Risker och åtgärder - internkontroll - 11.2. Bilaga 1 Nämndernas verksamhetsplaner 2019

Nämnden ska årligen fastställa risker och åtgärder inom ramen för internkontroll. Från och med 2018 redovisas riskhanteringen integrerat i nämndens verksamhetsplan.

Enligt kommunallagen 6 kapitlet 7§ så ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

För att göra detta har under hösten 2017 genomförts fyra workshops för att inventera risker.

Workshops har genomförts ihop med rektorer, administrativa avdelningen, ekonomiavdelningen samt avdelningen för stöd och utveckling. Workshops har även kompletterats med intervjuer.

De risker som framkommit har gåtts igenom under hösten 2018 av ledningsgruppen och därefter har hänsyn tagits till mål och utmaningar, vilka förbättringsområden som finns, oönskade händelser som kan inträffa samt vilken utveckling som krävs framgent. Utifrån detta har risker identifierats.

Totalt har 34 risker identifierats. För riskerna har även sannolikhet och konsekvens poängsats så ett riskvärde kunnat beräknats. Efter riskidentifieringen har ledningsgruppen också gått igenom samtliga riskerna och deras värderingar samt beslutat hur riskerna med höga riskvärden ska hanteras. De flesta hanteras inom ordinarie rutiner och uppdrag. Detta eftersom god

internkontroll kännetecknas av att identifiera och hantera brister och risker inom ordinarie rutin och uppdrag. Att nämnden har en god internkontroll granskas genom att kontrollera att ordinarie

rutiner och uppdrag fungerar. Totalt har sex processer identifierats där kontroll av hur processerna fungerar kommer göras under 2018. Övriga identifierade risker med högre riskvärden hanteras inom ordinarie uppdrag.

1.8.1 Resursbrist påverkar elevresultaten.

Beskrivning av risk

Ny timplan innebär ökat behov av lärartjänster inom matematik och idrott. Detta kräver nyrekryteringar vilket kostar skolorna totalt 9,0 miljoner kronor under 2019 för de kommunala skolorna. Skolpengen är uppräknad med 2,5 procentenheter och i detta ska det inrymmas både löneuppräkning samt denna lagstiftade förändring i timplanen. Risk finns för att resursbrist påverkar kvaliteten i undervisningen och därmed elevernas resultat.

Kontroll/åtgärd Hur och när? Ansvar

(funktion)?

Kartlägga effekten av detta hos skolorna

Under året undersöka och analysera effekten timplaneförändringen samt vad

konsekvenserna blir.

Ekonomiavdelning en

1.8.2 Olweusarbetet tappar fart varvid andel som upplever sig mobbade ökar

Beskrivning av risk

Olweusarbetet fortgår men det är viktig att det inte blir släntrian. Om så är fallet är risken att andelen elever som upplever mobbing ökar.

Kontroll/åtgärd Hur och när? Ansvar

(funktion)?

Utvärdering av Olweusarbetet. Projektgrupp tillsätts för att säkerställa att alla skolor är certifierade och att de skolor som har utmaningar får stöd i arbetet.

Kommunala skolor i Sollentuna

1.8.3 Säkerheten samt integriteten i IT-miljön inte är tillräcklig

Beskrivning av risk

Nya system samt osäkerhet i hur säkra de är.

Kontroll/åtgärd Hur och när? Ansvar

(funktion)?

Stickprovskontroll i

verksamhetssystem. Kontroll av hur verksamhetsystemet

informentor fungerar utifrån interitetskydd och GDPR.

Administrativa avdelningen.

1.8.4 Det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar inte tillfredsställande

Beskrivning av risk

Om det systematiska arbetsmiljöarbetet inte fungerar tillfredsställande finns risk dels att barn, elever och personal får en ohållbar arbetssituation. Det påverkar inte bara barnen och elevernas resultat utan även möjligheten att behålla samt rekrytera komptent personal.

Kontroll/åtgärd Hur och när? Ansvar

(funktion)?

Hur arbetar kontoret med uppföljning av anmälningar i KIA

Genomgång över vilka KIA anmälningar som inkommit och utvärdering vad som gjorts med dessa. Stickprov av ett par ärenden för att se hur dessa hanteras.

Administrativa avdelningen

1.8.5 Bristfälliga lokaler

Beskrivning av risk

Många skolor är gamla och behöver underhåll. Vissa väntar på om och nybyggnation.

Kontroll/åtgärd Hur och när? Ansvar

(funktion)?

Efterfråga lokalinventering samt

underhållsplaner för lokalerna. Genomgång med TFK över planerat underhåll

för samtliga skolor samt även lokalinventering. Administrativa avdelningen

1.8.6 Elever som är mantalsskrivna i kommunen går inte i skolan.

Beskrivning av risk

Cirka 100 elever som är mantalsskrivna i kommunen har inte en känd skolplacering. Orsaken är att de troligen går i skola i annan kommun. Inventering samt kontroll måste göras av att dessa elever uppfyller sin skolplikt.

Kontroll/åtgärd Hur och när? Ansvar

(funktion)?

Skärpa rutinerna kring kontroll

av skolpliktsbevakning Uppföljning av hur skärpta rutiner för skolpliktsbevakning genomförts samt vad resultatet visar.

Administrativa avdelningen

2 Vård- och omsorgsnämnden

2.1 Inledning

2.1.1 Nämndens uppdrag

Beskrivning

Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för vård och omsorg om äldre personer och för personer med funktionshinder, ledningen av den kommunala hälso- och sjukvården inklusive den kommunala patientnämndsverksamheten, bostadsanpassningsbidrag och riksfärdtjänst.

2.2 Omvärldsanalys

Sveriges kommuner och landsting (SKL) har identifierat 13 trender som kan komma att påverka kommunernas uppdrag inom de närmsta åren. Dessa är (i) minskat lokalt och regionalt handlingsutrymme, (ii) stigande förväntningar på välfärden, (iii) hårdare konkurrens om kompetens, (iv) ökad polarisering, (v) ökad bostadsbrist, (vi) ökat fokus på landsbygden, (vii) förändrat medielandskap, (viii) minskad tillit, (ix) ökade möjligheter att effektivisera med ny teknik, (x) ökat kommunalt fokus på integration, (xi) ökad osäkerhet i världen, (xii) fler geopolitiska konflikter och (xiii) från kunskaps- till nätverkssamhälle.

Av dessa 13 trender är fyra särskilt aktuella för vård- och omsorgsnämnden under de närmsta åren. Dessa är (i) minskat lokalt och regionalt handlingsutrymme, (ii) stigande förväntningar på välfärden, (iii) hårdare konkurrens om kompetens och (iv) ökade möjligheter att effektivisera med ny teknik.

Minskat lokalt och regionalt handlingsutrymme

SKL menar att det ställs alltmer detaljerade krav som, direkt eller indirekt, har påverkan på kommunerna. Enligt SKL så ökar såväl den statliga styrningen inom landet som de krav som ställs på kommunerna utifrån direktiv från EU. SKL lyfter upp socialtjänstlagen (SoL) som ett exempel på den ökade detaljstyrningen. Trots att SoL är tänkt att fungera som en ramlag gjordes det över 50 ändringar kring socialtjänstens utformning i lagen under perioden 2006-2013.

Utöver det så har antalet riktade statsbidrag stadigt ökat under hela 2000-talet och i dag finns det över 120 stycken. Nedan följer tre exempel på hur förändrade krav påverkar vård- och

omsorgsnämnden under 2019.

Nya krav på tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO)

Från den 1 januari 2019 så behövs ett tillstånd från IVO för att bedriva någon av följande verksamheter:

 Hemtjänst enligt socialtjänstlagen

 Ledsagarservice enligt LSS

 Biträde av kontaktperson enligt LSS

 Avlösarservice i hemmet enligt LSS

Eftersom det tidigare inte funnits krav på tillstånd finns det en risk att flera verksamheter inte är anpassade efter kraven från IVO. Om flera av verksamheterna inte får tillstånd riskerar det att leda till att kundernas valfrihet inskränks och att vård- och omsorgskontoret kommer behöva lägga resurser på att hantera stor volym av omval.

Översyn av lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS)

2016 inledes en översyn av lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS). Syftet var att skapa en långsiktigt hållbar ekonomisk utveckling av insatsen personlig assistans och att få till stånd mer ändamålsenliga insatser i LSS. I utredningen föreslås en ny lag, lag om stöd och

service till vissa personer med funktionsnedsättning. Vidare finns det i utredningen förslag på att staten tar över hela ansvaret för personlig assistans och att det skapas tre nya LSS-insatser som kommunerna har ansvar för. Om riksdagen fattar beslut i enlighet med utredningen så förväntas kommunernas kostnader öka med 300- 400 miljoner per år. Utöver den löpande kostnaden så tillkommer också kostnader för att exempelvis anpassa verksamhetssystem efter de nya insatserna. Det skulle också medföra krav på att nämnden ska anpassa sitt arbetssätt. LSS-utredningen överlämnades till regeringen i januari 2019.

Lagen om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

En ny lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde ikraft i januari 2018 och ersatte den dåvarande betalningsansvarslagen. Syftet med den nya lagen är att säkerställa en trygg, säker och smidig hemgång från slutenvård till öppenvård. Landstinget och kommunerna i Stockholms län har ingått en överenskommelse om utveckling av samverkan utifrån lagen. Lagen kommer införas i två steg. Det första steget är att övergå till ett nytt arbetssätt och det skedde den 14 november 2018.

I januari 2020 kommer antalet dagar då betalningsansvaret övergår från landstinget till kommunerna förändras. I dagsläget är det efter fem arbetsdagar, och 30 dagar vid utskrivning från en psykiatrisk avdelning, efter det att slutenvården meddelat kommunen om att patienten är utskrivningsklar. Enligt den nya lagen minskar antalet till tre fristdagar för samtliga, i de fall då landstinget och kommunerna inte kommer överens om ett annat antal. Landstinget och

kommunerna arbetar för att ta fram en överenskommelse om antalet dagar och det går därför inte att säga med säkerhet kring vad som kommer gälla 2020, men antalet dagar kommer att minska. Arbetet i enlighet med den nya lagen ställer nya krav på både kontoret och på utförarna.

För kontoret innebär det kortare planeringstid, ökad samverkan och fler möten. För utförare innebär det att de måste ha en beredskap för att kunna ta emot kunder snabbare. Vård- och omsorgskontoret har redan rekryterat personal för att hantera dessa nya krav och kan komma att behöva rekrytera ytterligare en eller fler personer under 2019.

Stigande förväntningar på välfärden

SKL menar att förväntningarna på välfärdstjänsterna stiger. Medborgarnas krav på kvalitet, tillgänglighet och valfrihet ökar. Inom vård- och omsorgsområdet innebär det att de vård- och omsorgstjänster som kommunen erbjuder kanske inte kommer att motsvara medborgarnas högt ställda förväntningar. När förväntningarna inte motsvaras av verkligheten så förväntas missnöjet också att öka. Enligt välfärdsbarometern 2014 är svenskarna mest missnöjda med välfärden i norden, trots att Sverige har en högre kostnad per capita för välfädstjänster än de övriga nordiska länderna. Det här kan komma att kräva att vård- och omsorgsnämnden utvecklar en tydligare kommunikation kring vilka behov som välfärdstjänsterna kan tillgodose.

Hårdare konkurrens om kompetens

SKL menar att många kommuner har svårt att rekrytera till vissa yrkesgrupper och tar upp socionomer som exempel. Konkurrens om arbetskraften har ökat i takt med stora

pensionsavgångar, ökande andel barn och äldre, en brist på utbildad personal och ett stort flyktingmottagande. I storstadsområden kan det vara svårt att behålla personal eftersom det är lätt att byta till andra attraktiva jobb inom regionen. Det pressar upp lönerna och gör att

personalomsättningen ökar. Trenden förväntas hålla i sig under överskådlig framtid. SKL menar att antalet anställda i välfärdstjänsterna behöver öka med knappt 200 000 personer fram till och med 2026, men att antalet personer i arbetsför ålder inte tillnärmelsevis ökar i samma takt. Det kan komma att leda till att vård- och omsorgsnämnden får rekryteringssvårigheter inom de närmsta åren.

Ökad möjlighet till att effektivisera med ny teknik

SKL pekar på att teknikutvecklingen kan effektivisera den kommunala verksamheten och ge upphov till stora möjligheter för kunderna att få större makt över sina egna liv. Inom vård och omsorg har kommuner under flera år använt sig av välfärdsteknik och digitalisering för att förbättra verksamheten. Exempel på detta är nattkameror, sensorer och digitala lås. Ny teknik utvecklas i hög hastighet men än så länge är det få produkter och tjänster som är så väl utvecklade att de kan breddinföras i en kommun.

Demografi

Utöver de 13 trender som SKL identifierat så kommer demografin har stor påverkan på vård- och omsorgsnämndens verksamhet. Andelen äldre i Sverige ökar. Enligt befolkningsprognosen förväntas antalet individer som är 80 år eller äldre öka med nästan 5% per år fram till och med 2023. Inom gruppen 80 år eller äldre är risken för demens högre och därför förväntas även antalet med demenssjukdom öka.

2.3 Ekonomi

2.3.1 Budget på nämndens verksamhetsområde

Verksamhetsområde Budget

2.3.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsområde

Nämnd

Hänsyn har tagits till att nämnden nyligen konstituerat sig efter valet, vilket inneburit ett ökat antal ledamöter i arbetsutskottet.

Vård- och omsorgskontoret

För kontoret har hänsyn tagits till förväntade löneökningar och förändring i personalstat.

Äldreomsorg

Inom äldreomsorgen kommer arbetet med att säkerställa följsamhet till rättspraxis och att kunderna har aktuella beslut att fortsätta. Arbetet med att stärka den övergripande samordningen och kontrollen av brukarflöden kommer att fortsätta och en ny organisation för

myndighetsutövningen kommer att formaliseras och förhandlas med fackliga parter.

För särskilt boende för äldre har volymen fortsatt att minska även efter nedläggningen av servicehuset Tors Backe och andelen tomma platser har ökat under året. Under 2018 togs därför beslut om att avveckla äldreboendet Minerva med 26 platser under våren 2019. Under 2019 får nämnden även tillgång till det översta våningsplanet på Edsbergs äldreboende, vilket möjliggör en utökning med 20 platser vid behov. För 2019 bedöms volymen inom särskilt boende öka med cirka 2,5 % med hänsyn tagen till Minerva och Edsberg.

För hemtjänst 65+ kan vi konstatera att volymökningen avseende hemtjänsttimmar har

utvecklats gynnsamt under 2018. Detta förklaras främst av utvecklingsarbetet kring processerna i myndighetsutövningen vilket inneburit en stringentare och mer likvärdig bedömning av omsorgsbehov. Totalt är bedömningen att volymen hemtjänsttimmar 65+ kommer att öka med cirka 3,2 % under 2019. Det finns en risk för att det nya arbetssättet enligt ny lagstiftning kring utskrivningsklara kan komma att driva kostnader när det gäller bland annat personal för att hantera brukarnas omsorgsbehov vid utskrivning från slutenvården och volymen

hemtjänsttimmar.

Inom öppen och förebyggande verksamhet har två miljoner kronor avsatts till förstärkning av demensområdet. Vård- och omsorgsnämnden arbetar för att förstärkningen av demensområdet ska ske genom att nå tre mål. För det första så ska nyttjandet av insatsen dagverksamhet öka.

För det andra ska kunskapsnivån i hemtjänsten och dagverksamheten öka. Slutligen ska innehållet i dagverksamheten för dementa utvecklas. Kopplat till denna satsning pågår ett utvecklingsarbete kring Fokus demens, som handlar om hur nämnden långsiktigt ska kunna möta behoven inom demensområdet.

Funktionshinder SOL

För boende SOL bedöms volymen öka med cirka 5 %under 2019. Målgruppen är ofta personer med en LSS problematik i kombination med en psykisk problematik samt yngre dementa. Detta innebär att verksamhetsområdet omfattar profilplatser med ofta höga dygnskostnader och en enskild tillkommande individ kan medföra stora merkostnader. För boendestöd enligt SOL ser vi att behoven kommer att öka vilket bland annat är kopplat till arbetet med boendekedja. För turbundna resor fortsätter ett utvecklingsarbete i samverkan med utbildningskontoret och leverantör som förhoppningsvis kan innebära ytterligare kostnadsdämpande effekter.

Funktionshinder LSS

Inom LSS-området kommer arbetet med att säkerställa följsamhet till rättspraxis och att

kunderna har aktuella beslut att fortsätta. Arbetet med att stärka den övergripande samordningen och kontrollen av brukarflöden kommer att fortgå och den nya myndighetsorganisationen kommer att formaliseras och förhandlas med fackliga parter.

Inom verksamheten daglig verksamhet förväntas volymerna öka med knappt 5 % från december 2018 till december 2019, detta är kopplat till att individer som tidigare gått i skolan kommer att behöva insatsen daglig verksamhet. Det fortsatta utvecklingsarbetet med

matchningen av beställd tid och utförd tid bedöms ge gynnsamma effekter på snittpriset.

Kontoret har också initierat diskussioner med försäkringskassan kring hur samarbetet kan stärkas för att hjälpa personer som står nära arbetsmarknaden till ett eget arbete.

För personlig assistans är osäkerheten i volymbedömningarna förhållandevis hög på grund av det dubbla huvudmannaskapet och den eventuella förändringen i lagstiftning. För 2019 bedöms 4 nya individer få insatsen vilket motsvarande en ökning på knappt 14 % Det råder fortfarande

en viss oklarhet kring hur försäkringskassan fortsätter att bedöma insatsen vilket kan innebära oförutsedda ekonomiska konsekvenser för vård- och omsorgsnämnden.

För bostad med särskild service görs bedömningen att volymdämpande åtgärder (bla boendekedja) innebär att antalet verkställda beslut kan hållas på en relativt stabil nivå under 2019. Under 2019 bedöms just nu inte att något nytt boende kommer i produktion. Dock ser vi att det finns ett flertal unga vuxna med särskilda behov som inom en snar framtid kommer att behöva insatser i form av bostad och daglig verksamhet. I inventeringen av lokalbehov framgår att det de närmaste fem åren kommer behövas platser motsvarande ett LSS-boende årligen vilket kommer innebära ökat antal insatser inom bostad med särskild service och även inom daglig verksamhet, vilket är starkt kostnadsdrivande.

När det gäller övriga LSS insatser såsom ledsagarservice, avlösarservice, korttidstillsyn och korttidsvistelse ser vi att behoven kommer att öka vilket främst är kopplat till att fler och fler barn och ungdomar får diagnos för personkretstillhörighet.

2.3.3 Riktade budgetmedel

I fullmäktigebudgeten finns en lista med förändringar jämfört med föregående budgetår. En av förändringarna är att två miljoner kronor avsätts till förstärkning av demensområdet. Vård- och omsorgsnämnden arbetar för att förstärkningen av demensområdet ska ske genom att nå tre mål.

För det första så ska nyttjandet av insatsen dagverksamhet öka. För det andra ska kunskapsnivån i hemtjänsten och dagverksamheten öka. Slutligen ska innehållet i dagverksamheten för

dementa utvecklas. För att nå målen krävs det att kontoret utför vissa aktiviteter. De aktiviteter som är planerade är bland annat att starta upp ett pilotprojekt som rör samverkan och

individanpassning av dagverksamhet samt att rekrytera en person med demenskompetens för att ta fram ett metodunderlag som en del i utvecklingsarbetet.

2.3.4 Investeringsram

2019

Nämndens investeringsbudget -3 700

Nämndens planerade investeringar under 2019 beräknas i dagsläget rymmas väl inom tilldelad investeringsbudget.

2.4 Nulägesanalys

Kritiska kvalitetsfaktorer

I verksamhetsplanen för 2019 har Sollentuna valt att arbeta med så kallade kritiska

kvalitetsfaktorer som en del i kvalitetsstyrning. En kritisk kvalitetsfaktor är något som måste bli uppfyllt för att en verksamhet ska hålla hög kvalitet i sitt grunduppdrag. Det finns fyra

kommunövergripande kvalitetsfaktorer. Dessa är (i) trygga invånare, studerande, arbetande och besökare, (ii) god fysisk och social arbetsmiljö (iii) Sveriges bästa företagsklimat samt (iv) delaktighet i samhället. Vård- och omsorgsnämnden har kompletterat med ytterligare fyra faktorer för att kunna säkerställa kvaliteten i nämndens grunduppdrag. Dessa är (i) hög kundnöjdhet, (ii)hög rättssäkerhet, (iii) ansvarsfull ekonomi och (iv) hög grad av digitalisering inom vård och omsorg

Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

2017 var Sollentuna för första gången med i SKL:s brukarundersökningar för gruppbostad, servicebostad och daglig verksamhet. Sollentuna fick följande resultat för vad gäller andelen

som aldrig är rädd för något på boendet/verksamheten:

2017

Jämförbara kommuner - Kolada

(2014)

Gruppbostad 69% 66%

Servicebostad 60% 64%

Daglig verksamhet 76% 69%

Resultatet för gruppbostad är högre än snittet för både de kommuner som var med i

undersökning och de kommuner som var jämförbara i Kolada år 2014. Det ligger också i nivå med de kommuner som deltagit från länet, men ligger under nämndens målvärde för 2017 på 72%. Resultatet för servicebostad ligger lägre än snittet för samtliga kommuner som deltog. Det är också lägre än snittet för de kommuner som var jämförbara i Kolada 2014 och ligger under nämndens målvärde för 2017 på 72%. Resultatet för daglig verksamhet ligger högre än snittet för samtliga kommuner som deltog i undersökning och snittet för de kommuner som var jämförbara i Kolada 2014. Det ligger också högre än nämndens målvärde på 73%. Vård- och omsorgsnämnden har under 2018 arbetat med trygghetsfrågorna i nära dialog med utförarna.

Under 2018 har det rapporterats 3 anmälningar av vårdskador till IVO. Under perioden 2015 och framåt så har antalet legat relativt jämt. 2017 rapporterades 2 anmälningar, 2016

rapporterades 5 anmälningar och 2015 rapporterades 3 anmälningar.

God fysisk och social arbetsmiljö

Vård- och omsorgsnämnden har arbetat för en god fysisk och social arbetsmiljö på följande sätt:

(i) genom handlingsplaner utifrån resultatet på medarbetarenkäten, (ii) genom aktviteter för mångfald och jämställdhet och (iii) genom strategisk kompetensförsörjning.

Vad gäller (i) så har samtliga avdelningar på vård- och omsorgskontoret tagit fram

handlingsplaner efter medarbetarenkäten som genomfördes under 2017 och arbetat i enlighet med dessa.

När det gäller (ii) har vård- och omsorgsnämnden fortsatt arbeta kontinuerligt med nio aktiviteter som tidigare ingick i jämställdhets- och mångfaldsplanen för 2017. Vård- och omsorgkontoret har också deltagit på en workshop 2018-05-15 tillsammans med

personalavdelningen kring aktiva åtgärder mot diskriminering. Workshopen ledde till tre formulerade aktiviteter. Dessa är (i) könsneutrala toaletter, (ii) förtydligande av chefernas ansvar för hälsosamtal och (iii) övning gällande diskriminering på APT. (i) innebar att ta bort skyltarna som markerar dam- och herrtoalett och istället sätta upp könsneutrala wc-skyltar. Den aktivitet slutfördes under våren. (ii) innebar att anordna en övning på samtliga avdelningars

In document 11.2. Bilaga 1 Nämndernas verksamhetsplaner 2019 (Page 39-176)