eDiscovery-samverkan för digitalt bevarande

eDiscovery-samverkan för digitalt bevarande

Anna Carlsson

C-uppsats

Huvudområde: Arkiv- och informationsvetenskap GR (C) Högskolepoäng: 15 hp

Termin/år: VT/ 2019

Handledare: Ann-Sofie Klareld Examinator: Erik Borglund

Kurskod/registreringsnummer: AK038G

1 Innehåll

1 Inledning ... 1

1.1 Syfte och mål ... 7

1.2 Frågeställning ... 7

2 Relaterad forskning ... 8

3 Metod ... 17

3.1 Val av vetenskaplig metod ... 17

3.2 Tillvägagångsätt ... 18

4 Teoretiskt ramverk ... 20

4.1 Electronic Discovery Reference Model (EDRM)... 20

4.2 E-Discovery Maturity Model ... 22

4.3 The Leading Dimensions Profile (LDP) Ramverk ... 25

5 Resultat ... 26

5.1 Sveriges “eDiscovery- teknik” ... 26

5.2 eDiscovery processar datamaterialet ... 28

5.2.1 Tre av elementen i Electronic Discovery Reference Model (EDRM) process utvecklingsmognad ... 29

5.3 Metadata ... 33

5.3.1 Bitstream ... 33

5.4 Samlingsmetod ... 33

5.4.1 Utveckla en insamlingsstrategi ... 36

5.4.2 Validera insamlingen ... 36

5.4.3 Spårbarheten ... 36

5.4.4 Hashing (kondensat) ... 37

5.4.5 Audit trail ... 37

5.4.6 Databehandling ... 37

5.5 Datainsamling ... 38

5.5.1 Överhämta inte ... 38

5.5.2 Förbered först ... 38

5.5.3 Översamla ... 38

5.5.4 Skapa ett ESI-arkiv ... 39

5.6 Datainsamlingsverktyg ... 39

5.6.1 Insamling på plats ... 39

5.6.2 Analys före insamling ... 40

5.6.3 Datakällans integrationer ... 40

5.6.4 Spot insamling ... 40

5.6.5 Mobila insamlingsverktyg ... 40

5.7 EDRM standard ... 41

5.7.1 Collection Standards ... 41

5.7.2 Identification Standards... 41

5.7.3 Production Standards, ( Version 1 , Version 2 ) ... 42

5.8 eDiscovery-teknik ... 43

5.8.1 Point Tool eller Platform ... 43

5.9 CDS (Complete Discovery Source) ... 44

5.10 Artificiella intelligensen (AI)... 46

6 Forskningsförslag ... 48

7 Diskussion ... 49

8 Slutsats ... 52

9 Referenser ... 54

Uppsats ... 54

Rapport ... 55

Tidskrift ... 55

Universitet ... 55

Litteratur ... 56

Företag ... 57

Uppslagsverk ... 58

Föreläsning... 59

Bilagor:

1–6 Intervju 7–12 Ordlista

Abstract

To solve the problems of long-term digital preservation, there must be an interaction between man, the process and the technology. Data processing is an important step to secure the digital long-term storage of documents, and to use collaborative surfaces with common platforms, for preparation between archive institutions. In a computer network that should automatically be able to find and communicate with other equipment in the same network, we use different systems daily to open our files, which in the original file format has a "built-in"

format, which in a certain way organizes data to be read and processed by a computer program. Here, the collection of the material is required to be done correctly. The need for contact areas for collaboration is great and an activity for solutions that enable, among other things, to comply with legislation on information retention is ongoing. Authorities and many companies that have not yet noticed the problem have the need for solutions.

Key words: eDiscovery, Collection, Preservation, Artificial Intelligence.

Modeling, Framework, Dimensions Profile, Modeling Concepts, Standards.

Abstract (Swedish)

För att lösa problemen med långsiktigt digitalt bevarande måste det finnas en samverkan mellan människan, processen och tekniken. Databearbetning är ett viktigt steg att säkra den digitala långtidslagringen av dokument, och att använda samarbetsytor med gemensamma plattformar, för utarbetning mellan arkivinstitutioner. I ett datornätverk som automatiskt ska kunna hitta och kommunicera med annan utrustning i samma nätverk så använder vi dagligen olika system för att öppna våra filer, som i det ursprungliga filformatet har ett

"inbyggt" format, som på ett bestämt sätt ordnar data som ska läsas och bearbetas av ett datorprogram. Här krävs att insamlingen av materialet görs korrekt. Behovet av kontaktytor för samarbete är stor och en aktivitet efter lösningar som möjliggör bland annat att uppfylla lagstiftning om bevarande av information pågår. Myndigheter och många företag som ännu inte

uppmärksammat problematiken har behovet av lösningar.

Nyckelord: eDiscovery, Insamling, Bevarandesystem, Artificiell intelligens.

Modelleringsmetoder, Plattform, Begreppsmodell, Dimensions Profile, Standarder.

1 Inledning

eDiscovery är en metod som används för att granska och selektera elektroniskt material i alla typer av tvister, skiljeförfaranden, konkurrensutredningar och interna utredningar. I dessa ärenden sker insamling, process, granskning, analys för att göra en produktion. eDiscovery i USA är en juridisk term som används vid rättsliga åtgärder främst mellan företag där syftet är att tvinga motparten att lämna ut ett visst material som är viktigt i processen. eDiscovery har sitt ursprung i USA och är i allmänhet mer dominerande i länder med rättssystem baserade på common law, exempelvis Storbritannien. För många common law länder är eDiscovery ett krav i civilmål, skiljedomsförfaranden och vid regulatoriska utredningar. Det är viktigt att skilja på eDiscovery som ett rättsligt förfarande och den teknik som utvecklats. eDiscovery-tekniken är mångsidig och kan användas i de flesta typer av fall som kräver insamling och analys av stora mängder information i form av exempelvis e-post, dokument, Excel ark och så vidare.¹

Saknaden av metoder till att kunna organisera en samverkan mellan

människan, processen och tekniken för ett långsiktigt digitalt bevarande är ett problem. Även om syfte inom eDiscovery inte är att lagra eller bevara

materialet längre än den tid som processen pågår eller den tid som behövs för att granska materialet och få motpartens synpunkt vilket är kortare tid. Så förhåller sig eDiscovery metodutveckling även till den aktuella betydelsefulla utvecklingen till långsiktigt digitalt bevarande. eDiscovery använder bland annat mallen EDRM- Electronic Discovery Referens Model som inte är ett arbetsflöde eller en process, utan utgör en begreppsmodell av eDiscovery- processen som är avsett som underlag för diskussion och analys.

1Lotsson Anders Skaffa bevis med edition? Computersweden.idg.se 2008-10-17 06:22.

Ann Hägerfors² säger att det saknades en hel del lösningar på den problematik som orsakas av att världen blir alltmer digital, samt av den snabba tekniska utvecklingen. Problematiken består i stort att modeller, metoder och

plattformsoberoende mjukvara för att bevara och göra elektroniskt material tillgängligt på längre sikt är bristfälliga eller saknas helt.

Hans Hofman³ säger att vårt teoretiska tänkande och konceptuella utveckling gör att det är viktigt att diskutera mer detaljerat om modellering som en forskningsmetod. Hofman konstaterar att det fortfarande finns behov inom forskning och i praktiken att undersöka ytterligare användbarheten inom bevarande hanteringens sammanhang, att arbetet av modelleringsmetoder emellertid ger en uppfattning om hur modellering har varit och kan användas för att undersöka och analysera dataskydd, både på teoretisk och praktisk nivå.

Även att det finns viktiga skäl att använda modellering i större utsträckning i ett bevarande sammanhang, att analysera olika arkivdimensioner för att få en bättre förståelse av teoretiska principer till utveckling och testning av begrepp och praktiska instrument som kommer att stödja genomförandet av korrekt inspelningsfunktion i en ständigt utvecklad digital miljö.

Företagen har enorma mängder elektroniskt lagrad information som behöver lagar och regler. Att få tillgång till den stora volymen av information som lagras på många olika system och olika platser är en svår uppgift. EDRM har använts av nästan alla som vill förstå och prata om eDiscovery. Men det har inte funnits någon riktig vägledning för företag att mäta sin mognad vid genomförandet av den processen eller för att kartlägga deras utveckling.

Många företag vill (och behöver) förbättra deras genomförande av eDiscovery, men är inte säkra på hur man ska utveckla det. Men med eDiscovery Maturity

2Hägerfors Ann, professor data- och systemvetenskap, Digitalt bevarande – en tillväxtmotor i vardande Luleå tekniska universitet.

3Hofman Hans, The use of models and modelling in record keeping research and development. Chapter 21.s.632. Research in the Archival Multiverse. Monash University Publishing, Clayton, Victoria, Australia. 2016.

Model så ger den en förståelse och riktlinje. Förutom att beskriva de olika nivåerna av processmognad representeras den även som en nödvändig affärsprocess.

Douglas Gunnarsson & Christian Svenneheim ⁴ säger att bevarandearbetet medför definitiva förändringar i förhållande till de behandlade objektets form och kontext samt påverkar även arkivarierollen. För att arkiv och arkivarie ska förhålla sig aktuella och betydelsefulla behöver dessa utvecklas jämte sin omgivning, i och med att ändamålet är att tillgodose interna och externa informationsbehov. Detta innebär att arkivarien måste röra sig i en alltmer digital riktning och således förändras i takt med sin omvärld. Yrkesrollen i förhållande till detta är på väg att förändras. Verkställande arkivarie kommer möjligtvis istället att fokusera på urval och tillförsel av metadata, snarare än teknisk skicklighet. LDP- The Leading Dimensions Profile är en bedömning utformad för att identifiera enskilda roller inom projektgrupper. Man tar beslut om vilka gruppmedlemmar som kommer att vara mest effektiva för specifika uppgifter. En undersökning av psykometriska konstruktioner, speciellt utformad för personliga och professionella utvecklingsapplikationer.

Deltagarna får tillgång till LDP genom en säker online portal, som typiskt riktas av en befintlig LDP-användare via en länk eller en specifik startsidan.

LDP-ramen möjliggör en enkätundersökning för att lösa ett antal individuella och teamutmaningar, såsom urval, utveckling och coaching.

Anne J. Gilliland⁵konstaterar att en kraftigare arkivsystemutveckling behöver inte bara forskare med god teknisk och IR-expertis, utan också modeller, hypoteser, entydiga definitioner och schema, experimentella samt en kultur av

4Gunnarsson Douglas & Svenneheim Christian Examensarbete (30 högskolepoäng), Vitt brus Om långtidsbevarande av ljud och rörlig bild, i arkivvetenskap för

masterexamen inom ABM masterprogrammet vid Lunds universitet.

5Gilliland J Anne. Designing expert systems for archival evaluation and processing of computer- mediated communications frameworks and methods. Chap 23. s. 687.

Research in the Archival Multiverse. Monash University Publishing, Clayton, Victoria, Australia. 2016.

utvärdering och förfining. Christian Kämmerling⁶ kom fram till att OAIS- modellens⁷ yttre flöden och inre processer är så generella att de passar in på de flesta projekt för digital långtidsbevaring, medan när modellen blir mer

komplex och specifik är den svårare att använda som mall.

Pontus Bäckström⁸ säger att man måste hänga med i utvecklingen med den alltmer ökande användningen av digitala tjänster, som utgöra en stor belastning på de system som finns. Inom eDiscovery befarar man, att den alltmer växande mängd digital information kommer att öka risken för att information

förvanskas. Det pekar på en växande nödvändighet av en central, standardiserad lagringstjänst.

Processen insamling är viktig kanske den viktigaste delen och som är avgörande. Det rättsliga verktyget eDiscovery har ett ansvar att klara av att serva samhället med att de digitala insamlingarna av bevis ska gå till på ett lagligt tillvägagångsätt, att bevisen bevaras och följer händelsernas förlopp till den tidigare insamlingen. Insamlingen som måste bevaras under en lång tid, måste kunna kopplas till nya bevisinsamlingar som kommer in, de måste bevaras och hanteras på ett rätt sätt så att de är sökbara under en lång tid fram i tiden. Då krävs det att kunna göra katalog (directory) även kallad mapp (folder) som är förteckning över filer i ett filsystem. En katalog kan innehålla enkla filer och andra kataloger. Dessa kataloger kan i sin tur innehålla enkla filer och andra kataloger (katalogerna är också filer). Ett filsystem kan bestå av

kataloger inuti kataloger i många omgångar. De enkla filerna kan vara

dokument (text, bilder, video- eller ljudfiler) eller program. Katalogen visas för

6Kämmerling Christian. Kandidatuppsats Digital långtidsbevaring i sjukvården, Institutionen för informatik Lunds universitet. 2009.

7Open Archival Information System (OAIS) en standard för elektroniska arkiv som anger hur information ska lämnas in, bevaras och göras tillgänglig och sökbar under lång tid och de rekommendationer som finns där.

8 Bäckström Pontus Vad är ett E-Arkiv? En fallstudie på E-Arkiv Stockholm UPPSALA UNIVERSITET 2012.

användaren antingen som en lista eller som ikoner. Benämningen ”mapp”

kommer av att katalogen ibland representeras som en ikon i form av en mapp, men ordet katalog och mapp är i praktiken utbytbara. En speciell typ av katalog används i katalogtjänster.⁹ Innan insamlingen ska ”mappas” måste det digitala insamlade bevismaterialets metadata konverteras¹⁰, komprimeras¹¹ och

valideras¹² på rätt sätt. Det är viktigt att förstå att man måste komplettera sin yrkesroll med insamlingskunskap, för att motverka problemen med det digitala långtidsbevarandet. Moa Sandström¹³ säger att det är ofantliga mängder med information som är betydligt större än tidigare, är nu mindre pålitlig, svårare att få åtkomst till som beror på bristande teknik och felande system som används samt att de inte är uppbyggda för att hålla information åtskilt, vilket är

avgörande i ett arkiv. Detta medför att objekten kan bli manipulerade och därigenom förlora sin integritet. Att försvaga problemen med kostsamt underhåll så gäller det att sätta upp standarder. Miika Vilenius ¹⁴ säger att det är svårt och kostsamt att underhålla många olika typer av filformat, även i andra länder. Vilenius säger att Danmarks motsvarighet till Riksarkivet har satt upp standardkrav vilka typer av filformat som ska levereras eller upprättas.

Man måste ha fungerande mötesplatser på nätet. Tobias Lundqvist och Magnus Nilsson ¹⁵ konstaterar att för att säkra den digitala långtidslagringen av

dokument så behövs gemensamma plattformar som utarbetas mellan arkivinstitutionerna, såsom olika former av standardiseringar och utarbeta gemensamma IT-lösningar där både äldre och nyare tekniska lösningar kan

9 COMPUTER SWEDEN IT-ord Ord och uttryck i IT-branschen IDG:s.

10 Ibid.

11 Ibid.

12 Ibid.

13Sandström Moa. C-uppsats “Digitalt långtidsbevarande - Hanteringen och en lägesbeskrivning av utvecklingen”

14Vilenius Miika. C-uppsats, ”Bevarande av spatiala data inom Sveriges kommuner”, Arkiv- och informationsvetenskap, Mittuniversitetet.

15Lundqvist Tobias och Nilsson Magnus. Examensarbete (30 högskolepoäng) Strategier för digital bevaring och långtidslagring – en studie i kontroll av ettor och nollor i arkivvetenskap för masterexamen inom ABM-masterprogrammet vid Lunds universitet.

användas. För att kunna göra en plattform som fungerar måste standardisering fastställas. Catharina Grönqvist ¹⁶ säger att eftersom dataset¹⁷ som kan

användas för att ladda ned stora mängder data för en viss tidsperiod och för att kunna själv filtrera och bearbeta informationen enligt sina behov, till exempel för att ta fram statistik från både arkiv och bibliotek som kan vara intressanta för forskare att samköra i sina analyser, så vore det sannolikt fördelaktigt att i dagsläget skapa en standardisering av metadata och därigenom interoperabilitet hos den här typen av dataset. Här kan det även vara intressant att ha

metadatastandarder för textuppmärkning som TEI i åtanke (Text Encoding Initiative 2018) som är ett konsortium som kollektivt utvecklar och

upprätthåller en standard för representation av texter i digital form. Dess huvudleverans är en uppsättning riktlinjer som specificerar kodningsmetoder för maskinläsbara texter, främst inom humaniora, samhällsvetenskap och lingvistik. Sedan 1994 har TEI-riktlinjerna använts i stor utsträckning av bibliotek, museer, förläggare och enskilda forskare för att presentera texter för online-forskning, undervisning och bevarande.¹⁸ Viktigt är att inte glömma bort de standarder som finns sedan länge. Pontus Bäckström¹⁹ bedömer att man närmar sig arkivverksamhet som fokuserar på elektroniska dokument bör göras enligt samma, väl beprövade principer om offentlighet, proveniens, bevaring och gallring. En rekommendation är att man lägger extra fokus på bevaring, speciellt i kontakt med leverantörer av system och formulering av

kravspecifikationer så att denna aspekt upphälls.

Det finns behov av stödverktyg för att motverka problemen med att sortera information, integritetsintrång och säkerheten.

16Grönqvist Catharina KAM2018 – Kunskapssystem i Arkivmiljö Möjligheter rörande artificiell intelligens inom Riksarkivet, 7. BILAGOR 7.1. Bilaga 1. Översikt över utvecklingsaktiviteter Enligt verksamhetsplanen för Riksarkivet 2018 (RA11- 2017/6534) beslutad 2018-02-23. 2018-11-30.

17Sveriges riksdag Öppna data, hämtat VT 2019.

1 ¹⁸ TEI: Text Encoding Initiative

19Bäckström Pontus. Vad är ett E-Arkiv? En fallstudie på E-Arkiv Stockholm UPPSALA UNIVERSITET 2012.

Martin Hansson²⁰ pekar på problem med att identifiera den som skickat ett visst meddelande samt med att hitta och analysera informationen. Andra problem som diskuteras i samband med elektroniskt lagrad information som bevisning är exempelvis säkerhetsfrågor, då elektroniskt lagrad information anses vara lätt att manipulera. I eDiscovery diskuteras det om AI ”artificiell intelligens” och Predictive Coding. I min diskussion använder jag mig av Sara Brown²¹ som säger att Predictive Coding är maskinlärningsteknik som gör det möjligt för datorer att identifiera dokument som är baserat på dess innehåll.

Maskininlärningsteknik lär sig själv att hitta information som är relevant och kräver att människor ska ge detaljerad, specifikt strukturerad instruktion för sökningar.

1.1

Syftet är att ta reda på hur man kan förbättra en samverkan mellan människan, processen och tekniken för ett digitalt bevarande inom eDiscovery. Målet är att det ska bidra till hur arkivvetenskapen ska förhålla sig för att vara aktuell i den betydelsefulla utvecklingen jämte sin omgivning för att kunna tillgodose interna och externa informationsbehov och samtidigt hålla takten med sin omvärld i sin förändring.

1.2

Hur bemöter eDiscovery processen för digitalt bevarande och dess tillgängliggörande?

20Hansson Martin Edition av elektroniskt material – särskilt om e-post, juridiska fakulteten vid Lunds universitet

21 Brown Sarah Artificial intelligence and eDiscovery: beyond predictive coding mars 01, 2018 at 10:48 fm Legal Week Powered by law.com.

2 Relaterad forskning

Anne J. Gilliland Designing expert systems for archival evaluation and processing of computer- mediated communications frameworks and methods.

Chap 23. s. 687. Research in the Archival Multiverse. Monash University Publishing, Clayton, Victoria, Australia. 2016.²²

Gilliland reflektera mycket över hur arkivsystemutvecklingsforskning står för tidspress när tekniken utvecklas. Sedan Gillilands studie, har det avancerat avsevärt även om expertsystem fortfarande finns allmänt använt i företag, medicin och vissa andra sektorer. Gilliland säger att forskningen i samhället har blivit otåligt med de långsamma framstegen inom området artificiell intelligensforskning utifrån vilken denna metod framkom och nu gynnar andra former av samhällskunskaps uttag såsom ontologiska modellering. Gilliland säger att informationskommunikation och inspelningsteknik har också utvecklats ganska dramatiskt, med administrativa och personliga aktiviteter.

Det bedrivs på ett mycket nätverksmässigt och mobilt sätt i en konstant ansamling av betydelser och metadata. I det här har nya allvarliga utmaningar kommit upp, med fortsatta nya nödvändiga bedömningar. Alltmer påvisas behov av automatiserat hjälp med utvärdering, bearbetning och hämtning av överlägset höga volymer dokumentation som genereras av datorförmedlad kommunikation i både inspelning och andra dokumentära sammanhang.

Gilliland säger att det har varit mycket teoretiskt, en liten mängd modellering och reglerad produktion, och en ännu mindre mängd faktisk systemutveckling.

Gilliland säger att det är fortfarande okänt vilka aspekter av IR som kan överföras till arkivvetenskapen (även bibliometriska normer verkar inte passa, och precision och återkallelse har visat sig vara inte nödvändigtvis användbara

22Gilliland Anne J. Designing expert systems for archival evaluation and processing of computer- mediated communications frameworks and methods. Chap 23. s. 687.

Research in the Archival Multiverse. Monash University Publishing, Clayton, Victoria, Australia. 2016.

åtgärder) och IR- och systemdesign, som är kumulativa av naturen, har ingen spårning att bygga på. Men Gilliland säger att forskningen inom

systemutveckling är ändå viktigt om arkiven ska fungera med CMC²³ (short message service) som är andra former av digitalt material. Om arkivister väljer att inte engagera sig i det, skulle samtida exempel tyda på att det finns många andra samhällen som är villiga att göra så, och vem kanske inte har samma känslor som arkivister? En kraftigare arkivsystemutveckling behöver inte bara forskare med god teknisk och IR-expertis, utan också modeller, hypoteser, entydiga definitioner och schema, experimentella samt en kultur av utvärdering och förfining.

Ann Hägerfors Digitalt bevarande – en tillväxtmotor i vardande, professor data- och systemvetenskap, Luleå tekniska universitet,konstaterar att när man bygger upp en centrumbildning behövs tålamod och att det är en lång,

mödosam och stundtals krävande, process särskilt när uppbyggnaden rör ett helt nytt forsking- och utvecklingsområde. Hägerfors säger att det krävs en omfattande uppbyggnad av kunskapsmassa innan samarbetsytorna kan vidgas till andra än de ursprungliga parterna. Hägerfors säger att det finns ett behov av digitala bevarandesystem och också ett intresse att få hyra arkivkapacitet.

Många aktörer runt om i Sverige och internationellt planerar att bygga system för långsiktigt digitalt bevarande. Ett dilemma är att det finns ytterst begränsad praktisk kunskap om hur man bygger ett digitalt bevarandesystem. ²⁴

23Datorförmedlad kommunikation kan delas upp i två former: synkron och asynkron.

Synkron datormedierad kommunikation avser kommunikation som sker i realtid. Alla parter är engagerade i kommunikationen samtidigt; De är dock inte nödvändigtvis alla på samma plats. Exempel på synkron kommunikation är videochattar och FaceTime- ljudsamtal. Tvärtom avser asynkron datormedierad kommunikation som äger rum när parterna inte är i samförstånd. Med andra ord får avsändaren inte ett omedelbart svar från mottagaren. De flesta former av datormedierad teknik är asynkrona. Exempel på asynkron kommunikation är textmeddelanden och e-postmeddelanden.Wikipedia, hämtat 2019-01-13.

24Hägerfors Ann, Digitalt bevarande – en tillväxtmotor i vardande, professor data- och systemvetenskap, Luleå tekniska universitet 2009, hämtat VT 2019.

Hans Hofman berättar i sin sammanfattning, The use of models and modelling in record keeping research and development. Research in the Archival

Multiverse. Monash University Publishing, Clayton, Victoria, Australia. 2016.

att för några decennier sedan var modelleringsmetoder och teknik inte en del av arkivariens verktyg, att med utvecklingen av datorer och av

informationssystem har denna situation förändrats. Ursprungligen har modellering använts främst för att utveckla arkivsystem (t.ex. för

informationsanalys eller systemdesign), men börjar användas för att bygga teoretiska modeller. Exempel på aktivitetsmodeller som produceras är i Inter PARES -projekten och OAIS- Referensmodellen. Hofman skriver att det finns liten utvärdering av modellering som en forskningsmetod i ett arkivförhållande, till exempel hur användbara de är i olika sammanhang, vilka fallgropar det kan vara att tillämpa dem. Hofman säger att det är ett växande komplexitet i den värld vi lever i och att det finns ett växande behov av att ha översikt och djup förståelse. Alla människor bygger modeller, det kan vara mentala (det vill säga modellera kognitiva processer, beteenden och perceptioner), konceptuella (det vill säga identifiera olika begrepp hur dessa är relaterade till varandra när de ses från ett visst perspektiv). fysiska (till exempel konstruera mindre eller större fysiska eller virtuella representationer av objekt) eller teoretiska (till exempel. en förklarande eller prediktiv modell av en situation, beteende eller teori). Under forskning konstruerar vi och bygger modeller på ett uttryckligt sätt, i våra dagliga liv modeller som är implicita, eftersom vi inte är medvetna om dem och vi utvecklar dem över tid genom att bygga på erfarenheter, tankar och diskussioner. ”Ett utmärkt exempel på dessa egenskaper, liksom värdet av modeller, är standardmodellen för partikelfysik. Detta är en mycket teoretisk modell utvecklad för att förstå grunderna i vår existens. Det speglar en internt konsekvent teori som beskriver interaktionerna mellan alla kända partiklar i fråga om kvantfältteori. Fram till nyligen fanns inga konkreta bevis på några av de teoretiserande partiklarna, den mest avgörande är den så kallade Higgs- Boson- partikeln som ska limma alla andra partiklar tillsammans i en enhetlig modell. I juli 2012 upptäcktes upptäckten av denna partikel över hela

världen.”²⁵ Hofman säger att vårt teoretiska tänkande och konceptuella

utveckling gör att det är viktigt att diskutera mer detaljerat modellering som en forskningsmetod. Hofman säger att det finns fortfarande behov inom forskning och i praktiken att undersöka ytterligare användbarheten inom bevarande hanteringens sammanhang, att arbetet av modelleringsmetoder emellertid ger en uppfattning om hur modellering har varit och kan användas för att

undersöka och analysera dataskydd, både på teoretisk och praktisk nivå. Att det finns viktiga skäl att använda modellering i större utsträckning i ett bevarande sammanhang, att analysera olika arkivdimensioner för att få en bättre förståelse av teoretiska principer till utveckling samt testning av begrepp och praktiska instrument som kommer att stödja genomförandet av korrekt

inspelningsfunktion i en ständigt utvecklad digital miljö. ²⁶

Pontus Bäckström menar i sin Magister-uppsats, Vad är ett E-Arkiv? En fallstudie på E-Arkiv Stockholm, Uppsala universitet, 2012, att digital ²⁷

långtidsbevaring är en aning diffusa, där man väljer att helt förlita sig på Open Archival Information System (OAIS)²⁸, som är en standard för elektroniska arkiv som anger hur information ska lämnas in, bevaras, göras tillgänglig och sökbar under lång tid samt de rekommendationer som finns där.

Men samtidigt bedömer Bäckström att dessa rekommendationer är robusta nog att säkerställa informations fortsatta existens. Främst genom att bygga upp planer för migration och konvertering, samt noga följa den tekniska

utvecklingen. Bäckström bedömer att de arkivverksamheter som fokuserar på elektroniska dokument bör göra enligt samma, väl beprövade principer om offentlighet, proveniens, bevaring och gallring. En rekommendation är att man

25Hofman Hans, The use of models and modelling in record keeping research and development. Chapter 21.s.632. Research in the Archival Multiverse. Monash University Publishing, Clayton, Victoria, Australia. 2016.

26Ibid.

27Bäckström Pontus Vad är ett E-Arkiv? En fallstudie på E-Arkiv Stockholm UPPSALA UNIVERSITET 2012.

28COMPUTER SWEDEN IT-ord Ord och uttryck i IT-branschen IDG:s ordlista.

lägger extra fokus på bevaring, speciellt i kontakt med leverantörer av system och formulering av kravspecifikationer så att denna aspekt upprätthålls.

Christian Kämmerling menar i sin Kandidatuppsats Digital långtidsbevaring i sjukvården, Institutionen för informatik Lunds universitet, att digital

långtidsbevaring är ett stort och komplext område och det kan därför vara svårt att skapa en generell modell som passar för alla digitala arkiv. Den första slutsatsen Kämmerling kom fram till var att OAIS-modellens yttre flöden och inre processer är så generella att de passar in på de flesta projekt för digital långtidsbevaring, medan när modellen blir mer komplex och specifik så är den svårare att använda som mall. Den andra slutsatsen är att om OAIS-modellen skall användas som mall för mindre projekt för digital långtidsarkivering bör en mindre omfattande version utarbetas, eftersom just mer komplexa delarna som i detalj beskriver tjänster och funktioner kan te sig för specifik för det ändamål OAIS-standarden skapades för, nämligen långtidsbevaring inom rymdforskning. Kämmerling tycker dock förstå att övergripande ser processen för de flesta projekt för digital långtidsbevaring lika ut. Kämmerling menar att vid konvertering av information flyttas de mellan olika versioner av den programvara som behövs för att läsa den, t.ex. från Microsoft Word 97-format till Microsoft Word 2007-format. Konvertering innebär att informationens ursprungliga skick inte går förlorad. Både tillverkaren av applikationen och tredjepartsleverantörer brukar erbjuda program som utför konvertering till och från olika applikationer, versioner och format. Som Kämmerling säger,

erbjuder företag som hanterar eDiscoverytekniken på samma sätt. I min uppsats finns beskrivning hur eDiscoverysystem fungerar.²⁹

Miika Vilenius C-uppsats, ”Bevarande av spatiala data inom Sveriges kommuner”, Arkiv- och informationsvetenskap, Mittuniversitetet.

29 Kämmerling Christian Digital långtidsbevaring i sjukvården INSTITUTIONEN FÖR INFORMATIK vid Lunds Universitet juni,2009.

Vilenius berättar om Record Continuum modellen som är grundad i teorier och praktisk erfarenhet kopplat till läran om arkiv. Med vid utformningen av Record Continuum modellen var Jay Atherton, Frank Upward och Sue McKemmish (Eastwood & MacNeil 2010). Record Continuum model liknar mycket eDiscovery- Electronic Discovery Reference Model (EDRM) som jag fördjupar mig i min uppsats. Båda modellerna presenterar den

tvärvetenskapliga aspekten för informationshantering som kan identifiera olika typer av information samt identifiera varje enskild aktör inom till exempel en organisation som hanterar denna. Modellen kan hantera tidsaspekten samt det samspel som krävs mellan de aktörer som kommer i kontakt med

informationen. Modellen är tillämpbar inom organisationer som hanterar komplexa informationsflöden. Modellen kan tillämpas genom att upprätta standarder och modeller för hur information effektivt kan löpa genom en organisation från det att den upprättas tills dess att den långtidsbevaras.

Vilenius menar att enligt Records continuum modellen ställs det krav på bevarande av dokumentets äkthet vid arkivering. Det är eDiscovery viktigaste punkt, att inhämtningen av bevis är äkta och inte har förändrats. Vilenius menar att utmaningen är bland annat att hantera olika typer av filformat då dessa ska underhållas och uppdateras så att dessa i framtiden går att återskapa och användas. Det är vad utmaning är för eDiscovery, att äktheten är kvar till nästa juridiska mål. Beviset måste kunna hämtas in igen utan att någon som helst förändring har hänt. Vilenius menar att det är svårt och kostsamt att underhålla många olika typer av filformat, även i andra länder. Vilenius säger att Danmarks motsvarighet till Riksarkivet har satt upp standardkrav vilka typer av filformat som ska levereras eller upprättas. I och med det har jag tittat på eDiscovery standarder som finns med i min uppsats.

Tobias Lundqvist och Magnus Nilsson Examensarbete (30 högskolepoäng) Strategier för digital bevaring och långtidslagring – en studie i kontroll av ettor och nollor i arkivvetenskap för masterexamen inom ABM-

masterprogrammet vid Lunds universitet.

Lundqvist och Nilsson menar att när verksamheterna arbetar med digitalt långtidsbevarande är det ett arbete som ofta överskrider yrkesgränsen mellan systemvetare och arkivarie. Optimalt här är att yrkesrollerna integreras med varandra inom ett samarbete, men detta är dock inte alltid möjligt. Ett annat alternativ är att systemvetare sköter det mer praktiska och att arkivarien kan fungera som ett teoretiskt stöd och som kan placera in handlingarna i ett sammanhang. Att systemvetaren mer sköter det löpande arbetet med den digitala bevaringen och arkivarien har mer en rådgivande roll. Samma diskuteras inom eDiscovery fast då är yrkesrollen jurister som byts ut med arkivariens roll. Sedan menar Lundqvist och Nilsson att för att säkra den digitala långtidslagringen av dokument så behövs gemensamma plattformar som utarbetas mellan arkivinstitutionerna, såsom olika former av

standardiseringar och utarbeta gemensamma IT-lösningar där både äldre och nyare tekniska lösningar kan användas. Lika så är diskussionen den samma inom eDiscovery fast då gäller det mellan domstolar och andra juridiska kontakter. Standardisering har redan påbörjats som jag har tagit upp i min uppsats.

I uppsatsen tar jag upp “E-Discovery Maturity Model” och “The Leading Dimensions (LDP)” ramverk som är hett prioriterat inom eDiscovery för att uppnå ett gott samarbete. eDiscovery för samma diskussion som Lundqvist och Nilsson att digitalisering och utvecklingen av multimedia är en bas för

samarbete och tar upp om samarbetsplattformar om ett gemensamt

bevarandeperspektiv. En samarbetsform som skulle kunna öka graderna av Interoperabilitet och eventuellt lösa problemet hos de enskilda institutionerna.

I Moa Sandström C-uppsats “Digitalt långtidsbevarande - Hanteringen och en lägesbeskrivning av utvecklingen” sätter Sandström pekfingret på det som är eDiscovery-teknikens viktigaste försök till utveckling. Sandström menar att metadata ska vara täckande och riktig, att information ska vara med redan från när handlingen skapades och ska tillföras under hanteringen, samt vid

förflyttning till bevarande som är bland de viktigaste för den juridisk insamling

i eDiscovery. Precis som Sandströms diskussion, så förs det inom eDiscovery.

Att det är ofantliga mängder med information som är betydligt större än tidigare, och är nu mindre pålitlig och svårare att få åtkomst till. Sandström säger att det beror på bristande teknik och felande system som används och inte är uppbyggda för att hålla information åtskilt, vilket är avgörande i ett arkiv.

Detta medför att objekten kan bli manipulerade och därigenom förlora sin integritet. Inom eDiscovery förs samma strävan som Sandström i sin uppsats, att vi måste underhålla informationen så att den förblir pålitlig och åtkomlig för att vi skall kunna använda den. Vi måste hantera på ett sätt som påverkar objekten till en viss grad. Detta behöver ske utan att vi manipulerar innehållet så att värdet minskar. Detta är en utmaning som inte bara behöver erkännas utan också utvecklas. Det är avgörande att rätt hantering och tillhörande metadata tillförs tidigt i processen för att objektets integritet skall förbli intakt under digital långtids bevaring.

Douglas Gunnarsson & Christian Svenneheim Examensarbete (30 högskolepoäng), Vitt brus Om långtidsbevarande av ljud och rörlig bild, i arkivvetenskap för masterexamen inom ABM masterprogrammet vid Lunds universitet. Gunnarsson och Svenneheim menar att bevarandearbetet medför definitiva förändringar i förhållande till de behandlade objektets form och kontext och påverkar även arkivarierollen. För att arkiv och arkivarie ska förhålla sig aktuella och betydelsefulla behöver dessa utvecklas jämte sin omgivning, i och med att ändamålet är att tillgodose interna och externa informationsbehov. Detta innebär att arkivarien måste röra sig i en alltmer digital riktning och således förändras i takt med sin omvärld. Yrkesrollen i förhållande till detta är på väg att förändras. Verkställande arkivarie kommer möjligtvis istället att fokusera på urval och tillförsel av metadata, snarare än teknisk skicklighet. Detta tar jag upp i min diskussion. Även inom eDiscovery så börjar yrkesroller förändras, att jurister ansvarar för den tekniska förfarande av inhämtning och bevarandet.

Martin Hansson Edition av elektroniskt material – särskilt om e-post, juridiska fakulteten vid Lunds universitet, ämnesområde processrätt, civilrätt.

Precis som i Edition så har eDiscovery-tekniken särskilda problem. De problem Hansson tar upp är att elektronisk bevisning och elektroniskt lagrad information skiljer sig från de medier som lagstiftningen i första hand inriktas på som då kan skapa vissa problem. Vid anpassningen av den amerikanska federala civilprocessen till de behov som elektronisk bevisning medfört identifierade The Civil Rules Advisory Committee tre faktorer som skiljer elektronisk bevisning från vanliga fysiska dokument. Det handlar om mängden material, då elektroniskt lagrad information med avseende på

informationsinnehållet kan få en avsevärt större volym än pappersbaserade dokument, hur man ska bevara informationen då denna är dynamisk och kan ändras utan dataanvändarens vilja, och slutligen hur man ska presentera det digitala materialet, som ofta är beroende av ett visst program. Hansson pekar även på problem med att identifiera den som skickat ett visst meddelande och med att hitta och analysera informationen. Andra problem som diskuteras i samband med elektroniskt lagrad information som bevisning är exempelvis säkerhetsfrågor, då elektroniskt lagrad information anses vara lätt att manipulera. Detta bekymmer finns även inom eDiscovery.

Catharina Grönqvist KAM2018 – Kunskapssystem i Arkivmiljö.³⁰ Säger i sin undersökning att forskare har hittills menat att sammantaget rörande AI i organisationer gäller i dagsläget att AI ger störst värde och effekt i samverkan med människor, i exempelvis beslutsstöd, samt då det används som en del i att transformera verksamheten och skapa nya digitala sätt att arbeta där dess fulla potential tas till vara och att gemensamma resurser och ramverk för

digitalisering uppfattas av institutionerna som något mycket eftersträvansvärt.

30 Grönqvist Catharina KAM2018 – Kunskapssystem i Arkivmiljö Möjligheter rörande artificiell intelligens inom Riksarkivet, 7. BILAGOR 7.1. Bilaga 1. Översikt över utvecklingsaktiviteter Enligt verksamhetsplanen för Riksarkivet 2018 (RA11-2017/6534) beslutad 2018-02-23. 2018-11-30.

Grönqvist konstaterar att dataset³¹ som kan användas för att ladda ned stora mängder data för en viss tidsperiod och att man själv kan filtrera och bearbeta informationen enligt behov, till exempel för att ta fram statistik från både arkiv och bibliotek som kan vara intressanta för forskare att samköra i sina analyser, så vore det sannolikt fördelaktigt att i dagsläget skapa en standardisering av metadata och därigenom interoperabilitet hos den här typen av dataset. Här kan det även vara intressant att ha metadatastandarder för textuppmärkning som TEI i åtanke (Text Encoding Initiative 2018).

3 Metod

En vetenskaplig granskning med att hitta relaterad forskning blev starten på uppsatsen, som skulle förstärka min undersökning av problemet mellan människan, processen och tekniken och stärka mitt resonemang i ämnet.

3.1

Metod som användes var den kvalitativa metoden som är det grundläggande inom hermeneutik som är att tolka, förstå och förmedla upplevelser.

Hermeneutik är lämplig att använda då syftet med studien är att få tillgång till informanternas egna upplevelser. Således kan hermeneutiken väl användas för att undersöka upplevelser i framtiden. Det finns olika riktningar inom

hermeneutiken och jag har använt mig ut av Existentiellt inriktad då min förståelse varit riktad mot att förstå författaren bakom texter och utsagor. Jag har även använt mig av allmän tolkningslära eftersom jag försökt få en förståelse av tankar om framtiden. Det har jag gjort med att ställa så många

31Catharina Grönqvist KAM2018 – Kunskapssystem i Arkivmiljö Möjligheter rörande artificiell intelligens inom Riksarkivet, 2018-11-30

självständiga texter som möjligt mot varandra, men med ett sammanhang som bidragit till att göra en helhetstolkning av eDiscovery-tekniken.³²

3.2

Jag utgick från att läsa på om eDiscovery innan jag kunde göra ett urval av ett problem. Jag gjorde informationsinhämtning med att söka på

ämnet ”eDiscovery” på internet, tidskrifter, uppslagsverk, hemsidor från företag, litteratur och uppsatser från olika universitet. Data har inhämtats både inom Sverige och internationellt, som stöd skrev jag ned följande frågor;

- Hur hanteras och förvaras den enorma mängden av digitala bevis i alla digitala arkiv för ett snabbt tillgängliggörande?

- Vad har Elektronisk edition och IT-forensiker för likheter eller olikheter med eDiscovery-tekniken med förvaring av bevisen?

- Kan Elektronisk edition, IT-forensiker och eDiscovery-tekniken göra utbyte med varandra av bevis utan att information och metadata faller bort vid utbyte av bevis?

- Hur paketeras, raderas, icke raderas bevismaterialet mellan länderna?

- Hur styrs radering och icke radering som tekniken eller människan gör?

- Vad finns det för skydd, metoder, hjälpmedel och verktyg mot maskinens styrning, den enskilda människan, mänskliga faktorn och människors illvilja?

- Finns samma möjlighet att kontrollera om vem, när, var och varför det är raderat eller inte raderat inom eDiscovery-teknik som inom IT-forensiker?

32 Åbo Akademi, Eklund Gunilla Professor II /Adjunct professor, OsloMet 2016 Hermeneutik, Westlund, I. (2009). Hermeneutik. I A. Fejes & R. Thornberg (Red.), Handbok i kvalitativ analys (s. 62–80). Stockholm: Liber.

- Men mister man något efter sin strävan att det ska gå snabbt och enkelt, vad ligger det för svagheter eller kan det vara så att det ligger mer styrka i

datakonvertering i eDiscovery-tekniken?

- Kan objektets bakomliggande information under processen förloras eller kan det tillföra möjlighet att använda andra system som kanske hittar dolda bevis, som där kan koppla samman med andra objekt?

- Är den elektroniskt lagrade informationen (electronically stored information:

ESI) kvar efter en datakonvertering eller har det förändrats i eDiscovery- teknik?

Nästa steg var att göraintervjuer med verksamma, hur verksamheterna tacklar den problematik som kan uppstå vid digitalt bevarande och hur arbetet ser ut idag³³, intervjuerna gav mig vägledning till att undersöka de modeller, diagram och ramverk som eDiscovery använder.Jag har försökt förstå de inhämtade texterna, vad texterna handlar om genom att försöka göra en realistisk tolkning för att kunna se delen i helheten och som stöd för att stärka en rimlig tolkning och för att kunna gräva djupare ner i förståelsen, som spelar en stor roll i hermeneutisk tolkning. Slutligen har jag försökt bryta ner ett problem i sina beståndsdelar och, analysera för att hitta det som kommer att ha en fortsättning.

Jag har förhållit mig genom hela tolkningsprocessen mot övertygelser,

fördomar och förutfattade meningar med en nyfiken och lyhörd hållning för att öka möjligheter att se texternas erbjudande.³⁴

Data jag samlat in bland annat via e-post som har hjälpt till att se problemet och motiverat att undersöka vidare. Ett urval jag fick fram av svaren var att koncentrera mig på att studera begreppsmodellen EDRM (Electronic Discovery

33 Bilaga 1-6, e-post frågor och svar.

34 Eklund Gunilla Professor II /Adjunct professor, OsloMet 2016 Hermeneutik, Westlund, I.

(2009). Hermeneutik. I A. Fejes & R. Thornberg (Red.), Handbok i kvalitativ analys (s.62–80).

Stockholm: Liber.

Reference Model), samt studera insamlingsmetoder för ett tillgängliggörande, bevarande och standardisering.

Jag har gjort en noggrann listning under kapitel Referenser med namn på författare, universitet, företagare med länkar och kapitel- och sidhänvisning till de uppsatser, rapporter, tidskrifter, intervju, litteratur, företag, uppslagsverk och föreläsningar YouTube, samt bilagor av e-post och en egenhändig ordlista.

Allt det bidrar till det resultat som jag presenterar vidare i min C-uppsats.

4 Teoretiskt ramverk

4.1

EDRM-diagrammet är ett ramverk, inte ett arbetsflöde eller en process, det utgör en begreppsmodell av eDiscovery-processen. Man kan använda vissa steg i diagrammet³⁵, eller man kan välja att utföra stegen i en annan ordning än den som visas här. Diagrammet visar också att något upprepas, att i en process så kan samma steg upprepas flera gånger och gå in på ett mer exakt resultat.

Man kan också gå tillbaka till tidigare steg, förfina sin strategi till en bättre förståelse så att data kommer fram eller när något ändras. Diagrammet är avsett som underlag för diskussion och analys, det är en mall för att kunna fördjupa sig i eDiscovery.³⁶ Områden 3.Preservation 4.Collection 5.Processing berör forskningsfrågan, ”Vilka utmaningar finns för digital långtidsbevarande kring konvertering i eDiscovery-tekniken?” och kommer att fördjupas vidare, de övriga utelämnas.

Kartläggning av processens utvecklingsmognad.

35 Figur. 2. Avsnitt: Teori.EDRM-modell.

36 EDRM DUKE LAW- diagrammet utgör en konceptuell bild av e-discovery-processen, september, 2010.

Figur. 2 Källa: Electronic Discovery Reference Model (EDRM)³⁷ Diagram Elements EDRM- diagrammet utgör en konceptuell bild av eDiscovery-processen.

1.Information Governance (IG); IG hänvisar till uppsättningen av policyer, förfaranden, processer och kontroller som implementeras för att hantera företagets information.

2.Identification; en rad olika metoder för att identifiera källor till potentiellt relevanta ESI, bland annat genom att granska fallens fakta, intervjua

nyckelaktörer och bedöma datormiljön.

3.Preservation; en hållningsprocess som är lagligt innehav och är en formell kommunikation som skickas från juridik samfundet till relevanta dataägare (så kallade ”custodians”) som instruerar dem att inte radera vissa ESI

(electronically stored information).

4.Collection; måste vara juridiskt försvarbart, vilket innebär att det måste säkerställa att innehållet och metadata (nyckelattribut av data som datum skapad och filstorlek) inte ändras som ett resultat av insamlings processen.

5.Processing; Bearbetningsfasen innefattar att förbereda insamlade ESI för advokat analys och granskning. Typiskt utförs av specialiserad programvara kan bearbetning innebära extrahering av filer från mappar, radering av

37 EDRM at Duke Law School, EDRM Model, North Carolina, USA.

meningslösa systemdata eller konvertering av vissa filformat som förberedelser för advokatrevision.

6.Review; Den överlägset dyraste av eDiscovery stadierna här utvärderas relevans. Man använder verktyg inom AI (artificiell intelligens) för att skilja mellan relevanta, icke relevanta och privilegierade dokument. Dessa verktyg sparar tid och pengar, vilket gör intern granskning mycket mer livskraftig.

7.Analysis; handlar analysen om att utvärdera ESI för innehåll och

sammanhang, inklusive nyckelmönster, ämnen, personer och diskussioner.

8.Production; ESI som är fast besluten att vara relevant måste produceras för användning som potentiellt bevis. eDiscoveryregler reglerar hur dokument ska produceras.

9.Presentation; Det handlar om hur elektroniska bevis visas som bevis vid utfrågningar, deponeringar och försök.³⁸

4.2

Modellen har fem standardnivåer ³⁹ som berör EDRM modellens första element Information Governance (IG)⁴⁰ som hänvisar till uppsättningen av policyer, förfaranden, processer och kontroller som implementeras för att hantera företagets information. eDiscovery har utvecklats och vuxit under de senaste tio åren. Företagen har enorma mängder elektroniskt lagrad information som behöver lagar och regler. Att få tillgång till den stora volymen av

information som lagras på många olika system och olika platser är en svår uppgift. Electronic Discovery Reference Model (EDRM) har använts av nästan alla som vill förstå och prata om eDiscovery. Men det har inte funnits någon riktig vägledning för företag att mäta sin mognad vid genomförandet av den

38 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 1:

PROCESS.

39 Ibid.

40Avsnitt: Teoretisk ramverk Figur 2.

processen eller för att kartlägga deras utveckling. Många företag vill (och behöver) förbättra deras genomförande av eDiscovery, men är inte säkra på hur man ska utveckla det. Med eDiscovery Maturity Model så ger den en förståelse och riktlinje. Modellen har skapats efter åtta års observation och konsultation av företag. Förutom att beskriva de olika nivåerna av processmognad

representeras den även en nödvändig affärsprocess.⁴¹

Figur. 2 Källa: E-Discovery Maturity Model⁴²

Maturity Modellens nivåer;

Nivå- 1 Kaotisk process, företaget har liten eller ingen erfarenhet av eDiscovery. IT gör insamling utan kännedom om kraven på förfarande av insamlingen. Det finns inte någon som ger tydliga riktlinjer eller samordnar.

Olika data samlas in från anställda vid olika tidpunkter. En mängd olika verktyg och metoder används.

41Hurwitz Adam, The E-Discovery Maturity Model, EDRM, DUKE LOW September, 2010.

42 Hurwitz Adam, The E-Discovery Maturity Model, EDRM, DUKE LOW North Carolina, USA, September, 2010.

Nivå- 2 Förvaltad process, företaget lär sig om eDiscovery och har bestämt sig för att lita på externa rådgivare för att hantera processen från början, företaget har blivit medveten och är orolig för de risker som finns. Flera

tjänsteleverantörer används och företaget är beroende av utomståendes råd för att välja leverantörer. IT och interna resurser samordnas av externa rådgivare.

En uppsättning verktyg används under hela projektet, men de är favoriserade verktyg för varje leverantör och kanske inte fungerar bra tillsammans. Både företaget och / eller dess externa rådgivare kan inte fullt ut förstå alla tekniska problem som berörs, vilket kan leda till missförstånd med säljaren /

leverantörerna.

Nivå 3-Standardiserad process företaget har valt en tjänsteleverantör för att hantera hela processen i organisationen. Juridiska avdelningen har i allmänhet en eDiscoveryadvokat för att hantera processen internt. Företaget vill ta hjälp genom leverantörstjänster och förstår att någon måste ha kontroll om

processen. IT och interna resurser samordnas av säljaren och effektivt etablerar relationer med individer i företaget. Det finns få tekniska problem i hela

processen.

Nivå 4-Halvintegrerad process företaget tar med sig specialiserad kunskap och verktyg internt för vissa delar av processen. Företaget använder en kombination av interna resurser och tjänsteleverantörer. Förståelse för eDiscovery och fokus ligger på att minska kostnaderna, men inte genom integration. Juridiska avdelningen är säker på sin kunskap om Ediscovery och har en advokat som hanterar processen. Företagets IT- system är inte helt engagerade, men troligen har de börjat utveckla och använda policy hantering av information. Det första området som ofta behandlas är e-posthantering och arkivering. Samlingar hanteras vanligtvis av IT-säkerhetspersonal som är bekant med hanteringsregler. Relationen med IT är inte så bra som inte förstår hela utbudet av rättsliga behov eller har inte resurser. Men IT-avdelningen inser nu att den måste förvärva en djupare förståelse av eDiscovery.

Nivå 5-Integrerad och optimerande process företaget har tagit med sig eDiscovery processen internt och gör strategisk användning av säljare. Fokus ligger på integration av IT-system, Företaget har expertkunskap för

eDiscovery. Det finns juridisk-IT-medverkan i processen, och ett eDiscovery- team har sannolikt bildats. Detta team har ett strategiskt perspektiv på

företagets eDiscovery-insatser. IT-strategier och förfaranden granskas och ändras. Till exempel kan bolagets lagringspolicy ha skrivits om.⁴³

4.3

Figur. 3 Källa: LDP- The leading Dimensions Profile (Ramverk) ⁴⁴

LDP ramverk är något som används inom eDiscovery och är en undersökning av psykometriska konstruktioner, speciellt utformad för personliga och professionella utvecklings applikationer. Sådana tillämpningar omfattar:

utbildning, coaching, professionell utveckling, karriärledning, talang hantering och personlig förbättring. LDP bygger på en interaktionsmodell med två

faktorer, vilket innebär att två oberoende psykometriska faktorer interagerar för

43 Ibid.

44 Leading Dimensions Consulting (LDC) The Leading Dimensions Profile (LDP) Florida.

att grafiskt och beskrivande sammanfatta beteendepreferenser och tendenser - vilket ger fyra distinkta profiler. Varje faktor är härledd från tre oberoende fasettdimensioner, och stöds av två sekundära dimensioner (icke-fasett), vilka var och en bidrar till att beskriva de förväntade beteenden. Deltagarna får tillgång till LDP genom en säker online portal, som typiskt riktas av en

befintlig LDP-användare via en länk eller en specifik startsidan. När en gång är klar skickas en e-postbekräftelse omedelbart till den utsedda användaren (t.ex.

en tränare, chef eller HR-professionell som instruerade deltagaren till LDP), inklusive ett snapshot av resultaten och en länk till mer detaljerade rapport alternativ. Genom att klicka på länken kan användaren granska / skriva ut tillgängliga rapporter för vägledning i en rad olika applikationer. LDP-resultat registreras i användarens databas för enkel hämtning i framtiden. LDP-ramen möjliggör en enkätundersökning för att lösa ett antal individuella och

teamutmaningar, såsom urval, utveckling och coaching.

5 Resultat

I detta avsnitt presenteras eDiscovery i Sverige och vad eDiscovery används till, samt undersökning och analys av vilka utmaningar och tillvägagångsätt som görs för samverkan och insamling, samt vilka kontaktytor

metodutvecklingar som finns för en långsiktigt digitalt bevarande.

Presentationen är framlagt vad eDiscovery förbereder för att kunna hitta bevis in för ett mål. Även en inblick i eDiscoverys standarder presenteras.

5.1

IT-forensiker är inom myndigheter IT-världens motsvarighet till

kriminaltekniker. Uppgiften kan vara att säkra bevis i form av digitala bilder,

texter och andra spår från bland annat digitala lagringsmedier, datorer, telefoner, GPS-mottagare eller annan teknisk utrustning.⁴⁵

Bland använda metoder finns avancerad filextrahering filrekonstruktion⁴⁶ (file carving eller bara carving) söker efter filer som är skadade och att återställa dem, används i synnerhet om filer som har förlorat den information som beskriver innehållet (metadata) och som därför måste eftersökas enbart med hjälp av innehållet, kallas även för data carving,resultatvärdering,

nätverkstrafikanalys, logganalys, steganografi ⁴⁷ (konsten och vetenskapen att skriva hemliga meddelanden, så att bara den avsedda mottagaren känner till att meddelandet alls finns; detta står i kontrast med kryptografi, där själva

meddelandets existens inte är dold, men meddelandets innehåll är dolt), kryptologi (konsten att räkna ut hur kryptosystem är uppbyggda)⁴⁸ analys av RAM⁴⁹-innehåll och skadlig kod, samt reverse engineering ⁵⁰ som innebär att man tar reda på hur en produkt är konstruerad genom att ta isär den.

IT-forensiker i Sverige arbetar mestadels för Försvarsmakten, Tullverket, Ekobrottsmyndigheten och polisväsendet, som har ett hundratal anställda IT- forensiker,IT-forensiker finns även vid Nationellt forensiskt centrum (NFC) i Linköping, Säkerhetspolisen (Säpo) och Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI).

IT-forensiker finns även inom den privata sektorn, till exempel hos storföretag som jobbar med interna utredningar och hos revisionsbyråer.

En förgrening till yrket inom rättsväsendet är IT-brottsutredare, som kan medverka vid utredningar av IT-relaterad brottslighet.

Det finns ett flertal privata företag som arbetar med it-forensiska

undersökningar för privatpersoner. En vanlig uppgift är att återskapa raderad information.

45 IBAS Ontrack, Uppsala, Sweden, 2019.

46 COMPUTER SWEDEN IT-ord Ord och uttryck i IT-branschen IDG:s ordlista.

47 Ibid.

48 Ibid.

49 Ibid.

50 Ibid.

I större delar av världen arbetar den privata sektorn med en enklare variant av IT-forensik kallad eDiscovery.⁵¹

5.2

I början av eDiscovery outsourced företagen vanligtvis de flesta aktiviteter till en tredje part, nämligen advokatbyråer och tjänsteleverantörer, som gjorde eDiscoveryarbetet. En betydande rättslig utveckling har de senaste åren ökat och många företag försöker få in eDiscovery processen i företaget.⁵² Denna stora förändringen berodde mest på den kraftiga lågkonjunkturen i slutet av 2000-talet då många företag tvingas att dra åt svångremmen och leta efter sätt att minska utgifterna. Intresset av eDiscovery ökade snabbt och en studie från Rand Corporation, ”Where the Money Goes”⁵³, konstaterade att externa rådgivare vanligtvis konsumerar cirka 70 procent av de totala utgifterna för eDiscovery. Leverantörerna och tjänsteleverantörerna svarade för ytterligare 26 procent. Företag insåg att de skulle kunna kontrollera dessa kostnader lättare om de utförde mer av verksamheten själva, och de har de gjort. Exterros 2017 in-house Legal Benchmarking⁵⁴ avslöjade att 51% av de juridiska

avdelningarna nu utför en majoritet av sina processer i egen regi. Det fanns en annan stor fördel också, förutom att bara spara pengar fanns det ett intresse bland juridiska samfund, att eDiscovery är även en affärsprocess. eDiscovery Maturity Model är en praktisk visuell referens ⁵⁵ när man tillämpar disciplinen för process orkestrering⁵⁶. Man får då insyn, förutsägbarhet och försvar av sina handlingar. Det är viktigt att komma ihåg att det aldrig kommer att finnas ett

51 Wikipedia Den fria Encyklopedin, IT-forensiker.

52 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY , CHAPTER 1:

PROCESS.

53 Pace Nicholas M., Zakaras Laura Where the Money Goes Understanding Litigant Expenditures for Producing Electronic Discovery, RAND Corporation.

54 Exterro E-Discovery and Legal Software, In-House Legal Benchmarking Report Leverage Processes and Technology to Do More In-House 2018.

55 Hurwitz Adam, The E-Discovery Maturity Model, EDRM DUKE LAW, September, 2010.

56 Exterro E-Discovery and Legal Software, Exterro Orchestrated E-Discovery. Se ordlista Bilaga 12.

korrekt sätt att hantera eDiscovery. Företagen står inför olika utmaningar och villkor som påverkar hur de närmar sig dessa uppgifter.

5.2.1 Tre av elementen i Electronic Discovery Reference Model (EDRM) process utvecklingsmognad

En stor betydelse har elementen bevarande, insamling och bearbetning för samarbetsytor. Det viktigt att förstå innebörden av elementen för ett fungerande digitalt långtidsbevarande.

3.Preservation (Bevara) Bevarande är grunden för eDiscovery-processen. Det handlar om att vidta åtgärder för att säkerställa att potentiellt relevanta

uppgifter inte förstörs under en rättslig eller rättslig fråga. Om bevarande misslyckas kan det innebära allvarliga konsekvenser, inklusive allvarlig radering, förstörelse eller ändring av relevanta bevis.⁵⁷ Tillstånd för att utföra ändringar, oavsett om det redigerar metadata eller migrerande digitala objekt, bör strikt kontrolleras. Att radera innehåll är en exceptionell händelse och bör hanteras lika säkert.⁵⁸ Att behålla för mycket data leder till problem, det är skadligt för ett företag. Det kan innebära att genomsökningen av det bevarande kan vara ineffektivt för att hitta det relevanta och avleda bort från sakfrågan och det värdefulla. När radering undviks, kan bevarande fortfarande vara en källa till stora problem. Vi måste börja vår bevarande resa genom att titta på vad som faktiskt krävs.⁵⁹ Eftersom flera strategier kan utvecklas finns ett antal konkurrerande bevarandeplaner tillgängliga.

En bevarandeplan bör bestå av:

● en uppsättning informationsobjekt

57 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 3:

DATA PRESERVATION.

58 Brown Adrian Practical digital preservation a how-to guide for organizations of any size.

Publishing: London: Facet Publishing, c 2013. s. 221.

59 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 3:

DATA PRESERVATION.

● en uppsättning försörjningsrelationer

● en uppsättning bevarandestrategier

Varje plan gör det möjligt för ett arkiv att genomföra en serie tydliga bevarandeåtgärder för att skapa en Archival Information Package (AIP).⁶⁰ Standardformatet AIP, som är till för att informationen som ska arkiveras, ska sparas utan ändringar under (i princip) obegränsad tid. Det innehåller dels den information som ska sparas, dels metadata som beskriver innehållet och gör det sökbart. Det finns också skydd mot ändringar av innehållet. Ingår i Open archival information system (OAIS).⁶¹

4. Collection (Insamla)

Datainsamling är kanske den mest tekniskt rigorösa och komplexa av alla eDiscoveryfaser. Det innebär utvinning av potentiellt relevant elektroniskt lagrad information (ESI) från sin ursprungliga källkod till ett separat arkiv.

Eftersom insamlingen innebär direkt interaktion med data, tycker de flesta att det är huvudsakligen en IT-aktivitet. En effektiv insamlingsstrategi kräver emellertid ett aktivt engagemang från både juridisk - och IT-personal.

Uppgifterna om eDiscoveryinsamlingar, såsom tidpunkten och metoder, leder till mycket förvirring bland användare. Många sammanfogar bevarande och insamling. Domstolar föreskriver inte någon särskild metod för bevarande, de kräver bara att det blir gjort. Insamlingen är åt andra sidan det första konkreta steget mot att producera dokument. Bevarandet är väldigt processbaserat,

60Giaretta David Advanced Digital Preservation. Publishing: Berlin, Heidelberg: Spring Berlin Heidelberg, 2011. chap. 14.7 Preservation Plans.

61 COMPUTER SWEDEN IT-ord Ord och uttryck i IT-branschen IDG:s ordlista.

medan insamlingen är mycket mer action baserad (och vanligtvis mer tekniskt).⁶²

När det gäller ett dynamiskt digitalt objekt, är det bra att veta hur objektets tillstånd var vid olika tidpunkter. Faktum är att data förändras över tiden och dess status vid varje bestämt ögonblick i tiden, det kan vara mycket viktigt.

Inom detta område så krävs det ytterligare forskning. Vid varje ögonblick kunde i princip en ögonblicksbild tas och lagras. Den ögonblicksbilden skulle ha sitt associerade representations nätverk. Effektiv lagring av en serie

snapshots som är en förteckning över vad som fanns i en databas, ett filsystem eller datalagring vid ett visst ögonblick ⁶³ skulle kunna leda till att man lagrar skillnader eller inkluderar tidstaggar i data.⁶⁴

5.Processing (bearbeta)

Bearbetningsfasen innefattar att förbereda insamlade ESI (electronically stored information) för advokat analys och granskning. Vanligtvis utförs det av en specialiserad programvara som kan bearbetningen och vet vad det innebära med extrahering av filer från mapp. Programvaran ska även radera meningslösa systemdata eller göra konvertering av vissa filformat.⁶⁵

eDiscovery består av alla former av elektronisk data och datakällor har olika nivåer av tillgänglighet och presenterar olika utmaningar för insamlingen. Det är en sak att identifiera och bevara de olika former av ESI och en sak att hitta insamlingen, som är den stora utmaningen. En sammanfattning av de

vanligaste kategorier av ESI som kan behövas samlas in för eDiscovery är:

62 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 6:

DATA COLLECTION.

63 COMPUTER SWEDEN IT-ord Ord och uttryck i IT-branschen IDG:s ordlista.

64Giaretta David Advanced Digital Preservation. Publishing: Berlin, Heidelberg: Spring Berlin Heidelberg, 2011. 4.3 Static vs. Dynamic.

65 Exterro E-Discovery and Legal Software THE BASICS of E-DISCOVERY, CHAPTER 1:

PROCESS.