3.1. Regler och rutiner vid avsättning för konstnärlig utsmyckning
1Landstingsfullmäktige beslöt 1999-11-16, § 111 om revidering av tidigare regler (be-slutade år 1989).
Beslutet 1999 innebar i korthet:
Konstnärlig utsmyckningsnivå motsvarande 1 % av nybyggnadskostnaden skall eftersträvas i alla landstingets lokaler. Uteslutande tekniska byggnader och lokaler som uppförs för uthyrning ska dock undantas.
Medel för konstnärlig utsmyckning vid nybyggnation, förhyrning och ombyggnad av lokaler som till omfattning och kostnad motsvarar nybygg-nation skall beräknas som 1 % av nybyggnadskostnaden.
Medel för konstnärlig utsmyckning av övrig ombyggnation, förnyelse, kom-plettering och yttre gestaltning äskas i särskild ordning.
Avsättning till konstnärlig utsmyckning samordnas med investeringsplanens lokalförsörjning, det vill säga med investeringsplanen för LSU.
På våren får Kultur i länet uppgifter om Landstingsservices investeringsplan som redovisas projekt för projekt. Utifrån denna räknar Kultur i länet fram storleken på budgeten för respektive byggprojekt och gör en fördelning av budgeten på respek-tive år utifrån planerad byggtid och när i tiden konstinköpen beräknas ske under perioden.
Vid Kultur i länet finns två framtagna rutinbeskrivningar: ”Beskrivning av arbets-gången vid konstnärlig utsmyckning enligt 1 %-regeln” och ”Arbetsarbets-gången vid konstnärlig utsmyckning av mindre projekt”. I båda dokumenten framgår att en konstgrupp utses ”enligt av Kulturnämnden fastställda regler”. Av dokumentet framgår att konstgruppen är ett partsammansatt organ utan egentlig beslutanderätt och fungerar genom att handläggaren (dvs projektledaren från Kultur i länet – egen kursivering) via delegation från Kulturnämnden har formell beslutanderätt så länge gruppen är enig. I annat fall prövas frågan av KUN.
Den delegation från Kulturnämnden som åsyftas ovan avser ett beslut i nämnden 1992-04-21, § 38. Där framgår bl a att kompletteringsköp sköts av förvaltningen, vid behov med hjälp av konstkonsult. I nämndens delegationsordning, utifrån
Kommunallagens regler (dvs beslut som ska anmälas till nämnden) som gäller fr o m 2011-05-01 finns inget specifikt kring konstinköp. För initiering av
1Kultur i länet har vid sakgranskning av rapporten uppgett att konstnärlig gestaltning är det begrepp man nu använder istället för konstnärlig utsmyckning.
handling inom den egna verksamheten upp till ett avtalsbelopp om 5 mnkr (inom budget) har detta delegerats till förvaltningschefen med möjlighet att vidaredele-gera. När det gäller upphandling/inköp av konst så hålls nuvarande nämnd uppda-terad över rutiner och tillvägagångssätt, enligt uppgift från förvaltningen. Som ex-empel nämndes informationsärende i februari 2013 som omfattade en beskrivning av nuvarande tillvägagångssätt och som godkändes av nämnden.
I rutinbeskrivningen anges att endast konst och konsthantverk av nu levande, yr-kesverksamma konstnärer köps samt att konsten skall vara av god kvalitet. Vid in-tervju med handläggare avseende konsten anges att reglerna att enbart handla av levande och yrkesverksamma konstnärer följs. Någon verifiering av detta har inte inrymts i granskningen.
3.2. Regler och rutiner för konstgruppens arbete
Konstgruppen utses av en av projektledarna för konsten och enligt Kultur i länets lathund är en av gruppens första uppgifter att välja konstkonsult (gäller för konst-närlig utsmyckning enligt 1 % regeln). Konstkonsulten kan vara konstnär, konstve-tare, kritiker eller annan i ämnet väl insatt person. Vid sakgranskning har fram-kommit att konstkonsulten är kontrakterad av Kultur i länet och finns med tidigt i projektet. Från och med november 2013 tillsätts konstkonsulter genom offentlig upphandling.
Verk som beställs för en speciell plats kallas byggnadsanknuten eller fast konst, då inbjuds en eller flera konstnärer att inom en bestämd summa lämna förslag. Skissen arvoderas med 10 % av summan. Konstgruppen är fri att besluta om förslaget skall antas eller ej. Konstverk kan enligt kulturförvaltningens rutinbeskrivning även kö-pas färdiga på gallerier, i konstnärers ateljéer eller ur Kultur i länets förråd. Lös konst är ofta grafik eller konsthantverk men också original som måleri eller skulp-tur. Dessa köps i lämpligt antal och placeras ut efterhand på önskade platser.
Konstkonsulten gör förslag på lämpliga utsmyckningsytor för fast konst, på hur pengarna skall fördela. Konstgruppen granskar med hjälp av bilder, studiebesök etc.
Gruppens möten dokumenteras. Efter godkännande av förslaget sker ofta en ny informationsomgång för att säkerställa att alla involverade vet hur verken ser ut och deras tänkta placering så att hänsyn tas till detta vid ev. ändringar i byggritningar-na. Konstgruppen ansvarar även för inköp av den lösa konsten. Konstgruppen avsy-nar den fasta konsten och skall godkänna arbetet. Hela processen sker i nära sam-arbete med byggprojektets konsulter.
Till invigningen skriver handläggaren eller konsulten en katalog där den fasta ut-smyckningen och konstnärerna presenteras. Projektet avrapporteras till Kultur-nämnden.
Som tidigare angivits ska endast konst av nu levande konstnärer inköpas och det ska vara god kvalitet. Några andra direktiv avseende upphandling eller inköp av konst finns inte. Den praktiska hanteringen bestäms således av konstgruppen under ledning av projektledare och konstkonsult.
Fakturor avseende konstinköp mottagningsattesteras i ekonomisystemet av någon av projektledarna för konst och chefen för Kulturenheten beslutsattesterar.
3.3. Regler och rutiner för konstregistret
Konstregistret är upplagt i systemet FileMaker och uppdateras löpande utifrån in-lämnade uppgifter. I konstregistret finns för varje konstverk bl a följande uppgifter:
registreringsnummer, placering (kan även vara konstförråd eller utsorterad), namn på konstnären, titel på konsten, teknik (exv akvarell, olja etc), format, anskaffnings-år (inköp/gåva), pris och senaste inventeringsdatum. För merparten av konsten finns även ett fotografi.
Fyra personer som är projektledare för konsten har tillgång till systemet och kan lägga in och ta bort konstverk i registret. Samtliga har samma inloggningskod. Det finns även möjlighet att lägga upp tittbehörighet, men detta har inte använts. Vid sakgranskningen har det framkommit att det även finns en behörighet där man bara kan söka i konstregistret, denna behörighet uppges endast användas av konst-konsulterna.
Skriftlig rutinbeskrivning för den löpande hanteringen saknas. Det finns en blankett på intranätet ”Ansökan om konst i landstingets lokaler” som ska fyllas i och skickas in i de fall en avdelning har behov av översyn eller komplettering av konsten. Blan-ketten ska godkännas av ansvarig chef eller verksamhetsledare för att kunna be-handlas av kultur i länet. Det finns däremot ingen blankett för anmälan om flyttning av konst, exempelvis om en handläggare byter arbetsplats och vill ta med sig ”sin”
konst till sin nya arbetsplats inom landstinget. Anmälan om detta får ske via mail eller per telefon. Det finns heller ingen blankett som ska fyllas i vid återlämning av konsten till kultur i länet, dvs till förrådet, även här får detta meddelas via mail eller per telefon.
Det finns en ”ärendelista” i Excel till konstregistret som tillkom år 2004 och där alla uppgifter fr. o m starten finnas sparade. I listan framgår bl. a vilken avdelning som avses, vad som avses (exempelvis komplettering, flyttning), kontaktperson på av-delningen, handläggare vid kultur i länet samt om ärendet är klart alternativt ”klar-datum”. Ingen närmare granskning har genomförts av ärendelistan inom ramen för denna granskning.
Back-up sker löpande av landstingets IT-avdelning och sparas i fem år. Det finns dagsband (mån-tors), veckoband (fredagar som skrivs över månadsvis), månads-band (som skrivs över årsvis) samt årsmånads-band per 31/12 som inte skrivs över.
Vid årsskiftet görs en avstämning av konstregistret gentemot huvudbok. Vi har tagit del av den avstämning som gjordes i bokslutet 2012. Belopp enligt huvudbok
(Agresso) uppgår till 69 378 918,29 att jämföra med konstregistrets uppgifter om inköpspris om 63 296 721 samt schablonkostnader/omkostnader om 6 082 197 kronor, totalt 69 378 918 kronor.
Inför beslutad försäljning av förrådsställd grafik har en nedskrivning gjorts som avser 2 073 stycken grafiska blad. För närvarande pågår en nedskrivning även av dessa i konstregistret, per 23 oktober hade ca 900 stycken fått ett korrekt värde.
3.4. Regler och rutiner för inventering av konst
Kultur i länet anger att frågan om inventering och säkerheten har varit uppe till diskussion i koncernledningen år 2013. Ett formellt beslut har dock inte fattats i frågan.
Enligt ett förslaga till beslut ska regelbunden inventering ske genom utskick av di-gitala konstlistor. Landstingets samtliga förvaltningschefer ska vara ansvariga för konsten i sina lokaler och ansvarar för att inventeringen genomförs. Förslaget inne-bär även en skyldighet för varje verksamhetschef att i god tid meddela verksamhets- och lokalförändringar till Kultur i länet. Vidare anges i förslaget att alla beställda konstverk med ett inköpspris över 5000 kronor och/eller verk placerade på utsatta platser ska låsas fast av Kultur i länet.
Hittills har all konst inte inventerats regelbundet enligt uppgift från Kultur i länet.
En inventering sker dock i de lokaler där aktuella konstprojekt finns. Vid sak-granskningen har framkommit att en inventering av konst pågår i samband med andra besök i verksamheterna.
3.5. Regler och rutiner för underhåll av konst
Dokumenterad rutin saknas. Enligt uppgifter från Kultur i länet saknas utrymme i konstbudgeten för större reparationer av konstverk. Någon budget för kontinuerligt underhåll finns inte heller. Skadad grafik lämnas till ramverkstaden för reparation.
3.6. Regler och rutiner för hantering av konst i förrådet respektive utsorterad konst hos Kultur i länet
I en tjänsteskrivelse från år 2013 med anledning av eventuell försäljning av konsten framgår att konstregistret består av 19 407 poster, men en post kan vara flera delar i en större beställning, som alla har samma registreringsnummer. Dessa poster be-står utifrån dokumentet av nedanstående:
877 konstverk som är avskrivna, dvs kasserade men som finns kvar i registret.
14 557 poster som finns utplacerade i landstingets verksamheter.
1 697 poster som finns i landstingets konstförråd.
2 276 poster som fn betecknas som utsorterade.
Konstverken i konstförrådet används till största delen för mindre kompletteringar och omhängningar. (Stora delar är konst som kommit tillbaka till Kultur i länet i samband med omflyttningar och renoveringar i landstingets lokaler). Nyinköpt konst i väntan på placering förvaras i konstförrådet. Där finns också konst som eva-kuerats från verksamheterna på grund av ex akuta omflyttningar eller vattenskador.
Förvaring sker i larmade lokaler och med kodlås.
Enligt uppgift från Kultur i länet sker utsortering av äldre konst när returnerad konst är felfri, men monteringen måste göras om. Kostnaden för omramning får då vägas mot möjligheten att kunna placera konstverket i verksamheten igen.
Den utsorterade konsten (magasinerade konsten) förvaras i källarlokaler. Den konsten bedöms inte vara aktuell för användning i något konstprojekt den närmaste tiden, men kan komma till användning i framtiden (förutsatt att konsten är i bra skick). Vid studiebesök noterades att många av dessa konstverk fanns arkiverade i kartonger (ramarna borttagna), men att det även fanns konst direkt på hyllor.
Kartongerna var numrerade och märkta.
3.7. Regler och rutiner för utrangering av konst
Dåvarande ekonomidirektör fattade 2009-03-31 beslut om regelverk för utrange-ring av konst. Där framgår att utrangerad konst fortsättningsvis ska bokföutrange-rings- bokförings-mässigt hanteras på motsvarande sätt som för fastigheter. ”Utrangering av konst ska ses som en realisationsförlust och i likhet med realisationsförluster för byggna-der belasta finansförvaltningen. Utrangering ska ske i samråd med finanschefen”.
Det finns alltid ett värde på den utrangerade konsten eftersom konst inte skrivs av förrän den kasseras.
Beslut om kassering av förstörd konst ska fattas av minst två projektledare tillsam-mans. En rapport över vilken konst som ska kasseras, det vill säga utrangeras och kostnaden för detta skickas varje halvår till finanschefen på ledningskontoret.
Kostnaden för den kasserade konsten avskrivs det totala konstinnehavet.
T o m 23 oktober hade fyra konstverk till ett bokfört värde om 2 998 kronor utran-gerats (kasserats).
3.8. Regler och rutiner för försäljning av konst
Kulturnämnden beslöt 2013-04-17, § 33 att förvaltningen får i uppdrag att försälja utsorterad konst via auktion och att eventuell förtjänst ska gå till reparation och underhåll av befintlig konst.
I ärendebeskrivningen framgår att en uppskattad förtjänst av försäljningen bedöms uppgå till ca 30 – 60 tkr utifrån en värdering som gjordes år 2004 av auktoriserad värderingsman. Avskrivningskostnaden för utsorterade grafiska blad bedömdes uppgå till 1 724 727 kronor i de fall de säljs. Denna kostnad belastar finansförvalt-ningen.
Vid kontakt i oktober 2013 med projektledare konst vid Kultur i länet framkom att inför den beslutade försäljningen av förrådsställd grafik har en nedskrivning gjorts som belastat finansförvaltningen. Nedskrivningen uppgår till 1 748 095 kronor och avser 2 073 grafiska blad utifrån en värdering av dessa till 40 kr/stycke. Nytt an-skaffningsvärde för dessa uppgår således till 82 920 kronor att jämföra med ur-sprungligt anskaffningsvärde om 1 831 015 kronor.