Slutsatser från projektarbetet

Projekt med inbyggt förändringsarbete kräver omfattande förberedelser Projekt som innebär förändringsarbete kräver mer förberedelser än man kan ana. Förberedelserna måste få ta sin tid och de ska ske i ett tidigt skede av projektet. Såväl projektgruppen och intressenterna som linjeorganisationen måste få tid till att bygga upp en mental beredskap inför vad nya oprövade utredningsmetoder och nya roller innebär.

Projektet ”Sverige år 2021” fick mycket tid till förberedelserna i själva projektgruppen. Förberedelserna fungerade också bra i intressentgrupperna som involverades redan vid projektstart. Däremot blev förberedelserna i linjeorganisationen otillräckliga. Beställaren (generaldirektören) och styrgruppen hade behövt avsätta mycket mer tid för att förbereda och förstå konsekvenserna av det förändringsarbete som låg inbyggt i ”Sverige år 2021”. ”Ren” projektorganisation bäst för stora projekt där helhetstänkande är viktigt

Projektorganisationen i det här projektet, var en blandning mellan projekt- och linjeorga-

nisation. Mycket av projektets mandat och befogenheter låg i linjen. En sådan lösning var avsedd att bidra till ökat engagemang hos linjen, så att projektet inte skulle leva sitt eget liv. Nackdelen var att det blev svårt, ibland omöjligt, att omprioritera personella och ekonomiska resurser utifrån projektets behov. Utbytet mellan de olika delprojekten blev lidande då vissa delprojekt halkade efter eller drog ned på ambitionsnivån.

36

Vår slutsats är att en ”ren” projektorganisation har många fler fördelar än en blandning av linje- och projektorganisation: Slutsatsen gäller i synnerhet för stora projekt där helhetstänkandet är viktigt och resultaten i delprojekten är beroende av varandra. Noggrann projektplanering bidrog till ökad delaktighet, kreativitet och bättre samsyn

Många av projektstyrningens viktiga moment ligger i projektstarten. Att tillsammans ta fram projektplaner, välja utredningsmetoder, göra förstudier och genomgå kompetensut- veckling skapar delaktighet och deltagarna ges tillfälle att lära känna varandra och bli ett bra arbetslag. Projektet ”Sverige år 2021” fick mycket tid för förberedelserna, vilket gav positiva återverkningar under hela genomförandefasen och blev den viktigaste förutsätt- ningen för att projektet skulle lyckas.

En viktig del i planeringen av projektet var att skapa arbetsgrupper där olika kompe- tenser från organisationens olika delar kunde mötas. För flera av deltagarna var det en annorlunda upplevelse att göra analyser tvärs över sektorgränserna och att vara tvungna att samverka för att finna lösningar, vilket ledde till ökad kreativitet men också till att skapa bryggor mellan organisationens olika delar.

De stora referensgrupperna där intressenterna ingick, berikade projektet med en mångfald av idéer och sakkunskap. Genom att vara med och skapa framtidsbilder och genom att vara delaktiga i hela processen blev de också ”ägare” till de visioner som senare skulle förverkligas i praktiken.

Samtidigt bidrog projektet till att göra många konflikter tydliga genom att låta intres- senternas olika synsätt komma till uttryck i vitt skilda framtidsbilder av ett hållbart Sverige. Med forskarnas stöd utvecklades kunskaperna om olika konfliktområden. De diskussioner som sedan fördes i arbetsgrupperna ledde till mer nyanserade synsätt hos deltagarna och en ökad förståelse för andras värderingar.

Kvalitetssäkring i sak och process

Kvalitetssäkring av produkterna, dvs. rapporterna och deras innehåll, skedde på olika sätt

och för det fanns redan etablerade och väl fungerande rutiner.

Kvalitetssäkringen av processen i ett projekt blir svår att genomföra då organisation,

roller, ansvar och befogenheter är otydliga eller delas på ett sådant sätt att ingen har ett entydigt ansvar. Att välja en ”ren” projektorganisation och ge deltagarna tydliga uppdrag är några sätt att skapa en bra grund för kvalitetssäkringen av processen.

37

Referenser

Agrell Per S. (1989). Om att utreda. Försvarets forskningsanstalt. Stockholm. Ander, Ingemar – Karlsson, Rune (1989). Bättre projekt. Studentlitteratur, Lund. Bowen, K. C. (1978). Research Games. Taylor & Francis, London.

Checkland, Peter (1993). Systems thinking, systems practice. West Sussex. Churchman, C. West (1973). Systemanalys. Stockholm.

FOA 1 Tvärprojekt SPEL : Spel som arbetsmetod. Försvarets forskningsanstalt. Stockholm. 1978.

Goldkuhl, Göran / Röstlinger, Annie (1988). Förändringsanalys. Studentlitteratur, Lund. Molander, Per (1981). Systemanalys i Sverige. Rapport nr 42:D, Forskningsrådsnämnden,

Stockholm.

Naturvårdsverket (1993) Hur ska Sverige må år 2020? Framtidsscenarier över Sveriges

miljö. Rapport 4104. Stockholm. Naturvårdsverkets förlag.

Naturvårdsverket (1996) Biff och Bil? – Om hushållens miljöval. Rapport 4542. Stockholm. Naturvårdsverkets förlag.

Naturvårdsverket (1997) Ren luft och gröna skogar. Förslag till nationella miljömål 1997. Rapport 4765, Stockholm. Naturvårdsverkets förlag.

Naturvårdsverket (1997) Omvärlden år 2001: Fyra globala scenarier. Rapport 4726, Stockholm. Naturvårdsverkets förlag.

Naturvårdsverket (1997) Det framtida jordbruket. Rapport 4755. Stockholm. Naturvårds- verkets förlag.

Naturvårdsverket (1997) Stockholm. Framtidens skogsbruk. Rapport 4784. Naturvårds- verkets förlag.

Naturvårdsverket (1997) Att äta för en bättre miljö. Rapport 4830. Stockholm. Natur- vårdsverkets förlag.

Naturvårdsverket (1998) Industri år 2021 – kretslopp och effektivare resursanvändning. Rapport 4825. Stockholm. Naturvårdsverkets förlag.

Naturvårdsverket (1998) På väg mot ett miljöanpassat transportsystem (MaTs) Rapport 4635. Stockholm. Naturvårdsverkets förlag.

Naturvårdsverket (1998) Slutrapport från Systemanalys VA. Stockholm. Naturvårds- verkets förlag.

Naturvårdsverket (1998) Sverige år 2021 – vägen till ett hållbart samhälle. Rapport 4858. Stockholm. Naturvårdsverkets förlag.

38

Ät S.M.A.R.T. (2001) Ett utbildningsmaterial från centrum för tillämpad näringslära.

Stockholms läns landsting.

Naturvårdsverket (1999) Sweden in the Year 2021. Toward a sustainable society. (Booklet) Item no. 9842. Stockholm. Naturvårdsverkets förlag.

Ritchey,T. (1997) Scenario Development and Risk Management using Morphological

Field Analysis. Proceedings of the 5th European Conference on Information Systems

(Cork: Cork Publishing Company) Vol 3:1053-1059.

Quade,E.S. W.I. Boucher, eds. (1968) Systems Analyses and Policy Planning Applica-

tions in Defence. New York: American Elsevier Publishing Company, Inc.

39

Ordlista

analys upplösning i beståndsdelar och kritiskt studium och kartläggning av samband mellan dessa

backcasting metod som innebär att beskriva en framtidsbild först och sedan beskriva vilka åtgärder som krävs, ”framtiden först, vägen dit sedan”

bärande idé här: den för de olika sektorerna gemensamma principen för år 2021 som ligger till grund för utformningen av sektorvisionerna

drivkraft ett förhållande i omvärlden som har betydelse för hur samhället eller en sektor utvecklas

gemensamt underlag underlag som användes i samtliga systemstudier t.ex. metod för kostnadsberäkningar

intressenter de som på olika sätt berörs av projektets slutresultat

iterativ upprepande; till exemplen sektorvision analyseras, korrigeras, analyseras igen till dess önskad samstämmighet med andra sektorer nås

konsekvensanalys här: en framtidsbild studeras med avseende på anpassning till omgiv- ningsscenarier, miljömål, ekonomi, samspelet med andra sektorer mm. för att få fram en realistisk målbild

konsistens konsistens är uppnådd då föreslagen utveckling inom en sektor inte står i motsatsställning till föreslagna utvecklingar inom andra sektorer kontrakt här: tydligt formulerat uppdrag till projektdeltagare

kriterium kännetecken, här: värdemätare för att rangordna eller välja mellan olika alternativ

miljökvalitetsmål mål som anger vilken miljökvalitet som ska eftersträvas i ett hållbart samhälle

känslighetsanalys studier av om små variationer av en parameter ger stora utslag i slutresultatet

målbild den framtidsbild som arbetsgruppen enas om efter att ha gjort konse- kvensanalyser av flera alternativa framtidsbilder, målbilden kan vara en mix av de ursprungliga alternativen

omgivningsscenario en framtidsbild som beskriver drivkrafter i sektorerna omvärld

robust egenskap hos en sektorvision som anger att den är möjlig att förverkliga i skiftande omvärldsutvecklingar

scenario en möjlig framtidsbild av samhället; scenanvisning spännvidd strävan att täcka in varierande utvecklingsmöjligheter

40

styrmedel ekonomiska, administrativa eller informativa åtgärder för att föra utvecklingen i en viss riktning

problemägare här: den som orsakar miljöproblemen. Observera att någon annan än problemägaren kan behöva vidta åtgärder t.ex. staten sätter in ekonomiska eller juridiska styrmedel för att minska problemen

profilerad driven till sin spets, utpräglad, originell (överdriven)

41

Bilaga 1 Arbetsgång i en