Examensarbete Kandidatuppsats Utvärdering av förvaltningsplaner ur ett tekniknära perspektiv

Examensarbete

Kandidatuppsats

Utvärdering av förvaltningsplaner ur ett tekniknära

perspektiv

En fallstudie vid Trafikverket

Evaluation of management-plans from a technical perspective: A case

study at the Swedish Transport Administration

Författare: Josefine Söderlund & Ida Törn Handledare: Siril Yella

Examinator: Azadeh Sarkheyli Ämne/huvudområde: Informatik Kurskod: GIK28T

Poäng: 15 hp

Examinationsdatum: 2020-05-25

Vid Högskolan Dalarna finns möjlighet att publicera examensarbetet i fulltext i DiVA. Publiceringen sker open access, vilket innebär att arbetet blir fritt tillgängligt att läsa och ladda ned på nätet. Därmed ökar spridningen och synligheten av examensarbetet. Open access är på väg att bli norm för att sprida vetenskaplig information på nätet. Högskolan Dalarna rekommenderar såväl forskare som studenter att publicera sina arbeten open access.

Jag/vi medger publicering i fulltext (fritt tillgänglig på nätet, open access):

Ja ☒ Nej ☐

Abstract:

The Swedish Transport Administration has done an adaptation of the På maintenance management model (pm3) where management has been divided into business management and technical management. A management-object includes both the business and the IT-systems. Moreover, the management-organization writes management-plans which are governing-documents for deliveries within the Swedish Transport Administration. This study focuses on the technical management perspective and the technical side of the management-plans. There was a need to study the management-plans’ usability at the Department of Information and Communication Technology – Infrastructure Information. As such, the following research questions were formulated: 1. What is the process of making

management-plans in Infrastructure Information at the Swedish Transport Administration today, according to the technical management; 2. Are the management-plans useful for the management-object in the perspective of technical management; 3. How is it ensured that the management-plan is used to support the work, and a basis for objectivity when fulfilling goals within the technical management? This study was conducted in the form of a

descriptive case study in which qualitative data was collected by means of interviews and document studies. The interviews included four managers and six leaders of technical management, who represent the administrative management within the technical management. The results show that the management-objects are too big, and that there is a need for sub-management-plans to acquire more details. The respondents of this study wish the management-plan was a more vivid document. The main conclusions drawn from this study are that the management-plans are useful as a follow up for activities but not for following up on goals. And that while the management-plans provide an overview of the management object, the sub-management-plans are needed to specify details.

Sammanfattning:

På maintenance management modell (pm3) är den förvaltningsmodell Trafikverket adapterat till sin organisation med en indelning av verksamhetsnära och tekniknära förvaltning. Förvaltningsobjekt innehåller olika verksamhetsstöd och IT-system, dessa förvaltas genom styrdokument, så kallade förvaltningsplaner. Studien fokuserar på förvaltningsplaners användbarhet för den tekniknära förvaltningen ur ett tekniknära perspektiv. Avdelningen Informations- och Kommunikationsteknik Anläggningsinformation IT (IKTa) hade behov av att undersöka förvaltningsplanernas användbarhet och om de gav stöd åt den tekniknära förvaltningen. För att undersöka detta framtogs en frågeställning innehållande tre frågor: 1. Hur ser framtagningsprocessen för en

förvaltningsplan på IKTa Trafikverket ut i dagsläget enligt den tekniknära förvaltningen; 2. Är förvaltningsplanerna användbara för förvaltningsobjekten ur ett tekniknära perspektiv; och 3. Hur säkerställs det att en förvaltningsplan är ett stöd för arbetet, och ett underlag för att främja objektivitet vid måluppfyllnad inom den tekniknära förvaltningen?

Studien har bedrivits som en beskrivande fallstudie med en kvalitativ datainsamlingsmetod bestående av dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer genomfördes med fyra Tekniknära förvaltningsansvariga och sex Tekniknära förvaltningsledare, samtliga utgör förvaltningsledningen inom den tekniknära verksamheten. Resultatet påvisar att förvaltningsobjekten är för stora och att det finns behov av delförvaltningsplaner för att öka detaljeringsnivån. Förvaltningsplansmallen behöver inte ändra rubrikstruktur, men en tydligare innehållsspecifikation för respektive rubrik är nödvändig. Det framkommer att förvaltningsplanerna i dagsläget inte används som de levande dokument de bör vara. Slutsatserna dragna är att Trafikverket behöver omformulera de mål som står i förvaltningsplanerna så de håller en högre objektivitet och mätbarhet än i dagsläget. Delförvaltningsplanerna är ofrånkomliga då de är dokumenten som håller den högre detaljeringsnivån som är uppföljningsbar.

Begreppslista

Begrepp

Definition

Förvaltare (F) Förvaltar komponenter i förvaltningsobjekt Förvaltningsansvarig (FA) Ansvarig för verksamhetsnära förvaltningen

inom förvaltningsobjekt.

Förvaltningsledare (FL) Leder arbetet inom förvaltningsobjekt Förvaltningsobjekt Objektverksamhet och IT-verksamhet Förvaltningsperiod Tidsperiod för förvaltningsplanens

giltighetstid

Förvaltningsplan Styrdokument för planering av förvaltningsuppdrag

IT-stöd All form av IT som stödjer en verksamhet

Process Återkommande och sammanlänkade

aktiviteter som utförs i organisationen. Processansvarig (PA) Ansvarig person för process inom

Trafikverket

Styrgrupp Har ansvar för att projekt genomförs enligt plan. Består av representanter från

linjeorganisationen.

Tekniknära förvaltare (TF) Förvaltar tekniknära komponenter i förvaltningsobjekt

Tekniknära förvaltning Förvaltning på den tekniknära sidan med IT-fokus

Tekniknära förvaltningsansvarig (TFA)

Ansvarig för tekniknära förvaltningen inom förvaltningsobjekt.

Tekniknära förvaltningsledare (TFL)

Leder arbetet inom den tekniknära förvaltningen i förvaltningsobjekt

TFS Trafikverkets benämning av det agila

verktyget Azure DevOps

Innehållsförteckning

1

Inledning ... 8

1.2.1 Frågeställning ... 10 1.2.2 Kunskapsbidrag ... 10

2

Teori ... 12

2.2.1 Objektverksamhet ... 13 2.2.2 Förvaltningsverksamhet ... 13 2.2.3 Förvaltningsobjekt ... 13 2.2.4 Förvaltningsplan ... 13

2.2.5 Förvaltningsmodellen och förvaltningsplaner vid Trafikverket... 13

2.2.6 Affärsmässig förvaltningsstyrning ... 14

2.2.7 Verksamhetsplaner och förvaltningsplaner ... 14

2.2.8 Revidering av befintliga förvaltningsplaner ... 15

2.2.9 Målformulering ... 15

2.2.10 IT- och förvaltningsstyrningsmodeller ... 15

2.4.1 Teambaserad organisation ... 16

2.4.2 Agil metod inom förvaltning ... 18

2.4.3 Agilt arbetssätt och förvaltningsplaner ... 18

4

Resultat ... 25

4.2.1 Respondenternas svar med rollen TFL ... 25

4.2.2 Respondenternas svar med rollen TFA ... 26

4.3.1 Respondenternas svar med rollen TFL ... 27

4.3.2 Respondenternas svar med rollen TFA ... 28

4.4.1 Respondenternas svar med rollen TFL ... 29

4.4.2 Respondenternas svar med rollen TFA ... 30

5

Analys ... 32

5.1.1 Teori relaterat till framtagningsprocessen ... 32

5.1.2 Teori relaterat till användbarheten ... 32

5.1.3 Teori relaterat till måluppfyllnad ... 33

Figur 1. Trafikverkets uppdelning av Styrprocesser, Huvudprocesser och Stödprocesser...9

Figur 2. Trafikverkets adaption av pm3 ...9

Figur 3. Olika verksamhetsområden i pm3 och hur de överlappar ... 12

Figur 4. Områden i en förvaltningsplan ... 13

Figur 5. Rubriker i en förvaltningsplan enligt pm3 ... 14

Figur 6. Matris över artikelsökning online med inspiration från Prisma-modellen ... 20

Figur 7. Modell över forskningsprocessen ... 24

Tabell 1. Förvaltningsorganisationen enligt pm3 ... 17

Tabell 2. Jämförande analys av organisationsformer ... 17

Tabell 3. Kriterier för fallstudie ... 19

Tabell 4. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 1–5 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till framtagningsprocessen av förvaltningsplaner. ... 26

Tabell 5. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 1–5 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till framtagningsprocessen av förvaltningsplaner. ... 26

Tabell 6. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 6–9 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till användbarheten av förvaltningsplaner. ... 28

Tabell 7. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 6–9 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till användbarheten av förvaltningsplaner. ... 29

Tabell 8. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 10–12 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till måluppfyllnaden av förvaltningsplaner. ... 30

Tabell 9. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 10–12 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till måluppfyllnaden av förvaltningsplaner. ... 31

8

1 Inledning

Trafikverket är en statlig myndighet som ansvarar över den långsiktiga infrastrukturplaneringen inom vägtrafik, järnvägstrafik, sjöfart och luftfart. De ansvarar för byggnation och drift av statliga järnvägar och vägar, där de ska vara med och bygga ett tillgängligt Sverige, se 1.5. Tidigare studier påvisar behov att se över förvaltningsplaners uppbyggnad och tillförande av nytta till organisationers förvaltningsobjekt, se 1.1 & 1.2. Denna studie undersöker användbarheten, och om det finns utvecklingsmöjligheter, av förvaltningsplaner vid avdelningen Anläggningsinformation IT (IKTa) på Trafikverket ur ett tekniknära förvaltningsperspektiv, se 1.3 & 1.4.

Bakgrund

IT styrning är styrning av IT inom en verksamhet. Om IT ska ha en involverad roll i organisationen behöver man använda en IT-styrningsmodell. Detta för att bestämma hur IT ska användas samt sätta resurser (Weill & Ross, 2004).

Enligt På AB har sannolikt alla offentliga verksamheter idag någon form av IT-system. Användning av system över organisationsgränser är inte ovanligt och detta möjliggör en ökad samhällsservice men ställer också högre krav på organisationer. Många offentliga organisationer står inför ökade IT krav med en oförändrad eller lägre budget (På AB, 2020). På Maintenance Management Model (pm3) är en styr- och verksamhetsmodell som används inom förvaltning och verksamhetsutveckling. Förvaltning och IT är idag något som berör hela verksamheten och med pm3 vill man uppnå ett gott samarbete mellan IT och organisationen. I denna studie avses specifikt den tekniknära förvaltningen när förvaltning nämns. Att förvalta innebär att sköta eller administrera något för någon annans räkning (Nationalencyklopedin, 2020). Inom pm3 görs prioriteringar, planering och uppföljning om vad som ska genomföras i verksamheten detta görs med hjälp av en förvaltningsplan. Ett förvaltningsobjekt bestäms utifrån objektverksamheten, objektverksamheten är den huvudsakliga verksamheten inom en organisation. Utifrån objektverksamhetens behov tilldelas objektverksamhet IT-stöd och dessa två tillsammans blir ett förvaltningsobjekt (Bruce, Florinus, Åkesson, & Nordström, 2007).

”Eftersom det även finns andra fenomen och/eller artefakter som förvaltas än IT-system, tex fastigheter, vägar och aktieportföljer, är det troligen relevant att tala om objekt för en förvaltningsverksamhet (…) I befintlig teoribildning om systemförvaltning råder en tämligen stark samstämmighet om att det är IT-system som utgör förvaltningsobjekt i en systemförvaltningsverksamhet” (Nordström, 2005, s. 5).

I studien analyseras förvaltningsplanerna ur den tekniknära förvaltningens perspektiv, därför består förvaltningsobjekten i detta sammanhang av IT-komponenter och IT-stöd. På AB (2020) menar att modellen skapar struktur och är kostnadseffektiv samt en hjälp i att lyckas med digitalisering. Pm3 utgår från ett verksamhetsperspektiv men ämnar skapa god samverkan mellan verksamheten och IT (På AB, 2020).

Pm3 används ofta tillsammans med andra ramverk för IT. Ett exempel på ramverk för IT är ITIL. ITIL beskriver hur man ska förvalta IT systemet medan pm3 beskriver vad som ska förvaltas (På AB, 2020).

9

Under insamlingen av data i den studien framkommer det ett annat problemområde, nämligen hur förvaltningsplanerna inom olika förvaltningsobjekt används på ett effektivt vis och om de är till nytta för förvaltningen enligt pm3. Grönberg (2019) fokuserade inte på dessa frågor i och med att de inte besvarar Grönbergs (2019) forskningsfråga, gällande implementeringen av pm3. Denna studie plockar upp det problemområdet och undersöker vidare om förvaltningsplanerna är ett stöd inom den tekniknära verksamheten.

Inom Trafikverket arbetar de med processer som löper genom hela eller delar av verksamheten. Dessa processer är indelade i huvudprocesser som kan ha både styrprocesser och stödprocesser, se Figur 1 De kan även vara uppdelade i delprocesser, enligt Trafikverket (Personligt kommunikation, 26 mars 2020).

Figur 1. Trafikverkets uppdelning av Styrprocesser, Huvudprocesser och Stödprocesser

Varje process ska ha en Process Ansvarig (PA). I en tillämning av pm3 har Trafikverket delat upp sin förvaltning i två delar. Den verksamhetsnära förvaltningen och den tekniknära förvaltningen. Dessa kan ritas upp som en pyramid i tre nivåer, se Figur 2, enligt Trafikverket (Personligt kommunikation, 26 mars 2020).

Figur 2. Trafikverkets adaption av pm3

• På den strategiska nivån befinner sig Processansvarig (PA) samt Förvaltningsansvarig (FA) och Tekniknära Förvaltningsansvarig (TFA).

10

• På den operativa nivån befinner sig Förvaltaren (F) och Tekniknära Förvaltaren (TF).

Trafikverket utvecklar och förvaltar infrastruktur som bidrar till Sveriges samhällsutveckling, detta görs bland annat via processer och genom olika förvaltningsobjekt enligt Trafikverket (Personligt kommunikation, 26 mars 2020).

Problemformulering

Trafikverket består av olika verksamhetsområden, varje verksamhetsområde är sedan uppdelat i avdelningar. Trafikverket styrs genom huvudprocesser och stödprocesser. Dessa stöds sedan av förvaltningsobjekt. Förvaltningsobjekt innehåller verksamhetsstöd och IT-system. Varje förvaltningsobjekt bör ha en skriven förvaltningsplan som ska vara ett styrdokument för hur verksamheten ska arbeta med förvaltningsobjektet. Den tekniknära förvaltningen fokuserar på förvaltningsobjektets IT-lösningar.

Förvaltningsplanen ska vara ett dokument som ska revideras och kontrolleras regelbundet under förvaltningsperioden, det vill säga den tidsperiod en förvaltningsplan är aktuell. Detta för att i största möjliga mån underlätta arbetet med måluppfyllanden för förvaltningsplanen. Tanken med en förvaltningsplan är att det ska vara ett stöd för både den objektnära verksamheten och den IT-nära verksamheten (Nordström & Welander, 2007).

I studien skriven av Grönberg (2019) utvärderas användandet av pm3 som förvaltningsstyrningsmodell. I den studien framkommer det att flera av de intervjuade respondenterna upplever problem med framtagandet av, och arbetet med, förvaltningsplaner. I och med att fokuset på studien, skriven av Grönberg, rörde införandet av pm3, fördjupas inte frågorna och problemen relaterade till förvaltningsplaner (Grönberg, 2019). I denna studie fångas dessa frågor upp och arbetas vidare med.

Trafikverket vill undersöka om det finns förvaltningsplaner för varje förvaltningsobjekt och hur förvaltningsplanerna används inom den tekniknära förvaltningen. Resultatet av undersökningen av dessa frågor kan leda till en revision av hur förvaltningsplaner upprättas över hela Trafikverket som organisation.

I dagsläget är det inte säkert att det finns en förvaltningsplan per förvaltningsobjekt inom IKTa. Det finns ett behov uttryckt av IKTa att kontrollera och kvalitetssäkra att förvaltningsplanerna uppfyller syftet, att vara ett aktivt stöd för tekniknära verksamheten i förvaltningen av objekten.

IKTa är ansvariga för att leverera IT-stöd till samtliga delar inom Trafikverkets verksamheter som skapar och använder anläggningsinformation. De är därför i behov av att kvalitetssäkra den tekniknära förvaltningen av förvaltningsobjekten för att veta att de uppfyller sina åtaganden.

1.2.1 Frågeställning

1. Hur ser framtagningsprocessen för en förvaltningsplan på IKTa Trafikverket ut i dagsläget enligt den tekniknära förvaltningen?

2. Är förvaltningsplanerna användbara för förvaltningsobjekten ur ett tekniknära perspektiv?

3. Hur säkerställs det att en förvaltningsplan är ett stöd för arbetet, och ett underlag för att främja objektivitet vid måluppfyllnad inom den tekniknära förvaltningen?

1.2.2 Kunskapsbidrag

11

kring behovet av omformulering av förvaltningsplanernasmål, för att öka objektivitet vid progressmätning och måluppfyllnad. Därutöver presenteras förslag på utvecklingsmöjligheter för förvaltningsplaner kopplade till den tekniknära förvaltningen inom IKTa. Utvecklingsmöjligheterna hade inte granskats av IKTa innan studien färdigställdes och en risk fanns att Trafikverket redan kommit fram till dessa slutsatser på egen hand.

Syfte

Syftet med denna studie är att undersöka användbarheten av förvaltningsplaner vid IKTa på Trafikverket och utvärdera om det finns utvecklingsmöjligheter.

Avgränsning

Det finns två sidor av pm3s förvaltningsstruktur och det är objektförvaltning samt IT-förvaltning (På AB, 2020). Trafikverket har en adaption av pm3 där delar av organisationen är uppdelad i verksamhetsnära förvaltning och tekniknära förvaltning. Denna studie genomförs i samarbete med den tekniknära förvaltningen inom verksamhetsområdet Informations- och kommunikationsteknik (IKT) och dess avdelning Anläggningsinformation IT (IKTa). Därför är detta verksamhetsområde (VO) och denna avdelning den första avgränsningen för studien.

Inom IKTa arbetar de enligt Trafikverkets adaption av pm3, IKTa innehar den tekniknära förvaltningen. Den verksamhetsnära förvaltningen finns inom andra verksamhetsområden men är i nära samarbete med den tekniknära förvaltningen. Denna studie kommer avgränsa sig mot den tekniknära förvaltningen för att den fokuserar på IT-leveransen. Den verksamhetsnära sidan fokuserar inte på IT-leveranserna utan på den fysiska leveransen inom förvaltningsobjektet.

I denna studie kommer alla med befattningen TFA och TFL inom IKTa intervjuas. Dessa två befattningar är valda för deras vetskap om den tekniknära förvaltningen. Befattningarna som valdes är på en strategisk och taktisk nivå och dessa personer har inflytande i framtagningsprocessen samt arbetet med förvaltningsplaner. De som innehar rollen som FL och FA på den verksamhetsnära sida har inte inkluderats i denna studie i och med att deras primära fokus inte ligger på IT-leveranser till förvaltningsobjekten.

Samarbetspartner

12

2 Teori

I det här kapitlet presenteras tidigare forskning och teorier om IT-styrning, Pm3, Förvaltningsobjekt i relation till förvaltningsplaner och Agilt arbetssätt som ligger till grund för denna studie. IT-styrning är relevant för att studien håller det tekniknära perspektivet rörande förvaltningsplaner, se 2.1. Pm3 är förvaltningsmodellen IKTa adapterat till sin förvaltningsverksamhet, se 2.2. Förvaltningsobjekt och relationen till förvaltningsplaner är grunden till denna studie, se 2.3. Agila förhållningssätt är relevant då flera förvaltningar arbetar teambaserat inom sina leveranser, se 2.4.

IT-styrning

IT-styrning ämnar beskriva det enkla i att med IT kunna fatta rätt beslut med hög trovärdighet, men även fånga upp dess komplexitet, att de önskvärda beteendena kan vara olika för varje organisation (Weill & Ross, 2004). Definition av IT-styrning enligt Weill & Ross (2004) är:

“IT governance: Specifying the decision rights and accountability framework to encourage desirable behavior in the use of IT” (Weill & Ross, 2004, s.8).

IT-styrning har blivit en grundpelare i verksamheter på grund av det värde IT tillför i organisationen. IT-styrning fördelar ansvar och beslutsfattande mellan intressenter i verksamheten samt beskriver procedurer för att ta och kontrollera IT-strategiska beslut (Peterson, 2004).

Pm3

Enligt en rapport av Bruce, Florinus, Åkesson & Nordström (2007) är pm3 ett ramverk för förvaltning. Att ha i åtanke är att rapporten är utgiven av På AB som äger pm3 modellen och därmed är det inte en oberoende källa. Rapporten är vald för ändamålet att beskriva grunderna i pm3, då På AB som ägare av modellen besitter korrekt information om modellen.

Pm3 säkerställer att verksamheten drivs utifrån behov av IT-system och ger stöd för organisering av förvaltningsverksamhet inom en organisation. Pm3 har fyra centrala begrepp:

• tydliga förvaltningsuppdrag • effektiva förvaltningsuppdrag

• beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser • och affärsmässiga förvaltningsorganisationer

I pm3 görs en tydlig distinktion mellan organisationen och verksamheten. Pm3 berör tre olika typer av verksamheter: objektverksamhet, förvaltningsverksamhet och IT-verksamhet, se Figur 3 (Bruce, et al., 2007).

13

2.2.1 Objektverksamhet

En objektverksamhet kan variera beroende på förvaltningsverksamheten. IT-verksamhet delas ofta in i tre huvudområden: IT-utveckling, IT-drift och IT-förvaltning (Bruce, et al., 2007)

2.2.2 Förvaltningsverksamhet

Förvaltningsverksamhet är en subverksamhet till både objektverksamhet och IT-verksamhet. Därför kan förvaltningsverksamheten bedrivas på liknande sätt i projekt. Anledningen till att förvaltningsverksamhet är en subverksamhet är att både objektverksamhet och verksamhet har delområden, verksamhetsnära förvaltning och IT-nära förvaltning. Dessa tre tillsammans uppfyller hela förvaltningsverksamheten (Bruce, et al., 2007).

2.2.3 Förvaltningsobjekt

Ett förvaltningsobjekt innehåller verksamhetsstöd och IT-system. Förvaltningsobjekt identifieras genom att bestämma vad som ska förvaltas inom ett förvaltningsuppdrag. I pm3 skapas förvaltningsobjekt genom att undersöka verksamhetsnytta och IT-system i samband med verksamhetsområde (Bruce, et al., 2007).

2.2.4 Förvaltningsplan

En förvaltningsplan är resultatet av det genomarbetade förvaltningsobjektet. Figur 4 visar områden som ska vara med i en förvaltningsplan enligt Bruce, et al. (2007).

Figur 4. Områden i en förvaltningsplan

2.2.5 Förvaltningsmodellen och förvaltningsplaner vid Trafikverket

I en fallstudie genomförd vid Trafikverket uttrycker respondenterna att förvaltningsobjekten blir olika behandlade både genom olika arbetssätt och olika ansvarsfördelning. Det är en naturlig konsekvens av att förvaltningsobjektens natur är olika, men det är ändå av största vikt att grunden är gemensam och tydligt definierad (Grönberg, 2019). Förvaltningsstyrning enligt pm3 innebär i praktiken att den måste tillämpas för att passa den organisation den ska bedrivas inom. I Trafikverkets fall måste förvaltningsorganisationen vara ett komplement till linjeorganisationen, det är viktigt att de inte blir parallella organisationer (Grönberg, 2019).

”Alla verksamheter som använder sig av pm3 i sin förvaltning gör en tillämpning av modellen. Pm3 ska tillämpas tillsammans med övrig styrning och modeller som en verksamhet har. Alla tillämpningar kan därför se olika ut.” (Grönberg, 2019, s. 33).

Vad gäller förvaltningsplanerna uttrycks det att dessa är för generella och inte detaljerade nog för att uppfylla sitt syfte – att styra och vägleda förvaltningsarbetet och att detta kan vara på grund av en bristande förvaltningsmognad inom verksamheten (Grönberg, 2019). Vidare beskriver Grönberg (2019) att problemen skulle kunna lösas med bättre utbildning om förvaltningsstyrningsmodellen och en ihållande styrning för implementering av modellen. Det är av största vikt för verksamhetsnyttan att förvaltningsstyrningsmodellen implementeras och etableras inom hela verksamheten (Grönberg, 2019).

14

förvaltningsmodellen anammats inom Trafikverket. Denna studie bygger vidare på de frågor som uppkom rörande utformning och tillämpning av förvaltningsplaner vid Trafikverket.

2.2.6 Affärsmässig förvaltningsstyrning

Grundarna till företaget På AB, Nordström & Welander (2007) har skrivit en bok som ämnar vara en hjälp för förståelsen kring affärsmässig förvaltingsstyrning. De är involverade i forskningen och framtagandet av pm3. Boken är från 2007 och är deras tredje gemensamma bok rörande förvaltning. Det kan råda bias då boken är kraftigt influerad av fördelarna med pm3, däremot ger de en god beskrivning av pm3 som förvaltingsstyrningsmodell då de är förstahandskälla till den forskningen. I denna studie överses detta då Trafikverket använder sig av en adaption av pm3.

2.2.7 Verksamhetsplaner och förvaltningsplaner

Förvaltningsverksamheten består i många delar av både objekt- och IT-verksamhetsparter, då kan verksamhetsplanernas mål komma att stå i konflikt med förvaltningsverksamhetens målplaner (Nordström & Welander, 2007). Förvaltningsorganisationen har en förväntan på sig att sträva för och arbeta för måluppfyllelse, förvaltningsplanerna i sig fungerar som instrument för att tydliggöra uppdragen både för roller och produkter. Ofta saknas gemensamma mål för förvaltningsarbetet – målen som finns är troligen vaga och svagt formulerade vilket gör prioriteringsarbetet av dem svårt.

Förvaltningsstyrning kan vara Målstyrd, Handlingsstyrd & Självstyrd. Målstyrning är ofta relaterat med teambaserad organisationsform. Önskat resultat och mätning av resultatet måste definieras tydligt. Målstyrning innebär att man antar att de som är närmast problemet äger kunskapen för hur de ska lösas (Nordström & Welander, 2007).

Både målstyrning och handlingsstyrning är till för att skapa styrbarhet inom förvaltningsverksamheten baserat på uppdraget. Det styrdokument som tas fram kallas för förvaltningsplan och fungerar som ett förvaltningskontrakt gällande respektive parters åtaganden (Nordström & Welander, 2007).

Nordström & Welander (2007) ger ett exempel på de rubriker som en förvaltningsplan bör innehålla enligt förvaltningsmodellen pm3, se Figur 5.

Figur 5. Rubriker i en förvaltningsplan enligt pm3

15

förvaltningsperiod. I en förvaltningsspecifikation dokumenteras mer statiskt karaktäriserad information, denna måste vara uppdaterad och aktuell inför respektive förvaltningsperiod.

2.2.8 Revidering av befintliga förvaltningsplaner

Om det redan finns utarbetade förvaltningsplaner som anger hur förvaltningsverksamheten ska bedrivas och vilka ansvarsroller som ingår, är det målbilden som ska uppdateras inför nästa förvaltningsperiod. Detta bör huvudsakligen bedrivas av en förvaltningsgrupp i ett kontinuerligt och aktivt arbete (Nordström & Welander, 2007).

För att revidera en förvaltningsplan bör man göra en nulägesanalys, en tillbakablick över föregående period, en planen för kommande period, befintlig åtgärdslista och projektkatalog. Ibland är kanske inte alla småändringar inskrivna i förvaltningsplanen, eller att åtgärder inte blivit genomförda, då måste beslut fattas om de ska strykas eller genomföras (Nordström & Welander, 2007). Systemmätningsrapporter eller liknande är viktiga för att kunna mäta progress och vara till underlag vid beslut om resurstilldelning för kommande period (Nordström & Welander, 2007).

2.2.9 Målformulering

Vid målformulering är det mycket viktigt att definiera och formulera mål som är mätbara och realistiska. Målen ska kunna uppnås inom avsatt tidsram. Ofta är det aktivitetslistor som dominerar förvaltningsplaner och det bör vara tvärt om enligt Nordström & Welander (2007). Mål bör formuleras i ett tillstånd där de ska kunna vara uppfyllda vid förvaltningsperiodens slut. Detta ger möjlighet att mäta om förvaltningsplanen har någon måluppfyllelse. Trots att förvaltningsverksamheten kanske har upprepande moment är denna typ av målformulering eftersträvansvärt, för att kanske delvis kunna konstatera att målet är uppfyllt. Resursuppskattningar blir enklare att genomföra om det finns något konkret målarbete att följa. Ofta resursberäknas det per roll snarare än målbaserat, vilket är en indikation på att målen måste ses över igen (Nordström & Welander, 2007).

När ovanstående är avklarat bör detta stämmas av i en styrgrupp, för att försäkra sig om förvaltningsgruppens beslut är korrekt prioriterat inför kommande period. Det är styrgruppen som ska fatta besluten rörande målen och budgeteringen. Om förvaltningsplanen bör korrigeras är det viktigt att styrgruppen ger förslag på hur prioritering ska ske. När förvaltningsplanen är godkänd undertecknas eventuella andra interna och/eller externa avtal. Rimligtvis bör förvaltningsplanen vara godkänd innan nästa förvaltningsperiod påbörjas (Nordström & Welander, 2007).

2.2.10 IT- och förvaltningsstyrningsmodeller

I en studie där ämnet var IT- och förvaltningsstyrningsmodeller redogör Jonsson & Rydstedt (2016) om sina upptäcker inom området. Efter enkätundersökningar samt intervjuer visade resultatet på att de flesta som jobbar framgångsrikt med pm3 har en hierarkisk organisationsstruktur. Vissa resultat tyder på att de som var nöjd med implementeringen av pm3 använde sig av levande dokument.

Rapporten skriven av Jonsson & Rydstedt (2016) är en uppsats på avancerad nivå och utgiven av Mittuniversitetet. De är mer fokuserade på pm3 som förvaltningsstyrningsmodell men studien bedöms relevant eftersom de tar upp förvaltningsplaner och information kring dem. Studien är nyligen utförd vilket ökar dess relevans för denna studie.

16

av IT-system. Gemensamt för alla studieobjekt var att förvaltningsobjekten ofta var framtagna på ett naturligt sätt i organisationerna och att faktorer som spelar in i ett framtagande av förvaltningsobjekt är:

• Organisatoriskt ansvarsområde • IT-systemets tekniska lösningar • Resursomfattning

• Personberoende

Inom myndigheten var det i huvudsak produkter som skapade indelningen av förvaltningsobjekten (Nordström, 2005).

Nordström (2005) menar att förvaltningsobjekten i studien var för små och kunde reducera antalet till hälften utan att frångå redan befintliga gränser inom organisationen. Detta kunde göras i alla tre organisationer som har studerats.

Ett förvaltningsobjekt bör inte vara för omfattande eller för begränsat enligt Nordström (2005). Vid ett för litet förvaltningsobjekt kan införandet av styrbarhet upplevas onödigt men en följd av många små förvaltningsobjekt är att det kan bli ineffektivt resursutnyttjande. Ett förvaltningsobjekt som innefattar 20 personer har visats möjligt att styra om förvaltningsverksamheten har gjorts styrbar (Nordström, 2005).

Som nämnt tidigare är Nordström (2005) en av grundarna till pm3. Denna studie är dock inte i samarbete med På AB. Studien är en dissertation vid Linköpings universitet, där Nordström (2005) undersökte tre olika typer av organisationer och kan därmed ses som en bra källa för denna studie.

Agilt arbetssätt

2.4.1 Teambaserad organisation

Nordström & Welander (2007) säger att fördelen att arbeta teambaserat är att organisationen på kort varsel kan ställa om och ändra inriktning beroende på förutsättningar. Ett problem som kan uppstå i funktionella organisationer, där teambaserat arbete genomförs, är konflikt och samordningsproblematik mellan funktionerna. Teambaserade organisationer kan kallas för uppgifts- eller projektorienterad på grund av dess natur att vara fokuserad på det som är

här och nu (Nordström & Welander, 2007). Nordström & Welander (2007) beskriver hur

organisationen är högt specialiserad, temporär, flexibel, har hög beredskap för det oväntade med hög frihet och generositet.

17

I Tabell 2 jämförs typerna teambaserad organisation och förvaltningsorganisation med varandra, mot grunderna i förvaltningsorganisationen enligt pm3 i Tabell 1 (Nordström & Welander, 2007). Part Nivå OBJEKTNÄRA FÖRVALTNING IT-NÄRA FÖRVALTNING DENNA NIVÅ SKAPAR BASEN I BUDGET Objektägare IT-systemägare Styrgrupp

BESLUT Objektansvarig IT-systemansvarig Förvaltningsgrupp OPERATIV Objektspecialist Driftansvarig

Applikationsansvarig Tabell 1. Förvaltningsorganisationen enligt pm3

Organisationsform Karaktärsskiljande dimension Teambaserad organisation Förvaltnings-organisation Sammanför kompetenser Ja Ja Tydliggör uppdragsgivare och uppdragstagare

Ja, men endast hierarkisk Ja Varaktighet Stadigvarande eller temporär Stadigvarande Relation till linjeorganisationen Ersättning eller komplement Komplement Typ av uppdrag Stabilitet och

förändring

Stabilitet och förändring Riktning på styrning Vertikal Horisontell och

vertikal

Styrmedel Målstyrning Målstyrning och

handlingsstyrning Grad av

fördefinierad rollstruktur

Låg Hög

Tabell 2. Jämförande analys av organisationsformer

För att målstyrning i en teambaserad organisation ska vara effektiv måste tre grundkrav vara uppfyllda enligt Nordström & Welander (2007) dessa krav är:

• Förkunskap om målen och vilka resultat som ska nås.

• Medarbetarna kontrollerar resultatområdena som de själva är involverade i, deras arbete är direkt påverkade av de uppsatta målen.

• Det måste finnas ett effektivt sätt att mäta måluppfyllelsen.

18

2.4.2 Agil metod inom förvaltning

I en rapport av Souarlssa & Stenlund (2012) diskuteras möjligheten för en agil inriktning på förvaltningsprocesser. Souarlssa & Stenlund (2012) beskriver hur ett team implementerat ett agilt arbetssätt i systemförvaltning men inte tagit alla delar som ingår i det agila manifestet. Inom förvaltning är det även viktigt med roller vilket kan vara diffust vid användningen av en agil metod. Vanliga roller är produktägaren, scrum master, kund och utvecklare.

Souarlssa & Stenlund (2012) drar slutasaten att i fallet som undersökts har det funnits vissa positiva egenskaper att ta från den agila metoden till förvaltningsarbetet men att den fulla potentialen inte syns då teamet inte backas upp på en organisationsnivå. Saker som gjordes bra var att man följde verksamhetens mål och fick ett strukturerat arbetssätt samt bättre fokus på det som behövde förändras. Det hade även skapats bättre kommunikation samt samarbete mellan utvecklare och verksamhetskunniga. Däremot såg man ingen förbättring i helheten av systemets liv eller haft minskade kostnader. Slutsatsen är att agila metoder till viss del kan förbättra förvaltningsarbetet. Souarlssa & Stenlund (2012) har endast intervjuat tre personer och dessa har ingått i scrum team, vilket är på den operativa nivån. Detta är även en c-uppsats men den är granskad av universitetet och bedöms vara trovärdig. Rapporten bedöms vara användbar, trots att den har en begränsad urvalsgrupp. Det som kommer användas i denna studie är de generella fynden om arbetssätt och agila metoder.

2.4.3 Agilt arbetssätt och förvaltningsplaner

I en studie gjort av Lagré (2017) på lantmäteriet fann man att förvaltningsplaner kan förhindra ett agilt arbetssätt i kravhantering. Resultatet av studien visar att pm3 och dess förvaltningsplaner ansågs vara ett hinder då de fastställs en gång per år och inte bör frångås. Även brist på intresse från vissa i organisationen ledde till att det var svårt att arbeta agilt. Detta understöds av Souarlssa & Stenlund (2012) där de poängterar att det är viktigt att beslutet om att arbeta agilt ska komma från toppen av organisationen för att få det stöd som behövs. Lagré (2017) fann även att det fanns ett gap mellan verksamhet och IT där det kunde uppstå missförstånd. Att ha i åtanke är att studien inriktas på en operativ nivå där projektledare och teamledare arbetar, vilket inte varit ett fokus i denna studie.

19

3 Metod

I detta kapitel presenteras forskningsstrategin som är fallstudie, se 3.1. Fallstudien bygger på en hypotesprövning, en kvalitativ datainsamling och en kvalitativ analysmetod för att besvara frågeställningen, se 3.2, 3.3, 3.4 & 3.5

Forskningsstrategi

Forskningsstrategin som används i den här studien är fallstudie med beskrivande ansats. Målet för en deskriptiv fallstudie är en fördjupande analys om det undersökta ämnet (Oates, 2006).

Yin (2006) säger att det finns olika kriterier som ska uppfyllas för att möjliggöra en fallstudie, se Tabell 3. Strategi Typ av Forskningsfråga Krävs det en kontroll av beteende? Fokus på aktuella händelser

Experiment Hur, varför? Ja Ja

Survey Vilka, vad, var, hur många, hur mycket?

Nej Ja

Analys av källor Vilka, vad, var, hur många, hur mycket?

Nej Ja/nej

Historisk Studie Hur, varför? Nej Nej

Fallstudie Hur, varför? Nej Ja

Tabell 3. Kriterier för fallstudie

I Tabell 3 framgår det att frågeställningarna för en fallstudie ska fråga hur eller varför. Frågeställningarna i kapitel 1.2.1 frågar hur något ska göras vilket fullföljer kriterium ett i Tabell 3. Inga beteenden undersökts, vilket uppfyller kriterium två. Studien har undersökt aktuella händelser vilket uppfyller krav tre. Därför anses inte någon annan forskningsstrategi vara aktuell.

Tabell 3 visar även att kriterier för analys av källor uppfylls och det skulle vara möjligt att utföra enbart en litteraturstudie men den skulle sakna den fördjupande kunskapen som kan uppnås i en fallstudie (Yin, 2006). Däremot används litteraturstudie som komplement till fallstudien för en teoretisk grund.

Några vanliga nackdelar med en fallstudie är brist på tid, respondenter och information. Den här studien utfördes under begränsad tid och mer tid till insamling av information skulle vara att föredra. Det finns inga satta riktlinjer för utförandet av en fallstudie vilket kan leda till att resultatet inte blir trovärdigt (Oates, 2006).

Hypotesprövning

Vanligt inom forskning är att sätta upp ett påstående som sedan verifieras eller falsifieras, denna typ av test är vanligt inom experiment eller enkätundersökningar (Oates, 2006). I denna studie genomförs en form av hypotesprövning baserat på de förväntade resultat Trafikverket hade och de faktiska resultat som utlästes efter datainsamling och analys, se Tabell 10. Förväntat resultat och faktiskt resultat.

Datainsamlingsmetod

Datainsamlingsmetoder som använts i studien är:

20

• Intervju

• Dokumentstudier

Andra metoder som kunde ha använts: • Enkät

3.3.1 Litteraturstudie

En litteraturstudie delas upp i två delar. Fösta delen är informationssökning inför påbörjan av en studie, vanligtvis för att hitta ett ämne att skriva om. Den andra delen börjar när ett ämne är valt och studien är påbörjad. Litteraturstudie används för att samla information och bevis för att understödja resultat av studien samt att visa att ny kunskap har skapats genom att studien har genomförts (Oates, 2006). För att åskådliggöra urvalsprocessen har ett diagram över en version av Prisma-modellen använts, se Figur 6 (Prisma Statement Flow Diagram, 2020).

Figur 6. Matris över artikelsökning online med inspiration från Prisma-modellen

3.3.2 Utvärdering av litteratur

21

3.3.2.1 Bok

• Är författaren erkänd inom ämnet? • Är utgivaren igenkänd?

• Är den utgiven genom ett universitet? Detta kan ge boken kredibilitet.

• Vilken utgåva av boken är det? Om det finns mer än en utgåva tyder det på att boken har varit eftertraktad.

(Oates, 2006).

3.3.2.2 Vetenskapliga artiklar

• Till vem riktar sig artikeln? Helst ska artikeln rikta sig till akademiker.

• Hur länge har journalen funnits? Om journalen har funnits länge kan det tyda på att det är en säker källa men eftersom IT branschen kan ändras snabbt kan det innebära att en journal som är nyare är en bra källa.

• Finns det utskrivet att artikeln eller journalen är kritiskt granskad av en eller flera andra?

• Finns det en lista där det nämns vilka som godkänner artiklar innan publicering? (Oates, 2006).

3.3.2.3 Inkluderingskriterier

Litteratur har blivit inkluderad baserat på följande kriterier: • Relevant för ämnet.

o De sökord som använts är förvaltningsplan, förvaltning, pm3, förvaltningsmodell, IT-governance, förvaltningsobjekt, management-plan, IT-styrning, management, management-object, förvaltningsorganisation, IT-förvaltning, management-organization, IT-management.

• Utgiven av en pålitlig och välkänd källa såsom Google Scholar, Harvard Business Publishing, Science Direct och Taylor and Francis. Dessa sågs som pålitliga databaser då de är välkända samt ger ett brett och varierat sökresultat (Oates, 2006). Urvalsprocessen är illustrerad i Figur 6.

• Bedömning av kvalitén av källan utifrån följande ordning: 1. Journaler eller doktorsavhandlingar

2. Böcker

3. Bra konferenshandlingar

4. Uppsatser publicerade av universitet 5. Arbetsdokument

• Typ av källa (artikel, rapport, med flera) och utgivare.

Denna studies ämne är stort men ändå starkt avgränsat, det var svårt att hitta källor i engelskspråkiga journaler. Det var svårt att översätta termer för att få ett korrekt sökresultat. Det kan vara för att pm3 i botten utges av ett svenskt företag och därför är den mesta forskningen publicerad på svenska. Det har varit svårt att hitta nyare forskning publicerad i journaler eller i böcker, det finns nyare forskning men i form av uppsatser eller rapporter.

3.3.2.4 Exkluderingskriterier

Litteratur har blivit exkluderad baserat på följande kriterier: • Inte av en välkänd källa.

• Kvalitén av källan ifrågasattes. • Irrelevant för ämnet.

22

med litteratur inom just det området. Fanns mer tid skulle en omfattande litteratursökning genomföras för att öka mängden internationell och samtida litteratur.

3.3.3 Intervju

Studiens främsta datainsamlingsmetod är intervjuer. En intervju definieras av Oates (2006) som någon form av konversation mellan två parter. En intervju har vissa outtalade antaganden som en vanlig konversation inte har detta på grund av att minst en person i intervjun ska utvinna något från konversationen. Intervju som datainsamlingsmetod är bra att använda om forskarna vill finna detaljerad information eller diskutera komplexa frågor som inte går att ställa i en enkät (Oates, 2006). Intervju lämpar sig som datainsamling för denna fallstudie i och med kunskapen om förvaltningsplanernas framtagning, användning och måluppfyllnad besitts av de personer som använder dem. Alternativ till intervju som datainsamlingsmetod skulle kunna vara enkät med förutbestämda frågor för respondenter att besvara i text. Nackdelen med enkäter är att svaren kan vara varierande i djup vilket kan leda till att undersökningen inte når sin fulla potential (Oates, 2006).

3.3.3.1 Semistrukturerad Intervju

Semistrukturerad intervju är en intervju där forskaren har förutbestämda frågor eller ämnen att prata om men det finns utrymme för diskussion eller ytterligare frågor. Intervjupersonen har mer frihet att säga saker som denne kan finna intressant för forskaren (Oates, 2006). Semistrukturerade intervjuer gav mer utrymme för att föra en mer flytande konversation samtidigt som det fanns möjlighet att ställa fördjupande följdfrågor vid intervjutillfället.

3.3.3.2 Strukturerad intervju

Strukturerad intervju innebär att forskaren ställer frågor och får svar utan någon diskussion eller möjlighet för följdfrågor. En strukturerad intervju kräver att forskaren är neutral och inte ger några egna åsikter (Oates, 2006). Detta ansågs inte vara lämplig för denna studie om det skulle uppstå behov för att ställa följdfrågor.

3.3.3.3 Ostrukturerad intervju

Ostrukturerad intervju innebär ett ämne presenteras och sedan kan en fri diskussion starta om det valda ämnet. Respondenten kan utveckla egna idéer och tankar och diskutera dess med forskaren (Oates, 2006). Denna studie har ett tydligt syfte med en tydlig frågeställning där specifika frågor behövde ställas, därför var ostrukturerad intervju inte aktuell som intervjumetod. Utöver detta fanns en tidsbegränsning för efterarbetet och ostrukturerad intervju skulle bli för omfattande och tidskrävande.

3.3.3.4 Urval

För intervjun valdes rollbefattningarna TFA och TFL. Inom dessa befattningar intervjuades alla personer på IKTa och det omfattar fyra TFA och sex TFL, se kapitel 1.4 Avgränsning. Anledningen till att dessa två roller valts ut är för att de innehar de två högre rollbefattningarna inom Trafikverkets adaption av pm3 på den tekniknära förvaltningssidan, se Figur 2. Intervjupersonerna arbetar delvis inom olika förvaltningsobjekt som IKTa har leveranser till, se Bilaga 4. Sammanställning av förvaltningsobjekt och förvaltningsplaner.

3.3.3.5 Objektivitet

23

3.3.3.6 Utförande

Oates (2006) säger att intervju personligen är att föredra men om det inte är ett alternativ kan internetbaserade intervjuer genomföras. Argument mot internet baserad intervju är att det inte går att få samma relation till intervjupersonen men Oates (2006) menar att det inte behöver vara ett problem. En internetbaserad intervju kan även leda till att kortare svar ges, detta säger Oates (2006) är i relation till skriftliga online intervjuer vilket gör att det inte behöver vara fallet vid ett samtal. Planen var att utföra intervjuer vid ett personligt möte men på grund av yttre omständigheter fanns det inte möjlighet att träffas personligen. Intervjuerna utfördes istället via onlinesamtal med muntlig tillåtelse av intervjupersoner att spela in intervjun för att kunna transkribera. Intervjun utfördes med enbart ljud. Skärmbild av intervjufrågor och vissa dokument som intervjupersonerna ville visa blev visades genom skärmdelning. För att göra intervjuerna så lika som möjligt ställde en forskare alla frågor och den andra tog anteckningar vid alla intervjuer. Skulle något behöva kompletteras skedde det via e-post.

Alla intervjuer transkriberades och respondenternas namn byttes mot TFL eller TFA, beroende på befattning, samt ett nummer. Detta för att öka läsbarheten och förenkla jämförelseprocessen mellan de olika befattningarna. En effekt av detta är att de givna svaren inte blir direkt kopplade till en specifik respondent, se Bilaga 2. Sammanfattning av respondenternas svar på intervjufrågorna.

3.3.4 Dokumentstudie

Dokument kan användas för att styrka eller förkasta data som samlas in genom intervjuer. Dokument kan delas in i två typer, funna dokument och forskar-genererade dokument (Oates, 2006). I denna studie används båda typerna för att styrka och bekräfta eller förkasta det respondenterna i intervjuerna svarat.

3.3.4.1 Funna dokument

För denna studie har förvaltningsplaner, delförvaltningsplaner och förvaltningsplansmallen vid IKTa på Trafikverket lästs, se Bilaga 3. Trafikverkets mall för förvaltningsplaner. Genom att få ta del av dessa dokument har det bidragit med insikt om hur förvaltningsplaner utformas mellan olika förvaltningsobjekt inom IKTa.

3.3.4.2 Forskar-genererade dokument

För att ge en överblick av förvaltningsplaner och delförvaltningsplaner kopplade till de förvaltningsobjekt som IKTa har leveranser till, har en tabell skapats, se Bilaga 4. Sammanställning av förvaltningsobjekt och förvaltningsplaner. Denna tabell hjälper till att påvisa hur lika eller olika förvaltningarna väljer att dela in sina förvaltningsobjekt samt öka detaljeringsnivån genom att bryta ner dem i delobjekt.

3.3.5 Intervjuguide

Intervjufrågorna har skrivits för att besvara de primära frågeställningarna i det inledande kapitlet i denna studie.

• Intervjufråga 1–5 ämnar besvara frågeställning 1 rörande framtagningsprocessen av förvaltningsplaner.

• Intervjufråga 6–9 ämnar besvara frågeställning 2 rörande användbarheten av förvaltningsplaner.

• Intervjufråga 10–12 ämnar besvara frågeställning 3 rörande måluppfyllnad av förvaltningsplaner.

24

Analysmetod

Kvalitativa data kan var svåra att analysera på ett kvalitativt vis. Därför kan det vara till hjälp att transkribera intervjuer och sedan kategorisera det data som framkommit för att öka överskådligheten och jämförbarheten av data (Oates, 2006).

För att analysera data insamlat genom intervju har en kvalitativ dataanalys genomförts. Intervjuerna transkriberades och lästes igenom för att sedan sammanfattas. Sammanfattning sker per respondent per intervjufråga, se Bilaga 2. Sammanfattning av respondenternas svar på intervjufrågorna. Sammanfattningarna av respondenternas svar delas in i kategorier baserat på den roll som respondenten innehar vid Trafikverket. Vidare sorteras svaren in i två kategorier positiva effekter och utvecklingsmöjligheter för att generera ett jämförelseunderlag i analysen.

Dokumenten analyserades genom att jämföra innehållet med den mall pm3 framtagit för att skriva förvaltningsplaner. Vidare jämfördes dokumenten med svaren som framkom i intervjuerna rörande förvaltningsplanernas innehåll, struktur och indelning.

Forskningsprocess

För att få en djupare förståelse för ämnet genomfördes en litteraturstudie som blev grund för frågeställningar. Utifrån frågeställningarna valdes strategin fallstudie. Datainsamlingsmetod blev dokument och intervju och på grund av insamlingsmetoderna kunde enbart kvalitativ dataanalys genomföras, se Figur 7 (Oates, 2006).

25

4 Resultat

I det här kapitlet presenteras resultatet av dokumentstudierna om Trafikverkets förvaltningsplansmall och en sammanställning över förvaltningsobjekt och förvaltningsplaner i tabellform, se 4.1. Intervjuerna sammanställs i tabeller uppdelade i två kategorier, baserat på respondentgrupp. Resultatet delas upp ytterligare baserat på vilken frågeställning respondenternas svar förväntas besvara, se 4.2, 4.3 & 4.4. Avslutningsvis görs en kort sammanfattning av faktiska resultat som senare kommer jämföras mot förväntade resultat, se 4.5.

Förvaltningsplansmallen, förvaltningsplaner och

förvaltningsobjekt

I Bilaga 3. Trafikverkets mall för förvaltningsplaner, visas ett exempel på den mall Trafikverket följer när de skriver förvaltningsplaner. Den innehåller 11 rubriker med tillhörande beskrivningar om vad rubrikerna ska innehålla. Det är efter denna struktur samtliga förvaltningsplaner utformas inom Trafikverket.

I Bilaga 4. Sammanställning av förvaltningsobjekt och förvaltningsplaner, finns det en sammanställning över de förvaltningsobjekt och delförvaltningsobjekt som IKTa har leveranser till, vilka processer de sammankopplas med samt vilka förvaltningsplaner och delförvaltningsplaner som är skrivna. Vidare är även den tekniknära förvaltningsansvarig samt tekniknära förvaltningsledare namngivna till respektive förvaltningsobjekt.

Svar kopplade till framtagningsprocessen

Nedan följer en sammanställning av respondenternas svar på intervjufrågorna 1 till och med 5 fördelat på två tabeller. Tabellerna är indelade i positiva element och

utvecklingsmöjligheter. Eftersom de första fem frågorna var relaterade till hur

framtagningsprocessen av en förvaltningsplan ser ut, frågeställning 1, kunde svaren kategoriseras som antingen positiva element eller utvecklingsmöjligheter. ”X” motsvarar de fall när alla svar givna föll under endast en kategori.

4.2.1 Respondenternas svar med rollen TFL

Tabell 4 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 1–5, från respondenterna som arbetar som TFL.

Intervjufråga Positiva element Utvecklingsmöjligheter

Fråga 1. När man tar fram

en förvaltningsplan vilka är involverade? • FL i samråd med bland annat förvaltningsledning. X

Fråga 2. Vem är det som

fastställer och skriver själva förvaltningsplanen?

• FL skriver och fastställer

förvaltningsplanen i samråd med bland annat styrgrupp och förvaltningsledning.

X

Fråga 3. Vilken del i

26

Fråga 4. Vem bestämmer

detaljnivån i

förvaltningsplanerna?

• FL

• Förvaltningsledning • Olika i olika förvaltningar.

Fråga 5. Av vilken

anledning skiljer sig utformningen av förvaltningsplanerna mellan olika förvaltningsobjekt? X • Pm3-styrning inte stark nog. • Personberoende • Varierande kunskapsnivå om förvaltningsmodellen. • Förvaltningsobjekten är olika. • Förvaltningens mognadsgrad

Tabell 4. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 1–5 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till framtagningsprocessen av förvaltningsplaner.

4.2.2 Respondenternas svar med rollen TFA

Tabell 5 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 1–5, från respondenterna som arbetar som TFA.

Intervjufråga Positiva element Utvecklingsmöjligheter

Fråga 1. När man tar fram

en förvaltningsplan vilka är involverade? • FL i samråd med bland annat förvaltningsledning. X

Fråga 2. Vem är det som

fastställer och skriver själva förvaltningsplanen?

• FL skriver

förvaltningsplanen. • FA fastställer

förvaltningsplanen.

• Det varierar vem som skriver och fastställer delförvaltningsplaner.

Fråga 3. Vilken del i

framtagningsprocessen av en förvaltningsplan är det du fokuserar mest på, vad är det du prioriterar högst?

• Aktiviteter & Förbättringar • Budget & Ekonomi • Långsiktiga mål • Avvikelser • Strategi • Riktning för förvaltningsobjektet X

Fråga 4. Vem bestämmer

detaljnivån i

förvaltningsplanerna?

• FA

• FL • Det kan skilja sig mellan

delförvaltningsplanerna.

Fråga 5. Av vilken

anledning skiljer sig utformningen av förvaltningsplanerna mellan olika förvaltningsobjekt? X • Förvaltningsobjektets uppbyggnad och mognadsnivå. • Ingen hård styrning. • Detaljnivån för förvaltningsplaner. • Personberoende

Tabell 5. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 1–5 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till framtagningsprocessen av förvaltningsplaner.

Svar kopplade till användbarhet

Nedan följer en sammanställning av respondenternas svar på intervjufrågorna 6 till och med 9 fördelat på två tabeller. Tabellerna är indelade i positiva element och

27

4.3.1 Respondenternas svar med rollen TFL

Tabell 6 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 6–9, från respondenterna som arbetar som TFL.

Intervjufråga Positiva Element Utvecklingsmöjligheter

Fråga 6. Hur

användbar är den tillgängliga

förvaltningsplanen för att planera arbetet inom den tekniknära verksamheten?

6.a. På vilket sätt

tillför det nytta till den tekniknära

verksamheten?

• Förutsättningsskapande dokument

• Nyttan ökar mer och mer.

• Ökar förståelsen för vad och vilka leveranser som förväntas från den tekniknära förvaltningen. • Det finns goda

exempel för inspiration. • Styr prioritering för

planering och mål på övergripande nivå. • Definierar och planerar

mål i

förvaltningsplaner och delförvaltningsplaner.

• Kan vara olika mellan förvaltningsobjekt beroende på

förvaltningsobjektets storlek.

• Tillför inte nytta i tillräcklig utsträckning. • Behovet av

förvaltningsplan inte tillräckligt då

organisationen arbetar mer reaktivt än proaktivt. • Beroende av

detaljeringsnivå.

Fråga 7. Hur används

förvaltningsplanen i praktiken?

7.a. På vilket vis

använder ni

förvaltningsplanen för att planera och leda verksamheten framåt?

• Specificerar och ramar in på taktisk nivå. • Beskriver när leverans

ska ske samt budget att förhålla sig till. • Definierar och planerar

mål samt prioriterar aktiviteter.

• Mål- och riskuppföljning • Planera arbetet under

året. • Beskriver de

övergripande målen.

• Förvaltningsplanen uppdateras inte lika ofta som målen och

aktiviteterna i TFS. • Inom det praktiska

användandet kan det vara utvecklingsmöjligheter, visualisering, transparens, kommunikation, tillgänglighet, digitalisering och dokumentformat för förvaltningsplaner. • Tror mindre leveranser

skulle klara sig utan förvaltningsplan med enbart

checklistor/aktivitetslistor.

Fråga 8. Är det något

som saknas i nuvarande

förvaltningsplansmall?

• Ingen upplever att någon specifik rubrik saknas i nuvarande mall.

• Digitalisering av förvaltningsplanen. • Svårt att veta vilken

detaljnivå som efterfrågas. • Tydligare specifikationer

för vad varje rubrik bör innehålla. • Tydligare korsreferering mellan förvaltningsplaner och delförvaltningsplaner. Fråga 9. Vad är anledningen/ motivationen till att man skriver

delförvaltningsplaner?

• Delförvaltningsplaner har högre detaljnivå. • Delförvaltningsplaner

ökar effektiviteten och

• Förvaltningsobjektet är för stort.

28

9.a. Varför är dessa

inte

utformade/definierade i förvaltningsplanen?

9.b. Är det bättre eller

sämre på detta vis?

9.c. På hur lång tid skrivs de? tydliggör ansvarsfördelning. • Förvaltningsplanen ger god överblick för arbetet inom förvaltningsobjektet. • De flesta delförvaltningsplaner skrivs på mellan ett och tre år.

• Risk att tappa helhetsbilden av

förvaltningsobjektet med delförvaltningsplaner. • Flera är osäkra på exakt

hur länge

delförvaltningsplaner skrivs på.

Tabell 6. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 6–9 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till användbarheten av förvaltningsplaner.

4.3.2 Respondenternas svar med rollen TFA

Tabell 7 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 6–9, från respondenterna som arbetar som TFA.

Intervjufråga Positiva Element Utvecklingsmöjligheter

Fråga 6. Hur

användbar är den tillgängliga

förvaltningsplanen för att planera arbetet inom den tekniknära verksamheten?

6.a. På vilket sätt

tillför det nytta till den tekniknära verksamheten? • Prioritera Aktiviteter & Budget • Vägledning vid planering • Delförvaltningsplaner och komponentförvaltningsplaner används för resursberäkning på grund av detaljeringsnivå. • Systemförvaltningsplaner

används för att åskådliggöra vad som genomförts och måste genomföras.

Fråga 7. Hur används

förvaltningsplanen i praktiken?

7.a. På vilket vis

använder ni

förvaltningsplanen för att planera och leda verksamheten framåt? • För att se om det finns progress i leveransen. • Utgångspunkt för aktivitetsprioritering. • Underlag för resursberäkning. • Måluppföljning • Uppföljnings-underlag

• Att det finns en variation mellan FL som är personberoende. • TFA rollen bör vara mer

involverad framtagningsprocessen av förvaltningsplanen. • Osäkerhet om förvaltningsplanen faktiskt är ett uppföljningsunderlag.

Fråga 8. Är det något

som saknas i nuvarande

förvaltningsplansmall?

• Generellt nöjda med mallens innehållsrubriker. • Nyttjandeavtal mer specificerat. • Detaljeringsnivå bör specificeras. • Helhetsbild

• Lägg till nyttovärdering mot budget.

Fråga 9. Vad är

anledningen/ motivationen till att man skriver

delförvaltningsplaner?

9.a. Varför är dessa

inte

utformade/definierade i förvaltningsplanen?

9.b. Är det bättre eller

sämre på detta vis?

29

9.c. På hur lång tid

skrivs de?

Tabell 7. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 6–9 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till användbarheten av förvaltningsplaner.

Svar kopplade till måluppfyllnad

Nedan följer en sammanställning av respondenternas svar på intervjufrågorna 10 till och med 12 fördelat på två tabeller. Tabellerna är indelade i positiva element och

utvecklingsmöjligheter. Svaren kopplas till frågeställning 3, som handlar om

förvaltningsplanernas måluppfyllnad.

4.4.1 Respondenternas svar med rollen TFL

Tabell 8 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 10–12, från respondenterna som arbetar som TFL.

Intervjufråga Positiva element Utvecklingsmöjligheter

Fråga 10. Hur följer ni upp

förvaltningsplanen och ser till att den är aktuell under hela förvaltningsperioden?

10.a. Hur ofta revideras de?

• Styrgruppsmöte varje månad möjlighet till revidering. • Risker tas upp. • Följs upp varje

tertial (4:e månad). • Hur långt man kommit. • Avvikelser • Statusrapportering månadsvis genom lista i arbetsrum. • Förändring vid behov.

• Ses över att den är aktuell varje år.

• Revideringar i förvaltningsplan sker inte så ofta eller inte alls.

• I stort sett allt kopplas till ekonomi och budet och är den enda uppföljningen som sker.

• Framförallt budget som uppdateras och fastställs. • Förvaltningsplanen hålls aktiv framförallt i TFS. • TFS tillåter tätare uppföljning med djupare detaljeringsnivå för förvaltningsplanen.

Fråga 11. Hur används

förvaltningsplanerna i styrgruppssammanhang? • Följer upp förvaltningsplanen mot styrgruppsmöten. • Diskussioner om hantering och förbättring av leverans.

• Följer upp mål och risker. • Statusrapport från referensgrupp till varje styrgruppsmöte. • Grund för prioriteringsarbete. • Uppföljningsbehovet styrs av detaljeringsnivån. • Använda tidigare versioner av förvaltningsplanen som mätinstrument. • Förvaltningsplanens delar kan upplevas subjektiva. • För stora förvaltningsobjekt leder till referensgrupper på delobjektsnivå. • Styrgrupp upplevs endast vara

30

Fråga 12. På vilket sätt mäts

förvaltningsplanens framgångsfaktorer?

12.a. Hur vet ni att målen

uppfylls? • Mål uppfylls när leverans till nyttjande verksamhet genomförs. • TFS håller mål och aktiviteter som är mätbara.

• Målen har angiven tidpunkt för genomförande. • Aktiviteter kopplade till mål, när aktiviteten är avklarad uppfylls målen. • Avstämning mellan FA och delFA om måluppfyllnad. • Aktiviteter som inte

gjorts flyttas med till nästa period.

• Bör ses över vid årsslut. • Antar/förutsätter att nytta uppnås när nyttjande verksamhetskrav uppfylls. • Ingen specifik metod/teknik för mätning av måluppfyllnad. • Måluppfyllnad i aningen eller scenario. • Personberoende bedömning av måluppfyllnad. • Mål inte utformade för mätbar bedömning. • (Digitalt) verktyg för överskådlighet av måluppfyllnad efterfrågas.

Tabell 8. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 10–12 från respondenterna med rollbeskrivningen TFL kopplade till måluppfyllnaden av förvaltningsplaner.

4.4.2 Respondenternas svar med rollen TFA

Tabell 9 innehåller en sammanställning av svaren på intervjufrågorna 10–12, från respondenterna som arbetar som TFA.

Intervjufråga Positiva element Utvecklingsmöjligheter

Fråga 10. Hur följer ni

upp förvaltningsplanen och ser till att den är aktuell under hela förvaltningsperioden?

10.a. Hur ofta revideras

de?

• Nya komponenter leder till revidering av förvaltningsplan. • Följer upp planen

genom att kontrollera målen.

• Avvikelserapportering sker varje tertial.

• Revideringar i förvaltningsplan sker inte så ofta eller inte alls.

• Övergripande ramar uppdateras inte. • Revideras endast vid

budgetförändringar. • Ingen uppföljning, bara

nystarter.

Fråga 11. Hur används

förvaltningsplanerna i styrgruppssammanhang?

• Det finns goda exempel att inspireras av och följa för andra förvaltningsobjekt. • Förbättring de senaste fem åren. • Styrgruppen tittar på övergripande förvaltningsplan och lägger mycket fokus på budget i början av året.

• Rapporter från FL om måluppföljning och riskhantering.

31

• Fokus ligger mer på avvikelser och omprioriteringar. • Förvaltningsplanen

överses mest vid årsslut.

Fråga 12. På vilket sätt

mäts förvaltningsplanens framgångsfaktorer?

12.a. Hur vet ni att målen

uppfylls? • Rapportering av överenskommelser i förvaltningsplanen, ger tydlighet om måluppfyllnad. • Inte mätbara mål. • Förvaltningsplan följs

upp genom budget. • Subjektiva mätningar av målen. • Personberoende bedömning om måluppfyllnad. • Ingen mätning av framgångsfaktorer och mål.

Tabell 9. Sammanställning av svar på intervjufrågorna 10–12 från respondenterna med rollbeskrivningen TFA kopplade till måluppfyllnaden av förvaltningsplaner.

Sammanfattning av resultat