10.2 När krisledningsgruppen är samlad
10.2.1 Stabsmöte enligt avsnitt 12 Dagordning vid stabsmöten
10.2.3 Meddela verksamheter, allmänhet och media 10.3 När krisledningsgruppens insats avslutas
10.3.1 Meddela alla verksamheter 10.3.2 Meddela allmänhet och media
10.3.3 Samla och sammanställ dokumentation
10.3.4 Bestäm uppföljning
PLAN DNR: 1386/2020 SID 17(25)
11 Krisledningsgruppens funktioner
I den centrala krisledningen ska alla nedanstående funktioner besättas. En person kan ha mer än en funktion om situationen så kräver.
11.1 Utbildningsdirektör
Leder arbetet och fattar tillsammans med stabschefen beslut i stort, BIS. Ansvarar för kontakt med kommunledning och externa aktörer på övergripande nivå. Öppen för eventuella omfall i samråd med analysansvarig.
11.2 Stabschef
Leder och stödjer stabsarbetet. Ansvarar för stabsfunktionernas dimensionering och avlösning inklusive egen funktion och utbildningsdirektörsfunktionen. Ansvarar för stabens arbetsplats. Fattar tillsammans med utbildningsdirektören beslut i stort, BIS.
Beslutar om och leder stabsorienteringar. Omsätter utbildningsdirektörens BIS i handling och kontrollerar att order blir genomförda.
11.3 Säkerhetschef/säkerhetsansvarig
Ansvar för att bistå förvaltningschef och stabschef med nödvändig fakta rörande säkerhetsfrågor och fastighetsfrågor. Etablerar kontakt med säkerhetsnätverk.
11.4 Analysansvarig
Är också analysgruppens ordförande. Ansvarar för att kritiskt granska
beslutsunderlag, beslutsprocess och fattade beslut. Strävar efter att hålla distans och ha ett utanförperspektiv. Deltar vid beslut i stort, BIS. Regelbunden avstämning med förvaltningschef och stabschef utöver deltagande vid stabsmöten.
11.5 Dokumentationsansvarig
Ansvarig för dokumentation av krisledningsgruppens aktivitet och nödvändig kringinformation. Ansvarig för stabsloggen ( Se bilaga 1). Dokumenterar digitalt samt övergripande på whiteboard/väggen i ledningsrummet inför stabsmöten. Bistår övriga funktioner med dokumentation vid behov. Kopierar dygnshändelser för att uppdatera ny personal vid skiftbyte. Gör den slutliga sammanställningen.
11.6 Sambandsansvarig
Upprättar sambandskontakter med aktuella aktörer. Etablerar och upprätthåller kommunikationskanaler in och ut. Omprövar tillsammans med analysansvarig vilka aktörer/organisationer/myndigheter som kan användas. Informerar staben om vilka aktörer som är aktiva och vilka som avslutat.
11.7 Kommunikationsansvarig
Kontinuerlig informationsinsamling och omvärldsbevakning. Sammanställning till stabsmöten. Samverkan med kommunvägledare i beredskap på Kontaktcenter och kommunens informationsenhet(er) och deltagande i dess arbete kring
informationsberedskap. Informationsunderlag till mediakontakter. Skriver pressreleaser och bistår pressansvarig.
11.8 Pressansvarig
Ansvarig för nödvändiga mediakontakter. Stöttar krisledningsgruppens
överenskomna talesperson, i förekommande fall tillsammans med utbildningsdirektör och stabschef. Tar tillsammans med kommunikationsansvarig fram material till media.
PLAN DNR: 1386/2020 SID 18(25)
11.9 IT-ansvarig
Införskaffar och underhåller nödvändig IT-utrustning. Ser till att krisledningsgruppen har med nödvändig teknik.
11.10 Utrustningsansvarig
Ansvarar för att adekvata lokaler finns tillgängliga. Införskaffar och underhåller behövlig utrustning.
11.11 Krisledningsassistent
Bistår övriga funktioner med service och support såsom dokumentation, transporter, mat och dryck med mera.
PLAN DNR: 1386/2020 SID 19(25)
12 Dagordning vid stabsmöten
Mötet leds av stabschefen. Ansvarig för punkten i kursiv stil.
1. Lägesorientering, stabschef
2. Funktionsrapport, resp. funktionsansvarig 3. Behovsbedömning, stabschef, analysansvarig
4. Informerar om beslut i stort, BIS, fattade sedan föregående möte, stabschef 5. Information till verksamheter, allmänhet och media, informationsansvarig,
pressansvarig
6. Fördelning av arbetsuppgifter inom staben, stabschef 7. Frågor, stabschef
8. Tid för nästa möte, stabschef
PLAN DNR: 1386/2020 SID 20(25)
13 Kriskommunikation
Stadens kriskommunikationsstrategi bygger på ledorden:
- Snabb - Aktuell - Källkritisk - Tillgänglig - Anpassad
Informationen ska vara aktuell och uppdaterad i alla kanaler. Den ska så långt som möjligt vara källkritiskt granskad och tillgänglig och begriplig för våra målgrupper.
Tänk också på att fylla tystnaden under perioder utan ny information genom att berätta att vi väntar på nya uppgifter eller när kommunikationen kommer att återupptas.
Förvaltningens kriskommunikation ska harmoniera med Helsingborgs stads kriskommunikationsstrategi.
https://intranat.helsingborg.se/kommunikation/kriskommunikation/
13.1 Starta kriskommunikation
Vid en kris är det viktigt att komma igång med kommunikationsarbetet snabbt. En första checklista:
- Gör en lägesbedömning. Hur ser situationen ut? Vad kan hända? Tänk nästa steg redan nu.
- Skriv en särskild logg över gjorda kommunikationsinsatser.
- Vilka målgrupper behöver vi nå och i vilken ordning?
- Kom ihåg den interna kommunikationen. Välinformerade kollegor är en stor tillgång i kommunikationsarbetet.
- Utse talesperson i media.
- Kontaktcenter är en viktig medspelare i kommunikationsarbetet.
- Jobba gärna med FAQer för standardfrågor.
- Fördela kommunikationsroller i organisationen. Använd gärna rollkorten.
- Omvärldsbevaka (fortsätt med det under hela krisen)
PLAN DNR: 1386/2020 SID 21(25)
13.2 Kommunikationskanaler 13.2.1 Intranät
Vi är många medarbetare i staden. Medarbetare ska få information som rör arbetet primärt från arbetsgivaren. Därför strävar vi, speciellt i en kris, efter att hålla våra kollegor informerade om aktuellt läge. Publicera alltid på intranätet först.
13.2.2 Annan internkommunikation
Det finns många andra vägar att informera internt; via chefer, via mejl, via möten.
Använd de olika kanalerna så att medarbetarna har den information de behöver, både för att kunna utföra sitt arbete men också för att stilla oro. Respektive chef ansvarar för att informera sina medarbetare om aktuellt läge.
13.2.3 Kontaktcenter, KC
Kontaktcenter är vår bästa kanal för att nå allmänheten. Håll KC uppdaterade med frågor och svar, med information om vem eller vilken kanal de kan hänvisa till. KC kan också publicera på stadens webbplats förstasida och på sociala medier.
13.2.4 Helsingborg.se
Vid en kris är helsingborg.se huvudkanalen för webbkommunikation. Här går det att publicera både nyheter och störningsmeddelanden. Information på huvudsidorna publiceras av webbredaktionen på SLF eller av KC.
13.2.5 Skolans webbplats
Skolornas webbplatser är i första hand en marknadsföringsyta. Så även i kris. Vi kan dock lägga ett kort meddelande på förstasidan som pekar på aktuell
kriskommunikationskanal.
13.2.6 Lärplattformar
Unikum och Itslearning är våra naturliga kanaler för att nå elever och vårdnadshavare. Använd dem även vid en kris.
13.2.7 Sociala medier
Helsingborgs stad använder Facebook och Twitter som kriskommunikationskanaler, och vi använder dem också för information kring våra verksamheter.
Stadsledningsförvaltningen ansvarar för publiceringen.
Vi använder inte Helsingborgs stads skolors sociala medier som kanaler för krisinformation. Vi använder sällan verksamhetens egna sociala medier.
13.2.8 Övriga kommunikationskanaler
Vid en kris kan staden som helhet använda kanaler som Viktigt meddelande till allmänheten, VMA, SMS-utskick, Rakel, WIS med mera. Se stadens
Kriskommunikationsstrategi för detaljer.
PLAN DNR: 1386/2020 SID 22(25)
Glöm inte sådant som anslagstavlor, receptioner, bud, grupp- och stormöten, epost, Teams/Zoom/Google hangout och så vidare. Anpassa kanalvalet efter innehåll, målgrupp och krisens art.
13.3 Media
Vid en kris är trycket från media högt, och vi strävar efter att vara tillgängliga och transparenta. Myndigheten för samhällsberedskap, MSB, menar att de lokala medierna är de viktigaste informationskanalerna. Etablera tidigt god kontakt med dem.
Varje förvaltning ansvarar för sin presskommunikation och
stadsledningsförvaltningens kommunikationsavdelning utgör bollplank. Staben utser talespersoner redan i början av krisen.
Den chef som står närmast verksamheten ska i första hand uttala sig i media. Var tydlig med det du vill kommunicera och spekulera inte. Kommunikatörerna bidrar med stöd och coachning.
Tänk på att media inte har som uppgift att föra ut Helsingborgs stads budskap. Var flexibel och anpassa informationen allteftersom krisen utvecklar sig och media söker nya vinklar.
PLAN DNR: 1386/2020 SID 23(25)
14 Möblering av krisledningsrum
Möblera krisledningsrummet så att det blir funktionellt och överskådligt. Boka rummet så att det står redo mellan mötena.
Se till att det går att med en blick i rummet få en överblick av nuläget. På whiteboard eller på ett stort papper uppklistrat på väggen ska det finnas information kring gällande BIS, aktuella kontaktvägar, information om ev presskonferens, gällande deadlines och annat som behöver kunna ses snabbt av alla som är i rummet.
Ha fasta platser för dokumentationsansvarig, informationsansvarig, och pressansvarig så att den som innehar rollen har tillgång till eventuell utskriven dokumentation. Det underlättar också för den som ska lämna information.
Skapa möjlighet att gemensamt följa nyhetssändningar och eventuella flöden i sociala medier på en stor skärm.
Fika och lunch intas i angränsande lokaler, inte i krisledningsrummet.
PLAN DNR: 1386/2020 SID 24(25)
15 Avslut Stora larmet
Utbildningsdirektören fattar formellt beslut om när Stora larmet avslutas.
Gå vidare till avsnitt 16 för att följa upp och utvärdera krisledningens arbete.
PLAN DNR: 1386/2020 SID 25(25)
16 Uppföljning och utvärdering
Efter avslutad insats är det dokumentationsansvarigs uppgift att göra en sammanställning som diarieförs.