Inledning och syfte
Solna stad gör årligen inköp av varor, tjänster och entreprenader till stora belopp. Stadens inköp ska främja kvalitet, kostnadseffektivitet, valfrihet, miljö och klimat samt social hållbarhet och bedrivas utifrån Solna stads vision, de övergripande målen och nämndmålen.
Genom att ställa väl avvägda krav på de varor och tjänster som upphandlas och att följa upp de ingångna avtal och anlitade entreprenörer aktivt, bidrar inköpen till att uppfylla stadens mål om att hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser. Genom stadens inköpsarbete kan privata utförare ges möjlighet att driva verksamheter för att kunna erbjuda solnaborna en mångfald av aktörer. Stadens inköp kan även användas som ett verktyg för att driva på samhällsutvecklingen i miljömässig och socialt hållbar riktning och upphandlingar ska, när så är lämpligt och
ändamålsenligt, utformas på ett sådant sätt att innovativa lösningar från marknaden möjliggörs.
Syftet med strategin är att lägga fast stadens övergripande förhållningssätt till
konkurrensutsättning och inköp. Strategin beskriver principerna för hur upphandlingsarbete ska bedrivas för att uppnå stadens övergripande mål och nämndmålen. Strategin lägger en grund för det strategiska arbetet och i förlängningen för det dagliga arbetet med upphandling och inköp.
Styrning
Solna stads inriktning är att verksamhet ska kunna konkurrensutsättas för att bidra till en kontinuerlig kvalitetsutveckling och ökad kostnadseffektivitet i de av staden finansierade verksamheterna. Konkurrensutsättningen ska också ge privata utförare möjlighet att driva verksamhet och därmed skapa ett brett utbud för solnaborna.
De krav som ställs vid konkurrensutsättning ska vara uppföljningsbara och bidra till att stadens övergripande mål och nämndmål uppfylls. Utifrån tydligt ställda krav ska leveranser och
leverantörer löpande följas upp och utvärderas för att säkerställa god kvalitet, prestation och pris.
Vid krav på varans eller tjänstens kvalitet ska hänsyn tas till att stadens upphandlingar även medverkar till en god ekonomisk hushållning. Genom en aktiv avtalsuppföljning ska säkerställas att ingångna avtal efterlevs och att varor och tjänster levereras med efterfrågan kvalitet och till rätt pris. Avtal ska efterlevas och de sanktioner som finns ska tillämpas i förhållande till leverantörerna om så inte sker. När staden sluter avtal med en privat utförare ska staden säkerställa en skälig insyn i driften av den upphandlade verksamheten.
Konkurrensutsättning ska genomföras med utgångspunkt i EU-direktivens grundprinciper om likabehandling, icke-diskriminering, transparens och öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Staden ska agera professionellt och affärsmässigt för att erhålla goda affärsvillkor och utnyttja den konkurrenssituation som finns på marknaden. Den offentliga upphandlingen styrs av en omfattande lagstiftning och stadens upphandlingar och inköp utförs i enlighet med dessa och enligt stadens styrdokument.
Stadens inköpsarbete ska också användas som ett verktyg för att uppnå stadens miljö- och
klimatmål. Staden ska ställa miljö- och klimatkrav i de upphandlingar där det bedöms vara möjligt och relevant, vilket framgår av ”Strategi för Solna stads miljöarbete”, ”Strategi för minskad klimatpåverkan och anpassning till ett förändrat klimat” och ”Solna stads strategi för hälsosam och hållbar mat”. I klimatstrategin tydliggörs bland annat att staden ska verka för en fossilfri fordonsflotta genom att köpa in eller hyra fordon och arbetsmaskiner som drivs med hundra procent förnybara drivmedel och även ställa klimatkrav på fordon, transporter och
arbetsmaskiner vid inköp och upphandling av varor och tjänster där transport eller resande är huvudsyftet.
Det framgår också att staden vid inköp av IT-system, IT-utrustning och annat som drar energi ska beakta energieffektivitet och även i fortsättningen säkerställa inköp av förnybar el1, och i längden klimatneutral el, för den egna förbrukningen. Det fastslås även att staden i högre utsträckning ska köpa in livsmedel med mindre påverkan på klimatet sett utifrån hela
livsmedelskedjan och att staden ska ställa krav med hänsyn till miljö och klimat, djurskydd och social hållbarhet vid upphandling av livsmedel och måltidstjänster.
Därutöver framgår att staden vid inköp av varor och tjänster, där det är relevant och möjligt, ska ställa krav på materialåtervinning, återbruk och avfallsminimering.
För att ytterligare driva på miljö- och klimatarbetet ska även staden vid inköp och upphandling ställa krav på att leverantören i sin verksamhet driver ett systematiskt miljöarbete. Stadens leverantörer ska vid anmodan kunna redovisa sitt miljöarbete för staden.
Vid sidan om miljö- och klimatkrav ska staden även ställa sociala och etiska krav om det bedöms möjligt och lämpligt. Det kan handla om inköp av varor men också att ställa sysselsättningskrav i upphandlingar med fokus på målgrupper som står långt ifrån arbetsmarknaden samt i form av sommarjobb för ungdomar. Dessa typ av krav ska vara proportionerliga i förhållande till den verksamhet som ska upphandlas.
Arbetsrättsliga krav används efter en behövlighetsprövning. De särskilda kontraktsvillkoren behöver stå i proportion till kontraktsföremålet och i övrigt uppfylla krav på transparens, likabehandling, ömsesidigt erkännande samt icke-diskriminerande.
Ansvar
Kommunstyrelsen fastställer strategi för upphandling och inköp. Kommunstyrelsen bistår, samordnar och följer upp nämndernas arbete med konkurrensutsättning samt genomför vid behov stadsövergripande upphandlingar. I uppföljningen av stadens verksamhetsplan och budget till kommunfullmäktige ingår även en avrapportering av konkurrensutsättningen.
Nämnderna ansvarar för sina upphandlingar, inköp och leverantörsavtal utifrån nämndens konkurrensplan, som tas fram i samband med arbetet med verksamhetsplan och budget.
1 Förnybar el innebär att den är fossilfri samt att el från kärnkraft exkluderas.
SID 5(5)
Genomförande
Solna stad ska, i den mån det går, samordna ramavtal, inköp och upphandlingar. Det kan ske både inom staden och med stadens bolag samt genom att ansluta sig till exempelvis kommunala eller statliga inköpscentraler. Syftet är tillvarata fördelarna genom samordnad administration och även de ekonomiska effekterna som uppstår genom upphandlingar av stora volymer.
Stadens befintliga avtal ska alltid användas. Direktupphandling får bara ske när avtal för en vara eller tjänst saknas och det upphandlade beloppet understiger den lagstiftande nivån. Denna upphandlingsform ska då hanteras i enlighet med bestämmelserna om direktupphandling i lagen om offentlig upphandling (LOU).
Upphandlingar ska, där så är möjligt, utformas så att även små och medelstora företag samt nystartade företag har goda möjligheter att delta.
Jäv
Stadens anseende och förtroende kan skadas vid jäv. Vid tveksamhet bör upphandlingen eller inköpet lämnas över till annan behörig för att säkerställa ”saklighet och opartiskhet” enligt kraven i regeringsformen.
Seriositetsprövning
Staden ska endast göra affärer med seriösa leverantörer. En seriositetsprövning av tilltänkt leverantör görs därför alltid innan avtal ingås. Prövningen innebär dels att kontrollera att
leverantören betalat skatt och sociala avgifter, dels att kontrollera leverantörens kreditvärdighet i syfte att säkerställa leverantörens stabilitet och ekonomiska ställning.
Krav på meddelarskydd
Solna stad tillämpar i enlighet med lagstiftningen förstärkt meddelarskydd för privatanställda hos leverantörer som utför uppdrag åt staden inom områdena skola, vård och omsorg. Detta innebär att leverantören i det avtal som tecknas med staden förbinder sig att inte ingripa mot eller
efterforska den som lämnat meddelande till massmedier. Om leverantören bryter mot kravet innebär det ett väsentligt kontraktsbrott och tecknat avtal med leverantören kan hävas.
Uppföljning
En viktig del i Solna stads styrsystem är uppföljning och utvärdering. Uppföljning och
utvärdering av Solna stads konkurrensutsättning, upphandling och inköp sker inom ramen för stadens ordinarie styrnings- och uppföljningssystem. I uppföljningen av stadens verksamhetsplan och budget till kommunfullmäktige ingår en avrapportering av konkurrensutsättningen.
SID 1 (3)
Stadsledningsförvaltningen Tjänsteskrivelse 2021-06-10
KS/2018:166