Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2019-02-14 att uppdra åt sin förvaltning att genomföra en granskning av följande föreningar/studieförbund:
Kopternas kulturförening
Tullinge Triangelpojkar Fotbollsklubb
ViGör
Ibn Sushd Stockholm-Uppsala Studieförbund
REI Kampsportsförening
Assyriska Kulturföreningen Botkyrka
Syftet med granskningen är att följa upp föreningarnas och studieförbundets ekonomiska hantering av föreningsbidraget samt utreda föreningarnas och studieförbundets insatser i relation till de bidragsregler som kultur och fritidsnämnden beslutat.
Granskningen avseende föreningarna innefattar bland annat revidering av
föreningsuppgifter, medlemsantal och verksamhetsvolym. Vidare sker uppföljning av huruvida föreningen/studieförbundet uppfyller de allmänna villkoren för föreningsbidrag.
I detta sammanhang bör påpekas att syftet inte är att göra en regelrätt revision av föreningens/studieförbundets räkenskaper vilket åligger föreningens egna
revisorer. Granskningen har som avsikt att följa upp medelshanteringen och dylikt utifrån de krav som kultur- och fritidsnämnden kan ställa i egenskap av
bidragsgivare. Vi har inom ramen för uppdraget bjudit in samtliga föreningar och studieförbundet till enskilda möten för att diskutera våra iakttagelser vilka också kommunicerats via e-post.
Granskningen har belyst viktiga områden såsom föreningens/studieförbundets insatser i relation till de bidragsregler som kultur- och fritidsnämnden fastslagit och hur dessa förhåller sig till riktlinjerna avseende föreningsstöd och bidragsreglernas allmänna villkor som stipuleras i dessa. Avseende detta vill vi lyfta fram följande iakttagelser:
Samtliga föreningar har IT-baserad bokföring som bedöms uppfylla de grundläggande kraven kring kronologi och systematik.
Vi har inte kunnat stämma av medlemsavgifter på individnivå för samtliga föreningar utan endast kunnat kontrollera om medlemsavgifter har betalats in, samt göra en övergripande bedömning av frekvens i förhållande till angivet medlemsantal.
Efter genomförd granskning bedömer vi att de granskade föreningarna och studieförbundet på ett i huvudsak tillfredställande sätt har kunnat redovisa hur erhållet bidrag har använts. Nedan presenteras väsentliga iakttagelser/avvikelser per förening och studieförbundet samt bedömning och rekommendationer avseende respektive förening och studieförbundet:
Maj 2019
Kultur och fritidsförvaltningen, Botkyrka kommun 4 av 23
PwC
Ibn Rushd Stockholm-Uppsala Studieförbund:
Vi har inte noterat någon väsentlig avvikelse för studieförbundet inom ramen för denna granskning.
Kopternas kulturförening:
Kopternas kulturförenings bokföringsunderlag uppfyller inte till fullo de
grundläggande kraven avseende kronologi och systematik. Vidare saknas det ett flertal verifikationer i föreningens bokslutspärm.
Enligt föreningens medlemsregister bor samtliga personer i Botkyrka kommun.
Emellertid visar vårt stickprov att ett antal av dessa inte är bokförda i Botkyrka kommun.
Vi rekommenderar föreningen att tillse kronologi och systematik i
bokföringsunderlaget samt att tillse ändamålsenliga underlag för föreningens samtliga kostnader och intäkter återfinns i bokföringspärmen. Vidare
rekommenderar vi föreningen att hålla medlemsregistret uppdaterat. Syftet med detta är att kunna säkerställa att minst 51 procent av medlemmarna är folkbokförda i Botkyrka kommun, vilket är ett grundkrav enligt kommunens riktlinjer för
föreningsbidrag.
Tullinge Triangelpojkar Fotbollsklubb:
Föreningens bokföring är inte tydlig och saknar kompletterande förklaring.
Erhållet medlemsregister saknar information gällande folkbokföringsadress.
Föreningen har i sin balansräkning en upptagen tillgång om 441 700 kronor kopplat till ett hyresavtal mellan Botkyrka kommunen och Tullinge TP som upphörde 2016. Föreningen genomför dock fortfarande avskrivningar på nämnd tillgång. För att detta ska vara förenligt med god redovisningssed behöver ett hyreskontrakt vara längre än avskrivningsperioden, vilket det inte är i detta fall.
Vi rekommenderar föreningen att skapa medlemsregister som innehåller uppgift om medlemmars folkbokföringsadress/folkbokföringsort. Syftet med detta är att kunna säkerställa att minst 51 procent av medlemmarna är folkbokförda i Botkyrka kommun, vilket är ett grundkrav enligt kommunens riktlinjer för föreningsbidrag.
Avslutningsvis rekommenderar vi föreningen att se över redovisningen i syfte att genomföra korrekta avskrivningar.
ViGör:
Erhållet medlemsregister saknar någon form av systematik där vi kan verifiera att föreningen har den information som de behöver för att kunna säkerställa att 51 procent av medlemmarna är bosatta i Botkyrka kommun.
Vid granskning av föreningens bokföringsunderlag noteras att det för ett antal transaktioner saknas faktura- eller kvittounderlag.
Vi rekommenderar föreningen att skapa ett medlemsregister med en systematik där det framgår att de kan uppfylla Botkyrka kommuns regler och riktlinjer samt att tillse ändamålsenliga bokföringsunderlag. Värt att nämna är att bokföringen har genomförts av föreningen själva. Emellertid har föreningen från och med årsskiftet använt sig av en redovisningskonsult.
Maj 2019
Kultur och fritidsförvaltningen, Botkyrka kommun 5 av 23
PwC
REI Kampsport Botkyrka:
Vi har noterat att föreningen har vidtagit ett antal åtgärder med anledning av föregående års revision. Emellertid färdigställdes revisionen för 2017 under september 2018, varvid stora delar av 2018 redan hade gått innan förändringar inleddes. Till del har vi därför i denna granskning fångat upp samma saker som i granskningen för år 2017. Mot bakgrund av detta anser vi att det är för tidigt att i denna revision fastställa om föreningen fullt ut vidtagit samtliga nödvändiga åtgärder vilka ålades föreningen att genomföra i samband med tidigare revision. Vi vill dock lyfta följande iakttagelser:
Vid granskning av föreningens bokföringsunderlag noteras att det för ett antal transaktioner saknas faktura- eller kvittounderlag.
Föreningen uppger i samband med och efter föregående års revision blivit mer restriktiv vad gäller representationsutlägg samt utlandsresor. Visst stöd för detta finns i erhållet bokföringsunderlag. Emellertid förekommer det vissa representationsutlägg utan tydlig koppling till föreningens verksamhet även vid slutet av år 2018.
I bokföringen har fakturor gällande lokalkostnader påträffats som är ställda till MA Concept HB. Enligt uppgifter beror detta på skatte- och momsregler, vilket vi inte har verifierat. Detta lyftes vid föregående års revision och då bedömdes förklaring som inte tillfredställande.
Vi rekommenderar föreningen att tillse ändamålsenliga underlag för föreningens samtliga kostnader och intäkter samt att bli restriktiva med representationsutlägg etc. Även om denna granskning inte avser MA concept HB rekommenderar vi föreningen att se över upplägget gällande lokalkostnader.
Assyriska kulturföreningen Botkyrka
Vid stickprovsgranskning observerades ett antal brister gällande föreningens medlemsregister. Enligt uppgifter beror detta på konflikt med den centrala nationella organisationen som ansvarade för medlemsregistret.
Bokföringsunderlaget uppfyller inte till fullo de grundläggande kraven avseende kronologi och systematik. Vidare saknas det kvitton/fakturor för ett antal transaktioner.
Vi har noterat fakturor i bokslutspärm vilka är ställda till föreningens
styrelsemedlemmar. Enligt uppgifter beror detta bl.a. på att styrelsemedlemmar gör utlägg som ersätts av föreningen.
Vi rekommenderar föreningen att hålla medlemsregistret uppdaterat och att den innehåller relevant information. Syftet med detta är att kunna säkerställa att minst 51 procent av medlemmarna är folkbokförda i Botkyrka kommun, vilket är ett grundkrav enligt kommunens riktlinjer för föreningsbidrag. Vidare rekommenderar vi föreningen att tillse kronologi och systematik i sitt bokföringsunderlag, samt att ändamålsenliga verifikationer återfinns i bokföringspärm. Slutligen
rekommenderar vi att allt fakturaunderlag ska ställas till föreningen samt att det införs system med utläggsblanketter.
Maj 2019
Kultur och fritidsförvaltningen, Botkyrka kommun 6 av 23
PwC