MAGISTERUPPSATS I BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP VID BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP/BIBLIOTEKSHÖGSKOLAN
2003:106
Att mäta bibliotek :
en studie av två biblioteks verksamhetsberättelser
TELLERVO SALOMONSSON
© Tellervo Salomonsson
Mångfaldigande och spridande av innehållet i denna uppsats – helt eller delvis – är förbjudet utan medgivande av författaren/författarna.
Svensk titel: Att mäta bibliotek: en studie av två biblioteks verksamhetsberättelser
Engelsk titel: Measuring a library: a study of activity reports from two libraries.
Författare: Tellervo Salomonsson
Kollegium: IV
Handledare: Angela Zetterlund
Abstract: During the late twentieth century, political and societal changes gave rise to an increased interest in performance evaluation in public organizations. This development also affected libraries in the public sector.
The main concern for this master thesis is performance measurement in libraries. In this study two different types of libraries are investigated, one public and the other academic. My aim is to find out if and how performance measurement appears in the libraries´ annual activity reports. In interviews with library leadership the usability of the measurements are examined. I also compare the results from each library to find common features concerning performance measurement.
The theoretical framework consists of themes and ideas from Library and Information science literature that address measurement issues in library organizations.
The result of the study demonstrates that measurements appear in a quite simple but varied way, and describe a wide array of organization activities. It further illustrates that the leaders are mainly interested in using measurement for political purposes. Finally, the study shows that there are important differences in the performance accounts of the two libraries. In terms of common features, both libraries rely heavily on their status as non-profit organizations.
Nyckelord: mätningar, verksamhetsmätningar, verksamhetsberättelser, folkbibliotek, akademiska bibliotek, forskningsbibliotek, utvärdering
Innehållsförteckning
Inledning ...4
1. Bakgrund ...5
1.1 Verksamhetsredovisning i offentliga organisationer...5
1.2 Former för bibliotek...7
1.3 Problemet verksamhetsmätningar...8
1.3.1 Syfte och frågeställning...9
1.3.2 Valda avgränsningar...9
1.3.3 Definitioner ...9
2. Teoretisk ram – några teman och begrepp i Biblioteks- och informationslitteraturen ...11
3. Metod ... 17
3.1 Fallstudien ...17
3.2 Val av fall ...18
3.3 Datainsamling ... 18
3.4 Bearbetning och analys ... 19
3.5 Validitet och reliabilitet ... 20
4. Resultat av fallstudien ... 22
4.1 Biblioteken - en bakgrund ...22
4.2 Verksamhetsberättelserna – allmän beskrivning ... 23
4.3 Analyskategorierna för innehåll och form ... 26
4.4 Fallet Stadsbiblioteket ...27
4.4.1 Resultat av dokumentstudie – Stadsbiblioteket ... 27
4.4.2 Resultat av intervju – Stadsbiblioteket ... 32
4.4.3 Sammanfattning och reflektioner – fallet Stadsbiblioteket ...34
4.5 Fallet Universitetsbiblioteket ... 36
4.5.1 Resultat av dokumentstudie – Universitetsbiblioteket ...36
4.5.2 Resultat av intervju – Universitetsbiblioteket ...42
4.5.3 Sammanfattning och reflektioner – Universitetsbiblioteket ... 44
4.6 Jämförelser mellan fallen Stadsbiblioteket och Universitetsbiblioteket ...47
5. Slutsatser och diskussion ...52
5.1 Mätningarnas innehåll och form varierar – en bredd av verksamheten kommer till uttryck ...52
5.2 Den politiska användningen viktigast för ledarna ... 54
5.3 Olikheter i kommunikationen med huvudmän påverkar mätningarna, men organisationernas mjuka karaktär innebär likheter ... 54
5.4 Jämförande reflektioner - teori och empiri ... 55
5.5 Metodreflektioner ... 59
5.6 Slutord...60
6. Sammanfattning ...61
Käll- och litteraturförteckning... 63 Bilaga A
Inledning
Önskan att i bakåtriktad granskning studera en företeelse eller ett förlopp, att mäta och värdera resultat, är gammal. I mänsklighetens historia finns flera exempel där ”forskare och lärde” verkat hos kungar och furstar, alltifrån Aristoteles vid kung Filips hov till Nobel hos den ryske tsaren, för att bistå dem med det vi i dag skulle kalla utvärdering (Vedung 1998, s. 19). Trots en lång historia av utvärderande verksamhet innebär de politiska och samhälleliga förändringarna under framförallt 1980-talet ett ökat intresse för verksamhetsmätningar och utvärderingar. Det intresset håller i sig i och med den
förskjutning som har skett från centrala och offentliga lösningar till decentralisering och privata alternativ. Mitt eget intresse för mätnings- och utvärderingsfrågor i
biblioteksorganisationer tog fart under biblioteks- och informationsvetenskapens kurs Verksamhetens organisation och särskilt i samband med dess moment om utvärdering.
Där fann jag bakgrund till de frågor jag stött på i min praktiska erfarenhet av biblioteksarbete. På det folkbibliotek där jag har arbetat under flera år, har detta problemområde till och från aktualiserats i diskussioner om hur vårt arbete skall mätas och värderas. Traditionell biblioteksstatistik i form av framförallt utlåningssiffror upplevs idag när biblioteket har fått andra och mera komplexa uppgifter än att förvara och
tillhandahålla tryckta dokument, som ett otillräckligt och trubbigt instrument för att beskriva vad det är som görs. I detta komplicerade sammanhang av traditioner och förändringar, både inom den egna organisationen och i omvärlden, utför dagens
biblioteksorganisationer sina verksamhetsmätningar och redovisar dem i dokumentform, exempelvis i verksamhetsberättelser. Det är några av dessa dokument jag inför denna uppsats har valt att studera för att undersöka vad det kan innebära att mäta bibliotek. Jag har i en fallstudie undersökt hur mätningar presenteras till innehåll och form i
verksamhetsberättelser från två bibliotek, ett folkbibliotek och ett akademiskt bibliotek.
Dessutom har jag intervjuat ledare från biblioteken för att få svar på frågan om mätningarnas användbarhet. Avsikten med att välja bibliotek av olika typ har varit att göra jämförelser och få framförallt det biblioteksspecifika att framträda. Jag tror att det, särskilt mot bakgrund av senare års samarbetsförsök, krävs erfarenheter från olikartade biblioteksorganisationer för att utveckla och förfina framtida metoder att mäta bibliotek.
Resultatet av min studie presenterar jag i denna uppsats.
Uppsatsen är disponerad så att jag i kapitel 1 ger en allmän översikt över mätning och redovisning i offentlig verksamhet, samt en beskrivning av de undersökta
biblioteksformerna och samverkan mellan dem. Här introduceras också uppsatsens syfte och frågeställning. Därefter, i kapitel 2, presenterar jag med utgångspunkt i min
frågeställning några teman som jag funnit i Biblioteks- och informationslitteraturen.
Dessa teman utgör uppsatsens teoretiska ram. I kapitel 3 behandlas principerna för
fallstudien som metod samt mitt tillvägagångsätt vad gäller bearbetning och analys av det empiriska materialet. I ett resultatkapitel, kapitel 4, redogör jag för resultatet av mina dokumentstudier och intervjuer. Uppsatsen avslutas med ett diskussionskapitel, kapitel 5, där jag drar slutsatser och relaterar resultatet av min studie till uppsatsens teoretiska ram.
1.Bakgrund
I detta kapitel redogör jag kortfattat för verksamhetsredovisning i offentliga organisationer, och särskilt hur den såg ut under slutet av 1900-talet. Jag tar upp mätningar som en del av en organisations ledning, och jag berör de problem detta
ledningsinstrument kan innebära för offentliga organisationer. Därefter övergår jag till att beskriva hur de specifika offentliga organisationerna folk- och akademiska bibliotek är organiserade och vilka beröringspunkter dessa olika bibliotekstyper har. I kapitlet introducerar jag också uppsatsens syfte och frågeställning.
1.1 Verksamhetsredovisning i offentliga organisationer
”Organizations in the public sector are in danger. Public libraries are in danger”
(Childers & Van House 1993, s. 1). Med dessa varningsord har offentliga bibliotek verkat i tiotals år. I en omfattande samhällsförändring har hela den offentliga sektorn såväl som välfärdspolitiken omprövats. Det har skett en ideologisk förskjutning från offentliga lösningar till privata, och marknadsekonomiska företeelser har gjort sitt inträde i offentlig verksamhet. Dessa förändringar har fört med sig ett ökat behov av
redovisningsinstrument. Som Ramberg skriver: ”I en tid av allmän samhällsförändring och med en debatt som präglas av behovet att genomföra kraftiga besparingar inom den kommunala sektorn, är det inte heller överraskande att intresset och behovet av att på ett bättre sätt följa upp och utvärdera olika utfall, har ökat högst markant”(1997, s 18). Detta gäller i hög grad också biblioteksorganisationer, vars ledningar måste försäkra sig om sina organisationers effektivitet. Lika viktigt är det dock för organisationerna att uppvisa effektivitet, att till uppdragsgivare på olika nivåer kommunicera resultat (Bryson 1997, s.
401; Childers & Van House 1993, s.1). För att kunna göra det behövs någon form av mätnings- och redovisningsinstrument. I traditionell managementteori ingår mätnings- och utvärderingsaktiviteter i ledningen av en organisation. Enligt en förenklad styr- och planeringsmodell fastställer organisationen, utifrån sitt övergripande uppdrag, mål och delmål som utmynnar i handlingar och aktiviteter. Dessa bedöms i relation till fastställda mål, som i sin tur kan revideras och omformuleras. Detta i en kontinuerlig process (Hernon & McClure 1990, s. 10-14) där mätning är ett verktyg för att uppfånga och uttrycka graden av måluppfyllelse (se Figur 1).
Figur 1 Förenklad styr- och planeringsmodell för en organisation. 1
1 Bilden är hämtad från Poll och Boekhorst 1996, s. 17.
Modellen har sitt ursprung i den ”cybernetiska ansatsen” (Ramberg 1997, s. 23), ett rationellt sätt att se på organisationer som slutna och självreglerande system. Att en organisation är sjävreglerande innebär ”att önskvärda mål eller fastställda standarder jämförs med utfall, d.v.s. att handlingar följs upp och korrigeras, helst automatiskt, om de icke anses önskvärda”. Den cybernetiska ansatsen har kritiserats (ibid., s. 25);
organisationer är sällan så rationella och mekanistiska som ansatsen vill göra gällande, de utsätts för tryck och förskjutningar både inifrån och utifrån. Ändå utövar de rationella styrmodeller som emanerar från den cybernetiska ansatsen en lockelse på offentliga organisationer och dess ledare (Johansson 1995, s. 32).
Ramberg (1997) identifierar slutet av 70-talet som den tid när ”behovet av andra
beskrivningar än de traditionella resursbeskrivningarna (d.v.s. kostnader och intäkter) på allvar börjar efterfrågas i de svenska kommunerna” (s. 19), och han menar att det var den kommunala decentraliseringen, vilken tog fart vid denna tid, som orsakade detta behov.
Vid denna tid, och framförallt under 80-talet, då ”definitionen av verksamhetsnormerna förskjutits från interna till externa aktörer” (Johansson 1995, s. 14) i en ”marknadsvåg”, sker, som nämns ovan, en förändring med både ideologiska och ekonomiska förtecken av den kommunala sektorn. Johansson skriver (1995, s. 30-32) att de föreställningar om effektivitet som rådde i den offentliga sektorn före andra världskriget handlade om besparingar och nedskärningar. När riksrevisionsverket bildades i slutet av 60-talet hade dock, under påverkan från näringslivet, intresset för ändamålsenlighet i verksamheten kommit att få ökad betydelse. Detta följdes av programbudgetutredningen, där det fastslogs att effektivitet går att utläsa i relationen mellan måluppfyllelse och kostnader.
En förutsättning för programbudgetering och dess släkting målstyrning är ett gediget målarbete med konkreta målbeskrivningar att mäta kostnaderna mot. Johansson menar att dessa båda modeller aldrig fick något större inflytande på de kommunala
organisationerna.
I decentraliseringens spår följde under 80-talet en minskad tilltro till planering, och i slutet av decenniet lanserades den s. k. beställare/utförarmodellen, som skulle efterlikna förhållandena på marknaden såtillvida att effektivitet i en organisation skulle skapas i en konkurrenssituation (ibid., s. 32). Frågan är vilken genomslagskraft dessa nya
organisationsmodeller haft i den offentliga sektorn. Johansson skriver (1995, s. 32) att, trots försök att lansera nya styrmodeller, så ”tycks beslutsrationella metoder ha bibehållit sin popularitet bland politiker och tjänstemän”. T. ex. målstyrningsmodellen har
framförallt haft ett symboliskt värde, dvs. organisationen signalerar rationalitet och effektivitet utåt mot sin omgivning.
Både Ramberg (1997, s. 19-21) och Johansson (1995, s. 21-23) har svårigheterna med att styra kommunala organisationer enligt traditionella styrmodeller, som utgångspunkt för sina studier. Det är två viktiga aspekter i styrsystemet som är svårhanterliga för
kommunala organisationer. För det första målarbetet; det är som Ramberg (1997, s. 19) skriver svårt ”att bryta ned de politiska målen till olika delmål för verksamheten”.
Johansson (1995, s. 10) skriver att det saknas tydliga mål inom t. ex. den kommunala socialtjänsten. Det andra stora styrproblemet för kommunala verksamheter är svårigheten att hitta mått som tydligt visar vad som presterats i organisationen (Ramberg 1997, s. 20;
Johansson 1995, s. 16). Johansson gör en distinktion mellan hårda och mjuka
organisationer. De förstnämnda kännetecknas av att ”det finns prestationsmått som ger tydligt besked om /deras verksamheters/ framgång”. För de senare däremot är ”det inte
möjligt att finna prestationsmått som tydligt visar hur framgångsrikt dess mål eller syfte uppnås” (ibid., s. 16). Johansson menar att hårda och mjuka verksamheter återfinns i både offentlig och privat sektor. I den kommunala sektorn, som han uppehåller sig vid,
benämns organisationer inom kultur-, utbildnings- och omsorgsområdena som mjuka.
Detta sker, menar Johansson, utan någon närmare definition av begreppet ”mjuk”. I stort sett menar han dock att de ovan nämnda områdena går in under hans definition. Här hittar vi också biblioteksorganisationerna; ”Information services often experience difficulty in designing quantitative and qualitative measures that prove their value, as many of the benefits are intangible or linked to other outcomes for which they cannot be directly accountable.” (Bryson 1997, s. 401) De akademiska biblioteken befinner sig inte i den kommunala sfären, men utgångspunkten för mitt resonemang är att de till sin karaktär är mjuka organisationer i offentlig regi, som kan förväntas brottas med liknande
styrproblem som de kommunala. Hur ser då organisationerna för dessa bibliotekstyper ut? Inom vilka specifika bibliotekssammanhang utförs mål- och mätningsarbetet?
Eftersom de båda nämnda typerna av offentliga bibliotek har både olikheter och likheter, ger jag nedan en kortfattad beskrivning av hur de styrs, organiseras och samverkar.
1.2 Former för bibliotek
Folkbiblioteket är sedan bibliotekslagens införande 1 januari 1997 en lagstadgad verksamhet. Detta innebär bl.a. att varje kommun skall ha ett folkbibliotek och att boklånen skall vara avgiftsfria. Folkbiblioteken är idag framförallt en kommunal
angelägenhet. Kommunerna svarar för drygt 90 % av kostnaderna, medan landsting och stat delar på ca 5,5 % respektive 2,5 % (Boken i tiden 1997, s.134). Folkbibliotekets uppgifter är att tillgodose behov av kultur och rekreation, samt utbildning och information, där de två senare uppgifterna kommit att bli allt viktigare. Stadgat i
bibliotekslagen är även arbetet med att främja och stimulera barns och ungdomars läsning och språkutveckling. Folkbiblioteken förväntas dessutom arbeta uppsökande för att nå nya grupper. På senare år har dock uppsökande verksamhet riktad till grupper som t.ex.
gamla, sjuka och handikappade, minskat väsentligt. Biblioteken styrs på kommunnivå av en politiskt tillsatt nämnd. I samband med omfattande besparingar under 1990-talet ersattes i många kommuner kultur- eller biblioteksnämnder med en gemensam nämnd för skola, fritid och kultur (ibid., s. 153).
De akademiska biblioteken regleras också genom bibliotekslagen. Där framgår det att det på alla högskolor skall finnas tillgång till högskolebibliotek. Dessa bibliotek skall
förutom att ge service åt den egna institutionen, avgiftsfritt låna ut medier till andra biblioteksinstitutioner i landet. Finansieringen av högskole- och universitetsbiblioteken sker inom varje utbildningsinstitutions ram (Boken i tiden 1997, s. 140). Kungliga biblioteket, KB, sorterar under Utbildningsdepartementet, och har ett visst
samordningsansvar för landets vetenskapliga biblioteken. För detta svarar särskilt BIBSAM, ett planerings- och samordningsorgan inom KB. KB upprätthåller också biblioteksdatasystemet LIBRIS.
1900-talets sista decennier innebar ett närmande mellan folkbibliotek och akademiska bibliotek. ”Den höjda utbildningsnivån och decentraliseringen av den högre utbildningen har skapat andra förutsättningar för och behov av samverkan mellan olika typer av bibliotek”, skriver utredarna i Boken i tiden (1997, s. 153). Ett uttryck för detta är bibliotekslagen. I 10 § framgår det att forsknings- och högskolebiblioteken förutom att avgiftsfritt tillhandahålla medier till folkbiblioteken även skall samverka med dessa och
”bistå dem i deras strävan att erbjuda låntagarna en god service”. Ett sådant exempel är LIBRIS som utvecklats till en nationell biblioteksdatabas, och gör de akademiska bibliotekens mediabestånd sökbart för folkbiblioteken. Dessutom fungerar LIBRIS som stöd för folkbiblioteken vid katalogisering (ibid., s. 142). Folk- och akademiska bibliotek samverkar också i Nationella bibliotekssamrådet, NABIS (Kungl. biblioteket 2003). Det finns också exempel på regionala projekt, där syftet är att ”ge biblioteken i hela regionen tillgång till kvalificerade nätverksbaserade tjänster och stödja studerande på alla nivåer samt ge kvalificerad service till företag i regionen” (Kungl. Biblioteket 1997).
Av ovanstående framgår att folk- respektive akademiska bibliotek i allt större
utsträckning verkar i en gemensam kontext. Nyckelbegrepp som ”kunskapssamhället”
och ”det livslånga lärandet” har fått beteckna det senaste sekelskiftet. Jag går inte närmare in på dessa begrepps innebörd. Jag nöjer mig med att konstatera att de olika biblioteksorganisationernas uppdrag och mål här delvis sammanfaller. Det innebär ett ökat behov av gemensamma verktyg i det komplicerade mål- och mätningsarbetet. För att komma dit krävs det större kunskap om hur dagens biblioteksorganisationer arbetar med dessa verktyg. Vad kan olika bibliotekstyper lära av varandra för att förbättra sin
verksamhetsredovisning och därigenom ledningen av den egna organisationen? Finns det något biblioteksspecifikt sätt att utforma och använda verksamhetsmätningar? Detta är några av de frågor som utgör bakgrund till min uppsats.
1.3 Problemet verksamhetsmätningar
I denna uppsats koncentrerar jag mig på hur två olika typer av offentliga bibliotek i egenskap av ”mjuka” organisationer utformar och använder verksamhetsmätningar. Det är således den redovisande och utvärderande delen av organisationernas ledningsarbete (se ovan s. 7) som varit i fokus för mina studier. Det är utifrån detta fokus som
uppsatsens syfte och frågeställning utformats.
1.3.1 Syfte och frågeställning
Kunskaper om hur bibliotekens verksamhet utvärderas är viktiga idag då
utvärderingsaktiviteter av olika slag har blivit vanligare och fått ökad betydelse. Det övergripande syftet med denna uppsats är att få kunskap om hur utvärdering, i form av återkommande verksamhetsmätningar, utformas och används i praktiken av de offentliga biblioteken. Det specifika syftet är att undersöka och jämföra hur två olika typer av biblioteksorganisationer mäter sin verksamhet och hur detta framträder i
organisationernas verksamhetsberättelser. Jag avser dessutom att ta reda på i vilken grad bibliotekens ledare anser att de i sitt arbete har användning för dessa mätningar.
För att närma mig mitt syfte har jag utvecklat följande frågeställning:
1. Med vilket innehåll och i vilken form kommer verksamhetsmätningar till uttryck i verksamhetsberättelser från två bibliotek representerande två olika
bibliotekstyper?
2. Hur användbara anser bibliotekens ledare att dessa verksamhetsmätningar är för deras eget arbete internt och externt?
3. Vilka gemensamma drag finns i de båda bibliotekens verksamhetsmätningar vad gäller deras innehåll, form och användbarhet?
1.3.2 Valda avgränsningar
Undersökningen gäller inte alla typer av bibliotek, utan avgränsas till ett folkbibliotek och ett akademiskt bibliotek. Undersökningen omfattar inte dessa bibliotekstyper i någon generell mening, utan utgör en fallstudie av två bibliotek, ett kommunalt folkbibliotek och ett universitetsbibliotek. Dessa bibliotek kallas i min text Stadsbiblioteket respektive Universitetsbiblioteket. Jag har utgått från bibliotekens organisationsnivå, och jag har valt att inte undersöka avdelningsnivåer för sig själva, utan dessa har studerats enbart i den mån de ingår i organisationens redovisning. Inte heller har jag studerat redovisningen från politisk, övergripande nämndnivå, eller i universitetsbibliotekets fall, från
moderorganisationens, universitetets, nivå. Jag har studerat den interna
verksamhetsmätningen, dvs. de mätningar som organisationerna själva gör av den egna verksamheten. Eventuell extern granskning eller utvärdering faller utanför min
undersökning, men redovisas i de fall där resultat av sådana undersökningar relateras till organisationernas egen mätning. Vidare avgränsas undersökningen till att gälla endast sådan verksamhetsmätning som presenteras i verksamhetsberättelserna och omfattar således inte all intern verksamhetsmätning som har gjorts inom organisationen.
Undersökningen avgränsas även tidsmässigt och omfattar endast perioden 1998-2000.
1.3.3 Definitioner
Det som i min uppsats benämns ”verksamhetsberättelse” kan i biblioteksorganisationers redovisning förekomma under andra namn (Corvellec 1995, s. 181), men på
biblioteksnivå, där jag befinner mig i min undersökning är verksamhetsberättelse en vedertagen benämning. Biblioteksorganisationerna i min studie har också själva valt att kalla sina redovisningsdokument för verksamhetsberättelser. Med verksamhetsberättelse avses alltså här från operativ nivå, årlig, i efterhand utformad, aktivitetsapport.
Verksamheten väljer jag att kategorisera och definiera enligt Bawdens (1990, s. 75)
indelning i resurser, system och service (se även kapitel 4.3). Med verksamhetsmätning avser jag det som i Biblioteks- och Informationslitteraturen går under benämningen
”performance measurement”, dvs. ett övergripande måttbegrepp som både kan beskriva verksamheten enligt Bawdens kategorier, och/eller det som Hernon och McClure (1990) kallar input, dvs. ”resources essential to library service”, och output, ”the services resulting from library activities” (s. 138). Med innehåll avses vad i verksamheten som blir föremål för mätning och form är i denna redogörelse liktydigt med vilka mått och måttredogörelser som används. Innehåll och form definierar jag enligt valda kategorier (se nedan s. 26-27). Ledare motsvaras i min undersökning av personer verksamma som ledare inom den operativa verksamheten. Med användbarhet avser jag möjlighet till påverkan, framförallt i form av förändring av organisationens resurser, system och service, som har sin orsak i den verksamhetsmätning som återges i
verksamhetsberättelserna.
I detta kapitel har jag återgivit den bakgrund av verksamhetsredovisning och specifika organisatoriska omständigheter, som bibliotekens verksamhetsmätningar kan ses emot.
Jag har också definierat det problem som är i fokus för min uppsats. Detta har jag
förtydligat i uppsatsens syfte och frågeställning. Jag övergår nu till att redogöra för några teoretiska teman inom Biblioteks- och informationslitteraturen som beskriver företeelsen mätningar.
2. Teoretisk ram - några teman och begrepp i Biblioteks- och informationslitteraturen
I detta kapitel redovisar jag med utgångspunkt från min frågeställning några teoretiska teman och begrepp som återkommer i Biblioteks- och informationslitteraturen när det gäller verksamhetsmätningar. Dessa teman utgör studiens teoretiska ram genom vilken jag ser mitt empiriska material. Jag har valt dessa teman för att jag anser att de är
adekvata för mitt syfte, och kan hjälpa mig att besvara mina frågor. Hur teori och empiri visar sig överenstämma redogör jag för i uppsatsens avslutande kapitel.
För att ringa in begreppet ”mäta”, med dess avledningar ”mätningar” och ”mått”, väljer jag att utgå ifrån en kortfattad och allmän ordboksdefinition. I Bonniers svenska ordbok läser jag: ”mäta ... ta mått på; ha ett visst mått, viss storlek o.d.; pröva styrkan; värdera;
bedöma”. Redan här antyds både mätningens kvantitativa och dess kvalitativa sida, dvs.
mätningar förväntas på något sätt vägleda oss både i vår strävan att ta reda på hur mycket och hur bra. Denna samexistens påverkar också synen på mätningar som den kommer till uttryck i den biblioteks- och informationsvetenskapliga litteraturen. ”Although
quantitative measures do not equal quality, one can infer levels of quality from them”, läser jag t. ex. hos Goodall (1988, s. 128) i hennes retrospektiva artikel över
verksamhetsmätningar i bibliotekssammanhang.
Det engelska ordet för mätningar, measurement, sammanställs i litteraturen med ordet performance och bildar begreppet performance measurement, som jag i min
frågeställning valt att använda som översättning för verksamhetsmätningar. Jag har redan i mina avgränsningar redogjort för att verksamhetsmätningar är ett övergripande
måttbegrepp som innefattar de kvantitativa och kvalitativa avläsningar som kan göras vid olika instanser i det system som utgör en organisation, i detta sammanhang; ett bibliotek (se Figur 22).
Figur 2 En generell systemmodell.
I en generell systemmodell består ett system av input, anslag och resurser, som i en process omvandlas till output, en slutprodukt eller utgångseffekt, vilken i sin tur har inflytande på omgivningen, outcome. I ett mycket enkelt biblioteksexempel skulle input motsvara bokbeståndet och output antalet utlån, medan outcome skulle kunna motsvaras av den glädje eller nytta som en individ eller ett samhälle har av de lånade böckerna.
Outcome är ett åtråvärt, men till sin natur undanglidande objekt för mätning (Poll &
Boekhorst 1996, s. 20 f.).
2 Bilden är hämtad från Childers och Van House 1993, s. 12.
Innehållet i verksamhetsmätningarna kan alltså definieras utifrån det led i
resursomvandlingen som fokuseras. Det inbegriper de samband som finns mellan de olika leden, vilket inte är minst viktigt (Hernon & McClure 1990, s. 144). Ett annat sätt att definiera är vad mätningarna säger om de olika leden; ”performance measurement can assess the extent, effectiveness and efficiency” (ibid., s. 138). Det förstnämnda, extent, är i huvudsak en kvantitativ måttdimension, som säger något om omfattningen eller
mängden av t. ex. en viss service. Effectiveness uttrycker i vilken grad en service eller aktivitet uppfyller fastställda mål, eller användarnas förväntan, och slutligen efficiency, som innebär resursanvändning eller –tilldelning. Poll och Boekhorst (1996) gör en definition i två steg av verksamhetsmätningar; ”collection of statistical and other data describing the performance of the library, and the analysis of these data in order to evaluate the performance. Or in other words: Comparing what a library is doing (performance) with what it is meant to do (mission) and wants to achieve.” (s.16) Som Poll och Boekhorst lägger fram den här definitionen framgår det att de ser andra ledet som ett förtydligande av det första. Jag tycker snarare att andra ledet är en utveckling av det första, då jämförelsemomentet saknas i det första liksom mot vad det är jämförelsen skall göras.
Goodall (1988) skriver i sin bakåtblickande artikel, att för traditionell verksamhetsmätning har betoningen legat på input-ledet i organisationens
resursomvandling; ”the library tended to be seen as being goods-oriented rather than service-oriented” (s. 129). Redan i slutet av sjuttiotalet inleds dock en förskjutning mot att mäta verklig service (output) istället för potentiell dito (ibid., s. 131). Det sker en marknadsanpassning, och idag handlar det mera om att erbjuda marknaden, användarna, den service som efterfrågas än att räkna tillgångarna. I takt med den utvecklingen har användarna blivit mer kritiska och medvetna om vilken service de kan kräva och förvänta sig (Abbott 1994, s. 5). Utifrån dessa förändringar kan vi med Bawden (1990, s. 77) konstatera att frågan hur mätningar skall gå till i sig själv är enkel. Genom att ställa vår verksamhet (resurser, system och service) i relation till användarnas behov får vi reda på hur bra den är. Detta är ett enkelt konstaterande med ett, som det visar sig, komplext innehåll. Vad är bra? Det frågar redan titeln på Childers och Van Houses bok (What´s good, 1993)? Childers och Van House går vidare genom att fråga ”hur skiljer man ett bra bibliotek från ett dåligt” (s. 5). För att svara på den frågan använder de begreppet
effektivitet (effectiveness), som de ger en bred definition, eftersom ”the idea of goodness is multiform”; effektivitet är ”goodness, achieving success, and the quality of
performance”. När vi sedan skall svara på frågan hur bra kommer jämförelsemomentet in i bilden. Om vi med Bawden beslutar att bibliotekets verksamhet skall ställas i relation till användarnas behov då uppstår frågan hur vi skall fastställa dessa behov. ”The main problems seem to be those of defining operationally, the universe of needs a service is inteended to meet”, konstaterar Orr (1973, s. 324). Vi har att göra med ett universum av behov som ett bibliotek förmodas möta. Att definiera ett universum är ingen lätt uppgift.
Det säger sig självt att vi kommer att få problem med att hitta mått som kan fastställa i vilken grad dessa behov är uppfyllda. Eftersom det är mycket svårt att hitta direkta mått som kan användas för detta ändamål – för att hårdra det hela skulle vi behöva titta in i våra användares inre för att där avläsa svaret på våra frågor – används ofta indirekta mått.3 Därför används fortfarande ofta input (resurser och tillgångar) för att mäta hur väl ett bibliotek tillgodoser sina användares behov (Ford 1989, s. 76).
3 Direkta och indirekta mått används av Orr (1973, s. 318) i en komplicerad modell för att beskriva aspekterna kvalitet och värde. Min tolkning av hans användning är avsiktligt förenklad.
Går det att hitta ett mått som kan uttrycka om ett bibliotek är ”bra” eller ej? Ford (1989, s.
77) ställer sig frågan, och svarar själv att ett sådant helhetsmått är osannolikt. Ändå var det ett sådant allomfattande och uttömmande mått som management-teorin sökte efter i decennier (Childers & Van House 1993, s. 16). Även biblioteksvärlden engagerade sig i jakten på ”the Grail of Goodness”. Childers och Van House menar att man enbart genom att se på allt det som har skrivits i försöken att hitta ett enda gyllene effektivitetsmått kan dra slutsatsen att ett sådant inte finns. Så många olika förhållningssätt, infallsvinklar och perspektiv har introducerats att ”effektivitetens idé” framstår som allt annat än enhetlig.
Det är inte heller så den återges längre; ”it is now seen as situational, organic,
multifaceted, and a point of view” (ibid., s. 16). Hur skaffar vi oss då en uppfattning om biblioteket som helhet? Bawden (1990, s. 77) föreslår att vi genom att sätta samman enskilda aspekter av organisationens system och service får en helhetsbild att framträda.
Goodall (1988, s. 140) menar dock att svårigheterna att hitta adekvata mått för varje individuell aspekt av organisationen påverkar möjligheterna att skaffa en överblick. Och även om lämpliga mått för delarna finns så kan resultatet av dessa inte oreflekterat sättas samman till en helhet. Verksamhetsmätningar är, hur vi än ser på dem, beskrivningar av verksamheten inte verksamheten i sig; ”it is not the thing itself, but a metaphor” (Childers
& Van House 1993, s. 11). Förskjutningar mellan verkligheten och beskrivningar av den är oundvikliga. Om jag förstår författarna rätt så menar de, att summan av beskrivningar av enskildheter inte självklart kan utgöra beskrivning av helheten. Childers och Van House menar dock att vi inte skall låta detta hindra oss utan istället se det som en utmaning.
Vad är då ett ”bra” bibliotek? Före 70-talet utgjorde nationell biblioteksstandard det kriterium som enskilda bibliotek med fördel skulle relatera till för att mäta sin effektivitet (Childers & Van House 1993, s. 15). Därefter väcktes kritik mot användandet av
standard. Bibliotek ser så olika ut och befinner sig i så olika sammanhang att de inte kan jämföras med en och samma standard. Det sker en ”lokalisering” av kriterierna för effektivitet (ibid., s. 15), och styrning genom planering och mätning (se modell s. 6) kommer in i bilden. Trots övergång från nationell standard till lokala mål under 70-talet fortsätter diskussionen om standard eller ej långt senare i biblioteks- och
informationslitteraturen. I sin artikel från 1989 invänder Brindley (s. 123) mot gemensamma riktlinjer för bibliotek eftersom förutsättningen för dessa är konsensus, både omkring bibliotekets uppdrag och mellan inblandade aktörer. Som jag förstår henne innebär biblioteksanvändarnas och anslagstilldelarnas olika intressen att en sådan
konsensus skulle bli förödande för användarna. Jämförelser mellan olika
biblioteksorganisationer skulle resultera i ett medeltal, en mittfåra, som blir normens
”maximum”. Detta kan leda till en nedåtgående spiral för resurstilldelningen. Dock tillägger hon att någon form av standard kan användas retoriskt för att stödja bibliotekets uppdrag.
I vilken form uttrycks mätningarna? Ett återkommande begrepp i sammanhanget är indikatorer. Ordboksdefinitionen lyder som följer; en indikator ”visar (antyder) att ngt förhåller sig på ett visst sätt” (Bonniers svenska ordbok, 5:e upplagan). Childers och Van House (1993, s 10 f.) sätter begreppet i relation till effektivitet (se ovan s. 12).
Effektiviteten i en organisation har olika dimensioner. Exempel på dimensioner i ett folkbibliotek är ”tillgänglighet” och ”informationsöverföring”. För att ge dimensionerna form används indikatorer. En indikator för dimensionen tillgänglighet kan vara t. ex.
”parkeringsmöjligheter”. Genom att översättas till mått konkretiseras indikatorerna, t. ex.
konkretiseras indikatorn ”parkeringsmöjligheter” med ”antalet parkeringsplatser”. Här
används alltså indikatorer och mått tillsammans. Andra skribenter använder indikatorer istället för mått. Brindley (1989) skriver: “I use indicators advisedly as measurement for me suggests a precision that could not be claimed for any such ratio. It also reminds us that the quantitative must always be balanced by the qualitative” (s. 124). Hon anför alltså två skäl till att begreppet mätningar inte är adekvat; 1) det antyder en precision som inte är möjlig i sammanhanget, 2) det lägger tyngdpunkten på det kvantitativa på
bekostnad av det kvalitativa. Corvellec (1995, s. 141) beskriver indikatorer som textualiseringen av en organisations verksamhet. Text, menar han, skall förstås i den traditionella meningen som innebär meningsfulla sekvenser av bokstäver och siffror tillsammans. Det är text som skapar de berättelser (ibid., s.179), som återger
organisationens verksamhet.
Finns det andra former för mätningar? Hernon och McClure (1990) redogör för fem mått som ofta återkommer i litteraturen; 1) title fill rate – hur många procent av efterfrågade titlar har återfunnits?; 2) subject fill rate –hur många procent av efterfrågade ämnen har återfunnits?; 3) collection turnover rate – hur många gånger har enskilda exemplar lånats ut per år?; 4) reference questions per capita – hur många referensfrågor per person och år har ställts till bibliotekspersonalen?; 5) reference fill rate – hur många procent av referensfrågorna har besvarats av bibliotekspersonalen? De tre första måtten beskriver Hernon och McClure som allmänna indikatorer för utveckling av bibliotekets samlingar, användarframgång och titeltillgänglighet. Det är mått på omfattning (extensiveness) som kopplade till bibliotekets mål blir indikatorer på måluppfyllelsegrad (effectiveness). För att dessa mått skall bli verkligt användbara för beslutsfattande bör de placeras in i lämplig kontext. T. ex. kan title fill rate studeras ämnesvis och därigenom ge en bild av hur användande förhåller sig till ett biblioteks ämnesurval. Däremot är det tveksamt om title fill rate verkligen avspeglar användarnas informationsbehov eller deras förmåga att använda biblioteket. Om resultatet för collection turnover rate skall bli giltigt bör jämförelsetalet inte utgöras av hela beståndet utan begränsas till den utlåningsbara samlingen. Denna typ av avgöranden är viktiga att göra innan ett mått används som underlag för beslutsfattande. Även de två senare måtten, som berör referensservicen, skall utsättas för olika överväganden innan de används. Det kan t. ex. vara lämpligt att placera in dem i en ämneskontext eller specifik frågesituation. Hernon och McClure (1990, s.
143) betonar att utgångspunkten för val av mätningar måste vara att de skall kunna användas i det lokala planerings- och beslutsarbetet. Därför menar de, att frågan vad biblioteksledarna vill mäta är viktigare än etiketten på enskilda mått. Utgångspunkten för ledarna måste vara vilken av biblioteksorganisationens aktiviteter som skall utvärderas, och vilken dimension av just denna aktivitet som man vill ha belyst. Därefter väljs formen för mått. (ibid., s. 145-151)
Hur används mätningarna? Jag har redan berört de förskjutningar som skett i den offentliga sektorn med minskade resurser och inflytande från den privata sektorn. Mot denna bakgrund utkristalliserar sig två huvudsakliga skäl till att mätningar utföres. Detta dubbla uppdrag beskrivs av Childers och Van House (1993, s. 1) som fastställa
(assessing) och kommunicera (communicating). Att vara effektiv och demonstrera effektivitet är inte detsamma, men båda delarna är lika viktiga, konstaterar de. Detta tvåsidiga syfte kan också beskrivas utifrån den nivå där resultatet av mätningarna
används. Vi kan skilja på politisk nivå och ledningsnivå (Ford 1989, s 74 f.). Eftersom en biblioteksorganisation är beroende av medel utifrån, måste den för att få del av dessa medel redovisa och rättfärdiga sin verksamhet. På ledningsnivå skall de tilldelade medlen fördelas och användas på bästa sätt inom biblioteksorganisationen. Orr (1973, s. 316 f.)
kallar dessa tre uppgifter justification, allocation och maximation, och det är viktigt att inte bortse från någon av dem i styr- och planeringsprocessen. I ett kärvt
samhällsekonomiskt klimat kan det politiska imperativet för mätningar och redovisning förefalla mest angeläget om organisationens överlevnad står på spel. Brindley (1989, s.
121) varnar för att agera endast utifrån politiska motiv. Om biblioteksorganisationer defensivt kämpar för bevarande och överlevnad, och inte för förändring och utveckling, kommer de snart nog att bli varse att de politiska spelreglerna förändras, och i det spelet har en stagnerad organisation inte mycket att hämta.
Mycket har skrivits om verksamhetsmätningar av biblioteksorganisationer. Det är ett konstaterande som återkommer i den litteratur som jag har läst (Goodall 1988, s. 128;
Childers & Van House 1993, s. 16). I samma mån konstateras att tillämpningarna är få (Goodall 1988, s. 141; Cullen 1999, s. 24), och det spekuleras förstås omkring orsakerna.
Goodall (s 141) menar att en viktig orsak är bristen på adekvata och användbara mått, men också att många bibliotek är rädda för att inte hålla måttet och hamna på ”ligans botten”. Enligt Cullen (1999, s. 24) finns det framförallt två skäl till frånvaron av verksamhetsmätningar. För det första är incitamenten inte tillräckligt starka.
Biblioteksverksamhet handlar sällan om liv och död, det ställs inga vinstkrav och det är inte så länge sedan som bibliotek betraktades som något i sig gott. Det andra skälet handlar om det som redan konstaterats (se ovan s. 7): svårigheterna att mäta mjuka organisationers resultat (outcome) eller påverkan (impact) på enskilda eller samhället som helhet. Det går t. ex. inte att entydigt fastställa ”den bästa boken” eller den ”bästa informationen” för en enskild användare. Titeln på Cullens artikel lyder ”Does
performance measurement improve organisational effectiveness?”. På denna fråga kan vi inte entydigt och övertygat svara ”ja”, menar Cullen (1999, s. 9). Därtill är de begrepp vi rör oss med – ”bibliotek”, ”verksamhetsmätningar”, ”effektivitet” – alltför flytande och relativa. Men, skriver hon, ”in the midst of such uncertainty we must attempt to create some meaning” (ibid., s. 10). Verksamhetsmätningar i sin mångtydighet, är ett viktigt verktyg för att tolka en mångtydig verklighet, menar hon (ibid., s. 27).
I min genomgång ovan över hur mätningar beskrivs och analyseras i den biblioteks- och informationsvetenskapliga litteraturen har jag inte gjort någon åtskillnad mellan
folkbibliotek och akademiska bibliotek. Det främsta skälet till det är att en sådan skillnad inte poängteras i de redogörelser jag har tagit del av. Goodall (1988) använder i sin historiska genomgång av mätningar på bibliotek exempel omväxlande från folkbibliotek och akademiska bibliotek för att belysa sin framställning. Hernon och McClure (1990, s.
141 f.) konstaterar att bibliotekslitteraturen har diskuterat användandet av
verksamhetsmätningar i olika typer av bibliotek, ”academic, corporate, and public”, men när de refererar de olika inläggen i diskussionen är det skillnader i synen på mätningar som framhävs inte hur de används i de olika bibliotekstyperna. Ford gör i sin artikel Approaches to performance measurement (1989, s. 77-81), en genomgång över några mätningsinitiativ inom biblioteksvärlden. Han gör en uppdelning i akademiska bibliotek, folkbibliotek och nationella bibliotek, men är samtidigt noga med att poängtera att ”the measures discussed are not unique to the particular environment for which they have been proposed”. Childers och Van Houses What´s Good? (1993, s. 2) utgår ifrån och behandlar folkbiblioteksverksamhet, men författarna förklarar i sin inledning att många av de principer och slutsatser som de har kommit fram till kan översättas till andra typer av bibliotek. De övergripande problemen med att fastställa och kommunicera effektivitet delas av olika sorters bibliotek. På samma sätt finner jag de allmänna resonemangen i
Polls och Boekhorsts Measuring quality : international guidelines for performance measurement in academic libraries, intressanta och giltiga även för folkbibliotek.
Efter denna genomgång av biblioteks- och informationsvetenskaplig litteratur förväntar jag mig att finna följande i min undersökning: När det gäller innehåll och form antar jag att innehållet kommer att beröra en bredd av bibliotekens verksamhet (resurser, system och service) och alla instanserna i resursomvandlingen, framförallt input och output- leden. Det tycks finnas en önskan, men svårighet att lägga tyngdpunkten på output-ledet.
Indirekta mått används istället för direkta; t. ex. input-mått för att belysa hur användarbehoven tillgodoses. De aspekterna som jag förväntar mig att finna är
kvantitativa, extensiveness, satt i relation till kostnader, efficiency, men framförallt till verksamheternas mål och användarnas behov, effectiveness, för att få fram information om verksamhetens kvalitet. Särskilt förväntar jag mig allmänna indikatorer som tar upp samlingarna och användandet av dem. Jag förväntar mig inte att hitta några utförda försök att mäta verksamheten i sin helhet. Formen förväntar jag mig uttrycks i indikatorer för att beskriva olika dimensioner av verksamheten och att dessa indikatorer
konkretiseras med mått, men också att indikatorer används istället för mått när graden av precision är lägre. Dessutom förväntar jag mig att indikatorerna kan utgöra meningsfull och berättande text. Jag förväntar mig att hitta beräkningar där återfunna efterfrågade titlar och ämnen, samt utlån jämförs med samlingarna. Beräkningar förväntar jag mig också när det gäller referensfrågor. Med utgångspunkt i konstaterandet att
tillämpningarna är få kan jag också förvänta mig att helt enkelt inte hitta så många spår av mätningsverksamhet.
När det gäller användande förväntar jag mig att två huvudsakliga former av användning kommer att framträda; politisk- och ledningsanvändning. Den politiska användningen handlar om att kommunicera mätningsresultat till huvudmän och bidragsgivare för att säkra organisationens överlevnad. Ledningsanvändningen handlar om planering och beslutsfattande. En underordnad form av användning kan äga rum i jämförelser mellan bibliotek.
När det gäller likheter och skillnader mellan folkbibliotek och akademiska bibliotek drar jag slutsatsen att jag kommer att finna skillnader men att dessa inte kommer att vara så stora som likheterna. Den främsta slutsatsen jag kan dra efter min litteraturgenomgång är dock att dessa texter låtit det biblioteksspecifika framträda före jämförelsen mellan olika typer av biblioteksorganisationer.
Jag har nu skapat en teoretisk förståelse för företeelsen verksamhetsmätningar inom bibliotek, och därigenom vissa förväntningar på vad jag kan finna i mitt empiriska material. För att komma vidare till resultatet av min undersökning övergår jag nu till att presentera den metod jag har tillämpat.
3. Metod
I detta kapitel presenterar jag principerna för fallstudien som metod. Jag redogör dessutom för min praktiska tillämpning av metoden, mitt tillvägagångssätt när jag har valt fall och hur jag har bearbetat och analyserat mitt material. Här finns också en kort redogörelse för hur validitet och reliabiltet kan säkerställas i en fallstudie.
3.1 Fallstudien
I min undersökning är jag ute efter att genom fördjupning skapa större förståelse för mitt problem. Jag väljer därför att arbeta med kvalitativ metod och genomföra en fallstudie.
Kvalitativ metod kännetecknas bl. a. av sin närhet till det studerade och de sammanhang och strukturer detta befinner sig i (Holme & Solvang 1997, s. 80). Om fallstudier kan, enligt Yin (1994), sägas att strategin är att föredra när “hur” och “varför” frågor ställs, när undersökaren har liten kontroll över händelserna, och när fokus är på ett nutida fenomen i en verklighetskontext (s. 1). Yin söker också fånga begreppet i en definition;
“a case study is an empirical inquiry that investigates a contemporary phenomenon within its real-life context, especially when the boundaries between phenomenon and context are not clearly evident” (1994, s. 13). Yin vill inte att fallstudier likställs med kvalitativ forskning. Han menar att en fallstudie kan baseras på en blandning av kvalitativa och kvantitativa bevis (ibid., s. 14). Inte heller Holme och Solvang, som i klassificeringen av forskningsmetoder drar den huvudsakliga skiljelinjen mellan kvalitativ och kvantitativ metod, utesluter ett förenande av de båda när så är ändamålsenligt. ”I många konkreta undersökningar kan vi med fördel kombinera dessa båda huvudsakliga angreppssätt”, skriver de (Holme & Solvang 1997, s. 88). Mina konkreta undersökningar i form av dokumentstudier och intervjuer följer ett kvalitativt spår i den meningen att det rör sig om närstudie av två fall för att skapa förståelse runt ett sammanhang. Därför väljer jag ändå att kalla mitt tillvägagångssätt kvalitativt.
Ett problem med fallstudier och en anledning till att metoden har blivit kritiserad är att det ur det kvantitativt begränsade underlaget inte går att dra några generaliserande
slutsatser, och att man som forskare trots allt kan frestas att försöka göra det, eftersom det är först i en jämförelsesituation som forskningsresultatet blir verkligt intressant. Yin skriver att ”case studies ... are generalizable to theoretical propositions and not to populations or universes” (1994, s. 10). Han skiljer mellan statistisk och analytisk
generalisering. I den förra, som är den vanligaste typen av generalisering, ”an inference is made about a population (or universe) on the basis of empirical data collected about a sample” (ibid., s. 30). Denna generaliseringsmetod fungerar inte i samband med fallstudier, eftersom de enskilda fallen inte kan jämföras med stickprov, eller samplar.
Analytisk generalisering å andra sidan innebär att fallstudieresultatet sätts i relation till, jämförs med, en tidigare utvecklad teori och prövas mot denna. ”A previously developed theory is used as a template with which to compare the empirical results of the case study” (Yin 1994, s. 31). Ramberg (1997, s. 35) gör en intressant tolkning och
vidareutveckling av Yins analytiska generalisering, där han menar att utgångspunkten är en ”bred teoretisk referensram” med utvecklingspotential i mötet med studiens empiri.
”Min uppfattning”, skriver Ramberg, ”är att det är nästintill nödvändigt att man som forskare successivt införskaffar både nya empiriska och teoretiska lärdomar under empiriska studier”. Han kallar det ”en etablerad relation och ett samspel mellan
forskaren, forskarens teorier och studiens empiri”. Jag menar att Rambergs resonemang
liknar mitt förhållningssätt till teori respektive empiri i min undersökning.
3.2 Val av fall
I min undersökning har jag valt att utgå från två biblioteks verksamhetsberättelser, ett kommunalt folkbibliotek och ett universitetsbibliotek. Min avsikt med detta val är att kontrastera de båda typerna av bibliotek, och därigenom få framförallt förenande drag att framträda. Att jag har valt just dessa båda bibliotek beror på rent praktiska skäl. Det skulle ha kunnat vara två andra representanter för de aktuella bibliotekstyperna. Det hade givetvis inneburit ett delvis annat, men säkert inte mindre intressant resultat. Som jag ser det är det viktiga inte att det är just dessa bibliotek, utan att dessa bibliotek utgör
representanter för dessa bibliotekstyper. Jag har valt att ta fasta på likheterna för att få det biblioteksspecifika att framträda, och därigenom skapa en bredare kunskapsbas. Detta är särskilt intressant mot bakgrund av de diskussioner om samverkan mellan folk- och akademiska bibliotek som har förts under 90-talet (Ett bildat folk 1995, s. 74). I min text benämner jag biblioteken ”Stadsbiblioteket” respektive ”Universitetsbiblioteket”.
3.3 Datainsamling
Min empiriska studie utgörs i huvudsak av en studie av dokument. Dokumenten
verksamhetsberättelser är mina huvudsakliga källor. Källa kan definieras på följande sätt:
”en skrift som åberopas för en viss uppgift och som utgör grunden för denna uppgifts auktoritet” (Torstendahl 1966, se Holme & Solvang, s. 125). Holme och Solvang använder begreppen källa och dokument jämsides. Jag har här valt att använda termen dokument. Även hos Merriam (1994, s. 12) sätts likhetstecken mellan källa och dokument, men till skillnad från definitionen ovan redogör Merriam för en bredare innebörd hos begreppet dokument. I den inbegrips förutom skriftligt material också
”fysiska lämningar och tillverkade föremål”. Dokumenten kännetecknas i allmänhet av att de har en ”existens som är oberoende av den vetenskapliga undersökningen”. De är till skillnad från intervjuer och observationer tillkomna i annat syfte än att utgöra
informationsunderlag för forskare. Detta har, menar Merriam (1994, s. 118 f.), inneburit att forskare dragit sig för att använda dokument. De är inte anpassade till den aktuella forskningssituationen, vilket kan göra dem osäkra och svårarbetade som
informationskällor. Det kan dessutom vara svårt att konstatera dokumentens äkthet och riktighet. Det finns dock flera fördelar med att använda dokument som informationskälla (ibid., s. 120 f.). De är ofta lätta och billiga att komma åt. De är stabila, och påverkas inte av forskarens närvaro. Dessutom ger de genom sin tillkomsthistoria insikter i
forskningsproblemets kontext.
Att använda dokument i en forskningssituation är en process som inleds med att hitta relevanta dokument. Överblick över aktuella och tillgängliga dokument kan vara svår att skaffa sig (Holme & Solvang 1997, s. 131), men ett försök i den riktningen ökar
möjligheterna att hitta relevant material. Som vid all datainsamling är det frågeställningen som utgör utgångspunkt, och ett kreativt och öppet användande av denna gör det lättare att utvinna information ur dokument som inte är anpassade till forskning (Merriam 1994, s. 127 f.). Efter att dokumentets ursprung och äkthet har konstaterats, vidtar själva innehållsanalysen, som kan se ut på olika sätt, men går ut på att ”systematiskt beskriva innehållet i ett kommunikativt budskap” (ibid., s. 128). Innehållsanalysen har ofta utgått från ett kvantitativt tillvägagångssätt. Förekomster har räknats för att olikheter i
budskapet skall framträda och för att hypoteser skall kunna bekräftas. Merriam menar (1994, s. 129) att det även går att arbeta kvalitativt i en innehållsanalys. I en induktiv analys samspelar forskaren med begrepp och data för att ny kunskap skall framträda (jfr ovan s. 17).
Jag har valt att närgranska två biblioteks verksamhetsberättelser från åren 1998 till 2000.
Verksamhetsberättelser har jag valt eftersom det i huvudsak är i dessa dokument som biblioteken på organisationsnivå redovisar den form av regelbundna
verksamhetsmätningar (performance measurement) som jag vill undersöka (Corvellec 1995, s. 181). Andra redovisningsdokument förekommer, men eftersom
verksamhetsberättelsen är den dokumenttyp som återfinns i båda organisationerna har jag i min undersökning valt att begränsa mig till denna. På det sättet kan jag göra jämförelser och undersöka hur två olika biblioteksorganisationer väljer att hantera
verksamhetsmätningar i samma typ av redovisningsdokument. Att jag har valt tre år och inte ett eller fem beror på att tre år trots allt är en hanterlig och avgränsad mängd som ändå kan få mönster att framträda, som särskiljer det tillfälliga från det återkommande.
Jag har valt de här åren för att de är någorlunda samtida och min avsikt med studien är att beskriva ett nutida fenomen, inte att göra en historisk redogörelse. Jag har valt detta arbetssätt som i huvudsak är en dokumentstudie eftersom det ger mig möjlighet att granska ett avgränsat och för min frågeställning relevant material.
Som komplement till mina dokumentstudier har jag genomfört två intervjuer. Holme och Solvang (1997, s. 99) menar att den kvalitativa intervjun i stort är jämförbar med ett vanligt samtal. Graden av styrning är låg och intervjutiderna förhållandevis långa. I mina intervjuer har jag valt, genom att begränsa antalet frågor4 och intervjutid, en högre grad av styrning. Det har jag gjort för att de frågor jag vill ha svar på specifikt rör de
redovisade verksamhetsmätningarnas användbarhet. Intervjuerna genomfördes under våren 2003. Informanterna är ledare inom respektive organisation. De var även
verksamma som sådana, fast i delvis andra positioner, under åren 1998 till 2000, och väl insatta i verksamhetsberättelserna från dessa år. Intervjuerna varade ungefär trekvarts timme vardera. Det är uppenbart att båda ledarna är intresserade av och medvetna om verksamhetsmätningar och deras användning, och gärna diskuterar frågor inom detta område. För fortsatt forskning finns här mycket att hämta.
3.4 Bearbetning och analys
Yin skriver om svårigheterna med att analysera fallstudie-bevis, svårigheter som han menar sammanhänger med att strategier och tekniker inte har definierats ordentligt tidigare. Varje undersökning måste, menar Yin, inledas med en strategi som anger vad det är som skall analyseras och varför (1994, s. 102). Han kallar det en allmän analytisk strategi ”to help an investigator to choose among different techniques and to complete the analytic phase of the research successfully” (ibid., s. 103). Yin presenterar två allmänna analytiska strategier, där den första går ut på att följa de teoretiska påståenden som är upprinnelsen till fallstudien, och den andra innebär utformandet av en beskrivande ram (”descriptive framework”) för att organisera fallstudien. Eftersom min studie i huvudsak är deskriptiv (se nedan), menar jag att jag använder mig av den senare strategin. Jag har dock valt att relatera min beskrivande ram till de teoretiska påståenden, eller snarare till teman och begrepp som jag har funnit i det teoretiska material jag har studerat.
4 Frågorna bifogas i Bilaga A
Merriam beskriver hur analysen av kvalitativ information sker i olika steg; dels den analys som sker under datainsamlingens gång, dels den intensivanalys som görs när materialet är insamlat. I det första steget sker insamling och analys parallellt och
resulterar i en falljournal (Merriam 1994, s. 139). Här befinner man sig på en deskriptiv nivå, en sammanställning och beskrivning av det undersökta fallet, och det är möjligt att låta detta utgöra slutresultatet av studien. Det är också möjligt att gå vidare i analysen och med utgångspunkt i undersökningens frågeställning föra en dialog med det insamlade materialet, och utveckla kategorier, dvs. ”leta efter regelbundenheter och företeelser som återkommer i informationen” (ibid., s. 145). Utifrån dessa kategorier skapas abstraktioner och begrepp som relateras till det studerade fallet. ”Kategorierna beskriver informationen, men i viss utsträckning innebär de också en tolkning av informationen” (ibid., s. 152). Ett tredje steg i analysarbetet innebär teoretiserande, som kan innebära utvecklandet av en teori. Här går man vidare med abstraktionerna och försöker med spekulationens hjälp dra vidaresyftande slutledningar (ibid., s. 153).
Min studie är i huvudsak deskriptiv, dvs. jag avser med undersökningen att utifrån mina valda avgränsningar beskriva företeelsen verksamhetsmätningar på bibliotek. Jag har dock med utgångspunkt i min frågeställning och valt teoretiskt bakgrundsmaterial, infört vissa tolkande moment. För respektive fall har jag gjort en falljournal. Dessa har jag sedan analyserat med hjälp av kategorier. Jag har använt mig dels av kategorier som har framträtt ur mönster jag har funnit under min närläsning av verksamhetsberättelserna, dels av redan befintliga kategorier. De kategorier jag har valt att använda är som jag ser det adekvata för att beskriva mätningarnas form och innehåll. De kompletterande intervjuerna har jag analyserat med min dokumentstudie som bakgrund för att få svar på frågan om mätningarnas användbarhet.
3.5 Validitet och reliabilitet
Det finns olika sätt att försäkra sig om validitet (giltighet) och reliabilitet (pålitlighet) i en forskningssituation. Validitet och reliabilitet kan inte fastställas på samma sätt för en kvalitativ fallstudie som för den experimentella forskningen där det t. ex. gäller att fastställa lagbundenhet. Utgångspunkten för alla typer av forskning är dock att vara uppmärksam på undersökningens grundläggande begrepp och hur information samlas in, analyseras och tolkas (Merriam 1994, s. 174). Det är undersökningens delar som kan säga något om validiteten och reliabilteten som helhet; vilka analysinstrument har använts?
Vilka slutsatser har man kommit fram till och hur förhåller sig dessa till den information som undersökts? Merriam skiljer mellan inre och yttre validitet. Inre validitet berör frågan huruvida resultatet av den genomförda undersökningen överensstämmer med verkligheten. I detta sammanhang är det viktigt att komma ihåg (ibid., s. 177) att alla beskrivningar av verkligheten är tolkningar av den, utförda av en viss uttolkare med specifika erfarenheter, att verkligheten alltid förändras något när den utsätts för observationer, och att beskrivningar av verkligheten inte är liktydig med verkligheten utan just beskrivningar av den. För att försäkra sig om inre validitet är det därför viktigt att ha forskarens teoretiska perspektiv och utgångspunkter klargjorda. I mitt arbete har jag försökt så tydligt som möjligt redogöra för mina utgångspunkter och vald teori och metod. Jag har använt mig av min formulerade frågeställning för att tillvägagångsätt, resultat och analys skall hänga ihop och bidra till inre validitet. Genom att den inre validiteten förstärks ökar också reliabilteten. I kvalitativ forskning går det inte att
använda reliabilitet i meningen att undersökningen, om den upprepas med annat material
skall ge samma resultat. Istället handlar det om beskriva undersökningens olika steg så detaljerat att det tydligt framgår att de olika delarna befinner sig i ett sammanhang och att graden av beroende är hög. Yttre validitet innebär detsamma som generaliserbarhet (Merriam 1994, s. 183). Eftersom kvalitativa fallstudier inte är statistiskt generaliserbara, har jag använt mig av analytisk generalisering som jag har beskrivit ovan (s. 17), dvs.
fallstudiens empiriska resultat relateras till teoretiska påståenden och resonemang.
Efter att växelvis ha beskrivit principer för den kvalitativa fallstudien och mina praktiska tillämpningar av den, har jag nu verktygen klara för att presentera resultatet av min studie.
4. Resultat av fallstudien
I detta kapitel presenterar jag resultatet av min undersökning. Kapitlet inleds med en bakgrund till de två fallen i min studie. Detta avsnitt följs av en beskrivning av dokumentet verksamhetsberättelse, dess generella karakteristika, samt av verksamhetsberättelserna i min studie. Jag introducerar och definierar också de
analyskategorier för mätningars innehåll respektive form som jag funnit vara användbara för min analys. Därefter redogör jag för resultatet av min fallstudie. I enlighet med deskriptiv analys har jag för att få svar på frågan om verksamhetsmätningarnas innehåll och form, studerat verksamhetsberättelser från biblioteken i min studie. För att få svar på frågan om mätningarnas användbarhet har jag gjort intervjuer med ledare från de båda organisationerna. Min presentation av undersökningresultatet innebär att jag för
respektive bibliotek gör en kronologisk genomgång av verksamhetsberättelserna för tre år. Denna genomgång motsvarar min intensivanalys av dokumenten där mina valda innehålls- och formkategorier strukturerar texten. Redovisning av intervjuerna följer i anslutning till respektive dokumentbeskrivning. Varje fall avslutas sedan av en samlad summering. Kapitlet avslutas med en jämförelse mellan fallen. Men allra först ger jag en kort beskrivning av de båda biblioteken, Stadsbiblioteket och Universitetsbiblioteket, med tonvikt på åren för min undersökning.
4.1 Biblioteken – en bakgrund
Stadsbiblioteket i min undersökning är ett kommunalt folkbibliotek. I den kommunala organisationen är det en enhet inom kultur- och fritidsförvaltningen, som regleras av den politiskt tillsatta kultur-och fritidsnämnden. Det finns en förvaltningschef och en
bibliotekschef (Stadsbiblioteket 2001). Stadsbiblioteket hade under åren 1998 och 1999 fyra funktioner som 1) huvudbibliotek för hela kommunen, 2) basbibliotek för
kommundelsbiblioteken, 3) närbibliotek för kommundel Centrum och 4) grundskolans skolbibliotekscentral.
Åren 1998 till 2000 medförde stora förändringar för Stadsbiblioteket.
Kommundelsorganisationen upplöstes i och med år 2000, och kommundelsbiblioteken som tidigare sorterat under respektive kommundelsnämnd återfördes till den samlade biblioteksorganisationen (Verksamhetsberättelse 2000, s. 1). Förutom denna kommunala omorganisation, planerade och genomförde biblioteket under dessa år ”Det Nya
Biblioteket”, en framtidsatsning som svar på besparingar och organisatorisk stagnation under 90-talet. Stagnerade gjorde dock inte tillströmningen av besökare; ”Mellan 1990- 96 har antalet besökare ökat med 16% och antalet lån med 40%.” (Verksamhetsberättelse 1998, s. 5) De stora sparbetingen under denna tid innebar att personaltiden för besökarna minskat. Att vända denna utveckling var en av drivkrafterna bakom Det Nya Biblioteket (ibid., s. 5). Utgångspunkten var ett ekonomiskt tillskott för att bygga ut biblioteket i garaget under byggnaden. Bibliotekschefen sa nej till detta förslag eftersom det skulle bli ännu svårare för personalen att ge god service åt besökarna i större lokaler. Efter diverse turer beslutades att ombyggnad skulle ske i det befintliga biblioteket samt i en
angränsande byggnad. Det innebar ökade ytor, men i mindre omfattning än det
ursprungliga förslaget. Tanken var att pengar skulle sparas till ny personal. Så blev det inte: ombyggnaden blev dyrare än man förväntat. För att ändå nå målet att ge besökarna mer tid och bättre service, satsade man på ny teknik med bl.a. utlånings- och
återlämningsautomater, utbildning av personal i effektivare arbetssätt och införande av servicepunkter med teamarbete (Verksamhetsberättelse 1998, s. 4-6).
Universitetsbiblioteket sorterar administrativt under moderorganisationen universitet och finansieras inom ramen för universitetets ekonomi. Under åren för min undersökning, 1998-2000, fanns universitetets bibliotek samlade i ett biblioteksnätverk, som förutom ett hundratal fakultets- och institutionsbibliotek, bestod av Universitetsbiblioteket med dess fyra enheter: Enhet 1, Enhet 25, Enheten för universitetsgemensam service och IT- enheten. Enhet 1 och Enhet 2 var då biblioteksenheter med ansvar för olika grupper av ämnesområden. Det fanns en biblioteksgemensam styrelse, biblioteksnämnden, som bestod av elva ledamöter, vilka med undantag för tre studeranderepresentanter, utsågs av rektorn. Till biblioteksnämnden hörde ett arbetsutskott som behandlade frågor rörande budget, verksamhetsplanering och verksamhetsberättelse (Årsredovisning för 1997, s. 1 f.). Syftet med biblioteksnätverket var bl.a. ”att förbättra informationsförsörjningen genom uppbyggnad av större sammanslagna institutionsbibliotek och bättre samordning mellan biblioteken” (Biblioteksnätverket: verksamhetsberättelse 1999, s. 5).
Decentraliseringarna och besparingarna under slutet av 90-talet innebar att
Universitetsbibliotekets personal kraftigt minskade mellan åren 1995 och 1998. Slutet av 1990-talet innebar också stora förändringar för den vetenskapliga
informationsförsörjningen. Tillgången till och användningen av elektroniska
bibliotekstjänster ökade. Studenterna på biblioteket blev bara fler. Det blev allt vanligare att använda biblioteket som arbetsplats samtidigt som allt fler biblioteksärenden kunde uträttas hemifrån via fjärråtkomst. Det talades om en ny typ av bibliotek; ”hybrid libraries” (Biblioteksnätverket: verksamhetsberättelse 1999, s. 1). För universitets bibliotek skedde denna förändring samtidigt med besparingskrav och oklara roller för de olika biblioteken inom biblioteksnätverket, särskilt för Universitetsbiblioteket. Under åren 1998 till 2000 ökade dock satsningen på elektroniska media kraftigt. Under 1999 genomfördes en biblioteksutvärdering som föreslog en ny biblioteksorganisation, och i februari 2000 fattades ett beslut att en sådan förändring skulle träda i kraft den 1 januari 2001. Den innebar en decentralisering av ansvar och ekonomi till fakultetsbiblioteken.
Universitetsbiblioteket upphörde att vara huvudbibliotek för hela universitetet. Under 2000 planerades och förbereddes det inför förändringarna. Detta år genomfördes också en stor användarundersökning, som visade ”att informationsförsörjningen i stort svarar mot användarnas behov” (Verksamhetsberättelse för 2000, s. 9), även om
biblioteksanvändningen ser olika ut för olika grupper.
Efter att ha tecknat en bild av de båda organisationerna i studien övergår jag nu till att beskriva dokumentet verksamhetsberättelse.
4.2 Verksamhetsberättelserna – allmän beskrivning
För att göra en generell beskrivning av dokumentet verksamhetsberättelse har jag använt mig av några dikotomier som jag har funnit hos Holme och Solvang (1997, s. 126-129).
Den första beskriver vilken sorts budskap källan förmedlar. Är det normativt
(värderande) eller kognitivt (berättande)? Den andra dikotomin handlar om tidsaspekten.
Är källan historisk eller framtidsinriktad? Ytterligare två dikotomier beskriver källan utifrån sändare och mottagare. Är källan konfidentiell (riktad till en enskild person) eller
5 ”Enhet 1” och ”Enhet 2” är benämningar som används i denna text.
