5.1. Finns upprättade rutiner, riktlinjer och styr-dokument för inköp och hantering av lands-tingets konst?
Iakttagelse
Regler och rutiner finns vid avsättning för konstnärlig utsmyckning samt för konst-gruppens arbete. Det finns ett beslut i nämnden 1992-04-21 som anger att kom-pletteringsköp av konst sköts av förvaltningen, vid behov med hjälp av konstkon-sult. Det finns en delegationsordning för nämnden men i den sägs inget specifikt kring konstinköp.
Vid sakgranskningen har det framkommit att begreppet konstnärlig utsmyckning har ersatts av konstnärlig gestaltning samt att vissa rutiner enligt den egna lathun-den har ändrats. Styrdokumenten är således inte fullt ut aktuella.
Skriftlig rutinbeskrivning för den löpande hanteringen av konstregistret saknas.
För ansökan om konst finns en blankett på intranätet. Vidare finns en bevaknings-lista i Excel där ärenden som avser inrapportering till konstregistret m m anges.
Regler för utrangering av konst finns. Vad avser regler och rutiner för försäljning av konst synes sådana beslut tas av nämnden.
Bedömning
Vi bedömer att de regler och riktlinjer som finns avseende konstgruppens arbete samt för den konstnärliga utsmyckningen (gestalningen) fungerar väl hos
landstinget. Vi kan dock konstatera att de i några delar är inaktuella och behöver ses över utifrån nuvarande rutiner.
Vidare bedömer vi att den formella hanteringen avseende inköp av konst inte är tydligt uttryckt i dokumenten. Nämndens beslut bör konkretiseras så att det tydligt framgår vilka personer som kan göra konstinköp och till vilka belopp.
Regler och rutiner för inventering av konst saknas och behöver tas fram, vi ser det dock som positivt att ett arbete pågår med att fastställa inventeringsrutiner.
Rutinerna för anmälan om flyttning av konst inom förvaltningen och mellan för-valtningarna respektive återlämning av konst till Kultur i länets konstförråd kan också behöva förtydligas i en rutinbeskrivning alternativt via en särskild blankett.
5.2. Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt?
Iakttagelse
Konsten förtecknas i systemet FileMaker.
Bedömning
Vi bedömer att konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt. Det finns dock en viss eftersläpning i uppdateringen av registret avseende ändrade placeringar av konsten.
5.3. Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad?
Iakttagelse
Det har skett stora omflyttningar och ändring av verksamheter inom landstinget de senaste åren utan att detta har uppdaterats i konstregistret.
Utifrån vår inventering kan vi konstatera att uppföljning inte sker av den konst som är utplacerad. Totalt gjordes en inventering av 213 tavlor och endast 151 återfanns.
Verifieringen visade också på en mängd tavlor som fanns utöver våra listor, bl a tavlor i förråd hos Lasarettet i Enköping. Det finns således stora brister i uppdate-ringen av konstregistret. Det framkommer även att förvaltningarnas kunskap om att ändrade placeringar för konsten ska anmälas till Kultur i länet är låg.
Enligt uppgift framkommer att inventering inte görs på grund av såväl brist på re-surser som bristande system. Inventering bör enkelt kunna göras direkt av verk-samheterna utifrån uppgifter i konstregistret, på liknande sätt som vi gjort vår granskning.
Bedömning
Vi bedömer att den interna kontrollen av konsten inte är tillräcklig. Förbättringar behöver ske med avseende på uppföljning och kontroll av konsten. Särskilt viktigt är att det blir tydligt för förvaltningarna hur de till Kultur i länet ska rapportera
förändringar avseende konstinnehavet. Det är inte tillfredsställande att fysiska in-venteringar av konsten inte har kunnat göras pga bristande resurser eller bristande system. Löpande inventeringar av konsten gentemot konstregistret behöver ske, enligt uppgift har ett visst arbete påbörjats.
Inventeringen bör göras av någon med direkt koppling till verksamheten tillsam-mans med oberoende. Med oberoende kan avses personal från Kultur i länet eller personal från förvaltningen som inte har en direkt koppling till den enskilda verk-samheten. Vi ser det också som positivt att Kultur i länet, som en följd av vår granskning, under hösten 2013 har låtit göra en inventering av samtliga vånings-plan i landstingshuset utifrån uppgifterna i konstregistret.
5.4. Är förvaring och underhåll ändamålsenligt?
Iakttagelse
Nyinköpt konst till Kultur i länet förvaras i konstförrådet med kodlås och larm, dock ej brandsäkert. Utsorterad konst förvaras i låsta källarlokaler. I granskningen har vi också konstaterat att konst som förvaltningen har sorterat ut inte har återlämnats till kultur i länet utan finns förvarade i förråd på förvaltningen.
Beträffande underhåll finns ingen tydlig rutin. Kostnaden för mindre reparationer som omramningar vägs mot nyttan av att få konstverket i användvändbart skick.
Utrymme för större reparationer saknas i konstbudgeten enligt uppgifter från Kul-tur i länet.
Bedömning
Vi bedömer att den konst som förvaras hos Kultur i länet sker på ett ändamålsenligt sätt utifrån de utrymmen/lokaler som finns tillgängliga, men att förvaringen av
”överbliven” konst vid Lasarettet i Enköping inte är ändamålsenlig. Denna konst bör återföras till Kultur i länet.
Vi bedömer att de överväganden som sker vad avser underhåll eller ej är ändamåls-enligt.
5.5. Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt?
Iakttagelse
Vi har granskat rutinerna för inköp och för ett antal fakturor avseende konstinkö-pen har vi bedömt om inköp skett i enlighet med fastställda riktlinjer samt att atte-stering skett på ett korrekt sätt. Samtliga granskade inköp har kunnat bestyrkas utifrån konstgruppernas minnesanteckningar.
Vi har vidare granskat att beslutsattesten på 63 fakturor stämmer mot attestför-teckning. Inga avvikelser har konstaterats.
Bedömning
Vi bedömer att inköp och attest sker ändamålsenligt. Utifrån vår verifiering av fakturor kan vi konstatera att inköp sker enligt landstingets regler.
5.6. Vilka rutiner finns i samband med överflyttning av konst?
Iakttagelse
Det finns ingen tydlig rutin gällande hanteringen vid flyttning av konst. Anmälan om detta synes för närvarande ske via mail eller telefon. Även vid återlämning sker anmälan via mail eller telefon.
Vidare påverkas aktualiteten i konstregistret även av bristerna i rutinerna för upp-följning och intern kontroll av konsten.
Bedömning
Det finns ingen tydlig rutin avseende återlämning eller överflyttning av konsten.
Vi bedömer att Kultur i länet bör ta fram en blankett för anmälan av flyttning av konst och/eller återlämning av konst till konstförrådet som kan användas vid dessa tillfällen alternativt se över nuvarande blankett för ansökan om konst i landstingets lokaler så att denna även tydligt omfattar flyttningar och återlämningar.
5.7. Vilka rutiner och hantering finns vid utrangering och avyttring av konst?
Iakttagelse
Det finns ett regelverk för utrangering av konst. Beträffande avyttring av konst sak-nas dokumenterad rutin. Nämnden beslöt i april 2013 att försälja utsorterad konst via auktion och att eventuell förtjänst ska gå till reparation och underhåll av befint-lig konst.
Bedömning
Vi bedömer att det finns rutiner för hantering vid utrangering av konsten och dessa bedöms fungera väl.
Vi rekommenderar att nämnden fattar ett principbeslut om hur framtida avyttring av konst ska ske.
2013-11-27
Viveca Karlsson Anders Haglund
Projektledare Uppdragsledare