5 beslutad av socialchef 2019-11-20. Dessutom används socialstyrelsens handbok Våld. Handbok om socialnämndens ansvar för våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnat våld (2011).
I processkartorna hittar medarbetarna de nämnda styrdokumenten. I vissa av processerna är hantering av våldssituationer placerade i flödet, men inte i alla.
Våldssituationer behöver synkroniseras med momenten i processen som stöd för medarbetaren att upptäcka signaler på våld när de kommer och kunna agera adekvat. Nyttan med socialkontorets rutin kan ifrågasättas.
En dimension av våld som ibland uppmärksammas av socialkontorets chefer är förekomst av våld i nära relation hos deras medarbetare. För dessa situationer saknas specifika styrdokument. De hanteras utifrån ett professionellt ledarskap.
Våld i nära relationer hos medarbetare är en kommungemensam HR fråga.
7. Sjukfrånvaro
Sjukfrånvaron inom socialnämndens verksamheter 2020 var 11,5 procent.
Variationen mellan verksamhetsområden är stor; lägst 6,7 procent och högst 14,7.
Som stöd i arbetet med sjukfrånvaro finns på intranätet en kommungemensam portal för medarbetare och chefer. Där finns bl.a. Riktlinjer vid sjukfrånvaro och rehabilitering (augusti 2019) som beskriver hur kort respektive lång sjukfrånvaro ska hanteras steg för steg, med roller och ansvar fördelade och med tydliga
tidsangivelser. Portalen tillhandahåller även möjligheter att söka svar på frågor, om företagshälsovård och annat. Chefs- och medarbetarportalen är ett uppskattat hjälpmedel. Socialkontorets chefer tar också kontakt med specialisterna på HR-avdelningen. Att få ett personligt svar kan stärka det egna ställningstagandet. Att snabbt få svar i ett stressigt läge är ett annat skäl till kontakt.
Förutom materialet i den kommungemensamma portalen har socialkontoret en egen rutin för sjukfrånvaro Rutin för sjukanmälan, anmälan om vård av barn (VAB) samt friskanmälan (2019-08-22). Verksamhetsområden och enheter har även lokala anvisningar och handlingsplaner. Nyttan med socialkontorets rutin kan ifrågasättas.
Pandemiåret 2020 har medfört en osäkerhet kring hur sjukfrånvarorutinerna ska tillämpas. Bl.a. gällande förstadagsintyg eller chefssamtal med medarbetare med återkommande sjukfrånvarotillfällen. Dementier av tillämpning av rutiner skapar osäkerhet hos chefer.
6 8. Medarbetarnas kompetens om de verksamhetssystem de
använder
I verksamhetssystemet Treserva hanteras uppgifter om socialnämndens brukare.
Systemet används av 1 800 medarbetare inom nämndens alla
verksamhetsområden. Treserva infördes 2012 och utvecklas allteftersom. En ny modul för Hälso- och sjukvård tillkom 2019. Medarbetarnas kompetens om Treserva varierar. Kompetensen är högre på enheter med myndighetsutövning, jämfört med utförarenheter, sannolikt beroende på att handläggarna inom myndighet använder systemet mer. Den är också högre ju längre enheterna har arbetat i systemet, vilket leder till slutsatsen att systemet tar tid att lära sig.
2019-09-02 beslutades att införa Förvaltningsmodell för digitalisering i Strängnäs kommun. Modellen utgör struktur för prioritering, utveckling och förvaltning av IT-stöd, för att de ska vara tillgängliga och användbara för verksamheten. För socialnämnden innebär modellen att kompetens inom socialnämndens verksamheter knyts samman med IT-kompetens på
socialkontoret samt på kommunens IT-och digitaliseringsavdelning. Nämndens medarbetare ska känna sig säkra i hur de använder tillgängliga system samt upptäcka och efterfråga utveckling utifrån de behov som uppkommer i verksamheten.
Treserva ingår i Förvaltningsobjektet Stöd och omsorg. Enligt modellen ska en årlig förvaltningsplan göras, vilket för Treservas del återfinns i Förvaltningsplan för objekt Stöd och omsorg 2020-2021. Ett område i planen rör användarstöd.
Användarstöd finns och ska under perioden vidmakthållas bl.a. i form av stöd i problemsituationer samt via utbildningar, instruktionsfilmer och lathundar.
Genom att socialkontoret tillämpar kommunens förvaltningsmodell för digitalisering samt följer förvaltningsplanen säkerställs medarbetarnas kompetens om de verksamhetssystem de använder. Ett angeläget förbättringsarbete.
9. Otydlighet i styrning och ledning
Medarbetarnas uppfattning om styrning och ledning undersöks årligen i den kommungemensamma medarbetarenkäten (HME, hållbart medarbetar- engagemang). Tre frågor ställs om styrning och ledning; Att medarbetaren är insatt i arbetsplatsens mål, att dessa följs upp och utvärderas på ett bra sätt samt att medarbetaren känner till det som förväntas av honom eller henne. För
socialkontoret var det samlade värdet på dessa frågor (2020) 4,13 (på en 5-gradig skala). Att jämföra med 4,07 året innan. Och 4,21 för hela kommunen 2020. Den fråga som får lägst resultat är uppföljning av målen, 3,68 på socialkontoret 2020 och 3,57 året innan.
7 Grunden för styrning och ledning inom socialnämndens ansvarsområde anges i Riktlinje - Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, antagen av
socialnämnden 2018-08-28. I riktlinjen anges ett arbetssätt i fyra steg: 1. planera, 2. genomföra, 3. utvärdera och 4. förbättra verksamheten. Arbetssättet ska
användas i varje del av verksamheten och ansvarsområden är fördelade på de positioner som finns inom kontoret, alltifrån socialchef till enskilda medarbetare samt funktioner som utvecklare, medicinskt ansvarig sköterska m.fl. Utifrån den styrning och ledning som nämnden angivit i riktlinjen utarbetar verksamheten processkartor och dokument.
Måluppföljning enligt medarbetarenkäten motsvarar steg 3 i ledningssystemet.
Resultatet på enkäten visar att medarbetarna upplever mest otydlighet vad gäller uppföljning och utvärdering. Risk finns att brister i steg 3 förs vidare i steg 4, med uteblivna eller felriktade förbättringar som resultat.
10. Medarbetarna upplever hot och våld
Medarbetarnas upplevelser av hot och våld undersöks årligen i den kommungemensamma medarbetarenkäten (HME, hållbart medarbetar- engagemang). 2020 hade en (1) procent av medarbetarna på socialkontoret upplevt hot eller våld från chef eller medarbetare, och 15 procent från brukare.
Motsvarande för kommunen som helhet var en (1), respektive 12 procent.
Resultatet från socialkontoret, omräknat i antal visar att sex (6) medarbetare hade upplevt hot och våld från chef eller medarbetare och 102 från brukare;
sammantaget 108.
Enligt Strängnäs kommuns arbetsmiljöpolicy beslutad av Kommunfullmäktige 2018-08-27, ska alla tillbud och skador som inträffar rapporteras och utredas för att kunna vidta åtgärder. Dessa rapporteras i KIA (Informationssystem för arbetsmiljö i kommunerna).
Statistiken visar att under 2020 har 146 arbetsmiljöhändelser med skadeorsak
”hot och våld” anmälts från socialkontoret i KIA. Fler jämfört med resultatet från medarbetarenkäten (108). Skillnaden kan förklaras av att frågan i enkäten gäller om medarbetaren blivit utsatt - oavsett hur många gånger under året, medan antal händelser registreras i KIA. Samma medarbetare kan ha upplevt flera händelser. Dessutom rapporteras risker i KIA (en ännu inte inträffad händelse), vilket medarbetarenkäten inte frågar efter, utan endast inträffade händelser.
Medarbetarna ser ut att använda sig av de kanaler för arbetsmiljörapportering som kommunen tillhandahåller.
Vad gäller situationer av hot och våld från brukare har ett omtag skett vad gäller rutiner för riskbedömning vid arbete i direktkontakt med brukare. Inriktningen har varit att i ett så tidigt stadium som möjligt identifiera och hantera risker för
8 att undvika skada. Inom verksamheterna finns mer att göra för att eliminera sådana hot- och våldssituationer.
Hot och våld från chefer och medarbetare hanteras på annat håll inom arbetsmiljöarbetet.
11. Avvikelser
Avvikelser inom socialnämndens verksamheter, det som handlar om individuella insatser gentemot brukarna rapporteras och tas om hand inom
verksamhetssystemet Treserva. En avvikelse hanteras i två steg, först en rapport från den medarbetare som upptäckt avvikelsen och sedan analys, åtgärd och avslut av ansvarig chef. Under hösten 2020 har systemet utvecklats vad gäller steg två. Ett metodstöd har införts, för att underlätta arbetet med analys och åtgärder.
Rutin för avvikelsehantering, 2020-05-01 gäller för hela socialkontoret. Rutinen innehåller processen från det att en medarbetare upptäckt en avvikelse till dess att den har tagits omhand av ansvarig chef, analyserats, åtgärdats och avslutats.
Rutinen omfattar även uppdraget för chefen att identifiera mönster och hitta förbättringsområden, vilket gäller både på enhets- och verksamhetsnivå.
Arbetet med avvikelser behöver utvecklas genom att systematiskt och på övergripande nivå ta lärdom av det inträffade och låta insikterna leda till påvisbara förbättringar.
12. IT-säkerhet
Information som behandlas inom socialnämnden med stöd av IT
(informationsteknik) ska hanteras med säkerhet. Säkerheten kan i dagsläget inte fastställas. Socialkontoret planerar att införa ett systematiskt arbetssätt för informationssäkerhet. Verktyget KLASSA kommer att användas. KLASSA har tagits fram av SKR (Sveriges kommuner och regioner) och får användas fritt av kommunerna.
Arbetet inleds med att information som behöver skyddas sorteras i skyddsnivåer (klassning), vilket handlar om att tillämpa GDPR (Dataskyddsförordningen), OSL (Offentlighet- och Sekretesslagen), PDL (Patient Datalagen) samt NIS-Direktiven (Information till samhällsviktiga tjänster).
Information som ska vara bestående över tid behöver få säkra tekniklösningar som är utbytbara och hänger med i teknikutvecklingen.
9 Informationsklassning ska säkerställa att den information som nämnden
hanterar är riktig, tillgänglig för de som ska använda den och inte tillgänglig för obehöriga (konfidentialitet) samt spårbar.
Klassningen utmynnar i en handlingsplan som används och följs upp.
Socialkontoret har inlett arbetet med informationsklassning och handlingsplan, ett arbete som kommer att intensifieras under 2021.
Årsrapport 2020 Socialnämnden
Dnr SN/2021:3-042
Beslutad av socialnämnden 2021-02-24 § 6
2
Innehåll
INLEDNING 3
UPPFÖLJNING OCH ANALYS 4
INVÅNARE 4
SAMHÄLLE 8
MEDARBETARE 11
EKONOMI 14
PRIVATA UTFÖRARE 16
VÄSENTLIGA FÖRÄNDRINGAR I ORGANISATIONEN 16
VÄSENTLIGA PERSONALFÖRHÅLLANDEN 17
ÅTGÄRDER FÖR ATT MINSKA SJUKFRÅNVARO 17
SJUKFRÅNVARO 17
HÄNDELSER AV VÄSENTLIG BETYDELSE 17
INTERNKONTROLL 18
EKONOMISK ANALYS 18
DRIFTREDOVISNING PER VERKSAMHET 18
KONSEKVENSER AV COVID-19 20
RAMPROTOKOLL 21
RIKTADE STATSBIDRAG,EU-BIDRAG OCH ÖVRIGA BIDRAG 21
BUDGETFÖLJSAMHET 22
PROGNOSSÄKERHET 22
NÄMNDENS INTÄKTER 23
NÄMNDENS KOSTNADER 23
INVESTERINGAR 24
NYCKELTALSBILAGA 25
3
Inledning
Drygt 3 200 personer har under året haft kontakt med nämndens verksamheter. Av dessa hade 2 800 ansökt och fått någon form av bistånd, som boende, hemtjänst, insatser till barn och unga, daglig verksamhet, coachning för att komma ur
bidragsberoende, bostadsanpassning, färdtjänst, hälso- och sjukvård i hemmet, eller annat. 400 personer hade deltagit i nämndens förebyggande serviceinsatser, som stöd till familjer, personer med missbruksproblematik, våld i nära relation, till skolelever mm.
Den lagstiftning som styr socialnämndens ansvarsområde är Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), Lagen om vård av
missbrukare i vissa fall (LVM), Föräldrabalken (FB), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Hälso- och sjukvårdslagen (HSL), Lag om
bostadsanpassningsbidrag, Lag om färdtjänst (FtjL) samt Lag om riksfärdtjänst (RftjL) är de lagstiftningar.
Personer som vill få hjälp kontaktar nämnden för att pröva sin rätt att få det man anser sig ha behov av. De kan också ta del av förebyggande insatser som nämnden
tillhandahåller utan prövning. Därutöver ansvarar nämnden för tvångsåtgärder enlig LVU och LVM.
Socialnämnden är organiserad i fem verksamhetsområden, Arbete och familj,
Funktionshinderomsorg, Hemsjukvård, Myndighet samt Äldreomsorg. Varje område har en verksamhetschef och det finns sammanlagt 31 enhetschefer. Antal medarbetare i december 2020 var 1 400, varav 900 tillsvidareanställda.
Nämndens årsrapport omfattar en redogörelse för utvecklingen av verksamhet och ekonomi för perioden januari till december 2020.
4
Uppföljning och analys Invånare
Perspektivet invånare sätter kommunens invånare och andra personer som nyttjar Strängnäs kommuns tjänster i fokus. Det ska vara lätt att vara invånare och nyttjare av tjänster i Strängnäs kommun.
Respekt, öppenhet och ett gott bemötande, utan avkall på professionalitet, ska prägla mötet med invånare och företag, såväl i kommunens utbud av service och
välfärdstjänster som i vårt myndighetsutövande. Förhållningssättet innebär en lyhördhet för vad invånare och brukare vill, tycker och tänker och en tydlighet i vad man kan förvänta sig. Kommunikation och dialog är nyckeln till framgång.
Uthållighet och långsiktighet, samt mod att våga fatta beslut som kan vara svåra på kort sikt, skapar förutsättningar för positiva resultat i det långa loppet. Det ger också förutsättningar åt alla att delta i samhällslivet och förverkliga sina livsmål.
Demokratin är levande och inkluderande. Invånare, företagare och andra aktörer utvecklas i Strängnäs kommun och är medskapande
och delaktiga i kommunens utveckling.
Invånare, företagare och andra aktörer såsom föreningar, församlingar,
samarbetspartners, volontärer med flera ges möjlighet att vara, och är, medskapande i kommunens utveckling. Att vara medskapande i kommunens utveckling handlar om att kommunen tar tillvara på erfarenheter och synpunkter både från enskilda brukare som från dess sammanslutningar.
1. Socialnämnden möjliggör inflytande och delaktighet för invånare och brukare.
Socialnämnden menar att nämnden vill vara öppen gentemot invånare, brukare och även medarbetare. Det ska vara möjligt att på olika sätt ha kontakt med nämnden, informera sig om nämndens planer och beslut. Det ska vara lätt att hitta information, bl.a. på kommunens hemsida och i sociala medier. Informationen ska vara begriplig.
Brukare ska medverka i planering av sina beviljade insatser. Medborgare ska kunna kontakta nämnden och känna att delaktighet och inflytande är möjligt.
Socialnämnden ansluter sig till Agenda 2030 mål 10, Minskad ojämlikhet.
Målet är uppnått.
Genomförandeplaner har upprättats tillsammans med brukarna.
Barnperspektivet d.v.s. att beakta eventuell påverkan på barn vid beslut om insats ska inarbetas i alla socialkontorets processer och rutiner, vilket till viss del är genomfört.
Utbildning för medarbetarna gällande barnkonventionen är delvis genomförd.
5
I samband med genomlysning av insatsen personlig assistans har en barnkonsekvensanalys genomförts, i samarbete med kommunens barnombudsman.
Vid ett par tillfällen har metoden ”delaktighetsmodellen” använts i syfte att utveckla verksamheten utifrån brukares och anhörigas perspektiv; vid
biståndshandläggning samt information till anhöriga vid brukares flytt till gruppbostad.
På särskilt boende har gårdsråd med brukare och anhöriga hållits, om än i mindre omfattning än planerat. Utifrån brukarundersökningen
förbättringsområden valts ut. Aktiviteter som kunnat genomföras under pandemin är bl.a. promenader och utevistelser.
Brukare som flyttar till särskilt boende får information om villkor för inflytande och delaktighet enligt socialnämndens värdighetsgarantier. (Beslutade 2019-11-26 § 151)
Insatsen boendestöd förändras från årsskiftet 2020/21 genom att bedömning av brukarens behov av tidsåtgång och upplägg överlämnas från myndighet till utföraren, vilket gör det enklare för brukaren att påverka utformning av sin insats.
Verksamhetsutvecklarna har utbildats i tjänstedesign och har fått ett första uppdrag att utveckla synpunktshanteringen.
Två insatser som medborgare tidigare har fått lov att ansöka om ändras från årsskiftet 2020/21 till att bli öppna insatser som de själva kan bestämma om är arbetsmarknadsinsatsen IMA (individens möjligheter till arbete) och den kommunala psykiatriverksamheten Fyren.
Varje brukare inom hemtjänsten har fått en namngiven kontaktpersonal, samtidigt som innebörden av kontaktpersonal har tydliggjorts.
Äldres önskemål om insatser har undersökts via en enkät utskickad till ettusen medborgare. Av svaren framgår att man helst vill bo kvar hemma och få hjälp där.
I Strängnäs kommun erbjuds välfärdstjänster av god kvalitet som utgår från invånarnas behov.
Kommunen visar genom aktiva handlingar att invånare i Strängnäs kommun har tillgångar och kompetenser som kan bidra till att förbättra de välfärdstjänster som erbjuds.
2. Socialnämndens tjänster utvecklas för att ständigt hålla hög
kvalitet.
6
Socialnämnden menar att nämndens tjänsteutbud ska vara av hög kvalitet. Brukare och invånare ska hitta kanaler för att lämna synpunkter och delta i verksamheternas utveckling. Nämnden vill motverka undernäring inom äldreomsorgen samt möjliggöra för personer med funktionsnedsättning att ha ett meningsfullt liv och en aktiv vardag.
Socialnämnden ansluter sig till Agenda 2030 mål 1, Ingen fattigdom, mål 2 Ingen hunger och mål 3 God hälsa och välbefinnande.
Målet är delvis uppnått.
Under året har verksamheterna sett över sina processer och rutiner, med bättre kvalitet som följd. Ett exempel är processen orosanmälan avseende barn.
Funktionshinderomsorgen har inlett ett samarbete med biblioteket så att brukarna via nätet beställer bokkassar som de får utlämnade.
Utbildning i tidiga tecken på demens har genomförts inom LSS, den kommunala psykiatrin och hälso- och sjukvården, för att kunna
uppmärksamma demens hos yngre personer.
Pandemin har bidragit till nya anvisningar för basal hygien och
användande av arbetskläder. Liksom framtagande av metoder för kontroll av efterlevnad.
Sjukvårdens kvalitetsregister Senioralert och BPSD (Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens) ska användas för brukare i särskilda boenden. Målsättningen har delvis uppnåtts.
Ett kunskapsområde som ska utvecklas i verksamheten är barn som anhöriga. Anhörigcenter har kompetens och kan utbilda.
Förbättringsarbetet om avvikelsehantering fortsätter.
Avvikelser ska förutom på individnivå följas upp på generell nivå, för att hitta mönster och förbättringsmöjligheter, ett arbete som ska bedrivas på arbetsplatsträffar och i kvalitetsgrupper. Eftersom pandemin har begränsat frekvensen av möten inom vissa delar av verksamheten har avvikelsearbetet inte utförts i den utsträckning som planerat.
Avvikelser i samarbetet med regionen ska göras i ett gemensamt system och enligt rutin. Rutinen är känd och har börjat tillämpas.
Utbildning av socialkontorets chefer i diarieföring av inkomna synpunkter har planerats men ännu inte genomförts.
Arbete fortgår för att minska nattfastan. Bl.a. har rutiner setts över.
Utbildning för nattpersonal har planerats för 2021.
Ipads har börjat användas på särskilt boende, för att underlätta för boende att hålla kontakt med anhöriga. På vissa håll är efterfrågan så stor att tidsbokning får tillämpas.
7
Äldreboendena har utrustads med digitala produkter som gungstolar, spel, musikkuddar och avancerade rörliga sängar, för ökad livskvalitet för de boende.
Fototapeter, tavlor samt porslin med starka färger har införskaffats, i syfte att stimulera personer med demens. Stimulansmedel för äldreomsorgen har använts.
En handlingsplan samt organisation gällande demens är framtagen.
13 medarbetare inom särskilt boende och hemtjänst har utbildats till språkombud för främjande av en språkutvecklande arbetsplats.
Utvecklingsprogram för äldreomsorgen håller på att tas fram.
3. Det är lätt för invånarna att förstå och använda sig av socialnämndens tjänsteutbud.
Socialnämnden menar att ska vara lätt att nå socialtjänsten per telefon, internet eller på annat sätt. Språket som nämnden använder ska vara anpassat efter invånarna. Att ansöka om insatser ska inte vara krångligt.
Socialnämnden ansluter sig till Agenda 2030 mål 16, Fredliga och inkluderande samhällen.
Målet är delvis uppnått.
Enhetschefer har regelbundna möten med kommunens kontaktcenter för avstämning gällande handläggares tillgänglighet.
Medborgare använder socialnämndens inkorg för att komma i kontakt med handläggare, vilket visar att medborgarna hittar kommunikationsvägar, men att utvecklingsarbete kring tillgänglighet behöver göras eftersom direktkontakt med handläggaren är effektivare både ur medborgarens perspektiv och kontorets.
Andel som gör sin ansökan om försörjningsstöd elektroniskt är cirka 75 procent.
Medborgare kan ha svårt att hitta rätt bland myndigheter. Jobbtorg kommer från årsskiftet 2020/21 att utse en personlig koordinator som bistår med att lotsa till lämplig instans.
Arbete och familj utökar utbudet av serviceinsatser som medborgarna kan ta del av utan biståndsprövning.
De flesta verksamheter har sett över sin information på kommunens hemsida.
Antal besök på socialnämndens hemsida var 70 000 under 2020, 10 000 fler än året innan.
Läshetsindex (LIX) är en metod för att bedöma webbsidors läsbarhet. Av socialnämndens webbsidor är 52 procent lättlästa. Kommunens målsättning är 100 procent.