fullfölja ingångna avtal. Vår granskning landar dock i formerna eller uppdraget för kontaktpolitiker inte är tillräckligt tydliggjorda och formaliserade.

Vi rekommenderar därför socialnämnden att fastställa dokument som tydliggör kontaktpolitikerns uppdrag och som säkerställer att ansvarig kontaktpolitiker även belyser privata utförares beredskap att fullfölja ingångna avtal.