Scope creep som stressor

Samtliga respondenter är eniga om att scope creep är en anledning till stress för dem som externa projektledare. Vi beskriver här samtliga konsekvenser av scope creep som vi kan tolka finns, utifrån empiri och teori, även om de inte direkt verkar som stressorer för projektledaren. Att ändå i detta avsnitt ta upp alla konsekvenser gör vi eftersom de i sin tur skulle kunna leda till att projektledaren blir stressad. Till exempel att scope creep leder till ökad arbetsbelastning, som i sin tur kan leda till stress för projektledaren.

Att det blir konsekvenser av scope creep är respondenterna överens om, något som även är tydligt i tidigare forskning. Till exempel vittnar flera artiklar hur scope creep kan påverka projektets tidsåtgång (t.ex. Dey et al., 2007; Thakurta, 2013, s. 40) och budget (t.ex. Dey et al., 2007; Shane et al., 2009). Enligt de intervjuade projektledarna kan scope creep både ha positiva och negativa konsekvenser. En positiv konsekvens som omtalas under intervjuerna är att slutkvaliteten på projektet blir bättre och att kunden blir nöjd. Detta kan kopplas till Dey (2007, s. 297) som beskriver scope creep som positivt när det kan bidra till att kvalitetsproblem uppmärksammas. Vi tolkar Deys (2007, s. 297) beskrivning som att scope creep är positivt när de ändringar som vidtagits innebär att projektets kvalitet blir bättre. Det stämmer överens med respondentens argument kring att kundnöjdheten kan ökas när ändringar genomförs.

Scope creep beskrivs också som en positiv utmaning som skapar motivation för flera av respondenterna. Däremot säger en respondent att det inte bara är positivt med utmaningar utan även stressande. Vi tolkar det som att utmaningarna i scope creep till viss del kan leda till positiv stress för projektledaren och göra deras arbete roligt, men

som Assadi & Skansén (2000, s. 12) skilja på positiv och negativ stress, är därför motiverat. Om det inte redan är mycket att göra i projektet, beskriver en respondent, att scope creep kan leda till positiv stress. Två andra respondenter pratar också om positiv stress vid scope creep. Enligt en av dem kan projektledarens engagemang och driv göra stressen till positiv eftersom det “triggar” och löser ut energi. Den tredje respondenten som vittnar om positiv stress vid scope creep förklarar att den negativa stressen kan förtas helt tack vare den positiva, men att båda tär hårt och att den positiva är förrädisk och också bör undvikas. Kopplat till Arnetz & Arnetz:s (2003, s. 10) teori om att negativ stress är den stress som är ofokuserad, tolkar vi respondenternas upplevelser av positiv stress som fokuserad. Eftersom fokuserad stress innebär lägre påfrestningar och mindre stress (Arnetz & Arnetz, 2003, s. 10) tolkar vi det som att den är att föredra. Det en respondent beskriver kring att positiv stress är riskabelt och kan vara lika farligt som negativ stress eftersom den är förrädisk, trycker vi dock på som ett motargument att ta i beaktning. Eftersom kortvarig stress beskrivs som positiv och prestationshöjande, medan långvarig stress beskrivs som negativ (Arnetz & Arnetz, 2003, s. 63; Assadi & Skansén, 2000) kan varaktigheten tolkas som det som utgör skillnaden mellan att den positiva stressen är något bra och att även den blir farlig. Dessutom berättar en respondent att scope creep just på lång sikt inte är roligt.

Utifrån våra intervjuer har det framkommit att balansen mellan krav och kontroll är något som påverkar flera av respondenternas stresskänsla vid scope creep. Upplevelsen av låg kontroll kan till exempel jämföras med känslan av otillräcklighet som beskrivs som en orsak till att scope creep känns stressande av en respondent. Respondenten känner otillräcklighet när hen måste leverera men inte känner att hen har förutsättningarna. Till detta kan vi koppla respondenternas berättelser om att det både kan vara svårt att få tag på personer hos kunden, svårt att veta vad projektgruppen gör samt långa beslutsvägar och begränsade mandat. Utifrån krav- och kontrollmodellen (Karasek & Theorell, 1990, s. 31) kan en arbetssituation utgöra en risk för stress när det finns en obalans mellan de krav och den kontroll hen upplever. Eftersom vi valde att presentera krav- och kontrollmodellen utifrån att kontroll är en väsentlig del av scope creep som en okontrollerad ändring, argumenterade vi redan i teoriavsnitt 3.6 för att projektledarens arbetssituation kan förändras från ett aktivt arbete till ett högbelastningsarbete på grund av en lägre känsla av kontroll vid scope creep. Enligt Karasek & Theorell (1990, s. 35) är det optimalt och utan negativa psykologiska konsekvenser att ha ett så kallat aktivt arbete med en hög nivå av både krav på sig och känsla av kontroll. Vi tolkar det som att projektledarens arbetssituation kan leda till positiv stress, eller ingen stress alls, så länge kraven och kontrollen projektledaren upplever är i balans. Enligt Suresh (2008, s. 482) orsakas stress av att krav inte kan tillgodoses med hjälp av de resurser som individen har tillgängliga. Eftersom en person upplever mer stress ju större skillnaderna är mellan kraven och resurserna hen upplever (Suresh, 2008, s. 482) finns det anledning att sträva efter att de ska vara balanserade. Den kombination med att en extern projektledare förväntas prestera samtidigt som hen begränsas av det projektägande företaget kan vi se som något som påverkar balansen.

De negativa effekter scope creep har på projektet är enligt respondenterna framför allt att det leder till att projektet behöver mer tid, arbetsresurser och pengar. Enligt tidigare forskning beskrivs scope creep också som orsak till att kostnader (t.ex. Dey et al., 2007; Shane et al., 2009) och tid (t.ex. Dey et al., 2007; Thakurta, 2013, s. 40) utökas. Att ingen respondent uppger att projektets kvalitet förändras på grund av scope creep och

att det är ovanligt som konsekvens även i teori, kan bero på det en respondent beskriver: att kvaliteten är viktigast att hålla fast vid och att kostnad och tid hellre får påverkas. Vi tolkar det som att projektets kostnad och tidplan oftare tillåts få negativa konsekvenser vid scope creep, än kvaliteten. Eller så kan det bero på det som Thakurta (2013, s. 40) beskriver i sin artikel; att kvaliteten kan påverkas positivt av scope creep. Vi kan koppla detta till det faktum att kvaliteten förbättras när projektledaren vill göra kunden nöjd, som vi nämnde tidigare. En respondent säger dock att det är extra viktigt för en extern projektledare att projektet kan avslutas i tid, då hen som extern ofta har andra projekt på gång som annars skulle påverkas. Varför det är stressande med scope creep beskrivs av en respondent som att det är besvärligt när mycket ändras och av en annan beror stressen på att alla ramar, all tidsplanering och allt annat plötsligt spricker. Sammanfattningsvis, utifrån vår empiri och teori, ser vi att scope creep kan ha negativa konsekvenser på projektets kostnads- och tidsmål men vara positivt för kvaliteten.

En konsekvens flera respondenter anger är att arbetsbelastningen ökar vid scope creep. Den ökade arbetsbelastningen beskrivs ofta ske på projektgruppens och projektledarens bekostnad, medan kunden behålls nöjd och opåverkad av de negativa konsekvenserna. Kopplat till respondenternas tankar om ökad arbetsbelastning leder scope creep även enligt Barry et al. (2002, s. 117) till att det krävs mer arbete eftersom projektet växer i storlek. En annan respondent vittnar om att scope creep kan orsaka oro i projektgruppen, beroende på hur förändringsbenägen gruppen är, och även att oro påverkar tjänsten eller produkten i projektet negativt. Madhuri et al. (2013, s. 21) beskriver att scope creep inte uppskattas, varken ur ett affärsperspektiv eller ur ett kundperspektiv. Det vi kan se utifrån vår empiri är att kunden inte nämnvärt verkar påverkas negativt, vilket motsäger Madhuri et al. (2013, s. 21).

Enligt både respondenterna och litteratur (Meredith & Mantel Jr., 2009, s. 119) kan scope creep påverka projektledaren. Projektledaren ses ofta som ansvarig för risker och problem i projektet och blir därför lätt syndabock (Atkinson et al., 2006, s. 691). Vi tolkar den teoretiska beskrivningen av projektledarens ansvar som påfrestande, speciellt när ett problem som scope creep inträffar. När scope creep sker på grund av att projektledaren inte har kontroll beskriver respondenterna att scope creep kan ge intrycket av att projektledaren inte har haft koll på projektet, vilket också kan tolkas som att scope creep ofta skylls på projektledaren. En respondent säger till exempel att projektledaren kan missa andra viktiga uppgifter när hen behöver fokusera på att hantera scope creep. Även diskussionen med kunden vid scope creep beskrivs som påfrestande enligt en projektledare vi intervjuat. Att scope creep av respondenterna på olika sätt beskrivs som påfrestande och utmanande för projektledaren kan kopplas till Meredith & Mantel Jr:s (2009, s. 119) beskrivning av scope creep som en kris för projektledaren. Enligt några av respondenterna kan scope creep påverka dem som projektledare genom att det orsakar känslor som till exempel: ångest, frustration, dåligt humör, trötthet och grinighet, men det beskrivs även som jobbigt, enerverande och energikrävande. I teori beskrivs inte exakt hur scope creep påverkar projektledaren, däremot kan flera av respondenternas känslor kopplas till stress. Till exempel förknippas trötthet och ångest med stressiga högbelastningsarbeten (Karasek & Theorell, 1990, s. 31). Vi tolkar det som att dessa känslor antingen är direkta konsekvenser av scope creep och att de i sin tur kan leda till stress, eller att de orsakas av att projektledaren känner sig stressad vid scope creep.

Hur stressad en projektledare blir kan, enligt några respondenter, påverkas av hur hen är som person; mer stressad om hen till exempel är väldigt ambitiös eller bryr sig mycket om projektet och dess kunder. Även projektledarens erfarenhet påverkar hur stressad hen blir av scope creep enligt flera respondenter, således mer stressad med mindre erfarenhet av projektledning och av scope creep. Erfarenhet kan göra att händelser i projektet känns mindre läskiga eftersom det kan göra att projektledaren vet att hen har klarat problemet förut och kan känna sig lugn, enligt en respondent. En annan respondent beskriver å andra sidan att erfarenhet kan göra att hen känner igen sig själv i stress och vet vilka metoder som kan användas. En respondent uppger att kontrollbehovet är mindre hos en projektledare som inte lätt blir orolig eller som har varit med om scope creep tidigare. Trots erfarenhet och att hen vet att det kommer att lösa sig kommer stressen ändå att finnas där, liggande och gro, enligt en respondent. En annan respondent säger att det är viktigt att veta att det kommer att ske förändringar i omfattningen, för om du tror att du har gjort en perfekt beskrivning av projektet från början kommer du att bli mer stressad när det sker förändringar i det. Sammantaget tolkar vi det respondenterna berättar som att projektledaren tack vare sin personlighet och/eller sin erfarenhet kan ha en lägre eller högre risk för att bli stressad vid scope creep. Om erfarenhet av scope creep kan hjälpa projektledaren att känna kontroll över situationen minskar glappet mellan kontrollkänslan och kravet att behöva hantera scope creep. Vi tolkar det som att erfarenhet kan göra att projektledarens arbetssituation vid scope creep lättare kan kvarstå i rutan aktivt arbete, än att direkt falla över till

högbelastningsarbete, relaterat till krav-kontrollmodellen (se Figur 4). Ett kontrollbehov

är vanligt bland de intervjuade projektledarna och beskrivs som nödvändigt, men stressande när det är svårt att hålla koll i ett projekt.

Vissa respondenter förklarar att scope creep inte leder till annat än positiv stress eller att det inte skapar stress för just dem. Respondenterna förklarar att detta framför allt beror på erfarenhet och personlighet. Deras erfarenheter och personligheter skulle kunna förklara varför respondenterna upplever scope creep olika och blir olika mycket stressade. Att respondenterna påverkas olika av scope creep kan kopplas till Vernarec (2001, s. 45) som uppger att stress är en tredjedel vad som händer och två tredjedelar hur du reagerar på det. Respondenternas olika syn på scope creep utifrån deras erfarenheter och om de ser scope creep som framför allt motiverande eller jobbigt kan kanske bidra till att de reagerar olika på situationen, vilket i sin tur påverkar om de känner sig stressade eller ej.