Samtliga respondenter anser att det är viktigt att finnas tillgängliga på Internet, vilket är tydligt genom hela den empiriska insamlingen. Dock finns de fyra olika verksamheterna på Internet i olika stor grad, gällande aktivitet. De har dock liknande syften; att vara tillgängliga för verksamheternas målgrupper. Precis som de fyra respondenterna säger finns förmodligen verksamheternas
målgrupper på Internet, då 91 % av Sveriges befolkning mellan 16-75 år använder Internet. Undersökningar visar att företagare budgeterar mer och mer för sociala medier vilket tyder på att verksamheterna ligger rätt i tiden och tar ett medvetet val in i den framtida kommunikationen. Facebook är ett av de största sociala medierna i Sverige och Twitter är ett utmärkt verktyg för enkel omvärldsbevakning och kontakt med branschen därför är valet av dessa nätverksajter ett naturligt val för respondenternas verksamheter.
5.1.1 Syfte, strategi och målgrupp
De fyra verksamheterna har mer eller mindre tydliga syften med sina sociala medier. Nästan alla medverkande verksamheter i uppsatsen använder både Facebook och Twitter för att nå ut till målgrupper och allmänhet. Alla tre verksamheter startade Facebook och Twitter innan E- delegationens riktlinjer publicerades, men samtliga respondenter anser inte att användandet av sociala medier på verksamheterna har påverkats eller förändrats så mycket av dessa.
Den verksamhet som sticker ut i sammanhanget är LFV, som förvisso är sugna på att börja använda sociala medier, men är osäkra på hur, vad och varför. LFV analyserar flera problem som är viktiga att tänka på vid användande av sociala medier. Dels så frågar sig LFV om deras målgrupper verkligen finns på Facebook, då de inte riktar sig till allmänheten i första hand. Det finns också en tveksamhet i hur sociala medier ska implementeras.
SMHI gjorde en grundlig research innan konton på Twitter och Facebook startades och har valt att knyta ihop de sociala medierna som verksamheterna är aktiva på med länkar och en
utvecklingsblogg. SMHI är den verksamhet som har arbetat mest med syftesbeskrivningar och strategi av de fyra respondenterna. Just nu befinner sig hela verksamheten under en och samma Facebook-sida, men Nyström på SMHI berättar att vissa verksamheter kan få egna Facebook-sidor beroende på vad deras målgrupp vill ha. Att verka utifrån användaren såsom SMHI gör är något som förespråkas i de teorier kring hur sociala medier ska användas strategiskt.
Malmö Högskola har använt Facebook länge och har flera olika för organisationens olika verksamheter och syften. Här får de sociala medierna specifika syften där det blir forum för områden inom de studier som Malmö Högskola genomför. Återigen ligger användarens intressen i fokus och studenterna från olika fakultet har i alla fall teoretiskt en plats att vända sig till.
Problemet med att ha decentraliserade sociala medier som varje enskilt område inom verksamheten ska svara för, blir att det uppstår en osäkerhet kring vem som ska göra vad. De sociala medierna är användarstyrda, vilket gör att om studenter, lärare och andra intressenter på Malmö Högskola inte publicerar material är sidorna tomma. Här behövs bättre implementering, vilket också är något som Malmö Högskola arbetar med.
Sjöfartsverket valde ett annat synsätt på de sociala medierna och var inte lika försiktiga som LFV och SMHI är och var. Verksamheten startade snabbt upp en aktiv Facebook-sida och ett Twitter- konto, där de strategiska bitarna fick arbetas fram i efterhand. Här var viljan att finnas tillgänglig större än osäkerheten kring hur detta skulle praktiskt göras. Sjöfartsverket har ändå valt att ha ett fåtal användare inom verksamheten på en låg nivå där det endast är två personer på verksamheten som ansvarar för sidorna. Detta förenklar kontrollen på aktiviteten och veta vem som publicerar vad.
En av uppsatsens frågeställningar var; ”Hur kan sociala medier användas som ett
kommunikationsverktyg för extern kommunikation i statliga verksamheter?” Flera studier och utredningar har gjorts av sociala mediers användande, både vad gäller allmänna handlingar och personuppgifter. Datainspektionen har gjort utredningar av Katrineholms kommun och
Arbetsmiljöverket, SKL har utrett hur sociala medier ska behandlas som allmänna handlingar och E-delegationen har upprättat riktlinjer. Undersökningar i hur många och vilka som använder sociala medier visar att det är både privatpersoner, företag och organisationer. Därför finns det fullgott med underlag för statliga verksamheter att upprätta strategier och syften i användande av sociala medier för att nå ut till målgrupper och allmänhet. Hur detta ska göras bör enligt tidigare nämnda
utredningar anpassas till att passa verksamheternas arbetskrav och hur organisationen är uppbyggd. Lutzes punkter visar hur en verksamhet kan implementera sociala medier och påvisar bland annat småskaligt användande i början och en förståelse genom hela verksamheten. Att börja med en
tävling eller liknande rolig uppgift för att skapa intresse är också ett enkelt sätt för att skapa den förståelsen.
5.1.2 Offentliga organisationers krav
Verksamheterna har väldigt olika inställning till hur mycket det påverkar att vara en statlig
verksamhet när man arbetar med sociala medier. Medan Sjöfartsverket och Malmö Högskola har en relativt avslappnad attityd till e-delegationen och verksamheternas krav på offentlighet, tar SMHI direktiven på större allvar. LFV är den verksamhet som är mest försiktig och är skeptiskt inställda till att finnas på Facebook över huvud taget, på grund av det ansvar som tillkommer.
Alla fyra verksamheter har funderingar kring personuppgifter och Personuppgiftslagen (PuL). Nyström på SMHI ser ett stort frågetecken och fallgrop gällande kraven på offentlighet och friheten att kunna blockera användare som lägger upp kränkande material. Stenberg på LFV har en annan fundering kring hur de sociala medierna ska övervakas för att undvika brott mot PuL. Han menar att övervakning inte bara kan ske mellan 8-17 eftersom aktivitet på de sociala medierna sker dygnet runt. Att det finns bemanning som sköter de sociala medierna är mycket viktigt, speciellt då E- delegationen tydligt tyder på att all information på det sociala mediet, oavsett om det är meddelanden från användare eller verksamheten själv, är verksamheten ansvarigt för.
I E-delegationens riktlinjer står det också att verksamheten bör ha tydliga regler och rutiner för hur de sociala medierna ska skötas, vem som ska göra vad och vilka som får uttala sig i de sociala medierna för verksamhetens räkning. E-delegationen skriver vidare att det även bör finnas riktlinjer och regler för hur anställda skriver på verksamhetens sociala media som privatpersoner. Detta är något som nämnts i intervjuerna med SHMI, Sjöfartsverket, Malmö Högskola och LFV och som verksamheterna tycker är mycket viktigt. Till skillnad från e-delegationen som råder
verksamheterna att reglera anställda att använda privata konton, eftersom det försvårar
ansvarsfrågor, är verksamheterna själva mer oroliga för att de anställda ska blanda ihop privatliv med sina tjänster.
En av uppsatsens frågeställningar undersöker om statliga verksamheter kan effektivisera sin kommunikation externt med hjälp av sociala medier. LFV och Sjöfartsverket svarar att det inte skulle kunna vara möjligt för deras verksamheter att använda sociala medier i kundtjänst eftersom de som arbetar där inte alltid har fullständig information. Stenberg på LFV menar att sociala medier inte hjälper verksamheten att bli mer resurseffektiv, men det är ytterligare ett sätt att nå
intressenter, kunder och allmänhet. Dock hade sociala medier såsom Twitter kunnat underlätta för LFV vid krissituationer för att nå ut till fler människor med information. Sjöfartsverket menar att
kundtjänst skulle kunna ta över en del av ansvaret för de sociala medierna i en situation där verksamheten får många samtal om ett ärende eller fråga, men i dagsläget är det inte aktuellt. SMHI och Malmö Högskola har redan decentraliserat användande inom verksamheterna där de ansvariga är utspridda i organisationen och har på så vis en effektiv kommunikation där användares frågor kan besvaras av medarbetare med rätt kompetens.
5.1.3 Framtid och utveckling
En stor del av Sveriges befolkning kan nås via de sociala medierna. Siffror pekar också på att de sociala mediernas målgrupper ökar demografiskt och att företagare satsar mer och mer på att marknadsföra sig i dessa kanaler. Dessutom är det möjligt att göra omfattande omvärldsbevakning, med hjälp av verktyg som läser av de sociala nätverken med nyckelord. Sociala medier är
onekligen här för att stanna och istället för att ställa frågan hur och om de statliga verksamheterna ska använda Facebook och Twitter, bör frågan lyda; ”Vad händer om vi inte finns på Facebook och Twitter?” För LFV, som ännu inte finns på Facebook eller Twitter, bör denna fråga ställas. Då verksamheten har flera funderingar kring hur de sociala medierna skulle användas inom verksamheten då information flödar långsamt och mycket sekretess finns, skulle Twitter kunna vara ett alternativ. Enligt Datainspektionen är det endast verksamhetens egna inlägg som behöver kontrolleras och ansvaras för, dessutom är Twitter lättanvänt som verktyg, då inläggen är korta och koncisa.
En av uppsatsens frågeställningar är huruvida sociala medier kan hjälpa statliga verksamheter att bättre nå ut till allmänheten och tydliggöra verksamhetens syften och mål. Det blir tydligt att de fyra respondenternas syften med sociala medier är just detta och att viljan av att vara tillgänglig och skapa ett forum för diskussioner och engagemang är stort. Malmö Högskolas internationella
Facebook-sida Malmö University är ett utmärkt exempel på hur Malmö Högskola genom det sociala mediet med enkelhet kan nå och engagera en målgrupp som annars kan vara svår att
kontakta och skapa en relation med. De andra verksamheterna som är aktiva på de sociala medierna har liknande syften och blir också mer tillgängliga och synliga för allmänhetens ögon.
5.2 Innehållsanalys av Facebook
Att använda sociala medier med nytta för användaren, kräver att användarna själva är aktiva och engagerade i det sociala mediet. Av fyra respondenter är det tre verksamheter som använder sociala medier. Av de tre verksamheterna är det Malmö Högskola som har högst aktivitet från användare på sin Facebook-sidan Malmö University. Sidan har ett tydligt syfte och mål och det är många
internationella studenter som hör av sig till Malmö Högskola med frågor kring deras studier och där får svar från skolan. SMHI:s aktivitet är också hög. Här är användarna engagerade på ett annat sätt där många kommenterar på verksamhetens inlägg och flera användare frågar om
väderfenomen. SMHI:s Facebook är också den som har flest ”likes” på sin Facebook-sida av respondenterna. Sjöfartsverkets Facebook har väldigt liten aktivitet från användare och den mesta informationen och inläggen kommer från verksamheten själva.
6 Slutsats
Syftet med den här uppsatsen var att utreda huruvida statliga verk kan använda sociala medier som ett informationsverktyg för att styra och förbättra informationsflödet från verket till allmänheten och företag. Hur kan statliga verksamheter, genom att använda digitala sociala medier bättre nå ut till allmänheten och att tydliggöra bilden av dess verksamhet samt nå en större grupp och bli mer tillgängliga för allmänheten?
Genom att ha resonerat kring det teoretiska ramverket och resultatet från intervjuerna med de fyra statliga verksamheterna kan syftet besvaras. Verksamheterna har svårt att se sociala medier som ett ensamt medium för att extern kommunikation, men gärna som ett ytterligare medium för att bredda räckvidden. Överlag anser verksamheterna att sociala medier såsom Facebook och Twitter inte skulle minska resurserna för kommunikationen externt med allmänhet och målgrupper, men verksamheterna kan skapa en kommunikation mellan verksamhet och allmänhet genom de sociala medierna. Verken kan alltså inte göra sin kommunikationsprocess mer effektiv, men de kan nå en bredare målgrupp genom sociala medier -förutsatt att strategier är väl genomtänkta och att rätt resurser avsetts till det.
Det finns ett brett underlag för statliga verksamheter att starta Facebook-sidor och Twitter-konton, då både SKL, Datainspektionen och E-delegationen har utrett frågetecken kring hur
personuppgifter, allmänna handlingar och information ska hanteras. Siffror visar också att större delen av Sveriges befolkning i olika demografiska grupper finns på Internet och på Facebook. Detta innebär att det finns få hinder eller motsättningar för statligt ägda verksamheter att finnas i de sociala medierna, förutsatt att de anpassas till verksamhetens arbetskrav och syften. Genom att börja använda sociala medier i delar av verksamheten, blir flödet av information enklare att hantera.
Det finns en stor nytta för användaren med att de statliga verksamheterna finns i de sociala medierna. SMHI och Malmö Högskola är de verksamheter som har högst aktivitet på Facebook- sidorna och många frågar och får svar. Verksamheterna har blivit mer lättillgängliga och enklare att övervaka och kontakta för verksamhetens målgrupp och intressenter.
Alltså kan det konstateras att sociala medier kan användas som ett verktyg för att bättre nå ut till allmänhet och företag och göra verksamheten mer tillgänglig. Däremot kan verksamheterna inte uteslutande använda sociala medier som ett kommunikationsverktyg med externa målgrupper.