Årligen beslutar regeringen om regleringsbrev för respektive myndighet. Regleringsbrevet kan ses som en årlig styrning av verksamheten där myndighetens uppdrag specificeras, hur myndigheten ska bedrivas samt hur stora finansiella medel de får att disponera och vad pengarna ska spenderas på (Regeringskansliet, 2017). Regleringsbreven fungerar som ett komplement till den mer långsiktiga instruktionen som myndigheterna också får av regeringen (Regeringskansliet, 2019a). Regeringen styr därmed vad myndigheterna ska arbeta med, men de har inte rätt att styra över myndigheternas sätt att använda lagarna (Regeringskansliet, 2017).
Inom statsförvaltningen finns det krav på att eftersträva effektivitet och iaktta god hushållning (ESV, 2018). Enligt myndighetsförordningens 3 § (SFS 2007:515) ansvarar respektive myndighetsledning för att verksamheten bedrivs enligt dessa krav. Vid behov förtydligas krav på effektivisering i regleringsbrevet eller via separata regeringsuppdrag, men det är i första hand myndigheternas ansvar att leva upp till effektiviseringskravet (ESV, 2018).
Det finns flertalet olika sätt att effektivisera en myndighet på: målgruppsorientering, regelförenkling, utveckling av processer och arbetssätt samt samverkan och digitalisering är de tillvägagångssätt som Ekonomistyrningsverket anser är de mest användbara (ESV, 2019). För att på ett optimalt sätt säkerställa att tillvägagångssättet för effektivisering kommer att få goda resultat har ESV (2019) tagit fram fem framgångsfaktorer: tillit från ledningen, involvera jurister och annan kompetens i ett tidigt skede, arbeta systematiskt på ledningsnivå, arbeta agilt och arbeta med en planerad och tydlig kommunikation (ESV, 2019).
Figur 4.1. Myndigheternas budgetprocess. Bildkälla: Rab, Bengtsson & Engdahl, 2016.
Sveriges myndigheter finansieras vanligen av anslag och avgifter. Andra former av finansiering är också sponsring, donationer, bidrag och lån. I motsatt förhållande till ett företag, där pengarna är målet och verksamheten är medlet, är det pengarna som är medel och verksamheten som är målet i en myndighet. Den vanligaste finansieringsformen i en myndighet är via anslag. Anslag innebär att myndigheter får pengar från statens budget. I regleringsbrevet framgår det hur mycket anslag myndigheten får och vilka skyldigheter och villkor som gäller avseende hur anslaget får användas (Rab, Bengtsson & Engdahl, 2016). Avgift är ett annat sätt som en myndighet kan finansieras genom, ofta som komplement till anslag. En avgift är “...en ersättning som betalas för en specifik vara eller tjänst som staten tillhandahåller och som utgör en motprestation” (Rab, Bengtsson & Engdahl, 2016, s. 30). Slutligen finns det olika sätt att finansiera anläggningstillgångar. Huvudregeln är att myndigheters anläggningstillgångar ska finansieras genom lån i Riksgälden. Riksgälden är statens centrala internbank vars uppgift är att förvalta statsskulden samt ge myndigheter garantier och lån. Det är regeringen som beslutar om respektive myndighets låneram vilket innefattas i regleringsbrevet. Underlaget till låneramens storlek baseras på myndigheternas budgetunderlag avseende planerade investeringar i anläggningstillgångar (Rab, Bengtsson & Engdahl, 2016).
Sveriges myndigheter ska sträva efter att vara 24-timmarsmyndigheter vilket innebär att de ska tillhandahålla elektroniska tjänster till medborgare och företag oberoende av tid och plats. Regeringens förvaltningspolitiska handlingsprogram uttryckte att målen för 2000-talet skulle vara en statsförvaltning med högra krav på rättssäkerhet, effektivitet och demokrati som alltid är tillgänglig samt tillmötesgående. För att lyckas med detta är 24-timmarsmyndigheten det vägledande begreppet där myndigheter är elektroniskt tillgängliga för informationsinhämtning samt ärendehantering. Medborgare och företag ska kunna uträtta olika ärenden, till exempel att få information, ställa frågor och lämna uppgifter när det passar dem, helt oberoende av kontorstider och geografisk belägenhet. Regeringen fastslog därefter att de statliga myndigheterna ska vara 24-timmarsmyndigheter och att all
information och service som kan tillhandahållas elektroniskt ska göra det så länge det är med bibehållen eller ökad kostnadseffektivitet. Det är upp till myndigheterna att utforma de elektroniska tjänsterna på sådant sätt att det inte utesluter någon grupp utan kan användas av alla medborgare (Larsson, Andersson & Gandy, 2004).
24-timmarsmyndigheten ska präglas av tre centrala begrepp och dessa är effektivitet, service och rättssäkerhet. Utifrån en granskning som Riksrevisionen har gjort om myndigheters arbete med elektronisk förvaltning visar det sig att kostnadseffektivitet har varit den främsta drivkraften för myndigheter vid utvecklandet av elektroniska tjänster. De investeringar som gjorts har främst syftat till att öka den interna effektiviteten och därmed spara på arbetsinsatser. E-posthantering är till exempel något som kostar mycket och mängden e-post har ökat markant senaste åren. Det är smidigt för medborgarna men leder till mycket arbete för myndigheterna. Därmed är e-posthanteringen en viktig beståndsdel i den elektroniska förvaltningen (Larsson, Andersson & Gandy, 2004).
4.2 Skatteverket
Skatteverkets huvuduppgifter är att ta in skatter, sköta folkbokföringen, registrera bouppteckningar och att vara borgenär åt staten (Skatteverket, u.å.). Enligt Skatteverkets regleringsbrev är deras uppdrag att “...bidra till att säkerställa finansiering åt den offentliga sektorn och bidra till ett väl fungerande samhälle för medborgare och näringsliv samt motverka brottslighet” (Regleringsbrev, 2019a, s.1). Skatteverket är både anslags- och avgiftsberättigade, vilket innebär att de finansieras via regeringens anslag samt via avgiftsbaserade delar i sin verksamhet (Regleringsbrev, 2019a).
Skatteverkets strategi, som den uttrycks i inriktningen, är att de skapar samhällsnytta tillsammans, ökar förtroendet och viljan att göra rätt, bedriver en trovärdig kontroll som stärker normer samt är en modig organisation i ständig teknisk utveckling. Vidare har myndigheten utformat några prioriterade frågor som de ska arbeta mot för att möta sin strategi och vidare regeringens uppdrag. De prioriterade frågorna är: digitalisering, kompetens, hållbart arbetsliv och jämställdhetsintegration (Skatteverket, 2018a). Ytterligare en målsättning är att Skatteverket ska vara den främsta myndigheten i Sverige, på en övergripande nivå (Skatteverket, 2018b).
4.2.1 Artificiell Intelligens
Skatteverket använder AI inom flera olika områden: inkommande e-post, domar från Tingsrätten för skilsmässa och vårdnad, riskvärdering samt chattboten Skatti. De tre första områdena är internt utvecklade av produktägaren1 Andreas Voxberg och hans team inom avancerad dataanalys och de används internt i verksamheten medan chattboten Skatti är implementerad med hjälp av ett externt konsultföretag och används externt gentemot medborgare och företag (Jens Granat).
Till en början förklarar Andreas Voxberg hur Skatteverket använder sig av AI för att fördela inkommande e-post. Tidigare när medborgare och företag skulle skicka in e-post via Skatteverkets hemsida fick de beskriva sitt ärende, fylla i kontaktuppgifter och sedan välja vilket ämnesområde deras e-post tillhörde utifrån ett visst antal ämnen i en befintlig lista. Detta var många gånger problematiskt då fel ämnesområde valdes (Andreas Voxberg). Skatteverket besvarar i snitt cirka 400 000 e-post varje år och det bedöms att ungefär hälften av dessa klassificeras felaktigt (Skatteverket, 2018b). Detta innebar att verksamheten internt förlorade mycket tid, i och med att mycket tid lades på att fördela felsorterad e-post, vilket vidare innebar att medborgare och företag fick svar senare än nödvändigt och i värsta fall fick de fel svar. För att försöka lösa detta problem tog Andreas Voxberg och hans team inom avancerad dataanalys fram en klassificeringsalgoritm med hjälp av AI år 2016. Detta AI-projekt tränades på historisk e-post för att tekniken skulle lära sig att fördela e-posten korrekt. De fasta ämnesområdena togs bort och istället tog klassificeringsalgoritmen hand om fördelningen vilket medförde att e-posten i större utsträckning hamnade rätt från början (Andreas Voxberg).
Andreas Voxberg förklarar att detta AI-projekt bland annat genererar fördelar i form av antal korrekt fördelad e-post. Tidigare hamnade ungefär 50 procent av e-posten fel och en omklassificering tar cirka en minut att göra. Utifrån utvecklingsarbetet med algoritmen kan träffsäkerheten, att e-post fördelas rätt, höjas från 50 procent till 75 procent. Beräknat på 1 875 timmar per år och en schablonkostnad på 665 kronor per timme leder detta till en besparing på 1 246 875 kronor (Skatteverket, 2018c). Det innebär att både handläggarnas
1