Vilken är din roll i företaget?
- Min roll i företaget är koncernchef.
Får du någon utbildning inom arbetsmiljö? Vilken?
- Yes, den man måste ha om man sitter på en chefspost. Tyvärr kommer jag inte ihåg vad den heter.
Hur förhåller ni er till Exacts arbetsmiljöpolicy?
- Bra tycker jag. Bolaget har skapat bästa förutsättningar för att vi ska kunna efterleva den med; tekniska verktyg för att minska resandet, mindre miljöpåverkan vid
bilresande med elhybrider och gasbilar. System för att enkelt och snabbt rapportera dåliga arbetsförhållanden eller psykisk ohälsa. Tydlig ansvarsfördelning för alla parter i vår handlingsplan.
Hur bedömer du de risker som kan förekomma i verksamheten gällande psykisk ohälsa?
- Jag skulle säga att de är relativt små.
Dokumenteras riskerna? Hur?
- De fångas upp under personalpunkten månadsvis där koncernchef har
månadsavstämning med alla teamchefer och regionchefer. Risker dokumenteras och åtgärder initieras. Alla Dokumenteras även i vårt ledningssystem ECO, se “Olyckor, Tillbud och Arbetsmiljörisker - 1137:1”.
Vilka åtgärder finns för att motverka psykisk ohälsa?
- Bra och nära ledarskap med stöd av HR specialist inklusive flera sätt att identifiera potentiellt problem i tidigt stadium.
Hur förebygger chefer och arbetsledare ohälsosam arbetsbelastning och kränkande handlingar?
- Vi använder verktyg som fångar upp enskilda avvikelser och trender över tid. Varje team mäts minst 2 ggr i månaden. Vi följer upp beläggningsgrad varje vecka och uppdaterar planeringen för alla konsulter minst en gång i veckan i ett gemensamt system. Månadsvis följer vi upp övertid, sjukskrivningar och semester. Chefer har ett formellt ansvar och ett antal konkreta arbetsuppgifter i den delegering av
arbetsmiljöuppgifter som delegeras av VD, dvs mig i detta fall. Beroende på roll har man olika ansvar, se “Delegering av arbetsmiljöuppgifter - 1010:6”.
Vad har verksamheten för mål gällande organisatorisk och social arbetsmiljö som förbättrar hälsan?
- Vår vision är att vara det självklara valet av mätkonsultbolag för medarbetare och kunder. Viktigt att poängtera att medarbetare kommer först, det är de som bygger Exact. Målen kan skilja sig beroende på förutsättningar och landskultur. Det som
håller allt samman är bolagets tre värderingar, Ansvar, Samverkan och kompetens. Arbetsmiljökommittén tar fram de årliga specifika målen och följer upp desamma 2 gånger per år. För 2021 är det att vi ska ha 0% sjukskrivningar som endast är relaterat till arbetsrelaterad stress.
Vad för strategi finns det för att uppnå målen?
- Tillhandahålla rätt teknik och kopplad utbildning för densamma är en
grundförutsättning precis som att vi satsar mycket på skyddskläder och bilar. Vi stämmer kontinuerligt av ömsesidiga förväntningar mellan ledare och medarbetare, stab och avdelning. Vi är en platt organisation och justerar strategier om vi märker att det finns bättre vägar att gå. Skyddsombudet har kommunicerat att ännu bättre
tillgängliggöra rutiner samt att ombudet är ytterligare en supportfunktion förutom chefen och HR-chefen.
Vart kan man hitta målen?
- Skyddsombudet uppdaterar sina mål årligen och går att ses på video på vår streamingsite som skickats ut till alla anställda.
Har arbetstagarna varit med i framtagandet av målen?
- Ja, representerat av arbetsmiljökommittérådet.
Vad gör ni om det visar sig att en medarbetare har fått för många arbetsuppgifter/för hög arbetsbelastning?
- Hanterar det som en avvikelse och följer vår rapporteringsstruktur i vårt
ledningssystem som har en tydlig process och ansvarsfördelning. Se ”Handlingsplan arbetsrelaterad stress - 1145:2”.
Om en medarbetare har fått för hög arbetsbelastning under en längre tid som resulterat i att personen “gått in i väggen”, vad för åtgärder kommer ni att göra och vilken hjälp får personen?
- Vi har en fördefinierad rutin och process för detta tillgänglig för all i vårt
ledningssystem. Se ”Handlingsplan arbetsrelaterad stress - 1145:2”. Exempel på hjälp är; samtalsterapi, yrkeslivsplanering, bedömning av läkare,
sjukgymnastik/arbetsterapi, ergonomi.
Vad ingår i en uppföljning om SAM och hur ofta har ni uppföljningen?
- Innehåll SAM uppföljning;
• Arbetsmiljöpolicy, mål och rutiner
• Uppgiftsfördelning, det vill säga delegering av arbetsmiljöuppgifter • Kompetens • Rutiner för undersökning och riskbedömning
• Årlig uppföljning • Företagshälsovård.
Utförs minst en gång per år i arbetsmiljökommittén samt delvis i månatliga möten mellan VD och Team.
Gör du något speciellt för att dina medarbetare ska undvika att hamna i stressiga situationer?
- I vårt styrdokument ”Handlingsplan arbetsrelaterad stress - 1145:2” beskriver vi vilket ansvar medarbetaren, chefen och bolaget har för att förebygga detta.
Anser du att dina medarbetare hjälper och stöttar varandra?
Bilaga 3 – Telefonintervju med konsult
Vilken är din roll i företaget och vad gör du?
- Jag är en så kallad konsult där jag är ute i fält och mäter så jag har ingen chefsposition eller så. Jag är en vanlig arbetare kan man säga.
Har du fått någon utbildning inom arbetsmiljö?
- Det har jag inte gjort på det här företaget. Däremot jobbade jag inom industrin förr och då var jag skyddsombud och har gått BAM-utbildning. Har för mig att det stod för “Brand och arbetsmiljö”.
Nu har ju du inte fått någon utbildning inom arbetsmiljö på detta företag, men vet du om ni konsulter ska få en utbildning i det egentligen?
- Nej det är inget jag vet.
Hur förhåller ni er till Exacts arbetsmiljöpolicy?
- Det är en knivig fråga. Helt ärligt så har jag väl inte jättebra koll på arbetsmiljöpolicys och sånt. Det finns såklart policys men det är inget jag går in aktivt och kollar på. Jag kommer som sagt från industrin och jag får känslan av att det trycks mycket mer på arbetsmiljön inom industrin. Men det är klart att det är helt andra risker inom det yrket också. Självklart är det viktigt med arbetsmiljö inom vårt yrke. Det innefattar så mycket egentligen.
Hur bedömer du de risker som kan förekomma i verksamheten gällande psykisk ohälsa?
- Stress lär väl gå in där tänker jag. Det är väl kanske det största problemet vi har arbetsmiljömässigt. Vi är ju konsulter och ibland sitter man heltid på ett projekt men oftast har man 3–4 projekt var som man ska hjälpa till på. Många gånger vill de ha hjälp samtidigt också så då räcker inte arbetsdagen till ibland. Sen är det en ganska säsongsbaserad bransch. På vintern är det lugnt, jättelugnt vissa vintrar. På sommaren är det väldigt högt tryck och vi är tillsvidareanställda så det blir lite skev
arbetsbelastning vinter kontra sommar. Man vill inte anställa massor med personer och sen sitter hälften och inte har något att göra hela vintern. Det blir för kostsamt. Det är väl stress som är vår största risk tycker jag.
Hur dokumenteras riskerna?
- Jaa… Ni har väl varit inne och kollat på vårt system ECO och mappen där. Det är väl där vi ska dokumentera men det blir inte gjort. Man har ingen rutin för det egentligen, eller rutin, det är ingen vana att man går in och fyller i. Det är ytterst sällan som vi skriver risk, och observationer och tillbud och sånt. Det är när det är något väldigt allvarligt egentligen och då handlar det främst om fysiska saker och väldigt konkreta saker som vi stöter på. Vi skulle absolut behöva bli bättre på att skriva i allting, även vid intensiva perioder och skriva i stress till exempel.
Ibland sitter jag på kvällar och då blir det jobbtänk 20 timmar om dygnet. I vissa perioder blir det att i princip alla konsulter har ca 20% för mycket arbetstid. Det är ju en bransch som det är ganska svårt att få tag på personal så det är inte bara att gå till arbetsförmedlingen och plocka in någon, så det är ett litet bekymmer som företaget har. Man härdar ut i perioder och sen lugnar det ner sig men egentligen ska det väl inte behöva vara så. I perioder kan det vara lite inspirerande också.
Vilka åtgärder finns för att motverka psykisk ohälsa?
- Jaa vad har vi för åtgärder för det. Det är lite oklart egentligen. Det är något som skulle kunna bli lite bättre. De jobbar väl hårt med trivsel och så tycker jag. Vi gör mycket roligt på fritiden tillsammans och även under arbetstid också. Sen är det klart att det finns dold psykisk ohälsa och folk som mår dålig hemma. Mig veterligen finns det väl inga konkreta åtgärder för sådant. Många gånger märker man väl att man ser på någon att den inte mår så bra och då är det klart att chefen tar ett snack med den
personen.
Hur förebygger chefer och arbetsledare ohälsosam arbetsbelastning och kränkande handlingar?
- Vi har planeringsmöten en gång i veckan och då får man säga om man har för mycket eller om något krockar och då får man oftast hjälp. Då fördelas det ut lite. Många gånger går det inte att planera så långt fram som en vecka heller i det här yrket. Det går, men man vill inte säga nej till kunden när den ringer och behöver hjälp. Det är väl den åtgärden, alltså med planeringsverktyg. Det är väl det jag kommer på.
Vad har verksamheten för mål gällande organisatorisk och social arbetsmiljö som kan förbättra hälsan?
- Jag har ingen koll på det. Man vet ju att företaget strävar efter att vara en väldigt attraktiv arbetsgivare, det är väl det man vet.
Vet du vart man kan hitta målen trots att du inte känner till dem?
- Jag vet inte men skulle tippa på ECO. Det är väldigt sällan jag är inne där.
Vad gör ni om ni känner att en medarbetare har fått för många arbetsuppgifter/för hög arbetsbelastning?
- Det blir att antingen hjälper man han med det han vill ha hjälp med och pratar med honom direkt eller så går man till närmaste chef och larmar lite. Nu ser det ut att han har lite för mycket, men att han själv kanske inte vill säga det till chefen. Så jobbar jag i alla fall. När det gäller kollegor så larmar man gärna och framförallt personer som är ganska färska inom företaget.
Känner du att du blir behandlad lika så som du behandlar dina kollegor?
- Ja absolut det gör jag faktiskt. Sen är alla olika och vissa tänker mer på sig själv än sina medarbetare. Men absolut det finns väldigt många som hjälper mig när jag har mycket. Det är ganska ömsesidigt.
Vi var inne lite på era arbetstider förut, är det ofta ni arbetar över era 40 timmar i veckan?
- Nej, det är inte ofta egentligen. Det händer någon gång då och då. Nu i vår har det varit lite oftare där man tar upp datorn på kvällarna hemma i soffan eller åker in till kontoret en timme tidigare för att vara startklar när bygget drar igång vid sju. Det händer men är inte jättevanligt förekommande skulle jag säga. Det är vid extrema perioder egentligen. Så tycker jag att det kan få vara i perioder. Man växer lite av det också. Vi har våra byggen som vi har hand om och löser våra dagar själva om vi inte behöver hjälp. Det blir ett stort ansvar som man behöver och tycka om för att trivas. Det är klart att om man vill bli styrd så går det också, men jag tror alla trivs så som vi har det.
Vet du vad som ingår i en uppföljning om SAM, och hur ofta har ni uppföljningen?
- Nej det vet jag inte.
Anser du att din chef gör något speciellt för att ni inte ska behöva hamna i stressiga situationer?
- Det handlar om fler medarbetare egentligen och sen är vi väl ganska dåliga på att säga nej till kunder. Om de ringer och vill ha hjälp imorgon så viker man sig dubbel för att lösa det eftersom man vill ha alla jobb som går. Allt handlar nästan om att göra kunden nöjd, annars har vi inget jobb. Man blir delaktig i projekten och man vill att det ska framåt. Det är en svår balansgång. För att få en stressfri vardag skulle det vara att man planerar vecka för vecka och så håller man den planeringen, men då kan det vara att de får stå och vänta i en vecka på något bygge. Det blir ganska ohållbart för man vet att det finns konkurrenter som kan komma in tidigare och då får man inte vara med nästa gång.
Enligt AFS 2001:1 ska arbetsgivaren också se till att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om:
● Regler som har betydelse för arbetsmiljön
● Fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och
olycksfall
● Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt
● Arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö
Tycker du att din arbetsgivare har givit det?
- Delvis. Fysiska risker är vi ganska väl informerade om och det görs arbetsberedning inför varje bygge och ser vad för fysiska risker som finns för vår del. Psykologiska och sociala förhållanden är det lite sämre med.
- Det fungerar bra. Får de dåliga betyg på vissa frågor tas det upp och diskuteras hur det ska bli bättre tillsammans med oss. Det är ett bra verktyg, men samtidigt är väl vi lite dåliga på att skriva i de formulären. Vi trycker i svarsalternativ och sen finns det fri text som man får skriva om man vill men det blir sällan att man gör det.
Brukar du svara på varje enkät som skickas ut?
- Nej det gör jag inte heller.
Tycker du att det kommer för ofta?
- Ja så kan det vara. Samtidigt tar det inte mer än ett par minuter att svara så man borde kunna lösa det varje gång. Påminnelsen kommer ofta när man är ute på fält och mäter och sen blir det bortglömt när man kommer in till kontoret och så blir det obesvarat. Även om enkäten skulle komma ut endast en gång i månaden är det inte säkert att svarsfrekvensen skulle vara högre heller. Man behöver en påminnelse från sin närmaste chef. Det går lite i perioder när han säger att det är väldigt dålig
svarsfrekvens, då är det lättare att ta de minuterna direkt när man läser mejlet och svarar på frågorna.
Det är ett jättebra verktyg när man svara på dem och jag tycker att det följs upp bra när det är någon fråga som det är dåliga svar på.
Är det något du vill tillägga som vi inte har fått med eller något annat du vill få sagt?
- Nej jag känner mig nöjd och jag ska fylla i den där enkäten på Winningtemp nu på en gång faktiskt.