Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Processer för fastställande av mål, budgetering och uppföljning

Under 2019 beslutade Kommunfullmäktige om en ny budgetprocess. Den nya processen innebär att övergripande mål och budget beslutas i juni för nästkommande år. Detta skapar bättre förutsättningar för nämnderna att anpassa sig till de nya förutsättningarna innan det nya året börjar. Med ett mer ansträngt ekonomiskt läge blir det än viktigare med framförhållning. Budgetbeslutet i juni sätter ramar och inriktning för nämnderna.

Varje nämnd beslutar sedan om en verksamhetsplan med nämndmål och ekonomiska ramar för nämndens verksamheter.

Uppföljning av nämnderna under året sker genom tertialrapporter per sista april och sista augusti samt genom verksamhetsberättelse per sista december. Uppföljningen under året avser både måluppfyllelse och ekonomi.

Årsredovisning år 2019 14(55) Processer och struktur för intern styrning och kontroll

Samtliga nämnder och bolag i kommunen ska för varje verksamhetsår upprätta en plan för intern styrning och kontroll. Att upprätta den består av tre steg, som genomförs i kommunens planerings- och uppföljningsverktyg.

• Upprätta en bruttolista av identifierade risker

• Genomföra en risk- och väsentlighetsanalys

• Planera kontrollmoment och/eller åtgärder, till de risker som valts att prioriterats i risk- och väsentlighetsanalysen.

Första steget är att identifiera och dokumentera risker i verksamheten, vilket skapar en bruttolista av risker. Efter detta genomförs en risk- och väsentlighetsanalys av riskerna som identifierats och det bedöms vilka risker som ska vara prioriterade risker och tas med i kommande års internkontrollplan.

I riskanalysen bedöms vilken sannolikhet det är att risken inträffar och vilken konsekvens det skulle innebära om den inträffar. Dessa värden multipliceras och genererar ett riskvärde och placerar automatiskt in risken i en riskmatris. Med stöd av riskanalysen och de riskvärden som genererats bestäms sedan huruvida risken ska vara en prioriterad risk som tas med i den interna kontrollplanen för kommande år eller inte.

Till de risker som valts att prioriteras och tas med i den interna kontrollplanen i föregående steg av planeringsarbetet planeras kontrollmoment och/eller åtgärder. Ett kontrollmoment är en kontroll som återkommer med en viss vald frekvens. Med kontrollmomentet kontrolleras ifall ett visst moment, inom en process där man identifierat en risk, har någon avvikelse. Medan en åtgärd är en engångsinsats som planeras för att genomföra något med mål att reducera eller eliminera den aktuella risken. Exempelvis genom att upprätta en ny rutin eller att genomföra en

utbildningsinsats. En uppföljningsrapport för planerade kontrollmoment och åtgärder tas upp för beslut i respektive nämnd och styrelse. En sammanställd redovisning av

samtliga nämnder och bolags uppföljning redovisas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Beskrivning av centrala styrdokument

I kommunallagen (2017:725) framkommer att en kommun ska ha en budget, en arbetsordning för kommunfullmäktige och reglementen för de politiska nämnderna, vilket Upplands-Bro kommun antagit och samlat i författningssamlingen på kommunens externa hemsida. Utöver dessa dokument reglerar inte kommunallagen vilka

styrdokument en kommun ska ha eller hur de ska utformas. På den externa webben finns även sådana övergripande styrdokument som inte ingår i den kommunala författningssamlingen men som ändå är mycket principiella styrdokument för kommunen och det arbete som bedrivs i kommunen och därför intressant för kommunmedlemmar att känna till och ta del av. Bland övriga styrdokument finns exempelvis policys, planer och strategier. Alla dokument finns samlade under författningssamlingen på kommunens webbplats.

Inom specifika områden är lagstiftningen mer styrande för den verksamhet som en kommun bedriver. En översiktsplan är ett exempel på styrdokument som lagstiftningen ställer krav på att en kommun upprättar. Upplands-Bro kommun har antagit en mängd styrdokument av olika slag som syftar till att på ett eller annat sätt uppnå kommunens mål och vision. De dokument som beslutas i kommunfullmäktige kan sägas ha en särskild principiell karaktär och har därmed bedömts beröra fler och vara av mer

Årsredovisning år 2019 15(55)

allmänt intresse. Dokument som beslutas i nämnder reglerar ofta mer nämndspecifika områden och berör därmed inte alltid en lika stor massa.

Utöver författningssamlingen och övriga styrdokument som finns publicerade på den externa webben finns många styrdokument som är av intern karaktär, det vill säga, sådana dokument som styr hur det interna arbetet på de olika kontoren i kommunen ska gå till. Det pågår ett arbete med att samla dessa interna styrdokument på en särskild sida på den interna webben så att det ska bli lätt att snabbt hitta alla interna styrdokument som finns. Arbetet är i inledningsskedet och därför finns ännu inte så många dokument samlade. I dagsläget finns dessa interna styrdokument på olika sidor på den interna webben och det är därför svårt att få en överblick av exakt vilka gällande interna styrdokument som finns idag.

2.5.1 Målredovisning

Måluppfyllelsen för nämndmålen bedöms genom resultatet av framtagna indikatorer tillsammans med bedömningen av genomförda aktiviteter som är kopplade till målet.

Nedan följer en sammanställning över respektive övergripande mål, med en bedömning om nämndmålen som är kopplade till dessa är uppfyllda eller inte. För fullständiga kommentarer från nämnderna till respektive nämndmål hänvisas till respektive nämnds verksamhetsberättelse.

Målet uppfyllt:

Målet delvis uppfyllt:

Målet ej uppfyllt:

Tillgänglig plats

I Upplands-Bro ska invånarna känna trygghet i livets alla skeden

Under 2019 har flera insatser genomförts för att bidra till ökad trygghet och säkerhet inom Upplands-Bro. För att kommuninvånarna ska känna trygghet har olika typer av trygghetsåtgärder genomförts under 2019. Däribland nattvandring, grannsamverkan, trygghetsvandringar, väktare mm. För att långsiktigt nå resultat i arbetet har året 2019 till stor del handlat om att organisera och bygga upp en fungerande samordning av arbetet och påbörja ett strategiskt arbete med brottsprevention, våldsprevention, ANDT och för social hållbarhet.

Exempel på insatser som gjorts av nämnderna under året för att bidra till invånarnas trygghet:

• Ett trygghetscenter har öppnat i Bro

• Ett utvecklat samarbete med polisen

• Arbete för ökad trygghet, ordning och studiero i skolan

• Insatser för att tidigt upptäcka social isolering och utanförskap

Årsredovisning år 2019 16(55) Nämndmål

I Upplands-Bro ska invånarna känna trygghet i livets alla skeden Kommunstyrelsen

Öka tryggheten i Bro centrala delar Kommunstyrelsen

Minska nyrekryteringen till ungdomskriminalitet Kommunstyrelsen

Samverkan mellan kommun, polis och andra aktörer ska stärkas Kommunstyrelsen Alla personer i nämndens verksamheter ska känna sig trygga Gymnasie- och

arbetslivsnämnden

Alla ska känna sig trygga i nämndens verksamheter Kultur- och fritidsnämnden En aktiv samverkan för att fånga upp ungdomar i behov av stöd för att

undvika att de kommer i riskzon för kriminalitet Socialnämnden Integrationen är en förutsättning för ett hållbart samhälle Socialnämnden

Trygg miljö Tekniska nämnden

Ökad trygghet, ordning och studiero Utbildningsnämnden

Invånarna ska uppleva största möjliga valfrihet

Ett intensivt arbete pågår för att göra det möjligt för fristående aktörer att etablera verksamheter inom välfärdssektorn inom kommunen. Arbete sker också aktivt för att underlätta för aktörer att etablera verksamheter i beslutade planområden. Nämnderna arbetar inom sina olika områden för att ge invånarna större valfrihet.

Inom socialnämnden och äldre- och omsorgsnämnden har ett stort arbete genomförts för att framförallt öka kännedomen om kommunens olika valmöjligheter hos brukarna samt att införa nya möjligheter till aktiviteter.

Kultur- och fritidsnämnden har under året arbetat med att utforma en kulturcheck som ska lanseras under hösten 2020. Checksystemet syftar till att ge full valfrihet inom alla konstformer till barn och unga. Eleverna ska på så vis själva kunna styra utbud och anordnare. Undervisningen ska vara behovsstyrd och ge möjlighet för nya aktörer och kulturformer att etablera sig i Upplands-Bro kommun.

Andelen elevplatser i fristående förskolor i kommunen är 17 % och i fristående skolor 7%. För att öka möjligheten till fristående aktörer att etablera sig har en

ersättningsmodell som ger möjlighet till extra hyresbidrag för nyetablerade förskolor och skolor i kommunen tagits fram och beslutats av kommunfullmäktige.

Nämndmål

Invånarna ska uppleva största möjliga valfrihet Kommunstyrelsen

Kommuninvånarnas intresseområden ska styra utbudet för en aktiv fritid

inom Kulturskolans område Kultur- och fritidsnämnden

Kultur och fritidsnämndens verksamheter ska vara jämställda Kultur- och fritidsnämnden Valfriheten och kunskapen om möjliga val ska öka Socialnämnden

Barn och elever ska erbjudas ett brett utbud av både fristående och

kommunala förskolor och skolor Utbildningsnämnden

Utveckla valfriheten och aktiva val Äldre- och omsorgsnämnden

Årsredovisning år 2019 17(55)

Mötesplats

Invånarna som använder kommunens tjänster ska mötas av hög kvalitet

Resultaten i skolan har överlag förbättrats under året. Andel elever som nått kravnivån på nationella proven i årskurs 3 har ökat till 68% (64%, 2018). I årskurs 6 har det genomsnittliga meritvärdet ökat till 223 (210, 2018) men där har andelen eleven med godkända betyg i samtliga ämnen sjunkit till 74% (79%, 2018). Andelen elever med behörighet till nationellt program på gymnasiet har ökat till 90% (86%, 2018), men är fortfarande ett prioriterat område. Vidare har meritvärdet för årskurs 9 ökat till 246 (236, 2018), det var endast tretton kommuner i landet som hade högre meritvärde än detta.

Ett stort antal insatser har genomförts för att utveckla de förebyggande verksamheterna för ett hälsosamt åldrande för alla, exempelvis genom:

• Projektet "Trygg förstärkt hemgång"

• Ökad användning av tekniska hjälpmedel

• Flera olika förebyggande aktiviteter för att minska risken för fall

Tolv dagar är medelvärde för handläggningstid för bygglov och anmälan efter komplett ansökan under året 2019, vilket med god marginal uppfyller målvärdet som säger att medelvärdet ska vara högst tre veckor. Tekniska avdelningen har verkat för en utökad dialog med medborgarna och under året inkom exempelvis 39 nya medborgarförslag till Tekniska nämnden, att jämföra med 11 stycken under 2018.

En E-tjänsteportal lanserades den 17 december. Tjänsten kommer att underlätta vardagen för våra invånare. Det handlar om en ekonomisk, miljömässig och socialt hållbar lösning som kommer att utvecklas och bli ännu bättre med tiden.

Nämndmål

Invånarna som använder kommunens tjänster ska mötas av hög kvalitet Kommunstyrelsen Servicen ska vara likvärdig och av god kvalitet Bygg- och miljönämnden Handläggningstiderna ska vara kortast möjliga med hänsyn till likställighet

och kvalitet Bygg- och miljönämnden

Stärka den enskildes förmåga att leva ett självständigt liv med särskild fokus på den enskildes möjlighet att bli självförsörjande genom arbete,

sysselsättning och integration

Gymnasie- och arbetslivsnämnden Elever ska klara sin gymnasieutbildning på för utbildningen planerad tid Gymnasie- och

arbetslivsnämnden

Utökad dialog Tekniska nämnden

Alla elever ska ha minst godkänt betyg i alla ämnen Utbildningsnämnden Skolorna i Upplands-Bro ska ha länets högsta meritvärden i årskurs 9 Utbildningsnämnden Utveckla de förebyggande verksamheterna för ett hälsosamt åldrande för

alla Äldre- och omsorgsnämnden

Årsredovisning år 2019 18(55)

Levande plats

En kommun i tillväxt

Befolkningstillväxten är fortsatt hög i kommunen, om än lägre procentuellt sett i förhållande till 2018. År 2019 var befolkningsökningen 590 personer, vilket motsvarar ca 2,1%. Motsvarande ökning under år 2018 var 4,1%. En hög befolkningstillväxt ökar volymerna för kommunens verksamheter och arbete med förberedande planering för att möta framtida behov görs löpande

Kommunens företagslots är en effektiv samordningsfunktion vid företagsetableringar.

Genom företagslotsen samordnas kommunens relevanta kompetenser och företagen får adekvat rådgivning i ett tidigt skede av etableringsprocessen. Under 2019

sammanträdde företagslotsen 11 gånger.

Under 2019 har kommunen även upprättat en så kallad välfärdslots. Funktionen ska underlätta för fristående aktörer som vill etablera välfärdsverksamheter i kommunen.

2019 har detta bland annat inneburit dialog med flera aktörer inom främst skol-, förskole, och äldreomsorgsverksamhet.

Den lokala fastighetsmässan Arena för tillväxt genomfördes för första gången under 2019. Genom Arena för tillväxt sammanförs fastighetsägare och exploatörer med den som söker en etablerings- eller expansionsmöjlighet i kommunen. Aktiviteten fungerade mycket väl och kommer att genomföras ytterligare en gång under 2020.

Nämndmål

Upplands-Bro ska driva ett aktivt etableringsarbete som är tydligt kopplat till

näringslivets förutsättningar Kommunstyrelsen

Bostadsutveckling Kommunstyrelsen

En levande landsbygd där alla kommundelar utvecklas positivt Kommunstyrelsen Verka för att det i kommunen byggs bostäder som håller hög kvalitet, är

trygga, säkra och som bidrar till en god bebyggd miljö och ett långsiktigt socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Upplands-Bro.

Bygg- och miljönämnden

Kultur- och fritidsnämnden ska delta i planprocesser så att nämndens

kompetens tas tillvara. Kultur- och fritidsnämnden

Utveckla attraktiva livsmiljöer för seniorer Äldre- och omsorgsnämnden