Organisationers insamlings process kan innehålla:
● data inblandning i rättssaken?
67 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 6:
DATA COLLECTION.
68 Ibid.
69 COMPUTER SWEDEN IT-ord Ord och uttryck i IT-branschen IDG:s ordlista.
70 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 6:
DATA COLLECTION.
● hur många datakällor är inblandade, och hur tillgängliga är de datakällorna?
● kommer insamlingen att involvera några specialverktyg eller expertis?
● innebär juridisk fråga krypterad eller känsliga data?
● finns det interna IT-resurser tillgängliga för att utföra och hjälpa till med datainsamlingen?
● vad är tidsbegränsningarna?
● vilken typ av insamlingsteknik används för att utföra insamlingarna?71 De metoder som ska användas för att få svar på dessa frågor är:
- Själv-insamling är att man arkiverar och kopierar relevanta filer till en gemensam enhet eller bärbar lagringsenhet. De flesta experter råder inte att ha egen insamling av de anställda, eftersom de flesta anställda inte är tekniskt kunniga och det är högst sannolikt att de gör misstag och förbiser viktiga dokument. På samma sätt har flera domstolar ifrågasatt huruvida medarbetarnas insamling utgör ett ”försvarbart” eDiscovery-svar med tanke på möjligheten för misstag av anställda. När det gäller små frågor som involverar låga volymer av konventionella data (e-post, textbehandlings handlingar etc.) kan arbetstagarensegen insamling vara rimlig och kostnadseffektiv, särskilt när motparten och domaren har avregistrerat sig i förväg.
- IT-insamling är den allra vanligaste insamlingsmetoden som innebär att IT-avdelningen utför den faktiska datainsamlingen på den juridiska avdelningen. Det är bra att ha stöd av väl IT-utbildad personal vid insamlings processen, eftersom de förstår datavärlden och vanligtvis har teknisk kompetens för allt som behövs. Men det finns dock
71 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 6:
DATA COLLECTION.
nackdelar. I organisationer med begränsade interna IT-resurser kan datainsamlingar vara tidskrävande och hålla IT-personal från andra kritiska projekt. IT-experter som även ska samordna datainsamling och troligen utan tydlig vägledning vad som specifikt ska gå att samlas, kommer sannolikt att samla in mycket mer, vilket resulterar i mer data som måste behandlas och granskas.
- Extern insamling för organisationer med mycket begränsade IT-resurser kan en tredjepart som är expert bli uppmanad att utföra
datainsamlingen. En extern expert kommer sannolikt att ha fastställda förfaranden och alla nödvändiga verktyg och färdigheter att utföra en insamling som tål högsta nivå av rättslig granskning. Det kan emellertid vara en stor kostnad som är förknippad med att få ut hjälp, vilket är anledningen till att de flesta experter rekommenderar att organisationer har åtminstone någon nivå av intern insamlings kapacitet.
- Fjärrinsamlinganvänder ett centralt internt insamlingssystem som är integrerat med företagsdata källor vilket gör att ESI kan samlas in på distans. Även om insamlingen fortfarande kan utföras av en IT-professionell, behöver den inte någon direkt interaktion med
datakällornaoch kan vanligtvis utföramycket själv snabbare och mer effektivt än med de traditionella metoderna. Dessa system stöder också mer riktad insamling genom att använda sök- och analysteknik. Många experter argumenterar för fjärrinsamling som är det mest effektiva och kostnadseffektiva tillvägagångssättet för stora organisationer med konsekvent insamlings krav. 72
72 Ibid.
5.4.1 Utveckla en insamlingsstrategi
I motsats till de insamlingsmetoder som beskrivs ovan, som är ”hur” så är nu ”varför” samla in uppgifter på olika sätt?
Insamlingsstrategi kan förändras under tiden och det är viktigt att överväga under hela tiden. Om fallet leder till en tidig uppgörelse, är det inte
meningsfullt att samla in och bearbeta en massa data som inte behövs.
Andra överväganden som ska gå in i din insamlingsstrategi är:
● hur externa experter ska vara inblandade
● finns känsliga data som ska garanteras större skyddsåtgärder?
● några anställda kan ha viljan att ändra eller ta bort relevanta uppgifter73 5.4.2 Validera insamlingen
Insamling kan leda till omfattande tvister mellan parter om det misstänks att de inte agerar i god tro eller att insamlings processen förändrar innehållet. När sådant uppstår, förlitar sig man vanligtvis på att något mekaniskt ska bevisa att samling har genomförts korrekt och det är bevis nog. För att säkerhetsställa bör man göra på följande sätt:74
5.4.3 Spårbarheten
Sedona-konferensen75 definierar att inom vården ska man från start
dokumentera för att kunna identifiera dokumentationens början fram till tiden det presenteras i domstol eller på något annat sätt överförs eller lämnas in. För en noggrann kedja av dokumentation, kan garantera en äkthet och motbevisa eventuella data manipulering.76
73 Ibid.
74 Ibid.
75 The Sedona Conference (TSC) är en forsknings-och utbildningsinstitut dedikerade till den avancerade studie av lag och politik.
76 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 6:
DATA COLLECTION.
5.4.4 Hashing (kondensat)77
Vanligen kallad ”digitalt fingeravtryck” som är ett hashvärde en särskild krypteringskod som är associerad med varje datafil. Hash-kod ger filer en unik digital identifierare. Om en fils innehåll ändras också filens hashtag, vilket indikerar att filen inte är densamma som den var förut. Genom att jämföra hashvärden före och efter insamlingen kan du enkelt visa att en fil är samma som den är efter.78
5.4.5 Audit trail79
Audit trail är automatiska register som är genererade av system som spårar användaraktivitet. I samband med insamlingen kan de vara användbara för att visa när en insamling ägde rum, mängden data som samlades in.80
5.4.6 Databehandling Databehandling och insamling hör ihop. Vid eDiscovery förbereder
bearbetningen av de insamlade data för advokatrevision. När data har samlats in kommer uppsättningen att innehålla en ganska rörig mix av filtyper och format, bilagor och oviktiga systemfiler och en massa dubbletter. Bearbetning rensar så att det insamlade ESI kan hittas av advokater och granskningsverktyg.
Databehandling är en mycket teknisk process som eDiscovery-utövaren inte behöver kunna. Dock är det viktigt vem som ska göra databehandlingen. De flesta organisationer lämnar ut databehandling till tredjepartsleverantörer som använder specialteknik. Idag finns ett växande antal företag som har installerat bearbetningsprogramvara. Det finns insamlingsteknik som i huvudsak
konsoliderar insamling och bearbetning i ett steg.81
77 COMPUTER SWEDEN IT-ord Ord och uttryck i IT-branschen IDG:s ordlista. Bilaga 9.
78 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 6:
DATA COLLECTION.
79 COMPUTER SWEDEN IT-ord Ord och uttryck i IT-branschen IDG:s ordlista.
80 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 6:
DATA COLLECTION.
81 Ibid.