2.1 Fakturering av Va-avgifter
2.1.1 Lagar, regler och riktlinjer
Det som reglerar Va-verksamhet är Lag om allmänna vattentjänster samt den av kommunfullmäktige beslutade Va-taxan.1
I Lag om allmänna vattentjänster fastslås:
- på vilka grunder en fastighetsägare är skyldig att betala för en allmän va-anläggning - avgifternas storlek och grunderna för hur de beräknas
- att avgifterna får bestämmas som anläggningsavgifter och brukningsavgifter - att avgifterna inte får överskrida det som behövs för att täcka de kostnader som är nödvändiga för att täcka kostnaderna för vattentjänsten
- att Va-verksamheten skall särredovisas och gemensamma kostnader fördelas
Kommunens nuvarande Va-taxa är antagen i kommunfullmäktige 2009-11-18 och reviderad 2012-11-28.
I enlighet med lag om allmänna vattentjänster indelas va-avgifterna i Härjedalens kommun i två delar:
- Anläggningsavgifter(engångsavgifter, vid nya anslutningar till va-systemet) - Brukningsavgifter (periodiska avgifter)
2.1.2 Omfattning av fakturering av avgifter för V/A
Av nedanstående tabell framgår omfattningen av V/A-avgifter:
2009 2010 2011 2012
Brukningsavgifter, tkr 33 059 40 437 41 482 43 460 Anläggningsavgifter, tkr 5 622 6 832 9 745 14 592
2.1.2 Rutin vid fakturering av anläggningsavgifter
Fakturering av anslutningsavgifter uppkommer när någon vill ansluta sig till det kommunala va-systemet. Det gäller främst nybyggnation men även vid om – och tillbyggnad.
Taxan för anläggningsavgifter bygger på avgift för framdragning av servisledningar till förbindelsepunkt och upprättande av förbindelsepunkt för vatten och spillvatten (avlopp)
1 Det finns även Allmänna bestämmelser för brukande av den allmänna vatten- och
avloppsanläggningen i Härjedalens kommun som reglerar förhållandet mellan huvudman och fastighetsägare.
Deloitte Granskning av debitering av avgifter 5
samt en avgift för varje lägenhet. Om anläggningsavgifter bara avser vatten eller avlopp är avgiften 70 % av hel avgift. Sker tillägg av ytterligare en uppsättning betalas resterande 30 %.
Om någon vill ansluta sig till kommunala Va-nätet görs en ansökan. När arbetet är slutfört beräknar handläggare ett faktureringsunderlag och fakturerar anläggningsavgifter i ekonomisystemet.
2.1.3 Rutin vid fakturering av brukningsavgifter
De allra flesta, ca 98 %, faktureras enligt en poängberäkning som bygger på poäng per bostadslägenhet om högst 3 rum och kök och större än 40 m2 (20 p) och poäng per lägenhet mindre än eller lika med 40 m2 (15 p) samt tilläggspoäng för varje bostadsrum utöver 3 (1 p)
Mätaravläsning sker för en mindre del och ska främst avse storförbrukare som bygger på en fast avgift och brukningsavgift. En person på Va-avdelningen handlägger det löpande arbetet med va-avgifter i faktureringssystemet Webdeb.
Inläggning av Va-taxan i systemet
Det är viktigt att taxan läggs in rätt i verksamhetssystemet. Va-taxan läggs in i systemet inför nytt år då indexreglering av taxor sker. Genomgång har skett av inlagda taxor och vi konstaterar att de är rätt inlagda. De fasta avgifterna läggs in utifrån antal dagar under tertialet vilket innebär att den fasta avgiften varierar mellan debiteringarna. Utslaget på helår blir dock beloppet riktigt.
Mätaravläsning
För den mindre del av va-abonnenterna (200 – 250 st) som har vattenmätare sker avläsning av egen personal inom Va-avdelningen.
Fakturering
Fakturering av Va-avgifter sker kvartalsvis. Va-avgifter för januari till mars faktureras i mars med sista april som förfallodatum.
När faktureringen är klar görs en ”provfakturering” och vissa kontroller genomförs.
Efter provfaktureringen görs en definitiv fakturering och en bokföringsfil skickas till ekonomisystemet. Flera fakturafiler skapas; en fakturafil skickas till Idata som skriver ut, kuverterar och skickar ut fakturorna till abonnenterna, en fakturafil skicks till Tieto för vidarebefordran till banker för de som betalar via e-faktura, en faktura skicks till bankgirot för de som betalar via autogiro och en fakturafil skapar svefakturor.
Kundreskontra och kravverksamhet
Kommunen har en kundreskontra och kravverksamheten hanteras av ekonomiavdelningen.
Vid utebliven betalning skickas inga påminnelser utan inkassokrav skickas 10 dagar efter förfallen betalning. Under 2012 skickades 26 199 fakturor avseende Va-avgifter. Antalet inkassokrav uppgick till 1 237.
Vi bedömer att kommunen har bra rutiner för kravverksamheten.
Deloitte Granskning av debitering av avgifter 6
2.2 Fakturering av renhållningsavgifter
2.2.1 Lagar, regler och riktlinjer
Kommunen har renhållningsansvar enligt miljöbalken. I miljöbalken regleras hur kommunen har rätt att ta ut avgifter. Enligt miljöbalken ska renhållningsavgifterna vara beräknad till högst det belopp som behövs för att täcka nödvändiga kostnader för renhållningen. Avgiften får tas ut på ett sådant sätt att återanvändning, återvinning eller annan miljöanpassad avfallshantering främjas. Avgift skall betalas enligt den taxa som kommunfullmäktige antar och i taxan skall anges hur avgiften bestäms när taxan i övrigt saknar tillämplig bestämmelse om avgift.
Kommunens renhållningstaxa är beslutad av kommunfullmäktige och började gälla från 1 januari 2012. Renhållningstaxan innehåller avgifter för sophämtning för hushåll och företag och slamtömning.
2.1.2 Omfattning av fakturering av avgifter för renhållning
Av nedanstående tabell framgår omfattningen av fakturerade avgifter för renhållningsavgifter:
2009 2010 2011 2012
Renhållning, tkr 25 077 23 539 24 250 26 758
2.2.2 Rutin vid fakturering av renhållningsavgifter
Fakturering och registerhållning sköts av kommunen. Tömning sker på entreprenad av Reaxcer Miljö AB och dess underentreprenörer.
Taxan för kärlavfall är uppbyggd med dels en grundavgift som är lika för alla. Utöver detta betalas hämtningsavgifter enligt behov med olika prissättning för villahushåll, flerfamiljshus, samfälligheter och verksamheter. För turistområden (och övriga) är även hämningsavgiften en fast avgift. Där har abonnenter rätt att ansöka om taxa för lågt nyttjande (högst 3 veckor).
Kommunen har ett automatiskt system för registrering av tömning av avfallsbehållare där varje avfallsbehållare är försedd med en tagg för kärlidentifiering. Sopbilarna är försedda med avläsningsutrustning och programvara som registrerar varje tömning vilket på ett enkelt sätt kan läsas in i verksamhetssystemet.
Även fakturering och registerhållning för slamtömning sköts av kommunen. Tömning sker på entreprenad av Reaxcer Miljö AB och dess underentreprenörer.
Avgifter för slamtömning bygger på insamlings- och behandlingsavgift beroende på volym. Tilläggstjänster som faktureras är akut och extratömningar samt slangdragning utöver 10 m.
Slamtömningen utförs av entreprenören enligt upprättade tömningslistor och underlag för debitering registreras elektroniskt under turerna. Även slamtömningsfordonen är försedda med programvara som kommunicerar med verksamhetssystemet. Efter slutförd tur skickar entreprenören skickar entreprenören en fil med underlag för fakturering.
Deloitte Granskning av debitering av avgifter 7
En assistent på Va-avdelningen handlägger det löpande arbetet med renhållningsavgifter i faktureringssystemet Webdeb.
Inläggning av renhållningstaxan i systemet
Det är viktigt att rätt taxa är inlagd i verksamhetssystemet för att avgiften ska bli korrekt.
Vi har i kontrollen funnit taxor som inte är rätt inlagda i verksamhetssystemet. Det rör sig dock om ett fåtal taxor, små belopp och få berörda.
De fasta avgifterna läggs in utifrån antal dagar under tertialet varför den fasta avgiften varierar mellan debiteringarna, men blir på helår riktig.
Fakturering
Fakturering av renhållningsavgifter sker kvartalsvis för den allra flesta delen av abonnenter. Samfälligheter och verksamheter kan i vissa fall faktureras månadsvis.
När faktureringen är klar görs en ”provfakturering” och vissa kontroller genomförs.
Efter provfaktureringen görs en definitiv fakturering och en bokföringsfil skickas till ekonomisystemet. Flera fakturafiler skapas; en fakturafil skickas till Idata som skriver ut, kuverterar och skickar ut fakturorna till abonnenterna, en fakturafil skicks till Tieto för vidarebefordran till banker för de som betalar via e-faktura, en faktura skicks till bankgirot för de som betalar via autogiro och en fakturafil skapar svefakturor.
Kundreskontra och kravverksamhet
Kommunen har en kundreskontra och den och kravverksamheten hanteras av ekonomiavdelningen.
Vid utebliven betalning skickas inga påminnelser utan inkassokrav skickas 10 dagar efter förfallen betalning. Under 2012 skickades 46 253 fakturor avseende renhållningsavgifter, antalet inkassokrav uppgick till 2 386.
Vi bedömer att kommunen har bra rutiner för kravverksamhet.
Deloitte Granskning av debitering av avgifter 8