Skol- och fritidsförvaltningens krisledningsplan

PLAN DNR:1386/2020 SID 1(25)

Skol- och fritidsförvaltningen ∙ Postadress 251 89 Helsingborg ∙ Kontaktcenter 042-10 50 00

skol.fritidsforvaltning@helsingborg.se helsingborg.se

PROGRAM PLAN POLICY RIKTLINJER

Skol- och

fritidsförvaltningens krisledningsplan

Inför och vid allvarlig verksamhetsstörning samt vid extraordinär händelse.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 2(25)

Helsingborgs stads styrdokument

Aktiverande

syftar till förändring och utveckling

PROGRAM – anger långsiktiga mål och anvisningar PLAN – anger konkreta åtgärder, tidsramar och ansvar Normerande

reglerar befintlig verksamhet och vårt förhållningssätt till en given situation POLICY – anger principer och vägledning

RIKTLINJE – anger absoluta gränser och ska-krav

Datum: 1 november 2020

Revideras av: Ann-Christin Cederqvist Dokumentets giltighet: 2020-2023

Dokumentet gäller för: Skol- och fritidsförvaltningen Dokumentansvarig: Ann-Christin Cederqvist

PLAN DNR: 1386/2020 SID 3(25)

Innehållsförteckning

Skol- och fritidsförvaltningens krisledningsplan ...1

Skol- och fritidsförvaltningens krisledningsplan ...1

1 Inledning ...6

2 Krisledningsplan för central krisledningsgrupp ...6

2.1 Centrala krisledningsgrupp ...6

2.2 Stödfunktioner ...6

3 När kris inträffar på skol- och fritidsförvaltningen ...7

4 Utlarmningsfas ...8

4.1 Lilla larmet ...8

4.2 Stora larmet ...8

4.3 Inställelsetid ...8

4.4 Informationsspridning ...9

5 Lilla larmet ...10

5.1 Analysfas ...10

5.2 Arbetsgrupp ...10

5.3 Samlingsplats ...10

5.4 Arbetsgång ...10

5.5 Avslut Lilla larmet ...11

6 Stora larmet (avsnitt 6-16) ...12

7 Analysfas ...13

7.1 Sätt ihop analysgrupp ...13

7.2 Arbetsgång ...13

8 Sammankalla central krisledningsgrupp ...14

9 Samlingsplats ...15

9.1 Huvudsamlingsplats ...15

9.2 Alternativa samlingsplatser ...15

PLAN DNR: 1386/2020 SID 4(25)

10 Åtgärdsplan då skol- och fritidsförvaltningens centrala krisledningsgrupp är

upprättad ...16

10.1 Medan krisledningsgruppen samlas...16

10.1.1 Sammanfatta aktuell information ...16

10.1.2 Iordningställ lokalerna ...16

10.1.3 Fördela ansvar till funktionsansvariga (Se 10 Funktioner) ...16

10.2 När krisledningsgruppen är samlad ...16

10.2.1 Stabsmöte enligt avsnitt 12 Dagordning vid stabsmöten ...16

10.2.2 Larma verksamheter ...16

10.2.3 Meddela verksamheter, allmänhet och media...16

10.3 När krisledningsgruppens insats avslutas ...16

10.3.1 Meddela alla verksamheter...16

10.3.2 Meddela allmänhet och media ...16

10.3.3 Samla och sammanställ dokumentation ...16

10.3.4 Bestäm uppföljning ...16

11 Krisledningsgruppens funktioner ...17

11.1 Utbildningsdirektör ...17

11.2 Stabschef ...17

11.3 Säkerhetschef/säkerhetsansvarig ...17

11.4 Analysansvarig ...17

11.5 Dokumentationsansvarig ...17

11.6 Sambandsansvarig ...17

11.7 Kommunikationsansvarig ...17

11.8 Pressansvarig ...17

11.9 IT-ansvarig ...18

11.10 Utrustningsansvarig ...18

11.11 Krisledningsassistent ...18

12 Dagordning vid stabsmöten...19

13 Kriskommunikation ...20

13.1 Starta kriskommunikation ...20

13.2 Kommunikationskanaler ...21

13.2.1 Intranät ...21

PLAN DNR: 1386/2020 SID 5(25)

13.2.2 Annan internkommunikation ...21

13.2.3 Kontaktcenter, KC ...21

13.2.4 Helsingborg.se ...21

13.2.5 Skolans webbplats ...21

13.2.6 Lärplattformar ...21

13.2.7 Sociala medier ...21

13.2.8 Övriga kommunikationskanaler ...21

13.3 Media ...22

14 Möblering av krisledningsrum...23

15 Avslut Stora larmet ...24

16 Uppföljning och utvärdering...25

PLAN DNR: 1386/2020 SID 6(25)

1 Inledning

Detta dokument är den plan över vilka åtgärder och insatser som behöver verkställas för att skol- och fritidsförvaltningens centrala krisledningsgrupp skall anses upprättad och kvalitetssäkrad.

Dokumentet förvaras utskrivet och flikfördelat på huvudrubriker 1-12 i krispärm placerad i låst brandsäkert skåp samt på hylla i förvaltningskontorets huvudentré. Det brandsäkra skåpet öppnas med kod (innehas av registrator, nämndssekreterare och förvaltningssekreterare). En digital kopia av dokumentet finns på förvaltningsservern G:\Alla\Krisledning SFF

2 Krisledningsplan för central krisledningsgrupp

Skol- och fritidsförvaltningens krisledningsplan beskriver åtgärder inför och vid extraordinära händelser och vid allvarlig verksamhetsstörning. Planen fungerar som ett ledningsstöd som beskriver funktioner, roller och rutiner. Sist i planen finns också bilagor med checklistor.

2.1 Centrala krisledningsgrupp

Den centrala krisledningsgruppen består av:

- Skol- och fritidsförvaltningens styrgrupp - Helsingborgs stads skolors ledningsgrupp - Säkerhetschef

- Fritidschef

2.2 Stödfunktioner

- Chefssekreterare - Nämndssekreterare - Controller

- Säkerhetssamordnare - Vaktmästare

PLAN DNR: 1386/2020 SID 7(25)

3 När kris inträffar på skol- och fritidsförvaltningen

Vid en extraordinär händelse eller allvarlig verksamhetsstörning är första

kontaktperson säkerhetschefen. Säkerhetschefen får en signal om vad som har hänt från räddningstjänsten, från verksamhetschefen, rektor eller TIB. Säkerhetschefen tar sedan kontakt med utbildningsdirektören för beslut om nästa steg.

Vid krisläge kan utbildningsdirektören aktivera en central krisledningsgrupp på skol- och fritidsförvaltningen. Den centrala krisledningsgruppens roll vid sådana

situationer är att stödja eller ta över den direkta krisledningen från den enskilda verksamheten.

Exempel på krislägen är elavbrott, brand, orent vatten, gasläcka, hot, våld, arbetskonflikter, olyckor, smitta.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 8(25)

4 Utlarmningsfas

När utbildningsdirektören får kännedom om pågående kris stämmer hen av med den inledande analysgruppen som består av följande roller:

- Biträdande utbildningsdirektör - Säkerhetschef

- Elevhälsoansvarig - Kommunikationsansvarig

Krisläge infaller när förvaltningschefen utifrån den inledande analysgruppens analys bedömer den uppkomna situationen vara av sådan karaktär att den inte kan hanteras enbart av den enskilda verksamheten.

4.1 Lilla larmet

Används vid extraordinära händelser med begränsad omfattning. Det kan röra sig om skadegörelse, brand, hot och våld eller lokal smitta som har stor påverkan på en av våra verksamheter och rektor behöver stöd i hanteringen.

En analysgrupp och en arbetsgrupp kallas in utifrån händelsens karaktär. Läs mer om arbetsgången vid Lilla larmet under punkten 5.

4.2 Stora larmet

Används när skol- och fritidsförvaltningen drabbas av allvarlig verksamhetsstörning.

Sammanfaller ofta, men inte alltid, med att stadsledningen aktiverar den centrala krisledningen.

Hela den centrala krisledningsgruppen samt stödfunktioner kallas in. Läs mer om arbetsgången vid Stora larmet under punkten 6.

4.3 Inställelsetid

I händelse av kris är det av största vikt att komma igång snabbt. Därför förväntas de personer utbildningsdirektören kontaktat vara tillgängliga tills de fått annat besked.

Utbildningsdirektören beslutar om inlarmade personer ska ta sig till samlingsplatsen eller om det räcker att man finns tillgänglig på telefon eller i Teams.

BESLUT

Utifrån tillgänglig information om händelsen fattar

utbildningsdirektören beslut om krisledningen ska sammankallas eller ej, och om det är Lilla eller Stora larmet.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 9(25)

4.4 Informationsspridning

Säkerhetschefen ansvarar för att, så fort utbildningsdirektören fattat beslutet om att aktivera antingen Lilla eller Stora larmet, informera om aktuellt läge. Information skickas som SMS oavsett tidpunkt på dygnet.

Skola

- Nämndsordförande - Vice nämndsordförande - Biträdande utbildningsdirektör - Verksamhetschef

- Säkerhetschef SLF

- Tjänsteman i beredskap, TIB - Kommunikationschef Fritid

- Nämndsordförande - Vice nämndsordförande - Biträdande utbildningsdirektör - Fritidschef

- Säkerhetschef SLF

- Tjänsteman i beredskap, TIB - Kommunikationschef

Kommunikationschef kontaktar kommunikationsdirektör SLF samt presschef SLF, informerar Kontaktcenter och är tillgänglig för media.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 10(25)

5 Lilla larmet

Lilla larmet gäller vid en extraordinär händelse som omfattar endast en av våra verksamheter. Utbildningsdirektören tar beslut om Lilla larmet för att på så sätt kunna stötta rektor med kompetens och resurser från förvaltningskontoret.

Verksamhetschefens primära uppgift är att stötta rektor.

5.1 Analysfas

Utbildningsdirektören sammankallar analysgrupp bestående av analytiskt lagda personer från alla eller några av följande funktioner beroende på händelsens art.

- Säkerhet/fastighet - Elevhälsa

- HR

- Kommunikation

Analysgruppen träffas med fördel digitalt för en snabb första bedömning av läget.

Gruppen förser utbildningsdirektör och rektor med beslutsunderlag i form av erfarenhetsunderbyggda bedömningar av läget. Gruppen utser en ledare, fortsatt benämnd som analysansvarig.

Om läget fortsätter under en längre tid är analysgruppens roll att göra konsekvens- och riskanalyser, bidra med erfarenheter och specialkunskaper samt kritiskt granska beslut och valda åtgärder.

5.2 Arbetsgrupp

Analysansvarig kan vid behov tillsätta en arbetsgrupp vars uppgift är att stödja rektor med kunskap, erfarenhet och resurser i den aktuella situationen. Analysgruppen utser en arbetsgruppsansvarig som rapporterar tillbaka till analysgruppen.

Arbetsgruppen kan bestå av kompetens från Administration och Juridik, HR, Kommunikation och marknad, Ekonomi, Elevhälsa med flera.

Verksamhetschefens primära uppgift är att stödja rektor.

5.3 Samlingsplats

Möte kan ske digitalt, på förvaltningskontoret eller i aktuell verksamhets lokaler beroende på tidpunkt och aktuell händelse.

5.4 Arbetsgång

Analysansvarig beskriver förväntningarna på arbetsgruppen och kommer överens om en lämplig arbetsgång relevant för den aktuella händelsen.

Arbetsgruppen bör vara överens om:

- Arbetsgruppens uppdrag

PLAN DNR: 1386/2020 SID 11(25)

- Vem som leder gruppen - Mötestider och mötesplats - Talespersoner i media

- Vem som återkopplar till analysgrupp och utbildningsdirektör och när - Beslutsmandat

- Bestäm kommunikationsplattform och var dokument och filer ska sparas.

Förslag på agenda:

- Lägesorientering - Funktionsrapport - Behovsbedömning

- Beslut utbildningsdirektören tagit sedan föregående möte - Information till verksamheter, allmänhet och media - Frågor

5.5 Avslut Lilla larmet

Utbildningsdirektören beslutar om när Lilla larmet avslutas. Gå sedan till avsnitt 16 Avslut och uppföljning.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 12(25)

6 Stora larmet (avsnitt 6-16)

Vid stora larmet går förvaltningen upp i stab. Utbildningsdirektören tar beslut om Stora larmet vid allvarlig verksamhetsstörning, och utbildningsdirektören har då som regel beslutsmandat över rektor.

Handlar det om en allvarlig samhällsstörning är det sannolikt att stadens krisledningsnämnd och centrala krisorganisation också är aktiverad. Då har medarbetare på skol- och fritidsförvaltningen roller även i den organisationen. Det innebär att rollfördelningen i den här planen kan revideras för att skapa bästa möjliga samverkan mellan förvaltningarna.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 13(25)

7 Analysfas

Det är viktigt att snabbt börja analysera nuläget. Analysgruppens uppdrag är att utifrån sin samlade kompetens och erfarenhet göra konsekvens- och

riskbedömningar, kritiskt granska beslut och åtgärder samt lyfta alternativa scenarios, så kallad omfallsanalys. Analysgruppens arbete hjälper stabschefen och utbildningsdirektören att fatta så väl grundade beslut som möjligt i kris.

7.1 Sätt ihop analysgrupp

Utbildningsdirektören sätter samman en analysgrupp utifrån rådande förutsättningar.

Gruppen bör bestå av analytiskt lagda medarbetare med följande funktioner:

- Fastighet/säkerhet - Juridik

- HR - Ekonomi - Elevhälsa - Kommunikation

7.2 Arbetsgång

Analysgruppen har rollen att vara kritiskt granskande och står därför utanför krisledningsgruppen. Analysgruppens ledare, analysansvarig, rapporterar till stabschefen vid stabsmötena.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 14(25)

8 Sammankalla central krisledningsgrupp

Vid Stora larmet sammankallar utbildningsdirektören den centrala krisledningsgruppen parallellt med analysgruppen. Även här anpassar

utbildningsdirektören gruppens sammansättning utifrån rådande läge. Det är också viktigt att ta höjd för en långvarig kris. Alla funktioner kan behöva ha ersättare och därför är det bra att kalla in en större grupp från början för att senare skala ner om krisen lugnar ner sig.

Se avsnitt 2.1 för sammansättning av den centrala krisledningsgruppen.

Se avsnitt 10 för en beskrivning av krisledningsgruppens funktioner.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 15(25)

9 Samlingsplats 9.1 Huvudsamlingsplats

Skol- och fritidsförvaltningens förvaltningskontor Lokal Jupiter

Östra Allén 16, Helsingborg

Kontaktperson: Per Padovano, säkerhetssamordnare Telefon: 0702-106119

9.2 Alternativa samlingsplatser

Elinebergsskolan Expeditionen

Ramlösavägen 90, Helsingborg Kontaktperson:

Bo Karlsson, vaktmästare, telefon 042-10 55 65

Kristofer Lindoff, vaktmästare, telefon 042-10 56 38, 070-671 12 65 Holstagårdsskolan

Expeditionen

Gummarpsvägen 7, Helsingborg Kontaktperson:

Theresia Gustafsson, administratör, telefon 076-882 92 04 Påarps skola

Administrationen

Ekebergvägen 9, Helsingborg Kontaktperson:

Mikael Jonsson, vaktmästare, telefon 042-10 49 39, 070-210 49 39 Filbornaskolan

Expeditionen

Filbornavägen 101, Helsingborg Kontaktperson:

Carl-Axel Johansson, telefon 042-10 24 61

PLAN DNR: 1386/2020 SID 16(25)

10 Åtgärdsplan då skol- och fritidsförvaltningens centrala krisledningsgrupp är upprättad

10.1 Medan krisledningsgruppen samlas 10.1.1 Sammanfatta aktuell information

- Kontakta nyckelpersoner och organisationer - Upprätta informationskanaler in/ut

- Bestäm kommunikationsplattform och var dokument och filer ska sparas.

10.1.2 Iordningställ lokalerna

- Datorer

- Informationsplats - Tv och radio

- Säkerställ uppkoppling till internet

10.1.3 Fördela ansvar till funktionsansvariga (Se 10 Funktioner)

- Avgränsa ansvarsområden

10.2 När krisledningsgruppen är samlad

10.2.1 Stabsmöte enligt avsnitt 12 Dagordning vid stabsmöten 10.2.2 Larma verksamheter

10.2.3 Meddela verksamheter, allmänhet och media 10.3 När krisledningsgruppens insats avslutas

10.3.1 Meddela alla verksamheter 10.3.2 Meddela allmänhet och media

10.3.3 Samla och sammanställ dokumentation

10.3.4 Bestäm uppföljning

PLAN DNR: 1386/2020 SID 17(25)

11 Krisledningsgruppens funktioner

I den centrala krisledningen ska alla nedanstående funktioner besättas. En person kan ha mer än en funktion om situationen så kräver.

11.1 Utbildningsdirektör

Leder arbetet och fattar tillsammans med stabschefen beslut i stort, BIS. Ansvarar för kontakt med kommunledning och externa aktörer på övergripande nivå. Öppen för eventuella omfall i samråd med analysansvarig.

11.2 Stabschef

Leder och stödjer stabsarbetet. Ansvarar för stabsfunktionernas dimensionering och avlösning inklusive egen funktion och utbildningsdirektörsfunktionen. Ansvarar för stabens arbetsplats. Fattar tillsammans med utbildningsdirektören beslut i stort, BIS.

Beslutar om och leder stabsorienteringar. Omsätter utbildningsdirektörens BIS i handling och kontrollerar att order blir genomförda.

11.3 Säkerhetschef/säkerhetsansvarig

Ansvar för att bistå förvaltningschef och stabschef med nödvändig fakta rörande säkerhetsfrågor och fastighetsfrågor. Etablerar kontakt med säkerhetsnätverk.

11.4 Analysansvarig

Är också analysgruppens ordförande. Ansvarar för att kritiskt granska

beslutsunderlag, beslutsprocess och fattade beslut. Strävar efter att hålla distans och ha ett utanförperspektiv. Deltar vid beslut i stort, BIS. Regelbunden avstämning med förvaltningschef och stabschef utöver deltagande vid stabsmöten.

11.5 Dokumentationsansvarig

Ansvarig för dokumentation av krisledningsgruppens aktivitet och nödvändig kringinformation. Ansvarig för stabsloggen ( Se bilaga 1). Dokumenterar digitalt samt övergripande på whiteboard/väggen i ledningsrummet inför stabsmöten. Bistår övriga funktioner med dokumentation vid behov. Kopierar dygnshändelser för att uppdatera ny personal vid skiftbyte. Gör den slutliga sammanställningen.

11.6 Sambandsansvarig

Upprättar sambandskontakter med aktuella aktörer. Etablerar och upprätthåller kommunikationskanaler in och ut. Omprövar tillsammans med analysansvarig vilka aktörer/organisationer/myndigheter som kan användas. Informerar staben om vilka aktörer som är aktiva och vilka som avslutat.

11.7 Kommunikationsansvarig

Kontinuerlig informationsinsamling och omvärldsbevakning. Sammanställning till stabsmöten. Samverkan med kommunvägledare i beredskap på Kontaktcenter och kommunens informationsenhet(er) och deltagande i dess arbete kring

informationsberedskap. Informationsunderlag till mediakontakter. Skriver pressreleaser och bistår pressansvarig.

11.8 Pressansvarig

Ansvarig för nödvändiga mediakontakter. Stöttar krisledningsgruppens

överenskomna talesperson, i förekommande fall tillsammans med utbildningsdirektör och stabschef. Tar tillsammans med kommunikationsansvarig fram material till media.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 18(25)

11.9 IT-ansvarig

Införskaffar och underhåller nödvändig IT-utrustning. Ser till att krisledningsgruppen har med nödvändig teknik.

11.10 Utrustningsansvarig

Ansvarar för att adekvata lokaler finns tillgängliga. Införskaffar och underhåller behövlig utrustning.

11.11 Krisledningsassistent

Bistår övriga funktioner med service och support såsom dokumentation, transporter, mat och dryck med mera.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 19(25)

12 Dagordning vid stabsmöten

Mötet leds av stabschefen. Ansvarig för punkten i kursiv stil.

1. Lägesorientering, stabschef

2. Funktionsrapport, resp. funktionsansvarig 3. Behovsbedömning, stabschef, analysansvarig

4. Informerar om beslut i stort, BIS, fattade sedan föregående möte, stabschef 5. Information till verksamheter, allmänhet och media, informationsansvarig,

pressansvarig

6. Fördelning av arbetsuppgifter inom staben, stabschef 7. Frågor, stabschef

8. Tid för nästa möte, stabschef

PLAN DNR: 1386/2020 SID 20(25)

13 Kriskommunikation

Stadens kriskommunikationsstrategi bygger på ledorden:

- Snabb - Aktuell - Källkritisk - Tillgänglig - Anpassad

Informationen ska vara aktuell och uppdaterad i alla kanaler. Den ska så långt som möjligt vara källkritiskt granskad och tillgänglig och begriplig för våra målgrupper.

Tänk också på att fylla tystnaden under perioder utan ny information genom att berätta att vi väntar på nya uppgifter eller när kommunikationen kommer att återupptas.

Förvaltningens kriskommunikation ska harmoniera med Helsingborgs stads kriskommunikationsstrategi.

https://intranat.helsingborg.se/kommunikation/kriskommunikation/

13.1 Starta kriskommunikation

Vid en kris är det viktigt att komma igång med kommunikationsarbetet snabbt. En första checklista:

- Gör en lägesbedömning. Hur ser situationen ut? Vad kan hända? Tänk nästa steg redan nu.

- Skriv en särskild logg över gjorda kommunikationsinsatser.

- Vilka målgrupper behöver vi nå och i vilken ordning?

- Kom ihåg den interna kommunikationen. Välinformerade kollegor är en stor tillgång i kommunikationsarbetet.

- Utse talesperson i media.

- Kontaktcenter är en viktig medspelare i kommunikationsarbetet.

- Jobba gärna med FAQer för standardfrågor.

- Fördela kommunikationsroller i organisationen. Använd gärna rollkorten.

- Omvärldsbevaka (fortsätt med det under hela krisen)

PLAN DNR: 1386/2020 SID 21(25)

13.2 Kommunikationskanaler 13.2.1 Intranät

Vi är många medarbetare i staden. Medarbetare ska få information som rör arbetet primärt från arbetsgivaren. Därför strävar vi, speciellt i en kris, efter att hålla våra kollegor informerade om aktuellt läge. Publicera alltid på intranätet först.

13.2.2 Annan internkommunikation

Det finns många andra vägar att informera internt; via chefer, via mejl, via möten.

Använd de olika kanalerna så att medarbetarna har den information de behöver, både för att kunna utföra sitt arbete men också för att stilla oro. Respektive chef ansvarar för att informera sina medarbetare om aktuellt läge.

13.2.3 Kontaktcenter, KC

Kontaktcenter är vår bästa kanal för att nå allmänheten. Håll KC uppdaterade med frågor och svar, med information om vem eller vilken kanal de kan hänvisa till. KC kan också publicera på stadens webbplats förstasida och på sociala medier.

13.2.4 Helsingborg.se

Vid en kris är helsingborg.se huvudkanalen för webbkommunikation. Här går det att publicera både nyheter och störningsmeddelanden. Information på huvudsidorna publiceras av webbredaktionen på SLF eller av KC.

13.2.5 Skolans webbplats

Skolornas webbplatser är i första hand en marknadsföringsyta. Så även i kris. Vi kan dock lägga ett kort meddelande på förstasidan som pekar på aktuell

kriskommunikationskanal.

13.2.6 Lärplattformar

Unikum och Itslearning är våra naturliga kanaler för att nå elever och vårdnadshavare. Använd dem även vid en kris.

13.2.7 Sociala medier

Helsingborgs stad använder Facebook och Twitter som kriskommunikationskanaler, och vi använder dem också för information kring våra verksamheter.

Stadsledningsförvaltningen ansvarar för publiceringen.

Vi använder inte Helsingborgs stads skolors sociala medier som kanaler för krisinformation. Vi använder sällan verksamhetens egna sociala medier.

13.2.8 Övriga kommunikationskanaler

Vid en kris kan staden som helhet använda kanaler som Viktigt meddelande till allmänheten, VMA, SMS-utskick, Rakel, WIS med mera. Se stadens

Kriskommunikationsstrategi för detaljer.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 22(25)

Glöm inte sådant som anslagstavlor, receptioner, bud, grupp- och stormöten, epost, Teams/Zoom/Google hangout och så vidare. Anpassa kanalvalet efter innehåll, målgrupp och krisens art.

13.3 Media

Vid en kris är trycket från media högt, och vi strävar efter att vara tillgängliga och transparenta. Myndigheten för samhällsberedskap, MSB, menar att de lokala medierna är de viktigaste informationskanalerna. Etablera tidigt god kontakt med dem.

Varje förvaltning ansvarar för sin presskommunikation och

stadsledningsförvaltningens kommunikationsavdelning utgör bollplank. Staben utser talespersoner redan i början av krisen.

Den chef som står närmast verksamheten ska i första hand uttala sig i media. Var tydlig med det du vill kommunicera och spekulera inte. Kommunikatörerna bidrar med stöd och coachning.

Tänk på att media inte har som uppgift att föra ut Helsingborgs stads budskap. Var flexibel och anpassa informationen allteftersom krisen utvecklar sig och media söker nya vinklar.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 23(25)

14 Möblering av krisledningsrum

Möblera krisledningsrummet så att det blir funktionellt och överskådligt. Boka rummet så att det står redo mellan mötena.

Se till att det går att med en blick i rummet få en överblick av nuläget. På whiteboard eller på ett stort papper uppklistrat på väggen ska det finnas information kring gällande BIS, aktuella kontaktvägar, information om ev presskonferens, gällande deadlines och annat som behöver kunna ses snabbt av alla som är i rummet.

Ha fasta platser för dokumentationsansvarig, informationsansvarig, och pressansvarig så att den som innehar rollen har tillgång till eventuell utskriven dokumentation. Det underlättar också för den som ska lämna information.

Skapa möjlighet att gemensamt följa nyhetssändningar och eventuella flöden i sociala medier på en stor skärm.

Fika och lunch intas i angränsande lokaler, inte i krisledningsrummet.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 24(25)

15 Avslut Stora larmet

Utbildningsdirektören fattar formellt beslut om när Stora larmet avslutas.

Gå vidare till avsnitt 16 för att följa upp och utvärdera krisledningens arbete.

PLAN DNR: 1386/2020 SID 25(25)

16 Uppföljning och utvärdering

Efter avslutad insats är det dokumentationsansvarigs uppgift att göra en sammanställning som diarieförs.