Kommunen som ”attraktiv arbetsgivare”
7. Ständiga förbättringar
7.1 Finns en strategi för ständiga förbättringar?
Så arbetar Helsingborg
• Vi skapar förbättringar i våra tjänster och i vår service genom mål- och resultatstyrning och ett systematiskt kvalitetsarbete. Dessa två delar är integrerade med varandra i vårt förbättrings-arbete. Mål- och resultatstyrning sker enligt en stadsgemensam modell medan vi har olika me-toder för vårt systematiska kvalitetsarbete inom våra olika verksamheter.
• I vårt systematiska kvalitetsarbete arbetar vi systematiskt med att förbättra och kvalitetssäkra verksamheten utifrån grunduppdraget. Detta omfattar att arbeta mot mål och att följa lagar och förordningar. Det primära syftet med mål- och resultatstyrning är att styra och förbättra genom att prioritera och sätta fokus på ett begränsat antal mål.
• Verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning är avgörande för att lyckas med att arbeta systematiskt med mål, resultat och kvalitet.
• En del i vår strategi för ständiga förbättringar är att vara ledande i att ta tillvara internets och digitaliseringens möjligheter samt att arbeta med bra IT-system. Två system som är gemen-samma i staden är beslutsstödet och Stratsys. Utöver dessa arbetar förvaltningarna med olika systemstöd.
• Läs mer om punkterna ovan i riktlinjer för mål- och resultatstyrning och på webbplatsen Mål och ekonomi. Även servicepolicyn och medarbetar- och ledarpolicyn är styrdokument som tyd-liggör vårt fokus på att förbättra kvaliteten på våra tjänster.
SID 41(55)
7. Ständiga förbättringar
7.2 Hur arbetar verksamheterna med analys av avvikelser, brister och problem?
Så arbetar Helsingborg
• I Helsingborg arbetar vi med mål- och resultatstyrning och ett systematiskt kvalitetsarbete. I detta arbete ingår att planera, utföra, följa upp och förbättra. Ett viktigt inslag i arbetet är att lära av jämförelser och goda exempel, samt att samverka med forskning.
• Verksamhetsplanering utgår från tidigare resultat och erfarenheter. I planeringen tar vi sikte mot visionen, analyserar vi vårt nuläge, arbetar fram vilka mål vi ska uppnå, vilka förbättrings-aktiviteter som vi ska genomföra och vad det får kosta. En väl fungerande process ger tydliga och uppföljningsbara mål, engagerade och delaktiga medarbetare samt en verksamhet som är överens om vad som är prioriterat kommande år eller läsår.
• När vi följer upp vår verksamhet utgår vi från vår verksamhetsplanering. Genom att mäta och analysera utvärderar vi våra resultat, ser vilka arbetssätt som varit framgångsrika och mindre framgångsrika och agerar utifrån denna nya kunskap i vårt förbättringsarbete. Verksamhets-uppföljning handlar om att skapa en god resultatkultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer.
• Stadens beslutsstöd består av olika QlikView applikationer som innehåller information om medarbetare, mål, ekonomi och olika verksamhetsresultat. Beslutsstödet ska ge enkel tillgång till samlad information för planering, uppföljning, analys, ledning, styrning och utveckling av verksamheten. Exempel på applikationer är Individ- och familjeomsorg, Skolanalys, Vuxenut-bildning och Besöksstatistik. Applikationen Beslutsstöd staden innehåller stadsövergripande resultat och nyckeltal.
• Stratsys är stadens systemstöd för att planera och följa upp. Systemet stödjer stadens mål- och resultatstyrning, systematiska kvalitetsarbete och intern kontroll-arbete.
• Utöver beslutsstödet och Stratsys arbetar förvaltningarna med olika systemstöd som stödjer analys och förbättringsarbete.
• FoU Helsingborg skapar relationer mellan forskning och stadens förvaltningar för att stärka den sociala hållbarheten i Helsingborgs stad. Detta sker genom konsultation, projektledning och spridning av forskningsresultat.
• Vi samverkan inom interna nätverk inom Helsingborgs stad, till exempel nätverk för stadens kommunikatörer, ekonomer, HR-ansvariga och styrkortsamordnare.
SID 42(55)
7. Ständiga förbättringar
7.3 Sker extern omvärldspaning och samverkan för att förbättra kvaliteten på tjänsterna?
Så arbetar Helsingborg
• Staden tar årligen fram en trend- och omvärldsanalys som är ett underlag i planeringen och uppstarten för planeringsprocessen. Analysen tas fram tillsammans med representanter från alla verksamheter inom koncernen. Syftet med analysen är att skapa en gemensam bild av de trender, dess konsekvenser och utvecklingsmönster som är angelägna för hela stadens utveckl-ing.
• Nämnderna arbetar med trend- och omvärldsanalys i sina förslag till mål och ekonomi. För-valtningarna arbetar med trend- och omvärldsanalys i nulägesanalyser och verksamhetsplaner.
På förvaltningsnivå handlar arbetet mycket om att få insikt om strategiskt viktiga områden som påverkar verksamheten. Utifrån insikt och förståelse om påverkansfaktorer fångar man upp idéer och agerar för att styra och utveckla verksamheten åt rätt håll.
• På intranätet har förvaltningarna genom nobicon löpande egna omvärldsbevakningar. Ytterli-gare en form av omvärldsspaning och extern samverkan sker genom studiebesök och inspirat-ionsresor.
• Staden samverkar externt förbättra kvaliteten på tjänsterna. Några exempel på extern samver-kan är:
- Samordningsförbundet Finsam finansierar, stödjer och utvecklar tvärsektoriella insatser mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Helsingborgs stad och Region Skåne.
- Skolan samverkar med KomTek inom NTA (Naturvetenskap och Teknik för Alla). NTA är ett skolutvecklingsprogram som bygger på att ge pedagoger material, utbildning, fortbildning och möjligheter till individuell utveckling.
- Vård- och omsorgsförvaltningen har ett samarbete med lokala krögare i satsningen ”Smaka med alla sinnen”.
- Part, Preventivt arbete tillsammans, är en samverkansform som är en del i det förebyggande arbetet med barn i Helsingborg, Landskrona och Region Skåne.
• Vi samverkar även internt för att förbättra kvaliteten på tjänsterna. Några exempel på intern samverkan är:
- Skolfam, Skolsatsning inom familjehemsvården, syftar till att skapa bättre framtidsutsikter för familjehemsplacerade barn genom satsningar på goda utbildningsresultat.
- Skol– och fritidsförvaltningen och kulturförvaltningen samverkar till exempel genom Kultur i skolan där elever i förskoleklass till gymnasiet erbjuds en gratis kulturupplevelse. Andra exempel är skolbio och Fredriksdal för skolan.
- Vård- och omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen har tecknat en överenskommelse ökad samverkan mellan förvaltningarna (Tillsammans ökar vi trygghet och inflytande - för barn, unga och vuxna i Helsingborg).
- Vård- och omsorgsförvaltningen har ett samarbete med Helsingborgs Scen och Arena (HASAB) vars syfte är att öka möjligheten och tillgänglighet till kultur för äldre och personer med funktionsnedsättning.
SID 43(55)
7. Ständiga förbättringar
7.4 Finns metoder för att förbättra kvaliteten på tjänsterna?
Så arbetar Helsingborg
• Vi skapar förbättringar i våra tjänster och i vår service genom mål- och resultatstyrning och vårt systematiska kvalitetsarbete. Dessa två delar är integrerade med varandra i vårt förbätt-ringsarbete. I vårt systematiska kvalitetsarbete arbetar vi systematiskt med att förbättra och kvalitetssäkra verksamheten utifrån grunduppdraget. Detta omfattar att arbeta mot mål och att följa lagar och förordningar och att analysera avvikelser, brister och problem.
• Exempel på generella metoder i ett systematiskt kvalitetsarbete:
- Klagomål- och synpunktshantering - Brukarundersökningar
- Dialog och brukarmedverkan - SWOT-analys
- Intern kontroll - Riskanalys
- Processorientering/ledning/utveckling/kartläggning - Stadens projektmodell
- Trend- och omvärldsanalys
- Kompetensförsörjning och lönekartläggning - Medarbetarenkät och Medarbetarskap Helsingborg - Ständiga förbättringar i vardagen
- Tjänstegarantier
• Exempel på mer verksamhetsnära metoder i ett systematiskt kvalitetsarbete:
- BRUK (verktyg för självskattning av kvaliteten i samtliga skolformer)
- Qualis (mäter kvaliteten på arbetet i förskolor, skolor, kulturskolor och fritidsgårdar) - Senior alert (nationellt kvalitetsregister, förebyggande vård och omsorg)
- BPSD (nationellt kvalitetsregister, kvalitetssäkra vården av personer med demenssjukdom)
• Kommunen har i vissa tillämpliga delar börjat jobba med verksamhets- och IT-utveckling i agil projektform, vilken bygger på ständiga förbättringar och ökad verksamhetsnytta. Ett exempel på detta är stadens nya intranät som arbetar med en aktiv förvaltning där nya funktioner ska läggas till allt efter som de efterfrågas.
SID 44(55)
7. Ständiga förbättringar
7.5 Hur arbetar kommunen med kreativitet och förbättringar?
Så arbetar Helsingborg
• Medarbetarnas kunskap, delaktighet och engagemang är avgörande för stadens förbättringsar-bete. Stadens medarbetare har kunskap och idéer som ger kreativa och innovativa lösningar både i det vardagliga arbetet och på framtida utmaningar.
• En ny verksamhet med fokus på idéutveckling och innovation finns inom stadsledningsförvalt-ningen. Syftet är här att leda, utveckla och samordna idé- och innovationsfrämjande arbete i organisationen, i samarbete med alla förvaltningar och bolag. En central del är även att sprida kunskap och kommunicera goda exempel. Arbetet bygger på ett beslut i stadens kommunfull-mäktige i juni 2016 om att Helsingborgs stad ska arbeta mer idé- och innovationsfrämjande och bli ännu bättre på att ta tillvara på alla medarbetares kreativitet och förslag på nya lösning-ar.
• Helsingborgs stad har olika typer av kvalitetspriser för att belöna team och arbetsgruppers goda prestationer. Till exempel priset för hälsofrämjande arbetsplats, priset för kvalitet i vård och omsorg och årets mångfaldsinitiativ inom Familjen Helsingborg. I januari 2017 kommer kommunstyrelsen att ta ställning till att staden inför ytterligare ett antal kvalitetspriser.
• En viktig del i vårt förbättringsarbete är involvera brukarna och ta del av deras erfarenheter för att skapa bättre tjänster för de vi finns till för.
• I ett pågående pilotprojekt testar fyra olika verksamheter inom staden att arbeta med kundre-sor som en metod för brukarorientering och utveckling av service, tillgänglighet och bemö-tande. Syftet med att testa metoden är att skaffa erfarenheter som kan ge svar på om och hur staden skulle kunna utforma stöd och koncept för verksamheter som vill arbeta med kundresor i bredare skala.
• Vi arbetar med att skapa olika forum för att dela och sprida goda exempel inom staden. Detta sker till exempel genom olika nätverk där alla förvaltningar deltar (t ex intern kontroll, HR-chefer, ekonomiHR-chefer, styrkortsamordnare) och i stadsdirektörens ledningsgrupp (SLG).
• Årlig chefsdag för cheferna inom koncernen – Chef Helsingborg. Under chefsdagen 2014 var temat kreativitet och innovationer, där hundratals idéer om Helsingborgs utveckling samlades in för att sedan tas vidare. År 2016 var temat ”Våga, testa och gör nytt för dem vi finns till för”, där alla chefer besökte olika delar av stadens verksamheter för att ta del av nytänkande sats-ningar och lära av varandra.
• Kontaktcenter hanterar en stor del av de synpunkter som kommer in från invånare och företag.
Kontaktcenter har systematisk återkoppling och feedback till förvaltningarna som en del i sta-dens arbete med ständiga förbättringar.
SID 45(55)