Tid för riskhantering: Här anges det när en viss risk blir aktuell under projektet och ska övervakas. Ett datum bestäms även då risken ska vara åtgärdad så att den inte

längre är ett hot mot projektet.

6.7 TRIM i ITT Flygts produktutvecklingsprocess

TRIM är anpassat för att identifiera risker mellan TG2 och TG4 i ITT Flygts produktutvecklingsprojekt, se figur 17. Riskanalysen görs i förstudiefasen vilket är mellan TG1 och TG2. Genom att den görs vid denna tidpunkt finns det en grundläggande kunskap om vilken omfattning projektet kommer att ha. I samband med fasövergången då TG3 inträffar ska processen itereras då det kan tillkomma nya personer till projektet med nya infallsvinklar på problem.

TG2 TG3 TG4 TG5

TG0 TG1

. Förenklad processbild över ITT Flygts produktutvecklingsprojekt

Figur 17

6.8 Analys och diskussion av TRIM

Det som varit grunden vid skapandet av TRIM är att identifieringen av risker ska ske genom ett systematiskt tillvägagångssätt. Detta ska ske med stöd av olika dokument kopplade till projektet likväl som av en simulering på projektplanen. Som nämns i teorin är användandet av dokument såsom kravspecifikation och checklistan till för att de antaganden som görs angående projektets risker inte bara bygger på subjektiva chansningar [3]. I TRIM används en checklista innehållande sedan tidigare vanligt återkommande risker, kravspecifikationen och en simulering av ett projekt nerbrutet i aktivitetsnivå. Checklistan finns med för att den ska lyfta fram de problem som återkommer. Genom att en risk finns på checklistan är det tänkt att det ska analyseras hur arbetssättet kan förändras. För om en risk finns med på checklistan är den inte specifik till ett visst projekt utan det ligger troligtvis något fundamentalt fel i arbetssätet vilket gör att risken ständigt återkommer. Genom att försöka hitta grundorsakerna

47

till problemen som återfinns på checklistan undviks att riskernas symtom hela tiden behandlas. Detta är något som bör undvikas i riskhantering då grundproblemen kommer att förbli olösta och kräva tid och resurser om och om igen [12].

Anledningen att kravspecifikationen ska vara med som stöd vid riskidentifikationen är för att det är här möjligheten finns att hitta ett projekts unika egenskaper. Till exempel om en pump ska tillverkas för en viss marknad kan detta lyftas fram av en kravspecifikation. Sedan kan det analyseras om den speciella marknaden kommer att ställa några speciella krav på pumpen som kan innebära risker. En annan fördel med att använda kravspecifikationen vid riskidentifieringen är att den fokuserar på det som verkligen är viktigt i projektet [14]. Detta gör att kravspecifikationen är ett gott komplement till checklistan för att hitta de för ett projekt specifika risker.

En viktig del av TRIM är att göra en projektsimulering. Detta görs i två syften. Dels för att kunna göra en rimlighetsbedömning av den tidplan som har gjorts för projektet och dels för att hitta kritiska aktiviteter inom projektet. Den simulering som ska ske är en Monte Carlo simulering som bygger på att ett projekt brutits ner på aktivitetsnivå i en WBS. Genom att titta på vilka aktiviteter som hamnar mest frekvent på den kritiska linjen kan man avgöra vad det är i projektplanen som troligtvis kommer att avgöra projektets slutdatum. Ett tips för att hitta risker är att ett projekt bryts ner i en WBS och att varje element sedan analyseras för att hitta tänkbara risker [5]. Detta är en bra tanke i teorin men som blir alltför tidskrävande i praktiken. Enligt den intervjuade metodansvarige på Scania, blir ett alltför omfattande riskanalysarbete för resurskrävande mot vad det ger tillbaka. Om varje element i en WBS analyseras så kommer det ge ett så stort antal risker att de blir omöjliga att hantera och kontrollera. Därför är TRIMs metod bra, där en simulering av ett projekt visar vilka till exempel de 20 mest kritiska aktiviteterna är, och att dessa sedan analyseras för att hitta de risker som finns hos dessa aktiviteter. På detta sätt används den teori med att analysera risker i en WBS aktiviteter, fast den blir mer praktisk användbar genom att bara det som är kritiskt för projektet analyseras. Genom att en Monte Carlo simulering väljer vad som bör analyseras blir valet mindre subjektivt än om en projektgrupp direkt skulle gå in i en WBS och avgöra vilka element som var mer kritiska än andra. Dock måste det poängteras att de indata som förs in är subjektiva men själva valet av kritiska element väljs genom simulationen på statistiska grunder.

En annan stor nytta Monte Carlo-simuleringarna ger är sannolikheter på olika projekttider. Detta är något som är nyttigt vid planering och styrning av en totalprojektportfölj. Det som är viktigt här är att de resultat som fås speglar verkligheten. För att de ska kunna göra detta är det avgörande att de indata som matas in i modellen är korrekta. Alltså blir det viktigt att ITT Flygt sparar utfall från aktiviteter och för dessa vidare genom uppdateringar av data mellan projekt. Simuleringsmodellen kommer att vara starkt beroende av ITT Flygts förmåga att underhålla den indata man har uppdaterat.

Rent allmänt är TRIM i teorin en bra metod för att hitta risker inom ett projekt. Dock är det svårt att uttala sig om hur TRIM fungerar rent praktiskt då modellen ännu inte är testad. Genom att använda TRIM fångas risker upp på en bred front, dels analyseras återkommande risker med hjälp av checklistan och mer unika risker med hjälp av kravspecifikationen. Dels används en simulering för att hitta de kritiska delarna under ett projekt och med stöd av den kunskapen kan det analyseras var de finns för risker inom dessa delar. Sedan ges också en risknivå på den tidplan som uppförts, vilka chanser det finns att den uppnås och om den överhuvudtaget är rimlig. TRIM är en metod som kan fungera bra, men den ställer vissa krav på att ITT Flygt lär sig ta vara på kunskaper från tidigare projekt för att kunna hålla checklistan och indata till simuleringar uppdaterade. Omvänt kanske det också kan sägas att

48

TRIM öppnar ögonen för att det finns nytta av att föra över information mellan projekten och det kan till och med enligt oss bli ett verktyg som tvingar dem att börja göra det.

49

7. Diskussion & Rekommendationer för Vidareutveckling