Närmare om de krav som ställs
Kraven på hur deltagandet ska ske har utvecklats i förarbetena och innebär för det första att det måste ske en överföring av både ljud och bild i realtid. Bild- och ljudöverföring måste även ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra. Det betyder att:
De som är närvarande i sammanträdeslokalen måste kunna se och höra den distansdeltagande ledamoten.
Den distansdeltagande måste kunna se och höra samtliga andra deltagare.
Om flera ledamöter deltar på distans måste även de distansdeltagande ledamöterna kunna se och höra varandra.
Samtliga deltagare måste kunna delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet enligt förarbetena avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor.
Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall
avgörandet sker genom omröstning. Så länge de digitala utskicken fungerar som de ska bör detta inte vara ett problem i Strängnäs kommun. Det är ändå viktigt att tänka på att om den som deltar på distans inte kan vara fullt delaktig i alla de ärenden som behandlas vid sammanträdet kan deltagandet i det sammanträdet inte sägas ske på lika villkor för alla ledamöter.
Den som deltar på distans måste kunna delta i omröstningar på lika villkor som de närvarande ledamöterna. (Närvarokontrollen måste givetvis kunna ske på samma sätt som när samtliga ledamöter är närvarande).
Såväl den sammanträdesplattform som används, som de tekniska hjälpmedel och den lokal som används av distansdeltagande ledamot, måste uppfylla erforderliga krav på säkerhet, så att kommunen följer gällande dataskydds- och
sekretesslagstiftning.
Förslag till skrivning i reglementet
I SKR:s ”normalmall” föreslås frågan om en nämnds möjlighet att delta på distans regleras enligt följande:
”Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med
ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.
Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast … dagar i förväg anmäla detta till styrelsens/nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i styrelsen/ nämnden.”
Mot bakgrund av vad som sagts ovan angående behovet av att se över rutiner för hur distansdeltagande ska ske innan nämnden får öppna upp för
distansdeltagande, mot bakgrund av problem som påtalats från andra kommuners sida, samt mot bakgrund av skrivningen i förarbetena till kommunallagen om att ledamot endast ska delta på distans om det finns risk för att nämnden annars inte blir beslutsför, föreslås följande skrivning i 18 § kommunstyrelsens reglemente.
Regleringen att ledamot ska anmäla deltagande på distans senast tre dagar i förväg har skett i samråd med kommunsekreterare (de andra kommuner där regleringen av antalet dagar i förväg är känd för undertecknad är Uppsala och Västerås, som har angett att anmälan av deltagande på distans ska ske fem dagar i förväg).
”Styrelsen får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att styrelsen annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter
närvarande på distans.
Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att
utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.
Lokalen som deltagande på distans vistas i ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden, nämndens presidium och i förekommande fall utskott.”
Införandet av paragrafen får också till följd att paragrafer, efter nuvarande 17 § i kommunstyrelsens reglemente byter nummer.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet att formellt öppna upp för distansdeltagande vid kommunstyrelsens sammanträden har inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
De ekonomiska konsekvenserna av att praktiskt möjliggöra distansdeltagande kan i skrivande stund inte överblickas helt.
Det pågår ett arbete kring värdering av behovet av eventuellt inköp av
mötesplattform och framförallt iordningställande av lokaler i kommunhuset så att bild och ljud kan överföras från lokalen på ett säkert sätt (krisledningsnämnden är en förhållandevis liten nämnd och i förhållande till dem bedöms preliminärt att det finns lokal som kan användas).
Behovet av tillhandahållande av eventuell utrustning till distansdeltagare behöver ses över.
Uppföljning
Uppföljning ska ske vid behov, under processen med att införa rutiner och eventuellt utarbetande av styrdokument som närmare reglerar nämndens deltagande på distans. Förutom den översyn som kommer ske vid behov ska uppföljning ske årligen.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, Revidering av kommunstyrelsens reglemente, 2020-03-22
KS § 54 Dnr KS/2020:221-100