Stadsbyggnadsnämnden

3.6.1 Stadsbyggnadsnämndens mål samt uppföljning

Nämnden har utifrån kommunfullmäktiges övergripande målområden utvecklat följande strategiska nämndmål:

Kvalitet

• Invånare och företagare är nöjda med stadsbyggnadsförvaltningens bemötande.

• Handläggningstiderna för bygglov är rimliga.

27 Vaxholms stad

Granskning av nämndernas ansvarsutövande 2019 2020-03-26

Livsmiljö

• Stadsbyggnadsförvaltningen har ett ökat digitalt arbetssätt.

Ekonomi

• Ekonomin är långsiktigt hållbar.

Av stadsbyggnadsnämndens årsbokslut framgår nämndens uppföljning av målen. I nedanstående tabeller framgår nämndens måluppfyllelse i relation till målvärde, benchmarkingvärde och de två föregående åren.

Invånare och företagare är nöjda med bemötandet

Handläggningstiderna är rimliga

Förvaltningen har ett ökat digitalt arbetssätt

Indikator Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Målnivå BM-värde

Nöjd Kund-Index (NKI), Bygglov 62 52 42 60 61

Nöjda kunder i GIS-enkät, skala 1-5 3,77 3,87 3,75

Indikator Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Målnivå BM-värde Handläggningstid i veckor, ärende komplett till

beslut 2,1 3,9 4,7 5 4,1

Handläggningstid i veckor, ansökan inkommen

till expedierad 13,2 17,7 16,8 12 13,4

28

© 2020 KPMG AB. All rights reserved.

Document classification: KPMG Confidential

Vaxholms stad

Granskning av nämndernas ansvarsutövande 2019 2020-03-26

Ekonomin är långsiktigt hållbar

Av uppföljningen framgår att stadsbyggnadsnämnden är på god väg att uppnå måluppfyllelse för målområdet livsmiljö. För målområdena kvalitet samt ekonomi bedöms nämnden avseende vissa indikatorer ej nå måluppfyllelse. Nämnden har upprättat en åtgärdsplan med anledning av de mål där utfallet för en eller flera indikatorer inte når minst 85 procent av uppsatta och beslutade målnivåer.

I dialog mellan kommunrevisionen och stadsbyggnadsnämnden under 2019

identifierades målen kring tillgänglighet och bemötande som svårast att nå. Beslut för att höja graden av måluppfyllelse har tagits i presidiet. Ett förbättringsområde framöver anses av nämnden vara att det tydligare bör framgå vilka beslut som nämnden har tagit för att höja graden av måluppfyllelse. I samband med träffen mellan nämnden och revisorerna under 2019 framkom även att nämnden inte bedrivit en ändamålsenlig tillsynsverksamhet under stora delar av 2019.

3.6.2 Intern kontrollplan samt uppföljning

Stadsbyggnadsnämndens riskanalys utgörs av en konsekvens- och

sannolikhetsbedömning av de 13 risker som identifierats. Riskerna delades in i

riskområdena lagar och föreskrifter, finansiell rapportering samt mål och effektivitet. Tre av dessa bedömdes vara kritiska, sex bedömdes ha riskvärde medium och fyra

bedömdes ha lågt riskvärde.

För risker med högt riskvärde planeras förebyggande åtgärder samt kontrollmoment och uppföljning. Även risker där konsekvensen har bedömts som allvarlig eller mycket allvarlig hanteras oavsett bedömd sannolikhet. Risker som bedömdes vara medium eller kritiska var följande:

Indikator Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall

2019 Målnivå BM-värde Beställning av kart- och mättjänster via

webbformulär, procent (%) 0% 58,5% 50%

Självkostnadstäckningsgraden 52% 63% 46% 75% 66%

29 Vaxholms stad

Granskning av nämndernas ansvarsutövande 2019 2020-03-26

Lagar och föreskrifter:

• Medarbetare och politiker har brister i kunskap om GDPR samt saknar intern vägledning och stöd (t ex i form av rutiner) (kritisk)

Lagar och föreskrifter/mål och effektivitet

• Ökade resurser för tillsynsarbete ger fler konfliktytor (medium)

• Regelverk ändras och/eller är svåra att tolka (medium)

• Nytt dokument- och ärendehanteringssystem leder till att gamla rutiner ej är tillförlitliga och att nya måste tas fram (medium)

Finansiell rapportering

• Ofullständig verifikation avseende förtroendekänsliga poster (medium)

• Felaktigheter vid köp av varor och tjänster (kritisk)

• Avvikelser mellan faktureringsunderlag för bygglov och kundfaktura (medium) Mål och effektivitet

• Möjlighet att upprätthålla service och information, t.ex. via hemsida och telefon (bygglov) (medium)

• Höga krav och förväntningar från sakägare, t.ex. hög andel överklaganden och avslag (bygglov) (kritisk)

• Ökad andel lovbeslut där lovet inte efterföljs (medium)

Av stadsbyggnadsnämndens uppföljning av den interna kontrollplanen framgår kontrollmomenten för de identifierade riskerna och utfallet av respektive

kontrollmoment. För området mål och effektivitet följs tre risker upp. I en av riskerna, närmare bestämt möjligheten att upprätthålla service och information uppvisas en mindre avvikelse kring informationskontrollen.

För riskområdet lagar och föreskrifter föreligger en mindre avvikelse bland de tre uppföljda riskerna. Den mindre avvikelsen gäller utvärdering av internt arbete kring GDPR.

För de två uppföljda riskerna inom riskområdet finansiell rapportering visar ett av kontrollmomenten en mindre avvikelse. Detta gäller ofullständig verifikation avseende förtroendekänsliga poster.

3.6.3 Kommentarer/bedömning

Hur har styrelsen/nämnden tolkat de uppdrag och de mål som beslutats av fullmäktige?

30

© 2020 KPMG AB. All rights reserved.

Document classification: KPMG Confidential

Vaxholms stad

Granskning av nämndernas ansvarsutövande 2019 2020-03-26

Nämnden har utifrån kommunfullmäktiges tre målområden utvecklat specifika inriktningsmål för nämnden. Vår bedömning är därför att nämnden agerat i enlighet med reglementen och andra av kommunfullmäktige beslutade bestämmelser.

Hur har rapporteringen av uppdragen och måluppfyllelsen genomförts under året och vilka aktiva beslut har fattats av styrelsen/nämnden (eventuellt korrigerande eller kompletterande) med anledning av rapporteringen (exempelvis vid

avvikelser eller befarade avvikelser) och hur har eventuellt väsentliga avvikelser rapporterats till kommunstyrelse och/eller fullmäktige?

Måluppfyllelsen har rapporterats vid tertialuppföljningar samt årsbokslut. Vid

tertialuppföljningen har inga aktiva beslut fattats med anledning av rapporteringen. I samband med årsbokslutet har nämnden beslutat om en åtgärdsplan i syfte att komma till rätta med avvikelserna avseende målområdena kvalitet samt ekonomi.

Hur har måluppfyllelsen och genomförandet av fullmäktiges uppdrag utfallit för 2019?

Vi kan konstatera att måluppfyllelsen avseende kommunfullmäktiges målområde livsmiljö är på god väg att uppnås medan nämnden ej uppnått måluppfyllelse för målområdena kvalitet samt ekonomi. Vår bedömning är därmed att nämnden delvis uppnått måluppfyllelse.

Vilken analys har styrelsen/nämnden gjort av måluppfyllelsen och vilka slutsatser har dragits samt vilka åtgärder har vidtagits med anledning av eventuella avvikelser?

Stadsbyggnadsnämnden har upprättat en åtgärdsplan för de mål som ej förväntas uppnås eller ej har uppnåtts under 2019. Vi bedömer därmed att nämnden vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med eventuella avvikelser avseende måluppfyllelse.

Vilka är styrelsens/nämndens väsentliga riskområden och hur har dessa risker hanterats under året och hur har styrelsen/nämnden arbetat med den interna kontrollen?

Nämnden har utifrån de identifierade riskerna valt att följa upp ett antal risker som bedöms kunna få allvarliga samt mycket allvarliga konsekvenser samt där

sannolikheten är hög. Nämndens tillsynsverksamhet har under stora delar av 2019 inte varit ändamålsenlig varvid vi sammantaget gör bedömningen att den interna kontrollen inte varit tillräcklig.

31 Vaxholms stad

Granskning av nämndernas ansvarsutövande 2019 2020-03-26