Under slutet av 1900-talet förändrades samhället i riktning från offentliga lösningar och centralisering, mot marknadsanpassning och decentralisering. Denna förändring förde med sig ett ökat intresse för resultatredovisning och utvärdering i styrningen av offentliga organisationer. Olika former för verksamhetsredovisning introducerades och fick
varierande genomslag. Dock kvarstod och kvarstår problemet med att applicera
styrmodeller hämtade från vinstdrivande verksamheter på offentliga organisationer, som ofta är ”mjuka”, dvs. icke-vinstdrivande, till sin karaktär. Detta hänger samman med två viktiga aspekter på styrningen av mjuka organisationer: för det första svårigheten att bryta ner de politiska mål, som reglerar offentlig verksamhet, till operativa mål. För det andra svårigheten att utveckla prestationsmått, som kan ställas i relation till
verksamhetens mål. Dessa svårigheter berör också de offentliga biblioteken, som kan betecknas som mjuka organisationer. Slutet av 1900-talet har också inneburit
förändringar när det gäller utbildnings- och informationsbehov i samhället. Dessa förändringar har också påverkat biblioteken och fört olika bibliotekstyper närmare varandra.
Mot bakgrund av ovanstående framgår det att det finns ett behov av att öka kunskapen om hur mätningar av den dagliga, löpande verksamheten kan utvecklas och användas för att fungera i biblioteksorganisationer. Ett sätt att göra det är att undersöka hur de
mätningar ser ut, som dagens bibliotek redovisar och använder. Det är syftet med denna uppsats. För att närma mig mitt syfte har jag undersökt två olika biblioteks
verksamhetsberättelser och de mätningar som redovisas där. Biblioteken i min
undersökning är ett kommunalt folkbibliotek och ett akademiskt bibliotek. Jag har valt bibliotek av olika typ för att undersöka gemensamma, biblioteksspecifika drag i verksamhetsmätningarna. Mätningarna har jag analyserat till innehåll, form och användbarhet. Det senare har jag undersökt genom att intervjua ledare från respektive bibliotek.
Med utgångspunkt i min frågeställning har jag, med hjälp av teman och begrepp i
Biblioteks- och informationslitteraturen, utformat en toretisk ram som skall fördjupa min förståelse för mitt empiriska material. I denna teoretiska ram definieras och beskrivs mätningar till innehåll, form och användning. Med utgångspunkt i tidigare studier framgår det att det har skett en förskjutning från att vilja mäta resurser till att mäta
resultat i relation till mål och användare, men det framgår också att tillämpningarna är få. I litteraturen redogörs för några möjliga orsaker till detta. Det kan ha att göra med en traditionell syn på bibliotek som något i sig gott, eller bero på att biblioteken är rädda för att jämföras med varandra. En annan viktig orsak hänger samman med bibliotekens karaktär av mjuka organisationer, och allt vad det innebär av svårigheter i mål- och mätningsarbetet.
För min undersökning har jag valt fallstudiemetoden, som i min tillämpning har en kvalitativ ansats, i den meningen att den utgör en närstudie av två fall, dvs. de båda biblioteken, i syfte att öka förståelsen för det sammanhang som verksamhetsmätningar inom offentliga bibliotek utgör. I en dokumentstudie har jag undersökt
verksamhetsberättelser för tre år från de båda biblioteken. Materialet har jag sorterat och analyserat med hjälp av kategorier för mätningarnas innehåll och form. När det gäller
frågan om mätningarnas användbarhet har jag kompletterat min dokumentstudie med två intervjuer av ledare från de berörda organisationerna. Jag har även gjort jämförelser mellan de båda fallen i min undersökning för att få framförallt eventuella gemensamma drag att framträda.
Resultatet av min undersökning visar att det är en variation av bibliotekens verksamhet som blir föremål för någon form av mätning. De traditionella statistikindikatorerna som utlån, besök, bestånd och nyförvärv, har fortfarande stor betydelse i
verksamhetsberättelsernas framställning. Det är intressant att konstatera med tanke på att biblioteksstatistiken inte behandlas särskilt ingående i Biblioteks- och
informationslitteraturen. Dessutom uttrycker biblioteken själva både i
verksamhetsberättelserna och i intervjuerna att de traditionella statistikindikatorerna inte längre täcker in den alltmer mångfacetterade biblioteksverksamheten. Dock framgår det både i mitt teoretiska och mitt empiriska material att statistikindikatorerna genom att relateras till en variation av faktorer och även till berättande text, kan få verksamheten att framträda på ett mer nyanserat sätt. Min undersökning visar också att kvantitativa mått ofta används för att uttrycka kvalitet, dvs. ”hur mycket” används för att uttrycka ”hur bra”. Att det görs kan bero på svårigheterna att mäta hur väl verksamheten fungerar i relation till mål och användarbehov. Min slutsats av detta är att det ibland kanske är den enda möjliga vägen att anta något om kvalitet utifrån kvantitet, men att
biblioteksorganisationerna måste vara medvetna om och tydliggöra den förskjutning som sker.
När det gäller mätningarnas användbarhet visar min undersökning att ledarna framhåller den politiska användningen, dvs. den redovisning som görs i förhållande till politiker och finansiärer i syfte att skaffa medel till verksamheten. Därför anpassas ofta de mätningar som presenteras till externa krav. För att mätningarna skall kunna användas i
ledningsarbetet måste de uttrycka något vettigt och sanningsenligt om verksamheten. Det senare är dessutom ett villkor för att kunna konstatera om organisationerna genomför fastställda uppdrag. Jag finner i min undersökning att organisationerna och dess ledare är medvetna om dessa delvis motstridiga krav och befinner sig i en balansgång däremellan. När det gäller de gemensamma dragen hos de båda bibliotekens verksamhetsmätningar, är de inte i förstone uppenbara. Det beror framför allt på att verksamhetsberättelserna ser så olika ut till form och omfattning, vilket i sin tur påverkar redovisningen av mätningar. En intressant likhet som jag hittar är dock att förhållandet till huvudmännen påverkar både synen på mätningar och framställningen av dem i verksamhetsberättelserna. En annan likhet berör hur den traditionella biblioteksstatistiken framträder i dokumenten.
Käll- och litteraturförteckning
Otryckta källor
Stadsbiblioteket Stadsbibliotekets webbsida 2001-09-24 Verksamhetsberättelse 1998 Verksamhetsberättelse 1999 Verksamhetsberättelse 2000 Universitetsbiblioteket Biblioteksnätverket Verksamhetsberättelse 1999 Årsredovisning för 1997 Universitetsbiblioteket Verksamhetsberättelse för året 1998 Verksamhetsberättelse för året 1999 Verksamhetsberättelse för året 2000Intervju med biblioteksledare, gjord i april 1998.
Intervjuer med biblioteksledare, gjorda i maj och juni 2003
Tryckta källor
Abbott, Christine (1994). Performance measurement in library and information services. London: Aslib.
Bawden, David (1990). User-oriented evaluation of information systems and services. London: Gower.
Ett bildat folk: De högskolestuderande och folkbiblioteken (1995). Stockholm: Statens
kulturråd. (Rapport från Statens kulturråd, 1995:1).
Boken i tiden (1997). Utredningen om boken och kulturtidskriften. Stockholm: Fritze.
(Statens offentliga utredningar (SOU), 1997:141).
Bonniers svenska ordbok (1991). 5. uppl. Stockholm: Bonnier.
Brindley, Lynne (1989). Performance measurement: Can you manage without it? Summing up. British Journal of Academic Librarianship, vol. 4, no. 2, s. 121-126. Bryson, Jo (1997). Managing information services: An integrated approach. Aldershot: Gower.
Childers, Thomas A. & Van House, Nancy A. (1993). What´s good?: Describing your
Corvellec, Hervé (1995). Stories of achievements: Narrative features of organizational
performance. Lund. (Lund Studies in Economics and Management, 27). Diss. Lund:
Univ.
Cullen, Rowena (1999). Does performance measurement improve organisational
effectiveness? A postmodern analysis. Performance Measurement and Metrics, August, sample issue, s. 9-29.
Ford, Geoffrey (1989). Approaches to performance measurement: Some observations on principles an practice. British Journal of Academic Librarianship, vol. 4, no. 2, s. 74-87. Goodall, Deborah L. (1988). Performance measurement: A historical perspective.
Journal of Librarianship, vol. 20, no. 2, April, s. 128-144.
Hernon, Peter & McClure, Charles R. (1990). Evaluation and library decision making. Norwood, NJ: Ablex. (Information management, policy and services).
Holme, Idar M. & Solvang, Bernt K. (1997). Forskningsmetodik: Om kvalitativa och
kvantitativa metoder. Översättning: Björn Nilsson. 2.uppl. Lund: Studentlitteratur. Orig:s
titel: Metodevalg og metodebruk.
Johansson, Staffan (1995). Verksamhetsbedömning i mjuka organisationer: Om
kommunala ledares verksamhetsinformation och försök att finna mått på effektivitet inom social service. Göteborg: Centrum för forskning om offentlig sektor (CEFOS). Diss.
Göteborg: Univ.
Merriam, Sharan B. (1994). Fallstudien som forskningsmetod. Översättning: Björn Nilsson. Lund: Studentlitteratur. Orig:s titel: Case study research in education.
Orr, R. H. (1973). Measuring the goodness of library services: A general framework for considering quantitative measures. Journal of documentation. vol. 29, no. 3, s. 315-332. Poll, Roswitha & Boekhorst, Peter te (1996). Measuring quality: International guidelines
for performance measurement in academic libraries. München: Saur. (IFLA publications,
76).
Ramberg, Ulf (1997). Utformning och användning av kommunala verksamhetsmått. Lund. (Lund Studies in Economics and Management, 36). Diss. Lund: Univ.
Torstendahl, Rolf (1966). Introduktion till historieforskningen: Historia som vetenskap. Stockholm: NoK.
Vedung, Evert (1998) Utvärdering i politik och förvaltning. 2.uppl. Lund: Studentlitteratur.
Yin, Robert K (1994). Case study research: Design and methods. 2 ed. Thousand Oaks, CA: Sage. (Applied social research methods series, 5).
Elektroniska källor
Kungl. biblioteket (1997-04-14). BIBSAM. Kunskapsporten.
www.kb.se/bibsam/bidrag/projbidr/kunskap.htm [2003-05-13]
Kungl. biblioteket (2003-04-01). BIBSAM. Nabis: nationella bibliotekssamrådet.
Bilaga A
Intervjufrågor till biblioteksledarna:
1. Hur användbara anser du som biblioteksledare att de verksamhetsmätningar, som återges i verksamhetsberättelsens form, är för ditt arbete internt och externt? 2. Spelar mätningarnas innehåll någon roll, och i såfall vilken?
3. Spelar mätningarnas form någon roll, och i såfall vilken?
4. Vad minns du av hur just mätningarna från verksamhetsberättelerna för åren 1998 till 2000 användes?