Släktskapdiagram med fokusgrupp

Genom intervjuer och observationer har en kartläggning av problemen som uppstår i kedjan tidigare kunnat göras, se kapitel 5 nulägesanalys. Nulägesanalysen konstaterar att det i dagsläget finns problem i försörjningskedjan av märkeskläder. Genom släktskapsdiagrammet skall problemen analyseras och anledningar till varför problem uppstår hittas. Frågan som det skall besvaras i denna analys och som analysen utgår ifrån är:

”Vad är anledningen till att det uppstår problem i försörjningskedjan för externa märkeskläder?”

För att genomföra släktskapsdiagrammet tillkallades en fokusgrupp. Fokusgruppen bestod av Ulrica Henriques (konceptansvarig för Myself & Friends), Daniel Mogues (administrativ chef

Sammanfattande rubrik för a och b Sammanfattande rubrik för c och d

Rubrik för a Rubrik för c Rubrik för d

1 2 3 6 7 9 10 8 Arbetet går nerifrån och upp

Sammanfattande rubrik för (A) och (B)

DC), Cecilia Smith- Jonasson (platschef DC), Christina Stridsman (finanschef) och Anette Vangefors Pantulin (administrativ planner för mode). Tanken med att samla en fokusgrupp är att belysa problemet från olika synvinklar inom organisationen. Fokusgruppen besitter också både erfarenhet och kunskap om Åhléns och utifrån deras åsikter skall en diskussion skapas som kan analyseras på ett strukturerat sätt med hjälp av släktskapsdiagrammet.

6.2.3 Resultatet av släktskapsdiagrammet

Resultatet av släktskapsdiagrammet presenteras i figur 6.4.

Släktskapsdiagrammet visar att de huvudsakliga anledningarna till varför problem uppstår i

försörjningskedjan är stora leverantörsfönster, delleveranser, tillkrånglade

leveransinstruktioner, ordernummer saknas, låg IT mognad inom modebranschen och bristfällig intern kommunikation inom Åhléns. Av dessa huvudanledningar ansågs anledningen ordernummer saknas vara den största orsaken till att problem uppstår i försörjningskedjan av märkeskläder.

Ordernummer är A och O inom Åhléns då det är det som används för att kommunicera var varan finns. Utan ordernummer på packsedel, faktura eller fraktsedel är det omöjligt att veta vad det är för varor som har kommit, vilka varor som skall betalas eller vart varorna skall skickas. Anledningen till att ordernummer saknas kan dels bero på den mänskliga faktorn, att ordernummer inte har registrerats, och dels på att det inte framgår tydligt i leveransinstruktionen till leverantören vikten av och anledningen till att det måste finnas med. Stora leverantörsfönster ses också som en stor anledning till många av de problem som uppstår i försörjningskedjan. Stora leverantörsfönster på upp till tre månader gör bland annat resursplaneringen på DC svår vilket i sin tur kan leda till långa genomloppstider. Vidare försvårar långa ledtider omköp i säsong då inköp inte vet om varorna beräknas komma eller ej.

Även delleveranser ses som en bidragande faktor till många problem på både DC och vid fakturering. Vid delleverans ökar det administrativa arbetet där fakturor ej går att betala direkt och delavisering krävs.

Något som är desto svårare att påverka men dock en anledning till många problem är den låga IT mognaden inom modebranschen. Tekniskt sett ligger modebranschen långt ifrån övriga industrier vad gäller integration av datasystem. I många fall är det leverantörernas system som begränsar anpassningen till Åhléns krav vilket till exempel gör att leverantörernas ekonomisystem inte kan hantera Åhléns ordernummer eller att de ej kan ange ett mer precist leveransdatum. De leverantörer som studerades påpekade alla att det många gånger är systemen som begränsar dem till anpassning efter Åhléns krav. Förutom att leverantörerna har olika datasystem har även Åhléns interna problem gällande tekniken. Systemen Lois och Vis är inte helt kompatibla vilket försvårar den tekniska kommunikationen. Det är något som anses förorsaka problem så som långa väntetider och informationsbrist när problem väl dyker upp. Kommunikation anses, av de flesta forskare, vara en mycket viktig faktor till en effektiv supply chain där kommunikationsmedium möjliggör informationsspridningen. Speciellt viktigt är face-to-face kommunikation både med leverantörer och inom företaget.

Bristfällig intern kommunikation ses slutligen också som en utlösande faktor till att många problem uppstår i försörjningskedjan. Det är lätt att varje avdelning ser till sitt bästa och inte

Tabell 4 Problemen kopplade till leveransvillkoren

till helheten. Förutom att man idag arbetar i olika system, som nämndes i stycket ovan, så finns det inte heller någon rutin för möten mellan olika avdelningar.

De sex huvudanledningarna till problemen som har kunnat identifieras bottnar sedermera i två grundläggande orsaker; bristfälliga leveranser samt brist på resurser, kompetens och verktyg gällande presentationen av leveransinstruktionerna vid inköpstillfället. Den sistnämnda är den som fick flest poäng i släktskapsdiagrammet och innefattar avsaknaden av ordernummer och tillkrånglade leveransinstruktioner, se figur 6.4.

Vidare kan tydliga paralleller dras mellan de identifierade problemen och Åhléns leveransinstruktioner för märkesleverantörer inom affärsområdet mode, se tabell 4. I leveransinstruktionerna finns krav på alla de faktorer som återfinns som tidigare identifierade problem. De ej uppfyllda krav i leveransinstruktionerna ses som ett grundläggande problem till att försörjningskedjan hela tiden stoppas upp av problem som måste lösas. Anledningen till att de ej uppfylls tros vara enligt släktskapsdiagrammet att leveransinstruktionerna är tillkrånglade. Med tillkrånglade menas att kraven är många och, i vissa fall, orelevanta samt att de kommuniceras ut på ett oklart sätt.

Om kraven i leveransinstruktionerna inte uppfylls uppstår avvikelser från den förväntad processresultatet vilket innebär problem som ger konsekvenser som bland annat längre ledtider och krävande administration som ofta leder till kostnader och förlorad försäljning.

Återfinns som krav i leveransinstruktionerna

Stora leverantörsfönster

Tidskrävande orderläggning

Osorterade leveranser X

Ordernummer saknas X

Packsedeln saknar ordernummer X

Packsedeln är felplacerad X Delleverans X Ojämn arbetsbelastning Artikelnummer saknas X Felleverans X Förlängd ledtid Felaktigt lagersaldo

Utbud och efterfrågan missmatchar

Lång omköpsprocess

Flera order på en faktura X

Fakturan saknar ordernummer X

Kommunikationsbrist

Leverantörerna benämns olika

För att gå vidare skall ett träddiagram genomföras för att finna konkreta åtgärder till de huvudanledningar som har identifierats i släktskapsdiagrammet.

Långa ledtider försvårar omköp i säsong vilket kan leda till förlorad försäljning Stora leverantörs- fönster försvårar resursplaneringen av produktionpå DC Långa ledtider för att leverantören vill gardera sig

Stora leverantörsfönster (7) Bristfällig leverans Delleverans (5) Delleveranser till DC pga. att leverantören inte vet att det orsakar problem och långa ledtider Leverantören levererar inte ordervis Leverantören fakturerar efter leverans och inte efter order

Vad är det som gör att det uppstår problem i försörjningskedjan för externa märkeskläder?

Tillkrånglade leveransinstruktioner

(7) Inköpare träffar säljare som ej har koll på logistik Otydliga krav på vad som är viktigt. Åhléns ställer ofta många krav men inte nödvändiga

Ordernummer saknas

(15)

Åhléns är en liten aktör och har svårt att ställa krav Ordernumret som läggs in i efterhand kan missas

Inköp har inte uppgett ordernumret till leverantören vid ordertillfället

Vid inköpstillfället är det brist på resurser, redskap och kompetens gällande

presentation av leveransinstruktioner

Priolista saknas över vad leverantören verkligen måste få med, Åhléns krav

kan vara förhöga

Bristfällig info till ny leverantör

Den interna informationen är bristfällig (5) IT mognaden inom modebranschen är låg (1)

Olika delar inom Åhléns optimerar inom sin del, storleken på ordrar

Kommunikationsbrist mellan inköp och betalning, olika leverantörsregister Avsaknad av tydliga rutinbeskrivningar Olika datasystem på olika företag Teknisk kommunikationsbrist inom Åhléns, Lois och VIS är inte helt

kompatibla Tidskrävande orderregistrering, leverantörer inom modebranschen är ofta lågt utvecklade inom IT Leverantörens ekonomisystem kan inte hantera Åhléns ordernummer Viktigast Näst viktigast Tredje viktigast

Stockholm den 18: e juni 2007

Ulrica Henriques, konceptansvarig myself & friends Daniel Mogues, administrativ chef DC

Cecilia Smith- Jonasson, Platschef DC Christina Stridsman, finanschef

Anette Vangefors Pantulin, administrativ planner mode (0) anger den poäng

orsaken fick av gruppen vid viktning

Svaret på frågan:

Den största orsaken till att problem i försörjningskedjan för märkeskläder uppstår är att ordernumret saknas. Vidare är tillkrånglade leveransinstruktioner, stora leverantörsfönster, bristande intern information samt delleverans bidragande orsaker.

Ordernumret är A och O för ett effektivt flöde av

märkeskläder, vilket på ett tydligt sätt måste klargörs

för leverantören vid inköpstillfället och i

leveransvillkoren.

Arbetet går uppifrån och ned