Kommunfullmäktige
Ger kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram en översiktsplan.
Antar Översiktsplan 2050 för Norrtälje kommun.
Kommunstyrelsen
Har kommunfullmäktiges uppdrag att ta fram en översiktsplan.
Fattar beslut som berör översiktsplaneprocessen. Särskilda beslutstillfällen är beslut om samråd och beslut om utställning.
Godkänner projektplan.
Politisk styrgrupp
Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott (SBU) är styrgrupp för projektet. Utöver SBU ska den politiska styrgruppen innehålla en representant för varje parti som är representerat i kommunfullmäktige.
I specifika frågor kan styrgruppen adjungera fler personer. Den politiska styrgruppen styr inriktningen på översiktsplanen och får löpande rapportering gällande projektet.
Beslut förankras avseende fortsatt arbete, revideringar av projektplan, tidplan, budget och resurser samt avstämningar inför vidare politisk beredning.
Forum för avstämning för projektledaren.
Projektägare (Kommundirektör)
Är projektägare och har det övergripande ansvaret för projektet gentemot uppdragsgivaren.
Ger direktiv och tar delegationsbeslut.
Tjänstemannastyrgrupp
Tjänstemannastyrgruppen säkerställer att projektplanen följs och svarar för den ekonomiska uppföljningen av projektet. Här sker snabbare avstämningar gällande översiktsplanens inriktning, resurser med mera.
Är resursägare.
Utgör forum för avstämning för projektledaren.
Svarar för att projektet följer budget och tidplan.
Granskar och tar del av projektekonomi och resultat.
Håller sig informerade om projektet via projektledaren genom månadsvisa möten.
Fattar erforderliga beslut för att projektet ska framskrida enligt planen.
Deltar i utbytesmöten med projektgruppen/ styrgruppen.
Tjänstemannastyrgruppen har befogenheter att:
Tilldela projektmedlemmarna mandat att agera utifrån projektplanen.
Samråda med projektgruppen om projektets fortskridande.
Begära och få information om projektet.
Projektledare
Projektledaren har ansvar för att:
Samordna upprättande av ny översiktsplan.
Upprätta och följa projektplan, tidplan och projektkalkyl, samt informera i tid om avvikelser.
Driva och dokumentera projektet enligt planen.
Hålla tjänstemannastyrgruppen löpande informerad.
Rapportera till den politiska styrgruppen en gång i månaden i samråd med projektägaren.
Kommunicera med och motivera de som deltar i projektet
Säkerställa att konsulter rapporterar fortlöpande enligt ingångna avtal Projektledaren har befogenhet att fatta beslut som rör projektets genomförande inom ramen för projektplanen och leda projektgruppen.
Referensgrupp
Berörda tjänstepersoner och externa remissinstanser får översiktsplanen på remiss och fungerar rådgivande till projektledaren.
Projektgrupp (ÖP-gruppen)
På grund av arbetets bredd är det inte resurseffektivt att ha en fast projektgrupp med representanter för alla ämnesområden. En mindre projektgrupp samordnar
översiktsplanearbetet under hela projektperioden. Projektgruppen knyter sedan till sig kompetenser från andra verksamheter och enheter.
Utför det kontinuerliga arbetet utifrån projektplanen, medverkar vid beställningar och gör utredningar och analyser, granskar framtagna planhandlingar m.m.
Deltar vid möten.
Levererar material enligt överenskommelse.
Rapporterar aktivitetsstatus till projektledaren.
4.3 Bemanning av Tjänstemannastyrgrupp, Projektgrupp och Referensgrupp
Projektgruppen (ÖP-gruppen) består av tjänstemän från planering och
strategiavdelningen inom kommunstyrelsekontoret medan referensgruppen består av representanter från alla berörda förvaltningskontor/avdelningar/enheter inom
kommunen och de kommunala bolagen. Nedanstående tabell beskriver deltagarna i tjänstemannastyrgrupp, projektgrupp (ÖP-grupp) och referensgrupp. Listan över referensgrupp är preliminär och kommer att behöva stämmas av med respektive förvaltning- och avdelning. Den kommer även att behöva uppdateras under arbetets gång.
Avdelning Kompetens Namn
Tjänstemannastyrgrupp
Samhällsbyggnadsdirektör Anna Keskitalo
Samhällsbyggnads kontoret
Tf Mark- och exploateringschef
Charlotte Köhler
Samhällsbyggnads kontoret
Planchef Helena Purmonen
Norrtälje Vatten och Avlopp AB Kommunstyrelseko ntoret
Planering- och strategichef (sammankallande och projektledare till extern konsult är upphandlad)
Linda Börjesson
Projektgrupp (ÖP-gruppen)
Konsultföretag Projektledare Konsult
(Planering- och strategichef ansvarar fram till extern projektledare
finns på plats)
Planering och strategiavdelningen
Projektdeltagare/
Översiktsplanerare
Anna Bolinder
Planering och strategiavdelningen
Projektdeltagare/
Översiktsplanerare
Emma Tarrodi Orlunder
Planering och strategiavdelningen
Projektdeltagare/
Översiktsplanerare
Johan Mattsson
Referensgrupp
Planavdelningen Planfrågor, ekologi
Mark och exploateringsav-delningen
Kommunalt markinnehav och exploatering inkl stadsarkitekt
Gatu och parkavdelningen
Vägfrågor, allmän plats, viss strategisk infrastruktur Norrtälje Vatten
och Avlopp AB
Renhållning, avfall, VA
Fastighetsavdel-ningen
Lokalförsörjning
Kommunikations-avdelningen
Samråd, utställning och övrig kommunikation
Trygghets- och säkerhetskontoret
Miljö & Hälsoskyddsfrågor
Bygglovsavdelning
Planering och strategiavdelningen
Vattenplan
Klimat och miljöstrategi Landsbygds- och skärgårdsfrågor
Strategisk lokalförsörjning Bredbandsfrågor
Äldreombudsman Näringsliv och
etableringsavdel-ningen
Näringsliv och arbetsmarknad
Kultur- och fritidskontoret
Kultur- och fritid, kulturmiljö
Barn- och
utbildningskontoret
Skol- och
utbildningsutvecklingsfrågor Socialkontoret Sociala frågor
Kommunalförbund et sjukvård- och omsorg i Norrtälje kommun KSON
Äldre, sjukvård och omsorgsfrågor samt tillgänglighetsfrågor
Norrtälje Energi AB
Energiutveckling, Bredband
Campus Roslagen AB
Utbildning, Studentboende
Roslagsbostäder AB
Frågor rörande allmännyttan, Bostadsförsörjning
5 Genomförande 5.1 Metodplan
Projektet ska drivas enligt Norrtälje kommuns generella projektmodell samt i enlighet med gällande lagstiftning och avdelningens rutiner.
5.2 Riskhantering
Den största risken med all översiktlig planering är förankringen. Bristande förankring riskerar att översiktsplanen inte bidrar till kommunens utveckling. Det är därför av största vikt att planen är välförankrad. Förankringen kan enklast delas upp i tre delar:
politisk förankring, intern förankring i organisationen och extern förankring Den politiska förankringen kan säkras genom att politiken aktivt deltar redan i inledningen av processen och därigenom har ett grundläggande inflytande över vilka mål och strategier planen pekar ut. För att förankringsprocessen ska lyckas bör avstämning med politiken ske oftare än i andra typer av planer, då översiktsplanen är ett strategiskt politiskt dokument. Med tanke på vikten av den politiska förankringen är det lämpligt att politiken tar ställning till inriktningen på samrådsförslaget under arbetet med detta.
Den interna förankringen i organisationen är beroende av att alla verksamhetsområden har möjlighet att delta i processen och påverka planens innehåll.
Den externa förankringen bygger dels på en tidig dialog med kommunmedborgare, företag och föreningar, men även på tidiga kontakter med andra kommuner, statliga myndigheter och exploatörer/markägare.
En annan risk är att översiktsplanen blir otydlig och svåranvändbar. Planens användbarhet är beroende av hur mål och rekommendationer formuleras, av hur kommunens ställningstaganden redovisas på kartor, samt av plandokumentets layout.
Tidplan och kvalitet kan påverkas av resursbrist hos den ordinarie personalen.
Långsiktig prioritering inom kommunen samt god kommunikation mellan
avdelningarnas ledning för att säkerställa att kontinuerliga resurser finns att tillgå är avgörande. Det finns en risk för att Länsstyrelsen inte yttrar sig inom angiven tid för samråd och utställning. Eventuellt kan fler utredningar behöva göras under processens gång vilket kan påverka budgeten. Även förändringar i lagar och regler kan påverka under arbetets gång.
Det finns en risk att upphandlad extern projektledare väljer att lämna uppdraget för en annan arbetsgivare eller är frånvarande pga sjukdom eller föräldraledighet.
Projektdeltagare från projektgruppen (ÖP-gruppen) kan under perioden ta över som
projektledare. Det är viktigt att projektgruppen (ÖP-gruppen) hålls kontinuerligt informerad om arbetet för att vid behov kunna ta över projektledarrollen.
5.3 Ändrings- och versionshantering
Projektledaren sammanställer ändringar och oklarheter för diskussion med beställaren som lyfter frågor vid behov i styrgrupp.
5.4 Kvalitetssäkring
Kvalitetssäkring av projektets dokument kommer att ske enligt
kommunstyrelsekontorets rutiner i samråd med Länsstyrelsen, referensgrupp och allmänhet.
5.5 Test och verifiering
Ett förslag till Översiktsplan 2050 för Norrtälje kommun skickas ut på samråd samt utställning och revideras därefter innan den till sist godkänns och antas politiskt.
5.6 Administration
Projektet administreras enligt interna rutiner.
5.7 Möten och rapportering
Projektledaren håller i möten med projektgruppen (ÖP-gruppen), deltagare i
referensgrupp, samt övriga eventuella konsulter. Projektledaren avgör hur mötena ska organiseras och bemannas.
Inför politiska beslut skriver projektledare och planering- och strategichef tjänsteutlåtande och levererar handlingar. Projektledaren rapporterar eventuella avvikelser till beställaren.
Projektledare och planering- och strategichef rapporterar ekonomiska redovisningar (resultat mot budget) till beställare och tjänstemannastyrgrupp.
Projektledare sammanställer ändringar och oklarheter för diskussion med beställaren som lyfter frågor vid behov i styrgrupp.
6 Intressent- och kommunikationsplan
SBU hålls informerade om det löpande arbetet av beställaren och projektledaren.
Styrgrupp informeras av projektledare och planering- och strategichef under styrgruppsmöten. De fattar beslut som framgår av SBU:s protokoll.
Beställaren informeras av och ger direktiv till projektledaren vid möten inför styrgruppsmöten och vid andra tillfällen vid behov.
Referensgrupp och berörda sakägare informeras under remisstillfällen, dvs. de får planhandlingarna skickade till sig och har möjlighet att svara skriftligt. Dialog kan också ske via samrådsmöten.
7 Bilagor
Ej tillämpligt.