Kommunfullmäktiges beslut Ledamöterna tar del av redovisningen.
Sammanfattning av ärendet
Kommunrevisionen i Vara kommun har i början på 2021 genomfört en granskning av underhåll av fastigheter Vara kommun 2020. Syftet med granskningen var att bedöma om tekniska
nämnden säkerställer att underhållsarbetet av kommunens fastigheter sker på ett ändamålsenligt sätt. Även kommunstyrelsen berörs av granskningen inom ramen för sin samordnande roll.
Revisionen lämnade en revisionsrapport till tekniska nämnden och kommunstyrelsen efter granskningen den 15 februari 2021.
Granskningen omfattar följande revisionsfrågor:
Säkerställer tekniska nämnden att underhållsarbetet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt?
Utgår nämnden från tillförlitliga underlag om tillgångarnas status och upprustningsbehov när kostnaderna uppskattas?
Är nuvarande underhåll tillräckligt i förhållande till fastighetsenhetens egen bedömning av det egentliga behovet?
Finns det en överensstämmelse mellan underhållsplan, budget och genomfört underhåll under de senaste 3 åren?
Finns det en tillfredsställande uppföljning av underhållskostnader?
Revisorernas bedömning är att tekniska nämnden delvis säkerställer att underhållsarbetet på kommunens fastigheter sker på ett ändamålsenligt sätt och har resulterat i ett antal
rekommendationer:
Kommunstyrelsen
Säkerställ kommunkoncernnyttan genom att formulera långsiktiga mål och styrprinciper för fastighetsverksamheten.
För att säkerställa korrekt uppföljning och analys av underhållskostnader behöver ekonomi- och redovisningsfunktionerna organiseras på ett sätt som ger goda förutsättningar för en hög kvalitet i redovisningen. Instruktioner rörande löpande
Sammanträdesdatum
2021-06-21
Tekniska nämnden
Ta fram nyckeltal för styrning och uppföljningen av underhållsarbetet.
Bedömning av fördelningen av budgeten mellan verksamhetsanpassningar och större underhållsåtgärder (reinvesteringar) måste ske redan i planeringsstadiet för att få ett rättvisande underlag till investeringsbudgeten och bättre uppföljning av underhållsarbetet.
Förvaltningen föreslår att revisionens rekommendationer till kommunstyrelsen hanteras i
samverkan med teknisk förvaltning. Kommunstyrelsen har lämnat följande svar till revisionen på frågorna i revisionsrapporten:
”Kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att i samverkan med teknisk för-valtning, undersöka hur kommunen ska hantera revisionens rekommendationer vad gäller fastställande av långsiktiga mål och styrprinciper för fastighetsverk-samheten, organisation av ekonomi- och redovisningsfunktionerna, instruktioner rörande löpande bokföring, användning av nyckeltal samt fördelning av budget mellan underhåll och verksamhetsanpassningar.”
1. Säkerställer tekniska nämnden att underhållsarbetet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt?
Tekniska nämndens svar med planerade åtgärder:
Tekniska nämnden/utskottet har under senare år avsatt mer än tillräckligt med investeringsmedel vilket säkerställt att förvaltningen har kunnat genomföra alla åtgärder som förvaltningen har haft möjlighet att genomföra.
Ytterligare mål och indikatorer har inte bedömts nödvändiga för att säkerställa att underhåll genomförs på ett tillräckligt sätt.
Arbete med att utarbeta en långsiktig underhållsplan pågår och när den är klar kommer ramar för den beslutas politiskt.
Tekniska nämnden har inga långsiktiga mål och styrprinciper för fastighetsverksam-heten utöver beslutad budget. Frågan har inte aktualiserats.
2. Utgår nämnden från tillförlitliga underlag om tillgångarnas status och upprustningsbehov när kostnaderna uppskattas?
Tekniska nämndens svar med planerade åtgärder:
Ingen analys är gjord av statistiken för felanmälningar kopplat till fastighetsunderhåll.
Merparten av felanmälningar har ingen direkt koppling till bristande underhåll utan är normalt kommande fel (trasig belysning, läckande kranar, skadegörelse etc) samt beställning av vaktmästeritjänster (verksamhetsvaktmästeri).
I revisionsrapporten redovisas inte vilken typ av ytterligare tillförlitligt underlag som nämnden bör ha som underlag för att uppskatta underhållskostnaderna. Nämnden har varit väl medveten om de brister som funnits i underhållet av fastigheterna och därför
bedömning är att avsatta medel varit väl avvägda och att det kommer att vara möjligt att långsiktigt sänka nivån utifrån underhållsplanen.
3. Är nuvarande underhåll tillräckligt i förhållande till fastighetsenhetens egen bedömning av det egentliga behovet?
Tekniska nämndens svar med planerade åtgärder:
Fördelningen av medel mellan bildningsnämndens lokaler, socialnämndens lokaler och övriga lokaler var ett medvetet val där politikerna ville ange riktningen för hur investeringsmedlen skulle fördelas mellan olika verksamheter. Uppdelningen har inte inneburit något problem då förvaltningen inte haft möjlighet att nyttja rambudgetarna fullt ut. Fördelningen hanteras i budgetarbetet varför anpassning kan göras utifrån de behov som finns. Om politiken inte vill styra fördelningen kan beslut om en
gemensam ram tas.
Fördelningen mellan planerat underhåll och verksamhetsanpassningar har inte varit något problem att hantera planeringsmässigt. Det bedöms vara en fördel att ha en samlad budget då gränsdragningen inte alltid är självklar. Om vi önskar redovisning av fördelningen mellan underhåll och verksamhetsanpassningar så är det möjligt att i framtiden göra den bedömningen löpande för respektive projekt. Det leder dock till en ökad administrativ börda.
Vara kommun är en kommun där dialog mellan verksamheter fungerar på ett bra sätt.
Dialogen om hur gränsdragningslistan tillämpas har inte varit något större problem.
Fördelen med viss flexibilitet är att kommunen kan genomföra önskade åtgärder på ett enkelt och pragmatiskt sätt.
Variationen i hur väl underhållna verksamhetslokalerna är, är en naturlig följd av att underhållet varit eftersatt. Nuvarande budget och omfattning på åtgärder kommer successivt leda till förbättring och bedöms som tillräcklig.
4. Finns det en överensstämmelse mellan underhållsplan, budget och genomfört underhåll under de senaste 3 åren?
Tekniska nämndens svar med planerade åtgärder:
Orsaken till avvikelse mellan budget och utfall för felavhjälpande respektive planerat underhåll i driftbudgeten är att förvaltningen sedan år 2015 jobbat med att förändra sättet att bokföra åtgärder. Detta har lett till att de fasta driftkostnaderna (revisorernas benämning ”övriga kostnader”) sjunkit samtidigt som kostnaderna för felavhjälpande underhåll ökat. Samtidigt har kostnaderna för planerat underhåll minskat och
successivt i ökad grad belastat investeringsbudgeten (nya redovisningsregler).
Bokföringen visar inte behovet av underhåll utan hur mycket underhåll som gjorts.
Sammanträdesdatum
2021-06-21
Den totala driftbudgeten överskreds inte till följd av att budgetarna för felavhjälpande och planerat underhåll överskreds. Det blev en ”budgetväxling” mellan olika delposter i driftbudgeten.
5. Finns det en tillfredsställande uppföljning av underhållskostnader?
Tekniska nämndens svar med planerade åtgärder:
Avvikelserna mot budget har inte fått några konsekvenser för nämndens verksamhet.
Orsak redovisas ovan (revisionsfråga 4).
Uppföljning har gjorts för verksamheterna i delårsrapporter och i årsredovisningar.
Dialog har förts om underhåll och de investeringar som görs. Dokumentationen av detta kan förbättras om så bedöms som nödvändigt.
Frågan om att särskilja underhålls- respektive anpassningsåtgärder har kommenterats ovan (revisionsfråga 3).
Tekniska nämndens ordförande Erik Lindström (M) redovisar nämndens svar och Lars Gezelius (M) redovisar kommunstyrelsens svar på revisionens granskning av underhåll av fastigheter Vara kommun 2020.
Beslutsunderlag
- Kommunstyrelsens beslut 2021-06-09, § 98 - Tekniska nämndens beslut 2021-04-19, § 81
- Missiv till revisionens granskning av underhåll av fastigheter Vara kommun, handlingsid 2021.310
- Revisionsrapport till granskning av underhåll av fastigheter Vara kommun 2020, handlingsid 2021.308
§ 80 Diarienummer KS 2021/110