leveranser till, vilka processer de sammankopplas med samt vilka förvaltningsplaner och delförvaltningsplaner som är skrivna. Vidare är även den tekniknära förvaltningsansvarig samt tekniknära förvaltningsledare namngivna till respektive förvaltningsobjekt.
Svar kopplade till framtagningsprocessen
Nedan följer en sammanställning av respondenternas svar på intervjufrågorna 1 till och med 5 fördelat på två tabeller. Tabellerna är indelade i positiva element och
utvecklingsmöjligheter. Eftersom de första fem frågorna var relaterade till hur
framtagningsprocessen av en förvaltningsplan ser ut, frågeställning 1, kunde svaren kategoriseras som antingen positiva element eller utvecklingsmöjligheter. ”X” motsvarar de fall när alla svar givna föll under endast en kategori.
4.2.1 Respondenternas svar med rollen TFL
Tabell 4 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 1–5, från respondenterna som arbetar som TFL.
Intervjufråga Positiva element Utvecklingsmöjligheter
Fråga 1. När man tar fram
en förvaltningsplan vilka är involverade? • FL i samråd med bland annat förvaltningsledning. X
Fråga 2. Vem är det som
fastställer och skriver själva förvaltningsplanen?
• FL skriver och fastställer
förvaltningsplanen i samråd med bland annat styrgrupp och förvaltningsledning.
X
Fråga 3. Vilken del i
framtagningsprocessen av en förvaltningsplan är det du fokuserar mest på, vad är det du prioriterar högst? • Budget • Aktiviteter • Måluppfyllnad • Förväntningar & Förutsättningar • IT-delar • Planering för året X
26
Fråga 4. Vem bestämmer
detaljnivån i
förvaltningsplanerna?
• FL
• Förvaltningsledning • Olika i olika förvaltningar.
Fråga 5. Av vilken
anledning skiljer sig utformningen av förvaltningsplanerna mellan olika förvaltningsobjekt? X • Pm3-styrning inte stark nog. • Personberoende • Varierande kunskapsnivå om förvaltningsmodellen. • Förvaltningsobjekten är olika. • Förvaltningens mognadsgrad
Tabell 4. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 1–5 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till framtagningsprocessen av förvaltningsplaner.
4.2.2 Respondenternas svar med rollen TFA
Tabell 5 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 1–5, från respondenterna som arbetar som TFA.
Intervjufråga Positiva element Utvecklingsmöjligheter
Fråga 1. När man tar fram
en förvaltningsplan vilka är involverade? • FL i samråd med bland annat förvaltningsledning. X
Fråga 2. Vem är det som
fastställer och skriver själva förvaltningsplanen?
• FL skriver
förvaltningsplanen. • FA fastställer
förvaltningsplanen.
• Det varierar vem som skriver och fastställer delförvaltningsplaner.
Fråga 3. Vilken del i
framtagningsprocessen av en förvaltningsplan är det du fokuserar mest på, vad är det du prioriterar högst?
• Aktiviteter & Förbättringar • Budget & Ekonomi • Långsiktiga mål • Avvikelser • Strategi • Riktning för förvaltningsobjektet X
Fråga 4. Vem bestämmer
detaljnivån i
förvaltningsplanerna?
• FA
• FL • Det kan skilja sig mellan
delförvaltningsplanerna.
Fråga 5. Av vilken
anledning skiljer sig utformningen av förvaltningsplanerna mellan olika förvaltningsobjekt? X • Förvaltningsobjektets uppbyggnad och mognadsnivå. • Ingen hård styrning. • Detaljnivån för förvaltningsplaner. • Personberoende
Tabell 5. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 1–5 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till framtagningsprocessen av förvaltningsplaner.
Svar kopplade till användbarhet
Nedan följer en sammanställning av respondenternas svar på intervjufrågorna 6 till och med 9 fördelat på två tabeller. Tabellerna är indelade i positiva element och
utvecklingsmöjligheter. Svaren kopplas mot frågeställning 2 som berör förvaltningsplanernas användbarhet.
27
4.3.1 Respondenternas svar med rollen TFL
Tabell 6 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 6–9, från respondenterna som arbetar som TFL.
Intervjufråga Positiva Element Utvecklingsmöjligheter
Fråga 6. Hur
användbar är den tillgängliga
förvaltningsplanen för att planera arbetet inom den tekniknära verksamheten?
6.a. På vilket sätt
tillför det nytta till den tekniknära
verksamheten?
• Förutsättningsskapande dokument
• Nyttan ökar mer och mer.
• Ökar förståelsen för vad och vilka leveranser som förväntas från den tekniknära förvaltningen. • Det finns goda
exempel för inspiration. • Styr prioritering för
planering och mål på övergripande nivå. • Definierar och planerar
mål i
förvaltningsplaner och delförvaltningsplaner.
• Kan vara olika mellan förvaltningsobjekt beroende på
förvaltningsobjektets storlek.
• Tillför inte nytta i tillräcklig utsträckning. • Behovet av
förvaltningsplan inte tillräckligt då
organisationen arbetar mer reaktivt än proaktivt. • Beroende av
detaljeringsnivå.
Fråga 7. Hur används
förvaltningsplanen i praktiken?
7.a. På vilket vis
använder ni
förvaltningsplanen för att planera och leda verksamheten framåt?
• Specificerar och ramar in på taktisk nivå. • Beskriver när leverans
ska ske samt budget att förhålla sig till. • Definierar och planerar
mål samt prioriterar aktiviteter.
• Mål- och riskuppföljning • Planera arbetet under
året. • Beskriver de
övergripande målen.
• Förvaltningsplanen uppdateras inte lika ofta som målen och
aktiviteterna i TFS. • Inom det praktiska
användandet kan det vara utvecklingsmöjligheter, visualisering, transparens, kommunikation, tillgänglighet, digitalisering och dokumentformat för förvaltningsplaner. • Tror mindre leveranser
skulle klara sig utan förvaltningsplan med enbart
checklistor/aktivitetslistor.
Fråga 8. Är det något
som saknas i nuvarande
förvaltningsplansmall?
• Ingen upplever att någon specifik rubrik saknas i nuvarande mall.
• Digitalisering av förvaltningsplanen. • Svårt att veta vilken
detaljnivå som efterfrågas. • Tydligare specifikationer
för vad varje rubrik bör innehålla. • Tydligare korsreferering mellan förvaltningsplaner och delförvaltningsplaner. Fråga 9. Vad är anledningen/ motivationen till att man skriver
delförvaltningsplaner?
• Delförvaltningsplaner har högre detaljnivå. • Delförvaltningsplaner
ökar effektiviteten och
• Förvaltningsobjektet är för stort.
• Förvaltningsplanen blir övergripande och för odetaljerad.
28
9.a. Varför är dessa
inte
utformade/definierade i förvaltningsplanen?
9.b. Är det bättre eller
sämre på detta vis?
9.c. På hur lång tid skrivs de? tydliggör ansvarsfördelning. • Förvaltningsplanen ger god överblick för arbetet inom förvaltningsobjektet. • De flesta delförvaltningsplaner skrivs på mellan ett och tre år.
• Risk att tappa helhetsbilden av
förvaltningsobjektet med delförvaltningsplaner. • Flera är osäkra på exakt
hur länge
delförvaltningsplaner skrivs på.
Tabell 6. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 6–9 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till användbarheten av förvaltningsplaner.
4.3.2 Respondenternas svar med rollen TFA
Tabell 7 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 6–9, från respondenterna som arbetar som TFA.
Intervjufråga Positiva Element Utvecklingsmöjligheter
Fråga 6. Hur
användbar är den tillgängliga
förvaltningsplanen för att planera arbetet inom den tekniknära verksamheten?
6.a. På vilket sätt
tillför det nytta till den tekniknära verksamheten? • Prioritera Aktiviteter & Budget • Vägledning vid planering • Delförvaltningsplaner och komponentförvaltningsplaner används för resursberäkning på grund av detaljeringsnivå. • Systemförvaltningsplaner
används för att åskådliggöra vad som genomförts och måste genomföras.
Fråga 7. Hur används
förvaltningsplanen i praktiken?
7.a. På vilket vis
använder ni
förvaltningsplanen för att planera och leda verksamheten framåt? • För att se om det finns progress i leveransen. • Utgångspunkt för aktivitetsprioritering. • Underlag för resursberäkning. • Måluppföljning • Uppföljnings-underlag
• Att det finns en variation mellan FL som är personberoende. • TFA rollen bör vara mer
involverad framtagningsprocessen av förvaltningsplanen. • Osäkerhet om förvaltningsplanen faktiskt är ett uppföljningsunderlag.
Fråga 8. Är det något
som saknas i nuvarande
förvaltningsplansmall?
• Generellt nöjda med mallens innehållsrubriker. • Nyttjandeavtal mer specificerat. • Detaljeringsnivå bör specificeras. • Helhetsbild
• Lägg till nyttovärdering mot budget.
Fråga 9. Vad är
anledningen/ motivationen till att man skriver
delförvaltningsplaner?
9.a. Varför är dessa
inte
utformade/definierade i förvaltningsplanen?
9.b. Är det bättre eller
sämre på detta vis?
• Hög detaljeringsnivå är viktigt. • Delförvaltnings-planer ökar detaljeringsgraden. • Delförvaltnings-planer är effektiva för överskådlighet av ekonomi och avvikelsehantering. • För övergripande med en förvaltningsplan. • Förvaltningsobjekten är för stora för endast en förvaltningsplan.
29
9.c. På hur lång tid
skrivs de?
Tabell 7. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 6–9 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till användbarheten av förvaltningsplaner.
Svar kopplade till måluppfyllnad
Nedan följer en sammanställning av respondenternas svar på intervjufrågorna 10 till och med 12 fördelat på två tabeller. Tabellerna är indelade i positiva element och
utvecklingsmöjligheter. Svaren kopplas till frågeställning 3, som handlar om
förvaltningsplanernas måluppfyllnad.
4.4.1 Respondenternas svar med rollen TFL
Tabell 8 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 10–12, från respondenterna som arbetar som TFL.
Intervjufråga Positiva element Utvecklingsmöjligheter
Fråga 10. Hur följer ni upp
förvaltningsplanen och ser till att den är aktuell under hela förvaltningsperioden?
10.a. Hur ofta revideras de?
• Styrgruppsmöte varje månad möjlighet till revidering. • Risker tas upp. • Följs upp varje
tertial (4:e månad). • Hur långt man kommit. • Avvikelser • Statusrapportering månadsvis genom lista i arbetsrum. • Förändring vid behov.
• Ses över att den är aktuell varje år.
• Revideringar i förvaltningsplan sker inte så ofta eller inte alls.
• I stort sett allt kopplas till ekonomi och budet och är den enda uppföljningen som sker.
• Framförallt budget som uppdateras och fastställs. • Förvaltningsplanen hålls aktiv framförallt i TFS. • TFS tillåter tätare uppföljning med djupare detaljeringsnivå för förvaltningsplanen.
Fråga 11. Hur används
förvaltningsplanerna i styrgruppssammanhang? • Följer upp förvaltningsplanen mot styrgruppsmöten. • Diskussioner om hantering och förbättring av leverans.
• Följer upp mål och risker. • Statusrapport från referensgrupp till varje styrgruppsmöte. • Grund för prioriteringsarbete. • Uppföljningsbehovet styrs av detaljeringsnivån. • Använda tidigare versioner av förvaltningsplanen som mätinstrument. • Förvaltningsplanens delar kan upplevas subjektiva. • För stora förvaltningsobjekt leder till referensgrupper på delobjektsnivå. • Styrgrupp upplevs endast vara
intresserade av, eller ha mest fokus på, budget.
30
Fråga 12. På vilket sätt mäts
förvaltningsplanens framgångsfaktorer?
12.a. Hur vet ni att målen
uppfylls? • Mål uppfylls när leverans till nyttjande verksamhet genomförs. • TFS håller mål och aktiviteter som är mätbara.
• Målen har angiven tidpunkt för genomförande. • Aktiviteter kopplade till mål, när aktiviteten är avklarad uppfylls målen. • Avstämning mellan FA och delFA om måluppfyllnad. • Aktiviteter som inte
gjorts flyttas med till nästa period.
• Bör ses över vid årsslut. • Antar/förutsätter att nytta uppnås när nyttjande verksamhetskrav uppfylls. • Ingen specifik metod/teknik för mätning av måluppfyllnad. • Måluppfyllnad i aningen eller scenario. • Personberoende bedömning av måluppfyllnad. • Mål inte utformade för mätbar bedömning. • (Digitalt) verktyg för överskådlighet av måluppfyllnad efterfrågas.
Tabell 8. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 10–12 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till måluppfyllnaden av förvaltningsplaner.
4.4.2 Respondenternas svar med rollen TFA
Tabell 9 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 10–12, från respondenterna som arbetar som TFA.
Intervjufråga Positiva element Utvecklingsmöjligheter
Fråga 10. Hur följer ni
upp förvaltningsplanen och ser till att den är aktuell under hela förvaltningsperioden?
10.a. Hur ofta revideras
de?
• Nya komponenter leder till revidering av förvaltningsplan. • Följer upp planen
genom att kontrollera målen.
• Avvikelserapportering sker varje tertial.
• Revideringar i förvaltningsplan sker inte så ofta eller inte alls.
• Övergripande ramar uppdateras inte. • Revideras endast vid
budgetförändringar. • Ingen uppföljning, bara
nystarter.
Fråga 11. Hur används
förvaltningsplanerna i styrgruppssammanhang?
• Det finns goda exempel att inspireras av och följa för andra förvaltningsobjekt. • Förbättring de senaste fem åren. • Styrgruppen tittar på övergripande förvaltningsplan och lägger mycket fokus på budget i början av året.
• Rapporter från FL om måluppföljning och riskhantering.
• Rapportering skiljer sig mellan olika förvaltningsobjekt. • Anställd i ny rollbefattning riskerar lägre kvalitét på rapportering. • Varierande mognadsgrad inom olika förvaltningsobjekt. • Förvaltningsplanerna används inte i styrgruppssammanhang.
31
• Fokus ligger mer på avvikelser och omprioriteringar. • Förvaltningsplanen
överses mest vid årsslut.
Fråga 12. På vilket sätt
mäts förvaltningsplanens framgångsfaktorer?
12.a. Hur vet ni att målen
uppfylls? • Rapportering av överenskommelser i förvaltningsplanen, ger tydlighet om måluppfyllnad. • Inte mätbara mål. • Förvaltningsplan följs
upp genom budget. • Subjektiva mätningar av målen. • Personberoende bedömning om måluppfyllnad. • Ingen mätning av framgångsfaktorer och mål.
Tabell 9. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 10–12 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till måluppfyllnaden av förvaltningsplaner.
Sammanfattning av resultat
Vissa förvaltningsobjekt upplevs för stora och det finns variationer mellan de olika förvaltningsobjekten. I dagsläget är det nödvändigt att ha delförvaltningsplaner för att gå ner på en mer detaljerad nivå. Vissa förvaltningsobjekt är under utformning och har därför enbart delförvaltningsplaner. Förvaltningsplansmallen anses vara för ospecificerad vad gäller innehåll under respektive rubrik. Förvaltningsplanen används inte som ett levande dokument i dagsläget vilket respondenterna önskar att det var.
32
5 Analys
Kapitel 5 är indelat efter teori, forskningsfrågor och resultat. Teorin ligger i ett separat kapitel, se 5.1, för att inte skapa upprepning av information. Analysen är uppdelad efter forskningsfrågorna samt rollbefattning hos respondenterna, se 5.3, 5.4 & 5.5. Samma information från olika perspektiv tas upp och om teorin tas upp under samma rubriker som analysen av respondenternas svar skulle detta skapa upprepning och inte främja läsbarheten. Vidare analyseras förvaltningsplansmallen, se 5.2 och tabellen över förvaltningsobjekt och förvaltningsplaner, se 5.6. Sist sker en hypotesprövning, se 5.7.
Det här säger forskningen
5.1.1 Teori relaterat till framtagningsprocessen
Nedan följer en beskrivning av vilka delar i teorikapitlet (se kapitel 2) som kopplas till frågeställning 1 rörande framtagningsprocessen av förvaltningsplaner.
IT-styrning ämnar beskriva hur IT kan underlätta att fatta korrekta beslut med hög trovärdighet, samt inkludera komplexiteten med IT-system då behoven ser olika ut mellan organisationer (Weill & Ross, 2004). IT-styrning fördelar ansvar och beslutsfattande mellan verksamhetens olika intressenter och beskriver kontrollprocesser för IT-strategiska beslut (Peterson, 2004), se kapitel 2.1.
Ett förvaltningsobjekt innehåller verksamhetsstöd och IT-system. Förvaltningsobjekt identifieras genom att bestämma vad som ska förvaltas inom ett förvaltningsuppdrag. I pm3 skapas förvaltningsobjekt genom att undersöka verksamhetsnytta och IT-system i samband med verksamhetsområde (Bruce, et al., 2007). För mer information se kapitel 2.2.3. Förvaltningsobjekt inom Trafikverket arbetar olika för att de är anpassade efter linjeorganisationen. Förvaltningsplaner inom Trafikverket är generellt för dåligt detaljerade för att fylla sitt syfte (Grönberg, 2019). För mer information se kapitel 2.2.5.
5.1.2 Teori relaterat till användbarheten
Nedan följer en beskrivning av vilka delar i teorikapitlet (se kapitel 2) som kopplas till frågeställning 2 rörande användbarheten av förvaltningsplaner.
I kapitel 2.2 tas relevanta delar om pm3 som förvaltningsmodell upp och beskriver relationen mellan förvaltning- och organisationsverksamheter, förvaltningsobjekt och förvaltningsplaner. Se kapitel 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3 och 2.2.4 för mer information om de olika delarna, enligt Bruce, et al. (2007).
Verksamhetsplaner och förvaltningsplaner spelar en viktig roll inom en förvaltning av förvaltningsobjekt (Nordström & Welander, 2007). Hur viktigt det är att definiera och integrera gemensamma mål utan målkonflikt tas upp i kapitel 2.2.7.
Förvaltningsplanerna behöver vara levande dokument för att de ska anses vara effektiva och användbara inom IT-förvaltning menar Jonsson & Rydstedt (2016), se kapitel 2.2.10. Enligt Nordström (2005) är det viktigt att se över storleken på förvaltningsobjekt om de kan vara styrbara och hur att storleken på förvaltningsobjektet är viktig i relation till förvaltningsplanen, se kapitel 2.3.
33
Nordström & Welander (2007) tar upp fördelar och nackdelar med att arbeta teambaserat inom en organisation samt jämför teambaserad organisation med förvaltningsorganisation. För mer information se kapitel 2.4.1.
Souarlssa & Stenlund (2012) tar upp en agil inriktning på förvaltningsprocesser och hur ett team implementerar ett agilt förhållningssätt inom förvaltningsarbete, för mer info se kapitel 2.4.2.
Enligt Lagré (2017) kan förvaltningsplaner hindra ett agilt arbetssätt inom kravhantering och hur förvaltningsmodellen kan vara ett hinder för att arbeta agilt. Souarlssa & Stenlund (2012) markerar att beslutet att arbeta agilt måste komma från organisationens topp. Läs mer i kapitel 2.4.3.
5.1.3 Teori relaterat till måluppfyllnad
Nedan följer en beskrivning av vilka delar i teorikapitlet (se kapitel 2) som kopplas till frågeställning 3 rörande måluppfyllnad av förvaltningsplaner.
Oftast finns inte tillräckligt god målformulering vilket kan göra det svårt att prioritera målen. Ofta finns endast aktivitetslistor specificerade för IT-systemet. (Nordström & Welander, 2007). För mer information se kapitel 2.2.7.
Det är viktigt att förvaltningsplanen är aktuell inför varje förvaltningsperiod. För att revidera en förvaltningsplan bör man se över en nulägesanalys, en tillbakablick över föregående period, planen för kommande period, befintlig åtgärdslista och projektkatalog (Nordström & Welander, 2007). För mer information se kapitel 2.2.8.
Det är viktigt att definiera mätbara och realistiska mål i förvaltningsplanen. Det är lättare att uppskatta resurser om det finns konkreta mål att följa. Målen ska vara avklarade vid förvaltningsperiodens slut (Nordström & Welander, 2007). För mer information se kapitel 2.2.9.
Målstyrning är ofta relaterat till teambaserat arbete inom en organisation. För att målstyrning i en teambaserad organisation ska bli effektiv måste de följa grundkraven se kapitel 2.4.1. Det viktigaste är att vara tydlig och enig om hur målen ska uppnås (Nordström & Welander, 2007) se kapitel 2.4.1 och kapitel 2.2.7.
Förvaltningsplansmall
Enligt Norström & Welander (2007) bör en förvaltningsplan innehålla minst fem huvudrubriker med tillhörande underrubriker för att ge förvaltningsplanen den substans som är nödvändig för att tillföra nytta till en förvaltningsverksamhet. För att se mallen med alla rubriker se kapitel 2.2.7 Figur 5. Vidare beskriver Nordström & Welander (2007) att en eller flera förvaltningsspecifikationer kan komplettera en förvaltningsplan med information av statisk karaktär, se Figur 5. Dessa måste uppdateras och vara aktuella inför varje förvaltningsperiod.
Trafikverket har en egen adaption av en förvaltningsplansmall med utgångspunkt i pm3 som förvaltningsmodell. Trafikverkets förvaltningsplaner innehåller elva rubriker. Varje rubrik har en kort beskrivning av vad som faller in under respektive avsnitt. Förvaltningsplanerna kan referera vidare till delförvaltningsplaner, systemförvaltningsplaner och/eller komponentförvaltningsplaner för att öka detaljnivån kopplat till förvaltningsobjektet. För att se alla rubriker med dess innehållsbeskrivningar se Bilaga 3. Trafikverkets mall för förvaltningsplaner.
34
Enligt Bruce, et al. (2007) ska förvaltningsplanen vara resultatet av ett genomarbetat förvaltningsobjekt. Förvaltningsplanen bör innehålla minst sex huvudområden för att anses vara komplett, se kapitel 2.2.4 Figur 4.
Tekniknäraförvaltningsledares perspektiv
5.3.1 Positiva effekter
5.3.1.1 Svar kopplade till framtagningsprocessen
Responderade TFL i denna studie svarade olika på intervjufrågorna om framtagningsprocessen av förvaltningsplaner. På de första frågorna svarade de flesta respondenter att FL var huvudpersonen i framtagningsprocessen av en förvaltningsplan men att resterande personer som var involverade varierade. Variationen samt antal inblandade berodde på förvaltningsobjektets uppbyggnad, vissa hade brutit ner förvaltningsplanen i flera mindre delförvaltningsplaner. Delförvaltningsplanerna kunde skötas av olika personer, se Tabell 4.
Enligt respondenterna är styrgruppen med och bestämmer men oftast är det FA eller FL som har sista ordet när det kommer till utformningen förvaltningsplanerna. Styrgruppen fokuserar på budget under årets gång samt följer upp mål i vissa fall, se Tabell 4.
Det TFL fokuserar mest på i framtagningsprocessen är budget, aktiviteter, måluppfyllnad, förväntningar och planering, se Tabell 4.
5.3.1.2 Svar kopplade till användbarheten
Många respondenter menar att förvaltningsplanen används för att sätta ramar och förutsättningar vid planering på en övergripande nivå. För att sedan gå ner på en mer detaljerad nivå arbetar de i TFS. Vissa förvaltningsobjekt delar upp den övergripande förvaltningsplanen i delförvaltningsplaner. Vidare kan även förvaltningsplaner på systemnivå skrivas, vilket innebär att varje IT-system har en förvaltningsplan. På det viset kan förvaltningen använda sig av förvaltningsplanerna i den dagliga verksamheten, se Tabell 6.
5.3.1.3 Svar kopplade till måluppfyllnad
Det alla respondenter har gemensamt är kontinuerlig årlig uppföljning av förvaltningsplanerna samt uppföljning under året. Uppföljning sker i intervaller om en till fyra månader. Vid uppföljning tas risker, avvikelser och förändringar upp, se Tabell 8. I styrgruppsamanhang följs förvaltningsplanerna upp och en diskussion kring förbättringar görs. Mål och risker följs upp och i vissa fall får styrgruppen in rapporter om hur arbetet går i de olika delförvaltningarna, se Tabell 8.
Måluppfyllnad mäts i form av leveranser, tid och avstämningar. Mätningen av målen varierar mellan förvaltningsobjekten. De flesta stämmer av att de gjord överenskomna leveranser och aktiviteter under året, se Tabell 8.
5.3.2 Utvecklingsmöjligheter
5.3.2.1 Svar kopplade till framtagningsprocessen
Respondenterna menar att variationerna mellan förvaltningsobjektens förvaltningsplaner kan bero på flera saker. Bland annat att styrning, mognadsgrad och varierande kunskapsnivå hos personer i tekniknära verksamheten kan skifta mellan förvaltningsobjekten. Vidare kan en anledning vara att strukturen på förvaltningsobjekten och dess uppbyggnad varierar, se Tabell 4.
35
5.3.2.2 Svar kopplade till användbarheten
Respondenterna uppger att nyttan i förvaltningsplaner brister på grund av förvaltningsobjektens storlek, vilket kan leda till att förvaltningsplanen blir för övergripande och där med inte användbar, se Tabell 6.
Respondenterna uppger att TFS används mer inom det dagliga arbetet och uppdateras oftare än förvaltningsplanerna. En respondent anser att de mindre leveranserna skulle klara sig utan en förvaltningsplan och med endas checklistor eller aktivitetslistor, se Tabell 6. Alla respondenter utrycker att de är nöjda med rubrikerna i förvaltningsplansmallen men påpekar att det inte är tillräckligt specificerat vad som ska ingå under respektive rubrik. Det som respondenterna utrycker är svårast är vilken detaljnivå förvaltningsplanen ska skrivas på. En annan respondent utryckte att det behövdes en tydligare korsreferering till delförvaltningsplanerna. En respondent sa att det skulle vara bättre om förvaltningsplanen var digitaliserad, se Tabell 6.
5.3.2.3 Svar kopplade till måluppfyllnad
Respondenterna uppger att förvaltningsplanerna inte revideras ofta, eller inte alls. Det föredras att arbeta i TFS över att arbeta med förvaltningsplanen, TFS tillåter tätare uppföljning samt en djupare detaljeringsnivå. De delar som följs upp i förvaltningsplanen är oftast budget- eller ekonomirelaterat, se Tabell 8.
I styrgruppssammanhang följs förvaltningsplanen upp vid behov. Styrgruppens huvudfokus vid uppföljning ligger på budget. Vissa av förvaltningsplanens delar kan upplevas subjektiva när de ska följas upp. En respondent förslog att om förvaltningsplanen revideras under förvaltningsperioden bör alla versioner sparas för att synliggöra progressen inom